Ov eree nk o m s t Verz u im m a n a g e m e nt Com f o rt

Ov eree nk o m s t Verz u im m a n a g e m e nt Com f o rt

U ontvangt van Perspectief een bevestiging van de Overeenkomst Verzuimmanagement Comfort. Het is belangrijk dat u deze bevestiging goed controleert. Als Perspectief binnen 14 dagen geen reactie van u ontvangt, gaat Perspectief ervan uit dat u instemt met de voorwaarden.

In aanmerking nemende dat:

a. Opdrachtgever wenst gebruik te maken van de diensten van Perspectief conform de contractvorm CompleetVerzekerd van De Zeeuwse.

b. Perspectief is ingeschakeld om opdrachtgever te ondersteunen bij het op een juiste wijze invulling geven aan haar arbo- en verzuimbeleid en aanverwante zaken op het terrein van duurzame inzetbaarheid en arbeidsomstandigheden van werknemers.

Verklaren beide partijen overeen te komen als volgt:

1. Duur en doel van de overeenkomst

a. De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van (ten minste) drie jaar. Ingangsdatum en de duur van de overeenkomst komt overeen met de ingangsdatum van verzuimverzekeringspakket CompleetVerzekerd van De Zeeuwse. Bij beëindiging van de verzuimverzekering eindigt ook de arbodienstverlening volgens deze overeenkomst.

b. Aan het einde van de eerste looptijd kan de overeenkomst uiterlijk voor 1 november schriftelijk (aangetekend) worden opgezegd. Indien niet (tijdig) wordt opgezegd, wordt de overeenkomst telkens met één jaar verlengd.

c. Na de eerste looptijd is de overeenkomst dagelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand.

d. Artikel 4.2 van de Betalings- en leveringsvoorwaarden Perspectief is niet op deze overeenkomst van toepassing.

2. Opdrachtomschrijving

a. Perspectief ondersteunt opdrachtgever op basis van de in artikel 5a gekozen abonnementsvorm, bij het op de juiste wijze uitvoeren van de verzuimbegeleiding van haar medewerkers, conform de Wet verbetering poortwachter, tot en met week 104 van de verzuimperiode.

b. Om de verzuimbegeleiding op een juiste wijze uit te voeren, maakt Perspectief gebruik van het geautomatiseerde systeem CAMAS, dat wordt geleverd door CAMAS IT, een aan Perspectief gelieerde onderneming. CAMAS IT is een partij die integrale webbased softwareapplicaties ontwikkelt en levert aan werkgevers en werknemers, waarbij de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens optimaal is gewaarborgd.

3. Aanvullende dienstverlening

a. Perspectief levert op verzoek van opdrachtgever diensten in het kader van arbodienstverlening conform artikel 14 lid 1 van de Arbowet. Perspectief stelt de deskundigheid van de in de wet genoemde kerndeskundigen op verzoek ter beschikking aan opdrachtgever. De in dit verband uit te voeren werkzaamheden worden gefactureerd op basis van verstrekte (schriftelijke) opdracht. Deze diensten vallen niet onder de overeenkomst en worden gefactureerd conform de tarievenlijst.

b. Op verzoek van opdrachtgever en in overleg met Perspectief verleent Perspectief ook diensten op het terrein van Arbo, Arbeidsmobiliteit en Duurzame Inzetbaarheid.

c. Perspectief biedt de medewerkers van opdrachtgever direct toegang tot de bedrijfsarts door middel van een anoniem consult bedrijfsarts. Dit consult kan zonder toestemming van opdrachtgever door de medewerker aangevraagd worden via de website van Perspectief. Deze dienst wordt gefactureerd conform de tarievenlijst.

d. Perspectief biedt de medewerkers van opdrachtgever de mogelijkheid om gebruik te maken van het aanvragen van een second opinion bij een onafhankelijke bedrijfsarts. Een second opinion kan door de medewerker aangevraagd worden via de website van Perspectief. Deze dienst wordt gefactureerd conform de tarievenlijst.

e. Perspectief stelt de deskundigheid van de bedrijfsarts op verzoek ter beschikking aan opdrachtgever voor overleg met de Personeelsvertegenwoordiging en/ of Preventiemedewerker. Deze diensten worden gefactureerd conform de tarievenlijst.

