Huishoudelijk Reglement
“Volkstuinvereniging Ons Buiten”, Soest
Huishoudelijk Reglement
Algemene bepalingen
Artikel 1 Dit Huishoudelijk Reglement is opgesteld overeenkomstig hetgeen hierover in de Statuten is vastgesteld.
Artikel 2 Onder (volks)tuin wordt verstaan een perceel grond, behorende tot het tuincomplex, uitsluitend bestemd voor het kweken van groenten, bloemen, planten en klein fruit voor eigen gebruik.
Van de leden
Artikel 3 Xxxxx lid of kandidaat-lid krijgt na toelating een exemplaar van de Statuten en een exemplaar van het Huishoudelijk Reglement uitgereikt door de secretaris.
Artikel 4 Elk lid is verplicht de aanwijzingen van het bestuur op te volgen.
Artikel 5 Elk lid zorgt dat hij/zij geen overlast bezorgt aan andere leden, noch dat personen die bij hem/haar op de tuin zijn, dat zullen doen.
Artikel 6 Een lid dat geschorst wordt krijgt hiervan schriftelijk met redenen omkleed bericht via een aangetekend schrijven. Het lid kan binnen 8 dagen na ontvangst van het betreffende schrijven in beroep gaan bij het bestuur. De schorsing moet op de eerstvolgende ledenvergadering op de agenda worden geplaatst. Het geschorste lid heeft toegang tot die vergadering met recht van verweer.
Van het bestuur
Artikel 7 De voorzitter leidt de vergaderingen. Het dagelijks bestuur is verplicht toe te zien dat de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging worden nageleefd en dat de besluiten, die op de algemene ledenvergaderingen genomen zijn, worden uitgevoerd. Bij ontstentenis van de voorzitter neemt één van de bestuursleden alle rechten en plichten van de voorzitter over.
Artikel 8 De secretaris is belast met de gehele correspondentie en administratie van de vereniging. Hij maakt de notulen van de vergaderingen en brengt verslag uit van en over de vereniging op elke vergadering. Bij ontstentenis van de secretaris neemt één van de bestuursleden alle rechten en plichten van hem over.
Artikel 9 De penningmeester is belast met het financieel beheer van de vereniging. Hij ontvangt de contributie en andere gelden en houdt hiervan nauwkeurig boek op de wijze zoals deze door het bestuur is bepaald. Hij zal de gelden, goederen en waarden van de vereniging bewaren, gescheiden van eigen en andere bezittingen. De penningmeester is te allen tijde verplicht aan het bestuur, of aan degene die door het bestuur gemachtigd is, alle inlichtingen betreffende zijn beheer te verschaffen, inzage te verstrekken in de bescheiden hierop betrekking hebbend, alsmede kascontrole toe te staan. Het beleggen van gelden geschiedt zoals door het bestuur is bepaald. De penningmeester is gerechtigd tot het doen van uitgaven welke tot de dagelijkse uitgaven van de vereniging kunnen worden gerekend of welke uitgaven door het bestuur zijn goedgekeurd. Hij zal niet meer kasgeld in zijn beheer hebben dan voor deze uitgaven nodig is. Bij ontstentenis van de penningmeester neemt één van de bestuursleden alle rechten en plichten van de penningmeester over.
Artikel 10 Elk bestuurslid, dat uit hoofde van zijn functie genoodzaakt is tot het maken van onkosten, heeft recht op volledige vergoeding van deze kosten.
Artikel 11 Een bestuurslid dat herhaaldelijk blijk geeft van ongeschiktheid en/of nalatigheid kan door het bestuur worden geschorst als bestuurder, tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering, waar dan verder wordt beslist. De voorzitter kan een bestuurder die zich ernstig misdraagt of zich aan grove nalatigheid schuldig heeft gemaakt, schorsen als bestuurder tot de eerstvolgende bestuursvergadering. Bij tussentijds aftreden of schorsing is het betreffende bestuurslid verplicht alle onder zijn berusting zijnde eigendommen van de vereniging alsmede de bescheiden onverwijld aan het bestuur over te dragen.
Artikel 12 Het bestuur is niet verplicht mededelingen te doen over hetgeen op een bestuursvergadering is besproken of besloten.
Vergaderingen
Artikel 13 Het bestuur schrijft een ledenvergadering uit zo vaak als nodig wordt geacht voor de goede gang van zaken in de vereniging. De agendapunten worden in de convocatie duidelijk vermeld.
Artikel 14 De leden kunnen tot de aanvang van de vergadering schriftelijk agendapunten bij de secretaris aanmelden.
