Onderwerp: businesscase Intervence Steller: Ambtelijke kopgroep Intervence
Advies bestuurlijke kopgroep Intervence
Onderwerp: businesscase Intervence Steller: Ambtelijke kopgroep Intervence
Beslispunten:
1) Instemmen met de businesscase van JB west indien kan worden voldaan aan de volgende voorwaarden:
a) XX xxxx brengt de cliënten van Xxxxxxx onder in de vernieuwde organisatie, gelijktijdig met de uitvoering van het implementatieplan voor de overname van Intervence;
b) JB west levert een concretere onderbouwing voor Vaart in Veiligheid, samenwerking met de lokale wijkteams, de landelijke ontwikkelingen kind- en gezinsbescherming en de in te voeren regionale teams;
c) JB west levert een concretere beschrijving van de samenwerking met de gemeentelijke toegangen op het moment dat de gewenste omzet van € 7 miljoen wordt bereikt en extra financiële bijdragen van de gemeenten voor de omzetgarantie niet langer nodig zijn;
d) acceptatie van de businesscase vindt alleen plaats onder voorbehoud (uitkomst) van vrijwillige transparantie;
e) gunning aan JB west Zeeland kan plaatsvinden vanaf 4 juni 2021, mits de gemeenteraden tot financiering van de businesscase besluiten;
f) Bestuurlijke fusie om te komen tot JB west Zeeland is mogelijk vanaf 1 oktober 2021.
2) Een bestuurlijk vertegenwoordiger zoeken die zich richt op het waarborgen van steun of het garant staan van het Ministerie i.v.m. het onrechtmatig handelen en compensatie van of garant staan voor de hieruit voortkomende financiële gevolgen.
3) Via de colleges van B&W aan de 13 Zeeuwse gemeenteraden een voorstel tot financiering van de overname van Intervence door XX xxxx voor te leggen.
Context:
XX xxxx heeft op verzoek van de 13 Zeeuwse wethouders Jeugd een businesscase geschreven om Intervence over te nemen. Hiermee krijgen de Zeeuwse kwetsbare jongeren en gezinnen die jeugdbescherming of –reclassering nodig hebben een betere continuïteit van zorg. Daarvoor zijn de wethouders volgens de Jeugdwet hoofdelijk aansprakelijk. Maar deze businesscase plaatst de wethouders voor een zwaar dilemma. Instemmen met overname van Intervence door XX xxxx betekent namelijk ook afwijken van de regels voor aanbestedingen.
Net als ieder ander dienen overheden zich te houden aan de wet- en regelgeving. De gemeenten hebben ook de zorgplicht voor hun jongeren. In de jeugdbescherming en – reclassering wordt gewerkt met kwetsbare jongeren en hun gezinnen. Zij hebben recht op veiligheid, zorg en hulp. De vorm van jeugdhulp wordt niet voor niets de Intensive Care van de jeugdhulp genoemd. De Raad voor de Kinderbescherming en de Rechtbank zien daar op toe en gecertificeerde instellingen voeren het werk uit. Daarbij staat veiligheid van de jongere en het gezin altijd voorop.
Er is in heel Nederland een tekort aan jeugdbeschermers. Door de problemen bij Intervence en door het beëindigen van het keurmerk van Xxxxxxx, zijn er honderden Zeeuwse kinderen waarvoor de continuïteit van zorg zwaar onder druk staat. Er móet dus iets gebeuren. Op korte termijn. Daar dringt het ministerie van Justitie en Veiligheid ook op aan. Overname van Intervence door XX xxxx moet rust brengen en duidelijkheid voor alle betrokkenen: jongeren, gezinnen én medewerkers.
De wethouders Jeugd zijn bevoegd om te besluiten over de businesscase, maar moeten voor de financiering daarvan instemming van de 13 Zeeuwse gemeenteraden vragen. De planning is dat uiterlijk vrijdag 4 juni 2021 alle raadsbesluiten genomen zijn. Daarna kan de bestuurlijke fusie van Intervence en JB west plaatsvinden.
Zie ook bijlage 1 voor de businesscase van XX xxxx en bijlage 2 voor een toelichting op de historie.
Advies:
De veiligheid van kwetsbare jongeren en gezinnen die jeugdbescherming en –reclassering nodig hebben en de kwaliteit en continuïteit van hun zorg is van het grootste belang. Het advies is daarom om, ondanks zwaarwegende juridische en financiële bedenkingen, onder voorwaarden in te stemmen met overname van Intervence door XX xxxx. Deze voorwaarden dammen de risico’s enigszins in en betekenen dat JB west enkele inhoudelijke onderwerpen in de businesscase concreter beschrijft.
De Bestuurscommissie wordt geadviseerd via de colleges van B&W aan de 13 Zeeuwse gemeenteraden een voorstel tot financiering van deze overname voor te leggen.
Argumenten:
Op grond van de Jeugdwet zijn gemeenten verantwoordelijk voor de instandhouding van de GI- functie. De gemeenten zijn niet verantwoordelijk voor de instandhouding van een GI-organisatie, maar hebben dus wel de wettelijke verplichting om ervoor te zorgen dat de continuïteit van de zorg niet in het geding is of komt.
Op dit moment zijn er vier gecertificeerde instellingen (GI’s) in Zeeland gecontracteerd: Leger des Heils, Xxxxxxx Xxxxxxxxx Stichting, Intervence en Xxxxxxx. De problemen bij Intervence spelen al enkele jaren en de problemen bij Xxxxxxx komen daar nu nog eens bovenop. Het Keurmerk Instituut heeft in april 2021 namelijk besloten het certificaat van Xxxxxxx in te trekken en om te zetten naar een beëindigingscertificaat. Xxxxxxx biedt aan zo’n 74 jeugdigen jeugdbescherming en in 14 gezinnen casusregie (vrijwillig kader). Xxxxxxx moet hen binnen zes maanden overdragen naar een andere GI (die periode kan eventueel nog verlengd worden met een half jaar). Bij Intervence gaat het om ca. 505 jeugdigen die jeugdbescherming ontvangen, 64 gezinnen casusregie (vrijwillige kader) en 86 jongeren die jeugdreclassering krijgen. Voor al deze jongeren en gezinnen is continuïteit van zorg in het geding. Daarom is het noodzakelijk om nú in te grijpen. De bestuurlijke fusie/overname van Intervence door XX xxxx en het onderbrengen van de cliënten van Xxxxxxx in deze vernieuwde organisatie, moet hen én de medewerkers rust en continuïteit van zorg gaan bieden.
Vanuit de beleidskant wordt geadviseerd een aantal onderdelen van de businesscase door XX xxxx nader te laten uitwerken en dit als voorwaarde te stellen bij het instemmen met de businesscase. Het betreft de samenwerkingsafspraken in het Samenwerkingsprotocol met de gemeenten en de gecontracteerde GI’s, Vaart in Veiligheid, de samenwerking met de lokale wijkteams, de landelijke ontwikkelingen kind- en gezinsbescherming en de in te voeren regionale teams.
Het advies is ook JB west concreter te laten benoemen hoe de samenwerking met de gemeentelijke toegangen wordt vormgegeven wanneer de gewenste omzet van € 7 miljoen wordt gehaald en extra financiële bijdragen van de gemeenten niet langer nodig zijn.
Zie bijlage 3 voor de beleidsmatige onderbouwing.
Bestuurlijk vertegenwoordiger
De overname van Intervence door XX xxxx voldoet niet aan de Aanbestedingswet. Maar als JB west Intervence niet overneemt, wordt niet voldaan aan de zorgplicht die volgt uit de Jeugdwet. Linksom of rechtsom nemen de Bestuurscommissie en de Zeeuwse gemeenten dus een onrechtmatig besluit. Omdat veiligheid en continuïteit van zorg voor kwetsbare Zeeuwse jongeren en gezinnen de hoogste prioriteit moeten hebben, is het van belang de risico’s goed in beeld te hebben en waar mogelijk te beperken. Zie ook: Risico’s.
Het advies is om de Bestuurscommissie richting het ministerie van Justitie en Veiligheid te laten vertegenwoordigen door een ervaren oud-bestuurder. Deze bestuurlijk vertegenwoordiger richt zich op het waarborgen van steun of het garant staan van het Ministerie i.v.m. het onrechtmatig
handelen en compensatie van of garant staan voor de hieruit voortkomende financiële gevolgen. Zie ook: Financiën.
Consequenties, inclusief risico’s:
De businesscase van XX xxxx heeft een houdbaarheidsdatum. Niet direct instemmen met de businesscase zou als gevolg kunnen hebben dat JB west het aanbod intrekt en de zorgcontinuïteit rondom de beschermingstaken op de korte termijn niet gegarandeerd is. Dit is van invloed op de veiligheid van de Zeeuwse jeugd in kwetsbare situaties. Andere gecertificeerde instellingen zijn niet in staat of bereid om een businesscase voor overname van Intervence te schrijven. Dit geeft JB west een monopoliepositie en zet de Zeeuwse gemeenten voor een voldongen feit.
Het juridisch advies is om niet in te stemmen met overname van Intervence door XX Xxxx, omdat dit ingaat tegen het uitgangspunt van mededinging en het gelijkheidsbeginsel. Omdat veiligheid en continuïteit van zorg van het grootste belang zijn, is bekeken hoe de juridische risico’s van overname enigszins beperkt kunnen worden.
Het advies is daarom gebruik te maken van de zogenoemde vrijwillige transparantie vooraf. Dit is niet opgenomen in de businesscase van XX xxxx. Vrijwillige transparantie is echter in het belang van beide partijen. Hierbij krijgt de markt middels een vooraankondiging de gelegenheid om bezwaren kenbaar te maken en beperkt mogelijk de juridische risico’s. Dit heeft wel als gevolg dat XX xxxx niet eerder dan 1 oktober 2021 met Intervence kan fuseren in JB west Zeeland. Nadat de Bestuurscommissie op 12 mei een besluit heeft genomen, kan het voornemen gepubliceerd worden. Vervolgens kan dan in principe vanaf 4 juni 2021 gegund worden aan JB west Zeeland, dus nadat alle Zeeuwse gemeenteraden budget beschikbaar hebben gesteld.
Zie bijlage 4 voor de juridische onderbouwing.
Financiën:
Met betrekking tot financiën is het advies om niet in te stemmen met overname van Intervence door XX xxxx vanwege de hoogte van de financiële risico’s. Omdat veiligheid en continuïteit van zorg van het grootste belang zijn, is bekeken wat de financiële gevolgen van zowel accepteren als niet accepteren van de businesscase van XX xxxx zijn en hoe we die zoveel mogelijk kunnen beperken.
Accepteren businesscase
Eenmalig
- Claims à € 210.000.000 (is een maximumpositie);
- Transitiekosten € 3.800.000;
- Risicobuffer à € 750.000 (Overige GI’s);
- Harmonisatie tarieven1 alle GI’s à € 240.000 – 395.000. Waarvan reeds circa
€ 185.000 in de transitiekosten van € 3.800.000 is opgenomen (pagina 7 van de businesscase).
Daar bovenop komen de kosten voor het kwijtschelden van de schulden die Intervence de afgelopen jaren heeft opgebouwd. Overigens geldt dat ook in de situatie dat Intervence failliet zou gaan of zou worden geliquideerd. Het zijn dus geen extra kosten die samenhangen met deze businesscase.
Structureel
- De komende 5 jaar wordt € 7 miljoen betaald zonder enige invloed op wat hiervoor wordt geleverd. Veel gemeenten hebben te maken met een taakstelling in het Sociaal Domein (waaronder Jeugdwet).
- Als er meer zaken in het vrijwillig kader kunnen blijven zonder op te hoeven schalen naar het gedwongen kader zoals wij graag willen, dan stijgen de kosten in het vrijwillig kader terwijl die in het gedwongen kader niet dalen. Het financi:ele effect in euro’s is op dit moment lastig in te schatten.
1 T.o.v. de huidige situatie kent het effect van Harmonisatie van tarieven een structureel verloop.
Niet accepteren van de businesscase
Eenmalig
- In ieder geval € 1,2 miljoen aan achtergestelde lening, naar de reeds aanwezig zijnde schuld van Intervence aan de Zeeuwse gemeenten van circa € 1,5 miljoen.
Zie bijlage 5 voor de financiële onderbouwing.
Uitvoering/Planning
De ambtelijke kopgroep begeleidt het besluitvormingsproces.
Communicatie:
Om de regie zelf in handen te houden, vindt communicatie direct plaats nadat de Bestuurscommissie op 12 mei een besluit heeft genomen. Daarbij hanteren we de volgende uitgangspunten:
• Er zijn verschillende belanghebbenden en zij worden op het juiste moment meegenomen in de voortgang. Ontwikkelingen gaan snel en er moet daardoor ook snel, maar vooral zorgvuldig geschakeld worden tussen alle partijen. Interne en externe communicatie zijn op elkaar afgestemd. Intern (colleges, gemeenteraden) gaat voor extern. Ook in de externe communicatie wordt de juiste volgorde betracht: eerst direct betrokkenen zoals medewerkers GI’s, cliënten, Ministerie, JA, Inspecties, GI’s, daarna media.
• Pro-actief, open en transparant communiceren op basis van feiten. Meenemen in proces en duiding geven over vervolg.
• Woordvoeringslijn vooraf afstemmen met XX xxxx, Intervence en het ministerie van J&V, met begrip en erkenning van elkaars rollen en verantwoordelijkheden.
Zie bijlage 6 voor de communicatiekalender op 12 mei, woordvoeringslijn en persbericht.
Bijlagen:
De juridische en financiële gevolgen van het onrechtmatig handelen worden door de adviseurs als zeer risicovol beoordeeld. Daarom is het advies om een aantal bijlagen, met bedrijfsgevoelige informatie als onderbouwing, als vertrouwelijk te behandelen. Dit betreft bijlagen 3 en 4.
Proces rondom dit advies:
Medewerkers van verschillende Zeeuwse gemeenten, de programmamanager Jeugd, de directeur van de Inkooporganisatie en de advocaat van de Inkooporganisatie hebben gezamenlijk in adviesgroepen de bouwstenen opgesteld die aan de basis van dit advies liggen.
Planning
Ambtelijke kopgroep: donderdag 6 mei 2021
Bestuurlijke kopgroep: vrijdag 7 mei 2021
Transformatieoverleg jeugd: maandag 10 mei 2021
Bestuurscommissie: woensdag 12 mei 2021
Bijlage 1. Business case Jeugdbescherming west Zeeland
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
April 2021
Raad van Bestuur Jeugdbescherming west 15 april
Dit document is met veel zorgvuldigheid in een korte tijd tot stand gekomen. Gezien de aard van het document vragen wij uw terughoudend te zijn in het verspreiden (slechts op basis van ‘need tot know’). Dit document bevat geen contractuele verbindingen voor Jeugdbescherming west. Mochten er vragen zijn over de inhoud of de gebruikte uitgangspunten vragen wij u met ons contact op te nemen.
1. Introductie en management samenvatting 3
1.1........Introductie 3
1.2........Waar staan we in het proces? 4
1.3........Management samenvatting transitieperiode 5
1.4........Managementsamenvatting contractering 2022 6
1.5........Samenvatting van (strategische) risico’s 7
1.6........Afsluitend 8
2. Uitwerking business case 10
2.1........Opbouw 10
2.2........Financiële uitgangssituatie 10
2.3........Nieuwe structuur door te kiezen voor bestuurlijke fusie 11
2.4........Reguliere exploitatiekosten 2021 12
2.5........Transitieplan 14
3. Exploitatie 2022 17
3.1........Inleiding 17
3.2........Ontwikkeling maatregelen in tijd 17
3.3........Toelichting op onze werkwijze 18
3.4........Samenwerking met de wijk- en jeugdteams 20
3.5........Vaart in Veiligheid 21
3.6........Samenwerking in inzet zorgaanbod 22
3.7........Vitale organisatie/medewerkers 22
3.8........Concept-begroting 2022 23
4. Overige onderwerpen 26
4.1........Opstellen detailplannen van aanpak 26
4.2........Belangrijkste strategische risico’s 28
4.3........Wie hebben we betrokken bij deze business case 29
Bijlagen:
Bijlage 1 Financieel historisch perspectief 2015-2020 30
Bijlage 2 Financiële positie per 31 december 2020 31
Bijlage 3 Mobiliteitsplan 33
Bijlage 4 Overgang naar IT-infrastructuur JB west 36
Bijlage 5 Vitaliteit personeel 38
Bijlage 6 Toetsingskader inspectie 40
Bijlage 7 Toekomstige huisvesting(vertrouwelijke bijlage) 41
1. Introductie en management samenvatting
Op 12 februari jl. heeft Jeugdbescherming west het verzoek gekregen om een onderzoek uit te voeren naar een mogelijke overname van de activiteiten van de Stichting Intervence. Deze rapportage is een uitwerking van fase 1 van de aanpak van het transitieproces, zoals we hebben beschreven in onze brief van 11 september 20201.
De reden dat wij op dit verzoek zijn ingegaan is dat wij graag willen dat Zeeland een robuuste jeugdbeschermingsorganisatie heeft. Dat de kwaliteit en het behoud van de professionals, waar Intervence de afgelopen jaren in heeft geïnvesteerd, wordt voortgezet, dat de gezinnen dezelfde professionals behouden en we daarmee de zorgcontinuïteit borgen en dat we de innovaties die in Zeeland gaande zijn, zoals Vaart in Veiligheid, verdiepen en continueren. Last but not least, de professionals van Intervence zijn getraind in dezelfde methodiek (Funtional Family Parole (FFP)) als JB west en dat betekent dat we methodisch aansluiten en elkaar kunnen versterken.
De gehele business case is vanuit deze waarden opgesteld.
Deze uitwerking van fase 1 geeft een oplossing voor de Zeeuwse gemeenten om op structurele wijze te komen tot een kwalitatief goede en betaalbare regionale jeugdbeschermingsorganisatie die voor de dertien gemeenten zorgt voor de uitvoering van de jeugdbeschermings- en jeugdreclasseringsmaatregelen rondom kwetsbare jongeren en gezinnen. Het borgt daarnaast de blijvende kennisoverdracht naar de wijkteams ter voorkoming van verdere escalaties binnen de gezinnen.
In dit plan worden bovengenoemde activiteiten (via een bestuurlijke fusie) ondergebracht bij Jeugdbescherming west. Hiermee halen de samenwerkende gemeenten ook landelijke kennis en expertise binnen en kunnen via een gemeenschappelijke ondersteuning kosten worden bespaard.
Met dit plan zetten we een streep onder het verleden en maken we een nieuwe start. Niet alleen in financiële zin, maar ook met de regio oppakken van de problemen waar het feitelijk om draait: de gezinnen en jeugdigen die aandacht en zorg nodig hebben. Echter, alleen met een nieuwe naam, een nieuw logo en een nieuw bestuur verandert er nog niets.
Het is niet aan ons om vast te stellen of dit het beste alternatief is. In dit plan geven we geen uitgebreide analyse van het verleden, maar geven we vooral op basis van een financiële analyse een perspectief voor de toekomst waarbij we inzetten op:
• Het behouden van de bestaande relatie tussen gezinnen en jeugdbeschermers.
• Het maximaal faciliteren van de jeugdbeschermers zodat ze inhoudelijk ondersteund worden om op een vitale en kwalitatief hoogstaande wijze te kunnen werken en ontwikkelen. Je kunt immers pas voor een ander zorgen als je voor jezelf zorgt.
• Het steeds doorontwikkelen van onze werkwijze en de samenwerking in de keten, zoals Vaart in Veiligheid. (Paragraaf 3.5)
• Het met perspectief en behoud van de continuïteit van de ondersteunende functies; deze enerzijds ombouwen en anderzijds afbouwen en centraliseren. Zodat deze weer past bij het nieuwe perspectief en het volume aan werk.
• Een goed, transparant en voorspelbaar financieel beheer.
