PROJECTOVEREENKOMST ‘Projectnaam’ Contractnummer: VV02X/XX




Shape1

PROJECTOVEREENKOMST


‘Projectnaam’

Contractnummer: VV02X/XX








Gelet op de projectaanvraag van [DD/MM/2021] van [projectpromotor] bestaande uit ten minste het aanvraagformulier, de kostendetaillering, het staatssteun assessment formulier en de ‘Do No Significant Harm (DNSH)’ evaluatie;


Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 18 december 2015 houdende het beheer en de werking van het Fonds voor Innoveren en Ondernemen en de werking van het beslissingscomité bij dat fonds;


Gelet op de nota aan de Vlaamse Regering van 9 juli 2021 betreffende ‘Vlaamse Veerkracht: investeringsimpuls in O&O&I-infrastructuur in Vlaanderen (project VVO21)’ (VR 2021 0907 VV DOC.0099/1BIS) / ‘Vlaamse Veerkracht: versterking onderzoeksveld en versnelling O&O: onderdeel O&O&I-infrastructuren voor universiteiten en kennisinstellingen (project VV023)’ (VR 2021 0907 VV DOC.0100/1BIS);


Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 9 juli 2021 tot toekenning van de subsidie aan [projectpromotor] voor het project [projectnaam], hierna het ‘subsidiebesluit’ genoemd;


Tussen enerzijds


het Vlaams Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, in de persoon van Xxxxx Xxxxxxx, Vlaams minister van Economie, Innovatie, Werk, Sociale economie en Landbouw, kantoorhoudende te Consciencegebouw, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, 0000 Xxxxxxx, hierna het ‘Vlaams Gewest’ genoemd;


en anderzijds


[naam rechtspersoon projectpromotor], hierna de ‘projectpromotor’ genoemd, met als ondernemingsnummer [KBO-ondernemingsnummer projectpromotor] en adres [adres maatschappelijke zetel projectpromotor], vertegenwoordigd door de heer/mevrouw [vertegenwoordiger projectpromotor] in zijn/haar hoedanigheid van [functie], die wordt aangesteld als ‘promotor-woordvoerder’ en die de projectovereenkomst mede ondertekent voor kennisname en akkoord;


wordt een overeenkomst, hierna de ‘projectovereenkomst’ genoemd, afgesloten met als voorwerp de uitvoering van het project ‘[projectnaam]’ dat werd goedgekeurd op 9 juli 2021, hierna het ‘project’ genoemd.


In de projectovereenkomst wordt overeengekomen wat volgt:


  1. Definities


Het ‘Departement EWI’ is het Departement Economie Wetenschap en Innovatie van de Vlaamse overheid, met KBO-nummer 0316.380.841 en vestigingseenheidsnummer 2.199.310.197, gevestigd te Ellipsgebouw, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx, en vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxx Xxxxxxxx, secretaris-generaal van het Departement EWI.


‘VLAIO’ is het Agentschap Innoveren en Ondernemen van de Vlaamse overheid, met KBO-nummer 0316.380.841 en vestigingseenheidsnummer 2.199.310.791, gevestigd te Ellipsgebouw, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx, en vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxxx, administrateur-generaal van VLAIO.


Het ‘Fonds Innoveren en Ondernemen (FIO)’ is het fonds voor flankerend economisch innovatiebeleid, met KBO-nummer 0534.669.938, gevestigd te Ellipsgebouw, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx, en vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxxx, administrateur-generaal van VLAIO en leidend ambtenaar van het FIO.


Het ‘project’ is het volledige in de projectaanvraag en in deze projectovereenkomst omschreven project ‘[projectnaam]’, met contractnummer [VV02X/XX], dat de financiering van het Vlaams Gewest en de cofinanciering van de projectpromotor en betrokken projectpartners en/of derden omvat.


De ‘subsidie’ is de financiering van het Vlaams Gewest zoals beschreven in het subsidiebesluit.


De ‘cofinanciering’ is de financiering van het deel van het project dat niet door het Vlaams Gewest gefinancierd wordt, maar betreft het overige deel van de financieringskost dat door de projectpromotor en betrokken projectpartners en/of derden wordt gefinancierd.


‘Kostensoorten’ zijn het type kosten die in aanmerking komen om aangerekend te worden op de subsidie van het Vlaams Gewest en deze zijn voorafgaandelijk bepaald in de projectaanvraag, luik ‘kostendetaillering’.


‘DNSH’ of voluit ‘Do No Significant Harm’ projecten zijn projecten die in het kader van de ‘RRF’ of voluit ‘Recovery and Resilience Facility’ van de Europese Commissie worden opgestart waarbij ze niet mogen leiden tot een significante negatieve invloed op de gestelde milieu- en klimaatdoelstellingen.


  1. Voorwerp


Deze projectovereenkomst bepaalt de verdere modaliteiten tussen de partijen die zullen gelden bij de uitvoering van het subsidiebesluit.


