Productspecificatie Ultimo Ultimo Infra voor B&O van districten
Productspecificatie Ultimo |
Ultimo Infra voor B&O van districten |
Datum | 9 december 2011 |
Status | Definitief |
Beschrijving van de activiteiten die de Opdrachtnemer in RWS Ultimo dient te doen i.h.k.v. zijn contract. Tevens wat hij krijgt bij aanvang en dient aan te leveren tijdens en bij einde contract. | |
Colofon | |
Uitgegeven door | Rijkswaterstaat – Data-ICT-Dienst |
Informatie | Servicedesk Data |
Telefoon | 015-275 7700 |
Uitgevoerd door | Xxxxx Xxxxxxxx |
Opmaak | - |
Datum | 9 december 2011 |
Status | Definitief |
Versienummer | 1.1 |
Inhoud
1.1 Omschrijving
Het softwarepakket Ultimo valt onder de categorie Onderhoud Management Systemen (OMS), die door onderhoudsaannemers worden gebruikt om allerlei onderhoudsprocessen, bijvoorbeeld storingsafhandeling, onderhoudswerk, planningen en inspecties, mee te managen. Rijkswaterstaat gebruikt Ultimo in aangepaste vorm om voornamelijk de kwaliteit van het areaal te registreren. Het RWS Ultimo wordt daarom door RWS ook wel een Beheer Management Systeem (BMS) genoemd, om zo aan te duiden dat het haar vooral gaat om gegevens, waarmee Rijkswaterstaat haar beheertaken naar behoren kan uitvoeren.
In bredere zin is het RWS Ultimo een van de beheerapplicaties van Rijkswaterstaat, waartoe ook Kerngis droog, Beheerkaart Nat en DISK behoren. Nadere informatie hierover staat in het document ‘OMS, BMS en Beheerapplicaties’.
Doel
Het doel van het RWS Ultimo voor Rijkswaterstaat is om inzicht te hebben in de actuele status van het areaal ten behoeve van wettelijke verplichtingen, het maken van onderhoudsadviezen, informeren van (toekomstige) onderhoudsaannemers en beoordelen van verbeteringsvoorstellen van opdrachtnemers.
Met het RWS Ultimo voorziet Rijkswaterstaat tijdelijk in de aangegeven informatiebehoefte om zo ervaring op te doen tijdens de nieuwe contractvorm, waarmee zij sinds medio 2009 het areaalonderhoud op de markt zet. RWS zet steeds meer werk op de markt en draagt hierbij ook bepaalde verantwoordelijkheden m.b.t. keuze van uitvoeren van het werk over, zodat de opdrachtnemers dit ook zo efficiënt mogelijk kunnen doen. Hierbij is het belangrijk om te bepalen welke informatie RWS nog zelf nodig heeft en welke gegevens de opdrachtnemers het beste zelf kunnen beheren.
Zodra deze informatiebehoefte duidelijk is, zal er een BMS worden ingericht, die diverse beheerapplicaties, waaronder het RWS Ultimo, zal vervangen dan wel tot een geheel zal samenvoegen.
Inhoud
De basis in de database van Ultimo wordt gevormd door een decompositie van het areaal, een opdeling van de rijkswegen en rijkswateren in onderhoudbare en inspecteerbare onderdelen. Aan de areaal(onder)delen worden kenmerken gehangen, zoals locatie, omvang, type, adresgegevens, contactpersonen, contractinformatie, zodat de areaalonderdelen uniek aan te duiden zijn.
Vervolgens worden aan de areaal(onder)delen de kwaliteitsgegevens van het areaal gehangen. Hierbij moet worden gedacht aan de resultaten van conditiemetingen, inspectieresultaten (functioneren, veiligheid, toestand), storingen en onderhoudshistorie, waarmee een doorkijk wordt verkregen voor de verwachte activiteiten en kosten in de komende jaren.
1.2 Werkproces
Het RWS Ultimo ondersteunt de werkprocessen t.b.v. de Prestatiecontracten voor Beheer & Onderhoud welke voor de wegen- en waterdistricten op de markt worden gezet. Hierbij gaat het om de volgende processen, zoals deze in het interne RWS document ‘Van Aanbesteding tot goed beheerd en uitbesteed B&O’ zijn beschreven:
• Contracteren
• Inwinnen kwantitatieve en kwalitatieve areaalgegevens;
• Uitvoeren vast en klein variabel onderhoud (B&O);
• Uitvoeren toezicht B&O (monitoren door RWS);
• Storingen.
In hoofdstuk 2 wordt verder ingegaan op de gegevenseisen gerelateerd aan deze processen.
1.3 Uitgangspunten
De volgende uitgangspunten moeten worden gehanteerd bij de bijhouding van het RWS Ultimo:
• Het RWS Ultimo is bedoeld voor gegevens en documenten die iets zeggen over de kwaliteit van het areaal. Tevens kunnen documenten, die niet ergens anders kunnen worden geregistreerd, maar wel van belang zijn voor het onderhoud, ook in het RWS Ultimo worden opgenomen. Andere gegevens en documenten moeten zoveel mogelijk in de beheerapplicaties blijven, waar ze thuis horen. Bijvoorbeeld tekeningen horen in een tekeningbeheersysteem.
