ALGEMENE VOORWAARDEN VAN DIENSTVERLENING
ALGEMENE VOORWAARDEN VAN DIENSTVERLENING
(Toepasselijk vanaf 15 September 2023)
1. Toepasselijkheid van de algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle dienstverlening die Agoria levert. Onder dienstverlening of dienst wordt begrepen: zowel de niet- betalende diensten in het kader van het lidmaatschap als de betalende diensten aan leden en niet-leden, met inbegrip van de organisatie van opleidingen, seminaries, vergaderingen, comités, werkgroepen, business groups, de uitvoering van enquêtes en studies, de toekenning van gebruiksrechten op templates, modellen, tools en andere werken die de intellectuele eigendom zijn van Agoria, en in het algemeen alle activiteiten en diensten die Agoria organiseert voor leden of niet-leden, hierna de ‘dienstverkrijger’ genoemd.
De dienstverkrijger aanvaardt deze algemene voorwaarden door het loutere feit dat hij diensten afneemt bij Agoria of deelneemt aan diens activiteiten, zelfs indien geen formele overeenkomst werd gesloten. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel geldig indien zij door Xxxxxx schriftelijk werden aanvaard, hetzij door de opname ervan in de bijzondere voorwaarden in de offerte van Agoria, hetzij doordat zij het voorwerp uitmaken van een specifieke dienstverleningsovereenkomst tussen de partijen. In dat geval blijven deze algemene voorwaarden van toepassing voor alle punten waarvan niet uitdrukkelijk werd afgeweken.
Deze voorwaarden staan los van de affiliatievoorwaarden van de leden van Agoria. Laatstgenoemde voorwaarden worden beheerst door de aansluitingsvoorwaarden en de statuten van de vereniging.
2. Totstandkoming van de dienstverlening
De aanvang van de dienst wordt bepaald in gemeenschappelijk overleg tussen Agoria en de dienstverkrijger, of na de aanvaarding van een voorstel tot dienstverlening uitgaande van Agoria, al dan niet in een overeenkomst vastgelegd. Wanneer de betaling van een voorschot wordt bedongen, zal de uitvoering van de dienst pas aanvangen na ontvangst van het voorschot.
3. Uitvoeringstermijnen
De uitvoeringstermijnen zijn niet bindend en de niet-naleving ervan kan geen aanleiding geven tot schadevergoeding. Wanneer voor de uitvoering van de diensten een veelvuldige interactie met de dienstverkrijger of met derde partijen is vereist, zijn de uitvoeringstermijnen niet enkel van Agoria afhankelijk, deze worden slechts ter indicatie opgegeven.
4. Prijzen
De prijzen voor de betalende diensten worden vastgesteld in de offerte of aankondiging van Agoria of in de dienstverleningsovereenkomst tussen Agoria en de dienstverkrijger. Zij worden uitgedrukt in euro en zijn netto berekend en discontovrij. De prijzen worden forfaitair vastgesteld of op basis van een uur/dagtarief dat kan verschillen naargelang de diensten worden verleend door een Senior Expert, een Expert, een Junior Expert, dan wel ondersteuningstaken betreffen.
Tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen, zullen de prijzen overeengekomen in een dienstverleningsovereenkomst worden herzien door toepassing van de hieronder vastgelegde prijsherzieningsformule.
5. Prijsherziening
De uur/dagtarieven voor de betalende diensten worden elk jaar op 1 januari automatisch aangepast op basis van de volgende prijsherzieningsformule:
S
o
p = P (0,80 S + 0,20)
o
waarbij:
P = Facturatieprijs
Po = Initiële basisprijs op de datum waarop deze overeenkomst wordt ondertekend
So = de index voor de referteloonkost per 31 december van het jaar voorafgaand aan de ondertekening van de overeenkomst, zoals gepubliceerd door Xxxxxx
S = Zelfde loon op 31 december van het jaar voorafgaand aan de prijsherziening
6. Facturatie
De facturen van Agoria worden elektronisch verzonden, tenzij de dienstverkrijger onmiddellijk na ontvangst van een factuur Agoria schriftelijk verzoekt om facturen per post te ontvangen. Dit schriftelijk verzoek dient verstuurd te worden via e-mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx. Bij gebrek aan dergelijk verzoek kan de elektronische verzending van de factuur niet betwist worden.
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, worden de betalende diensten per kwartaal gefactureerd, d.w.z. op 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober. Op 31 december volgt telkens een afrekening van de werkelijk gepresteerde uren tijdens het afgelopen jaar, waarbij ofwel een bijkomende factuur voor het nog verschuldigde saldo wordt opgesteld, ofwel een creditnota voor de verrekening van het teveel betaalde bedrag. Alle geregistreerde uren voor de uitvoering van taken die rechtstreeks of onrechtstreeks aan de dienstverkrijger ten goede komen, worden in rekening gebracht.