Artikel 15 Kandidaten voor het bestuur moeten op schriftelijke voordracht, door tenminste drie leden getekend, voor de aanvang van de vergadering bij de secretaris zijn aangemeld. Het bestuur is verplicht deze voordracht op de vergadering mee te delen.
Artikel 16 Bij schriftelijke stemming wijst de voorzitter een stembureau aan, bestaande uit drie leden. Dit stembureau beslist over de geldigheid van het stembiljet, direct nadat het geopend is.
Geldmiddelen
Artikel 17 De contributie bestaat uit een vast bedrag per jaar, verhoogd met een toeslag per tuin. De contributie moet op 1 november, voorafgaand aan het nieuwe verenigingsjaar, bij vooruitbetaling worden voldaan en in het bezit zijn van de penningmeester. Bij niet-tijdige betaling is een lid verplicht een boete te betalen. De grootte hiervan wordt, op voorstel van het bestuur, op de jaarvergadering vastgesteld.
Artikel 18 Jaarlijkse betalingen aan de vereniging hoeven niet te worden terugbetaald indien een lid, door welke reden of oorzaak ook, voor het einde van het verenigingsjaar zijn lidmaatschap beëindigt.
Bruikleenovereenkomst
Artikel 19 Een lid kan minimaal één en maximaal drie tuinen van de vereniging in gebruik hebben. Daartoe dient het lid een bruikleenovereenkomst te ondertekenen. In de bruikleenovereenkomst zijn de exacte tuin, de hoogte van de waarborgsom en de verantwoordelijkheden van de bruiklener opgenomen. Indien de bruikleenovereenkomst nadere bepalingen bevat over het perceel tuingrond, dan zullen deze in overeenstemming moeten zijn met de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Bij verschil in uitleg is de tekst in Statuten en Huishoudelijk Reglement bepalend.
Voor het geheel of gedeeltelijk opzeggen van de bruikleenovereenkomst gelden dezelfde regels als voor het lidmaatschap, met dien verstande dat het niet mogelijk is een halve tuin op te zeggen. Hierop kan een uitzondering gemaakt worden indien het aangrenzende lid die halve tuin onder dezelfde condities in gebruik wil nemen als in de reeds met hem gesloten overeenkomst. Bij verandering wordt een nieuw contract afgesloten.
Waar in dit artikel wordt gesproken over bruikleenovereenkomst en bruiklener moet in geval van huur huurovereenkomst en huurder worden gelezen.
Huurovereenkomst
Artikel 20 Nieuwe leden kunnen de eerste 2 jaren alleen een perceel tuingrond huren. Er wordt dan een huurovereenkomst opgesteld. Na deze 2 jaar kan een bruikleenovereenkomst worden afgesloten indien de huurder de volledige waarborgsom heeft betaald en de huurder het perceel tuingrond goed heeft verzorgt, e.e.a. naar inzicht van het bestuur.
De huurder van een perceel tuingrond kan er voor kiezen de waarborgsom niet volledig te voldoen maar in jaarlijkse termijnen. Hij krijgt dan pas een bruikleenovereenkomst wanneer de waarborgsom is volgestort.
Leden die in jaarlijkse termijnen de waarborgsom voldoen en het lidmaatschap opzeggen zonder dat
de waarborgsom is volgestort, worden beschouwd als huurders. Zij krijgen de jaarlijks gestorte termijnen niet terug betaald, tenzij het bestuur anders besluit.
Van het complex
Artikel 21 Het complex is het hele jaar geopend voor de leden. Het doorbrengen van de nacht op het complex is niet toegestaan.
Artikel 22 Het bestuur kan de toegang tot het complex weigeren aan leden, die handelen in strijd met hetgeen bepaald is in de Statuten of het Huishoudelijk Reglement of die zijn geschorst.
Artikel 23 Honden op het complex dienen altijd aangelijnd te zijn. Honden mogen alleen op het algemene deel van het complex of in de eigen tuin van de hondeneigenaar verblijven.
Artikel 24 Gemotoriseerde tweewielers dienen op het parkeerterrein te worden gestald.
Van de tuinen
Artikel 25 Ieder lid is verplicht zijn tuin(en) vanaf de aanvang in goede staat te brengen en te houden. Het onderhouden en schoonmaken van het halve pad voor de tuin en de halve sloot achter de tuin komt eveneens voor rekening van het lid. Het bestuur is belast met het toezicht en zal in gevallen van verwaarlozing het betreffende lid hierop aanspreken. Het schoonmaken van de sloot wordt door het bestuur voor 1 november gecontroleerd. Bij herhaald niet-naleven van de voorschriften op bovengenoemde punten kan het bestuur de in Statuten en Huishoudelijk Reglement genoemde maatregelen treffen.
