Bijzonder bestek:

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor de levering, installatie en uitvoering van een beheersysteem voor wachtrijen (ticketing) in het gebouw gelegen te Xxx xx x’Xxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxx.

Bijzonder bestek S&L/DA/2016/131 Zitting van de opening van de offertes: 11/10/2016 om 10u00

INHOUDSOPGAVE

A. ALGEMENE BEPALINGEN 4

1. Voorwerp en aard van de opdracht 4

Varianten zijn niet toegestaan voor deze opdracht 4

2. Duur van de overeenkomst 4

3. Aanbestedende overheid – Aanvullende inlichtingen 5

4. Documenten die de opdracht regelen 5

4.1. Wetgeving 5

4.2. Documenten betreffende de opdracht 6

5. Onverenigbaarheden - belangenvermenging 6

5.1. Onverenigbaarheden 6

5.2. Belangenvermenging 6

6. Offertes 6

6.1. In de offerte te vermelden gegevens 6

6.2. Geldigheidsduur van de offerte 7

7. Prijzen 7

B. GUNNING 9

B.1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes 9

B.1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes 9

B.1.1.1. Offertes verstuurd xxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx 0

B.1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend 10

B.1.2. Opening van de offertes 11

B.2. Toegangsrecht - selectie - regelmatigheid - gunningscriteria 11

B.2.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie 11

B.2.1.1. Toegangsrecht 11

B.2.1.2. Kwalitatieve selectie 15

B.2.2. Regelmatigheid van de offertes 16

B.2.3. Gunningscriteria 16

C. UITVOERING 17

C.1. Leidend ambtenaar 17

C.2. Borgtocht 17

C.3. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer 17

C.4. Garantie 17

C.5. Uitvoering van de diensten 18

C.5.1. Uitvoeringsclausule 18

C.5.2. Uitvoeringstermijn 18

C.5.3. Verborgen gebreken 18

C.5.4. Te respecteren ICT-normen en standaarden van de FOD Financiën. 18 C.6. Controle en oplevering van de uitgevoerde diensten 19

C.7. Prijsherziening 20

C.8. Facturering 20

C.9. Bijzondere verbintenissen voor de opdrachtnemer 21

C.10. Geschillen 21

C.11. Boetes en straffen 21

C.11.1. Boete voor laattijdige uitvoering van de opdracht 22

C.11.2. Straffen 22

C.11.3. Aanrekening van de boetes en straffen 22

D. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 23

D.1. Specifieke context van huidige opdracht 23

D.2. Technologie 24

D.3. Evolutie 24

D.4. Taal 24

D.5. Licenties en gebruikersprofielen 24

D.6. Oorspronkelijke programmering 25

D.7. Opleiding 25

D.8. Ondersteuning bij het opstarten 25

D.9. Garantie 25

D.10. Bekabeling 25

D.11. Levering 25

D.12. Onderhoud van de installatie en support 26

D.13. Ticketverdeler 28

D.13.1. Grote verdeler (grote kiosk) 28

D.13.2. Kleine verdeler (kleine kiosk) bestemd voor de onthaaldesk 28

D.14. Printer van de kiosk 29

D.15. Het ticket 29

D.16. Oproepen van klanten 29

D.16.1. Led-display 29

D.16.3. Oproepvenster van de klanten 30

D.17. Technische installaties 30

D.18. Programma 31

D.18.1. Kern van het programma 31

D.18.2. Het beheerprogramma 31

D.18.3. Statistieken 32

E. BIJLAGEN 33

BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER 34

BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS 36

BIJZONDER BESTEK nr. S&L/DA/2016/131

VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING VOOR DE LEVERING, INSTALLATIE EN UITVOERING VAN EEN BEHEERSYSTEEM VOOR WACHTRIJEN (TICKETING) IN HET GEBOUW GELEGEN TE XXX XX X’XXXXXXXXX 00 XX 0000 XXXXXX.

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen

North Galaxy - Toren B - 4e verdieping Koning Xxxxxx XX-laan 33 bus 961

1030 BRUSSEL

A. ALGEMENE BEPALINGEN.

BELANGRIJK

Overeenkomstig artikel 9, paragraaf 4 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van de artikelen:

- 123 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes.

1. Voorwerp en aard van de opdracht

Deze opdracht betreft de levering, plaatsing en implementatie van een beheersysteem voor wachtrijen (ticketing) binnen het gebouw gelegen te Xxx xx x’Xxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxx.

De gekozen procedure is de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Deze opdracht omvat één enkel perceel.

Het gaat om een gemengde opdracht (KB van 15 juli 2011, artikel 2, 7°).

Varianten zijn niet toegestaan voor deze opdracht.

2. Duur van de overeenkomst

De aanbestedende overheid vangt aan de eerste kalenderdag die volgt op de dag van de kennisgeving van de opdracht.

Het contract wordt afgesloten voor een duur van negen (9) jaar.

Elke partij kan een einde stellen aan het contract op het einde van elk contractjaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekend schrijven gebeurt:

- minstens (3) drie maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt,

- minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt.

De aanbestedende overheid behoudt zich verder het recht voor om, mits inachtneming van een opzegtermijn van 30 kalenderdagen die per aangetekend schrijven kenbaar wordt gemaakt, op elk ogenblik, van rechtswege en zonder schadevergoeding voor de dienstverlener, het contract geheel of gedeeltelijk te beëindigen wanneer een deel van het te onderhouden materiaal wordt afgedankt door de diensten van de FOD Financiën voor het verstrijken van het contract.

In deze twee gevallen (jaarlijkse opzegging of omwille van afdanking) mag de partij die de opzegging van het contract ondergaat daar geen schadevergoeding of interesten voor eisen.

BELANGRIJK:

De leverancier verbindt zich voor de duur van de opdracht die begint te lopen vanaf de dag die volgt op de dag van kennisgeving:

1. ertoe de beschikbaarheid te verzekeren van eventueel aanvullend materiaal dat wordt besteld door de aanbestedende overheid, dit te leveren, te installeren en in dienst te stellen, op basis van de prijslijsten die opgenomen zijn in de inventaris;

2. ertoe de beschikbaarheid te verzekeren van de reserveonderdelen die worden besteld in het kader van deze opdracht.

3. Aanbestedende overheid – Aanvullende inlichtingen

De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën.

Voor aanvullende inlichtingen over het bestek of voor elke opmerking kan de inschrijver contact opnemen met de projectbeheerder via het volgende e-mailadres: xxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx .

4. Documenten die de opdracht regelen

4.1. Wetgeving

- Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;

- Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

- Koninklijk besluit van 14 januari 2013 - koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken;

- Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

- Algemene reglementering voor de arbeidsbescherming (ARAB), Wet betreffende het welzijn en Codex over het welzijn op het werk;

- Alle wijzigingen aan de hierboven genoemde wetten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.

4.2. Documenten betreffende de opdracht

- Het huidig bestek nr. S&L/DA/2016/131, in zijn laatste versie.

- De door de aanbestedende overheid goedgekeurde offerte.

5. Onverenigbaarheden - belangenvermenging

5.1. Onverenigbaarheden

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en op artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de onverenigbaarheden.

5.2. Belangenvermenging

In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de aanbestedende overheid, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de aanbestedende overheid, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht.

Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht.

Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Concreet bestaat deze sanctie uit, al naargelang het geval, hetzij de verwerping van de offerte, hetzij de opzegging van de opdracht.

6. Offertes.

6.1. In de offerte te vermelden gegevens.

De inschrijver wordt ten stelligste aangeraden het offerteformulier te gebruiken dat bij dit bijzonder bestek is gevoegd. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat het volgende bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier."

De offerte en de als bijlagen bij het offerteformulier gevoegde documenten worden opgesteld in het Nederlands of het Frans.

Door het indienen van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als die zijn vermeld in een of ander document dat bij zijn offerte is gevoegd.

De inschrijver vermeldt in zijn offerte duidelijk welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt door de aanbestedende overheid.

In de offerte moeten de volgende inlichtingen worden vermeld:

- de handtekening van de persoon of personen, naargelang het geval, bevoegd om de offerte te ondertekenen;

- de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen;

- de datum waarop de voormelde persoon of personen, naargelang het geval, de offerte heeft ondertekend/hebben ondertekend;

- het volledige registratienummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen (voor Belgische inschrijvers);

- het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij een andere financiële instelling geopend heeft;

- de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;

- de prijsinventaris moet, op straffe van nietigheid van de offerte, volledig worden ingevuld;

- alle elementen en documenten nodig voor de evaluatie van de offertes.

BELANGRIJK

Xxxxxxx een gevolmachtigde een offerte indient, voegt hij de authentieke of onderhandse akte (of een kopie ervan) toe die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De gevolmachtigde mag ook het nummer vermelden van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin zijn volmacht werd gepubliceerd.

6.2. Geldigheidsduur van de offerte.

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.

7. Prijzen

Alle prijzen vermeld in de prijsinventaris worden verplicht uitgedrukt in EURO. De aanbestedende overheid houdt enkel rekening met de prijzen opgegeven in de prijsinventaris.

Het is een gemengde opdracht.

De inschrijver wordt geacht in zijn prijs alle mogelijke kosten die op de opdracht wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de btw.

In de prijzen zijn meer bepaald begrepen:

1° De fabricagekosten van alle goederen en van de onderdelen ervan; 2° Het gebruik van materialen en gereedschap;

3° De personeelskosten voor de studie, uitvoering en plaatsing van het materiaal;

4° De kosten voor verpakking, het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren;

5° De kosten van het lossen, van het uitpakken en van het plaatsen op de plaats van levering zoals aangegeven in punt 1 van het bestek;

6° Het terugnemen van de verpakkingen en het afval en de recyclage ervan, in overeenstemming met de wettelijke, regelgevende of andere bepalingen terzake en met respect voor duurzame ontwikkeling;

7° De kosten voor de documentatie in verband met de levering;

8° De overhandiging van een technisch dossier aan de aanbestedende overheid; 9° De montage en implementatie;

10°De douaneheffingen en accijnzen; 11°De keuringskosten;

12°De aankoopprijs en gebruiksrechten van de software en de kosten voor het bijbehorend onderhoud en updates;

13°De prestaties in verband met de installatie, de configuratie, de indienststelling en de programmering van de software.

Alle leveringen van materiaal en diensten die nodig zijn voor de installatie, de ontwikkeling, de configuratie, de programmering, de tests en de indienststelling van de software (standaard en/of op maat) moeten begrepen zijn in de forfaitaire globale prijs. De forfaitaire globale prijs omvat ook alle voorzorgen die de inschrijver heeft genomen om de kwaliteitscontrole van de producten te garanderen en de documentatie die wordt overhandigd aan de FOD Financiën. Met betrekking tot de software omvatten alle opgegeven prijzen, naast de aankoopprijs, ook alle licentiekosten, de kosten per gebruiker, per pc, de terugkerende kosten voor updates, de kost per afgedrukt ticket/bezoeker enz.

Samengevat moeten alle kosten worden vermeld die de inschrijver aanrekent aan de aanbestedende overheid voor de volle eigendom en het gebruik van de software en het materiaal voor een onbepaalde duur.

Op grond van artikel 21, § 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 kan de aanbestedende overheid alle verificaties op boekhoudkundige stukken en alle controles ter plaatse uitvoeren teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die in het kader van het prijsonderzoek zijn verstrekt.

B. GUNNING

B.1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes

B.1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes

Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. Elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.

In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes.

De offertes kunnen bijgevolg op volgende wijzen worden ingediend:

1) ofwel elektronisch via de e-tenderingapplicatie (zie hieronder voor meer informatie),

2) ofwel per brief (een aangetekende brief wordt aanbevolen) te verzenden aan de aanbestedende overheid,

3) ofwel persoonlijk af te geven bij de aanbestedende overheid.

B.1.1.1. Offertes verstuurd via elektronische middelen

Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).

Offertes die langs elektronische weg worden ingediend, kunnen worden verstuurd via de e- tendering-site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/, die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.

Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen.

Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten gescand in pdf- formaat om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, mogen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum.

Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk elektronisch in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd.

Meer informatie is beschikbaar op de website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de helpdesk e-procurement op het nummer: x00 (0)0 000 00 00.

BELANGRIJK

1. Aan de inschrijver wordt aanbevolen zich te registreren de dag vóór de opening van de offertes zodat hij contact kan opnemen met de helpdesk van de dienst e- procurement om eventuele problemen met toegang tot de site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ op te lossen.

2. Men moet er rekening mee houden dat het via elektronische weg ingediende bestand niet groter mag zijn dan 350 MB.

B.1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend

De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten.

De offertes moeten door de inschrijver of zijn vertegenwoordiger worden ingediend:

• door ze persoonlijk te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen die hierna wordt vermeld;

• via de post.

Elke andere gebruikte verzendingsmethode (zoals taxipost, koeriersbedrijf enz.) valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver.

De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard.

Laattijdig aangekomen offertes worden echter wel in overweging genomen voor zover:

• de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet aan de opdrachtnemer heeft betekend;

• en de offerte bij ter post aangetekende brief werd neergelegd uiterlijk vier kalenderdagen voor de vastgestelde datum voor ontvangst van de offertes.

De offerte dient te worden ingediend in twee papieren exemplaren, waarvan één gemarkeerd als “origineel” en een elektronische versie (cd-rom of usb-stick) in pdf- formaat.

Indien de versie op papier en de elektronische versie van elkaar afwijken, wordt het originele exemplaar van de versie op papier als geldig beschouwd.

De inschrijver moet de elektronische drager scannen op virussen om elke besmetting van de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën te vermijden. Hij zal in zijn offerte melding maken van de gebruikte software voor de virusscan (en de versie ervan) en de garantie dat de drager werd gecontroleerd en geen virus bevat.

De offerte wordt in een gesloten omslag gestoken, voorzien van volgende twee vermeldingen:

- het nummer van het bijzonder bestek: S&L/DA/2016/131

- de uiterste datum voor indiening van de offertes: 11/10/2016 om 10u00.

Die omslag wordt in een tweede omslag gestoken met de volgende vermeldingen:

- in de linkerbovenhoek:

- het woord "offerte";

- het nummer van het bijzonder bestek: S&L/DA/2016/131;

- indien men de offerte per xxxxxx xxxxxxx, de gegevens van de verantwoordelijke ambtenaren van de dienst Logistiek, Afdeling Aankopen, met name:

−	XXXXX Xxxxxx	0257/89634
−	XXXXXX Xxxxx	0257/62865
−	XXXXXXX Xxxxxxx	0257/79775

−	XXXXXX Xxxxxxxx	0257/58156
−	XXXXXXX Xxxxxxxxx	0257/63482
−	XXXXXX Xxxxxx	0257/63743
−	XXX XXXXXXXXXX Wendy	0257/68347
−	XXXXXXX Xxxx	0257/77524

- op de voorziene plaats: het adres van de bestemmeling.

De offertes moeten worden verzonden naar of afgegeven op het volgende adres:

Federale overheidsdienst Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen

Ter attentie van de xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx

NORTH GALAXY - Toren B4

Koning Xxxxxx XX-laan 33 - bus 961 1030 Brussel

Wie zijn offerte per drager bezorgt, dient er rekening mee te houden dat het North Galaxy complex enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op de benedenverdieping, aan de Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, 0000 Xxxxxxx, en dit uitsluitend tijdens de kantooruren van 9u - 11u45 en van 14u tot 16u.

Indien de offerte per drager wordt afgegeven, zal op uitdrukkelijk verzoek een ontvangstbewijs worden afgeleverd door een van de verantwoordelijke ambtenaren van de Stafdienst Logistiek, afdeling Aankopen. Merk op dat enkel dit ontvangstbewijs kan dienen als bewijs voor de indiening van de offerte.

De inschrijver aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor de wijze van verzending en ontvangst van zijn offerte binnen de gestelde termijn.

B.1.2. Opening van de offertes

Op 11/10/2016 om 10u00 zal worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht zijn ingediend. De opening van de offertes zal gebeuren achter gesloten deuren.

B.2. Toegangsrecht - selectie - regelmatigheid - gunningscriteria

B.2.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie

De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria.

Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.

