AANKOOPVOORWAARDEN AZ DELTA VZW
Versie geldig vanaf 15 maart 2022
AANKOOPVOORWAARDEN AZ DELTA VZW
1. Algemene bepalingen
AZ Delta vzw (hierna “ het ziekenhuis”) is slechts gebonden door bestellingen die door de hiervoor aangestelde personen geplaatst zijn. Verkoopsvoorwaarden die strijdig zijn met de in dit document vermelde aankoopvoorwaarden of met de bij de bestelling gevoegde algemene en bijzondere veiligheidseisen zullen als nietig worden beschouwd. Al onze aankoopvoorwaarden primeren steeds op de voorwaarden van de leverancier, vooral en evenzeer als deze laatste onduidelijk of tegenstrijdig zijn.
Indien een bestelbon betrekking heeft op een afroep in kader van een overheidsopdracht heeft het bestek voorrang op deze aankoopvoorwaarden. Indien een leverancier in orderbevestigingen verwijst naar andersluidende (verkoops)voorwaarden, die tegenstrijdig zijn met de geldende aankoopvoorwaarden van AZ Delta, dan worden deze (verkoops)voorwaarden van de leverancier steeds als nietig beschouwd.
2. Facturatie en betaling
Facturen moeten aan onze Dienst Boekhouding (gevestigd op Xxxxxxxxx 0 xx 0000 Xxxxxxxxx) toegezonden worden in elektronische vorm, bij voorkeur in XML-formaat volgens de PEPPOL bis standaard, of per e-mail naar xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx. Ze moeten in het Nederlands opgesteld zijn en moeten een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of verleende diensten bevatten en desgevallend ook de referentie van het bouwproject of de overheidsopdracht. Het bestelbon- of contractnummer moet steeds als referentie op de factuur vermeld worden net als het btw-nummer van het ziekenhuis (BE0505.931.808). Voor leveringen vanuit de lidstaten van de Europese Unie, behalve België, worden de bedragen gefactureerd zonder btw (vrijstelling van buitenlandse btw wegens intracommunautaire verwervingen). Voor leveringen vanuit andere dan de hierboven vermelde landen worden de bedragen inclusief btw gefactureerd. Het ziekenhuis aanvaardt geen afleveringen aan kas, noch tegen contante betaling. Er kan slechts tot betaling worden overgegaan nadat aan alle gestelde voorwaarden en veiligheidseisen werd voldaan. De verplichte naleving van alle vermelde eisen mag voor het ziekenhuis in geen geval een negatieve weerslag hebben op de bedongen prijs van het geleverde goed of de gepresteerde dienstverlening. De aankoopprijs zoals vermeld op de bestelbon is bindend. Administratie- en facturatiekosten worden niet aanvaard. De aanrekening van leverings- of vervoerskosten is pas mogelijk na voorafgaandelijk akkoord van het ziekenhuis. Het ziekenhuis beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover het ziekenhuis in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 60 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover het ziekenhuis tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.
3. Leveringen
Alle leveringen gebeuren volgens de incoterm “DDP [Delivered Duty Paid] op opgegeven afleveradres Incoterms 2020”.
De levering en de dienstverlening moet:
a) tenminste de fundamentele functionele eigenschappen bezitten die men ervan mag verwachten, tenzij er wat dit betreft op de bestelbon of het contract uitdrukkelijke beperkingen geformuleerd werden;
b) vergezeld zijn van de eventueel gevraagde veiligheidsdocumenten en een zendnota die minstens de volgende informatie bevat:
• Een duidelijke omschrijving van alle geleverde goederen en/of verleende diensten;
• Naam en adres van de leverancier;
• Bestelbon- of contractnummer en bestelbon- of contractdatum;
• Land van herkomst;
• Wijze van transport;
• Leveringsplaats;
• Een vermelding van eventueel gevraagde (en bijgeleverde!) veiligheidsdocumenten.
c) het leverings- of dienstverleningsadres op de besteldocumenten respecteren;
d) gepaard gaan met het bezorgen van alle onderdelen, materialen, documentatie (o.a. gebruiksaanwijzingen, certificaten, keuringsbewijzen,..) en dergelijke die noodzakelijk zijn voor het (veilig) gebruik en goed functioneren van apparatuur of gebruiksmateriaal. Het ziekenhuis is steeds gerechtigd om alle documentatie intern te verspreiden voor eigen gebruik.
Van zodra de leverancier verwacht dat de afgesproken leveringstermijn overschreden zal worden, zal hij het ziekenhuis hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen met opgave van de redenen hiervoor en zal hij een alternatief voorstel doen om de langer dan verwachte leveringstermijn te overbruggen. Als de overschrijding meer dan 30 kalenderdagen bedraagt, is het ziekenhuis gerechtigd om de overeenkomst te beëindigen zonder dat enige vorm van schadevergoeding of compensatie door de leverancier gevorderd kan worden.