• Het RWS Ultimo is alleen bedoeld voor ondersteuning van de prestatiecontracten B&O, zoals deze voor de districten worden aanbesteed en uitgevoerd.
• Binnen RWS zijn meerdere varianten van het softwarepakket Ultimo in gebruik, ieder met een eigen specifiek doel. Denk hierbij aan de stormvloedkeringen, tunneltechnische installaties en Landelijk Meetnet Water. Deze productspecificatie geldt alleen voor de Ultimo Infra versie, zoals deze bij de wegen- en waterdistricten draait voor het Beheer & Onderhoud van hun areaal exclusief tunneltechnische installaties en exclusief DVM gerelateerd aan Verkeerscentrales.
• Naast het RWS Ultimo draaien er bij de Regionale Dienst Zeeland en de Regionale Dienst Noordzee andere applicaties met hetzelfde doel als Ultimo voor de districten t.w. EAM (Datastream) respectievelijk SAP-PM. Deze productspecificatie is daar niet voor van toepassing.
De Opdrachtnemer dient het RWS Ultimo actueel te houden conform de feitelijke toestand van het areaal. Hiervoor gelden een aantal eisen, zoals in dit hoofdstuk zijn beschreven.
Daarnaast staat er in het RWS Ultimo informatie, waarvan de Opdrachtnemer gebruik kan maken. Hierbij kan worden gedacht aan voorraadbeheer in magazijnen, hulpmiddelen op specifieke objecten, sleutelbeheer en allerlei documenten die voor het onderhoud relevant zijn en niet elders al zijn geregistreerd, zoals instandhoudingplannen, vergunningen, overeenkomsten, convenanten, verpachtingen en werkafspraken. Hiervoor wordt verder verwezen naar de Invulinstructie Ultimo.
2.1 Algemeen
• RWS heeft de Invulinstructie Ultimo gemaakt, waarin is beschreven wat de gegevens voor RWS betekenen en hoe de gegevens in Ultimo moeten worden ingevoerd. Het gaat hierbij om het gebruik van pick-listen, formats van codes, nummers, data etc. Deze invulinstructie is leidend en is te downloaden van de internetsite xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx, tabblad Ultimo, en is te openen in het RWS Ultimo zelf vanuit het menu ‘Help’, submenu ‘Helponderwerpen’.
• De Opdrachtnemer dient de volgende gegevens bij te houden:
- decompositie;
- inspectieresultaten;
- onderhoudshistorie;
- storingen inclusief afhandeling en analyserapportage;
- garanties;
- vergunningen.
In de paragrafen 2.3 en 2.4 wordt per gegevensgroep de specifieke eisen beschreven.
• De Opdrachtnemer en Opdrachtgever voeren een aantal processen uit, waarbij de gegevens van het RWS Ultimo wijzigen. Van deze processen is een beschrijving voor intern gebruik bij Rijkswaterstaat gemaakt (Van Aanbesteding tot goed beheerd en uitbesteed B&O), waarvan in de paragraaf 2.5 een aantal specifieke eisen m.b.t. gegevens wordt aangegeven.
2.2 Problemen met RWS Ultimo
• Incomplete picklisten:
- Indien in de picklisten van gegevensvelden naar mening van de Opdrachtnemer bepaalde opties ontbreken, dient hij dit aan de contactpersoon van de Opdrachtgever voor het RWS Ultimo te melden.
- Deze zal de melding beoordelen en indien akkoord de aanpassing van de picklist intern Rijkswaterstaat aanmelden. Zo nodig zal de contactpersoon ook aanwijzing geven voor een tijdelijke oplossing tot de optie beschikbaar is.
- Zodra de picklist is bijgewerkt, krijgt de Opdrachtnemer hiervan bericht.
- De Opdrachtnemer dient te zorgen dat z.s.m. na bijwerken picklist de juiste optie bij het betreffende gegevensveld is gekozen.
• Vragen over werking applicatie:
- Indien de Opdrachtnemer vragen heeft over de werking van de applicatie, kan de Opdrachtnemer contact opnemen met de Servicedesk Data, welke bij de Data-ICT-Dienst van Rijkswaterstaat beschikbaar is:
- Servicedesk Data 015-2757700
Indien nodig zullen specialisten worden ingezet om de Opdrachtnemer te helpen.
2.3 Decompositie
• Zie Invulinstructie Ultimo:
- Menu’s – Menu Areaalbeheer – <betreffende decompositieniveau>
• Binnen Rijkswaterstaat is afgesproken, dat voor de indeling van het areaal de NEN2767-4 decompositie zal worden gebruikt. Daarom is de structuur in het RWS Ultimo ook conform de NEN2767-4 decompositie opgezet en zijn de diverse schermen in het RWS Ultimo ook aan 6 decompositieniveaus gerelateerd.
Bij wijzigingen in de decompositie in het RWS Ultimo dienen altijd de principes en regels van de NEN2767-4 decompositie te worden gehanteerd. Inhoudelijk wordt hiervoor verwezen naar de site van de NEN2767-4 decompositie en het document ‘RWS gebruiksregels NEN decompositie’. Dit document is te downloaden van de internetsite xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx, tabblad Ultimo.