B.2.1.1. Toegangsrecht

Door het indienen van een offerte, verklaart de inschrijver op eer dat hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen zoals bedoeld in artikel 20 §1/1 van de wet van 15 juni 2006 en de artikelen 61 §§ 1, 2, 5° en 6°, 3 en 4 evenals in de artikelen 62 en 63 van het KB van 15 juli 2011. De aanbestedende overheid zal de juistheid van die impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver van wie de offerte (best and final offer) het best in aanmerking komt voor de gunning van de opdracht.

Uitsluitingscriterium wegens het vaststellen van een inbreuk op het verbod op illegale arbeid

Wordt uitgesloten in elk stadium van de gunningsprocedure van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver van wie is vastgesteld dat hij als werkgever illegaal verblijvende onderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld als bedoeld in de wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.

Deze bepaling geldt op dezelfde manier ten aanzien van de entiteit waarop de kandidaat of inschrijver een beroep doet, wanneer de draagkracht van die entiteit bepalend is voor de selectie van de kandidaat of inschrijver, al naargelang.

De uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor ten hoogste vijf jaar.

Eerste uitsluitingscriterium

§ 1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij heeft voldaan aan voornoemde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste de dag voor de uiterste datum voor ontvangst van de offertes:

1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met de aangiften die slaan op het voorlaatste kwartaal dat is verstreken ten opzichte van de uiterste datum voor ontvangst van de offertes en

2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.

Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen.

BELANGRIJK

Er wordt op gewezen dat indien een inschrijver of kandidaat een sociale bijdrageschuld heeft die hoger is dan 3.000 euro en zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien van een aanbestedende overheid of een openbare instelling, deze inschrijver of kandidaat wordt aangeraden om aan te tonen dat hij dergelijke schuldvordering bezit en dat deze zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden is.

Daartoe wordt de inschrijver uitgenodigd om in zijn offerte het bestaan van één of meer vorderingen mee te delen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan houden, voor zover deze vorderingen zeker, opeisbaar en vrij van enige verbintenis tegenover derden zijn.

§ 2. De buitenlandse inschrijver moet, ten laatste daags voor de uiterste datum voor ontvangst van de offertes:

1° voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de sociale zekerheidsbijdragen, volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;

2° in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.

§ 3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht, inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de sociale zekerheidsbijdragen van om het even welke inschrijver.

Tweede uitsluitingscriterium

Overeenkomstig artikel 20 van de wet en artikel 61, §1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor:

1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;

2° omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek;

3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;

4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Met het oog op de toepassing van deze paragraaf heeft de aanbestedende overheid het recht aan de inschrijvers te vragen om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te maken. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die zij ter zake nodig acht.

Derde uitsluitingscriterium

Overeenkomstig artikel 20 van de wet 15 juni 2006 kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die:

1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;

2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen.

Vierde uitsluitingscriterium

Xxxxx uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.

Met het oog op de toepassing van deze paragraaf heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijver van wie de offerte het best gerangschikt, te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten te bezorgen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijver, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die zij ter zake nodig acht.

Vijfde uitsluitingscriterium

De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld met elk middel dat de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken.

Bovendien verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder:

1° het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);

2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948);

3° het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);

4° het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);

5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen wordt dus beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing onverminderd de andere bepalingen in artikel 61 van hogervermeld besluit.

Zesde uitsluitingscriterium

De inschrijver moet in orde zijn met zijn verplichtingen inzake de betaling van belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.

De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan

3.000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft.

Xxxxxxx, zelfs wanneer de beroepsmatige fiscale schuld groter is dan 3.000 euro, zal de kandidaat of inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing over de selectie van de kandidaten of de gunning van de opdracht wordt genomen, al naargelang,

aantoont dat hij, op het einde van de fiscale periode bedoeld in het eerste lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige betaling van zijn beroepsmatige fiscale schulden.

Voor de Belgische inschrijver of kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf de toestand van alle inschrijvers controleren, door middel van een gratis toegang tot het attest van de FOD Financiën, binnen 48 uur na de openingszitting van de offertes.

BELANGRIJK

Er wordt op gewezen dat indien een inschrijver of kandidaat een professionele fiscale schuld heeft die hoger is dan 3.000 euro en zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien van een aanbestedende overheid of een openbare instelling, deze inschrijver of kandidaat wordt aangeraden om aan te tonen dat hij dergelijke schuldvordering bezit en dat deze zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden is.

Om in orde te worden beschouwd, voegen buitenlandse inschrijvers of kandidaten bij hun aanvraag tot deelneming of bij hun offerte, naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat ze voldaan hebben aan hun beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waarin ze gevestigd zijn. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van, naargelang het geval, de aanvragen tot deelneming of de offertes.

Zevende uitsluitingscriterium

Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

BELANGRIJK

Niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving, die het voorwerp is geweest van een definitief vonnis of een beslissing met een gelijkwaardig effect, kan beschouwd worden als een overtreding met betrekking tot het professionele gedrag van de betrokken economische operator of als een ernstig vergrijp dat het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten van de mededinging voor het contract.

Ref.: art. 53 van de richtlijn 2004/17/EG en art. 45 van de richtlijn 2004/18/EG

B.2.1.2. Kwalitatieve selectie

Selectiecriterium betreffende de economische en financiële draagkracht van de inschrijver

Om een inschrijving voor de opdracht te kunnen indienen, moet de inschrijver:

voor de drie laatste afgesloten boekjaren een jaaromzet van minstens 25.000 euro met betrekking tot soortgelijke leveringen en diensten hebben gerealiseerd (art. 67, 3° KB van 15 juli 2011).

Die financiële draagkracht zal worden beoordeeld op basis van de bij de Nationale Bank van België ingediende goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren. Inschrijvers die hun goedgekeurde jaarrekeningen hebben ingediend bij de Nationale Bank van België, moeten deze niet bij hun offerte voegen. De aanbestedende overheid kan die documenten immers zelf raadplegen via het e-loket van de federale overheid.

Inschrijvers die hun goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben ingediend, moeten deze bij hun offerte voegen. Die verplichting geldt ook voor recent goedgekeurde jaarrekeningen die nog niet werden ingediend bij de Nationale Bank van België omdat de toegestane wettelijke indieningstermijn nog niet is verstreken. Voor eenmansbedrijven volstaat een door een IAB-consulent of bedrijfsrevisor opgesteld document met opgave van de activa en passiva. Dat document moet conform zijn verklaard door, al naargelang het geval, een erkende IAB-consulent of de bedrijfsrevisor. Het document moet de recente financiële situatie weergeven (van maximaal 6 maanden geleden, te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een door de IAB-consulent of bedrijfsrevisor conform verklaarde tussentijdse balans.

Buitenlandse ondernemingen moeten bij hun offerte ook de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming voegen. Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans die conform werd verklaard door de boekhouder of bedrijfsrevisor, of door de persoon of instelling die deze taak op zich neemt in het betreffende land.

B.2.2. Regelmatigheid van de offertes

In een eerste fase worden de door de geselecteerde inschrijvers ingediende offertes gecontroleerd op regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden verworpen.

Nadien volgt de fase van de onderhandelingen. Na die onderhandelingen zullen de inschrijvers een Best And Final Offer (BAFO) kunnen indienen.

De BAFO’s van de inschrijvers waarmee werd onderhandeld, zullen worden onderzocht op regelmatigheid. Substantieel onregelmatige BAFO’s zullen worden uitgesloten.

Alleen de regelmatige BAFO’s komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.

B.2.3. Gunningscriteria

De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de laagste offerte qua prijs, voor zover deze formeel en materieel regelmatig is en voor zover uit de controle door de aanbestedende overheid van de impliciete verklaring op erewoord van deze inschrijver blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid.

De configuratie om de prijzen te vergelijken is de volgende: Oorspronkelijke programmering, 35 licenties, opleiding van de belangrijkste gebruikers, hulp bij de start, 1 grote kiosk, 1 kleine kiosk, 3 platte tv-schermen met wandbevestiging, jaarlijks onderhoud gedurende 7 jaar, 5 uur programmeren, 10 rollen tickets.

C. UITVOERING

C.1. Leidend ambtenaar

De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Alleen de aanbestedende overheid is bevoegd voor het toezicht op en de controle over de opdracht.

De leidende ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheden worden daarin eveneens aangegeven.

De leidende ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.

C.2. Borgtocht

Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist.

C.3. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer

De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de leveringen voorkomen.