  1. De subsidie


    1. De totale financieringskost van het project is weergegeven in de projectaanvraag (en de kostendetaillering) waarvan het Vlaams Gewest, zoals bepaald in artikel 1 van het subsidiebesluit, maximaal XXXX euro ([voluit geschreven] euro) aan subsidie toekent.


    1. Het Vlaams Gewest gaat in het kader van deze projectovereenkomst tegenover de projectpromotor en betrokken projectpartners en/of derden geen andere financiële verplichtingen aan dan de voormelde subsidie voor de uitvoering van het project zoals omschreven in de projectaanvraag.


    1. In geval van betrokkenheid van projectpartners en/of derden sluit de projectpromotor een samenwerkingsovereenkomst af met de betrokken projectpartners en/of derden waarin alle administratieve, financiële en juridische modaliteiten tussen de projectpromotor en de betrokken projectpartners en/of derden worden geregeld. De projectpromotor stelt deze samenwerkingsovereenkomst(en) ter inzage beschikbaar aan het Departement EWI.


    1. De besteding van deze subsidie is enkel voor de uitvoering van het project én de vooraf bepaalde bedragen per kostensoorten zoals weergegeven in de kostendetaillering van de projectaanvraag. Eventuele wijzigingen zijn enkel mogelijk mits voorafgaandelijke goedkeuring conform artikel 5 van het subsidiebesluit.


    1. Enkel het niet-recupereerbare gedeelte van de BTW komt in aanmerking voor subsidiëring. Een wijziging in het BTW-tarief gedurende de looptijd van de projectovereenkomst kan het in artikel 1 van het subsidiebesluit vastgelegd subsidiebedrag niet wijzigen.


    1. Op basis van artikel 1 van het subsidiebesluit loopt het project, en dus ook deze projectovereenkomst, van DD/MM/2021 tot DD/MM/2021.


    1. De toegekende subsidie mag in geen geval worden aangewend voor het verwerven van persoonlijke materiële voordelen door de projectpromotor en betrokken projectpartners en/of derden.


  1. Uitvoeringsmodaliteiten


    1. Contactpersoon t.o.v. het Vlaams Gewest


De promotor-woordvoerder treedt op als contactpersoon t.o.v. het Vlaams Gewest en beheert de ter beschikking gestelde subsidie. Cofinanciering en inbreng van projectpartners en/of derden wordt door de projectpromotor geregeld in aparte samenwerkingsovereenkomsten zoals vermeld in artikel 3.3 van deze projectovereenkomst.


De promotor-woordvoerder draagt er zorg voor dat het administratieve beheer van de ter beschikking gestelde subsidie wordt toevertrouwd aan de boekhoudkundige dienst van de instelling waaraan hij/zij verbonden is.


    1. Intellectuele eigendomsrechten


Alle intellectuele eigendomsrechten, zowel materieel als immaterieel, welke voortvloeien uit het project, behoren toe aan de projectpromotor en betrokken projectpartners en/of derden. De projectpromotor en betrokken projectpartners en/of derden hebben het recht om deze eigendomsrechten onderling vast te stellen volgens de modaliteiten zoals voorzien in de in artikel 3.3 van deze projectovereenkomst vermelde samenwerkingsovereenkomsten tussen de projectpromotor en betrokken projectpartners en/of derden.


Niettegenstaande bovenstaande bepalingen worden de projectresultaten (i.e. omschrijving van de realisaties van het project) buiten deze die onder de bescherming van intellectuele eigendomsrechten vallen vrij publiekelijk ter beschikking gesteld door de projectpromotor en betrokken projectpartners en/of derden. Het Departement EWI en andere relevante stakeholders (zoals de Vlaamse Regering of de Europese Commissie) behouden zich het recht voor om de resultaten te gebruiken voor informatie- en communicatiedoeleinden met betrekking tot de RRF.


Wanneer er reeds intellectuele en industriële eigendomsrechten bestonden die ter beschikking werden gesteld aan het project, zullen deze volledig gerespecteerd worden. Deze blijven te allen tijde het volledige eigendom van degene die ze ter beschikking stelt.


  1. Rechten en plichten


    1. Projectvoorstel


De voorwaarden, zoals vermeld in de projectaanvraag, maken integraal deel uit van het goedgekeurde projectvoorstel en subsidiebesluit. De projectaanvraag is het inhoudelijk en financieel overzicht van het project zoals dit initieel is ingediend door de projectpromotor.


    1. Projectbegroting


De totale projectuitgaven worden, conform de tabellen opgenomen in de projectaanvraag, geraamd op [XXXX] euro. Deze projectuitgaven dienen bij de rapportering bewezen te worden. Na de eindrapportering zal het definitieve saldo van de toegekende subsidie als laatste betalingsschijf bepaald worden.


    1. Basisverplichtingen projectpromotor


De projectpromotor moet het goedgekeurde project volledig uitvoeren en hierover rapporteren aan het Departement EWI, overeenkomstig de verplichtingen voorzien in artikel 8 van deze projectovereenkomst.


De projectpromotor is verantwoordelijk voor de coördinatie van het project, het management, de inhoud en de financiële afwikkeling van de subsidiesteun.


