Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeenten die participeren in de Bibliotheek West Achterhoek
Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeenten die participeren in de Bibliotheek West Achterhoek
De ondergetekenden:
1. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doetinchem, gevestigd te [adres], hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester ,
en
1. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bronckhorst, gevestigd te [adres], hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester ,
en
2. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doesburg, gevestigd te [adres], hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester ,
hierna verder te noemen de gemeenten; overwegende dat,
• zij sinds 1 januari 2007 gezamenlijk de Bibliotheek West Achterhoek subsidiëren;
• zij er belang bij hebben dat uit een oogpunt van kwaliteit en continuïteit bepaalde onderdelen van de Bibliotheek collectief worden afgenomen (het Basispakket) en vanwege de lokale kleur andere delen afzonderlijk worden afgenomen (Pluspakket);
• het omwille van effectiviteit en efficiency wenselijk is dat de gemeenten op hoofdlijnen een gemeenschappelijke koers uitzetten die echter ruimte laat voor maatwerk op het niveau van de afzonderlijke gemeenten;
komen het volgende overeen:
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
1. Front office: individuele kosten van huisvesting en directe dienstverlening aan gebruikers en partners in een specifieke gemeente.
2. Backoffice: het geheel aan ontwikkel- en uitvoeringsactiviteiten (inclusief overhead) die gericht zijn op de (innovatie van) de dienstverlening van de bibliotheek en de dienstverlening aan de institutionele klant.
3. Collectieve ontwikkel- en uitvoeringskosten: de kosten van de backoffice activiteiten die voor alle deelnemende gemeenten worden uitgevoerd. Deze worden verdeeld op basis van inwonersaantallen.
4. Individuele ontwikkel- en uitvoeringskosten: de kosten die voortkomen uit het maatwerkdeel (Pluspakket) dat separaat per gemeenten wordt afgesproken en gesubsidieerd.
5. Basispakket: het geheel aan activiteiten dat gericht is op het in stand houden van een goed bereikbaar laagdrempelig aanbod van bibliotheekvoorzieningen voor burgers en dat gezamenlijk wordt afgenomen en gesubsidieerd door de drie gemeenten.
Deze klassieke bibliotheektaak laat zich uitsplitsen naar:
-Samenstellen en lokaal ontsluiten van een fysieke en digitale bibliotheek en de integratie met het landelijke digitale aanbod van de Koninklijke Bibliotheek. Toegang tot de informatiemaatschappij en de kenniseconomie zijn hierbij de kernbegrippen.
-Een huiskamer en studieplaats voor de lokale gemeenschap. Hiermee wordt een laagdrempelige toegang tot een pluriform, onafhankelijk en hoogwaardig informatieaanbod gewaarborgd.
-Leesbevordering door middel van werkzaamheden voor Bibliotheken op School.
6. Pluspakket: het geheel aan activiteiten gericht op het bevorderen van zelfredzaamheid, werk en actief burgerschap en waar de bibliotheek aan bij kan dragen middels het ondersteunen bij het vinden van informatie en het organiseren en/of faciliteren van educatieve en culturele activiteiten, in afstemming met andere organisaties. Ook de activiteiten die voortvloeien uit het Regionaal convenant Geletterdheid Achterhoek vallen hieronder. Al deze werkzaamheden worden separaat per gemeente afgesproken en gesubsidieerd.
Artikel 2 Doelstelling samenwerkingsovereenkomst
Het doel van de samenwerkingsovereenkomst is het gezamenlijk zorgdragen voor continuering van kwalitatief hoogwaardig bibliotheekwerk in de drie gemeenten, dat voldoet aan de certificeringsnorm van de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken, vastgesteld door de VNG en VOB.
Artikel 3 Inhoudelijk en financieel kader
Deze samenwerkingsovereenkomst maakt, samen met het beleidsplan bibliotheek West Achterhoek 2017-2020, onderdeel uit van de afzonderlijke meerjarige budgetovereenkomsten 2017-2020 tussen de gemeenten en de Bibliotheek West Achterhoek.