De inschrijver vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van een vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.

C.4. Garantie

Gedurende een termijn van minimum 2 jaar die begint te lopen op de dag van de voorlopige oplevering op de plaats van levering, kan de aanbestedende overheid van de leverancier eisen dat hij op zijn kosten en binnen de vastgelegde termijn de onderdelen vervangt die zo defect zijn dat ze niet meer kunnen worden gebruikt in overeenstemming met de marktvoorwaarden. Tijdens de garantietermijn zijn alle werkuren, alle verplaatsingen en alle verzendingskosten voor defect meubilair of reserveonderdelen ten laste van de leverancier.

Voor alle producten die als vervanging worden geleverd, geldt een nieuwe, identieke garantietermijn.

Bovendien verbindt de leverancier zich ertoe om alle storingen op te lossen die verband houden met een fout van de geleverde software.

De garantie geldt voor alle onderdelen van het onderwerp van deze overheidsopdracht.

Opmerking:

De inschrijvers mogen in hun offerte een langere garantietermijn voorstellen. In dat geval zal die garantietermijn in aanmerking worden genomen bij de uitvoering van deze opdracht.

De garantie is slechts van toepassing indien het product steeds werd gebruikt zoals "een goede huisvader" dat zou doen.

In geval van een geschil moet de leverancier bewijzen dat het product niet werd gebruikt zoals “een goede huisvader” dat zou doen. Indien hij dit bewijs niet levert, blijven de in dit artikel beschreven garantievoorwaarden zonder enige uitzondering van toepassing.

C.5. Uitvoering van de diensten

C.5.1. Uitvoeringsclausule

De inschrijver verbindt zich ertoe om, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO na te leven, en in het bijzonder:

1. het verbod op dwangarbeid (verdragen nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957);

2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948);

3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);

4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdragen nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951 en nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);

5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973) alsook betreffende het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr.182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Krachtens artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 wordt de niet- naleving van deze verbintenis gezien als het niet-uitvoeren van de opdracht volgens de in de opdrachtdocumenten vastgelegde voorschriften. Dit is een reden voor het in gebreke stellen van de opdrachtnemer en kan krachtens artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.

C.5.2. Uitvoeringstermijn

De opdrachtnemer bepaalt de dagen van levering en van plaatsing van de leveringen in overleg met de projectleider.

De installatie moet gebeuren tussen 15 november en 23 december 2016.

Indien het gebouw in november 2016 niet beschikbaar zou zijn voor de FOD Financiën en nog steeds niet beschikbaar zou zijn begin december 2016, zal de aanbestedende overheid aan de opdrachtnemer de gewenste datum voor de uitvoering van de opdracht meedelen. De uitvoeringstermijn mag niet langer zijn dan een kalendermaand.

C.5.3. Verborgen gebreken.

Indien tijdens de uitvoeringstermijn van de opdracht verborgen gebreken worden vastgesteld, dan zal de aanbestedende overheid de leverancier hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen. De leverancier zal verborgen gebreken onmiddellijk laten verhelpen of een nieuw conform voertuig leveren. De kosten die hieruit voortvloeien zijn steeds ten laste van de leverancier.

C.5.4. Te respecteren ICT-normen en standaarden van de FOD Financiën

De uitvoeringsteams die de opdrachtnemer ter beschikking stelt van de FOD Financiën zullen de methodes en standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden

gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Die standaarden hebben minstens betrekking op:

• de technische standaarden voor software;

• het bijhouden van de documentatie;

• de programmeerregels (aanmaak, codestructuren, opmerkingen, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform de ICT fundamenten, met inbegrip van de open standaarden, enz.);

• de beheerregels gedefinieerd door de beheerdiensten van de besturingsomgevingen;

• de procedures voor de basisgaranties.

Alle normen die worden gebruikt door de FOD Financiën staan in een verklarend document dat beschikbaar is op de website van de FOD Financiën "Over de FOD - Geschiedenis modernisering - ICT - ICT fundamenten". Elke verwijzing die wordt gemaakt naar om het even welke standaard of methodologie in dit bestek, is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op die site.

Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om standaarden en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer een nieuwe standaard moet laten goedkeuren, zal hij hiervoor een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich geheel moeten onderwerpen aan de beslissing van dit comité.

De inschrijver verbindt zich er uitdrukkelijk toe de huidige en toekomstige fundamenten na te leven in het kader van de uitvoering van dit contract.

De niet naleving van deze essentiële regel van het bestek kan leiden tot de nietigheid van de offerte.

C.6. Controle en oplevering van de uitgevoerde diensten

De aanbestedende overheid zal een voorlopige oplevering verrichten op de plaats van levering.

De levering moet gebeuren op volgend adres:

• Xxx xx x’Xxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxx

De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de gedeeltelijke voorlopige oplevering te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan. Die termijn gaat in voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit is van de prijslijst of de factuur.

Bij het verstrijken van die termijn wordt naargelang het geval een proces-verbaal van gedeeltelijke voorlopige oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. De gedeeltelijke voorlopige oplevering van de opstart van het systeem kan slechts plaatsvinden na:

- de levering, plaatsing en indienststelling van het systeem voor het beheer van wachtrijen;

- een geslaagde test van de werking van het systeem.

De definitieve oplevering van de leveringen vindt plaats bij het verstrijken van de garantietermijn. Ze gebeurt stilzwijgend wanneer de gezamenlijke leveringen gedurende die termijn geen aanleiding tot klachten hebben gegeven.

Indien bij de uitvoering van de diensten (de opleiding en de onderhoudsdiensten) onregelmatigheden worden vastgesteld, wordt dit onmiddellijk telefonisch of via e-mail gemeld aan de dienstverlener en daarna bevestigd met een aangetekende brief. Alleen de correct uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd.

Op het ogenblik dat de diensten uitgevoerd zijn, zal men de kwaliteit en de correctheid ervan evalueren. Van die evaluatie wordt een verslag opgemaakt, waarvan het originele exemplaar aan de dienstverlener wordt bezorgd.

De definitieve oplevering van de onderhoudsdiensten vindt plaats aan het einde van de uitvoering van de opdracht.

C.7. Prijsherziening

Voor deze opdracht is geen prijsherziening mogelijk.

C.8. Facturering

De betaling gebeurt:

Voor de levering, plaatsing en indienststelling van het beheersysteem voor wachtrijen wordt de betaling uitgevoerd na de gedeeltelijke voorlopige oplevering van het systeem.

De opleiding zal worden betaald na de uitvoering van de dienst.

Het onderhoud (aan het einde van de garantietermijn) wordt betaald op voorlegging van jaarlijkse facturen na de uitvoering van de diensten.

Bijkomende leveringen worden betaald na de voorlopige oplevering. Bijkomende diensten worden betaald na uitvoering van de diensten.

Alle betalingen zullen plaatsvinden na voorlegging van een geldig en correct opgestelde factuur, conform de btw-wetgeving, opgesteld op naam van:

Federale overheidsdienst Financiën Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Centrale facturatiedienst

Koning Xxxxxx XX-laan 33 - bus 788 1030 BRUSSEL

De factuur kan ook onder de vorm van een pdf-bestand worden gezonden naar het volgende e-mailadres: xx.000@xxxxxx.xxx.xx .

Op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekeningnr. ........... op naam van ....... te .......". Het nummer van de bestelbon (45XXXXXXX) en eventueel het nummer van de overeenkomst (5XXXXXXX) moeten systematisch op elke factuur worden vermeld.

Alleen de correct uitgevoerde leveringen mogen worden gefactureerd.

De betalingsprocedure verloopt conform het Reglement op de Rijkscomptabiliteit.

De betaling van het verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen te rekenen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag

die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen en voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de geldig opgestelde factuur beschikt alsook over de andere eventueel vereiste documenten.

De factuur moet zijn opgesteld in EURO.

BELANGRIJK

De FOD Financiën dient geen periodieke btw-aangiftes in.

Bijgevolg is, overeenkomstig btw-beslissing nr. E.T. 122.360 dd. 20.03.2012 van de Algemene Belastingadministratie het stelsel van de medecontractant, geregeld in artikel 20 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening, niet van toepassing op de werken, leveringen en diensten uitgevoerd in het kader van deze opdracht

C.9. Bijzondere verbintenissen voor de opdrachtnemer

De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door de discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Die informatie mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid worden meegedeeld aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel vermelden als referentie.