Het Departement EWI gaat na of de voorwaarden, zoals bepaald in deze projectovereenkomst, vervuld zijn om de subsidie uit te betalen aan de projectpromotor.


    1. Verzekeringen, vergunningen


De projectpromotor verbindt er zich toe om alle noodzakelijke verzekeringen, vergunningen en andere maatregelen met het oog op de exploitatie van de infrastructuur die hij zelf aanschaft en beheert overeenkomstig artikel 3.1 van deze projectovereenkomst te zijnen laste te nemen, zonder enige tussenkomst vanwege het Vlaams Gewest. Dezelfde verplichting geldt overeenkomstig artikel 3.1 en artikel 3.3 van deze projectovereenkomst ook voor de betrokken partners en/of derden voor infrastructuur die deze aanschaffen en beheren.


    1. Toepasselijke reglementering


De projectpromotor verbindt er zich toe om in het kader van de uitvoering van het project de Europese verordeningen en gedragsbepalingen in verband met staatssteun, zoals de EU O&O&I Kaderregeling1, en alle andere toepasselijke regelgeving na te leven. De projectpromotor verbindt zich aldus tot naleving van de verplichtingen die voortkomen uit dit juridisch kader. Elke transfer van eigendomsrechten of toekenning van gebruiksrechten op de projectresultaten van een onderzoeksorganisatie naar bedrijven dient te gebeuren in overeenstemming met bovengenoemde regelgeving inzake staatsteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie.


De overeenstemming met de staatssteunregelgeving van de uitgevoerde projectactiviteiten en de onderlinge afspraken tussen de projectpartners kan niet worden afgeleid uit de goedkeuring van de projectaanvraag en het daarbij horende staatssteun assessment door het Departement EWI, en is de verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger en de samenwerkende projectpartners bij het project. Zonder uitsluitend te zijn, is er sprake van ongeoorloofde staatssteun of niet-naleving van de staatssteunregelgeving in volgende gevallen: (1) de activiteiten uitgevoerd in het project door de kennisinstellingen/onderzoekscentra voldoen niet aan de geldende voorschriften uit de EU O&O&I Kaderregeling inzake niet-economische activiteiten, en (2) bij de verdeling/participatie en de transfer m.b.t. de kennis en resultaten gegenereerd door de kennisinstellingen/onderzoekscentra wordt geen rekening gehouden met de geldende voorschriften uit de EU-Kaderregeling O&O&I en bestaat een risico van (in)directe ongeoorloofde staatssteun aan bedrijven.


De projectpromotor geeft aan de hand van de ‘Verklaring Wet overheidsopdrachten / Aanbestedingsplan’ aan of zijn organisatie al dan niet aan de wetgeving op de overheidsopdrachten moet voldoen. Dezelfde verplichting geldt overeenkomstig artikel 3.3 van deze projectovereenkomst ook voor de betrokken partners en/of derden. Indien van toepassing, dienen de projectpromotor en betrokken partners en/of derden zich integraal aan de wetgeving op de overheidsopdrachten te houden. Het relevante regelgevende Europese kader inzake de wetgeving op de overheidsopdrachten is het volgende:

  • De Europese Richtlijn 2014/23/EU van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van concessieovereenkomsten;

  • De Europese Richtlijn 2014/24/EU van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG;

  • De Europese Richtlijn 2014/25/EU betreffende het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten en houdende intrekking van Richtlijn 2004/17/EG.


Het nationale basiskader van de regelgeving inzake overheidsopdrachten is hier eveneens van toepassing. Alle bijlagen betreffende de overheidsopdrachten inclusief ‘het gunningsdraaiboek’ zijn terug te vinden op de website overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid:

xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxx.


De projectpromotor heeft steeds alle redelijke inspanningen geleverd om alle wettelijke, reglementaire, gerechtelijke en staatssteunrechtelijke bepalingen en beschikkingen die op hem van toepassing zijn of waren correct na te leven.


    1. DNSH-beginsel op het Nationaal Plan voor Herstel en Veerkracht


In het kader van het Nationaal Plan voor Herstel en Veerkracht (PHV), vraagt de Europese Commissie dat geen enkele erin opgenomen maatregel voor de doorvoering van hervormingen en investeringsprojecten ernstig afbreuk mag doen aan zes milieudoelstellingen. Deze zes doelstellingen zijn (artikel 9):

  1. De mitigatie van klimaatverandering;

  2. De adaptatie aan klimaatverandering;

  3. Het duurzaam gebruik en de bescherming van water en mariene hulpbronnen;

  4. De transitie naar een circulaire economie;

  5. De preventie en bestrijding van verontreiniging;

  6. De bescherming en het herstel van de biodiversiteit en ecosystemen.


Het gaat om het Do No Significant Harm (DNSH)-beginsel (‘geen ernstige afbreuk doen aan’) zoals gedefinieerd in de Europese verordening inzake duurzame beleggingen2.