Indien de geldende decompositieregels niet voldoende zijn, dient de Opdrachtnemer dit te melden bij de Servicedesk Data van de Data-ICT-Dienst van Rijkswaterstaat:
- Servicedesk Data 015-2757700
• De Opdrachtnemer dient de wijzigingen in de decompositie van het door hem te onderhouden areaal, m.n. nieuwe en vervallen objecten, aan de Opdrachtgever aan te leveren, zodat de Opdrachtgever deze kan inlezen in het RWS Ultimo en daarbij de betreffende Opdrachtnemer kan autoriseren voor dat nieuwe object. Door de autorisatiestructuur is het niet mogelijk dat de Opdrachtnemer nieuwe areaalonderdelen in de decompositie aanmaakt of vervallen onderdelen hieruit verwijdert. Wel dient hij aansluitend zelf de beschrijvende kenmerken en andere gegevens van deze nieuwe areaalonderdelen in het RWS Ultimo in te voeren.
• Wijzigingen in de naamgeving van een areaalonderdeel dienen aan de Opdrachtgever te worden doorgegeven m.b.v. een verschillijst.
• RWS heeft een aantal beheerapplicaties, met daarin gedeeltelijk dezelfde areaalobjecten, alleen ieder met een eigen doel in inhoud (zie document ‘OMS, BMS en Beheerapplicaties’ op xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx). Voor aanpassingen
n.a.v. areaalwijzigingen moeten dus vaak meerdere beheerapplicaties worden aangepast. Gezien deze relaties zijn er eisen aan de volgorde van bijwerken van de beheerapplicaties, om uitwisselbare gegevenssets te krijgen. Voor de eisen aan revisie van deze beheerapplicaties wordt verwezen naar de vraagspecificatie en de daarin genoemde documenten.
De decompositiegegevens moeten, voor zover van toepassing, vanuit die andere
beheerapplicaties naar het RWS Ultimo worden overgezet, waarbij de regels gelden, zoals in de subpunten hieronder zijn aangegeven.
1 Voordat de beheerapplicaties worden aangepast, dient de Opdrachtnemer met de Opdrachtgever een datum af te spreken, waarin de wijzigingen plaatsvinden, zodat de diverse beheerapplicaties qua decompositie en gegevens zo veel mogelijk gelijk zijn.
2 Eerst het Digitaal Topografisch Bestand (DTB) actualiseren, omdat dit het leidende systeem v.w.b. topografie is.
3 Daarna m.b.v. het nieuwe DTB het Kerngis Droog resp. Beheerkaart Nat (BKN) opbouwen en aanvullen met administratieve gegevens.
De volgende 2 GIS lagen/beheerapplicaties dienen na bijwerking
Kerngis/Beheerkaart Nat te worden bijgewerkt, omdat de geografische gegevens deels worden gebaseerd c.q. aangesloten op Kerngis/BKN topografie:
1 K&L GIS-laag
2 Garantiebank Verhardingen
4 Voor kunstwerken:
1 Eerst nieuwe kunstwerken aanmaken in DISK, omdat dit het leidende systeem v.w.b. kunstwerken is.
2 Daarna de nieuwe kunstwerken in Kerngis Droog resp. BKN bijwerken m.b.v. de door DISK geleverde beheercode en relevante kenmerken.
5 Na actualisatie van DTB, Kerngis Droog, BKN en DISK moet het RWS Ultimo worden bijgewerkt:
1 De decompositie van kunstwerken uit DISK naar het RWS Ultimo overzetten.
2 De decompositie van het overige areaal vanuit BKN en Kerngis droog overzetten naar het RWS Ultimo.
2.4 Gegevensgroepen
In het algemeen geldt, dat ‘rapportages’ in Adobe Reader (pdf) formaat moeten worden geleverd. ‘Gegevens’, die bijvoorbeeld zo’n rapportage onderbouwen, dienen in een muteerbaar formaat (minimaal MS Office Excel) te worden geleverd.
Documenten, die periodiek door de Opdrachtnemer moeten worden bijgewerkt of door de Opdrachtgever gaan worden bewerkt, moeten in MS Office Word worden aangeleverd.
Het betreft hier de resultaten van conditiemetingen conform de NEN2767-4. Deze moeten als rapportage (MS Office Word) en als gegevensbestand (MS Office Excel) in het RWS Ultimo worden opgenomen. Tevens dienen de eindscores per beheerobject, element en bouwdeel, voor zover beschikbaar, te worden ingevoerd bij het betreffende areaalonderdeel. Het is niet mogelijk om de NEN2767-4 resultaten via de aanwezige module voor NEN2767 in te voeren, omdat deze alleen voor gebouwen geldt.
De keuze op welk decompositieniveau de rapportage wordt gekoppeld, is afhankelijk van over welk areaalonderdeel of -delen de rapportage gaat. Meerdere keren opslaan in het RWS Ultimo is niet toegestaan.
Zie Invulinstructie Ultimo:
2. Menu’s – Menu Areaalbeheer – <betreffende decompositieniveau>
Het betreft hier de diverse vormen van toestandsinspectie, zoals voor veiligheid, functioneren en kwaliteit van areaalonderdeel. Deze worden in rapportage vorm opgenomen in het RWS Ultimo. Uitzondering hierop zijn de FUIST inspecties. Deze kunnen zowel als rapport en als gegevens in het RWS Ultimo worden geregistreerd. De keuze op welk decompositieniveau de rapportage wordt gekoppeld, is afhankelijk van over welk areaalonderdeel of -delen de rapportage gaat. Meerdere keren opslaan in het RWS Ultimo is niet toegestaan.
Voorbeelden naast bovengenoemde inspectievormen zijn: stroefheidmetingen, trillingsmetingen, deflectiemetingen, röntgenonderzoek, stralingsmetingen, asbestrapportages (behalve van kunstwerken, deze moeten in DISK worden geregistreerd), keuringsrapportages en VTA controle.
Zie Invulinstructie Ultimo:
1. Inspectierapportages: Menu’s – Menu Areaalgegevens – <betreffende decompositieniveau>
2. Gegevens FUIST inspectie: Menu’s – Menu Instandhouding
Het betreft een rapportage van het op het areaal of delen daarvan uitgevoerde onderhoud. Voor specifieke areaalonderdelen kunnen de onderhoudsgegevens zelf worden ingevoerd via het tabblad Onderhoudslogboek bij objecten en elementen. De keuze op welk decompositieniveau de rapportage wordt gekoppeld, is afhankelijk van over welk areaalonderdeel of -delen de rapportage gaat. Meerdere keren opslaan in het RWS Ultimo is niet toegestaan.
Zie Invulinstructie Ultimo:
3. Menu’s – Menu Areaalbeheer – <betreffende decompositieniveau>
2.4.4 Storingen inclusief afhandeling en analyse
De Opdrachtgever en Opdrachtnemer registreren de door hen gesignaleerde urgente storingen in het RWS Ultimo. De Opdrachtnemer dient van alle urgente storingen, die van toepassing zijn op het door hem te onderhouden areaal, in het RWS Ultimo de status en informatie bij te houden. Bovenstaande dient plaats te vinden naast het bijhouden van de storingsstatus van alle storingen in het eigen OMS van de Opdrachtnemer.
Het invoeren en bijwerken van RWS Ultimo dient te gebeuren door de nodige gegevens op de schermen van de menuoptie Jobs in te voeren en eventuele rapportages te uploaden conform het proces ‘Storingen’, zie paragraaf 2.5.5. Tevens dient hij het document met de analyse van de storing en het daarvoor uitgevoerde correctief onderhoud bij de storing te registreren.
In sommige gevallen kunnen ook niet-urgente storingen overgaan in urgente storingen, bijvoorbeeld door herhaald optreden van dezelfde niet-urgente storing. In die gevallen dient de ontstane urgente storing op dezelfde wijze in RWS Ultimo te worden behandeld. Hierbij moet de informatie over de eerdere niet-urgente storingen als documenten (pdf) aan de urgente storing worden gehangen.
Indien conform de vraagspecificatie documenten over kwaliteitaspecten van object worden gevraagd, dient dit bij het betreffende areaalonderdeel resp. storingen job
te worden gedaan. Het RWS Ultimo is NIET bedoeld om allerlei technische documenten, handleidingen, technische tekeningen e.d. van objecten in te archiveren. Daarvoor zijn speciale Document Management Systemen (DMS), zoals Meridian, TechDoc en SmarTeam.
1. Zie Invulinstructie Ultimo:
1 Menu’s – Menu Areaalbeheer – <betreffende decompositieniveau>
2 Menu’s – Menu Werk Beheer – Jobs
Hierbij kan aan de volgende documenten worden gedacht:
2. Garanties en certificaten:
Het betreft hierbij enkel de garanties en certificaten die de Opdrachtnemer afgeeft na het uitvoeren van variabel onderhoud.
3. Vergunningen:
Het betreft hier alleen de vergunningen, die relevant zijn voor de Opdrachtgever om te beheren en die niet in andere beheerapplicaties, zoals Generiek Vergunningen GIS en HAVIK, worden geregistreerd.
Vergunningen, die alleen relevant zijn voor de Opdrachtnemer, dient hij in een vergunningenregister conform de vraagspecificatie te registreren.
4. Overige juridische documenten, bijv. overeenkomsten en verpachtingen, horen in het juridisch dossier/archief. Evt. kan een afschrift als pdf in Ultimo komen, mits daarin voor het onderhoud relevante informatie staat.
5. Instandhoudingplannen
6. Onderhoudmanuaal e.d. (werkvoorbereiding)
Mochten er andersoortige documenten worden gevraagd, dan dient in overleg met de Opdrachtgever de juiste beheerapplicatie (RWS Ultimo of DMS) en de juiste locatie te worden bepaald.
Indien de Opdrachtnemer niet voor dit deel van het RWS Ultimo is geautoriseerd om documenten te uploaden, zal dit door de Opdrachtgever worden gedaan.