Alle inlichtingen die aan het personeel van de opdrachtnemer worden verstrekt, alle documenten die hem worden toevertrouwd en alle gesprekken waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd.

De opdrachtnemer verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid.

C.10. Geschillen

Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.

De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke eis tot schadevergoeding van derden in dit opzicht.

C.11. Boetes en straffen

In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel 123 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes omwille van het bijzonder belang dat de FOD Financiën hecht aan de naleving van de geplande termijnen voor de implementatie van het beheersysteem voor wachtrijen dat wordt beschouwd als een beveiligingselement voor het gebouw.

C.11.1. Boete voor laattijdige uitvoering van de opdracht

Een boete van 250,00 euro per kalenderdag vertraging zal van rechtswege worden toegepast in geval de opdrachtnemer de door de aanbestedende overheid vooraf bepaalde termijn overschrijdt (zie punt C.5.2) .

BELANGRIJK

De boetes voor vertragingen worden bepaald bij wijze van forfaitaire schadevergoeding voor een vertraging in de uitvoering van de opdracht. Ze staan los van de hieronder bepaalde straffen. Ze zijn verschuldigd, zonder ingebrekestelling, door het loutere verstrijken van de termijn, zonder tussenkomst van een proces-verbaal, en worden van rechtswege toegepast voor het totaal van de kalenderdagen vertraging.

C.11.2. Straffen

Elk niet uitgevoerd onderhoud in het kader van de voorgestelde offerte geeft aanleiding tot de toepassing van een forfaitaire straf van 250 euro.

C.11.3. Aanrekening van de boetes en straffen

Het bedrag van de boetes en straffen zal in de eerste plaats in mindering worden gebracht van de bedragen die om welke reden dan ook aan de opdrachtnemer verschuldigd zijn en vervolgens van de borgtocht.

D. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN

Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met ieder van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door iedere onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd.

D.1. Specifieke context van huidige opdracht:

Het onthaal van het publiek is verdeeld in 2 zones (een zone aan de voorkant van het gebouw en een andere zone aan de voornaamste front office) op de benedenverdieping van het gebouw. De eerste zone is in de front office (individuele kantoren) en de tweede is een permanente front office. De werkposten moeten vaste nummers krijgen om een signalisatie boven elke werkpost mogelijk te maken.

Deze opdracht betreft de levering, plaatsing en implementatie van een beheersysteem voor wachtrijen (ticketing) voor 2 welbepaalde zones.

Aan het onthaalloket (benedenverdieping) wordt een kleine kiosk voor tickets geplaatst en in de hoofdhal komt een tweede kiosk.

De bezoeker meldt zich aan:

- ofwel in de hoofdhal waar hij een ticketverdeler/of kiosk op voet met aanraakscherm (grote kiosk) aantreft waar hij op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier kan opgeven voor welke dienst hij komt. De verdeler bezorgt hem een ticket.

- Ofwel aan de onthaaldesk, waar de bediende hem het ticket overhandigt op basis van het doel van zijn bezoek. De bediende maakt hiervoor gebruik van een kiosk (kleine kiosk), op de desk geplaatst, die evenveel keuzemogelijkheden biedt als de grote kiosk in de hoofdhal.

De bezoeker gaat naar de wachtzaal, waar zijn volgnummer zal verschijnen op een videoscherm. Het scherm geeft ook aan naar welk loket hij moet gaan.

Het voorgestelde systeem is "intelligent", dat wil zeggen dat het in staat moet zijn om de wachttijd van de bezoekers in reële tijd zo kort mogelijk te houden, dat wil zeggen dat het systeem het aankomstuur van elke bezoeker en de reden van het bezoek moet registreren en afhankelijk van die informatie de bezoeker naar het eerste beschikbare loket stuurt. Het systeem moet ook de systeembeheerder de mogelijkheid bieden om bepaalde redenen voor bezoek voorrang te geven op andere (definiëring van een strategie voor het onthaal en de wachttijd).

De loketten worden niet op definitieve wijze toegekend aan een dienst of een bevoegdheid: elke loketbediende moet zich kunnen installeren op eender welke werkpost en inloggen op het systeem.

Elke loketbediende moet, wanneer hij inlogt op het systeem, kunnen opgeven welke materies hij behandelt, en daarbij eventueel de activiteiten rangschikken volgens prioriteit, en het nummer van het loket waar hij zich installeert kunnen opgeven. Op die manier wordt de belastingbetaler steeds zo snel mogelijk geholpen door een deskundige medewerker.

De loketbediende zal over een oproepvenster beschikken zodat hij de bezoekers kan roepen (zie technische voorschriften). Hij moet over een scherm beschikken waarop in reële tijd de toestand van de wachtrijen wordt weergegeven.

Het systeem laat een gecentraliseerd beheer van de onthaalprocedure voor belastingbetalers toe.

Het systeem zal beschikken over een krachtige voorziening voor statistische analyse om de kennis van de werkelijkheid op het terrein te perfectioneren en om indien nodig het beheer van het bezoekersonthaal en van het personeel te verbeteren. De statistieken zijn exporteerbaar in de vorm van rapporten en/of spreadsheets.

D.2. Technologie:

Rekening houdend met de voordelen van weboplossingen, wordt gevraagd om de oplossing voor het onthaalbeheer volledig te baseren op webtechnologie, meer bepaald om de kern van de oplossing en de rest van het programma te ontwikkelen op basis van die technologie. Zo moet men, via een wachtwoord, toegang kunnen hebben tot de toepassing vanaf eender welke computer van het netwerk in het gebouw.

D.3. Evolutie:

Aangezien de behoeften van de FOD Financiën op het vlak van onthaalbeheer naar alle waarschijnlijkheid zullen evolueren, moet de voorgestelde oplossing in staat zijn om die organisatorische evolutie te volgen.

Voor het geval dat de bijkomende behoeften van de opdrachtnemer programmeerwerk of een specifieke ontwikkeling van de toepassing zouden vereisen, geeft de inschrijver een forfaitaire prijs op per uur programmeren/ontwikkelen. Die tarieven zullen dienst doen als basis voor de beoordeling van de kostprijs voor latere ontwikkelingen.

D.4. Taal:

Het volledige gedeelte van het programma dat door ons kan worden gebruikt, moet verplicht in het Frans zijn.

Hetzelfde geldt voor de documentatie.

D.5. Licenties en gebruikersprofielen

De inschrijver geeft een prijs op per gebruikslicentie. Die tarieven zullen dienen om bijkomende licenties toe te voegen.

De gebruikersprofielen zullen eenvoudig te definiëren zijn in het systeem, door de vertegenwoordigers van de FOD Financiën. Er zullen 3 profielen zijn:

- Loketbediende: geeft toegang tot de functies oproepen van klanten, en over de wachttijden van zijn eigen wachtrij.

- Beheerder front office: geeft toegang tot alle wachtrijen en tot het beheer van oproepstrategieën, alsook tot de statistieken.

- Beheerder: geeft toegang tot de verschillende technische configuraties: bepalen en beheer van gebruikersprofielen, statistieken, oproepstrategieën, programmering van de organisatie van het systeem, van de weergave op kiosken en schermen, van de elementen die op het ticket moeten worden afgedrukt enz.

D.6. Oorspronkelijke programmering

De oorspronkelijke programmering is ten laste van de opdrachtnemer. Hiertoe zal hij contact opnemen met de plaatselijke verantwoordelijken om de verschillende instellingen uit te voeren.

D.7. Opleiding:

De opdrachtnemer organiseert opleidingen in het gebruik van het systeem.

Die opleidingen worden gegeven onafhankelijk van de dag waarop het systeem wordt opgestart.

Na de plaatsing en indienststelling zorgt de opdrachtnemer voor de opleiding van +/-35 toekomstige belangrijke gebruikers.

De inschrijver zal opgeven hoe lang die opleiding naar schatting zal duren.

Aan het eind van de opleiding wordt aan elke ambtenaar een document met uitleg overhandigd. Een meer volledige documentatie zal worden overhandigd aan de verantwoordelijken voor het systeembeheer.