Alle projectaanvragers dienden bijgevolg een DNSH-evaluatie door te voeren, en deze toe te voegen als bijlage bij de projectaanvraag. De Europese Commissie publiceerde een document met Technische richtsnoeren3 waarin de methodologie voor de uitvoering van deze evaluatie wordt gedefinieerd.

De resultaten van deze test horen integraal bij de projectaanvraag, en maken integraal deel uit van deze projectovereenkomst.

Onderstaande activiteiten zijn uitgesloten van financiering:

  • Activiteiten met betrekking tot fossiele brandstoffen, inclusief het downstreamgebruik daarvan;

  • Activiteiten in het kader van het EU-emissiehandelssysteem waarin geraamde broeikasgasemissies worden gerealiseerd die niet lager liggen dan de desbetreffende benchmarks4;

  • Activiteiten met betrekking tot stortplaatsen, verbrandingsinstallaties5 en mechanische biologische afvalverwerkingsinstallaties6;

  • Activiteiten waarin de verwijdering van afval op lange termijn schade kan berokkenen aan het milieu.


Bijkomend verbindt de projectpromotor zich ertoe om in alle projectactiviteiten de relevante EU- en nationale milieuwetgeving na te leven.


    1. Wetenschappelijke integriteit


Het Vlaams Gewest waakt over de wetenschappelijke integriteit vanaf het moment waarop onderzoeksfinanciering wordt aangevraagd tot de uitvoering van het onderzoek en de publicatie van de onderzoeksresultaten. Daarom zijn onderzoekers die beroep doen op de ondersteuning van het Vlaams Gewest, alsook hun gastinstellingen, (co)promotoren en andere bij het door het Vlaams Gewest gesubsidieerd onderzoek betrokken medewerkers, te allen tijde verplicht de wetenschappelijke integriteit in acht te nemen.


Elementaire gedragsregels in dat verband zijn vastgelegd in de Ethische Code voor wetenschappelijk onderzoek in België en de European Code of Conduct for Research Integrity. Beide documenten zijn te vinden op de website van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen FWO):


xxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxx-xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/xx-xxx-xxx/.


De Vlaamse overheid gaat ervan uit dat elke onderzoeker van bij de indiening van een subsidieaanvraag kennis heeft genomen van deze codes en zich ertoe verbindt de bepalingen te zullen volgen in alle stadia van het voorgestelde onderzoek. Dat geldt ook voor hun gastinstellingen, (co)promotoren en de betrokken medewerkers bij het door de Vlaams Gewest gesubsidieerd onderzoek, voor wie zij mede verantwoordelijkheid dragen.


    1. Bescherming persoonsgegevens


Het Departement EWI is verantwoordelijk voor de bescherming van de gegevens die in het kader van het project worden verzameld overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)7 (artikel 6) evenals het privacybeleid van het Departement EWI zoals te vinden op de website van het departement:


xxxxx://xxx.xxx-xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx.


    1. FRIS en Open Science


5.9.1. FRIS


De Flanders Research Information Space (FRIS) verzamelt alle publiek gefinancierd onderzoek in Vlaanderen en biedt deze aan als open data via het Vlaamse onderzoeksportaal FRIS. XXXX heeft tot doel om onderzoek in Vlaanderen publiek breed bekend te maken om zo innovatie en wetenschappelijke samenwerking te versnellen.


De projectpromotor wordt verwacht de vereiste informatie van het goedgekeurde project alsook de resultaten na afloop aan te leveren aan FRIS met vermelding van financiering vanuit het Relanceplan Vlaamse Veerkracht. Indien het project bijdraagt tot de uitbouw van een infrastructuur, wordt ook de vereiste informatie over die infrastructuur in het FRIS-systeem ingevoerd met verwijzing naar het financierende project.8


De informatie die wordt aangeleverd in FRIS omvat persoonsgegevens (o.a. naam, professionele contactgegevens, geslacht, nationaliteit). De verwerking door het Departement EWI van de opgevraagde gegevens is noodzakelijk voor de vervulling van taken van algemeen belang (cf. AVG, artikel 6.1.e) die aan het Departement EWI als verwerkingsverantwoordelijke opgedragen zijn. Het Departement EWI zal de nodige stappen zetten om te voldoen aan de AVG zoals ook vermeld in artikel 5.8 van deze projectovereenkomst.


De projectpromotor verbindt zich ertoe de aangeleverde informatie zo actueel, kwalitatief en volledig mogelijk aan te bieden, op voorwaarde dat de FRIS-tool toelaat om de gegevens op te laden en de dubbele affiliatie van onderzoeksgroepen geïmplementeerd is.


5.9.2. Open Science


In navolging van het Vlaamse beleidsplan Open Science (cf. beslissing Vlaamse Regering van 20 december 2019 [VR 2019 2021 DOC 1265/1 BIS] en mededeling aan de Vlaamse Regering van 4 december 2020 [VR 2020 0412 MED.0379 en bijlagen]) dient met publieke middelen gefinancierd wetenschappelijk onderzoek zo snel mogelijk publiek toegankelijk te worden, volgens het principe ‘zo open als het kan, zo gesloten als nodig’. Dit gaat zowel op voor toegang tot publicaties als voor toegang tot de achterliggende onderzoeksdata. De projectpromotor maakt hier voor wat het onderhavige project betreft werk van conform de in de schoot van de Flemish Open Science Board en Vlaamse overheid gemaakte afspraken.