2.5 Processen
Voor de volgende processen uit het document ‘Van Aanbesteding tot goed beheerd en uitbesteed B&O’ gelden een aantal specifieke eisen m.b.t. gegevensbeheer:
1. Contracteren;
2. Inwinnen kwantitatieve en kwalitatieve areaalgegevens;
3. Uitvoeren vast en klein variabel onderhoud (B&O);
4. Uitvoeren toezicht B&O (monitoren door RWS);
5. Storingen.
Zie verder de onderstaande subparagrafen.
Dit proces heeft betrekking op het traject van voorbereiden en aanbesteden van een prestatiecontract. Daarom is alleen de stap tijdens de transitieperiode voor de Opdrachtnemer van belang. Deze stap betreft:
1. het controleren van de areaalgegevens in de transitieperiode;
2. eventueel na opdracht van de Opdrachtgever bijwerken van de areaalgegevens;
3. accepteren van de door derden (oude opdrachtnemer of RWS) bijgewerkte areaalgegevens.
2.5.2 Inwinnen kwantitatieve en kwalitatieve areaalgegevens
Hier zijn voor het RWS Ultimo de volgende stappen van belang:
1. Registreren van nieuw areaalonderdeel:
1 Belangrijk aandachtspunt hierbij is, dat de Opdrachtnemer zelf geen decompositie wijzigingen kan aanbrengen in het RWS Ultimo. Hij dient echter wel de gegevens om de decompositie te wijzigen aan te leveren conform paragraaf 2.3. De Opdrachtgever verzorgt de decompositie mutaties in het RWS Ultimo en meldt het gereed zijn aan de Opdrachtnemer.
2 De Opdrachtnemer voert de overige kenmerken van het nieuwe areaalonderdeel in het RWS Ultimo in.
Zie Invulinstructie Ultimo:
1 Menu’s – Menu Areaalgegevens – <betreffende decompositieniveau
2. Registreren van verdwenen areaalonderdeel:
Afhankelijk van het decompositieniveau kan de Opdrachtnemer dit zelf. In die gevallen dat hij het niet kan, zal hij de informatie moeten aanleveren aan de contactpersoon van de Opdrachtgever. Deze verzorgt dan de mutatie in het RWS Ultimo en meldt het gereed zijn aan de Opdrachtnemer.
Zie Invulinstructie Ultimo:
1 Menu’s – Menu Areaalgegevens – <betreffende decompositieniveau>
3. Muteren van gewijzigde areaalonderdelen:
Dit dient te gebeuren conform paragraaf 2.1, 2.3 en 2.4. Zie Invulinstructie Ultimo:
1 Menu’s – Menu Areaalgegevens – <betreffende decompositieniveau>
4. Registreren van conditiemetingen en inspectiegegevens:
Dit dient te gebeuren conform paragraaf 2.4.1 resp. 2.4.2.
2.5.3 Uitvoeren vast en klein variabel onderhoud (B&O)
2.5.4 Uitvoeren toezicht B&O (monitoren door RWS)
In dit proces gaat het om het nagaan door de Opdrachtgever of de Opdrachtnemer
o.a. het RWS Ultimo goed bijhoudt. Hiervoor wordt er informatie uit het RWS Ultimo gehaald. Mochten er mutaties uit voortkomen, dan dienen deze door de Opdrachtnemer volgens de reguliere processen, zoals beschreven in paragraaf 2.5.2, 2.5.3 en 2.5.5 te worden verwerkt.
Voor het proces Storingen worden de volgende stappen doorlopen:
(Voor Officier van Dienst kan ook een andere RWS functionaris worden gelezen, indien de functie niet aanwezig is binnen betreffend district.)
1. Alle storingen, die door RWS-ers worden gesignaleerd of bij RWS binnenkomen, worden rechtstreeks aan de Opdrachtnemer gemeld, die deze registreert en beheert in zijn eigen OMS.
2. Alle storingen, die door RWS-ers worden gesignaleerd of bij RWS binnenkomen, worden bij de Officier van Dienst van het district aangemeld. De storingen worden door een medewerker van Rijkswaterstaat of door de Officier van Dienst in het RWS Ultimo in het scherm ‘Melden Job’ ingevoerd.
Zie Invulinstructie Ultimo:
1 Menu’s – Menu Werk Beheer – Jobs – Xxxxxx Xxx
3. Aansluitend worden de aangemelde storingen in het scherm ‘Voorbereiden Job’ door de Officier van Dienst van Rijkswaterstaat beoordeeld op urgent of niet- urgent. Alleen bij urgente storingen wordt de storingsmelding gecompleteerd met de juiste contract- en planningsgegevens en de vereiste prioriteit en doorgezet naar een daadwerkelijke storingsregistratie. De Opdrachtnemer van het betreffende contract krijgt hiervan een melding per e-mail en wordt telefonisch of op andere wijze van het urgent zijn van de storing op de hoogte gebracht.
Zie Invulinstructie Ultimo:
1 Menu’s – Menu Werk Beheer – Jobs – Voorbereiden Job
4. De Opdrachtnemer dient conform de vraagspecificatie de storing te verhelpen en daarvan de Opdrachtgever op de hoogte te houden.
1 Belangrijk is, dat de Opdrachtnemer de gegevens m.b.t. de urgente storingen actueel houdt in het RWS Ultimo, zodat een ieder weet wat de status is van het oplossen van de urgente storing. Tevens dienen de documenten over de urgente storing en de afhandeling en de analyse van urgente storing in het RWS Ultimo te worden geregistreerd.