D.8. Ondersteuning bij het opstarten:

Op de eerste dag van gebruik zal een dag ondersteuning bij het opstarten worden gegeven. Die ondersteuning omvat:

1. Aankomst ter plaatse 1/2 uur voor de opening;

2. Antwoorden op eventuele vragen van het personeel;

3. Controle of iedereen het systeem op de juiste manier gebruikt;

4. Controle van de goede werking van het systeem;

5. Controle van de programmering en nagaan of die kan worden verbeterd;

6. Controle van de statistieken;

7. De prijs voor die ondersteuning zal een forfaitair totaalbedrag zijn (verplaatsing, prestaties enz.).

D.9. Garantie:

De garantietermijn bedraagt minimum 24 maanden.

De garantie omvat verplicht de verplaatsingen, onderdelen en werkuren ter plaatse.

D.10. Bekabeling:

De bekabeling wordt door ons uitgevoerd.

De inschrijver zal een bekabelingsplan bezorgen.

D.11. Levering:

Om het eenvoudig te maken om bijkomende elementen te bestellen, zal de inschrijver een eenheidsprijs opgeven voor elk element, inclusief de bijbehorende kosten (materiaal, programmering, installatie, plaatsing, aansluiting enz.).

De inschrijver zal de prijs opgeven van leveringen zoals: inkt, papier enz. Voor papier geeft de inschrijver het volgende op:

1. De prijs per rol;

2. Het aantal rollen per doos;

3. Het aantal tickets per rol;

4. Een rol moet minimum 150 meter lang zijn.

D.12. Onderhoud van de installatie en support:

Om de goede werking van het systeem gedurende de hele looptijd van het contract te verzekeren, geeft de inschrijver een prijs op jaarbasis op, met inbegrip van alle mogelijke kosten, voor de volgende prestaties, voor de hele looptijd van het contract:

Voor het softwaregedeelte staat de opdrachtnemer in voor:

• het correctief onderhoud: bestaat uit het corrigeren van storingen in de werking of niet-conformiteiten van een softwareprogramma,

• het adaptief onderhoud: bestaat, zonder de functionaliteit van de software te veranderen, uit het aanpassen van de toepassing, zodat deze kan blijven werken op recentere versies van de basissoftware, of uit het migreren van de toepassing op nieuwe basissoftware (een basissoftware is een vereiste software voor de uitvoering van een toepassing, bijvoorbeeld: besturingssysteem, databasebeheersysteem, softwarepakketten, specifieke toepassingen).

• support: onder support verstaat de FOD Financiën een support die de technicus van de FOD Financiën bijstaat in geval van een probleem (configuratie, werking van het systeem, ….). Wanneer support nodig is, moet de technicus van de FOD Financiën op werkdagen (8u-17u) de support dienst binnen de 15 minuten telefonisch kunnen bereiken voor hulp. De informatie-uitwisseling gebeurt via de telefoon, per mail of met elk ander middel dat de FOD Financiën en de opdrachtnemer nuttig vinden. Die support streeft ernaar om een probleem definitief op te lossen. Die oplossing kan een "workaround" inhouden waarmee de situatie tijdelijk wordt opgelost, maar moet uiteindelijk het probleem definitief oplossen.

Voor het gedeelte "technische centrale", staat de opdrachtnemer in voor:

Het correctief onderhoud, dat bestaat uit een tussenkomst op een uitrusting wanneer die defect is. Meer in het bijzonder, het palliatief onderhoud, dat wil zeggen het tijdelijk depanneren van de uitrusting, zodat ze de vereiste functies kan verzekeren, en het curatief onderhoud, dat wil zeggen een duurzame herstelling die bestaat uit een terug in de oorspronkelijke staat brengen.

Voor het gedeelte "materiaal", aangezien er om het systeem in werking te houden minstens een grote kiosk en een kleine kiosk (met inbegrip van de afdrukapparatuur voor tickets) nodig zijn, staat de opdrachtnemer in voor het palliatief onderhoud: dat wil zeggen het voorlopig depanneren van die uitrusting, waardoor die de vereiste functies kan verzekeren, en het curatief onderhoud, dat wil zeggen een duurzame herstelling die bestaat uit een terug in de oorspronkelijke staat brengen. Met andere woorden, de inschrijver verbindt zich ertoe dit materiaal te herstellen binnen de toegewezen tijd of, indien dat niet kan, indien de defecte elementen niet kunnen worden hersteld binnen de toegewezen tijd, vervangend materiaal te bezorgen (zie termijnen hieronder).

Voor elk ander type materiaaldefect behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om een bestek te vragen voor de reparatie. Geen enkele reparatie mag worden uitgevoerd zonder het voorafgaand akkoord van de FOD Financiën.

Voor die prestaties zijn de aanvaardbare interventietijden als volgt:

• Ondersteuning tijdens de werkuren (8u-17u) en op werkdagen

• Tussenkomst ter plaatse de ‘next business day’ om 8u (onder controle van de technische teams van de FOD Financiën)

• Totale reparatietijd de volgende dag uiterlijk om 17u00.

De interventietijd is de tijd die nodig is om een technicus ter plaatse te laten komen en te beginnen met de interventie.

De totale reparatietijd is de tijd waarbinnen de reparatie werd uitgevoerd.

De dienst omvat:

a) voor de software:

• de upgrades en nieuwe versies met een beschrijving van de termijnen en kanalen voor de terbeschikkingstelling;

• de softwarefixes en -patches met een beschrijving van de termijnen en kanalen voor de terbeschikkingstelling;

• de installatieprocedure die de technici van de FOD Financiën, in voorkomend geval, moet toelaten om de installatie zonder hulp van buitenaf uit te voeren;

• de beschrijving van het oplossen van “bugs”;

b) voor de hardware:

• een tussenkomst ter plaatse (zie termijnen hierboven)

• de beschikbaarheid van wisselstukken;

• de levering van vervangingsmateriaal;

Voor de tussenkomsten moet de opdrachtnemer al het materiaal dat hij nodig heeft om het werk uit te voeren voorzien en bij zich hebben. Hij garandeert de goede materiële werking in de configuratie zoals die was voor de storing.

De opdrachtnemer garandeert dat alle gegevens die op het materiaal stonden dat werd vervangen, worden vernietigd zonder mogelijkheid tot recuperatie, en dat het materiaal wordt verwijderd. Dit buiten gebruik stellen van materiaal zal begrepen zijn in de prijs van het onderhoud.

Voor de software behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om al dan niet alle soorten upgrades, softwarefixes en -patches toe te passen.

De opdrachtnemer moet instaan voor het onderhoud en de support van het materiaal, zelfs indien de fabrikant heeft opgegeven dat dit materiaal niet langer wordt ondersteund. Hij zal het nodige doen om de onderhouds- en supportdienst te verzekeren zoals die werd gevraagd door de FOD Financiën bij de aanbesteding.

In zijn offerte moet de inschrijver opgeven welke procedure zal worden gebruikt om een dergelijke support te verzekeren, alsook de informatie die moet worden meegedeeld bij een vraag om ondersteuning.

De inschrijver verbindt zich ertoe om bij het einde van het contract alle informatie, toegangen, wachtwoorden, configuratiegegevens te bezorgen aan de FOD Financiën, om de FOD Financiën te verzekeren dat het materiaal dat onder dienstcontract was kan worden onderhouden door de FOD Financiën of door een derde.

D.13. Ticketverdeler

D.13.1. Grote verdeler (grote kiosk):

a) Stevigheid gegarandeerd voor een gebruik door het grote publiek;

b) Beperkte plaatsinname;

c) Toegankelijk voor gehandicapten;

d) Sober en elegant design om gemakkelijk te integreren in het gebouw (aluminiumkleur);

e) Mogelijkheid om de kiosk tegen een lage kostprijs te personaliseren en aan te passen aan onze huisstijl (logo, kleur, tekst, …);

f) Mogelijkheid om die personalisatie tegen een lage kostprijs te wijzigen;

g) Mogelijkheid om een ID-lezer te integreren;

h) De verdeler zal voorzien zijn van een voet met basis waarin de kabels zitten: hoogte alles inbegrepen minimum 110 cm;

i) LCD- of LED-aanraakscherm van minimum 17 inch, resolutie minimum 1280

*1024 pixels.

j) Voeding conform de CE-normen, 240 V;

k) Het systeem is uitgerust met een functie voor waakstand, om energie te besparen;

l) Aanraaktechnologie aangepast aan een gebruik door het grote publiek;

m) Ethernetverbinding;

n) Uitgerust met een of meer luidsprekers (met volumeregeling);

o) De verdeler beschikt over een noodmodus, in geval de verbinding met de server wordt verbroken, zal hij de gevraagde tickets verdelen.

p) Mogelijkheid voor opeenvolgende schermen;

q) De inschrijver zal opgeven hoeveel opeenvolgende schermen mogelijk zijn;

r) Mogelijkheden van de toepassing:

(1) Uitgerust zijn met een "return" toets;

(2) Mogelijkheid tot vragen stellen (bijv.: voor aangifte PB: hebt u een identiteitskaart? Ja-Neen).