Het volume van de prestaties die tijdens een bepaald jaar worden aangerekend, geldt als berekeningsbasis voor de kwartaalfacturen van het daaropvolgende jaar, rekening houdend met de toepassing van de prijsherzieningsformule.
Facturatie zal gebeuren op het adres van de maatschappelijke zetel van de dienstverkrijger, tenzij een ander facturatieadres wordt overeengekomen. Indien op de factuur het nummer van de bestelbon of het purchase order van de dienstverkrijger moet worden vermeld, dan moet hij dit uiterlijk 8 dagen na de datum van ondertekening van de overeenkomst meedelen.
7. Betaling
De facturen dienen, netto en zonder disconto, uiterlijk 30 dagen na factuurdatum te worden betaald door middel van overschrijving op de bankrekening van Agoria die vermeld staat op de factuur.
Bij niet-betaling op de vervaldag behoudt Agoria zich het recht voor om 10 dagen na het overmaken van een aanmaning die zonder gevolg is gebleven, de dienstverlening te onderbreken. Elke factuur die op de vervaldag niet betaald is, wordt van rechtswege en zonder ingebrekestelling vermeerderd met 10% (met een minimum van 50 EUR) bij wijze van forfaitaire schadevergoeding. Bovendien zijn vanaf de vervaldatum van rechtswege en zonder ingebrekestelling verwijlinteresten ten belope van 1% per maand verschuldigd.
Alle huidige en toekomstige belastingen en bijkomende heffingen en kosten, van welke aard ook, verbonden aan de uitvoering van de opdracht, zijn ten laste van de dienstverkrijger.
8. Klachten
Klachten betreffende de facturatie van de betalende diensten moeten uiterlijk binnen tien dagen na factuurdatum worden ingediend bij aangetekend schrijven. Latere bezwaren worden niet in aanmerking genomen.
9. Aansprakelijkheid
Tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen, zijn de verbintenissen van Agoria middelenverbintenissen. De dienstverkrijger staat zelf in voor de juistheid en de volledigheid van de door hem verstrekte documentatie en inlichtingen.
Agoria kan bij de uitvoering van een dienst slechts aansprakelijk worden gesteld voor haar eigen zware fout, met uitsluiting van elke aansprakelijkheid voor eender welke vorm van onrechtstreekse schade (inclusief winstderving of verlies van inkomsten) en voor welke vordering dan ook die door derden zou worden ingesteld tegen de dienstverkrijger . De aansprakelijkheid van Agoria blijft in elk geval beperkt tot maximum het laagste van de volgende bedragen: (i) hetzij de bedragen die de dienstverkrijger heeft betaald tijdens de 12 maanden die voorafgaan aan het instellen van de vordering (ii) hetzij een bedrag van € 10.000 en dit ongeacht of de vordering werd ingesteld op een contractuele, dan wel een extracontractuele grondslag. De dienstverkrijger vrijwaart Agoria voor alle vorderingen van derden die gebaseerd zouden zijn op of verband zouden houden met de uitvoering van de opdracht.
10. Bevrijdende omstandigheden
Als bevrijdende omstandigheden gelden alle omstandigheden die zich voordoen buiten de wil van de partijen en die de uitvoering van de dienstverlening verhinderen, waaronder arbeidsconflicten, epidemie of pandemie, brand, mobilisatie, inbeslagneming, embargo, verbod op deviezenoverdracht, opstand, daden van (cyber)terrorisme, tekort aan vervoermiddelen, algemene schaarste aan grondstoffen, beperkingen in het energieverbruik (niet-beperkende opsomming).
De partij die zich op de bevrijdende omstandigheden beroept, moet de andere partij van het intreden alsook van het aflopen daarvan onmiddellijk schriftelijk in kennis stellen. De uitvoering van de dienstverlening kan worden opgeschort voor de duur van de ingeroepen omstandigheden, met dien verstande dat de
dienstverlening voortijdig kan worden beëindigd indien de ingeroepen omstandigheden langer duren dan 30 dagen.
Het ontstaan van één van deze omstandigheden ontneemt alle aansprakelijkheid zowel van de Agoria als van de dienstverkrijger.