2 In het RWS Ultimo wordt onderscheid gemaakt tussen functioneel herstel en definitief herstel. Hierbij worden ook de contractuele oplostijden aangegeven.
3 Een eventueel van toepassing zijnde garantie dient bij de storing te worden vermeld en gemeld aan de Opdrachtgever.
4 Indien de storing het gevolg is van calamiteiten of de storing overgaat in een calamiteit, borgt de Opdrachtgever de eventuele schadeafhandeling.
5. Het afsluiten van een storing in RWS Ultimo dient altijd door de Opdrachtgever te gebeuren. Bij schadeafhandeling moet de storing niet worden afgesloten, zodat er nog nadere gegevens aan toe kunnen worden gevoegd.
1 Zie Invulinstructie Ultimo:
1 Menu’s – Menu Werk Beheer – Jobs – Afhandelen Job
2 Afgehandelde en geannuleerde storingen kunnen nog worden bekeken in het scherm ‘Overzicht Jobs’.
Zie Invulinstructie Ultimo:
1 Menu’s – Menu Werk Beheer – Jobs – Overzicht Job
Let op:
Onder het Menu Werk Xxxxxx is ook een optie ‘Meldingen’, die in principe niet toegankelijk is voor de Opdrachtnemer. Deze is alleen voor het registreren van ervaringen van Rijkswaterstaat medewerkers, die door de Contractmanager kunnen worden meegenomen bij het uitvoeren van toetsen conform SCB.
De Opdrachtgever zal enerzijds een aantal medewerkers van de Opdrachtnemer toegang verlenen tot het RWS Ultimo om gegevens te beheren en informatie te bekijken. Anderzijds zal de Opdrachtgever de decompositie als gegevensbestand aanleveren, zodat de Opdrachtnemer de decompositie in zijn Onderhoud Management Systeem (OMS) kan gebruiken.
3.1 Toegang tot het RWS Ultimo
1. De Opdrachtnemer mag alleen geautoriseerde medewerkers in het RWS Ultimo laten werken en kijken. Voor het verkrijgen van toegang tot het RWS Ultimo is een speciaal proces ingericht bij Rijkswaterstaat. De Opdrachtnemer dient zich hiervoor tot de betreffende contactpersoon van de Opdrachtgever te wenden, zoals aangegeven in de Vraagspecificatie.
2. Om ook daadwerkelijk verbinding te krijgen met het RWS netwerk, dient de ICT omgeving van de Opdrachtnemer aan bepaalde voorwaarden te voldoen. Deze worden verstrekt zodra er toegang tot het RWS netwerk wordt verleend. De belangrijkste staan hieronder aangegeven:
1 Alle voorwaarden conform het document "Aansluitvoorwaarden SAP". Dit document wordt bij levering toegang verstrekt;
2 Windows XP, Windows Vista of Windows 2000;
3 Een up-to-date Java versie;
4 Internet Explorer versie 6 of 7. Hogere versies van Internet Explorer werken in principe ook, evenals XxxxXxx;
5 De Ica Webclient versie 9.230 of hoger.
3.2 Decompositiegegevens
1. Door de Opdrachtgever zal bij start van het contract een decompositie in Excel (DIS bestand) worden aangeleverd, waarin de areaalonderdelen staan, waarvoor de Opdrachtnemer het onderhoud gaat verzorgen. Andere areaalonderdelen zijn niet toegankelijk voor de Opdrachtnemer, ook niet om alleen te kijken.
3.3 Informatie in het RWS Ultimo
In Ultimo is door Rijkswaterstaat en haar Opdrachtnemers allerlei informatie over het areaal verzameld. Deze is beschikbaar via de diverse schermen van het RWS Ultimo en beschikbaar voor de Opdrachtnemer, voor zover hij daarvoor is geautoriseerd.
Zie Invulinstructie Ultimo:
1. Menu’s – Rapportages
In principe levert de Opdrachtnemer geen Ultimo gegevens af buitenom het RWS Ultimo. Alleen indien onduidelijk is waar een document moet worden geregistreerd, kan in overleg met Opdrachtgever het document apart worden aangeleverd.
Indien het areaal is gewijzigd, waardoor de decompositie is veranderd, dient de Opdrachtnemer deze aan te leveren conform paragraaf 2.3. Voor de beschrijving van het RWS Ultimo DIS bestand wordt verwezen naar Bijlage A.
Alle gegevens, die in een gegevensveld van het RWS Ultimo moeten worden geregistreerd, dienen conform hoofdstuk 2 en de Invulinstructie Ultimo rechtstreeks in de betreffende velden te worden ingevoerd. Alle gegevens, die als document in het RWS Ultimo moeten worden geregistreerd, dienen rechtstreeks in het RWS Ultimo bij het juiste areaalonderdeel te worden geladen.
Aan de inhoud van documenten, die in het RWS Ultimo worden geladen, wordt in deze productspecificatie geen eisen gesteld. Hiervoor wordt verwezen naar eisen aan het betreffende documenttype conform de Vraagspecificatie.