4. Wederzijdse verplichtingen

a. Opdrachtgever en Perspectief conformeren zich aan de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden, Wet verbetering poortwachter en bescherming van persoons- en medische gegevens. De verplichtingen vanuit de privacywetgeving zijn uitgewerkt in de verwerkersovereenkomst, welke als bijlage aan deze overeenkomst is toegevoegd.

b. Perspectief verricht naar beste kunnen de in artikel 2 genoemde werkzaamheden.

c. Opdrachtgever verplicht zich elke ziekmelding binnen twee dagen ná de eerste ziektedag via de online omgeving van De Zeeuwse door te geven aan Perspectief. De ziek- en herstelmeldingen worden middels een koppeling doorgestuurd naar CAMAS.

d. Opdrachtgever legt (persoons)gegevens van alle in dienst zijnde medewerkers vast in de door De Zeeuwse aan hem beschikbaar gestelde en beveiligde omgeving. Tevens legt de opdrachtgever mutaties in de personeelsformatiedaarin vast, en wel binnen twee weken ná deze mutatie of eerder indien opdrachtgever Perspectief vraagt om dienstverlening aan een personeelslid waarop de mutatie betrekking heeft. De (persoons)gegevens worden middels een koppeling doorgestuurd naar CAMAS.

e. In het kader van de beoordeling van het recht van opdrachtgever op een verzekeringsuitkering én de (financiering van) re-integratieactiviteiten geeft opdrachtgever Perspectief toestemming gegevens uit te wisselen conform de vigerende wet- en regelgeving met de verzekeraar en het administratiekantoor van opdrachtgever.

f. Opdrachtgever geeft de bedrijfsarts de ruimte en mogelijkheid om op aanvraag elke werkplek binnen de organisatie te bezoeken. Deze diensten worden gefactureerd conform de tarievenlijst.

g. Opdrachtgever stelt de bedrijfsarts in staat beroepsziekten op te sporen, te onderkennen en te diagnosticeren.

h. De bedrijfsartsen van Perspectief voldoen aan de wettelijke eisen rondom het melden van beroepsziekten bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB).

5. Tarief en vergoedingen

a. Opdrachtgever neemt af: Verzuimmanagement Comfort voor €101,50 per medewerker per jaar.

b. Bij de abonnementsprijs vermeld in artikel 5 lid a is het gebruik van het verzuimregistratiesysteem zoals separaat geleverd door CAMAS IT B.V. als verwerker voor zowel opdrachtgever als ook Perspectief, inbegrepen. Dit geldt ook voor de diensten die horen bij de gekozen abonnementsvorm, zoals weergegeven in het abonnementsoverzicht. Diensten die niet bij de gekozen abonnementsvorm horen worden uitgevoerd op basis van de daarvoor geldende tarieven.

c. Werkzaamheden betreffende verzuim en/of arbeidsongeschiktheid ontstaan vóór aanvang van de overeenkomst en/of voortvloeiend uit een conflict, vallen niet onder de in artikel 5 lid a vermelde abonnementsprijs. Deze werkzaamheden worden op verrichtingenbasis tegen de daarvoor geldende tarieven uitgevoerd.

d. De abonnementsprijs dient voor ingangsdatum van de overeenkomst te worden voldaan en vervolgens telkens voor de aanvang van elk jaar dat de overeenkomst wordt voortgezet.

e. Bij tussentijdse opzeggingen wordt er geen restitutie op de abonnementsgelden verleend.

f. Werkzaamheden betreffende duurzame re-integratie naar ander werk (zowel intern als extern), gespecialiseerde trajecten en huisbezoeken vallen niet onder de in artikel 5 lid a vermelde abonnementsprijs. Door Perspectief wordt op aanvraag kosteloos een voorstel gemaakt.

g. In het geval dat de bedrijfsarts oordeelt dat (medische) informatie van de reguliere behandelaar(s) van een verzuimende werknemer noodzakelijk is, wordt deze bij de betreffende behandelaar opgevraagd. Hieraan voor Perspectief en/of de behandelaar verbonden kosten worden conform de tarievenlijst doorberekend aan opdrachtgever.

h. Facturatie vindt digitaal plaats. Het betalingsverkeer vindt plaats via automatische incasso. Opdrachtgever levert de benodigde documenten aan en informeert haar bank conform de richtlijnen van haar bank.

i. Voor de overige tarieven wordt verwezen naar de bijgevoegde tarievenlijst.

6. Poortwachtergarantie

a. Opdrachtgever committeert zich aan het uitvoeren van alle verplichtingen die volgen uit de Wet verbetering poortwachter en aan de aanwijzingen van de verzuimconsultant en/of bedrijfsarts. De verzuimconsultant is leidend bij het inschakelen van de bedrijfsarts en andere externe deskundigen.

b. Perspectief stelt zich garant voor een door het UWV opgelegde loonsanctie na het tweede ziektejaar (Poortwachtergarantie). Hierbij gelden altijd deze voorwaarden:

▪ Perspectief voert gedurende de gehele verzuimduur de verzuimbegeleiding en bijbehorende re-integratie-

activiteiten.

▪ Opdrachtgever volgt de adviezen van de verzuimconsultant en bedrijfsarts direct en adequaat op.

▪ Opdrachtgever houdt zich aan de eisen die de Wet verbetering poortwachter en een eventuele verzuimverzekeraar stelt.

▪ Opdrachtgever informeert Perspectief direct en volledig over relevante zaken rondom verzuim.

c. Als het UWV een loonsanctie oplegt, dan kan opdrachtgever beroep doen op de Poortwachtergarantie. Opdrachtgever moet dat uiterlijk binnen 4 dagen na dagtekening van het besluit per aangetekende post (voorzien van een kopie van het besluit van het UWV) aan Perspectief laten weten. Ook draagt opdrachtgever het dossier direct over aan Perspectief en volgt daarna de aanwijzingen van Perspectief direct en adequaat op om de schadelast te beperken.

7. Preventie

a. Perspectief stelt de deskundigheid van een (kern)deskundige ter beschikking voor de uitvoer van de RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie) en PMO (Preventief Medisch Onderzoek).

b. Perspectief stelt deskundigen ter beschikking voor advies over preventieve maatregelen met betrekking tot het algemeen arbeidsomstandighedenbeleid.

c. Opdrachtgever is verplicht om een samenwerking met betrekking tot de veiligheids- en gezondheidsrisico`s te faciliteren tussen de Preventiemedewerker van de opdrachtgever en de deskundigen van Perspectief.

8. Verzuim

Buiten omstandigheden die niet aan Perspectief te wijten zijn, verplicht Perspectief zich tot tijdige levering van de prestaties zoals vastgelegd in deze overeenkomst of in opdrachten en/of (schriftelijke) aanvullingen op deze overeenkomst.

9. Klachten en schade

a. Op alle in deze overeenkomst genoemde diensten is het klachtenreglement van Perspectief van toepassing. De actuele versie van het klachtenreglement staat vermeld op website van Perspectief.

b. In de toepasselijke algemene betalings- en leveringsvoorwaarden van Perspectief zijn beperkingen van haar aansprakelijkheid voor schade opgenomen. Een vordering tot schadevergoeding dient door opdrachtgever te worden ingesteld binnen een half jaar na de dag waarop opdrachtgever redelijkerwijs met de aanwezigheid van schade en de aansprakelijkheid van Perspectief bekend behoorde te zijn. Na dit half jaar vervalt het recht om schadevergoeding te vorderen.

10. Betalings- en leveringsvoorwaarden

a. De meest recente betalings- en leveringsvoorwaarden van Perspectief zijn van toepassing op deze overeenkomst, alsmede op alle (nadere) overeenkomsten die daaruit tussen partijen voortvloeien, tenzij partijen daarvan bij schriftelijke overeenkomst uitdrukkelijk hebben afgeweken.

b. De op dit moment van toepassing zijnde betalings- en leveringsvoorwaarden, de Tarievenlijst, pakketinhoud comfortabonnement en de Verwerkersovereenkomst zijn als bijlage toegevoegd en maken onderdeel uit van deze overeenkomst. Perspectief is gerechtigd de inhoud van deze documenten eenzijdig aan te passen. De actuele versie van de betalings- en leveringsvoorwaarden kan opdrachtgever te allen tijde raadplegen en downloaden op de website van Perspectief.

c. Alle in deze overeenkomst genoemde bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