1 Brief d.d. 11 september met ref 2020.699 RvB/NM inzake Reactie op GI-functie in Zeeland.
De voorliggende business case past binnen de huidige afspraken en bedrijfsvoering zoals deze is uitgewerkt met onze bestaande inkoopregio’s. We zouden dan ook graag zien dat de dertien gemeenten in Zeeland aansluiten bij ons bovenregionale bestuurlijke netwerk zodat daar naast transparantie tussen alle partijen ook innovatieve ideeën met elkaar gedeeld kunnen worden.
1.2. Waar staan we in het proces?
In genoemde brief van 11 september 2020 hebben wij aangegeven dat we in dit transitieproces onderstaande vier belangrijke stappen zien:
1. De financiële consequenties in beeld brengen op basis van een business case en een integraal stappenplan (periode van 6 weken na start formele opdracht).
2. Gezamenlijke uitwerking in deelplannen (periode van 6 weken na principe overeenstemming stap 1).
3. Implementatie binnen de bestaande organisatie.
4. Overdracht van verantwoordelijkheid welke samengaat met de wijziging van de naam Intervence naar Jeugdbescherming west Zeeland en vastlegging in nieuwe contractafspraken.
Met het opleveren van deze business case hebben we stap 1 afgerond.
Op dit moment zijn er vijf onderwerpen die mogelijk op een kritiek tijdpad liggen. Het gaat hierbij om de volgende onderwerpen:
• De totale en bindende afspraken over de bestuurlijke fusie kunnen wat ons betreft pas plaatsvinden als wij voldoende zekerheid hebben over de aanbesteding en subsidieafspraken voor 2022 en volgende jaren. De ervaring leert dat dergelijke trajecten al snel een lange doorlooptijd hebben.
• Het afstemmen van het mobiliteitsplan (als uitwerking van het sociaal plan) vraagt tijd met vakbonden, instemming van de OR en afstemming met de cliëntenraad. Hiervoor is minimaal zes weken nodig. Xxx dat vraagt besluitvorming vóór uiterlijk 15 mei om de beoogde fusiedatum van 30 juni 2021 te halen.
• Er heeft zich een interessante onderverhuurder gemeld voor een belangrijk deel van leegstand in het pand in Middelburg. Besluitvorming moet voor 1 mei plaatsvinden.
• Door het digitaliseren van de rechtspraak moet het huidige cliëntinformatiesysteem (IJ) voor 1 september omgezet zijn naar WIJZ. Hiertoe moeten we uiterlijk 1 juli starten met de conversie. Alternatieven zijn omslachtig in de uitvoering en niet wenselijk.
• Mogelijke benodigde toestemming van het ACM en/of NZa voor de bestuurlijke fusie. Vooralsnog gaan we er van uit dat hiervan geen sprake van zal zijn omdat niet voldaan wordt aan de grootte criteria (totale omzet blijft onder de € 55 miljoen en Intervence heeft een omzet die lager is dan € 10 miljoen).
In fase 2 zien we in ieder geval twee belangrijke toets momenten om deze business case verder te valideren:
• We zullen onze externe jurist en fiscalist vragen om een juridische en fiscale due diligence uit te voeren om vast te stellen dat er geen materiële contractuele en andere juridische en fiscale2 risico’s aanwezig zijn bij Intervence. Voor een dergelijk onderzoek is het van groot belang dat de benodigde documentatie en personen aan de zijde van Intervence snel en efficiënt beschikbaar zijn;
• We geven u het advies om een onafhankelijke accountant te selecteren die, gegeven de afspraken die wij maken, zich een oordeel vormt over de eindbalans per 30 juni 2021. Wij
2 Fiscale risico's kunnen zijn gelegen in de vennootschapsbelasting, de omzetbelasting en de loonbelasting en werknemersverzekeringen, schenkbelasting en overdrachtsbelasting.
merken op dat Intervence en Jeugdbescherming west gebruikmaken van hetzelfde accountantskantoor en partner.
Graag bespreken met we met u welke maatregelen en afspraken we op dit moment kunnen maken
om deze risico’s te vermijden, op te lossen of te accepteren.
1.3. Management samenvatting transitieperiode
Bij het realiseren van deze oplossing is Jeugdbescherming west zich ervan bewust dat het beschikbare geld voor de jeugdzorg als gevolg van opgelegde taakstellingen en andere beleidskeuzes bij alle gemeenten schaars is. Wij begrijpen dat de 13 gemeenten zicht willen hebben op een zinnige, waarde-gedreven en transparante besteding van middelen. Deze begrijpelijke behoefte van de gemeenten sluit, zonder zorgvuldige afstemming, niet zonder meer aan bij onze wens naar meer ruimte voor de professional, minder administratieve lasten en financiële weerbaarheid. Wij zien het als onze gezamenlijke verantwoordelijkheid om dit vraagstuk en de daarbij horende dilemma’s met elkaar, als GI en de gemeenten, op te pakken.
Inrichtingskeuzes
In de voorliggende business case hebben wij twee inrichtingskeuzes gemaakt. Indien er besloten
wordt tot een andere keuze heeft dit invloed op de berekende bedragen en risico’s.
1. Gezien de bestuurlijke complexiteit van het op korte termijn verkopen van het pand aan de Roozenburglaan (Middelburg) hebben wij gekozen om dit pand voorlopig te behouden en noodzakelijk achterstallig onderhoud te gaan uitvoeren.
2. We hebben, op basis van een afweging van vooral de risico’s voor cliënten en medewerkers, gekozen voor een bestuurlijke fusie en niet voor het oprichten en overdragen van activiteiten naar een nieuwe stichting. Om aanvullende zekerheid te krijgen op mogelijk onbekende juridische aansprakelijkheden zullen wij in fase 2 alleen een juridische en fiscale due diligence laten uitvoeren.
Graag bespreken we met u of u zich kunt vinden in bovengenoemde uitgangspunten rondom het pand en de keuze voor een bestuurlijke fusie.
Realiseren van synergievoordelen en berekenen verlies tot 31 december 2021
De belangrijkste overweging om de JB west groep te vragen deze overname te onderzoeken is gelegen in het feit dat wij een GI zijn met een grotere omvang. De JB west groep is in staat de indirecte kosten (overhead) te verlagen als gevolg van schaalvoordelen bij inkoop van algemene diensten en het gezamenlijk gebruik maken van een opgebouwde en bestaande kennis- en IT- infrastructuur.
In paragraaf 2.2 berekenen we dat een besparing van circa € 1,2 miljoen op de kosten noodzakelijk is. Deze € 1,2 miljoen gaat in de business case gerealiseerd worden door:
• Op het primaire proces een besparing te realiseren van circa € 0,2 miljoen doordat verzuim
en verloop in 2022 berekend is op onze normen.
• Een besparing op indirecte kosten te realiseren van € 1,0 miljoen welke in onderstaande
tabel is samengevat.
Indirecte kosten (x €000) | 2020 | 2022 | Beoogde Besparing | Eenmalige kosten |
Indirecte personeelskosten3 | 1.333 | 860 | 473 | 360 |
IT-integratie | 718 | 326 | 392 | 635 |
Huisvestingskosten (inclusief onderverhuur) | 201 | 189 | 12 | 250 |
Overige bedrijfskosten | 432 | 271 | 161 | 267 |
Subtotaal | 2.684 | 1.646 | 1.038 | 1.512 |
Verlies 2021 | 952 | |||
Totaal | 2.464 |
tabel 1 Totaaloverzicht besparing indirecte kosten en te maken éénmalige transitiekosten
Overbrugging van lopende verliezen tot 31 december 2021
Omdat pas in de tweede helft van 2021 de eerste besparingen zichtbaar worden in de exploitatie hebben wij in paragraaf 2.2 berekend dat het verlies in 2021 lager zal zijn dan 2020, maar nog altijd circa - € 0,95 miljoen zal bedragen (- € 0,58 miljoen in periode januari – juni 2021 en - € 0,37 in periode juli – december 2021).
Graag krijgen we de bevestiging dat, in het verlengde van de overbruggingsovereenkomst, u dit verlies tot 30 juni 2021 zult afrekenen met de huidige organisatie (Intervence) en dat wij (Jbwest) volledig worden gecompenseerd voor de te maken transitiekosten en het verlies in de periode juli tot en met december 2021.
1.4. Managementsamenvatting contractering 2022
In hoofdstuk 3 geven wij u een beeld van de nieuwe GI Jeugdbescherming west Zeeland, zijnde de voortzetting van Stichting Intervence.
Op basis van zowel inhoudelijke (beschikbaarheid in breed gebied) als financiële gronden (noodzakelijk volume om kosten te dekken) komen wij tot een vast omzetvolume van € 7,04miljoen, een niveau dat in 2022 past bij 54 fte jeugdbeschermers.
Ondanks de besparing van € 1,2 miljoen in de directe en indirecte kosten blijft er vooral na integratie een risico aanwezig in de beheersing van de directe kosten. Bij een omzet van € 7,0 miljoen is de organisatie nog steeds zeer kwetsbaar voor risico’s als gevolg van verzuim, verloop en de beschikbaarheid van ervaren of op te leiden jeugdbeschermers. Deze risico's zijn niet in de regio zelf op te vangen.
We hebben daarom een voorstel uitgewerkt om te komen tot een risicobuffer. Dit hadden we in de brief van 11 september 2020 ook al aangekondigd. Hiermee kunnen (kleine) schokken in de bedrijfsvoering opgevangen worden door de Stichting JB west Zeeland zelf.
Wij willen daarom de volgende twee afspraken maken:
- De tarieven voor de wettelijke maatregelen worden per 1 januari 2022 geharmoniseerd naar het niveau van de reeds geharmoniseerde tarieven in onze andere 4 inkoopregio's, inclusief een risico-opslag van 2%. Deze risico-opslag is bedoeld om risico’s op te vangen en, als deze zich niet voordoen, te gebruiken om een extra risicobuffer op te bouwen. Deze
3 Circa € 200.000 van de van de beoogde besparing op indirecte personeelskosten was al eerder ingang gezet
maar niet geëffectueerd doordat betreffende medewerkers langdurig ziek waren.
4 Welke wel jaarlijks wordt geïndexeerd in lijn met de OvA.
geharmoniseerde tarieven gaan na de aanbesteding ook voor de andere gecertificeerde instellingen gelden in deze regio;
- Een beperkte start risicobuffer van 15% van de omzet (budgetratio conform één van de indicatoren in het onderzoek van de Jeugdautoriteit gebaseerd op de norm van het Waarborgfonds) per 1 juli 2021. Deze buffer is ook voor de systeemverantwoordelijke van belang om zekerheid te hebben dat de continuïteit van de wettelijke taak van een regionale GI-functie voor de gehele provincie met beperkt inwonersaantal zeker gesteld is.
Deze risicobuffers vormen één geheel met de gevraagde omzetgarantie van € 7,0 miljoen voor de jaren 2022 tot en met 2026 en moeten in combinatie worden bezien en niet als losstaande elementen.
Om de toekomstige financiële risico's te dekken willen wij over een periode van 5 jaar zekerheid over dit omzetniveau. De samenstelling daarvan over p x q (wettelijke taken) en een subsidiecomponent kan per jaar verschillen. Deze omzetgarantie voor de jaren 2022 tot en met 2026 is onderdeel van de door ons gevraagde risicobuffer en moet in samenhang worden gezien met de 2% risico-opslag in de tarieven en de start risicobuffer in het eigen vermogen (15% van de omzet).
Effect op resultaat 2022
Op basis van bovenstaande uitgangspunten hebben we het verwachte resultaat voor 2022 berekend. Daarbij hebben we er in de tarieven al (zie hoofdstuk 3) rekening mee gehouden dat we de geharmoniseerde tarieven van al onze regio’s hebben overgenomen en laten daarbij het effect van de 2% risico-opslag zien op de tarieven van de maatregelen.
Opbouw verwacht resultaat (bedragen luiden in €000) | 2022 | In % omzet |
Resultaat voor harmonisering | -32 | -0,5% |
Harmonisering | 68 | 1,0% |
Resultaat na harmonisering | 36 | 0,5% |
Risico-opslag 2% (voor met name directe kosten) | 118 | 1,7% |
Verwacht resultaat | 154 | 2,2% |
tabel 2 Opbouw verwacht resultaat
Graag bespreken wij met u dit scenario en mogelijke andere scenario’s. Waarbij, wat ons betreft, ook een afspraak gemaakt kan worden dat als er gedurende een periode minder risico’s zijn opgetreden en het vermogen boven een bepaald niveau komt wij dit verrekenen in de subsidie afrekening van het betreffende jaar.
1.5. Samenvatting van (strategische) risico’s
In paragraaf 4.2 van dit document sluiten we af met een risicoanalyse (inclusief oplossingsrichtingen) op strategisch niveau en benoemen we alle partijen die wij hebben gesproken en betrokken hebben om tot afronding van deze fase te komen.
Samengevat komen wij tot de volgende vijf risico’s:
• Het risico dat bestaande begeleiding bij gezinnen/ jeugdigen van Stichting Intervence wegvalt.
• Het risico dat we in de complexiteit van de regels afdwalen van de bedoeling.
• Het risico dat we als GI en gemeenten onvoldoende samenwerken en daarmee het gezamenlijk doel niet bereiken.
• Het risico dat we de vitaliteit van medewerkers uit het oog verliezen.
• Het risico dat we onduidelijk of onvoldoende communiceren over planning en besluitvorming.
Graag bespreken wij of u onze strategische risico’s herkent en of deze volledig zijn en hoe we samen bewaken dat we deze risico’s kunnen beheersen.
De positieve reacties en de feedback die wij hebben gekregen in alle gevoerde gesprekken maakt dat we nog steeds enthousiast zijn om dit proces tot een succesvol einde te brengen.
Recapitulerend gaat het hierbij dus over de volgende financiële injectie:
(Bedragen x € 1 miljoen) | Bijdrage in kosten | Risico buffer | Totaal |
Eenmalige transitiekosten | 1,5 | 1,5 | |
Dekking verlies januari – juni Intervence | 0,6 | 0,6 | |
Dekking verlies juli – december Stg Jbwest Zeeland | 0,4 | 0,4 | |
Opbouw risicobuffer | 0,3 | 1,0 | 1,3 |
Totaal | 2,8 | 1,0 | 3,8 |
tabel 3 Samenvatting financiële injectie
Indien gekozen wordt voor de variant om het pand te verkopen vóór de bestuurlijke fusie met Jeugdbescherming west wijzigen deze cijfers. Zie hiervoor de nadere toelichting in bijlage 7.
Op basis van de uitwerking van deze business case is het daarom nodig om met elkaar antwoord te geven op onderstaande vragen.
# | Samenvatting vragen |
1 | Graag bespreken we met u welke maatregelen en afspraken we op dit moment kunnen maken om een aantal risico’s die door tijdsdruk ontstaan kunnen vermijden, oplossen of accepteren. |
2 | Graag bespreken we met u of u zich kunt vinden in bovengenoemde uitgangspunten rondom het pand en de keuze voor de bestuurlijke overdracht. |
3 | Graag krijgen we de bevestiging dat, in het verlengde van de overbruggingsovereenkomst, u dit verlies tot 30 juni 2021 zult afrekenen met de huidige organisatie (Intervence) en dat wij (Jbwest) volledig worden gecompenseerd voor de te maken transitiekosten en het verlies in de periode juli tot en met december 2021. |
4 | Om de toekomstige financiële risico’s te dekken willen wij over een periode van 5 jaar zekerheid over een stabiel omzetniveau. De samenstelling daarvan over p x q (wettelijke taken) en een subsidiecomponent kan per jaar verschillen. |
5 | Graag bespreken wij met u op welke wijze de noodzakelijke risicobuffer vormgegeven gaat worden. |
6 | Graag bespreken wij met u of u onze strategische risico’s herkent en of deze volledig zijn en hoe we samen bewaken dat we deze risico’s kunnen beheersen. |
tabel 4: Samenvatting vragen
Deze business case is 1 maand geldig. Na 15 mei zullen wij opnieuw moeten bekijken of de uitgangspunten nog valide zijn. Indien deze datum niet gehaald wordt zullen wij de beoogde overgangsdatum ook van 30 juni moeten verschuiven naar 30 september.
Daarnaast betreft dit document de afronding van fase 1 en moeten we gezamenlijk ook fase 2, zoals beschreven in hoofdstuk 4, doorlopen om te komen tot de contractuele overdracht.
Dit hoofdstuk geeft een overzicht van alle stappen die we hebben genomen om uiteindelijk in 2022 te komen tot een kwalitatief en financieel beheersbare GI in Zeeland.
Startsituatie (par. 2.2)
Exploitatie 2021
(par 2.3)
Transitieplan (par 2.4)
Exploitatie 2022
(hfd 3)
Afbeelding 1 Fases in business case
We hebben er op dit moment voor gekozen om voor de berekeningen de feitelijke overgangsdatum van 30 juni 2021 te kiezen. In onze onderliggende modellen is het mogelijk om dit te verschuiven naar bijvoorbeeld 30 september of 31 december 2021. Onze doelstelling is om de transitie- en overbruggingsfase zo kort mogelijk te houden teneinde een voortzetting van de huidige verliesgevende situatie zo beperkt mogelijk te houden en zo snel mogelijk tot een financieel stabiele situatie te komen.
2.2. Financiële uitgangssituatie
Historisch perspectief
In bijlage 1 van dit document hebben wij de jaarrekeningen van Intervence over de jaren 2015 – 2020 naast elkaar gezet. De daaruit afgeleide ontwikkeling van exploitatie, resultaat en weerstandsvermogen in miljoenen wordt zichtbaar in onderstaande grafieken.
Resultaat | Exploitatie | Weerstandsvermogen | |||||
1,0 | 12,5 | 2,5 | |||||
0,5 - | 10,0 7,5 | Opbrengst | 2,0 1,5 | ||||
Na extra | Norm 15% | ||||||
(0,5) (1,0) | bijdrage IJZ | 5,0 | Dir personeel | 1,0 0,5 | |||
(1,5) (2,0) | 2,5 - | Indirecte kn | - (0,5) | ||||
15 16 17 18 19 20 | 15 16 17 18 19 20 | 15 16 17 18 19 20 | |||||
grafiek 1 grafiek 2 grafiek 3
In grafiek 1 is zichtbaar dat vanaf 2017 een structureel verlies van circa € 1,2 miljoen per jaar is
geleden door Intervence. De incidentele instandhoudingsbijdrage in 2019 (€ 0,8 miljoen) en 2020 (€
0,6 miljoen) vanuit IJZ waren niet toereikend om een verlies volledig te dekken.
In grafiek 2 wordt zichtbaar dat alleen de directe kosten (via sturing op caseload) hebben meebewogen met de (dalende) omzet. Door de lagere omzet in combinatie met de gelijkblijvende (door incidentele posten zelfs een licht stijgende) indirecte kosten is er een structureel verlies ontstaan.
Daarmee wordt zichtbaar in grafiek 3 dat het weerstandsvermogen jaarlijks steeds verder gaat afwijken van de norm van 15% van de omzet en in 2020 (- € 0,3 miljoen) zelfs negatief wordt.
De opdracht waar we gezamenlijk voor staan is een scenario uit te werken in de vorm van een
bestuurlijke fusie met een grotere GI waarmee schaalvoordelen (minimaal € 1,2 miljoen) kunnen worden gerealiseerd met behoud van de lokale verbinding en noodzakelijke centrale ondersteuning zodat een regionale GI-functie in Zeeland in stand kan worden gehouden.
Vergelijking met kostprijsnormen
Sinds het uitgevoerde kostprijsonderzoek door Berenschot (juni 2018) volgen wij (Jeugdbescherming west) jaarlijks de opbouw en ontwikkeling in onze kostprijs (exclusief risico- en vermogensopslag). Als we deze kostprijsnorm doorrekenen op het omzetniveau 2015 en 2020 van een zelfstandig
Intervence wordt direct zichtbaar dat er door de omzetdaling € 1,2 miljoen dekkingsverlies is
ontstaan op de indirecte kosten.