De inschrijver geeft voor de grote verdeler een prijs op inclusief levering, installatie, aansluiting en bevestiging. De werken om kabels te leggen boven plafonds en onder vloeren worden uitgevoerd door de aanbestedende overheid.

D.13.2. Kleine verdeler (kleine kiosk) bestemd voor de onthaaldesk:

a) Die verdeler beschikt over dezelfde functionaliteiten als de grote kiosk;

b) De omhulling zal bijzonder stevig zijn (aluminiumkleur);

c) De dienst wordt gekozen door middel van een aanraakscherm;

d) LCD- of LED-scherm van minimum 8 inch, resolutie minimum 480 *800 pixels.

e) Het scherm zal beschermd zijn om beschadiging te vermijden;

f) Mogelijkheid voor opeenvolgende schermen;

g) De inschrijver zal opgeven hoeveel opeenvolgende schermen mogelijk zijn;

h) De verdeler zal uitgerust zijn met een voetstuk zodat hij op een bureau kan worden geplaatst. Het scherm moet regelbaar zijn zodat het kan worden gericht naar de gebruiker die aan het bureau zit.

i) Voeding conform de CE-normen, 240 V;

j) Het systeem is uitgerust met een functie voor waakstand, om energie te besparen;

k) Aanraaktechnologie aangepast aan een gebruik door het grote publiek;

l) Ethernetverbinding;

m) De verdeler beschikt over een noodmodus, in geval de verbinding met de server wordt verbroken, zal hij de gevraagde tickets verdelen.

n) Mogelijkheden van de toepassing:

(1) Uitgerust zijn met een "return" toets;

(2) Mogelijkheid tot vragen stellen (bijv.: voor aangifte PB: hebt u een identiteitskaart? Ja-Neen).

De inschrijver geeft voor de kleine verdeler een prijs op inclusief levering, installatie, aansluiting en bevestiging. De werken om kabels te leggen boven plafonds en onder vloeren worden uitgevoerd door de aanbestedende overheid.

D.14. Printer van de kiosk:

De printers zijn ingewerkt in de twee soorten kiosk en hebben volgende kenmerken:

a) Printer van het thermische type (het papier moet aangepast zijn aan dit soort technologie);

b) Uitgerust met een systeem dat vastlopen van het papier verhindert;

c) Een ticketverdeler die het ticket vasthoudt zo lang dit niet volledig is afgedrukt en afgesneden;

d) Het ticket is pas na afsnijden beschikbaar voor de gebruiker;

D.15. Het ticket:

a) De tickets zijn identiek voor de kleine en grote kiosk;

b) Het papier is van het thermische type;

c) De lengte van het ticket varieert van 6 tot 16 cm volgens de inhoud, de breedte is vast en bedraagt tussen 6 en 9 cm;

d) Het moet mogelijk zijn om voor elke dienst een ander ticket te hebben;

e) Het ticket bevat volgende elementen:

(1) Onze naam en een welkomstboodschap;

(2) Ons logo;

(3) De naam van de dienst;

(4) De datum;

(5) Het uur waarop het ticket werd genomen;

(6) Het aantal wachtenden voor u;

(7) De verwachte wachttijd;

(8) Het nummer;

(9) Verschillende lijnen voor een mededeling;

(10) Twee lijnen voor een onmiddellijke mededeling;

(11) Toegangsplan naar de front office;

f) Het ticket wordt staand of liggend afgedrukt. De inhoud van het ticket moet heel eenvoudig te wijzigen zijn via het computersysteem.

D.16. Oproepen van klanten:

D.16.1. Led-display:

- De cijfers en letters worden gevormd door een dubbele rij leds.

- Het display toont het nummer van de bezoeker en de letter / of het nummer van het loket waar hij wordt verwacht.

- Een knipperende pijl geeft de richting van het loket aan.

- De displays kunnen in verschillende kleuren zijn.

- De lichtsterkte zal regelbaar zijn om energie te besparen.

- De leds zijn met zeer laag verbruik.

- De displays worden ofwel plat tegen de muur bevestigd, ofwel op een draaibare steun geplaatst, ofwel opgehangen aan het plafond.

- De inschrijver geeft een prijs op voor de verschillende soorten steunen, inclusief levering, installatie, aansluiting en bevestiging. De werken om kabels te leggen

boven plafonds en onder vloeren worden uitgevoerd door de aanbestedende overheid.D.16.2. Plat televisiescherm:

• De tv-schermen zijn led-schermen met laag verbruik;

• De tv's hebben een beelddiagonaal van minimum 40 inch;

• Die tv's zijn van het professionele type, geschikt om 12 uur per dag ingeschakeld te zijn en om te worden geïnstalleerd in een ruimte toegankelijk voor het grote publiek;

• De oproepen moeten kunnen worden geïntegreerd op de beeldcommunicatie;

• De oproepinformatie wordt geïntegreerd op een gekleurde strook (kleur naar keuze) die over de beeldcommunicatie verschijnt zodat ze goed te zien is;

• De leverancier bezorgt al het materiaal en alle software die deze integratie mogelijk maken;

• De weer te geven elementen moeten eenvoudig te wijzigen zijn via het computersysteem;

• De schermen worden ofwel plat tegen de muur bevestigd, ofwel op een scharnierende steun geplaatst, ofwel opgehangen aan het plafond, ofwel opgesteld op een voetstuk van minimum 150 cm hoog. De inschrijver geeft een prijs op voor de verschillende soorten steunen, inclusief levering, installatie, aansluiting en bevestiging. De werken om kabels te leggen boven plafonds en onder vloeren worden uitgevoerd door de aanbestedende overheid.

D.16.3. Oproepvenster van de klanten:

• Het totaal aantal wachtenden weergeven;

• Het totaal aantal klanten weergeven dat de loketbediende kan ontvangen;

• Het aantal klanten weergeven dat uitsluitend voor die loketbediende gekomen is.

Het oproepvenster moet volgende mogelijkheden bieden:

• De volgende klant oproepen;

• Informatie over die klant krijgen (wachttijd, nummer enz.);

• De klant sneller oproepen indien die al is aangekomen (tijdswinst);

• De persoon een tweede of derde maal oproepen;

• Herinneren aan een al ontvangen nummer dat zich om een derde reden moet aanmelden;

• Opgeven dat de klant niet gekomen is en dat dit nummer wordt geschrapt;

• De wachtrijen van de verschillende diensten weergeven;

• Een alarm doen afgaan: veiligheidsalarm, vraag om hulp, diverse;

• Een klant kiezen in de wachtrij;

• Een reden van het bezoek bevestigen;

• Een nieuw dossier aanmaken indien de klant voor verschillende personen komt;

• De klant doorverwijzen naar een andere dienst;

• Een opmerking invoeren indien men de klant doorverwijst;

• Het onderhoud afsluiten;

• Een klant zonder ticket te woord staan.

D.17. Technische installaties: Technische centrale:

• Bevat alle kabels van het systeem;

• Heeft een IP-adres;

• Indien men gebruik maakt van een eenvoudig beheersysteem, zal de centrale in staat zijn het systeem te beheren;

• Kan minimum 7 dagen statistieken in het geheugen opslaan;

• De instellingen voor het beheer en de statistische gegevens zullen beveiligd zijn tegen stroomonderbrekingen;

• De centrale zal RJ45-aansluitingen hebben maar ook Xxxxxxxxxx aansluitingen of gelijkaardige capaciteiten.

D.18. Programma:

D.18.1. Kern van het programma:

Het programma moet volledig met webtechnologie zijn, zodat veel minder bandbreedte wordt gebruikt.