Pa kk e t inhou d Com f o r t ab o nn e m e nt

Product	Comfort
Toegang CAMAS	▪
Vaste contactpersoon	▪
Signalering frequent verzuim via CAMAS	▪
Signalering doorlopende ziektegevallen via CAMAS	▪
Bewaking afspraken en voortgang via CAMAS	▪
Verzuimstatistieken via CAMAS	▪
Doormelding aan verzekeraar	▪
Signalering wettelijke termijnen	▪
Poortwachtergarantie1	▪
Ziek en herstelmeldingen2	▪
42e weeksmelding UWV	▪
Eerste telefonisch consult	▪
Vervolg telefonische consulten	▪
Telefonisch consult geen gehoor	▪
Schriftelijk verzoek tot contact na geen gehoor	▪
Consult bedrijfsarts	▪
Preventief consult Bedrijfsarts	▪
Second Opinion consult Bedrijfsarts	▪
Probleemanalyse	▪
FML	▪
Voorstel plan van aanpak	▪
Voorstel bijstelling plan van aanpak	▪
Eerstejaars evaluatie	▪
Actueel oordeel	▪
Re-integratieverslag bij 2 jaar ziekte	▪
Eindevaluatie	▪
Melding UWV vangnet	▪
Opvragen medische gegevens (exclusief kosten medische informatie)	▪
Opvragen dossier bij vorige arbodienst ( exclusief nota )	▪

1 Perspectief stelt zich garant voor een eventuele loonsanctie die het UWV oplegt na het tweede ziektejaar, als Perspectief gedurende de gehele verzuimduur de verzuimbegeleiding en bijbehorende re-integratie-activiteiten heeft uitgevoerd én de werkgever de adviezen van Perspectief onverwijld en adequaat heeft opgevolgd en zich heeft gehouden aan de eisen die de Wet Verbetering Poortwachter en een eventuele verzuimverzekeraar stelt. Vanzelfsprekend verwacht Perspectief dat de werkgever en de werknemer Perspectief onverwijld en volledig informeren over relevante zaken rondom het verzuim.

2 Via CAMAS door werkgever, alternatieve melding kost € 3,- extra per medewerker per jaar.

Verwerkerso vereenkomst tussen opdrachtgever en

CAMAS IT B.V., gevestigd aan de Xxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxxx, vanaf 1 januari 2019 Xxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxxxx, algemeen directeur, hierna te noemen: (de) verwerker

verklaren

te zijn overeengekomen een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 van de Algemene Verordering Gegevensbescherming

Definities

1. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon (in het kader van deze overeenkomst onder andere NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, verpleegadres én bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens rondom de gezondheid (waaronder eerste ziektedag, percentage arbeidsongeschiktheid, vermoedelijke duur van het verzuim, of sprake is van één van de vangnetbepalingen uit de Ziektewet, hersteldatum én het Burger Service Nummer en/of Werknemer ID)).

Verwerking van gegevens of het verwerken van gegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bewerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, evenals het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerker: degene die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtsreeks gezag te zijn onderworpen. Verwerker is in casu: CAMAS IT B.V., gevestigd aan de Xxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxxxxx.

Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft (in het kader van deze overeenkomst in ieder geval (ex-)werknemers).

Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.

Datalek: een inbreuk op de beveiliging, die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens.

De Autoriteit Persoonsgegevens: de toezichthouder als bedoeld in de AVG.

Onderwerp van deze overeenkomst

2. In het kader van goed werkgeverschap wenst verwerkingsverantwoordelijke de gezondheid, competenties en motivatie van haar werknemers te bewaken en te bevorderen teneinde haar werknemers duurzaam inzetbaar te houden.

Verwerkingsverantwoordelijke laat zich hierbij bijstaan door Perspectief Groep B.V., hierna te noemen Perspectief, een gecertificeerde dienstverlener die zich richt op de duurzame inzetbaarheid van werknemers. Verwerkingsverantwoordelijke en Perspectief hebben hiertoe een overeenkomst (de hoofdovereenkomst) met elkaar gesloten en wensen hierbij gebruik te maken van het geautomatiseerde systeem CAMAS.

CAMAS IT (een partij die integrale webbased softwareapplicaties ontwikkelt en levert aan werkgevers en werknemers, waarbij de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens optimaal is gewaarborgd)

als verwerker voor en ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens van diens personeel verwerkt voor zover deze persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke als werkgever mogen worden verwerkt in de zin van het bijhouden van een verzuimregistratie, zoals deze wordt gevoerd in het door verwerker aan verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde geautomatiseerde systeem CAMAS. Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt hierbij het doel en de middelen van de verwerking.