Bedragen x € 1 miljoen | Norm | Vergelijking 2015 | Vergelijking 2020 | ||||
In % | Norm | Werk | Afwijk | Norm | Werk | Afwijk | |
Omzet | 100,0 % | 10,5 | 10,5 | 0,0 | 6,6 | 6,6 | 0,0 |
Directe personele kosten | 70,6 % | 7,4 | 6,8 | 0,6 | 4,7 | 4,6 | 0,1 |
Sub totaal | 29,4 % | 3,1 | 3,7 | 0,6 | 1,9 | 2,0 | 0,1 |
Indirecte personele kosten | 13,8 % | 1,4 | 1,2 | 0,2 | 0,9 | 1,3 | -0,4 |
Indirecte overige kosten (+ afschr. kosten) | 15,6 % | 1,7 | 2,0 | -0,3 | 1,0 | 1,9 | -0,9 |
0,0 % | 0,0 | 0,5 | 0,5 | 0,0 | -1,2 | -1,2 | |
tabel 5 Opbouw kostprijs in procenten
Niveau indirecte kosten
De indirecte personeelskosten van een GI kennen een ondergrens die niet afhankelijk is van een bepaald omzetniveau. Relatief (hoogopgeleide) deskundigen zijn nodig omdat, naast het normenkader dat het Keurmerkinstituut (KMI) toetst, een GI aan strikte (wettelijke) eisen moet voldoen. Denk bij de bedrijfsprocessen aan informatiebeveiliging volgens NEN 7510, AVG, ARBO, CAO, Wet Poortwachter en CBS-rapportages en bij de financiële aspecten aan BW 2 Titel 9 inzake jaarverslag en jaarrekening, DIGIMV, Governance Code zorg, aanbestedingsregels, Wet UBO, CBS- cijfers. Daarnaast is het noodzakelijk dat de jeugdbeschermers worden ondersteund bij opleiding, intervisie, juridische zaken, vermogensbeheer van pupillen, omgang met social media, omgang met agressie, mediation, klachtenbemiddeling en bij tuchtzaken van het SKJ. Al deze noodzakelijke functies vragen een diversiteit aan (relatief hoogopgeleide) deskundigheid ter ondersteuning van onze professionals in het primaire werkveld.
Besparing op overige indirecte kosten is voor een GI alleen mogelijk door schaalvoordelen te realiseren bij inkoop en hier het voordeel te hebben dat bepaalde vaste kosten niet afhankelijk zijn van een zeker omzetniveau.
2.3. Nieuwe structuur door te kiezen voor bestuurlijke fusie
In onze business case gaan we ervan uit dat de Stichting Intervence door een wisseling van Raad van Bestuur en Raad van Toezicht en daaropvolgende statutenwijziging onderdeel wordt van Jeugdbescherming west. De daar onder vallende stichtingen zijn zelfstandige entiteiten en worden door de wet als groep beschouwd omdat er sprake is van één Raad van Bestuur en één Raad van Toezicht.
Jeugbescherming west
Zeeland
Jeugbescherming west
Beleid & Bedrijfsvoering
Jeugdbescherming west
Zuid Holland
Jeugd bescherming west
Haaglanden
Jeugdbescherming west
Figuur 1 Overzicht juridische structuur
Al onze stichtingen zijn recent vrijgesteld van vennootschapsbelasting omdat aangetoond is dat er geen winststreven is. De fiscale eenheid voor btw zal worden uitgebreid met Jeugdbescherming west Zeeland. Alle beleid- en bedrijfsvoeringsactiviteiten worden uitgevoerd in een aparte (bestuurs)stichting en op basis van de omzet worden deze kosten met vaste percentages doorbelast aan de uitvoerende stichtingen. Medewerkers hebben een arbeidscontract per stichting. Er wordt op het niveau van Jeugdbescherming west één jaarverslag en één geconsolideerde jaarrekening uitgebracht naast het feit dat iedere stichting zijn eigen jaarrekening met accountantsverklaring heeft.
De verschillende gevolgen van een bestuurlijke fusie ten opzichte van het oprichten van een nieuwe stichting (waarna activiteiten via een zogenaamde activa-passiva transactie worden overgedragen) hebben wij onderstaand op een rij gezet:
Bestuurlijke fusie met bestaande entiteit | Oprichten en overdragen |
• Geen effect voor gezinnen (rondom afgegeven beschikkingen rechtbank) • Arbeidsrechtelijk blijft al het personeel in dienst en moet conform CAO zelfstandig mobiliteitsplan worden gemaakt. • Wat langere transitieperiode nodig als contracten niet opgezegd kunnen worden. | • Juridisch vraagstuk of alle beschikkingen in bulk gemandateerd moeten worden of dat deze een voor een omgezet moeten worden. • Nemen alleen beschreven risico’s over de rest blijft achter in oude Stichting. Dit vraagt minder onderzoek maar meer juridische beschrijving van feiten. • Snel “opnieuw” beginnen. Want niet bruikbare verplichtingen blijven achter. • Extra kosten faillissement (curator) afbouw en direct nemen van verliezen (bijv. bij niet overnemen eigendom pand). • De bestaande stichting verdwijnt na faillissement en er berust bij de gemeente dan een (juridische) verplichting de resterende schulden af te financieren. Bij overname zijn daar aanvullende afspraken voor nodig zodat anderen niet benadeeld worden. |
2.4. Reguliere exploitatiekosten 2021
De maatregelen die in paragraaf 2.5 beschreven zijn moeten ervoor zorgen dat het verlies per maand gaat afnemen naar een licht positief resultaat in 2022. Onderstaand is zichtbaar hoe de indirecte kosten vanaf 1 juli gaan afnemen.
80 | 133 | 96 | 94 | 72 | 100 | 87 | 82 | 90 | 48 | 36 | 33 |
Intervence juli - sept okt-dec
J A N F EB R M R T A P R M E I J UN I J UL I A U G S EP T O K T NOV D EC
tabel 6 Maandelijks geprognotiseerd verlies (hogere verlies in februari komt door minder productie dagen)
(bedragen X €000) | Prognose jan – juni | Prognose juli -sept | Prognose okt-dec | Totaal 2021 |
Operationeel verlies | 575 | 259 | 118 | 952 |
Gemiddeld per maand | 96 | 86 | 39 |
tabel 7 Resultaatontwikkeling per fase in 2021
We hebben op basis van ons financiële model een prognose gemaakt van resultaat over 2021. Deze hebben we voor de periode januari – februari getoetst bij de financiële administratie van Intervence. We zien over 2021 een lichte daling van de kosten in de periode juli – sept, maar pas na oktober wordt de daling zichtbaar door het mobiliteitsplan. Het effect van de IT-besparing wordt pas echt zichtbaar in 2022.
In deze exploitatie voor het eerste halfjaar is uitgegaan van:
• Een stabiele ontwikkeling van wettelijke maatregelen in combinatie met een lineaire afname van de preventieve maatregelen van 104 in januari naar 79 in juni waarmee de reguliere p x q financiering door IJZ als opbrengst is afgenomen.
• De formatie is conform onze normen gecorrigeerd voor een hoger verzuim (8% i.p.v. 4,65%) voor zover dit niet in de voorziening langdurige zieken is opgenomen. Alsmede een hoger verloop van jeugdbeschermers (15% in plaats van onze norm van 10%).
• De huidige verplichtingen rondom IT, facilitair en overige bedrijfsvoering voor zowel het personeel als externe verplichtingen conform de indeling van Intervence.
Kostensoort (x €000) | Prognose jan -juni | Ref 50 % 0000 | ||
Xxxxxxxxxxx0 | 3.212 | 3.305 | ||
Directe personeelskosten | 2.300 | 2.327 | ||
Indirecte personeelskosten | 553 | 634 | ||
Overige directe kosten | 150 | 138 | ||
Cliëntgebonden kosten | 82 | 81 | ||
Algemene bedrijfskosten + rente lasten | 630 | 651 | ||
Afschrijving materiële vaste activa | 72 | 84 | ||
3.787 | 3.915 | |||
Resultaat | -575 | -610 | ||
tabel 8 Berekening van de exploitatiekosten jan – juni
5 In de opbrengsten vergelijking 2020 is geen rekening gehouden de extra bijdrage van de gemeente van €
606.000 x 50%.
Met de start van Jeugdbescherming west Zeeland start ook de fase van integratie in het kwaliteitsmanagementsysteem en de bedrijfsvoering van de afdeling Beleid & Bedrijfsvoering van Jeugdbescherming west. Dit is in deze fase vormgegeven middels een mobiliteitsplan, een IT- integratieplan, een huisvestingsplan en overige inkoopbesparingen. De integratie van het kwaliteitsmanagementsysteem volgt in de daarop volgende fase. Onderstaand is zichtbaar dat een besparing van € 1,0 miljoen mogelijk is.
Indirecte kosten | 2020 | 2022 | Beoogde Besparing | Eenmalige kosten |
Indirect personeelskosten6 | 1.333 | 860 | 473 | 360 |
IT-integratie | 718 | 326 | 392 | 635 |
Huisvestingskosten (inclusief onderverhuur) | 201 | 189 | 12 | 250 |
Overige bedrijfskosten | 432 | 271 | 161 | 267 |
Sub totaal | 2.684 | 1.646 | 1.038 | 1.512 |
tabel 9 Besparingsmogelijkheden op indirecte kosten.
Mobiliteitsplan (afname indirecte formatie)
Met de overname van Intervence door XX xxxx zal de organisatiestructuur van Intervence worden aangepast naar het model van XX xxxx. De nieuwe organisatiestructuur zal geen impact hebben op de ondersteuning en begeleiding van gezinsmanagers/jeugdbeschermers en gedragsdeskundigen/gedragswetenschappers.
In bijlage 3 zijn de contouren van het mobiliteitsplan uitgewerkt waarbij in tabel 24 is berekend dat er jaarlijks € 473.000 bespaard wordt op de indirecte formatie. Hiertoe worden de functies van zes (met name management) medewerkers opgeheven. De betreffende activiteiten worden overgenomen door bestaande functies bij B&B van JB west. Om dit plan uit te voeren is een éénmalige investering nodig zoals berekend in Tabel 25 van € 360.000.
We hebben de hoofdlijnen van het mobiliteitsplan overlegd met de vakbond FNV en ze kunnen zich daar goed in vinden. Doordat al geanticipeerd is om nieuwe medewerkers alleen een tijdelijk contract te geven blijft het aantal gedwongen ontslagen beperkt. We bieden daarnaast een vijftal medewerkers een gelijke baan aan bij JB west. We moeten dan alleen gedwongen afscheid nemen van drie RvB/MT leden. Deze zijn ieder door ons op de hoogte gesteld en begrijpen deze keuze.
Overgang naar IT-infrastructuur van XX xxxx
Met de overgang naar JB west zal ook de gehele IT-infrastructuur overgaan naar JB west. We hebben vastgesteld dat er op dit moment de overgang van cliëntregistratiesysteem IJ/GGW naar nieuw (landelijk systeem) WIJZ is bevroren en dat er ook achterstanden zijn in vervangen van laptops en dergelijke.
In bijlage 4 hebben we het IT-integratieplan uitgewerkt. Na afronding van het plan kunnen alle medewerkers van Intervence tijd- en plaats-onafhankelijk werken in de beveiligde infrastructuur van XX xxxx. Deze infrastructuur wordt eind van 2021, mede ondersteund door FOX IT en Microsoft Nederland, voorgedragen voor een externe NEN 7510-certificering. Daarmee voldoet deze omgeving aan de hoge kwaliteitseisen zoals voorgeschreven door de Inspectie (IGJ), Jeugdzorg Nederland en Ministerie van VWS.
6 Circa € 200.000,- van de beoogde besparing op indirecte personeelskosten was al eerder ingang gezet maar niet geeffectueerd doordat betreffende medewerkers langdurig ziek waren.
In Tabel 26 van deze bijlage hebben we een samenvatting opgenomen van de noodzakelijke investerings- en transitiekosten ad € 480.000. Daarbij hebben wij ook vastgesteld dat we van de in de balans opgenomen post ad € 196.000 in verband met de overgang van het cliëntregistratiesysteem IJ naar WIJZ € 155.000 in één keer moeten afschrijven. Met de eenmalige investerings- en
transitiekosten kan een besparing van € 392.000 worden gerealiseerd per jaar. Jeugdbescherming west neemt de systeembeheerder van Intervence over maar de tijdelijke medewerker automatisering niet.
Onderdeel (bedragen x €000) | 2020 | 2022 | Besparing |
Inhuur persoon | 240 | 10 | 230 |
Inzet personeel B&B | 0 | 100 | -100 |
Generieke licenties | 176 | 40 | 136 |
Applicatie licenties | 123 | 40 | 83 |
WIJZ jaarlijkse bijdrage | 109 | 83 | 26 |
Sub totaal | 648 | 273 | 375 |
Lease/ afschrijvingskosten IT | 70 | 53 | 17 |
Totaal | 718 | 326 | 392 |
tabel 10 Besparing op de reguliere ICT kosten
De besparing wordt gerealiseerd door het niet inhuren van expertise bij derden en schaalgrootte waarbij in veel licenties na een basisbedrag staffels worden gehanteerd.
Huisvesting
In de vertrouwelijke bijlage 77 hebben we voor het eigendomspand in Middelburg het scenario uitgewerkt van het wel of niet overnemen van het pand. We hebben in de business case het minst complexe scenario uitgewerkt, dat we het pand meenemen en achterstallig onderhoud gaan uitvoeren. Het alternatieve scenario is dat wij geen eigenaar worden en dat het pand voor de bestuurlijke fusie is afgerond, is verkocht. Dit alternatieve scenario heeft een beperkt positief effect op onze exploitatie, maar betekent wel een materiële verbetering van het vermogen en de liquiditeit.
Overzicht van effecten (bedragen x €000) | Pand niet naar JB west | Pand wel in overdracht |
Verbetering vermogenspositie | 566 | 0 |
Verbetering liquiditeitspositie | 711 | 0 |
Eenmalige transitiekosten | Pm | 250 |
Structurele exploitatiekosten | 168 | 156 |
tabel 11: Samenvatting scenario keuzes eigendom pand in Middelburg
In de bijlage geven wij ook aan dat het in beide scenario’s financieel verstandig is om op korte termijn zaken te doen met een partij die graag een aanzienlijk deel wil huren voor een periode van 2 tot 3 jaar.
Overige bedrijfskosten
Op deze kosten posten kan ook synergie worden gehaald in abonnementen, accountant en advieskosten. We schatten in dat deze synergie pas in 2022 gerealiseerd kan worden. We hebben op
7 In verband met mogelijke strategische informatie voor mogelijke kopers en onder huurders is deze bijlage als vertrouwelijk bestempeld en geen standaard onderdeel van de business case.
dit moment nog geen aanpassing gedaan in het telefooncontract. Dit is een langjarig contract waarbij ook goed gekeken moet worden naar dekking van bereik in de regio8.
Onderdeel (bedragen x €000) | 2020 Intervence | 2022 | Besparing |
Telefoonkosten (+data) | 168 | 115 | 53 |
Accountant | 57 | 15 | 42 |
Advieskosten | 51 | 0 | 51 |
Overige kosten | 155 | 141 | 14 |
Totaal | 431 | 271 | 160 |
tabel 12 Besparing over overige bedrijfskosten en indirecte personeelskosten.
In de telefoonkosten 2020 zit ook de aanschaf van nieuwe devices en eenmalige extra data kosten in verband met Corona. Onder de overige kosten zijn onder andere de volgende categorieën opgenomen: porti, kantoorbenodigdheden, copiers, verzekeringen, leden bijdrage Jeugdzorg Nederland en cliëntenraad opgenomen.
Uitvoering transitieplan
Om de gehele transitie ook in goede banen te leiden is het ook noodzakelijk dat er budget beschikbaar is om dat uit te voeren. Op basis van onze huidige inschatting hebben we de volgende kosten begroot.
Onderdeel (bedragen x €000) | € |
Implementatie bestuurlijke fusie | 117 |
Training driehoek (zie paragraaf 3.3) | 50 |
Advies en onvoorziene kosten | 100 |
267 |
tabel 13: Overige transitiekosten
8 Wordt meegenomen in vervolg onderzoek.
In het jaar 2022 realiseren we met de genoemde transitie naar de stichting Jeugdbescherming west Zeeland een stabiele, financieel onafhankelijke gecertificeerde instelling, die onderdeel uitmaakt van de Jeugdbescherming west groep. De JB west groep bestaat verder uit stichting Jeugdbescherming west Haaglanden (GI), stichting Jeugdbescherming west Zuid-Holland (GI) en stichting Jeugdbescherming west Beleid & Bedrijfsvoering (ondersteunende diensten).
Een GI wordt van overheidswege gecertificeerd om maatregelen in het kader van de jeugdreclassering en jeugdbescherming te mogen uitvoeren. Een GI is derhalve géén jeugdhulpaanbieder en géén private zorgpartij die op een markt actief is. Wij interveniëren en begeleiden in opdracht van de gemeenten gezinnen in situaties die gaan over de acute en blijvende veiligheid van kinderen. Dit is een maatschappelijke opdracht die is ingebed in een juridische opdracht van de rechter.
We vinden het voor het realiseren en vasthouden van de veiligheid belangrijk dat de gemeentelijke wijkteams als procesregisseur voor het geheel betrokken blijft tijdens onze aanpak. Wij delen onze expertise actief zodat we gezamenlijk op tijd zicht hebben op de veiligheid van kinderen en escalaties voorkomen kunnen worden. Daarnaast adviseren wij de gemeenten over passend zorgaanbod. Dat doen wij vanuit de overtuiging dat door vroeg ingrijpen met de juiste aanpak onveilige situaties voor kinderen voorkomen worden.
3.2. Ontwikkeling maatregelen in tijd
Overzicht ontwikkeling maatregelen 2015- 2022
In de onderstaande tabel wordt de ontwikkeling weergegeven van de door Intervence uitgevoerde of uit te voeren maatregelen als gemiddelde van het aantal jeugdigen van de Zeeuwse gemeenten over de periode 2016 tot en met 2020, aangevuld met onze prognose voor 2021 en 2022 zoals opgenomen in de business case:
Maatregel | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021* | 2022* |
Preventieve JB | 499 | 411 | 379 | 246 | 150 | 74 | - |
OTS < 1 jaar | 166 | 151 | 158 | 144 | 137 | 173 | 182 |
OTS > 1 jr. | 155 | 184 | 199 | 217 | 216 | 216 | 222 |
Voogdij | 196 | 200 | 188 | 178 | 165 | 160 | 160 |
Reguliere JR | 91 | 95 | 93 | 94 | 88 | 82 | 82 |
Totaal | 1.107 | 1.040 | 1.017 | 879 | 756 | 705 | 646 |
tabel 14: ontwikkeling maatregelen over de periode 2015-2022 Inkoopregio Zeeland (*onze prognose)
In de afgelopen zes weken van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat er in de regio weinig direct beschikbare managementinformatie voor ons beschikbaar is over de ontwikkeling van maatregelen. Derhalve zijn wij in onze business case uitgegaan van een redelijk stabiele ontwikkeling van het aantal wettelijke maatregelen en hebben we geen preventieve zaken meer opgenomen vanaf 1 januari 2022.
In fase 2 van het onderzoek willen we dit graag verder met IJZ uitwerken en daarbij antwoord krijgen op de volgende vragen:
- Kan er op basis van de ontwikkeling van alle GI inzet over de afgelopen 5 jaar een prognose worden gemaakt voor de komende jaren?
- Wat is de veiligheidsstatus van alle preventieve zaken die de afgelopen maanden zijn overdragen aan de wijkteams?
- Zijn er wachtlijsten bij ketenpartners en hoe spelen we daar gezamenlijk op in?