Artikel 26 Elk lid zal de tuin zelf gebruiken en deze geheel noch gedeeltelijk aan derden in huur of gebruik afstaan.
Artikel 27 Het is aan elk lid verboden om tuinafscheidingen van prikkeldraad, bomen en/of struiken te maken. Een eventuele afscheiding dient geen schaduwwerking te hebben op een buurtuin. Een en ander is ter beoordeling van het bestuur.
Artikel 28 Het is een lid niet toegestaan:
- afval buiten de eigen tuin neer te gooien, sloten en paden te verontreinigen of goederen op welk deel van het tuincomplex dan ook op te slaan;
- andermans afrasteringen te verbreken of te beschadigen of grenspalen te verplaatsen;
- dieren op de tuin te houden;
- wc-afval in de sloot te laten vloeien;
- hagen, bomen, heesters van de vereniging op eigen gezag te snoeien of eigendommen van de vereniging te beschadigen of weg te halen;
- ongevraagd de tuin van een ander lid te betreden;
- voor derden hinderlijk hoorbare muziek te laten klinken of op andere wijze onnodig lawaai te produceren;
- open vuur of vuurkorven aan te steken en te laten branden;
- brandbare stoffen en chemicaliën anders dan in separate en goed afgesloten ruimten te bewaren;
- delen van het complex, anders dan de eigen tuin, voor privé-activiteiten te gebruiken.
Leden kunnen onder vermelding van redenen bij het bestuur ontheffing aanvragen van één of meer genoemde verboden. Het bestuur deelt de beslissing over de aanvraag schriftelijk mee aan de aanvrager.
N.B. Bestuursleden hebben te allen tijde toegang tot de tuinen voor controle op de naleving van de reglementaire bepalingen.
Artikel 29 Op de tuin mag een opstal worden geplaatst aan de zuidzijde van de tuin. De opstal heeft een gedekte kleur. De opstal is bescheiden van omvang en uitsluitend bedoeld voor het opslaan van voor de tuin benodigde zaken. Een eventuele tafel met stoelen valt hier ook onder. Indien een tuin van eigenaar wisselt, geeft het bestuur op dat moment al of niet toestemming om opstallen te behouden.
Op de door de vereniging verhuurde tuinen, dat wil zeggen die tuinen waarvoor geen bruikleenovereenkomst is verstrekt, mogen geen opstallen (tuinhuisjes, tuinkasjes of derg.) worden geplaatst behoudens na toestemming van het bestuur en na een borgstelling van € 250,--. De borgstelling geldt eveneens indien de huurder een bestaande opstal overneemt. Bij het aangaan van een bruikleenovereenkomst zal de borgstelling van € 250,-- worden verrekend met de waarborgsom van de bruikleenovereenkomst.
Artikel 30 Alles wat op iemands tuin aanwezig is, roerend of onroerend, is zijn of haar eigendom. De aansprakelijkheid voor schade, toegebracht aan de vereniging of haar leden, is geregeld in de bruikleenovereenkomst, of in geval van huur in de huurovereenkomst, voor de betreffende tuin(en).
Artikel 31 Bomen, struiken of met planten begroeid gaas mogen niet zo dicht bij de noordzijde (de zijde het dichtst bij het parkeerterrein) van de tuin staan dat de buurtuin schaduw ondervindt. Ook hier geldt dat bij wisseling van de tuin het bestuur de mogelijkheid heeft om bindende aanwijzingen te geven aan de nieuwe bruiklener of huurder.
Artikel 32 Bij opzegging van het lidmaatschap moet alles, dat zich op de tuin bevindt, vóór het einde van het verenigingsjaar verwijderd zijn. Een uitzondering wordt gemaakt voor die zaken die door de nieuwe huurder in eigendom worden overgenomen. Oude en nieuwe bruiklener of huurder bevestigen deze afspraak schriftelijk of per e-mail en informeren het bestuur middels kopie. Blijft het vertrekkende lid in gebreke, dan kan de vereniging aan derden opdracht geven de tuin te ontruimen. In dat geval zijn de kosten voor het nalatige lid.
Wijziging
Artikel 33 Wijziging van dit Huishoudelijk Reglement kan alleen geschieden op een algemene ledenvergadering van de vereniging met een meerderheid van tenminste twee derde van de uitgebrachte geldige stemmen.
Dagtekening
Artikel 34 Dit Huishoudelijk Reglement is gewijzigd in de algemene ledenvergadering van 21 november 2017. Hiermee komen vorige Huishoudelijke Reglementen te vervallen.