    1. Communicatie en publiciteit


Bij publicatie van resultaten van onderzoek waarbij gebruik gemaakt wordt van infrastructuur geheel of gedeeltelijk gefinancierd met de in artikel 3 van deze projectovereenkomst vermelde subsidie, wordt de steunverlening van de Vlaamse overheid vermeld met het logo ‘Vlaamse overheid’ met vermelding van het contractnummer. Bij promotie en publiciteit en bij communicatie in de pers over het project wordt ook melding gemaakt van de steun van het Departement EWI van de Vlaamse overheid door het entiteitslogo van het departement te vermelden. De logo’s zijn beschikbaar op:


xxxx://xxx.xxx-xxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx/xxxxx-xx-xxxxxxxxx.


Tevens wordt de steunverlening van de Europese Unie (RRF) vermeld met het logo van NextGenerationEU en conform artikel 34 van EU Verordening 2021/241 van het Europees Parlement en de Raad van 12 februari 2021 tot instelling van de herstel- en veerkrachtfaciliteit. Het toepasselijke logo van NextGenerationEU wordt door het Departement EWI beschikbaar gesteld. De EU verordening is te vinden op:


xxxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxxxx/XX/XXX/XXX/?xxxxXXXXX:00000X0000&xxxxxXX.


De projectpromotor engageert zich om bij de start van het project of bij de realisatie van de eerste fase een publieksevent te organiseren waarbij de doelstellingen en de (eerste/verwachte) resultaten aan een brede groep stakeholders en de pers worden bekendgemaakt. De praktische organisatie van dit event zal voorafgaandelijk afgestemd worden met het Departement EWI en het kabinet van de minister.


Aanvaarding van de financiering impliceert dat de projectpromotor ermee akkoord gaat dat de naam van de projectpromotor wordt opgenomen in een lijst van begunstigden die gepubliceerd en/of aan de Europese Commissie bezorgd kan worden. Daarin zullen minstens de naam van de begunstigden, de namen van de concrete acties en de daarvoor uitgetrokken bedragen aan overheidsgelden, worden opgelijst. Ook de samenvatting van het project kan hier aan worden toegevoegd. De informatie over het project, de infrastructuur en de uit het project of infrastructuur resulterende publicaties zal ook publiek ontsloten worden via het Vlaamse onderzoeksportaal FRIS, conform artikel 5.9.1 van deze projectovereenkomst.


  1. Aansprakelijkheid


Het Vlaams Gewest wordt uitdrukkelijk ontlast van enige aansprakelijkheid voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de uitvoering van het project.


Zo het project experimenten op de menselijke persoon omvat die vallen onder de wet van 7 mei 2004 inzake experimenten op de menselijke persoon, dient vooraf een verzekering te worden afgesloten door de instelling die optreedt als opdrachtgever.



  1. Betalingsmodaliteiten – verantwoording – controle


Conform artikel 2 van het subsidiebesluit wordt het FIO belast met de vastlegging en uitbetaling van maximaal [XXXX] euro toegekende subsidiesteun. In geval van onrechtmatig gebruik van de subsidie door de projectpromotor of door projectpartners en/of derden kan het FIO conform de wetgeving het geheel of een gedeelte van de al uitgekeerde bedragen terugvorderen.


De subsidie zal worden uitbetaald in volgende betalingsschijven:

  • Een 1ste schijf van [XX%], zijnde [XXXX] euro ([voluit geschreven] euro), zal uitbetaald worden binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst en goedkeuring door het Departement EWI van het in artikel 8.3 van deze projectovereenkomst beschreven startstatusverslag;

  • Een volgende schijf van [XX%], zijnde [XXXX] euro ([voluit geschreven] euro), is betaalbaar vanaf de start van een nieuw werkjaar na ontvangst en goedkeuring door het Departement EWI van het in artikel 8.4 van deze projectovereenkomst beschreven voortgangsverslag;

  • Een laatste schijf, een saldoschijf van [XX%], zijnde [XXXX] euro ([voluit geschreven] euro), zal uitbetaald worden na ontvangst en goedkeuring door het Departement EWI van de volledige rapportering (inhoudelijke en financiële rapportering en invoer van informatie over het project en de infrastructuur op het Vlaamse onderzoeksportaal FRIS), zoals verder omschreven in artikel 8.5 van deze projectovereenkomst. Uiterlijk vier maanden na de einddatum van het project moet de promotor een eindrapport indienen.


Het Departement EWI wordt belast met de controles van de financiële en inhoudelijke rapporteringen. Conform artikel 9 van het subsidiebesluit kunnen personeelsleden van het Beleidsdomein EWI en/of door het Beleidsdomein EWI aangestelde personen ter plaatse controle uitoefenen op de aanwending van de subsidie.