- Hoe ontwikkelt zich de productie bij de andere GI’s die werkzaam zijn in de provincie Zeeland?
Om met elkaar effectief wachtlijstvrij te kunnen werken is het noodzakelijk dat de organisaties in de jeugdzorgketen goed op elkaar aansluiten en informatie hierover altijd actueel is.
3.3. Toelichting op onze werkwijze
Onze werkwijze
Als GI hebben wij continu zicht op de veiligheid van de kinderen en handelen in geval van onveiligheid. We gaan daarbij uit van de kansen en mogelijkheden van kind(eren) en hun ouders en omgeving. De Gezinsgerichte Aanpak (GGA) is onze werkwijze voor casemanagement ten behoeve van gezinnen waar kinderen onveilig opgroeien en waarvan de ouders niet kunnen of (nog) niet willen veranderen, ongeacht of er sprake is van een jeugdbeschermings- of jeugdreclasseringsmaatregel of preventieve inzet. Binnen de GGA werkt de jeugdbeschermer altijd met Functional Family Parole (FFP).
In de onderstaande afbeelding wordt deze werkwijze weergegeven. Centraal hierbij staat altijd het kind met onze missie ‘ieder kind blijvend veilig’. De methode bestaat uit 3 fases en wij werken hieraan volgens onze 9 principes.
Afbeelding 2 Werkwijze JB west
Meer informatie; xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxx-xxx/xxxx-xxxxxxxxx/
Onze inrichting van het primaire proces
Alle uitvoerende teams bestaan bij voorkeur uit 8 tot 10 jeugdbeschermers (gemiddeld 9 fte). Zij worden begeleid en ondersteund door een teammanager, een gedragswetenschapper en een gespreksbegeleider. Zij geven met de jeugdbeschermers, volgens onze methodiek, uitvoering aan de begeleiding van de gezinnen. Dit wordt de driehoek genoemd. Voor zowel de teammanager als de gedragswetenschapper geldt dat zij 2 basisteams aansturen en begeleiden. De ervaring leert dat de kwaliteit van de casuïstiekbespreking samenhangt met het inregelen van deze duurzame driehoek. Als de driehoek niet intact is zien we dat meestal direct terug in de kwaliteit van het uitgevoerde werk.
De teammanager, de gedragswetenschapper, de gespreksbegeleider en de jeugdbeschermers hebben ieder een eigen rol in de wekelijkse casuïstiekbesprekingen.
De teammanager faciliteert en bewaakt het proces (het “waarom”) en is onder andere verantwoordelijk voor de planning van de wekelijkse casuïstiekbesprekingen en de agenda van de te bespreken zaken.
De gedragswetenschapper zorgt er in de casuïstiekbespreking voor dat de veiligheid besproken wordt, zowel de acute als de blijvende veiligheid. Verder brengt de gedragswetenschapper zijn of haar aanvullende expertise in om te komen tot een goede probleemanalyse (het “wat”):
• Wat is het gezinspatroon en wat zijn mogelijke onderliggende factoren die het patroon in stand houden?
• Wat zijn de (mogelijke) onderliggende factoren die het gedrag verklaren?
• Wat is er nodig om tot een relevante diagnose (doorverwijzen) van relevante problematiek te komen en welke hulpverlening sluit hierbij aan?
De gespreksbegeleider, een rol die door één van de jeugdbeschermers uitgevoerd wordt, ondersteunt de eigen teamleden in de toepassing van de instrumenten van FFP in concrete situaties (het ‘hoe’). De gespreksbegeleider is de supervisor op het methode integer handelen volgens de gezinsgerichte aanpak en FFP.
Aanvullend hierop heeft XX xxxx de rol ‘begeleider persoonlijke ontwikkeling’, die is belegd bij een jeugdbeschermer. Deze rol richt zich op de persoonlijke ontwikkeling van nieuwe, startende en relatief onervaren jeugdbeschermers en staat los van de methode.
Overgang van Intervence naar JB west
Intervence werkt met de methode ‘generiek gezinsgericht werk’ en de medewerkers zijn getraind in FFP. Deze methode en werkwijze sluit aan bij de gezinsgerichte aanpak waar XX xxxx mee werkt.
Bij Intervence zijn er in de afgelopen jaren wel een aantal wijzigingen doorgevoerd in de structuur die van belang is bij deze methode. Deze wijzigingen zijn onder andere voortgekomen vanuit de beschikbaarheid van professionals (managers) en financiële argumenten.
Concreet betekent dit dat bij Intervence de regiomanager niet aansluit bij de casuïstiek. De rol van de manager als voorzitter, procesbegeleider en ten aanzien van het “waarom” van de methode, wordt door andere deelnemers ingevuld of niet vormgegeven. Dit verschilt in de huidige situatie per team. De genoemde driehoek ter ondersteuning en borging van de kwaliteit in de teams, wordt vormgegeven door de gedragsdeskundige, de supervisor en de werkcoach. De rol gespreksbegeleider wordt bij Intervence supervisor genoemd. De rol van supervisor bij Intervence heeft slechts wat kleine verschillen met die van gespreksleider bij XX xxxx (vooral door de afwezigheid van de teammanager bij de casuïstiek en in de voorbereiding).
Daarnaast is er bij Intervence in ieder team voorzien in de rol van werkcoach. Deze rol is nog in ontwikkeling, deze richt zich op het inwerken en ondersteunen bij het leren van het werk. Deze rol heeft een groot raakvlak met de rol begeleider persoonlijke ontwikkeling bij JB west.
Intervence noemt de uitvoerende professionals Gezinsmanagers. Bij JB west heten deze professionals jeugdbeschermers.
Voor deze business case concluderen wij dat er vooral overeenkomsten zijn in de opzet en werkwijze tussen Intervence en XX xxxx. Om dit goed op elkaar af te stemmen zullen wij een aantal functienamen en gebruikte terminologie aanpassen. Het belangrijkste verschil is de vormgeving en borging van de driehoek, een absolute voorwaarde voor onze methodiek en onze werkwijze. Dit vraagt om een aanpassing in de huidige structuur en in de werkverdeling tussen verschillende functies. De regiomanager (teammanager bij JB west) zal aan gaan sluiten bij de casuïstiek.
De nieuwe driehoek zal getraind moeten worden bij het vormgeven van deze taak volgens de methode. We zullen dit in overleg doen met de professionals, zodat de werkdruk, vitaliteit en het primair proces niet onder druk komt. De kosten hiervoor schatten wij op € 50.000. Met dit bedrag is rekening gehouden in de business case.
3.4. Samenwerking met de wijk- en jeugdteams
Hoe zien wij deze samenwerking
In de regio’s waar XX xxxx momenteel actief is hebben wij intensieve samenwerkingsafspraken met de wijk- en jeugdteams met als doelstelling:
• Het voorkomen van de inzet van zware en dure jeugdhulp doordat door tijdige inzet van de GI-expertise escalaties worden voorkomen9;
• Het eerder afsluiten van JBJR-maatregelen door de blijvende betrokkenheid van de wijk- en jeugdteams waardoor continuïteit geboden wordt;
• Het hele gezin in beeld blijft bij het wijk- / jeugdteam, inclusief de betrokken jongere of het kind.
9 Voorbeelden van zware, dure jeugdhulp zijn primair Behandeling met verblijf en wonen en secundair Dagbehandeling en dagbesteding, Ambulante jeugdzorg en Jeugdhulp op school.
Onderstaand is de samenwerking tussen het gemeentelijke wijk-/jeugdteam en de GI weergegeven:
Afbeelding 3 Samenwerking met gemeentelijke wijk-/jeugdteams
De professionals van de wijk- en jeugdteams en de GI werken in een eerder stadium intensief samen in die gezinnen waar sprake is van onveiligheid. De samenwerking met de wijkteams kan hierbij op verschillende manieren vormgegeven worden door bijvoorbeeld consultatie en advies (bijv. collegiale consultatie, meegaan op huisbezoek, regie voeren tijdens een raadsonderzoek etcetera.)
Voor de provincie Zeeland zullen wij in de volgende fase onderzoeken hoe we deze kennis ook kunnen inzetten in Zeeland. Dat doen wij niet alleen, maar samen met het lokale veld. Onze ervaring is dat als je intensief samenwerkt het aantal ondertoezichtstellingen (OTS) en ook de duur ervan afneemt, inclusief de voorlopige ondertoezichtstellingen (VOTS) en dat er minder tijdrovende en kostbare overdrachtsmomenten zijn. De pilot Xxxxx in Veiligheid kan bij dit onderzoek meegenomen worden.
Overgang van Intervence naar JB west
In de regio Zeeland willen wij op bovengenoemde wijze samenwerken met de Jeugd- en wijkteams met als toekomstperspectief Vaart in Veiligheid in alle Zeeuwse sub-regio’s (Zeeuws-Vlaanderen, Oosterschelde en Walcheren) en gemeenten. Dit betekent dat wij formatie willen inzetten in elke sub-regio zodat onze expertise beschikbaar is voor de jeugd- en wijkteams.
In de business case hebben wij rekening gehouden met de inzet van 6 fte per 1 januari 2022 die zijn verdeeld over de drie sub regio’s Zeeuws-Vlaanderen, Oosterschelde en Walcheren. Wij gaan er daarbij vanuit dat deze inzet zal worden gefinancierd via een lumpsumfinanciering in de vorm van een subsidie en dat deze meebeweegt met de ontwikkeling van wettelijke maatregelen. We gaan uit van een bedrag van € 900.000 voor 2022. In de cijfermatige uitwerkingen vindt u dit bedrag terug in de opbrengsten onder het kopje ‘Kennis en Innovatie’.
In de regio Zeeland zijn vooruitstrevende plannen gemaakt voor het opnieuw inrichten van de jeugdbeschermingsketen (onderdeel van landelijk actieprogramma Zorg voor de Jeugd, actielijn 5 (een van de 6 pilots) met als geformuleerd projectresultaat:
“Eén klantroute, opgezet vanuit de werkwijze 1 Gezin, 1 Plan, van eerste vraag tot en met maatregel en het afschalen daarvan, één vloeiende lijn, waarbinnen de veiligheid van het kind centraal staat en de perspectieven van het kind, de ouder en de professional als belangrijke uitgangspunten worden
meegenomen. Dit doen we door ons te richten op een ander werkproces in de veiligheidsketen,
gekoppeld aan de lokale toegang, het CJG en de wijkteams.”10
De ervaringen uit deze pilot heeft als input gefungeerd voor het landelijke toekomstscenario Kind- en Gezinsbescherming11. De komende jaren zullen wij in deze beweging blijven investeren en zullen wij ook beschikbare formatie inzetten om dit tot een succes te brengen. Vanuit JB west ondersteunen wij deze transitie volledig, dit wordt het nieuwe toekomst perspectief van de Jeugdbescherming. In fase twee komen we hier uitgebreid op terug.
3.6. Samenwerking in inzet zorgaanbod
Essentieel voor onze gezinnen is dat er op tijd passend zorgaanbod is. De gezinnen waar wij verantwoordelijk voor zijn hebben vaak problemen op meerdere levensgebieden, een integrale samenwerking met zorgaanbieders, WMO, onderwijs, huisvesting, schuldhulpverlening is daarin noodzakelijk. In de laatste inspectierapporten (november 2019 en september 2020) is geconstateerd dat lang niet altijd tijdig en passend zorgaanbod voor onze gezinnen beschikbaar is. Om daar met elkaar een verbetering in te krijgen is het van het belang dat wij goed aangeven wat er nodig is en dat we gezamenlijk met alle netwerkpartners onderzoeken wat de
mogelijkheden zijn. Xxx zullen actief met de zorgaanbieders contact leggen en samen met
IJZ bekijken welk aanbod er eventueel aanvullend nodig is voor onze gezinnen. In de afgelopen maanden is daar in alle regio’s in geïnvesteerd door middel van de doorbraakaanpak en wij sluiten aan bij de ervaringen van Zeeland.
Binnen JB west zijn we gestart met een beweging om het aantal uithuisplaatsingen drastisch te verminderen. Dat doen we om omdat we weten dat elke uithuisplaatsing zeer traumatisch is zowel voor de kinderen als voor de ouders. Soms is het nodig maar we denken dat we samen met
de zorgaanbieders echt alternatieven kunnen bedenken die voorkomen dat er een uithuisplaatsing nodig is. Wij zijn een samenwerking aangegaan met Xxxxx Xxxxxxxxxx (Jeugd
en Kinderpsychiater en oud-bestuurder van Accare) van het OZJ om de ‘beweging naar 0’ uithuisplaatsingen te faciliteren, zowel binnen onze eigen organisatie als met externe partijen zoals de gemeenten en zorgaanbieders. Dit willen wij ook graag introduceren in Zeeland.
3.7. Vitale organisatie/medewerkers
Jezelf als instrument, ook bij Intervence. We willen vitaliteit terug de organisatie in krijgen en het verzuimpercentage moet fors omlaag. Van 12,5% verzuim in februari 2021 naar de JB west-norm van max. 4,65% verzuim over de gehele organisatie. Dat is mogelijk wanneer Intervence gaat meeliften en gebruikmaken van door ons opgedane kennis en ervaring in het voorkomen en daarmee vanzelf duurzaam terugdringen van verzuim. Ook staan experts klaar om onze aanpak en interventies bij de integratie in de processen op te nemen.
Onze strategie is gericht op het bevorderen van eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van het professionele handelen zodat men beter in staat is verantwoordelijkheid te nemen voor zichzelf, voor elkaar en voor het werk als een aantal factoren in een organisatie gewaarborgd zijn. Deze factoren creëren onderling respect en openheid om in vrijheid de keuzes te maken die passen bij persoonlijke waarden en belangen. Het betreft hier culturele randvoorwaarden als: samenwerking,
10 citaat uit: Vaart in Veiligheid projectplan 3e versie 8 juni 2020 van Dwarsdoen en de samenwerkingspartijen Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis Zeeland, Intervence en Jeugdhulp Zeeland
11 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/0000/00/00/xx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxx-xx- gezinsbescherming
respect en vertrouwen. Maar ook de borging van de psychologische basisbehoeften autonomie, verbinding en competentie en een gebalanceerde werkstijl.
Dit bouwen aan een gezonde basis begint bij het ontzorgen in de werving en selectie welke we uitbesteden aan een betrouwbare partner gespecialiseerd in het zoeken en vinden van jeugdzorgwerkers. Assessments op de zgn. VONK-competenties maken o.a. deel uit van de selectieprocedure. Werkdrukbeleving en de effecten van interventies meten we af door periodiek bij medewerkers uitgezette en ingevulde vragenlijsten te analyseren en waar nodig gericht in te zetten op reeds bestaande of nieuw in te zetten interventies.
De afgelopen weken hebben wij medewerkers gesproken en we krijgen van hen terug dat ze positief zijn dat XX xxxx dit onderzoek doet. Ze hopen dat er snel duidelijkheid komt over de positie van Intervence, dat er afspraken worden gemaakt voor de komende jaren en dat er rust komt voor de professionals en de gezinnen omdat iedereen weet waar zij aan toe zijn.
In de laatste week van maart 2021 is met XX xxxx een onderzoek bij de medewerkers van Intervence gehouden. Tussen haakjes staan ter vergelijking de laatste scores van XX xxxx:
- Een algemene tevredenheid van 7,4 (6,6)
- In totaal ervaart 79% (71%) een hoge werkdruk waarbij 21% (27%) ook daar daadwerkelijk hinder van ondervindt.
- De organisatie stimuleert mij om gezond te leven 79% (85%) waarvan 30% (46%) deels antwoordt
- 40% maakt zich op dit moment zorgen over de komende veranderingen, 43% heeft deels en 55% geheel vertrouwen in een toekomstbestendige jeugdbescherming in Zeeland.
Onderstaand is de concept-begroting 2022 opgenomen nadat de gehele transitie is afgerond.
Onderdeel (bedragen x €000) | 2022 | waarvan indirect | indirect als % omzet | |
Inkomsten: | ||||
Maatregelen regionaal | 5.908 | |||
Maatregelen buiten de regio | 145 | |||
Kennis en innovatie | 900 | |||
Overige inkomsten (m.n. huur) | 102 | -102 | ||
7.057 | ||||
Directe personeelskosten | 4.798 | |||
Indirecte personeelskosten | 861 | 861 | ||
Afschrijvingskosten | 88 | 88 | ||
Apparaatskosten | 786 | 786 | ||
Directe kosten | 313 | |||
Bijzondere cliëntkosten | 164 | |||
7.010 | ||||
Bedrijfsresultaat | 47 | 1.633 | ||
Financiële baten en lasten | -11 | -11 | ||
Resultaat | 36 | 1.622 | 23% | |
Garantie- omzet | Risico- buffer | |||
Risico buffer 15% | 6.953 | 1.043 |
tabel 15 Conceptbegroting 2022 Jeugdbescherming west Zeeland
Deze conceptbegroting 2022 van stichting Jeugdbescherming west Zeeland is gebaseerd op een aantal veronderstellingen die hieronder zijn toegelicht.
Berekening van aantal maatregelen in de regio
We zijn in de berekening uitgegaan van geharmoniseerde dagtarieven van de wettelijke producten van JB west 2021 inclusief een indexatie van 1,5% voor 2022. Hierbij zijn we er van uit gegaan dat de indexatie van de tarieven door de gemeenten jaarlijks de OVA (Overheidsbijdrage in de Arbeidskostenontwikkeling) volgt.
Deze harmonisatie is nodig vanuit de gewenste bovenregionale samenwerking naar aanleiding van de inspectierapporten en het daaruit voortgevloeide Verbeterplan 2020-2021 dat per 1 januari 2021 heeft geleid tot harmonisatie van de tarieven van de wettelijke producten tussen onze vier inkoopregio's. Hiermee wordt derhalve niet alleen aangesloten bij de tarieven in onze andere inkoopregio's, maar wordt ook discussie voorkomen over bijzondere omstandigheden in de provincie Zeeland. Denk hierbij aan reiskosten en pupilgelden. Bovendien sluit dit aan bij de uitkomsten van het Berenschot kostprijsonderzoek van juni 2018.
Daarnaast hebben wij de ook in onderstaande tabel de effecten opgenomen t.o.v. de tarieven van IJZ in 2021 (ook 1,5% geïndexeerd). Alsmede ook het effect op de omzet als de genoemde 2% risico- opslag wordt gehanteerd.
Maatregel | Aantallen | Business case | Tarief IJZ | BC + 2% risico opslag |
Voogdij | 160 | € 19,39 | € 18,86 | € 19,78 |
OTS < 1 | 182 | € 29,21 | € 30,26 | € 29,79 |
OTS > 1 | 222 | € 26,77 | € 25,38 | € 27,30 |
Jeugdreclassering | 82 | € 22,17 | € 22,38 | € 22,61 |
646 | ||||
Omzet | 5.908 | 5.840 | 6.026 | |
Omzet in business case | 5.908 | 5.908 | ||
Effect | 68 | 118 |
tabel 16 Tarieven business case versus IJZ (per dag)
Hieruit blijkt dat de geharmoniseerde tarieven van IJZ nauwelijks afwijken van XX xxxx. Met ingang van 2021 heeft JB west van alle regio’s ook de 2% risico-opslag gekregen om weerstandsvermogen op te gaan bouwen/in stand te houden.
Uitgangspunten voor berekening directe kosten
We hebben zoals in voorgaande paragraaf aangegeven dat we als uitgangspunt kiezen voor 6 volwaardige teams te hebben van 9 fte en een minimumbezetting van 54 fte aan jeugdbeschermers.
