Contract
Aanvraag offerte: communicatiebureau voor print en digitaal Augustus 2021
Memisa, en meer bepaald haar afdeling Communicatie en Fondsenwerving, is op zoek naar een communicatiebureau. Enerzijds om de lay-out van publicaties te verzorgen anderzijds voor de ontwikkeling van het digitale luik. De samenwerking zou starten vanaf 2022 en jaarlijks verlengd kunnen worden indien beide partijen hiermee instemmen. Deze aanvraag voor offerte omvat twee onderdelen, Print (nr. 1) en Digitaal (nr. 2), die samen of afzonderlijk kunnen worden beantwoord. Deze aanbestedingsprocedure is conform de interne regels van Xxxxxx, die indien gewenst opgevraagd kunnen worden.
I. Voorstelling van Xxxxxx
Memisa is een medische ngo die strijdt voor toegang tot kwaliteitsvolle gezondheidszorg voor iedereen. We ondersteunen de medische centra en ziekenhuizen en hun personeel. Memisa bereikt meer dan 7 miljoen mensen in 5 Afrikaanse landen (DR Congo, Benin, Burundi, Guinee en Mauritanië) en in India. De gezondheid van moeders en kinderen is onze prioriteit.
Missie
Kwaliteitsvolle gezondheidszorg bevorderen voor iedereen met speciale aandacht voor de armste en meest kwetsbare bevolkingsgroepen.
De drijfveer van Memisa is solidariteit en internationale samenwerking. Onze christelijke wortels zijn uitgegroeid tot een scherp gevoel voor sociale rechtvaardigheid en een evenredige verdeling van middelen en diensten wereldwijd. Voor Memisa betekent internationale samenwerking het streven naar een mensgerichte, duurzame en inclusieve maatschappij. Gelijkheid, verbondenheid en verantwoordelijkheid zijn enkele basiswaarden die Memisa hanteert in al haar activiteiten en beslissingen.
Objectief
De missie van Memisa wordt vertaald in twee doelstellingen: enerzijds werken we samen met plaatselijke gezondheidsstructuren en hun personeel om de kwaliteit en beschikbaarheid van de zorg te verbeteren en anderzijds werken we met lokale gemeenschappen voor meer solidariteit, het recht op gezondheid en financiële toegang tot gezondheidszorg.
Hoe doen we dit concreet ? Door gezondheidssystemen te versterken
o Gezondheidscentra en ziekenhuizen worden gerenoveerd en uitgerust met aangepast materiaal en geneesmiddelen en het medisch personeel krijgt adequate opleidingen om kwaliteitsvolle zorg te verlenen.
o De bevolking wordt bewust gemaakt van het recht op gezondheidszorg en gesensibiliseerd om bij te dragen aan de gemeenschap. Verschillende manieren van solidariteit worden geïntroduceerd om de financiële toegang tot zorg te waarborgen.
o Gezondheidsinstanties en beleidsmakers worden benaderd met praktijkervaringen en we gaan de dialoog aan om het gezondheidsbeleid aan te passen aan de behoeften van de bevolking.
1
Facebook, Twitter, Instagram : @MemisaBelgium
Ziekenhuis voor Ziekenhuis is een initiatief van de ngo Memisa. Binnen dit netwerk engageren Belgische ziekenhuizen zich om hun patiënten, bezoekers en personeel te sensibiliseren over de grote ongelijkheid wereldwijd op het vlak van toegang tot kwaliteitsvolle basisgezondheidszorg en perinatale zorgen. ‘Ziekenhuis voor Ziekenhuis’ is een initiatief van Memisa ontstaan in 2004. De solidaire ziekenhuizen worden gekoppeld aan gezondheidsstructuren waar Memisa actief is, waardoor er een interessante dynamiek en uitwisseling ontstaat tussen de ziekenhuizen in België en hun
collega’s elders in de wereld. De ziekenhuizen kunnen zowel een thematische, bv rond moedersterfte, als een geografische samenwerking, bv een gezondheidszone in Benin, aangaan.
Site : xxxxx://xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx/
Video : xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xxxxx?xxxXx0X0XXXXx
II. Belangrijkste activiteiten (communicatie en fondsenwerving)
o xxxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/
o Memisa Info (5 x per jaar): brochure, brief en envelop
o Fiscaal attest (1x per jaar- maart): brief et attest
o Geboortelijst: brochure en affiche (nieuwe lay-out sinds 2020, dus geen nieuwe creatie enkel opnieuw afdrukken)
o Jaarverslag – print en online
▪ Inclusief wereldkaart (kaartjes per land)
▪ print : xxxxx://xxxxxx.xx/xx- content/uploads/2020/10/MEMISA_RA_FR_BL8.pdf
▪ online : xxxxx://xxxxxx.xx/xx/xxxxxxx-xxxxxx/
o Middle donors: brief, informatie rond het project
• Campagnes
o Mama’s voor het leven: twee grote piekmomenten
▪ Fotoshoots
- Making-of 2020 : xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xxxxx?xxxXx0XXxx00X
▪ Moederdag
o Geboortelijst: promotie met video
▪ xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx
▪ Video promo : xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xxxxx?xxxxXXXxXxXx0
• Digitaal
o Internetsites
▪ 3 sites :
- xxxxxx.xx (verwezenlijkt door Paf Design)
- xxxxxx.xxxxxx.xx (verwezenlijkt door Xxxxxxx)
- xxxxxxxx.xxxxxx.xx (verwezenlijkt door Xxxxxxx)
▪ Hosting van xxxxxx.xx en xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx en updates voorzien
2
▪ Onderhoud en beheer (backend - Wordpress) + visuele verbeteringen (frontend)
▪ Onderhoud en beheer
- Aanpassen van de website in functie van campagnes (ook xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, het creatieve en strategische luik van deze campagne wordt uitgevoerd door een ander bureau)
o Verbetering van onze digitale strategie
o Ondersteuning van gesponsorde posts op Facebook en Instagram
o Analyse van digitale campagnes
o Advies en digitale ondersteuning (mailchimp, adgrants, adwords, donatiecampagnes,
…)
III. Informatie aan ons te bezorgen
▪ Voorbeelden van resultaten (print + digitaal), liefst voor andere ngo’s of non-profitorganisaties
▪ Deze voorwaarden zijn erg belangrijk voor Memisa:
o Affiniteit met ons werk en onze waarden. Voor Memisa is solidariteit en transparantie ten opzichte van haar donateurs erg belangrijk. Memisa doet op een ethische manier aan fondsenwerving.