11. Onvoorziene omstandigheden
Indien zich tijdens de uitvoering van de diensten van Xxxxxx een wijziging van omstandigheden voordoet die ten tijde van de aanvang van de diensten niet te voorzien was en die buiten de wil en het toedoen van Agoria valt, waardoor de uitvoering van de diensten voor Agoria zo buitensporig bezwarend wordt dat die uitvoering redelijkerwijs niet meer kan worden verlangd, kan Agoria de dienstverkrijger verzoeken om de voorwaarden van de uitvoering van de diensten te heronderhandelen. Tijdens deze heronderhandeling blijven de partijen hun verplichtingen nakomen. Indien de heronderhandeling wordt geweigerd of mislukt binnen een termijn van een maand vanaf de datum van voornoemd verzoek, heeft Agoria het recht de dienstverlening te beëindigen zonder enige schadevergoeding dientengevolge op de datum in onderling overleg bepaald.
12. Annulering van inschrijving
Als de dienstverkrijger de bestelde diensten in het kader van betalende opleidingen, studiedagen en seminaries georganiseerd door Agoria of Agoria Academy, annuleert tot 14 kalenderdagen vóor de opleiding of vroeger dan zal de prijs niet verschuldigd zijn. Annuleert de dienstverkrijger de bestelde diensten minder dan 14 kalenderdagen vóór de opleiding dan zal de volledige prijs van de opleiding verschuldigd zijn en gefactureerd worden. In geval de dienstverkrijger zijn inschrijving voor gratis informatiesessies en andere gratis evenementen minder dan 14 kalenderdagen vóor de opleidingssessie of het evenement annuleert, dan behoudt Agoria zich het recht voor om de werkelijke kosten van de organisatie aan te rekenen met een minimum forfaitaire schadevergoeding van € 125. Indien men verhinderd is, kan men zich steeds laten vervangen door een collega.
13. Voortijdige beëindiging
Agoria kan de diensten zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder inachtneming van enige opzeggingstermijn of (verbrekings)vergoeding verbreken indien:
• de dienstverkrijger in staat van faillissement wordt verklaard
• de dienstverkrijger onder voorlopig bewind wordt gesteld
• door derden bewarend of uitvoerend beslag wordt gelegd op alle of gedeelten der goederen van de dienstverkrijger de solvabiliteit van de dienstverkrijger op enig andere wijze in het gedrang komt, waardoor de continuïteit van de dienstverlening niet langer gegarandeerd is
• de dienstverkrijger een daad stelt of heeft gesteld die de reputatie van Agoria ernstig kan schaden;
• de bovenvermelde bevrijdende omstandigheden langer duren dan 30 kalenderdagen.
• Het gaat om niet betalende diensten aan een lid van Xxxxxx wiens lidmaatschap een einde neemt.
In geval van niet-uitvoering door de dienstverkrijger van één of andere verbintenis voortvloeiend uit de overeenkomst is Agoria eveneens gerechtigd, na ingebrekestelling die zonder gevolg blijft, de ontbinding van de overeenkomst te eisen en schadevergoeding te vragen.
14. Intellectuele eigendomsrechten
De intellectuele eigendomsrechten, van welke aard ook, met betrekking tot de specifieke product- en procesinformatie die door de dienstverkrijger wordt bekend gemaakt aan Agoria in het kader van de uitvoering van de dienstverlening, blijven eigendom van de dienstverkrijger. De dienstverkrijger garandeert dat alle documentatie en inlichtingen die door hem aan Agoria werden verstrekt met het oog op de uitvoering van de dienstverlening en het gebruik ervan vrij is van intellectuele rechten van derden, en dienstverkrijger vrijwaart Agoria tegen elk verlies, schade, kosten, uitgaven of andere vorderingen die voortvloeien uit een inbreuk op de intellectuele rechten van derden.
De dienstverkrijger erkent dat de intellectuele eigendomsrechten van welke aard ook met betrekking tot de generieke kennis en knowhow die door Agoria wordt ter beschikking gesteld bij de uitvoering van de dienstverlening, de eigendom is van Agoria en haar eigendom blijft.
Tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen, blijven de intellectuele eigendomsrechten op de resultaten van de dienstverlening de eigendom van Agoria. Zelfs indien anders wordt overeengekomen, gaan de intellectuele eigendomsrechten op de resultaten van de opdracht pas over op het ogenblik van de volledige betaling van alle facturen in verband met deze dienstverlening.
15. Vertrouwelijkheid
Alle informatie die door de dienstverkrijger wordt verstrekt zal door Agoria niet openbaar worden gemaakt of aan een derde worden meegedeeld. Xxxxxx verbindt er zich toe om bij de uitvoering van de haar toevertrouwde opdracht enkel deze personen, partnerorganisaties en onderaannemers te betrekken die noodzakelijk zijn voor de realisatie ervan en zal hen dezelfde geheimhoudingsplicht opleggen als deze bepaald bij dit artikel.