Maatregel | Caseload | Uren per week per maatregel |
Voogdij | 24,5 | 1,47 |
OTS < 1 | 16,0 | 2,25 |
OTS > 1 | 17,5 | 2,06 |
Jeugdreclassering | 20,4 | 1,76 |
In fte’s | ||
Verzuim | 4,65% | 2,5 |
Verloop | 12,50% | 6,8 |
tabel 17 Normen direct personeel
Door de beperkte omvang van de Stichting JB west Zeeland lopen we met deze normen een groot risico. De andere twee uitvoerende stichtingen (Haaglanden en Zuid-Holland) zijn circa 3x zo groot. Bij een hoger verzuim dan 2,5 fte of een verloop van meer dan 2 fte per kwartaal moeten we, als we de werkdruk niet willen laten oplopen, meer kosten gaan maken. Hierbij realiseren we ons dat naast de aandacht voor eigen vitaliteit en begeleiding deze cijfers ook worden beïnvloed door de complexiteit van casuïstiek en de privé-situatie waarin medewerkers verkeren. Zie hiervoor het in paragraaf 3.5 genoemde percentage werkdrukbeleving.
Het realiseren van een gezonde bedrijfsvoering kan door het verhogen van de tarieven met risico- opslag en/of het kunnen terugvallen op een weerstandsvermogen. Hiermee kunnen kleine schokken in de bedrijfsvoering opgevangen worden door de Stichting JB west Zeeland zelf.
Wij willen daarom de volgende afspraken maken:
- Op de huidige tarieven een risico-opslag van 2% op te nemen om daarmee risico’s op te vangen en als deze zich niet voordoen deze gebruiken om een risicobuffer in stand te houden. Met deze afspraak realiseren we dan dezelfde tarieven als onze andere 4
inkoopregio’s. Deze tarieven gaan dan na de aanbesteding ook voor de andere gecertificeerde instellingen gelden in deze regio.
- Een start risicobuffer van 15% van de omzet (als budgetratio één van de indicatoren in het onderzoek van de Jeugdautoriteit en gebaseerd op de normen van het Waarborgfonds). Deze laatste is ook voor de centrale systeemverantwoordelijke van belang om zekerheid te hebben van een regionale stabiele GI.
Risico op dekking van indirecte kosten
Uit bovenstaande cijfers blijkt dat we met de huidige tarieven een break-even resultaat kunnen bereiken bij een percentage van 23% als verhouding indirecte kosten en omzet. Een groot deel van de indirecte kosten (vanaf 1 juli 2021 bij Stichting B&B JB west ondergebracht) is constant en niet variabel met de omzet en daarom is een minimumomzet noodzakelijk van € 7,0 miljoen voor de
komende vijf jaar. Als deze omzet onder dit niveau daalt lopen de andere inkoopregio’s van JB west een dekkingsverlies. Het laten meebewegen van de kosten van B&B plaatsen wij in het totaal van alle afspraken met al onze inkoopregio’s. Daarbij moeten we met elkaar helder hebben wat de totale omzetontwikkeling op langere termijn is van alle inkoopregio’s samen.
Om dit financiële risico te dekken willen wij dan ook over een periode van 5 jaar zekerheid over een geïndexeerd omzetniveau van € 7,0 miljoen. De samenstelling daarvan over p x q (wettelijke taken) en overige subsidiedeel kan per jaar verschillen. Hiermee hebben de Zeeuwse gemeenten de zekerheid dat voor alle vergoedingen ook daadwerkelijk inhoudelijke tegenprestaties worden geleverd (rechtmatigheid).
4.1. Opstellen detailplannen van aanpak
Nadat we de vragen zoals samengevat in hoofdstuk 1 met elkaar hebben besproken of zoveel eerder als we zekerheid hebben dat we de volgende stap kunnen gaan maken zullen wij in zes weken tijd een aantal deelproducten gaan opleveren. Onderstaand zijn deze op hoofdlijnen weergegeven.
Externe omgevingsanalyse
Het maken van een externe omgevingsanalyse waarin met zorgaanbieders, Raad voor de
Kinderbescherming, rechtbank, collega GI’s, Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland en de wethouders van de 13 gemeenten een helder beeld wordt geschetst wat wij van elkaar mogen verwachten in inhoudelijke samenwerking, het productievolume en dergelijke.
Cliëntperspectief
Tijdens de eerste fase hebben we twee keer gesproken met de cliëntenraad van Intervence. In fase twee gaan we een plan maken hoe de cliëntenraad geïntegreerd wordt binnen JB west. De clientenraad van XX xxxx heeft positief gereageerd op het onderzoeken van de mogelijkheid tot overname, ze hopen dat het gaat lukken omdat ze denken dat dit goed is voor de cliënten in Zeeland. Belangrijk is dat de belangen van de cliënten van Zeeland goed vertegenwoordigd worden.
Vanzelfsprekend bepalen we in fase 2 ook wanneer de cliënten van Intervence geïnformeerd kunnen worden over de toekomst, dat zal met prioriteit gebeuren.
Integratie gezinsgericht werken en kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)
Het verder ontwikkelen van de gezinsgerichte aanpak (GGA/FFP). Het neerzetten van het fundament voor de professionals in de vorm van een werkende driehoek van gedragswetenschapper, gespreksbegeleider en teammanager.
Op basis van gesprekken, inzicht in de werkelijke kwaliteit van de dossiers en assessments zullen we een analyse maken van huidige talenten en ontwikkel-potentieel van de bestaande functionarissen. Deze groep wordt opgeleid als de “change agent” voor de inhoudelijke doorontwikkeling en de managers worden voorbereid op hun rol als het managementteam voor deze regio met belangrijke portefeuilles als kwaliteit, bedrijfsvoering en extern.
Alvorens Intervence overgaat naar het KMS van JB west is het vereist dat er een interne audit wordt uitgevoerd waarin we toetsen in hoeverre het huidige KMS van Intervence voldoet aan het KMS van JB-West. Daar waar dat niet het geval is, dient te worden bepaald hoe daar alsnog aan te voldoen (een integratieplan). De overname van Intervence vereist vanuit de accreditatieregels een
‘uitbreidingsaudit’ uitgevoerd door het Keurmerkinstituut. Deze audit dient plaats te vinden kort nadat de overgang van het KMS daadwerkelijk plaatsgevonden heeft.
IT-integratieplan
Het maken van een IT-migratieplan rondom WIJZ, front- en backoffice systemen. Hierbij zal de organisatie direct voldoen aan het kwaliteitsniveau NEN 7510 (informatiebeveiligingsnorm voor de zorg) van Jeugdbescherming west. Een dergelijke overgang betreft niet alleen techniek maar ook het ontwikkelen van het juiste gedrag bij medewerkers, hier zal in voldoende mate in geïnvesteerd moeten worden. In de volgende fase zal onderzocht worden wat hierin precies nodig is.
Het uitwerken van een huisvestingsvisie en -plan.
Het pand in Middelburg zal verbouwd en heringericht moeten worden tot een ontmoetings-
/werkplekfunctie voor professionals en ondersteunende lokale functies.
Dossierarchivering
We zullen een onderzoek doen naar alle archieven (klant, personeel en financieel ed.) om vast te stellen dat deze voldoen aan de daarvoor geldende richtlijnen van de Archiefwet 1995. In ons onderzoek ten behoeve van deze business case hebben wij geen aanwijzingen gevonden dat dit niet geval zou zijn. Bij een bestuurlijke fusie behoeft er ook geen formele overdracht plaats te vinden.
Mochten we naar aanleiding van dit blijken dat de huidige archiefvoering niet voldoet aan de vereisten en hier extra kosten aan verbonden zijn om dit op orde te krijgen, dan zullen we u daarvan direct op de hoogte stellen en zullen deze kosten onderdeel worden van de business case.
Vitaliteitsscan
Het maken van een vitaliteitsscan waarin we zicht krijgen op de weerbaarheid van de het huidige bestand aan professionals.
Integratieplan voor de interne beleids- en financiële processen.
Dit vormt de basis voor het sociaal plan dat wij met de vakbonden zullen bespreken. We zullen alle processen stroomlijnen en zorgen dat er een scenario aanwezig is dat bij vroegtijdig vertrek van niet- geplaatste medewerkers de continuïteit van de intern beleids- en financiële proces wel geborgd blijft.
Juridische en fiscale due diligence
Mede in het kader van de bestuurlijke aansprakelijkheid zullen we voor de bestuurlijke fusie een externe jurist en fiscalist vragen deze due diligence uit te voeren. Als voorbeelden van juridische aandachtspunten kunnen worden genoemd: mogelijke claims (bijvoorbeeld van cliënten) en risico's op basis van gesloten overeenkomsten, uitgevoerde zorg, ingehuurd personeel of werknemers, data/privacy issues, samenwerkingsverbanden, wijze van financiering en compliance met geldende regelgeving en de eventuele goedkeuring door het ACM van de bestuurlijke fusie. Wat betreft de goedkeuring door de ACM en/of Nza gaan we er vooralsnog van uit dat hier geen sprake van is omdat niet wordt voldaan aan de grootte criteria (totale omzet blijft onder de € 55 miljoen en de omzet van Intervence ligt niet boven de € 10 miljoen).
Fiscale risico's kunnen zijn gelegen in de vennootschapsbelasting, de omzetbelasting en de loonheffing, sociale verzekeringen, schenkbelastingen en overdrachtsbelastingen.
Communicatie en cultuurplan
Het maken van een communicatie- en cultuurplan om Intervence en XX xxxx beter met elkaar te laten kennis maken en in- en externe partijen mee te nemen in deze transitie.
Conform eerder gemaakte afspraken zullen we deze plannen opnieuw ter toetsing voorleggen aan de Inspectie GJ en Jeugd Autoriteit. De kosten voor het maken van deze plannen is opgenomen in de bedragen zoals genoemd in hoofdstuk 2.
Mochten we naar aanleiding van deze plannen en de verdere onderzoeken onze kostenramingen substantieel moeten bijstellen, dan zullen we u daarvan direct op de hoogte stellen. Deze kostenramingen vormen geen bindende verplichtingen voor Jeugdbescherming west.
4.2. Belangrijkste strategische risico’s
In deze paragraaf hebben we de op dit moment de belangrijkste strategische risico’s opgenomen die
voor Jeugdbescherming west spelen.
Het risico dat bestaande begeleiding bij gezinnen/ jeugdigen van Intervence wegvalt
Voor de gezinnen die op dit moment worden begeleid door de professionals van Intervence is het onzeker of hun vaste jeugdbeschermer blijft. Deze zorg hebben wij ook terug gehoord in de gesprekken met de cliëntenraad en in het advies van een groep cliënten. We zullen na de afronding van de fase 2 met elkaar moeten bespreken welke communicatie we opzetten voor deze groep van gezinnen/jeugdigen zodat in ieder geval het proces van het realiseren van acute en blijvende veiligheid van de kinderen ongestoord doorgang kan vinden.
Het risico dat we in de complexiteit van de regels afdwalen van de bedoeling
In ons werk met jeugdigen en gezinnen zeggen we vaak: “Als er gemakkelijke oplossingen waren geweest, waren wij niet betrokken bij deze gezinnen”. Om tot een oplossing te komen in onze
gezinnen vraagt altijd een goede gezamenlijke analyse maar bovenal een gezamenlijke gedefinieerde haalbare eindsituatie. Daarna komt de creativiteit, professionaliteit en ondersteuning om stappen te gaan zetten. Het verdragen dat iets soms langer duurt of dat er een terugval is, is een basisvereiste voor elke jeugdbeschermer. Dit geldt ook voor het oplossen van de continuïteit van de regionale GI- functie in Zeeland; dit is complex en vraagt ook creativiteit, flexibiliteit en professionaliteit van alle betrokken partijen.
Het risico dat we onvoldoende samenwerken en daarmee het gezamenlijk doel niet bereiken. De gemeenten zijn onze opdrachtgever en onze belangrijkste strategische partner in de regio. Daarom vinden wij het belang elkaar goed te leren kennen, elkaar te begrijpen en ook in alle transparantie alles met elkaar te kunnen bespreken. We merken dat op dit moment door de
complexiteit van het proces, de grote hoeveelheid partijen, de media-aandacht en de onduidelijkheid over wie waar over gaat het risico bestaat dat we tegenover elkaar staan en tegen elkaar blijven praten in plaats van met elkaar en voor elkaar oplossingen te zoeken.
Het risico dat we de vitaliteit van medewerkers uit het oog verliezen.
Door alle ontwikkelingen ervaren ook de medewerkers een onzekere tijd. Dit kan zich uiten in een mindere vitaliteit met verzuim tot gevolg of (ongewenst) vertrek uit de organisatie. Het is in ons aller belang om snel met een positieve en gezamenlijke boodschap te komen om deze onzekerheid weg te nemen. Daarnaast willen wij ook met elkaar het principe toepassen dat we niet over, maar met mensen, functies of organisatie praten.
Het risico dat we onduidelijk of onvoldoende communiceren over planning en besluitvorming We hebben de afgelopen periode gezien dat, naast het inhoudelijke besluitvormingsproces over bepaalde keuzes, vooral onrust is ontstaan over onduidelijkheid van wanneer zaken worden
besproken. Wij willen graag een bijdrage leveren om met elkaar een goede besluitvormingskalender
op te stellen zodat iedere betrokkene weet wanneer we met elkaar iets moeten bespreken en besluiten. Daarnaast helpt dit ook in de juiste voorbereiding op de besluitvorming.
Dit alles met in achtneming van het het feit dat dit document een afronding is van fase 1. Indien uit de verdergaande analyse blijkt dat de mogelijke kosten hoger of lager zijn zal de business case op deze onderdelen worden aangepast ten behoeve van de uiteindelijke contractuele afspraak.
4.3. Wie hebben we betrokken bij deze business case
We hebben de afgelopen zes weken intensief samengewerkt met een groot aantal mensen en organisaties om dit plan mogelijk te maken en iedereen mee te nemen in zijn of haar belangrijke aandachtpunten.
We hebben, naast een aantal leveranciers, en adviseurs gesproken met:
- Alle groepen van functionarissen bij Intervence en vooral met een aantal medewerkers uit de ondersteunende diensten. Daarnaast ook met het MT, de bestuurder en Raad van Toezicht.;
- De cliëntenraad, de ondernemingsraad en we gaan nog in gesprek met een afvaardiging van een groep ouders van Intervence die een advies hebben gegeven.
- De betrokken wethouders, inkoopbureau en beleidsondersteuners van de kopgroep;
- De medewerkers van de Jeugdautoriteit, de Inspectie GJ en het Ministerie xxx XxxX;
- De regiobestuurder en kaderleden van vakbond FNV;
- De wethouders en beleidsmedewerkers van onze huidige 4 inkoopregio’s;
- Onze eigen Ondernemingsraad en Raad van Toezicht;
- Zorgaanbieders en justitiële ketenpartners;
- Vertegenwoordiger van KMI.
We danken iedereen voor deze inzet. De positieve reacties en de feedback die wij hebben gekregen in deze gesprekken maakt het ook dat we nog steeds enthousiast zijn om dit proces tot een succesvol eind te brengen
Bijlage 1 Financieel historisch perspectief 2015-2020
In deze bijlage is de ontwikkeling van het resultaat en het eigen vermogen in de periode 2015 (start nieuwe stelstel) tot en met 2020 weergegeven.
Bedragen afgerond x € 1 miljoen | 2015 | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2015- 2020 |
Zorgprestaties | 9,6 | 8,2 | 7,6 | 7,7 | 7,3 | 6,5 | -3,1 |
Detachering en overig | 0,9 | 0,5 | 0,4 | 0,5 | 0,5 | 0,1 | -0,8 |
Som opbrengsten12 | 10,5 | 8,7 | 8,0 | 8,2 | 7,8 | 6,6 | -3,9 |
Directe personele kosten13 | 6,8 | 5,7 | 5,7 | 5,8 | 4,9 | 4,6 | -2,2 |
Indirecte personele kosten | 1,2 | 1,2 | 1,2 | 1,4 | 2,1 | 1,3 | 0,1 |
Ov. Bedrijfskn. + afschrijvingskn. | 2,1 | 1,7 | 1,7 | 2,2 | 2,1 | 1,9 | -0,2 |
Som kosten | 10,1 | 8,6 | 8,6 | 9,5 | 9,1 | 7,8 | -2,3 |
Bedrijfsresultaat | 0,5 | 0,2 | -0,6 | -1,2 | -1,3 | -1,2 | -1,6 |
Extra bijdrage gemeente | 0,8 | 0,6 | 0,6 | ||||
Nettoresultaat | 0,5 | 0,0 | -0,0 | -0,0 | -0,0 | -0,0 | -0,0 |
Xxxxxxxx kosten in % opbrengst | 65% | 66% | 66% | 70% | 58% | 70% | +5% |
Indirecte kosten in % opbrengst | 32% | 33% | 36% | 43% | 59% | 47% | +15% |
tabel 18 Exploitatie (bron formele jaarverslagen Intervence)
Het bedrijfsresultaat is in de periode 2015 – 2017 omgeslagen van een positief resultaat van € 0,5 miljoen naar een negatief resultaat van € 0,5 miljoen. Vervolgens is er sprake van een negatief
bedrijfsresultaat (exclusief de incidentele bijdragen gemeentes) van circa € 1,2 miljoen per jaar vanaf
het jaar 2018.
Bedragen afgerond x € 1 miljoen Eigen vermogen inclusief reserves (=weerstandsvermogen) | 2015 | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2015- 2020 |
Stand 1/1 | 1,5 | 2,0 | 2,2 | 1,6 | 0,4 | 0,3 | 1,5 |
Resultaat boekjaar | 0,5 | 0,2 | -0,6 | -1,2 | -0,5 | -0,6 | -2,2 |
Stelselwijziging14 | 0,0 | 0,0 | 0,0 | 0,0 | 0,4 | 0,0 | 0,4 |
Stand 31/12 | 2,0 | 2,2 | 1,6 | 0,4 | 0,0 | -0,0 | -0,0 |
Xxxx 15% omzet | 1,6 | 1,3 | 1,2 | 1,2 | 1,2 | 1,0 | |
Afwijking | +0,4 | +0,7 | +0,4 | -0,8 | -0,8 | -0,9 |
Tabel 19 Eigen vermogen ontwikkeling (bron formele jaarrekeningen van Intervence)
De structurele verliessituatie heeft ervoor gezorgd dat de afgelopen vijf jaar het
weerstandsvermogen per saldo met € 1,8 miljoen is afgenomen waardoor er inmiddels sprake is van een negatief eigen vermogen en een te laag weerstandsvermogen om tijdelijke fluctuaties in het resultaat op te vangen.
12 In de jaarrekening is de extra bijdrage van de 13 gemeentes opgenomen in de reguliere omzet en in deze tabel is deze voor vergelijkbaarheid over de jaren opgenomen na presentatie van het bedrijfsresultaat.
13 We hebben de directe en indirecte kosten in 2019 aangepast omdat er € 0,4 miljoen langdurig verzuim in
indirecte kosten was opgenomen.
14 De wijziging in waarderingsgrondslag voor de voorziening grootonderhoud is direct verwerkt in het vermogen.
Bijlage 2 Financiële positie per 31 december 2020
De financiële positie per 31 december 2020 zoals opgenomen in de conceptjaarrekening 2020 is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de bestuurder van Intervence. Wij hebben gesproken met de accountant van Intervence over de grondslagen en uitgangspunten voor het opstellen van de jaarrekening.
Daarbij is vastgesteld dat de grondslagen ongewijzigd gebaseerd blijven op een continuïteitsveronderstelling van de bestaande activiteiten. De accountant zal conform de reguliere afspraken de controle op de cijfers uitvoeren voor 1 juni 2021 en een daarbij een controleverklaring verstrekken. Wij hebben voor deze business case voldoende aan het eigen uitgevoerde onderzoek maar maken een voorbehoud voor issues op het gebied van waardering en resultaatbepaling die mogelijk nog uit de accountantscontrole naar voren komen.