Artikel 4 Verdeling van de collectieve kosten
De gemeenten subsidiëren gezamenlijk de backoffice, dat wil zeggen de collectieve ontwikkel- en uitvoeringskosten (inclusief de overhead), van de bibliotheek.
Deze kosten worden omgeslagen over de drie gemeenten naar rato van het aandeel van hun inwonertal in het totaal aantal inwoners van de subsidiërende gemeenten. Peildatum is 1 januari 2016. Op basis van deze verdeelsleutel bedraagt het aandeel in de backofficekosten gedurende de looptijd van deze overeenkomst voor
- gemeente Bronckhorst 35%
- gemeente Doesburg 11%
- gemeente Doetinchem 54%.
Artikel 5 Kosten voor huisvesting
De deelnemende gemeenten die een vaste bibliotheekvestiging hebben dragen ieder afzonderlijk zorg voor de bekostiging van de huisvesting van het betreffende bibliotheekfiliaal. Eventuele wijzigingen in concrete huisvestingssituaties behoeven instemming van zowel de betreffende gemeente als van de bibliotheek.
Artikel 6 Afname verplichting
De aan de samenwerkingsovereenkomst deelnemende gemeenten verplichten zich tot:
1. Afname van tenminste het basispakket per deelnemende gemeente;
2. Uniforme wijze waarop subsidie wordt verleend: alle deelnemende gemeenten gebruiken de vastgestelde meerjarige budgetovereenkomst Bibliotheek west Achterhoek.
Artikel 7 Reserves, bestemmingen en voorzieningen
1. De gemeenten staan toe dat de Bibliotheek West-Achterhoek uit positieve resultaten op het jaarlijks exploitatieresultaat een algemene reserve vormt van maximaal 20% van de jaarlijkse omzet.
2. Het is Bibliotheek West-Achterhoek toegestaan bestemmingsreserves te hebben ten laste van de overschotten uit de jaarlijkse exploitatie. Voor het vormen van bestemmingsreserves dient vooraf schriftelijk goedkeuring te worden gevraagd aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeenten. Voor deze bestemmingsreserves levert de instelling een deugdelijke onderbouwing aan als bijlage van het financieel jaarverslag.
3. Het is stichting Bibliotheek West Achterhoek toegestaan voorzieningen te vormen. Voor het vormen van voorzieningen dient de instelling goedkeuring te vragen aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeenten. De besteding van deze gelden moet expliciet zijn vastgelegd en onderbouwd met een bestedingsplan.
Artikel 8 Gebruikerstarieven
De gemeenten komen overeen dat de Bibliotheek uniforme, door de Provincie Gelderland opgestelde, tarieven hanteert voor abonnementen en bijkomende vergoedingen van gebruikers.
Artikel 9 Beëindigen subsidierelatie of subsidievermindering
1. Indien een gemeente de subsidierelatie voor het basispakket wil beëindigen of de subsidie wil verminderen neemt zij een aanzeggingstermijn in acht van tenminste 12 maanden. De gemeente stelt zowel de Bibliotheek als de overige subsidiërende gemeenten met inachtneming van deze termijn op de hoogte van het voorgenomen besluit.
2. Indien een gemeente de subsidierelatie beëindigt, betaalt zij in het eerste jaar waarin de beëindiging wordt geëffectueerd 50% van haar bijdrage in het voorgaande boekjaar aan de bekostiging van het basispakket, d.w.z. de overhead en de collectieve ontwikkel- en uitvoeringskosten en overige collectieve kosten. In het daarop volgende jaar betaalt zij nog 25% van die bijdrage.
3. Een gemeente die tijdens de duur van deze samenwerkingsovereenkomst bezuinigt op de subsidie aan de Bibliotheek kan in beginsel uitsluitend bezuinigen op de front office en het pluspakket, d.w.z. de individuele ontwikkel- en uitvoeringskosten die zij subsidieert.
4. In geval een gemeente de subsidierelatie met de Bibliotheek beëindigt en aansluitend een subsidierelatie aangaat met een andere bibliotheekorganisatie, draagt de gemeente er zorg voor dat boventallige front office medewerkers in dienst treden bij die andere bibliotheekorganisatie. Indien en voor zover herplaatsing niet mogelijk is en boventallige medewerkers moeten worden ontslagen, treedt de betreffende gemeente met de Bibliotheek in overleg over de financiering van de afvloeiingskosten.