Vanwege hun vertrouwelijke aard, zal de dienstverkrijger offertes van Agoria, adviezen, rapporten, lijsten en bijbehorende documentatie die voortvloeien uit de uitvoering van de opdracht niet openbaar maken, meedelen, verstrekken of anderszins beschikbaar stellen van derden, tenzij mits voorafgaande toestemming van Agoria. De dienstverkrijger zal deze offertes, rapporten, lijsten en bijhorende documentatie enkel voor eigen gebruik aanwenden. De dienstverkrijger zal alle redelijke voorzorgsmaatregelen nemen om elke openbaarmaking of ongeautoriseerd gebruik te voorkomen.
Agoria heeft het recht, mits de voorafgaande uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de dienstverkrijger, om bepaalde informatie over de uitvoering van de overeenkomst te publiceren, o.a. in newsletters of in andere rapporten.
Het voorgaande is niet van toepassing op alle informatie die openbaar is of waarvan Xxxxxx reeds kennis had op het tijdstip dat ze wordt bekend gemaakt door de dienstverkrijger, en is niet langer van toepassing indien deze informatie op enig moment algemeen bekend wordt zonder enige inbreuk op het voorgaande door Agoria of wanneer Xxxxxx kan aantonen dat zij de informatie heeft ontvangen van een derde die geen inbreuk pleegde op enige geheimhoudingsverbintenis.
16. Afwervingsverbod
De dienstverkrijger verbindt zich ertoe om geen personeelsleden/medewerkers van Agoria die betrokken zijn bij de uitvoering van de diensten ten behoeve van de dienstverkrijger, rechtstreeks of onrechtstreeks af te werven, zonder de voorafgaande schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van Agoria.
Dit afwervingsverbod geldt gedurende de volledige looptijd van de dienstverlening en tot 12 maanden na de beëindiging ervan.
In geval van niet-naleving van dit verbod is de dienstverkrijger een schadevergoeding verschuldigd ten belope van 12 maanden brutosalaris van het afgeworven personeelslid, uitgaande van het salaris dat deze laatste op het ogenblik van zijn afwerving ontving.
17. Overdracht
Behoudens voorafgaand schriftelijk akkoord van Agoria is de dienstverkrijger niet gerechtigd zijn rechten geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen. Onder derden worden ook de met de dienstverkrijger verbonden vennootschappen, zoals dochter-, zuster- of moedervennootschappen begrepen.
18. Elektronische handtekening
Offertes en overeenkomsten worden rechtsgeldig ondertekend door middel van een gewone elektronische handtekening en zijn dientengevolge juridisch bindend voor de partijen.
19. Persoonsgegevens
Alle persoonsgegevens die Agoria verzamelt in het kader van de uitvoering van de diensten zal Agoria verwerken in overeenstemming met de Europese Verordening Gegevensbescherming (GDPR). Agoria zal deze gegevens aanwenden voor de goede uitvoering van de diensten. Agoria zal de gegevens ook kunnen gebruiken wanneer er redelijkerwijze van kan worden uitgegaan dat dit in het belang is van de dienstverkrijger, zoals om hem op de hoogte te brengen van events, opportuniteiten en andere informatie die de dienstverkrijger of zijn onderneming kunnen aanbelangen, of nog, om de dienstverkrijger uit te nodigen om deel te nemen aan enquêtes, bevragingen of gelijkaardige acties. Agoria kan de persoonsgegevens ook doorgeven aan structurele partners (zoals Sirris) of andere derden, indien Agoria ter goeder trouw meent dat dit in het belang is van de dienstverkrijger of indien daarmee Agoria’s eigen rechtmatig belang wordt behartigt.
20. Deelbaarheid
Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden of van de overeenkomst tot dienstverlening waarop ze van toepassing zijn onder het toepasselijke recht geheel of gedeeltelijk, onwettig, nietig of onafdwingbaar zou worden verklaard, dan heeft dit niet de nietigheid, ongeldigheid of onafdwingbaarheid van de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden of overeenkomst tot dienstverlening tot gevolg. De partijen zullen alles in het werk stellen om, in onderlinge overeenstemming, de nietige clausule te vervangen door een geldige clausule met dezelfde of grotendeels dezelfde economische doelstelling als de nietige clausule.
21. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Deze algemene voorwaarden zijn onderworpen aan het Belgisch recht. Elk geschil aangaande de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van deze algemene voorwaarden valt uitsluitend onder de bevoegdheid van de rechtbanken waar de maatschappelijke zetel van Agoria gevestigd is.