Het programma moet volgende mogelijkheden bieden:

• De oproepen beheren;

• Een bezoeker doorverwijzen naar een tweede dienst met hetzelfde ticket zonder dat hij opnieuw achteraan in de wachtrij voor die tweede dienst moet gaan staan;

• Werkprioriteiten gebruiken tussen de verschillende onthaaldiensten:

o Een absolute prioriteit zolang er bezoekers aanwezig zijn;

o Minimum 4 werkprioriteiten

o Minimum 2 prioriteitsniveaus van automatische versterking op maximale wachttijd;

• De redenen van het bezoek van klanten registreren zodat statistieken kunnen worden gemaakt;

• Statistieken opstellen;

• De verantwoordelijke in reële tijd over de situatie informeren;

Het moet ook toelaten om gemakkelijk het volgende te programmeren, zonder hulp van de opdrachtnemer:

• de schermen op de verschillende kiosken en de oproepschermen;

• de namen van de ambtenaren en alles wat daar verband mee houdt;

• de namen van de diensten en de volledige programmering die daar verband mee houdt;

• de bevoegdheden en prioriteiten van elke ambtenaar;

• de bevoegdheden en prioriteiten van elke werkpost;

• de tickets;

• de uren van de verdelers;

• de uren van het volledige systeem;

• de redenen voor het bezoek en hun antwoord;

• de toegelaten icoontjes op het Windows-scherm van de pc van elke ambtenaar (niet alles is toegelaten voor elke ambtenaar - bijvoorbeeld: een klant kiezen in de wachtrij);

• de alarmen.

D.18.2. Het beheerprogramma:

• Voor het programma is geen beheer-pc nodig;

• De technische centrale zal een IP-adres hebben en zal in staat zijn om het programma te beheren;

• Een programma van het type "beheerder" zal ons toelaten om zelf de programmering van het systeem te wijzigen;

• Een programma van het type "bekijken" zal toelaten om in reële tijd de goede werking te zien van de organisatie, van het systeem en van de werkposten. Het zal ook toelaten om verschillende waarschuwingen te ontvangen:

• Een prioriteitenprogramma: dit zal toelaten om te beschikken over een systeem met prioriteit in de toekenning van bevoegdheden aan de werkposten. Het zal toelaten om indien nodig versterking voor het personeel te roepen;

• Een programma van het type "redenen voor het bezoek": laat toe om de redenen van het bezoek van de klanten te registreren en die te verwerken in statistieken (minstens 20 redenen)

• Een programma van het type "overdracht": laat toe om een klant die al is ontvangen over te dragen aan een andere dienst.

• Het programma moet toegankelijk zijn vanaf de pc van de verantwoordelijke maar ook vanaf de pc van elke bevoegde persoon die op het netwerk zit.

D.18.3. Statistieken:

Een statistisch document kan verschillende weergavemogelijkheden omvatten, die op hun beurt verschillende analyselijnen (per uur van de dag) en binnen die lijnen verschillende functies (aantal klanten, wachttijden, …) bevatten.

• Wij moeten de statistieken gemakkelijk zelf kunnen programmeren, de inschrijver bezorgt een presentatie van zijn statistiekenprogramma;

• De documenten kunnen worden opgesteld ofwel op basis van een relatieve datum (vandaag, gisteren, eergisteren, deze week, vorige week, deze maand, …) ofwel op basis van een welbepaalde datum of periode;

• De statistieken worden weergegeven in verschillende vormen:

o tabel;

o staafdiagram;

o cirkeldiagram;

x Xxxxx (uitsluitend voor bepaalde functies);

• De inschrijver zal de lijst van zijn analyselijnen opgeven;

• Het programma zal toelaten om de analyselijnen te beperken (alleen rekening houden met een bepaalde dienst of bepaalde diensten);

• Een weergave kan een onbeperkt aantal functies bevatten zodat het verband ertussen kan worden gelegd;

De inschrijver zal het maximaal aantal weergavemogelijkheden van een statistiek opgeven.

OPMERKING:

Het bijzonder bestek voor deze opdracht kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt om de opdracht al dan niet toe te wijzen.

Directeur van de Dienst Begroting en Beheerscontrole

Xxxxx XXXXXX

E. BIJLAGEN

1. Offerteformulier

2. Prijsinventaris

3. Garantie

BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER

BIJZONDER BESTEK: S&L/DA/2016/131

ONDERHANDELINGSPROCEDURE met bekendmaking voor de levering, installatie en uitvoering van een beheersysteem voor wachtrijen (ticketing) in het gebouw gelegen te Xxx xx x’Xxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxx.

De firma

(volledige benaming)

met als adres:

(straat) (postcode en gemeente)

(land)

Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer:

(naam) (functie)

en waarvoor de heer/mevrouw (*)

woonachtig op het adres

(straat) (postcode en gemeente)

(land)

handelend als inschrijver of gevolmachtigde hieronder tekent en zich verbindt tot het uitvoeren van de opdracht beschreven in het hierboven genoemde bestek, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het genoemde bestek

Bovendien geef ik de aanbestedende overheid de toestemming om bij andere instanties alle nuttige informatie (bijvoorbeeld, van financiële aard) over mijn onderneming in te winnen.

In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bijzonder bestek gestelde voorwaarden en termijnen.

In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.

Het uitbetalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde bedragen betalen door storting of overschrijving op

het rekeningnummer: IBAN:

BIC:

Nederlandse/Franse (*)

Er wordt gekozen voor de (*) schrappen wat niet past

taal voor de interpretatie van het contract.

Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar het volgende adres:

Er moet een e-mailadres worden bezorgd zodat de persoon die met de opdracht is belast, gecontacteerd kan worden (voor de facturering, de borgtocht ...)

(straat) (postcode en gemeente)

(✆ en faxnummer) (e-mailadres)

op 2016

Opgesteld:

De inschrijver of gevolmachtigde:

(naam) (functie) (handtekening)

Onderstaande tabel in te vullen door de aanbestedende overheid:

GOEDGEKEURD

BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS

BIJZONDER BESTEK NR.: S&L/DA/2016/131

De prijsinventaris moet op straffe van nietigheid, volledig worden ingevuld. Deze moet worden ondertekend en gedateerd.

De prijzen worden opgegeven in € tot 2 cijfers na de komma.

	Forfaitaire prijzen inclusief btw, in euro
	Voluit geschreven	In cijfers
Oorspronkelijke programmering
Ondersteuning bij het opstarten	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _	_ _ _ _ _ _ , _ _
Opleiding van de belangrijkste gebruikers (+/- 35 personen) en ter beschikking stellen van de documentatie	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _	_ _ _ _ _ _ , _ _
	Eenheidsprijzen incl. btw, in euro
	Voluit geschreven	In cijfers
Programmering (per uur) (zie punt D.3 Evolutie van luik D. Technische voorschriften)
Het onderhoud van het systeem en support (na afloop van de garantietermijn) - prijs per jaar	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _	_ _ _ _ _ _ , _ _

Eenheidsprijzen incl. btw, in euro

Voluit geschreven

In cijfers

Eenheidsprijs per licentie

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

, _

Ticketverdeler (kiosk) groot formaat

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

, _

Ticketverdeler (kiosk) klein formaat

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

, _

Rol tickets (thermisch)

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

, _

Led-display - wandbevestiging

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

, _

Led-display - scharnierende arm

wandbevestiging

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

, _

Led-display - opgehangen aan het plafond

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

, _

Plat tv-scherm - wandbevestiging

Plat tv-scherm scharnierende arm

wandbevestiging

Plat tv-scherm - opgehangen aan het plafond

Plat tv-scherm - op voetstuk

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _

_ _ _ _ _ _ , _

Voor het papier geeft de inschrijver het volgende op:
1. De prijs per rol (incl. btw);
2. Het aantal rollen per doos;
3. Het aantal tickets per rol;
4. Een rol moet minimum 150 meter lang zijn.
De inschrijver geeft het mogelijke aantal afdrukken van het systeem en het aantal keer afsnijden.	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Opgesteld te: Datum:

De inschrijver,

(handtekening)

BIJLAGE 3: garantie

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

De duur van de garantie is de volgende (in jaren):

Document Metadata

Table of Contents

Bijzonder bestek:

Document Metadata