Onderstaande tabel is afgeleid uit de concept jaarrekening (in € 000):
Activa | 2020 | 2019 | Passiva | 2020 | 2019 |
Materiele vaste activa | 1.243 | 1.296 | Eigen vermogen | -283 | 331 |
Debiteuren en overige vorderingen | 740 | 731 | Voorzieningen | 426 | 445 |
Langlopende schulden | 742 | 771 | |||
Liquide middelen | 501 | 1.390 | Kortlopende schulden | 1.599 | 1.870 |
2.484 | 3.417 | 2.484 | 3.417 |
Xxxxx 20 Samenvatting concept balans per 31 december 2020 (bron concept jaarrekening 2020)
Materiele vaste activa
De materiële vaste activa bestaat uit verschillende onderdelen. In onderstaand overzicht is deze
gespecificeerd en toegelicht (in € 000):
Materiële vaste activa | € | Toelichting |
Gebouwen | 915 | Onder langlopende schulden staat een hypotheek ad € 304 (+ € 18 kort) als mede een egalisatiereserve € 431 die gerealiseerd zijn aan het gebouw. |
Auto’s | 28 | Auto’s voor professionals, is als onderwerp geparkeerd tot tweede fase plannen van aanpak. Moeten wel vervangen worden. |
Inventaris | 82 | Geen onderzoek naar gedaan |
Activa in uitvoering | 196 | Betreft WIJZ kosten. De geactiveerde WIJZ-kosten zijn een risicopost in bijlage 4 gaan we hier verder op in. |
Computers-inventaris | 23 | Geen onderzoek naar gedaan wordt geheel afgeschreven in 2021 voor overdracht. |
1.243 |
Tabel 21 Specificatie van boekwaarde materiële vaste activa per 31 december 2020 (bron conceptjaarrekening 2020)
Debiteuren
De debiteuren bestaan uit vorderingen op debiteuren, inkooporganisatie Zeeland en overige
vorderingen (bedragen in €000):
Debiteuren en overige vorderingen | € | Toelichting |
Debiteuren algemeen | 285 | Dit betreft voornamelijk p x q zorgpresentatie die buiten regionaal worden gefactureerd. Wij gaan er van uit dat dit bedrag geheel zal worden ontvangen door Intervence voor 1 juli 2021 |
Vordering IJZ | 396 | Wij gaan er van uit dat deze vorderingen uit 2019 terecht zijn opgenomen en voor 1 juli door IJZ zijn voldaan aan Intervence. |
Overige vorderingen/activa | 59 | |
740 |
Tabel 22 Specificatie van debiteuren. (bron: specificatie concept jaarrekening 2020)
Bij Intervence was het, gezien de hoge administratieve last, gebruikelijk om 1x per jaar de buitenregionale pxq omzet te declareren. Daarmee komt geld later binnen en bestaat er een risico op oninbaarheid.
Voorziening langdurig verzuim
Naast de voorziening jubileum uitkering (€ 26.000) is er alleen een voorziening voor langdurig verzuim opgenomen. Voor medewerkers waarvan zeker is dat ze niet zullen terugkeren in het reguliere arbeidsproces en uitstromen in de WIA wordt ter grootte van het salaris en eventueel uit te betalen en niet terug te vorderen transitievergoeding een voorziening gevormd. Hierdoor komen deze kosten niet meer ten laste van de reguliere exploitatie.
Onderstaand meerjarenoverzicht laat het verloop van deze voorziening over de jaren zien (in €000):
0000 | 0000 | 0000 | 0000 | Totaal | |
Stand 1/1 | 0 | 59 | 65 | 404 | |
Dotatie in jaar | 59 | 32 | 404 | 240 | 735 |
Onttrekking | 0 | -25 | -65 | -244 | |
Saldo 31/12 | 59 | 65 | 404 | 400 |
Tabel 23 Verloop voorziening langdurig verzuim (bron jaarrekeningen en info salaris adm).
In totaal is er de afgelopen 4 jaar € 735.000 gedoteerd aan deze voorziening. Ultimo 2020 zijn er nog
9 mensen (8,3 fte) waarvan 2 (1,8 fte) ondersteunend personeel opgenomen in de voorziening.
Aanleiding en uitgangspunt
Het uitgangspunt van de noodzakelijke transformatie naar de vorm van een JB west- regiostructuur vraagt een zo kort mogelijke overgangsperiode om frictiekosten te drukken en de continuïteit te kunnen waarborgen.
Uitwerking
Op basis van de huidige inventarisatie (1 maart 2021) is er een analyse gemaakt van het aanwezige personeel. Deze zal opnieuw worden gemaakt op het moment dat wij het mobiliteitsplan ter instemming voorleggen aan OR en ter bespreking met de vakbonden conform hetgeen afgesproken is in artikel 3.10 van de nu geldende CAO.
Aanwezige formatie - minus eerder vertrek
Direct personeel & Huisvesting (vallen buiten mobiliteit)
Passende functie (Maatwerk naar B&B regio Zeeland)
Geen passende functie (Maatwerk naar andere werkgever)
Afbeelding 4 Opbouw mobiliteitsplan
Functiegroep | Stand 1 mrt | Xxxxxx vertrek | Vervalt met tijd contract | Vervalt met vast contract | Bij | Plan | Waarvan naar B&B | Jaarlijkse besparing |
Primair proces | 74 | -8 | 0 | 0 | 5 | 71 | 0 | |
Bestuur/MT | 7 | -2 | 0 | -3 | 0 | 2 | 0 | |
Beleidsondersteuning | 6 | -2 | -1 | 0 | 1 | 4 | 2 | |
Bedrijfsvoering | 8 | 0 | -2 | 0 | 0 | 6 | 3 | |
Totaal aantal | 95 | -12 | -3 | -3 | 6 | 83 | 5 | 767 |
Totaal fte | 79,1 | -10,6 | -1,8 | -3,0 | 5,4 | 69,1 | 4,1 | |
Extra inzet bij JB west | -294 | |||||||
Besparing | 473 |
tabel 24 Mobiliteitsplan 2021 in aantallen en fte op basis van inventarisatie per 1 maart 2021
De 12 mensen die vertrekken voor de datum van 1 juli hebben betrekking op uitstroom naar de WIA15 (9), beoogd vervroegd pensioen (1) en de door medewerker zelf opgezegde arbeidscontracten (2). Er vervallen 6 functies waarvan drie met tijdelijke contracten. Hieruit blijkt dat de organisatie al duidelijk heeft voorgesorteerd op verdere afslanking en geen nieuwe vaste contracten meer heeft afgesloten. Mocht uit nieuwe informatie blijken dat deze veronderstellingen wijzigen zullen wij het mobiliteitsplan hier op wijzigen tot dat wij definitieve overeenstemming hebben bereikt over de bestuurlijke fusie16.
Primair proces
Het direct uitvoerend personeel van Intervence is afgezet tegen de norm van XX xxxx. Waarbij de omzet/productie van maart 2021 (51,3 fte jeugdbeschermers) gebruikt is als referentie. Hierbij is verondersteld dat de werving van jeugdbeschermers door blijft gaan per 1 maart zodat deze formatie blijft aansluiten bij de beoogde productieontwikkeling.
15 Betreft medewerkers die op basis van medische gronden na 2 jaar uitstromen in de Wet Inkomen naar Arbeidsvermogen.
16 Dit risico is opgenomen in de risico matrix onder punt x in hoofdstuk 5
Al het personeel werkzaam in het primaire proces blijft ongewijzigd in functie en valt buiten het mobiliteitsplan. Het Centraal Secretariaat en de Jurist Primair proces vallen in de nieuwe structuur en werkwijze onder teamondersteuning. Wel zullen de functiebenamingen worden aangepast aan functienamen van het functiehuis JB west.
Management/RvB
Jeugdbescherming west werkt in haar organisatiemodel met teammanagers. Deze zijn naast de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor het team ook als regionaal MT verantwoordelijk voor bedrijfsvoering, kwaliteit en externe relaties. De bestaande regiomanagers worden geplaatst in de functie van teammanager. De overige managementfuncties van Intervence zullen verdwijnen en worden overgenomen door bestaande functies bij B&B van XX xxxx.
Beleidsondersteuning
De beleidsondersteuning wordt uitgevoerd via het bedrijfsonderdeel B&B van JB west. Als uitzondering op het bestaande model zullen we HR en Kwaliteit integreren maar blijft de plaatsingsregio Zeeland. Communicatie wordt wel centraal geregeld en vervalt in Zeeland. Met de kracht en efficiency van XX xxxx gebundeld werken we samen verder aan het terugdringen van verzuim en verloop. De teammanagers zullen daarnaast worden ondersteund door een nieuwe functie van beleidsmedewerker/accountmanager voor deze regio. De bij B&B geïntegreerde medewerkers kunnen naast werkzaamheden voor de regio ook ingezet worden voor werkzaamheden binnen B&B.
Bedrijfsvoering
Door het aanhouden van locatie Middelburg blijft het pandpersoneel behouden. Deze drie hieraan gekoppelde functies zijn ook in deze categorie opgenomen. We bieden de ICT-beheerder, salarisadministrateur en financieel administratief medewerker een passende functie aan bij B&B van JB west waarbij gezien de aard van de werkzaamheden deze ook grotendeels lokaal uitgevoerd kunnen worden. Alle registratie- en administratieve systemen worden centraal ingericht vanwege efficiëntie. Alle overige functies, die allen met tijdelijke contracten zijn opgevuld, komen op de locatie Zeeland te vervallen en worden overgenomen door B&B bij JB west.
Uitwerking
Het bestaande sociaalplan 2019-2021 (getekend op 15 oktober 2019) en eisen gesteld in het ultimatum van de vakbonden zijn door de zittende bestuurders ondertekend, zijn van toepassing op dit plan. Wij stellen daarom ook voor om gebruik te maken van de maatwerkmogelijkheid in artikel
1.5 in het sociaalplan zodat we:
• De 5 medewerkers die wij willen plaatsen bij B&B van JB west krijgen direct een contract voor onbepaalde tijd op basis van dezelfde inschaling en anciënniteit. Daartegenover vervallen dan de aanspraken uit het sociaalplan.
• De 3 medewerkers met een vast contract waar de functie komt te vervallen willen we direct een individueel maatwerktraject kunnen aanbieden. De verwachte datum van boventalligheid is 1 juli 2021. Direct na overeenstemming met de OR en vakbonden17 gaan we starten met het individuele traject per medewerker. We willen met deze medewerkers een vaststellingsovereenkomst aangaan met een wederzijdse inspanningsverplichting die binnen 6 maanden (waarvan de laatste drie vrijgesteld van werk) moet leiden tot het vinden van een nieuwe baan elders. Is er na deze zes maanden geen baan gevonden dan wordt het
17 Wij overleggen met de FNV. De andere bonden laten zich hier in vertegenwoordigen.
contract met wederzijds goedvinden beëindigd en de afgesproken transitievergoeding (regeling conform CAO Jeugdzorg) uitgekeerd.
Frictiekosten mobiliteit
Met deze mobiliteitsregeling gaan de volgende eenmalige frictiekosten gepaard (in €000):
Onderdeel | € |
Transitievergoeding (basis XXX XX regeling 1-5-2016) | 155 |
Loondoorbetaling bij 3 maanden vrijgesteld van werk | 80 |
Mobiliteitsbijdrage tot € 5.000 per medewerker (x 3) | 15 |
Mobiliteitscentrum, begeleiding en juridische ondersteuning | 10 |
Kwalitatieve frictie | 100 |
Totale kosten | 360 |
Tabel 25 berekening frictiekosten mobiliteitsplan (afgeronde bedragen)
De loondoorbetaling van 1 juli tot 1 oktober is in de reguliere exploitatiekosten opgenomen omdat tegen over deze betaling ook prestaties geleverd worden. Bij eerder vertrek zal deze loonruimte nodig zijn om deze activiteiten wel doorgang te laten vinden voordat ze zijn overgedragen aan XX xxxx. De kwalitatieve frictiekosten zijn opgenomen voor de mogelijkheid om geplaatste medewerkers, die niet over de juiste competenties beschikken een passend traject te kunnen bieden.
Bijlage 4 Overgang naar IT-infrastructuur JB west
Het uitgangspunt bij deze bestuurlijke fusie is dat alle informatie- en registratiesystemen overgaan naar de infrastructuur van JB west. Op deze wijze blijft een kwalitatief hoogwaardige ondersteuning mogelijk en kunnen toch schaal- en synergievoordelen gerealiseerd worden.
Om dit mogelijk te maken is het nodig dat de conversie van primair cliëntsysteem IJ/GGW naar het nieuwe (landelijk) cliëntregistratiesysteem WIJZ wordt afgerond, dat de overige applicaties worden geconverteerd of aanvullend worden uitgerold en dat ook de hardware aangepast wordt aan de standaard van JB west.
In onderstaand overzicht staan de hiermee gepaard gaande kosten samengevat:
Onderdeel (bedragen x €000) | Conversie- kosten | Achter stallig |
Extra kosten afronden overgang naar WIJZ | 0 | 70 |
Conversie overige applicaties | 185 | 0 |
Hardware | 45 | 80 |
Onvoorzien en coördinatiekosten 1 fte 6 mnd. (€ 50.000) | 50 | 50 |
Totale kosten | 280 | 200 |
Eenmalige afschrijving van bouw- en ontwikkelkosten WIJZ | 155 |
Tabel 26 Overzicht transitiekosten IT-infrastructuur
Primaire systeem WIJZ
De overgang van IJ/GGW naar WIJZ als primair dossier is afgelopen jaar bij Intervence stopgezet en deze moet worden afgemaakt. Op dit moment werkt Intervence met een versie van IJ + een technische schil om IJ om gezinsgericht werken mogelijk te maken. Intervence heeft ervoor gekozen om de aanschaf (bijdrage in centrale bouw Jeugdzorg Nederland) ad € 105.000 en de gemaakte
implementatiekosten in 2019 ad € 91.000 (uren) te activeren in 2019. Overige kosten zijn direct in de exploitatie genomen.
Op basis van onze eerste inventarisatie hebben we vastgesteld dat het afmaken van de conversie en
het inpassen in WIJZ bij JB west in totaal nog circa € 70.000 gaat kosten.
We hebben geoordeeld dat de bijdrage in de centrale bouw geen meerwaarde heeft voor XX xxxx en hebben deze daarom in een keer afgeschreven. Ten aanzien van de gemaakte implementatie uren hebben wij een grove inschatting gemaakt dat circa € 50.000 (betreft projectmanagement, afstemming JZN, andere keuze inrichting, opbouw kennis) hiervan niet voor ons bruikbaar zijn.
Een aandachtspunt is dat voor de rechtbank in de regio West-Brabant/Zeeland in september 2021 de communicatie met de Rechtbanken (project ARC) gekoppeld wordt aan WIJZ. Een workaround met IJ of handmatige oplossingen zijn mogelijk kostbaar en geeft veel extra administratieve lasten.
Overige ondersteunende systemen
Ten aanzien van de ondersteunende systemen is het voornemen om de conversie en implementaties te gaan uitvoeren. Daarmee komen al deze systemen in de Cloud te staan en is er geen lokale hardware et cetera meer nodig.
In onderstaand overzicht zijn de hiermee gepaard gaande kosten samengevat (bedragen x €000):
Functionaliteit | Toelichting | € |
Databestanden, MS- teams en website | Overzetten naar JB west Microsoft omgeving. Contract met Openline loopt tot 1 november. Geen afkoopkosten | 85 |
HR en salarissystemen | Werken beide met Xxxxxxxx/Youforce. Alleen conversie noodzakelijk. Contracten opzeggen/integreren Inrichten van Plusport (opleidingen), Mobility Concept (vervoer) en Appical (begeleiding nieuwe medewerkers) | 40 |
Collabris (productieinformatie) | Werken beide met Collabris. Uitzoeken of opnieuw inrichten voordeliger is dan conversie. | 25 |
Financiële systemen | Overdragen data en archiveren oude systemen. Uitbreiding inrichting Final/Factflow bij JB west | 25 |
Registratiesysteem | Uitbreiden van Topdesk naar Zeeland | 5 |
Beveiligd mailen | Omzetten van Crypthare naar Zivver | 5 |
Totaal | 185 |
Tabel 27 Overzicht conversie of implementatie van alle overige applicaties
Technische infrastructuur (hardware)
Om alle functionaliteiten die WIJZ en de applicaties bieden te gebruiken dient ook de hardware (en de ontsluiting van de hardware) te worden aangepast. Daarbij hebben wij vastgesteld dat alle laptops technisch en economisch verouderd zijn en toe zijn aan vervanging. Om integratie en
beveiligingsrisico’s te voorkomen kiezen wij er voor de gehele infrastructuur te vervangen. Normaal zouden de kosten gespreid worden over de verschillende jaren. Daarom hebben wij onze business case bij deze vervanging 2 jaar afschrijvingskosten opgenomen als kosten voorgaande jaren en nemen we 1 jaar op in de reguliere exploitatie.
In onderstaand overzicht zijn de hiermee gepaard gaande kosten samengevat (x €000):
Functionaliteit | Toelichting | € | € |
Printers, scanners | Plaatsing van 4 multifunctionals op alle locaties | 50 | |
Werkplekken | Uitrol van 60 schermen en 100 laptops | 190 | |
Af: 2 jaar toekomstige afschrijvingskosten | -160 | 80 | |
Ontsluiting | Verbindingen in netwerk, switches etc. | 15 | |
Implementatie | Eenmalig kosten inrichting, uitrol en licenties | 30 | |
Totaal | 125 |
tabel 28 Kosten hardware
De visie van Jeugdbescherming west op IT
Onze IT-infrastructuur moet het tijd- en plaatsonafhankelijk werken volledig en 24/7 in de week mogelijk maken. We hebben alle noodzakelijke kennis in huis en huren voor projecten en innovaties specifieke kennis in. We hebben de aanbeveling van Jeugdzorg Nederland en Ministerie van VWS opgevolgd om de gehele organisatie eind dit jaar NEN 7510 te laten certificeren. We werken op dit moment hierbij nauw samen met FOX-IT en Microsoft. Daarmee voldoen we aan de strengste eisen die gesteld worden aan een zorgorganisatie.
Bijlage 5 Vitaliteit personeel
We hebben in het kader van het hoge verzuim specifiek gekeken naar de ontwikkeling van het verzuim en de mogelijke financiële impact van verzuim op onze business case.
Algemene toelichting op verzuim
Onderstaande verzuimcijfers laten zien dat het verzuim in periode 2017 – 2019 boven het landelijke gemiddelde ligt en dat het in 2020 sterk is gestegen en daarnaast is opvallend dat een groot deel van verzuim ook direct langdurig verzuim betreft.
Verzuimcijfers | % | > 6 wkn % | Freq |
2013 | 5,0 | 3,5 | 1,5 |
2014 | 6,6 | 4,8 | 1,5 |
2015 | 6,7 | 5,0 | 1,4 |
2016 | 5,2 | 3,7 | 1,2 |
2017 | 8,1 | 6,6 | 1,2 |
2018 | 7,2 | 5,7 | 1,3 |
2019 | 6,4 | 4,9 | 1,0 |
2020 | 12,5 | 11,2 | 0,8 |
Tabel 29 Verzuimcijfers
Langdurig verzuim instroom WIA
Per 1 maart 2020 zijn er 12 medewerkers ziek, waarvan 3 kortdurend verzuim waaronder 1 afwezig in verband met zwangerschap. De negen medewerkers die langdurig uitgevallen zijn betreffen 7 gezinsmanagers en 2 medewerkers ondersteuning.
Start | Instroom | Twee jaar tot 1 juli | Twee jaar Aug – dec | Twee jaar 2022 |
Jan – juni 2019 | 1 | 1 | 0 | 0 |
Juli – dec 2019 | 4 | 0 | 4 | 0 |
Jan - juni 2020 | 4 | 0 | 0 | 4 |
9 | 1 | 4 | 4 |
Tabel 30 Ontwikkeling langdurig verzuim
Ten aanzien van deze gegevens zien we:
- Geen nieuwe instroom in het lang verzuim na juni 2020 (slechts 3 kortdurend verzuim wat inhoudelijk beheersbaar is)
- De verwachting is dat 4 medewerkers met 100% verzuim uitstromen naar de WIA (deze zijn ook voorziening in de jaarrekening). Hierbij bestaat een loondoorbetalingsrisico als er onvoldoende gedaan is aan mogelijk re-integratie. Op basis van onze Quick scan en toelichting van de HR-adviseur schatten wij dit risico laag in.