o Tweetaligheid: Xxxxxx is een tweetalige ngo, zowel in haar communicatie naar het publiek als in haar interne werking. Het is belangrijk dat wij in beide talen met een bureau kunnen communiceren en dat het agentschap waar nodig met FR- of NL-partners samenwerkt.
o Beschikbaarheid: Memisa is op zoek naar een bureau waarop zij te allen tijde kan rekenen. Memisa moet snel kunnen reageren op crisissituaties in onze partnerlanden. Xxxxxx is op zoek naar een bureau dat kan inspelen op onvoorziene omstandigheden.
o Ervaring met andere ngo’s: het is belangrijk dat het bureau onze waarden deelt en ervaring heeft met andere ngo’s of non-profitorganisaties.
IV. Verwachtte prijsofferte
De prijzen zijn exclusief BTW. Voor projectbeheer wordt een percentage of bedrag per project gegeven.
Lot n° 1 : PRINT
▪ Lay-out + druk + levering bij post van Memisa Info
De envelop omvat een brochure en brief:
o Brochure NL en FR A5
4 pagina’s (1 blad) kleur
Recto-verso
o Envelop NL en FR A5
o Brief NL et FR A4 Recto/verso kleur
gepersonaliseerd
Geplooid voor de enveloppe A5
Aantal exemplaren: 8600
3
Kleur
Met raampje
Tekst/foto op de envelop
▪ Mailing jaarverslag: lay-out + druk + NL en FR:
A4
Kleur
40 pagina’s Recto-verso
Totaal aantal exemplaren: 100 in Nederlands en 100 in het Frans voor verzending + 250 FR reserve-exemplaren
Voorbeeld van 2020 :
xxxxx://xxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxxx-Xxxxxxxxxxx-0000.xxx
Lot n°2 : Uurtarief voor digitale media
Memisa is op zoek naar een agentschap dat haar kan ondersteunen op digitaal gebied.
De digitale ondersteuning houdt in:
o Hosting, bijwerken, beheren en verbeteren van de Memisa-websites. Op technisch vlak: ondersteuning bij o.a. e-mailing, donatiecampagnes, aanpassingen en configuraties op de websites xxxxxx.xxxxxx.xx en xxxxxxxx.xxxxxx.xx.
o Ontwikkelingen die relevant zijn voor de campagnes, waaronder wijzigingen en verbeteringen van de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. (Al het creatieve werk voor deze campagne wordt uitgevoerd door een ander bureau.)
o Daarnaast wordt verwacht dat verbeteringen aan onze digitale strategieën (onder meer SEO) worden voorgesteld, evenals ondersteuning en advies voor gesponsorde posts op Facebook- en Instagram.
o Ontwikkeling en/of bijsturing van statistische en verkeerstoezichtinstrumenten voor onze websites.
o Analyse van onze digitale campagnes
o Eventuele ondersteuning bij het ontvangen van giften in cryptocurrency
Enkele verduidelijkingen wat betreft de digitale strategie:
- Toename van het aantal bezoekers op de site
- Toename van de onlinegiften
- Grotere betrokkenheid sociale media
- Toename van het aantal nieuwe geboortelijsten
- Verbondenheid opbouwen met onze sympathisanten (via nieuwsbrief en artikels)
4
V. Criteria
VI. Uitvoeringsregels, facturering en contract
Vanaf het begin van de samenwerking stellen de partijen de regels voor de uitvoering van het contract vast: contactpersonen, opstelling van een jaarplanning van de activiteiten en eventuele onderaannemers, organisatie van eventuele follow-up- en evaluatievergaderingen.
Aan het einde van de dienst zal Memisa een factuur worden toegezonden, gebaseerd op de verstrekte offerte en het ondertekende contract. Een voorschot van 30% kan worden gevraagd. Een contract wordt gesloten voor het eerste jaar en kan automatisch worden verlengd, tenzij een van de partijen de andere 2 maanden voor het einde van het contract op de hoogte brengt.
VII. Indiening van de offertes en uiterste datum voor ontvangst van de offertes
Om ontvankelijk te zijn, moet de offerte uiterlijk op 03/09/2021 in het bezit zijn van de vzw Memisa, de Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, ondernemingsnummer: 0435.563.751.
Zodra de offerte voor Deel nr. 1 of Deel nr. 2 of voor beide onderdelen is ontvangen, zullen wij de voorgeselecteerde agentschappen (op basis van de hierboven vermelde basisvoorwaarden) uitnodigen voor een presentatie - op bureau of op afstand- van hun voorstel (presentatie van 30 minuten en 15 minuten voor vragen/antwoorden) in de loop van september/oktober 2021. Te late inzendingen worden niet in aanmerking genomen.
Duur en geldigheid van de inschrijvingen:
De aangeboden voorwaarden blijven geldig gedurende een periode van 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag na de uiterste datum voor de indiening van de offertes.
5