Het Departement EWI verifieert de werkelijkheid, de regelmatigheid en de redelijkheid van de aangerekende kosten en stelt het definitief bedrag van de aanvaarde kosten en indien van toepassing personeelsinzet vast, onverminderd de eventuele controle van het Rekenhof.


Het Departement EWI kan binnen zijn bevoegdheid tot controle en opvolging van de uitvoering van deze projectovereenkomst alle initiatieven nemen die het redelijkerwijze nodig acht, daarin inbegrepen het bezoeken van de plaats(en) van uitvoering.


De projectpromotor verbindt er zich toe op eenvoudig verzoek alle bewijsstukken over te maken en deze te bewaren en toegankelijk te houden. Bij digitale archivering dient de projectpromotor erover te waken dat deze voldoet aan de nationale wetgeving en dat er voor auditdoeleinden op vertrouwd kan worden. Alle documenten en bewijsstukken betreffende het project blijven gedurende tien jaar ter beschikking. De periode van tien jaar start vanaf het einde van het jaar waarin het eindsaldo werd betaald.


  1. Rapportering


    1. Algemeen


Ter verantwoording van de subsidie bezorgt de projectpromotor aan het Departement EWI voor de betrokken subsidieschijf vermeld in artikel 7 van deze projectovereenkomst, de volgende informatie:

  1. een startstatusverslag voor de uitbetaling van de 1ste subsidieschijf,

  2. een tussentijds voortgangsverslag (inhoudelijk én financieel verslag) op het einde van elk werkjaar, vooraleer de volgende subsidieschijf kan uitbetaald worden, en

  3. een eindrapport (inhoudelijk en financieel verslag en invoer van informatie over het project en de infrastructuur op FRIS) uiterlijk vier maanden na de einddatum van het project.


    1. Verslagen en rapporten op elektronisch wijze indienen


Rapporten, verantwoordingsstukken en verslagen worden op elektronische wijze rechtstreeks bezorgd aan de dossierbehandelaar én in cc [generiek emailadres afdeling].


    1. Startstatusverslag


Het startstatusverslag wordt uiterlijk dertig kalenderdagen na ontvangst door alle partijen van de volledig ondertekende onderhavige projectovereenkomst opgestuurd en dient de volgende onderdelen te bevatten:

  1. Status van de voorbereiding en/of uitvoering van het project;

  2. Analyse van de risico’s op het niet behalen van de gestelde projectdoelstellingen en -mijlpalen;

  3. Geactualiseerde financiële planning.


    1. Voortgangsverslag


Het tussentijdse voortgangsverslag wordt uiterlijk dertig kalenderdagen na het einde van elk werkjaar opgestuurd en dient volgende onderdelen te bevatten:

  1. Status van de uitvoering van het project, met een overzicht van de behaalde xxxxxxxxx en geleverde output zoals beschreven in de projectaanvraag;

  2. Financieel verslag met verantwoordingstukken: resultatenrekening van het project met alle inkomsten en kosten opgedeeld volgens de kostensoorten vermeld in de kostendetaillering van het aanvraagdossier, en oplijsting van ter beschikking zijnde bijhorende verantwoordingsstukken.

  3. Status cofinanciering (indien van toepassing): status en bijhorende verantwoordingsstukken van de cofinanciering, zoals vermeld in de samenwerkingsovereenkomsten tussen de projectpromotor en de betrokken projectpartners en/of derden.

  4. Personeel (indien van toepassing): een overzicht met de volgende gegevens van het personeel gefinancierd door en tewerkgesteld op het project: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, datum in dienst, datum uit dienst, tewerkstellingspercentage, contractsoort, statuut en hoogst behaalde diploma.


    1. Eindrapport


Het eindrapport dient minstens de volgende onderdelen te bevatten:

  1. Financiële resultatenrekening volgens de kostensoorten vermeld in de kostendetaillering van het aanvraagdossier en inclusief de oplijsting van ter beschikking zijnde bijhorende verantwoordingsstukken;

  2. Wetenschappelijk verslag, inclusief een korte beschrijving van de meerwaarde van het project voor het onderzoek van de projectpromotor en de betrokken projectpartners en/of derden;

  3. Kwalitatieve en kwantitatieve omschrijving van de output, outcome en impact van het project, mede in het licht van de ingediende projectaanvraag;

  4. Afwijkingen t.o.v. de initiële projectbeschrijving worden omstandig toegelicht en gemotiveerd/beargumenteerd;

  5. Cofinanciering;

  6. Personeel.


Daarnaast zijn het project, de bereikte resultaten en de infrastructuur waar het project toe heeft bijgedragen zichtbaar op het FRIS-onderzoeksportaal.


Tevens kan de Europese Commissie rapportering over bepaalde indicatoren opleggen aan projecten die uitgevoerd worden met middelen van de RRF. De projectpromotor verbindt zich ertoe om te rapporteren over deze indicatoren volgens een periodiciteit die samenvalt met de rapporteringsverplichtingen aan de Europese Commissie.