- De andere 5 medewerkers hebben maatwerk in re-integratie in bestaand of ander werk.
Deze kosten zijn voorzien in de exploitatiekosten 2021.
In onze business case zijn alle verwachte niet inzetbare uren op de oorspronkelijke functie opgenomen als improductief. Voor zover het de vier medewerkers betreft die zullen uitstromen zijn deze kosten als in 2020 genomen in de voorziening langdurig zieken.
Het eigenrisicodragerschap voor de UWV-kosten (WGA-risico) is in oktober 2020 op advies van Robidus opnieuw herverzekerd. Dit omdat Intervence als kleine organisatie met een relatieve hoge instroom in de WIA deze kosten niet zelfstandig kan dragen. De herverzekeringspremie bij Avero/ Achmea bedraagt 1,07% over het WIA-loon en dekt alle instroom gestart na 1 januari 2018. Het contract heeft een einddatum van 31 december 2021. JB west zal dit contract moeten voortzetten omdat de schadelast voor de huidige instroom nog hoog is. Dit verhoogt wel de werkgeverslasten met circa € 50.000 per jaar.
Beleidsplan rondom vitaliteit
Er is een basaal arbobeleidsplan met daarbij een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) welke in de arbo-commissie periodiek wordt besproken. We zien op dit moment hier geen actuele risico’s in. Intervence maakt gebruik van de diensten van de Arbo-unie voor de functie van bedrijfsarts en oriënteert zich op mogelijke inzet van een arbeidsconsultant. Het contract met de arbodienstverlener is kortlopend en loopt eind 2021 af. Op dit moment hebben wij geen verder
onderzoek naar integratie of verbetering uitgevoerd ingeval van overname door XX xxxx. Dit nemen wij in het vervolgonderzoek fase 2 mee.
Bijlage 6 Toetsingskader inspectie
In deze bijlage is o.b.v. de brief van de Inspectie Gezondheid en Jeugd (kenmerk IJZ/2020-12-KR) een reactie gegeven op de daarin genoemde aandachtspunten. De vragenlijst is geschoond voor
onderwerpen die te maken hadden met overdracht naar andere GI’s en afbouw van Intervence.
Cliëntperspectief | Reactie Jeugdbescherming west |
Inspraak/betrokkenheid van cliënten (zowel bij het maken van het plan als bij uitvoering ervan). Betrokkenheid en draagvlak cliëntenraad. | We hebben twee keer met de cliëntenraad gesproken en we gaan nog een keer apart spreken met een afvaardiging van cliënten. Daarbij is vooral behoud van de locaties (dicht bij) en het behoud van relatie medewerker/ gezin genoemd. Beide realiseren we met deze business case. |
Geen achteruitgang in reistijd en mate van bereikbaarheid van kantoren/ gespreksruimtes van de GI voor cliënt. | We handhaven de huidige locaties en daarmee is er geen achteruitgang in bereikbaarheid. |
Voortgang behandeling van klachten van cliënten bij Intervence. | Met het behouden van de jurist (overgang naar B&B van XX xxxx) blijft dit proces doorlopen. |
Medewerkers perspectief | |
Inspraak/betrokkenheid van medewerkers (zowel bij het maken van het plan als bij de uitvoering ervan) | We zijn 3 dagen naar Zeeland gegaan om ook met medewerkers te spreken en hun input te vragen. |
Sociaal plan voor personeel (14 medewerker Intervence langdurig ziek, staf/ondersteuning) | Zie hiervoor de bijlage rondom mobiliteit en langdurig verzuim. |
Voldoende mate van draagvlak en medezeggenschap van de ondernemingsraden en medewerkers van alle betrokken GI’s. | We hebben twee keer met OR gesproken en ook twee keer met de vakbonden. Vooral de transparantie en ingebrachte oplossingen en kennis rondom de bedrijfsprocessen werd gewaardeerd. |
Geen extra belasting in de vorm van bureaucratie voor medewerkers (denk aan het actieplan (ont)regel de zorg | Door samenwerking met B&B van JB west is er de mogelijkheid om administratieve lasten te verlagen (mobility-app, nalatenschappen en vermogensdesk, pupillen administratie en zorgcoördinatie). |
Inwerken van nieuwe medewerkers bij de beoogd overnemende GI’s ten aanzien van (interne)werkprocessen | De nieuwe organisatie gaat meedoen in ons inwerkprogramma. Dit in samenwerking met Advizo (werving en selectie) en JBRA (opleidingen) |
Kwaliteitszorg | |
Facilitering van medewerkers opdat zij cf geldende wet- en regelgeving, werkprocessen, richtlijnen jeugdhulp en beroepscode kunnen blijven werken. | Met integratie in B&B van JB west wordt dit volledig geïntegreerd in de bedrijfsprocessen. |
Ketenpartners & stakeholders | |
Afstemming met (jur.) netwerkpartners zoals de Raad voor de Kinderbescherming, en kinderrechters | We hebben deze partners gesproken. In fase 2 zullen we hier verder op gaan investeren. |
Afstemming met (inhoudelijke) netwerkpartners over bereikbaarheid en aanwezigheid, (voortzetting van) samenwerkingsafspraken/ -convenanten, geldigheid beschikkingen of jeugdhulpbepalingen | Bestaande contacten blijven gehandhaafd. We hebben met belangrijkste netwerkpartner kennis gemaakt en informatie over de regio gedeeld. |
Afstemming met het KMI | We hebben met het KMI gesproken en in ons gesprek geconcludeerd dat dit voor wat de certificaatstatus van Intervence en JB west betreft een overzichtelijke en beheersbare overgang betekent. Gezamenlijk is een traject uitgewerkt dat waarborgt dat er voor wat het de certificatiestatus geen complicaties optreden |
Tabel 31 Toetsingskader inspectie
Bijlage 7 Toekomstige huisvesting (vertrouwelijke bijlage)
Deze bijlage is verwijderd in verband met concurrentie gevoelige informatie
Bijlage 2. Historie
Al lange tijd zijn de Zeeuwse gemeenten en stichting Intervence (hierna Intervence) in gesprek over de dienstverlening in combinatie met de bekostiging van de diensten. In 2019 is een bestuursakkoord gesloten met de RvT, de Zeeuwse gemeenten en het Ministerie van Justitie & Veiligheid. Daarin is afgesproken dat Intervence gedurende twee jaar (2019 en 2020) een instandhoudingsbijdrage zou krijgen, waarmee de organisatie haar processen zo zou moeten inrichten, dat zij binnen de gestelde financiële kaders (pxq) zelfstandig zou kunnen blijven bestaan en de kwaliteit van de zorg voldoende zou worden. Ondanks dat het Keurmerk Instituut de dienstverlening van Intervence nooit als onvoldoende heeft beoordeeld, waren de gemeenten niet tevreden over de continuïteit en daarmee de kwaliteit van de zorg aan de Zeeuwse jeugd en gezinnen. De tarieven voor de diensten zijn met dat doel voor ogen in 2019 verhoogd.
In de tussentijd is er een landelijke ontwikkeling geweest die leidt tot een specialisatie van GI’s naar het gedwongen kader. Ook voor de Zeeuwse gemeenten is dat reden geweest om de maatregelen in het vrijwillig kader niet meer bij Intervence en de andere GI’s te beleggen. De combinatie van de gevolgen van de reorganisatie en de landelijke trend heeft laten zien, dat de financiële effecten van de reorganisatie bij Intervence onvoldoende hebben geleid tot een situatie waarin, zonder aanvullende financiële hulp, de maatregelen kunnen worden uitgevoerd. Bovendien was de gerealiseerde kostenbesparing uiteindelijk onvoldoende om te komen tot een financieel gezonde bedrijfsvoering. Begin 2020 is geconstateerd dat de financiële situatie bij Intervence, mede als gevolg van bovenstaande punten, dermate zorgwekkend was dat besloten is tot een scenario-onderzoek naar de uitvoering van de GI- functie in Zeeland. Dit in relatie tot de rol die Intervence daarin kan hebben, met als doel om op basis van de juiste gegevens een beslissing te kunnen laten nemen door de 13 Zeeuwse gemeenten over de contractering van Intervence vanaf 2021.
In september 2020 is uit het scenario-onderzoek gebleken dat Intervence de zorg zonder structurele instandhoudingsbijdrage niet binnen de toenmalig gestelde financiële kaders kan organiseren (scenario 1) en is er, in eerste instantie, ook geen overnamepartner voor Intervence gevonden (scenario 2). Daarom is scenario 3b uitgewerkt, waarin de werkzaamheden van Intervence in Zeeland gefaseerd worden afgebouwd, waarna de organisatie stopt. De werkzaamheden worden dan overgedragen aan de andere gecontracteerde GI’s.
Op 26 november 2020 heeft de Bestuurscommissie Jeugd, op basis van de beschikbare informatie uit het scenario-onderzoek naar de GI-functie in Zeeland, besloten het contract met Intervence niet te verlengen voor 2021. Eerder had Intervence, in afwachting van de uitslag van het scenario-onderzoek, overigens zelf besloten de aangeboden contractverlenging voor 2021 niet te ondertekenen. In elk geval niet tot de afronding van het onderzoek.
De Bestuurscommissie heeft op 26 november ook ingestemd met het voorstel om Intervence middels een achtergestelde lening, aanvullend op de pxq financiering, te ondersteunen om te kunnen voldoen aan de contractuele verplichtingen zoals beschreven in artikel 6.4 t/m 6.6 van het contract, totdat alle maatregelen goed zijn overgedragen aan een andere GI.
De besluitvorming voor de benodigde financiële middelen is in januari 2021 voorgelegd aan de Zeeuwse gemeenteraden. Alle gemeenteraden hebben voor Intervence geld beschikbaar gesteld, maar een aantal raden hebben enkel onder voorbehoud van instemming van Jeugdautoriteit en de Inspecties met het Plan van aanpak, ingestemd met financiering van de kosten door de andere, overnemende GI’s.
Februari 2021 bleek dat er bij de Inspecties én de Jeugdautoriteit geen draagvlak was voor
de uitvoering van scenario 3b. In het voorstel voor de uitvoering van scenario 3b was ook een terugvaloptie beschreven. Dit i.v.m. een motie vanuit de Tweede Kamer die een terugvaloptie in de uitwerking van scenario 3b eiste.
De Zeeuwse gemeenten hebben, na afwijzing van scenario 3b, besloten om de terugvaloptie van JB west te onderzoeken. Hiervoor is € 35.000 beschikbaar gesteld aan JB west.
Bijgevoegde businesscase maakt duidelijk op welke wijze JB west de bestuurlijke fusie met Intervence voor ogen heeft.
In de Jeugdwet is bepaald dat indien met een jeugdhulpaanbieder of gecertificeerde instelling (hierna GI(-en)) een overeenkomst wordt gesloten, het college erop toe moet zien dat de jeugdhulpaanbieder of GI met degenen die vóór hem jeugdhulp leverden in overleg treedt over de overname van het betrokken personeel. Contractueel is geregeld dat Intervence moet meewerken aan het overdragen van het dossier en de zorgverlening.
Bijlage 3. Beleidsmatige onderbouwing
Vanuit de Jeugdwet zijn de Zeeuwse gemeenten verantwoordelijk voor de instandhouding van de GI-functie. De gemeenten zijn niet verantwoordelijk voor de instandhouding van een GI-organisatie. Dit is nog bekrachtigd in de Sturingsvisie (2016) en de Visie op het specialistische zorglandschap Jeugd (2017). Op dit moment zijn er vier GI’s in Zeeland gecontracteerd2.
Het belang van de Zeeuwse jeugd staat bovenaan. De Zeeuwse gemeenten hebben de wettelijke verplichting om ervoor te zorgen dat de continuïteit van de zorg niet in het geding is of komt.
Uitgangspunten:
- de Jeugdwet verplicht ons tot het inrichten van een GI-functie in Zeeland,
- aan het goed inrichten van deze GI-functie zijn kosten verbonden,
- waarbij continuïteit van zorg prioriteit heeft.
Overwegingen:
• De zorgcontinuïteit staat nu ernstig onder druk. Eind november 2020 is het besluit genomen om het contract met Intervence niet te verlengen. Nu een overname door XX xxxx afwijzen betekent feitelijk opnieuw de periode van onzekerheid voor jeugd en gezinnen, maar ook voor de medewerkers van Intervence te verlengen. Dit omdat eerder de afwijzing van de uitwerking van scenario 3b ook al tot vertraging heeft geleid en het opstellen van bijgevoegde businesscase enkele weken in beslag heeft genomen (inclusief besluitvorming).
• Het belangrijk om niet alleen vanuit het systeem te adviseren, maar terug te gaan naar de verantwoordelijkheid die we als gemeenten hebben, namelijk uitvoering geven aan de Jeugdwet. Dit houdt in: goede en beschikbare zorg voor de meest kwetsbare gezinnen borgen binnen onze regio.
• Voorwaarde hiervoor is een goede samenwerking voor de gezinnen en een structurele borging in de keten. Daar kunnen we niet mee wachten. Het vormgeven van een duurzame GI-functie vraagt om proactief handelen binnen de mogelijkheden en kansen die er nu zijn. Het alternatief, regulier aanbesteden, biedt ons op dit moment geen zekerheid van een contract. Het accepteren van de businesscase wel.
• Met het aanbod van JB west kunnen we bewerkstelligen dat de huidige kennis en vaardigheden op de uitvoering van de jeugdbeschermingsmaatregelen behouden blijft en geen verdere afbreuk plaatsvindt.
• We zien nu bij de betrokken gezinnen en de ketenpartners grote maatschappelijke onrust. De inhoud van het aanbod biedt perspectief en we verwachten dat hiermee deze onrust zal verminderen en dan ontstaat er ruimte om te investeren in vertrouwen en samenwerking.
• Met het aanbod van XX xxxx verwachten we dat de benodigde ontwikkelingen voor de jeugdbescherming en jeugdreclassering in Zeeland passend vorm kunnen krijgen.
• Dit voorstel kan rekenen op draagvlak van Inspecties, Jeugdautoriteit en Ministerie.
Het aanbod van JB west hebben we vanuit inhoud bekeken en we hebben de volgende
conclusies getrokken:
- We streven naar een samenwerking met JB west om de zorgcontinuïteit te waarborgen. Deze staat op dit moment onder druk. We voelen ons genoodzaakt om snelheid in het proces en de te maken keuze, te houden. Zeker niet een onbelangrijke factor is de huidige maatschappelijke onrust. Er is nu behoefte aan
2 Waaronder Xxxxxxx. Het Keurmerk Instituut heeft in april 2021 besloten het certificaat van Xxxxxxx in te
trekken en om te zetten naar een beëindigingscertificaat. Xxxxxxx biedt op moment van schrijven aan zo’n 74
jeugd Jeugdbescherming en in 14 gezinnen casusregie (vrijwillig kader).
stabiliteit zodat er weer ruimte komt om na te denken en af te stemmen over inhoudelijke doorontwikkeling.
- Als we niet akkoord gaan, zijn de risico’s voor de zorgcontinuïteit groot. We kunnen op dit moment echter niet onvoorwaardelijk instemmen met de businesscase, omdat de risico’s (te) groot zijn vanwege de mogelijke juridische gevolgen en de daaruit volgende consequenties m.b.t. de financiën.
Aanvullend zijn er ook inhoudelijk een aantal onderdelen van de aangeboden businesscase die nog onvoldoende concreet zijn en die wij graag nader uitgewerkt willen zien alvorens de businesscase wordt geaccepteerd. Het betreft:
o Vaart in Veiligheid, de samenwerkingsafspraken in het Samenwerkingsprotocol met de gemeenten en de gecontracteerde GI’s, de samenwerking met de lokale wijkteams;
o landelijke ontwikkelingen kind- en gezinsbescherming;
o in te voeren regionale teams.
Wij adviseren vanuit inhoudelijk oogpunt om nog niet in te stemmen met het huidige aanbod uit de businesscase en in de gesprekken met JB west te spreken over aanvullende afspraken over:
• de investeringsruimte met betrekking tot aparte trajecten;
• het concretiseren van de inspanningsverplichting rondom de samenwerking tussen gemeenten en JB west;
• het meenemen van de casuïstiek van Xxxxxxx in het implementatieplan.
Tevens alvorens in te stemmen na te denken over het inzetten van bestuurlijke ondersteuning die zich richt op het waarborgen van steun of het garant staan van het Ministerie i.v.m. het onrechtmatig handelen (direct contracteren met XX xxxx) en compensatie van of garant staan voor de hieruit voortkomende financiële gevolgen.
Risico’s
Niet direct instemmen kan betekenen dat JB west het aanbod intrekt en de zorgcontinuïteit rondom de beschermingstaken op de korte termijn niet gegarandeerd is. Dit is van invloed op de veiligheid van de Zeeuwse jeugd in kwetsbare situaties.
Bijlage 4. Juridische onderbouwing
Uitgangspunten:
- De businesscase gaat uit van een garantie op een contract voor de duur van vijf jaar tegen bepaalde financiële condities.
- Besluitvorming moet voor 15 mei aanstaande plaatsvinden, zodat JB west Zeeland per 1 juli 2021 met Stichting Intervence kan fuseren.3
- Besluitvorming na 15 mei betekent, volgens de businesscase, dat overgang per 1 oktober plaatsvindt. Wij gaan er daarbij vanuit dat de besluitvorming ook in dat geval zes weken daarvoor, uiterlijk 15 augustus, moet plaatsvinden.
- De bestuurscommissie gaat op 12 mei 2021 besluiten. Aangezien vervolgens de raden aan zet zijn voor wat betreft de begroting, kan niet voor 15 mei besloten worden.
- De bestaande contracten eindigen op 31 december 2021. Per 1 januari 2022 zou daarom onder gelijke voorwaarden en op transparante wijze mededinging moeten plaatsvinden.
- Onder de voorwaarden van JB west Zeeland rechtstreeks gunnen aan XX xxxx druist in tegen het uitgangspunt van mededinging en het gelijkheidsbeginsel en is derhalve in beginsel onrechtmatig.
Opties:
• De opdracht aan JB west Zeeland rechtmatig verstrekken.
Wij zien één mogelijkheid om rechtmatig de businesscase te accepteren. In dat geval dient gebruik te worden gemaakt van de zogenoemde open house procedure. Bij het toepassen van die procedure dient iedere GI die daartoe bereid is gecontracteerd te worden. Voor iedere GI gelden in dat geval dezelfde (financiële) voorwaarden. Dat betekent dat in het slechtste geval alle 16 GI’s in Nederland gecontracteerd worden voor de duur van vijf jaar met een omzetgarantie van 7 miljoen per jaar.
Risico’s:
- 16 contracten voor de duur van vijf jaar met een omzetgarantie van 7 miljoen per jaar.
• De opdracht aan JB west Zeeland onrechtmatig verstrekken.
Het contract met JB west Zeeland overeenkomen zonder enige vorm van mededinging toe te passen en zonder andere GI’s onder gelijke voorwaarden het aanbod te doen is onrechtmatig.
De gevolgen daarvan zijn als volgt:
1) De overeenkomst is na sluiting met JB west Zeeland zes maanden vatbaar voor vernietiging.
2) Andere GI’s kunnen schade claimen die bestaat uit het mislopen van de opdracht.
3) Accountant kan de goedkeurende verklaring m.b.t. de jaarrekening van de GGD onthouden, ofwel een afkeurende verklaring afgeven, zolang deze onrechtmatigheid voortduurt
4) Europese Commissie kan een inbreukprocedure houden en een boete opleggen.