5. In geval een gemeente de subsidierelatie met de Bibliotheek beëindigt en aansluitend een subsidierelatie aangaat met een andere bibliotheekorganisatie, ziet de gemeente er op toe
dat de andere bibliotheekorganisatie de huurovereenkomsten van de vestigingen in de desbetreffende gemeente overneemt. Indien een of meerdere vestigingen niet worden overgenomen en er zijn doorlopende huurverplichtingen, draagt de betreffende gemeente zorg voor de financiering van alle huurpenningen en alle overige doorlopende huisvestingskosten.
6. In geval een gemeente de subsidie vermindert en daardoor front office medewerkers boventallig worden, treedt deze gemeente met de Bibliotheek in overleg over de financiering van de afvloeiingskosten.
7. In geval een gemeente de subsidie vermindert en deze bezuiniging gepaard gaat met sluiting van een of meerdere vestigingen en er zijn doorlopende huurverplichtingen, draagt de betreffende gemeente zorg voor de financiering van alle huurpenningen en alle overige doorlopende huisvestingskosten.
Artikel 10 Overlegorgaan en penvoerder
Het door de samenwerkende gemeenten in te stellen overlegorgaan bestaat uit de portefeuillehouders en ambtenaren uit de samenwerkende gemeenten die belast zijn met het bibliotheekwerk.
De deelnemers aan het overlegorgaan stellen uit hun midden een penvoerder aan. De penvoerder wordt namens het overlegorgaan belast met:
1. Het toezien op de naleving van de bepalingen in deze samenwerkingsovereenkomst;
2. Het minimaal eenmaal per jaar organiseren van een overleg met de portefeuillehouders om de voortgang in de samenwerking en beleidsmatige en financiële ontwikkelingen te bespreken die de inhoud en de financiering van het bibliotheekwerk (op termijn) raken.
3. Het beleggen van een vergadering indien één van de samenwerkende partijen tijdig te kennen geeft dat zij:
-een wijziging wenst aan te brengen in de samenwerkingsovereenkomst;
-besloten heeft de subsidierelatie met de Bibliotheek west Achterhoek te wijzigen, dan wel te beëindigen.
Artikel 11 Duur en wijziging overeenkomst
1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de boekjaren 2017 tot en met 2020.
2. Gemeenten kunnen overgaan tot verlenging van de looptijd van deze overeenkomst met 1 jaar. Indien verlenging aan de orde is, zullen de gemeenten hierover binnen de looptijd van deze overeenkomst een besluit nemen maar uiterlijk een jaar voor het verlopen van de overeenkomst.
3. Tussentijdse wijziging van deze overeenkomst is uitsluitend mogelijk indien alle betrokken gemeenten daarmee instemmen.
Artikel 12 Geschillen
1. Alle geschillen die uit deze overeenkomst voortvloeien zullen zoveel mogelijk in onderling overleg tot een oplossing worden gebracht.
2. Indien er over de uitleg of toepassing van deze overeenkomst geschillen ontstaan die niet door de samenwerkende partijen binnen het overlegorgaan zijn op te lossen, worden deze voorgelegd aan een geschillencommissie bestaande uit drie personen. De partijen die het niet met elkaar eens zijn, benoemen elk één lid. Indien dit drie partijen zijn, dan wordt uit hun midden een voorzitter benoemd. Indien dit twee partijen zijn, dan benoemen zij gezamenlijk een derde lid die voorzitter wordt.
De geschillencommissie brengt een bindend advies uit.
Artikel 13 Slotbepaling
1. Partijen hebben geen aanspraak op onderlinge verrekening van schulden ontstaan tijdens de uitvoering van werkzaamheden in het kader van de samenwerking, anders dan bij deze overeenkomst bepaald.
2. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt, (plaats en datum): ….. Namens de gemeente Doetinchem,
Namens de gemeente Bronckhorst,
Namens de gemeente Doesburg,