    1. Facturen


De factuurdatum van de ingediende facturen van de projectpromotor en van de projectpartners en/of derden moet binnen de projectperiode vallen of maximum één maand erna (d.w.z. tussen start- en einddatum plus één maand). Betaaldata van facturen kunnen tot drie maanden na bovenstaande projectperiode vallen.


    1. Vertrouwelijkheid rapportering


Het Departement EWI en de betrokken instelling(en) komen overeen dat onderdelen van het wetenschappelijk verslag als confidentieel kunnen worden beschouwd, waarbij deze wel worden gerapporteerd, maar het Departement EWI er zich toe verbindt, deze informatie niet publiek te maken of te verspreiden. Gegevens met een vertrouwelijk karakter uit het wetenschappelijk verslag worden in een apart gedeelte opgenomen, waarbij wordt verantwoord waarom ze een vertrouwelijk karakter hebben.


    1. Betalingen


Na ontvangst, nazicht en akkoord van bovenstaande verslagen volgt de betaling van de betreffende subsidieschijf.


Uitbetaling van de steun kan enkel indien de projectovereenkomst en de van toepassing zijnde regelgeving volledig worden nageleefd. Indien deze projectovereenkomst en/of regelgeving niet gerespecteerd blijken te zijn, wordt overgegaan tot een verminderde uitbetaling, een niet-betaling of een terugvordering van de subsidie.

De projectpromotor verzamelt, coördineert en verifieert alle nodige informatie, zowel van de eigen organisatie als die van de betrokken projectpartners en/of derden, voor de bewijsvoering in functie van de rapportering bedoeld in artikel 8 van deze projectovereenkomst. De projectpromotor rapporteert rechtstreeks aan het Departement EWI.

De betalingen gebeuren op het rekeningnummer vermeld in het subsidiebesluit.

De projectpromotor verplicht zich er toe op zijn beurt aan de projectpartners en/of derden het deel van de subsidie te storten dat hen toekomt, zoals onderling overeengekomen en aldus geformuleerd in de samenwerkingsovereenkomsten vermeld in artikel 3.3 van deze projectovereenkomst.


  1. Informatieplicht en recht van controle


    1. De projectpromotor is verplicht volgende personen op eenvoudig verzoek informatie te bezorgen over het gesteunde project, alsook inzage in de projectboekhouding: vertegenwoordigers van de betrokken overheden (Europees, nationaal en regionaal), het Departement EWI, het Agentschap VLAIO en de auditautoriteiten.


    1. Op eenvoudig verzoek verleent de projectpromotor alle medewerking aan controles, evaluatieonderzoeken en kwaliteitsaudits. Het Departement EWI heeft het recht om gevolg te geven aan de conclusies van de controles, evaluatieonderzoeken en kwaliteitsaudits van de hierboven genoemde instanties.


    1. De projectpromotor doet onverwijld mededeling aan het Departement EWI over feiten en omstandigheden, waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat zij invloed hebben op het voortbestaan van de subsidie.


  1. Schorsing en beëindiging van de overeenkomst


    1. Elke wijziging, zowel financieel als inhoudelijk als qua governance, aan het goedgekeurde project, moet tijdig aangevraagd worden bij het Departement EWI; dat beslist vervolgens om deze wijziging al dan niet goed te keuren.


    1. Overdracht promotorschap: Indien na ondertekening van onderhavige projectovereenkomst, het promotorschap wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon als nieuwe projectpromotor, blijft de projectpromotor gehouden de verplichtingen voortvloeiende uit deze projectovereenkomst na te komen indien het Departement EWI oordeelt dat deze nieuwe projectpromotor in gebreke blijft. In dit geval verbindt de projectpromotor zich er toe, op vraag van het Departement EWI, een nieuwe projectovereenkomst af te sluiten waarin hij het promotorschap voor de resterende duur van het project terug overneemt.


    1. In geval van overmacht kan deze projectovereenkomst worden stopgezet mits de verzoekende partij de andere partij(en) schriftelijk op de hoogte brengt en motiveert om welke redenen het project niet verder kan of zal worden gerealiseerd.


Het failliet of de in vereffeningstelling enerzijds of het anderzijds in gebreke blijven van aannemers of leveranciers aan het project wordt beschouwd als een vorm van overmacht in hoofde van de projectpromotor en de tegenover het Vlaams Gewest verbonden partijen uit hoofde van de bepalingen van deze projectovereenkomst. De projectpromotor zal alles in het werk stellen om van de gefailleerde, vereffenende of anderzijds in gebreke blijvende aannemers of leveranciers de reeds door haar of voor haar betaalde sommen terug te verkrijgen en deze, na bekomen, door te storten aan het FIO.


    1. In geval het project niet langer zinvol blijkt op basis van nieuwe wetenschappelijke inzichten kan deze projectovereenkomst worden stopgezet mits de projectpromotor het Vlaams Gewest schriftelijk op de hoogte brengt en motiveert om welke redenen dat het project wordt stopgezet.