1)
Tegen dit contract kunnen andere GI’s in Nederland ageren. Zij kunnen bij de rechtbank een vordering indienen om hun schade te claimen, maar ook kunnen zij binnen zes maanden na het sluiten met het contract bij de rechter vragen om vernietiging van het contract. Voordat de rechter tot een oordeel komt, zal circa een jaar aan tijd verstreken zijn. Als het oordeel luidt dat de overeenkomst niet had mogen worden gesloten dan is het gevolg dat de
3 Wij hebben in dit advies niet gekeken naar de juridische constructie van de bestuurlijke fusie.
overeenkomst wordt geacht nooit te hebben bestaan (de vernietiging heeft zogenoemde terugwerkende kracht).
Indien de rechtbank de overeenkomst van tafel veegt dan zijn er in de kern twee zaken van belang. Voor IJZ betekent het dat de opdracht alsnog Europees moeten worden aanbesteed. Voor XX xxxx is de consequentie dat zodra het vonnis komt zij al gefuseerd zijn met Intervence terwijl zij geen contractuele relatie meer met IJZ hebben.
2)
Andere GI’s kunnen de stelling innemen dat zij onder de voorwaarden van XX xxxx Xxxxxxx ook graag de opdracht zouden hebben gehad. Omdat zij daartoe niet in de gelegenheid zijn gesteld lopen zij die kans ten onrechte mis. De andere GI’s moeten dan aantonen dat zij zijn benadeeld en een reële kans hadden de opdracht te krijgen en dus werk mislopen. Het is aan de andere GI’s om de schade aan te tonen. Indien de vordering wordt toegewezen dan zijn de gevolgen groot. De schade bestaat dan namelijk uit het mislopen van de opdracht. De omvang van de schade kan dan in het slechtste geval bestaan uit het zogenoemde positieve contractsbelang (de opdracht inclusief de winst).
Wij achten de kans op schadeclaims reëel. Uit het onderzoek van EHdK naar de financiële situatie bij Intervence volgt dat een omzet van € 6,5 miljoen nodig was. Aan JB west wordt een garantie van 7 miljoen gegeven. Wij nemen aan dat ook andere GI’s een rendabele businesscase zien voor Zeeland bij een garantie van 7 miljoen per jaar aan omzet.
Uit een eerdere verkenning volgt dat XXX geïnteresseerd zal zijn bij deze gewijzigde voorwaarde van een omzetgarantie van 7 miljoen.
De GI in Rotterdam werkt met een hogere prijs dan landelijk gemiddeld is. Als de omzetgarantie wordt vertaald naar de betaalde p x q casussen volgt dat de prijs in de buurt komt van de prijs van Rotterdam. Mogelijk heeft dus ook Rotterdam interesse.
3)
De accountant zal constateren dat het contract aan JB west Zeeland ten onrechte niet is aanbesteed. De accountant zal daarom geen goedkeurende verklaring afgeven. Dit met dien verstande dat de onrechtmatigheid boven de tolerantie van 1% van het totaal van de lasten van de GR GGD Zeeland uitkomt.
4)
Derden kunnen klachten indienen bij de Europese Commissie. De Europese Commissie kan vervolgens bij de staat een inbreukprocedure voeren. Dat kan resulteren in een boete.
Vrijwillige transparantie
Om deze vier risico’s als gevolg van de onrechtmatigheid te verminderen, zou ervoor kunnen worden gekozen om gebruik te maken van de zogenoemde vrijwillige transparantie vooraf.
De juridische grondslag om vrijwillige transparantie toe te passen is in dat geval de zogenoemde ‘dwingende spoed’. Daarvan is strikt genomen in dit geval geen sprake.
Doordat IJZ vooraf op het Europees aanbestedingsplatform gemotiveerd aankondigt dat zij voornemens is rechtstreeks te gunnen aan JB west Zeeland worden de voornoemde vier risico’s beperkt. De markt krijgt bij de vooraankondiging namelijk een termijn van 20 dagen om hun bezwaren kenbaar te maken. Doen zij dit niet, dan is hun positie om vernietiging en schadeclaims met succes in te dienen slechter. Doen zij dit wel dan is de afweging om via een kort geding een rechtbank te laten oordelen dan wel terug te vallen op een reguliere aanbesteding. Gezien de zwakke juridische grondslag van de dwingende spoed ligt het
voeren van een kortgedingprocedure niet voor de hand4. Het verdient aanbeveling om in dat geval terug te vallen op het scenario om regulier aan te besteden per 1 januari 2022. Voor JB west Zeeland geldt dat de fusie per 1 oktober dan opschuift naar 1 januari.
JB west Zeeland kan niet eerder dan 1 oktober 2021 fuseren. Indien wij ‘nu’ vrijwillig vooraf publiceren5 en daarmee de rechtmatigheidsrisico’s verkleinen dan zou nadat de bestuurscommissie heeft besloten (12 mei 2021) het voornemen kunnen worden gepubliceerd. Dan kun je in principe vanaf 4 juni 2021 – mits budget ook is geregeld - gunnen aan JB west Zeeland, dan wel besluiten om regulier aan te besteden6 of een kort geding te voeren7.
Advies
- In essentie moet er een vorm van mededinging plaatsvinden waarbij andere GI’s de mogelijkheid hebben om onder dezelfde voorwaarden aanspraak te maken op de opdracht;
- Een reële uitzondering waarbij rechtstreekse xxxxxxx rechtmatig is, hebben wij niet gevonden.
- Om de risico’s van het gevolg van de onrechtmatigheid te beperken, adviseren wij om gebruik te maken van de zogenoemde vrijwillige transparantie vooraf.
Het toepassen van vrijwillige transparantie vooraf is niet opgenomen in de voorliggende businesscase, maar wij menen dat dit in het belang is van beide partijen. Accepteren van de businesscase zou dus o.i. onder voorwaarde van voorbehoud (uitkomst) vrijwillige transparantie moeten plaatsvinden.
De juridische situatie is in bijlage 1 middels een stroomschema uitgebeeld.
4 HvJ EU, 11-09-2014, nr. C-19/13 (Fastweb arrest).
5 Bij vooraf aankondigen zeg je alleen nog maar voornemens (van plan te zijn) de overeenkomst met XX xxxx te sluiten. Op het moment dat we gaan tekenen of ja zeggen tegen de business case moet het budget rond zijn. Gezien de informatie uit de business case moet dat uiterlijk 15 augustus zijn, want dan halen ze fusie per 1 oktober (fusie per 1 juli is niet reëel want er kan geen besluit genomen voor 15 mei).
6 Juridisch hebben wij geen oordeel over regulier aanbesteden. Dat is immers rechtmatig. Situatie zoals die zich nu voordoet kun je ons inziens ipv tot en met 31 september ook voortzetten tot en met 31 december.
7 Zie hiervoor ook de schematische weergave in de bijlage.
Bijlage stroomoverzicht juridische situatie
Bijlage 5. Financiële onderbouwing Scenario: Accepteren businesscase
1. Tarieven
In de businesscase van XX xxxx wordt een harmonisering van de tarieven veronderstelt. Wanneer de businesscase wordt geaccepteerd, betekent dit dat iedere GI die in Zeeland actief is, die geharmoniseerde tarieven in rekening mag brengen (circa 3,3% verhoging van de totale kosten).
Op basis van de gegevens uit de businesscase en het daarop geformuleerde addendum betekent dit een financiële impact van circa € 240.000 à € 300.000. Deze bandbreedte is berekend op basis van de aantallen uit de businesscase en de daarin opgenomen tarieven inclusief risico-opslag enerzijds. Anderzijds is uitgegaan van de totale inkoopwaarde van de maatregelen (addendum JB west d.d. 15 april) ad circa € 10,8 miljoen waarop het preventieve kader (ad € 2,6 miljoen) in mindering is gebracht.
Dit laatste is gedaan omdat JB west in de businesscase uitgaat dat er per 2022 geen cliënten in het preventieve kader zijn.
Wanneer XX xxxx veronderstelt dat het preventieve kader overgaat naar het gedwongen kader, wordt de bovengenoemde bandbreedte circa € 320.000 – € 395.000.
2. Eenmalige risicobuffer
In de businesscase vraagt XX xxxx een eenmalige risicobuffer van 15% van de omzetgarantie van € 7 miljoen, zijnde circa € 1 miljoen. Deze risicobuffer zegt XX xxxx nodig te hebben in het kader van zekerheid omtrent de continuïteit van de wettelijke taak.
Verondersteld wordt dat de andere In Zeeland actieve GI-en ook vragen om een dergelijke buffer als JB west deze krijgt. De financiële impact naast de bovengenoemde € 1 miljoen is dan circa € 750.000.
3. Claims
Wanneer de businesscase van JB west wordt geaccepteerd, betekent dit dat JB west een omzetgarantie ontvangt van € 7 miljoen. Vanwege het gelijkheidsbeginsel hebben andere partijen (lees: GI’s) ook recht op aanspraak op eenzelfde omzetgarantie. Dit betekent dat één of meerdere claims voor jaarlijks € 7 miljoen – voor de periode van 5 jaar – ingediend kunnen worden.
In Nederland zijn er – inclusief Intervence – 16 GI’s. Dit betekent 16 potentiële claimindieners. De maximale – en hoogst onwaarschijnlijke – omvang van de claims bedraagt € 560.000.000. Gezien het bovenstaande is een meer reële inschatting dat 5 à 6 partijen een claim indienen (die zijn nu actief in Zeeland8). Het maximale bedrag wat daarmee samenhangt bedraagt het zogenoemde positieve contractsbelang (mislopen van de opdracht inclusief de winst van de opdracht) € 210.000.000, veronderstelt dat men hiervoor naar de rechter gaat en de rechter de claims toekent. De partijen moeten echter hun schade kunnen aantonen.
Bovengenoemde claims zijn gebaseerd op:
- Een contractduur van 5 jaar;
- Een contractwaarde (lees: omzetgarantie) van € 7.000.000;
- Het aantal indieners.
8 Met deze inschatting hebben wij een inschatting gemaakt van partijen die nu maar ook mogelijk in de toekomst, onder de zelfde voorwaarden, werkzaam willen zijn.
4. Overnamekosten
In de businesscase is voor een totaalbedrag van € 3,8 miljoen aan transitiekosten opgenomen (pagina 8 van de businesscase). Dit zijn kosten voor (i) opbouw van risicobuffers (circa € 1,3 miljoen), (ii) de financiering van het exploitatietekort 2021 (circa € 1 miljoen) en
(iii) eenmalige (frictie)kosten i.v.m. de overname van Intervence (circa € 1,5 miljoen).
Bij het vorenstaande worden de volgende kanttekeningen geplaatst:
- Per 1 januari 2021 is sprake van een maandelijks oplopende achtergestelde lening. Dit vloeit voort uit de regeling die met Stichting Intervence is getroffen, waarbij wekelijks betaalbatches worden aangeleverd die t.o.v. de begroting van Intervence worden gecontroleerd en op basis waarvan uitbetaling plaatsvindt. Hieruit blijkt dat er maandelijks circa € 100.000 wordt betaald waartegenover geen productie staat. Verondersteld wordt dat in het eerste halfjaar dus sprake is van een opgelopen saldo van de achtergestelde lening van € 600.000. Verder wordt verondersteld dat dit het bedrag is waaraan XX xxxx in de businesscase refereert als zij spreekt over de dekking van het verlies januari – juni 2021 (pagina 8 businesscase).
- Uit de businesscase blijkt onvoldoende op welke wijze rekening wordt gehouden met het resultaat van de afwikkeling van de balans per 30-06-2021, meer specifiek: In één van de grijze kaders staat dat over het verleden wordt afgerekend. Dit betekent volgens ons een schone balans ('wegpoetsen' schuld/vordering en balanswaarde/herwaardering pand/hypotheek).
- Naar aanleiding van de advisering omtrent de voorliggende businesscase is de vraag gerezen: wat te doen met het rechtmatigheidsrisico voor de jaarrekening van de GGD (en de onderliggende vraag: wie gaat over de besluitvorming)?
Na besluitvorming in de gemeenteraden ligt het voor de hand om de financiële consequenties van de besluitvorming op te nemen in een begrotingswijziging van de begroting GR GGD Zeeland. Hiermee wordt de begrotingsrechtmatigheid gedekt (mits wordt ingestemd).
De onrechtmatigheid van het niet aanbesteden wordt hiermee niet afgevangen. Die onrechtmatigheid kan zorgen voor een afkeurend accountantsoordeel bij de jaarrekening van de GR GGD Zeeland. Dit voor ieder jaar waarin de onrechtmatigheid bestaat.
Risico’s samengevat
Eenmalig
- Claims à € 210.000.000 (is een maximumpositie);
- Transitiekosten € 3.800.000;
- Risicobuffer à € 750.000 (Overige GI’s);
- Harmonisatie tarieven9 alle GI’s à € 240.000 – 395.000. Waarvan reeds circa
€ 185.000 in de transitiekosten van € 3.800.000 is opgenomen (pagina 7 van de
businesscase).
Structureel
- De komende 5 jaar wordt € 7 miljoen betaald zonder enige invloed op wat hiervoor wordt geleverd. Veel gemeenten hebben te maken met een taakstelling in het Sociaal Domein (waaronder Jeugdwet). Door de garantie zijn de spreekwoordelijke handen gebonden…
Scenario: Niet accepteren businesscase
Wat betekent dat wordt aanbesteed tegen gunstige tarieven (en Intervence vooralsnog blijft voortbestaan).
1. Tarieven
In dit scenario wordt er aanbesteed met gunstige tarieven. Onder gunstige tarieven wordt verondersteld de tarieven die in de businesscase zijn opgenomen. Dit afgezet tegen de conceptcijfers over 2020 zorgt voor een extra financieel effect van circa € 320.000 – € 395.000.
2. Intervence in de huidige situatie
In dit scenario wordt er aanbesteed en dat betekent dat Intervence conform de huidige afspraken nog in stand wordt gehouden in verband met de zorgcontinuïteit. Dit in stand houden duurt tenminste tot 1 januari 2022.
De huidige situatie kost de Zeeuwse gemeenten circa € 100.000 per maand (zie eerste kanttekening op de vorige pagina). Voor 2021 betekent dit dus een kostenpost van tenminste
€ 1,2 miljoen.
Risico’s samengevat
Eenmalig
- Harmonisatie tarieven alle GI’s à € 240.000 – 395.00010.
- In ieder geval € 1,2 miljoen aan achtergestelde lening, naar de reeds aanwezig zijnde schuld van Intervence aan de Zeeuwse gemeenten van circa € 1,5 miljoen.
Bijlage 6. Communicatiekalender na besluit bestuurscommissie op 12 mei 2021
Tijd | Doelgroep | Communicatiemiddel | Wie |
17.00 | Bestuurscommissie Inkoop 13 wethouders + beleidsmedewerkers Jeugd | Persbericht via e-mail (onder embargo tot 18.00 uur) | Informatiemanager |
Wethouders sturen persbericht (onder embargo tot 18.00 uur) door naar college en via griffie aan raden. | Persbericht via e-mail (onder embargo tot 18.00 uur) | Informatiemanager, wethouders en griffies | |
Directie JB west | Telefonisch | Voorzitter (in aanwezigheid van gemeentesecretaris) | |
Directie Intervence | Telefonisch | Voorzitter (in aanwezigheid van gemeentesecretaris) | |
Raad van Toezicht, OR, medewerkers, cliënten, cliëntraad. | Is aan directeur/ communicatie XX xxxx en Intervence | Directeur/communicatie XX xxxx en Intervence (vooraf bericht afstemmen) | |
Andere belanghebbenden informeren 1. Andere GI’s: directeur 2. Ministerie: voorzitter 3. Ondersteuningsteam Zorg voor de Jeugd, Rechtbank Zeeland- West Brabant, Raad voor Kinderbescherming, Jeugdhulpaanbieders vertegenwoordigd in kopgroep, Jeugdautoriteit, Inspecties, OM, Veilig Thuis | Persbericht via e-mail (onder embargo tot 18.00 uur) | 1. Directeur inkooporganisatie 2. Voorzitter 3. Programmamanager Jeugd | |
18.00 | Media | Persbericht via mail en fysiek persgesprek met PZC, Omroep Zeeland (vooraf uitnodigen) en evt. telefonisch met Binnenlands Bestuur? | Voorzitter (in aanwezigheid van communicatieadviseur) |
Woordvoeringslijn
• Zorg voor jongeren en gezinnen staat bovenaan.
• Businesscase is van XX xxxx, dus zij beantwoorden daarover de inhoudelijke vragen
• Bestuurlijk besluitvormingstraject is van de gemeenten, dus die vragen beantwoorden wij.
• Het is een moeilijk besluit, waar ingewikkelde juridische en financiële gevolgen aan kunnen zitten. Door het nemen van dit besluit hopen de wethouders Jeugd dat er rust ontstaat voor de jongeren, gezinnen én medewerkers.
Persbericht
Voorstel Bestuurscommissie Jeugd aan Zeeuwse gemeenteraden
JB west mag Intervence onder voorwaarden overnemen
Op woensdag 12 mei heeft de Bestuurscommissie Jeugd besloten om onder voorwaarden in te stemmen met de businesscase van XX xxxx. De Bestuurscommissie stelt continuïteit van zorg voor de Zeeuwse jongeren en gezinnen voorop. Tegelijkertijd is zij zich bewust van de complexe juridische en financiële gevolgen die aan dit besluit zijn verbonden. De Bestuurscommissie heeft een gedelegeerde bevoegdheid om hier een besluit over te nemen. De financiering voor de overname van Intervence door JB west businesscase zal nu aan de gemeenteraden worden voorgelegd.
XX xxxx heeft op verzoek van de 13 Zeeuwse wethouders Jeugd een businesscase geschreven om Intervence over te nemen. Hiermee krijgen de Zeeuwse kwetsbare jongeren en gezinnen die jeugdbescherming of –reclassering nodig hebben een betere continuïteit van zorg. De businesscase plaatst de wethouders voor een zwaar dilemma. Instemmen met overname van Intervence door XX xxxx betekent namelijk ook afwijken van de regels voor aanbestedingen. Net als ieder ander dienen overheden zich te houden aan de wet- en regelgeving. De gemeenten hebben ook de zorgplicht voor hun jongeren. In de jeugdbescherming en –reclassering wordt gewerkt met kwetsbare jongeren en hun gezinnen. De Bestuurscommissie hecht grote waarde aan hun veiligheid.
Akkoord onder voorwaarden
Daarom heeft de Bestuurscommissie besloten dat overname van Intervence door XX xxxx kan plaatsvinden, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Zo hebben de gemeenten aan XX xxxx gevraagd om enkele onderdelen van de businesscase concreter te onderbouwen, zoals Vaart in Veiligheid, samenwerking met de lokale wijkteams, de landelijke ontwikkelingen kind- en gezinsbescherming en de in te voeren regionale teams. Ook is XX xxxx door de bestuurscommissie gevraagd de cliënten van Xxxxxxx mee te nemen in het implementatieplan.
Verdere besluitvorming
Een positief besluit van de Bestuurscommissie Jeugd betekent niet dat JB west onmiddellijk de taken van Intervence overneemt. De Bestuurscommissie Jeugd heeft een gedelegeerde bevoegdheid om te besluiten over de contractering en daarmee over de businesscase van XX xxxx. De 13 Zeeuwse gemeenteraden gaan vervolgens over de financiering. De colleges besluiten in week 20 over het voorleggen van de businesscase aan de gemeenteraden. De gemeenteraden zijn namelijk verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van de financiële middelen voor de uitvoering van jeugdbescherming en –reclassering in hun gemeenten. De planning is dat uiterlijk vrijdag 4 juni 2021 alle 13 raadsbesluiten genomen zijn. Daarna kan er aan JB west worden gegund. De bestuurlijke fusie van Intervence met JB west kan met ingang van 1 oktober 2021 plaatsvinden. Dan is het gunningstraject volledig afgerond.