3. Het is per 1 januari 2018 in het kader van de aanwijzingen van de Autoriteit Persoonsgegevens niet meer toegestaan dat Perspectief persoonsgegevens verwerkt van werknemers van verwerkingsverantwoordelijke die niet zijn ziekgemeld. Teneinde een werkbare oplossing te realiseren, zullen zowel Perspectief als verwerkingsverantwoordelijke gebruik maken van hetzelfde geautomatiseerde systeem CAMAS. Naar aanleiding hiervan is bij het geautomatiseerde systeem CAMAS sprake van:

a) een werkgeversdeel van de verzuimregistratie, waarin de verwerkingsverantwoordelijke zijn deel van de verzuimregistratie kan voeren en waarin hij tevens alle personeelsgegevens kan opvoeren, zodat een compleet en actueel bestand van werknemers kan worden bijgehouden voor wie hij verantwoordelijk is ten aanzien van arbo- en verzuimverplichtingen, en

b) een gedeelte, inzichtelijk voor Perspectief, waarin verwerker (persoons)gegevens verwerkt van alleen die werknemers die zijn ziekgemeld door verwerkingsverantwoordelijke, zoals bedoeld in artikel 4 sub d van de hoofdovereenkomst, of zelf een beroep doen op de diensten van verwerker.

CAMAS is hiermee enerzijds het verzuimsysteem voor verwerkingsverantwoordelijke en anderzijds het systeem van Perspectief waarin deze als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt voor het goed kunnen uitvoeren van de dienstverlening aan verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in de overeenkomst tussen Perspectief en verwerkingsverantwoordelijke (de hoofdovereenkomst).

Ingangsdatum en duur

4. De verwerkersovereenkomst gaat in op de datum van de hoofdovereenkomst waarvan deze verwerkersovereenkomst een bijlage is en wordt aangegaan voor de duur en eindigt op de datum van de hoofdovereenkomst. Wanneer de hoofdovereenkomst eindigt zonder dat partijen een nieuwe overeenkomst aangaan, eindigt de verwerkersovereenkomst van rechtswege. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van de verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze verplichtingen behoren onder meer die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, overdracht en vernietiging, aansprakelijkheid en toepasselijk recht.

5. Indien Perspectief een andere dienstverlener (verwerker) dan CAMAS IT wenst te contracteren, dan zal verwerkingsverantwoordelijke per datum overgang eveneens naar de andere dienstverlener overgaan. CAMAS IT zal medewerking verlenen aan het overdragen van de (persoons)gegevens van verwerkingsverantwoordelijke aan deze andere dienstverlener, waarna deze verwerkingsovereenkomst eindigt.

Naleving wet- en regelgeving

6. Verwerker verbindt zich de door verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde persoonsgegevens behoorlijk en zorgvuldig en in overeenstemming met de AVG en andere privacyregelgeving te verwerken, ingevolge deze verwerkersovereenkomst ten einde uitvoering te geven aan artikel 28 van de AVG.

7. Het is verwerker niet toegestaan de van verwerkingsverantwoordelijke verkregen persoonsgegevens voor eigen doeleinden, anders dan overeengekomen, te verwerken of aan derden te verstrekken. Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking door verwerker.

8. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerkingen van persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst.

Verwerkingsverantwoordelijke verklaart persoonsgegevens te verwerken op een behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke regelgeving betreffende de verwerking van

persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke verklaart aan verwerker dat de persoonsgegevens die verwerkt worden op basis van deze verwerkersovereenkomst, gezien de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Verwerkingsverantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn. Het is daarbij de verantwoordelijkheid van verwerkingsverantwoordelijke dat de persoonsgegevens in CAMAS doorlopend actueel, juist en volledig zijn, hetgeen betekent dat wijzigingen in persoonsgegevens, zoals mutaties van gegevens, direct moeten worden doorgevoerd.

Verwerker is niet aansprakelijk voor het verwerken van onjuiste persoonsgegevens, indien blijkt dat deze door verwerkingsverantwoordelijke niet juist zijn doorgevoerd. Verwerkingsverantwoordelijke is in een dergelijke situatie zelfstandig aansprakelijk voor datalekken én melding daarvan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel door haar opgelegde maatregelen.

9. Verwerker stelt verwerkingsverantwoordelijke in staat binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG, meer in het bijzonder de rechten van betrokkenen zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens én de verplichtingen in het geval van een beveiligingsincident (inbreuk op de beveiliging) en/of een datalek.

10. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot inzage, zoals bedoeld in artikel 15 AVG, of verbetering, aanvulling, wijziging of afscherming, zoals bedoeld in artikel 16 AVG e.v., aan de verwerkingsverantwoordelijke richt, dan zal verwerker meewerken aan het mogelijk maken van deze verzoeken. Verwerker mag de kosten voor de afhandeling doorbelasten aan verwerkingsverantwoordelijke.

Geheimhoudingsplicht

11. Verwerker is verplicht de van verwerkingsverantwoordelijke verkregen persoonsgegevens geheim te houden en van haar betrokken personeelsleden en betrokken derden hetzelfde te bedingen, behoudens voor zover:

▪ Verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens op grond van het bepaalde in artikel 3 van deze verwerkersovereenkomst via CAMAS aan Perspectief verstrekt.

▪ Een wettelijk voorschrift verwerker tot mededelen verplicht.

▪ De gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van verwerkingsverantwoordelijke.

▪ Het verstrekken van persoonsgegevens logischerwijze noodzakelijk is gezien de aard van de door verwerker verrichte dienstverlening aan verwerkingsverantwoordelijke.

12. Indien verwerker op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal verwerker de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren en zal verwerker verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verstrekking, ter zake informeren, tenzij wettelijke bepalingen dit verbieden.

13. De door of vanwege verwerker aan verwerkingsverantwoordelijke, of een instelling welke door verwerkingsverantwoordelijke is gemachtigd, verstrekte toegangs- of identificatiecodes en certificaten zijn vertrouwelijk en zullen door verwerkingsverantwoordelijke en/of diens gemachtigden als zodanig worden behandeld en zullen slechts aan geautoriseerde medewerkers uit de organisatie van verwerkingsverantwoordelijke of de gemachtigde kenbaar worden gemaakt.

Verwerker is gerechtigd toegewezen toegangs- of identificatiecodes en certificaten te wijzigen. Verwerker sluit elke aansprakelijkheid uit indien de verwerkingsverantwoordelijke of diens gemachtigde onzorgvuldig met verstrekte toegangs- of identificatiecodes omgaat.

14. Verwerker zal haar medewerkers - die werkzaamheden verrichten in het kader van de verwerking van persoonsgegevens - een geheimhoudingsverklaring laten ondertekenen.

Beveiligingsverplichtingen door verwerker

15. Verwerker garandeert voldoende organisatorische en technische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking, zoals bijvoorbeeld onbevoegde kennisneming, aantasting, wijziging, verstrekking of verlies van de persoonsgegevens. Verwerker zal zich hierbij maximaal inspannen om de persoonsgegevens te beveiligen en beveiligd te houden tegen indringers en tegen van buiten komend onheil, alsmede onzorgvuldig, ondeskundig of ongeoorloofd gebruik.

16. Verwerker heeft in ieder geval de volgende maatregelen genomen:

▪ Een passend en uitgeschreven (informatie)beveiligingsbeleid, waarbij het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten gegarandeerd wordt.

▪ Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden met persoonsgegevens.

▪ Two factor authentication.

▪ Beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie.

▪ Het installeren en werken met de meest actuele virusscanners om data te beschermen tegen onder andere malware.

▪ Periodiek een back up maken van de (persoons)gegevens, zodat verlies van data is uitgesloten.

▪ Actief monitoren op inbreuken op de beveiligingsmaatregelen.

▪ Afsluitbare kasten en ruimten met toegangsbeveiliging voor plaatsen waar de persoonsgegevens van verwerkingsverantwoordelijke zijn opgeslagen.

▪ Het frequent evalueren en verbeteren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische

maatregelen ter beveiliging van de verwerking conform de ontwikkeling van de techniek.

▪ Het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonsgegevens tijdig te herstellen.

17. Verwerker zal zijn beveiliging steeds aanpassen op grond van de stand der techniek en actuele inzichten in het beveiligen van persoonsgegevens. Het ‘passend beveiligingsniveau’ van artikel 28 en 32 AVG is hierbij het uitgangspunt.

18. In het geval van (vermoeden van) een beveiligingsincident (inbreuk op de beveiliging) en/of een datalek zal de partij die dit constateert dit direct en onverwijld aan de andere partij melden, naar aanleiding waarvan de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking in de gelegenheid is dit binnen de daarvoor gestelde termijnen van artikel 33 AVG aan de toezichthouder en eventueel de betrokkenen te melden. Partijen dragen zelf de kosten voor onderzoek naar de oorzaken van een beveiligingsincident en/of een datalek. Het is ter uitsluitende beoordeling van de verwerkingsverantwoordelijke om te bepalen of een beveiligingsincident een datalek betreft in de zin van de AVG.

19. De meldplicht als bedoeld in artikel 18 behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een inbreuk op de beveiliging is geweest, alsmede het exacte tijdstip van deze inbreuk, het systeem en feiten van het voorval, de (vermeende) oorzaak van de inbreuk, de te verwachten gevolgen van de inbreuk voor betrokkenen alsmede de voorgestelde oplossing.

Tevens dienen vermeld te worden de getroffen maatregelen om de schade te beperken en de inbreuk te repareren, de getroffen maatregelen om herhaling te voorkomen alsmede de maatregelen om de negatieve gevolgen zoveel als mogelijk direct te beperken, waaronder begrepen communicatie aan derden en betrokkenen.

20. Het is verwerker alleen toegestaan de persoonsgegevens van verwerkingsverantwoordelijke op te slaan op gegevensdragers welke zijn gelokaliseerd in de EU/EER, dan wel binnen een land, waarvan de Europese Commissie heeft verklaard dat het beveiligingsniveau adequaat is.

21. Het is verwerkingsverantwoordelijke toegestaan proces en inhoudelijke audits uit te (laten) voeren op de verwerkingen die verwerker doet in het kader van het bepaalde in deze overeenkomst. Verwerker zal alle medewerking verlenen om dergelijke audits mogelijk te maken, waarbij personeel van de auditer toegang krijgt tot documentatie, handleidingen en de systemen. Verwerkingsverantwoordelijke, of de door verwerkingsverantwoordelijke ingeschakelde derde, is gehouden alle informatie betreffende deze audits vertrouwelijk te behandelen. Kosten voor een dergelijke audit komen voor rekening van verwerkingsverantwoordelijke.

Inschakeling derden

22. Het is verwerker toegestaan een subverwerker in te schakelen voor zover dit noodzakelijk is in verband met systeemtechnische ondersteuning alsmede organisatorische en technische beveiliging. De verwerker blijft verantwoordelijk voor deze subverwerker(s) en zal minimaal dezelfde eisen aan deze subverwerkers opleggen op het gebied van passende technische en organisatorische maatregelen als in deze verwerkersovereenkomst is opgenomen. Verwerkingsverantwoordelijke heeft inzage in de subverwerkers die verwerker heeft ingeschakeld, en mag eventueel bezwaar maken.

Wijziging overeenkomst

23. Wanneer de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van persoonsgegevens (AVG/GDPR), dan wel de van toepassing zijnde richtsnoeren van de Autoriteit Persoonsgegevens wijzigen of andere relevante regelgeving van kracht wordt, treden partijen in overleg om te bezien of en hoe deze verwerkersovereenkomst moet worden gewijzigd.

24. Verwerker draagt er zorg voor dat persoonsgegevens onverwijld na de beëindiging van deze overeenkomst, of zoveel eerder als dat mogelijk is, nadat deze gegevens voor zover noodzakelijk zijn overgedragen aan verwerkingsverantwoordelijke, vernietigd worden. Verwerker toont op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke aan dat dit daadwerkelijk is gebeurd.

Bewaartermijnen

25. Verwerker bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk en in geen geval langer dan tot het einde van de deze overeenkomst of, indien tussen partijen een bewaartermijn is overeengekomen, niet langer dan deze termijn.

Aansprakelijkheid

26. Een partij is aansprakelijk voor directe schade voortvloeiende uit het niet-nakomen van of in strijd handelen met de bij of krachtens de AVG gegeven voorschriften en/of het niet-nakomen van of in strijd handelen met het in deze verwerkersovereenkomst, of uit aansprakelijkheid voor onrechtmatige daad. Aansprakelijkheid voor gevolgschade is uitgesloten. Onder gevolgschade wordt gerekend gederfde winst, gemiste inkomsten, boetes en reputatieschade.

De aansprakelijkheid is voorts beperkt tot het totaalbedrag dat jaarlijks wordt gefactureerd door verwerker aan verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de hoofdovereenkomst.

Toepasselijk recht

27. Op deze verwerkersovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.