Bijlage A Specificatie RWS Ultimo DIS - Aannemer
A.1 Inleiding
Ten behoeve van de import van de areaalspecifieke decompositie (niveau 4, 5 en 6) en een aantal basiskenmerken van nieuwe of vernieuwde areaalonderdelen in RWS Ultimo, is er een speciaal Excelbestand ‘RWS Ultimo DIS - Aannemer’ gedefinieerd. Deze specificatie beschrijft dit Excelbestand en de gegevens die in de cellen moeten worden ingevuld om een goede import mogelijk te maken. Voor een aantal zaken wordt verwezen naar de ‘Invulinstructie Ultimo’ of het RWS Ultimo zelf, om zo dubbele beschrijvingen te vermijden dan wel i.v.m. de dynamiek van deze gegevens.
De niveaus 1 t/m 3 zullen niet of nauwelijks wijzigen. Indien dit wel het geval is, dient in overleg met het IPM-team en het district bekeken te worden hoe deze gegevens moeten worden aangeleverd. Invoer in Ultimo zal dan door Rijkswaterstaat zelf gebeuren.
A.2 Beschrijving DIS bestand
• DIS = ‘Data Import Sheet’; een Excel template voor de uniforme invoer van areaalgegevens tbv import in RWS Ultimo.
• DIS bevat 14 tabbladen:
o 3 tabbladen voor de decompositieniveaus 4, 5 en 6
o 11 tabbladen met stamgegevens
• De 3 tabbladen met de decompositieniveaus hebben een ‘onderdeel van structuur’ met elkaar en een relatie met het centrale RWS Ultimo door middel van een codering.
• De in te vullen informatie bestaat uit zowel vrije tekst als uit een code.
• De kolommen waar een code ingevoerd dient te worden staat in de kolomkop de toevoeging “...(code)”.
• Men dient alle gegevens in alleen de 3 decompositietabbladen in te vullen conform de Invulinstructie Ultimo en onderstaande aanwijzingen:
o In de kolommen met grijze arcering dient ‘vrije tekst’ ingevoerd te worden.
o In de kolommen met oranje arcering dient een code ingevoerd te worden uit de overeenkomstige kolom op een van de tabbladen met de decompositieniveaus.
o In de kolommen met groene arcering dient een code ingevoerd te worden uit een van de tabbladen met stamgegevens.
o In de kolommen met rode arcering dient een code ingevoerd te worden welke nagevraagd dient te worden bij het district.
A.3 Beschrijving DIS sheets
Hieronder staat per decompositieniveau een tabel van het RWS Ultimo DIS. Iedere tabel bevat per gegevensveld een beschrijving, eisen waaraan moet worden voldaan, en eventueel verwijzingen naar een ander tabblad/bron waar het veld terugkomt.
• De geel gekleurde velden zijn verplicht!
• De overige velden zijn facultatief en kunnen ook handmatig in het RWS Ultimo worden ingevoerd.
• Velden met een ‘–‘ zijn niet ingevuld omdat de omschrijving voor zichzelf spreekt.
Nadere informatie is ook in de ‘Invulinstructie Ultimo’ terug te vinden.
Niveau 4 - Objecten
Op dit tabblad kunnen de nieuwe objecten met hun kenmerken worden ingevuld.
Niv.4 - Objecten | Beschrijving | Eisen | Verwijst naar tabblad/bron |
Code | Unieke code van het object | Max 40 tekens, geen dubbelingen | |
Omschrijving | Omschrijving object, vaak NEN naam en locatieaanduiding | Max 100 tekens | |
Systeemdeel (code) | Code die het object koppelt aan het systeemdeel | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Vestiging (Code) | Code water- of wegendistrict | Zie stamgegevens | VESTIGINGEN |
Objectsoort (Code) | Typering object obv NEN-2767-4 | Zie stamgegevens | OBJECTSOORTEN |
BKN/KG | BKN/KG code | ||
Adres | - | ||
Postcode | - | ||
Plaats (code) | - | Zie stamgegevens | PLAATSEN |
Telefoonnr | - | ||
Gemeente (code) | - | Zie stamgegevens | GEMEENTEN |
Provincie (code) | - | Zie stamgegevens | PROVINCIES |
Waterschap (code) | - | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Lange omschrijving | "Vrij" tekstveld | ||
Van KM | Begin kilometrering object | ||
Tot KM | Einde kilometrering object | ||
Zijde (code) | - | Zie stamgegevens | ZIJDEN |
Start ref punt (code) | Code die verwijst naar een referentiepunt uit scherm ‘Referentiepunten’ dat als startpunt dient | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Eind ref punt (code) | Code die verwijst naar een referentiepunt uit scherm ‘Referentiepunten’ dat als eindpunt dient. | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Complex (code) | Koppelt het object aan een complex | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
RD X | X-coördinaat, 3 decimalen | Rijksdriehoeksstelsel | |
RD Y | Y-coördinaat, 3 decimalen | Rijksdriehoeksstelsel | |
Beheerobjectcode | - | ||
Bouwjaar | - | ||
Eigenaar (code) | - | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Beheerder (code) | - | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Contactpersoon (code) | - | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Onderhouder (code) | - | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Monumenttype (code) | - | Zie stamgegevens | MONUMENTTYPEN |
Minimale conditie (code) | - | Zie stamgegevens | CONDITIES |
Niv.4 - Objecten | Beschrijving | Eisen | Verwijst naar tabblad/bron |
Huidige conditie (code) | - | Zie stamgegevens | CONDITIES |
Datum laatste conditiebeoordeling | - | dd-mm-jjjj | |
Inspectietype (code) | - | Zie stamgegevens | INSPECTIETYPEN |
Baan en Positie | BAANVOLGNUMMER, BAANSOORT, BAANPOSITIE, (bijvoorbeeld = 1HRR ) | Conform BPS | |
DVK-letter | - | Conform BPS |
Niveau 5 - Elementen
Op dit tabblad kunnen de nieuwe elementen met hun kenmerken worden ingevuld.
Niv.5 - Elementen | Beschrijving | Eisen | Verwijst naar tabblad/bron |
Code | Unieke code van het element | Max 40 tekens, geen dubbelingen | |
Omschrijving | Omschrijving element, vaak NEN naam en locatieaanduiding | Max 100 tekens | |
Lange tekst | Vrij tekstveld | ||
Vestiging (code) | Code water- of wegendistrict | Zie stamgegevens | VESTIGINGEN |
Elementsoort (code) | Typering element obv NEN-2767 | Zie stamgegevens | ELEMENTSOORTEN |
Onderdeel van object | Code die het element koppelt aan het object | Moet bestaan op niveau 4 | Niv.4 - Objecten |
Van KM | Begin kilometrering Element | ||
Zijde (code) | - | Zie stamgegevens | ZIJDEN |
Beheerobjectcode | - | ||
BKN/KG Code | BKN/KG code | ||
Star refp (Code) | Code die verwijst naar een referentiepunt uit scherm ‘Referentiepunten’ dat als startpunt dient | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Eind ref (code) | Code die verwijst naar een referentiepunt uit scherm ‘Referentiepunten’ dat als eindpunt dient. | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
RD X | X-coördinaat, 3 decimalen | Rijksdriehoeksstelsel | |
RD Y | Y-coördinaat, 3 decimalen | Rijksdriehoeksstelsel | |
Fabrikant/leverancier (code) | - | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Bouwjaar | - | 4 cijfers | |
Installatiedatum | - | dd-mm-jjjj | |
Minimale conditie (code) | - | Zie stamgegevens | CONDITIES |
Huidige conditie (code) | - | Zie stamgegevens | CONDITIES |
Datum laatste conditiebeoordeling | - | dd-mm-jjjj | |
Type element | - |
Niv.5 - Elementen | Beschrijving | Eisen | Verwijst naar tabblad/bron |
Serienr element | - | ||
Baan en Positie | BAANVOLGNUMMER, BAANSOORT, BAANPOSITIE, (bijvoorbeeld = 1HRR ) | Conform BPS | |
DVK-letter | - | Conform BPS |
Niveau 6 - Bouwdelen
Op dit tabblad kunnen de nieuwe bouwdelen met hun kenmerken worden ingevuld.
Niv.6 - Bouwdelen | Beschrijving | Eisen | Verwijst naar tabblad/bron |
Code | Unieke code van het bouwdeel | Xxx 40 tekens, geen dubbelingen | |
Omschrijving | omschrijving bouwdeel, vaak NEN naam en locatieaanduiding | Max 100 tekens | |
Lange tekst | Vrij tekstveld | ||
Vestiging (code) | Code water- of wegendistrict | Zie stamgegevens | VESTIGINGEN |
Bouwdeelsoort (code) | Typering bouwdeel obv NEN-2767 | Zie stamgegevens | BOUWDEELSOORTEN |
Onderdeel van object (code) | Code die het bouwdeel koppelt aan het object | Moet bestaan op niveau 4 | Niv.4 - Objecten |
Onderdeel van element (code) | Code die het bouwdeel koppelt aan het element | Moet bestaan op niveau 5 | Niv.5 – Elementen |
Leverancier (code) | - | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Fabrikant (code) | - | Zie RWS Ultimo | Navraag bij district |
Bouwjaar | - | 4 cijfers | |
Type | - | ||
Serienummer | - | ||
Installatiedatum | - | dd-mm-jjjj | |
Minimale conditie (code) | - | Zie stamgegevens | CONDITIES |
Huidige conditie (code) | - | Zie stamgegevens | CONDITIES |
Datum laatste conditiebeoordeling | - | dd-mm-jjjj | |
BKN/KG Code | BKN/KG code | ||
Beheerobjectcode | DISK code van object | ||
Zijde (code) | - | Zie stamgegevens | ZIJDEN |
Van KM | Begin kilometrering Bouwedeel | Km, 3 decimalen | |
RD X | X-coördinaat, 3 decimalen | Rijksdriehoeksstelsel | |
RD Y | Y-coördinaat, 3 decimalen | Rijksdriehoeksstelsel | |
Baan en Positie | BAANVOLGNUMMER, BAANSOORT, BAANPOSITIE, (bijvoorbeeld = 1HRR ) | Conform BPS | |
DVK-letter | - | Conform BPS |