4. Aanvaarding van levering en veiligheidsdossier
Het afleveren van goederen bij de ontvangers impliceert enkel de ontvangst, doch niet de aanvaarding van de goederen. Voor de levering en indienststelling van installaties en niet-courante toestellen of apparaten moet de Preventiedienst, die vertegenwoordigd is op elke campus, vooraf en tijdig gecontacteerd worden. Leveringen die niet voldoen aan de bij de bestelling gestelde eisen of die niet volledig zijn, kunnen geweigerd worden. De waarborgperiode zal pas aanvangen op het moment dat het veiligheidsdossier volledig in orde gebracht is en de koper de levering of dienstverlening aanvaard heeft. Producten en preparaten met gevaarlijke eigenschappen moeten volgens de wettelijke voorschriften geëtiketteerd zijn. Voor deze producten moet, voorafgaand aan een eerste levering, het Veiligheids- en InformatieBlad (V.I.B.) en desgevallend de MSDS-fiche automatisch aan de Preventiedienst bezorgd worden. Het V.I.B. of de MSDS-fiche moet bij de Preventiedienst aanwezig zijn, vooraleer het ziekenhuis kan overgaan tot het plaatsen van een bestelling. Veiligheidsinformatie moet in de taal van de gebruiker (in casu het Nederlands) verstrekt worden. Door het feit zelf van de aanvaarding van een bestelling verbindt de leverancier zich ertoe, alle aan deze bestelling verbonden voorwaarden na te leven. De veiligheidseisen maken hier onlosmakelijk deel van uit. Het ziekenhuis dient eventuele zichtbare gebreken of conformiteit van de aantallen, in zoverre dit op het eerste zicht na te gaan is, te melden binnen de 5 werkdagen.
Andere gebreken mogen worden gemeld binnen de 21 dagen nadat zij aan het licht kwamen. Levering van goederen dient te gebeuren tijdens de openingsuren en op de afleverlocatie zoals vermeld op de bestelbon.
5. Kwaliteit
Het ziekenhuis heeft de doelstelling om uitsluitend samen te werken met leveranciers die voldoen aan de integriteitseisen. De leverancier garandeert de kwaliteit van de geleverde goederen of diensten. De geleverde goederen en/of diensten moeten wettelijk toegelaten zijn, nieuw zijn, (tenzij dit uitdrukkelijk anders werd overeengekomen bv. bij tweedehandsmateriaal), geschikt zijn voor het doel waarvoor zij
bestemd zijn en beantwoorden aan de wettelijke normen inzake kwaliteit (o.a. geen derivaten of namaak), veiligheid (o.a. geen besmette artikelen), gezondheid en milieu alsook aan de vigerende medische richtlijnen. Indien de levering niet voldoet aan bovenvermelde vereisten, moeten de geleverde goederen en/of diensten op vraag van het ziekenhuis binnen een redelijke termijn, vervangen of desgevallend hersteld worden.
6. Intellectuele en industriële eigendomsrechten
De leverancier/dienstverlener garandeert te allen tijde het ongestoorde gebruik van de geleverde goederen en/of diensten alsook de vrijwaring voor eventuele financiële consequenties die ontstaan door inbreuk op deze intellectuele en industriële eigendomsrechten. Indien het ziekenhuis een inbreuk zou plegen op deze rechten van derden, is de leverancier/dienstverlener van de geleverde goederen en/of diensten verplicht zo snel mogelijk de nodige stappen te ondernemen om dit recht te zetten.
7. Geheimhouding
De leverancier, inclusief al zijn werknemers en door hem aangestelde personen wordt geacht te handelen als een ‘goede huisvader’ en geen op directe of indirecte wijze verworven informatie eigen aan het ziekenhuis te verspreiden aan derden zonder de uitdrukkelijke toestemming van het ziekenhuis.
8. Overmacht
Overmacht is een vreemde oorzaak of plots optredende onvoorziene omstandigheid waardoor de aankoopovereenkomst (tijdelijk) niet kan worden uitgevoerd, maar die de partij niet kan worden aangerekend. De verplichtingen die door de overmacht niet kunnen worden nagekomen, worden voor de duur van de overmacht geschorst. Het onmiddellijk inlichten van de andere partij over het bestaan van een dergelijke toestand is vereist, met opgave van de redenen.
9. Juridische geschillen en aansprakelijkheid
De behandeling van juridische geschillen rond de uitvoering van deze aankoopovereenkomst, die integraal wordt beheerd volgens het Belgische recht, gebeurt voor de gebeurt voor de rechtbanken die bevoegd zijn voor het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen. Het ziekenhuis aanvaardt geen beperkingen van aansprakelijkheid.