    1. Indien de projectpromotor of een betrokken projectpartner en/of derde andere dan het Vlaams Gewest in gebreke blijft om een bepaling van deze projectovereenkomst na te leven, en de projectpromotor daarvoor door het Vlaams Gewest schriftelijk in gebreke wordt gesteld door middel van een aangetekend schrijven, dan mag het Vlaams Gewest de uitvoering van deze projectovereenkomst schorsen vanaf de datum van ingebrekestelling. Indien zestig dagen na datum van een schorsing de projectpromotor het in gebreke gestelde niet tot voldoening van het Vlaams Gewest kan herstellen, of kan afdwingen te herstellen, dan mag het Vlaams Gewest deze projectovereenkomst beëindigen.


    1. In geval van vroegtijdige beëindiging van de projectovereenkomst dient de projectpromotor, binnen de 6 maanden na beëindiging van de overeenkomst, een eindrapport met eindafrekening in.


  1. Toepasselijk recht en geschillenregeling


De partijen verbinden er zich toe om in geval van twistpunten in verband met de interpretatie en/of de uitvoering van onderhavig projectovereenkomst alles in het werk te stellen om in onderling overleg tot een oplossing te komen.


Geschillen die niet in onderling overleg kunnen opgelost worden, zullen uitsluitend ter beslechting aan de Nederlandstalige kamers van de hoven en rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel worden voorgelegd. Het Belgische recht is van toepassing.


  1. Briefwisseling


Alle briefwisseling in verband met deze projectovereenkomst moet worden geadresseerd aan:


Departement EWI

t.a.v. Xxxxx Xxxxxxxx, secretaris-generaal, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.


[Projectpromotor]

t.a.v. [naam promotor-woordvoerder], [functie], [adres].


  1. Verklaringen en slotbepalingen


Door de ondertekening van deze projectovereenkomst verklaart elke partij kennis te hebben van de volledige projectovereenkomst en deze te aanvaarden.


Deze overeenkomst gaat in op [DD/MM/JJJJ] en eindigt op [DD/MM/JJJJ].


Aldus opgemaakt te Brussel, op [DD/MM/JJJJ], in drie exemplaren, waarbij elke partij verklaart één exemplaar te hebben ontvangen.


Voor het Vlaams Gewest






Xxxxx Xxxxxxx,

Vlaams minister van Economie, Innovatie, Werk, Sociale economie en Landbouw



Voor [projectpromotor]






[naam promotor-woordvoerder],

[functie]



1 EU Kaderregeling (nr. 2014/C 198/01) van 27 juni 2014 betreffende staatsteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie.

2 Verordening (EU) 2020/852 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juni 2020 betreffende de totstandbrenging van een kader ter bevordering van duurzame beleggingen en tot wijziging van Verordening (EU) 2019/2088.

3 Verordening (EU) 2021/241 van het Europees Parlement en de Raad van 12 februari 2021 tot instelling van de herstel- en veerkrachtfaciliteit.

4 Indien de ondersteunde activiteit geplande geschatte broeikasgasemissies realiseert die niet significant lager liggen dan de relevante benchmarks, moet worden uitgelegd om welke redenen dat niet mogelijk is. Voor kosteloze toewijzing vastgestelde benchmarks voor activiteiten die binnen het toepassingsgebied van het emissiehandelssysteem vallen, zoals bepaald in Uitvoeringsverordening (EU) 2021/447 van de Commissie.

5 Deze uitsluiting is niet van toepassing op acties in het kader van deze maatregel in installaties die uitsluitend gericht zich op de verwerking van niet-recyclebaar gevaarlijk afval, en op bestaande installaties, indien de acties in het kader van deze maatregel tot doel hebben de energie-efficiëntie te verhogen, uitlaatgassen af te vangen met het oog op opslag, of het gebruik of hergebruik van materialen uit verbrandingsresten, op voorwaarde dat deze acties in het kader van deze maatregel niet leiden tot een toename van de afvalverwerkingscapaciteit van de installatie of tot een verlenging van de levensduur van de installatie; hetgeen op het niveau van de installatie wordt bewezen.

6 Deze uitsluiting is niet van toepassing op acties in het kader van deze maatregel in bestaande mechanische biologische afvalverwerkingsinstallaties, indien de acties in het kader van deze maatregel tot doel hebben de energie-efficiëntie te verhogen of de installaties aan te passen voor het recyclen van gescheiden afval met het oog op het composteren van bioafval en de anaerobe vergisting van bioafval, op voorwaarde dat deze acties in het kader van deze maatregel niet leiden tot een toename van de afvalverwerkingscapaciteit van de installatie of tot een verlenging van de levensduur van de installatie; hetgeen op het niveau van de installatie wordt bewezen.

7 Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

8 Welke informatie dient aangeleverd te worden, zal door FRIS conform geijkte afspraken, worden meegedeeld.

14/14

Projectovereenkomst VV02X/XX

Document Metadata

Filed: October 26th, 2021