Sponsorship & Expositie Algemene Voorwaarden
Sponsorship & Expositie Algemene Voorwaarden
1. BEVESTIGING
a. Na ontvangst van het getekende formulier (dat tevens dient als contract) stuurt het Congressecretariaat een bevestiging van ontvangst per e-mail. De bevestiging wordt verzonden naar het e-mailadres dat op het formulier staat vermeld, tesamen met een factuur.
b. De gecontracteerde partner stemt ermee in het congres te steunen door middel van het leveren van een financiële bijdrage als tegenprestatie voor de items(s) zoals uiteengezet op het formulier en bijbehorende e-mail correspondentie.
2. BETALINGSVOORWAARDEN
Alle genoemde prijzen zijn exclusief 21% BTW.
Een aanbetaling van 50% van de totale kosten zal gefactureerd worden na ontvangst van het ingevulde formulier . Het resterende bedrag moet binnen twee maanden voor aanvang van het congres (24 januari 2025) worden voldaan. Alle betalingen moeten in euro’s worden voldaan.
De kosten van extra sponsorartikelen zijn inclusief productiekosten, indien van toepassing. Uitzonderingen worden in de brochure vermeld.
3. ANNULERINGSBELEID
a. Kennisgeving van een sponsor om expositieruimte of andere items te annuleren of te verminderen, moet schriftelijk worden verzonden aan het Congressecretariaat via xxx@xxxxxxxx.xxx. De bovenstaande aanbetaling van 50% wordt bij annulering niet gerestitueerd. Bij annulering na 24 januari 2025 worden er 100% annuleringskosten in rekening gebracht. Wijzigingen die niet officieel per e-mail worden ingediend, kunnen helaas niet verwerkt worden.
b. Restitutiebeleid
In het geval dat er een terugbetaling plaatsvindt, worden alle terugbetalingen gedaan na afloop van het congres, maar binnen maximaal 2 maanden.
c. Annulering door Congressecretariaat
Indien het congres niet wordt gehouden of geannuleerd om redenen binnen de sfeer van de organisator, zal de organisator ofwel - naar eigen inzicht - deelname aan de volgende editie van het congres aanbieden zonder extra kosten, of restitutie van het onder in de overeenkomst betaalde bedrag. Een dergelijke terugbetaling zal nooit hoger zijn dan het maximumbedrag zoals overeengekomen door partijen in de overeenkomst en zal nooit hoger zijn dan het maximumbedrag voor zover dat al door de sponsor aan de organisator is betaald. De sponsor heeft geen recht op (verdere) vergoeding van schade of gederfde winst.
4. OVERMACHT
De organisatoren kunnen niet verantwoordelijk worden gesteld voor het niet kunnen nakomen van de (gedeeltelijke) gemaakte afspraken opgenomen op het formulier en bijbehorende e-mail correspondentie en eventuele bijlage, ontstaan door overmacht zoals een handling veroorzaakt door een derde partij, inclusief maar niet beperkt tot oorlog, dreigingen of terroristische daden of iets dergelijks. Situaties, zoals een verhoging van het terrorismewaarschuwingsniveau door de overheid of enige andere oorzaak van vergelijkbare gebeurtenissen of rampen buiten de controle van de partijen, waardoor het Congressecretariaat in opdracht van AD B.V. het congres niet kan organiseren of als het congres om dezelfde redenen wordt geannuleerd.
5. VERTROUWELIJKHEID
a. Geen van beide partijen zal informatie of gegevens van de andere partij gebruiken, kopiëren, aanpassen, wijzigen, openbaar maken of delen met het bezit van informatie of gegevens van de andere partij die als gevolg van de overeenkomst worden bekendgemaakt of anderszins in haar bezit komen als gevolg van de overeenkomst en die vertrouwelijk zijn. Aard als strikt noodzakelijk om zijn verplichtingen na te komen of zijn rechten onder de Overeenkomst uit te oefenen.
b. Elke partij mag de vertrouwelijke informatie van de andere partij bekendmaken aan haar werknemers, functionarissen, vertegenwoordigers of adviseurs die dergelijke informatie nodig hebben om de rechten van de partij uit te oefenen of haar verplichtingen onder of in verband met de overeenkomst na te komen. Elke partij zorgt ervoor dat haar werknemers, functionarissen, vertegenwoordigers of adviseurs aan wie zij de vertrouwelijke informatie van de andere partij bekendmaakt, voldoen aan deze clausule; en zoals vereist door de wet, een bevoegde rechtbank of een overheids- of regelgevende autoriteit.
6. PROMOTIE EN PUBLICITEIT VAN CONGRESPARTNER
a. Advertenties mogen alleen worden gebruikt om reclame te maken voor een bedrijf in het algemeen, product en/of diensten. Een standnummer of een tijdslot van een satellietsymposium mag worden vermeld.
b. De partner die farmaceutische (of farmaceutisch afhankelijke) producten presenteert, wordt verplicht het advies van de gedragscodes voor de promotie van geneesmiddelen te raadplegen en na te leven, gepresenteerd door Stichting CGR. Het congres classificeert hierbij als een bijeenkomst met gemixte doelgroep, van ‘beroepsbeoefenaren’ en ‘niet- beroepsbeoefenaren’. Verantwoording voor het naleven van dit regelement ligt bij de sponsor.
IGO Congressecretariaat | Xxxxxxxxxxxxxxx 0 x 0000 XX Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx t: 020-570 9600 | @: xxx@xxxxxxxx.xxx | xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx