Convenant
Convenant
Samenwerking tussen netwerkpartners in Zorg&Veiligheidshuis Kennemerland
De ondergetekenden:
De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, van de gemeenten:
Gemeente Beverwijk, De heer M.E. Smit
Gemeente Bloemendaal De heer E.J. Roest
Gemeente Haarlem De xxxx X. Xxxxxx
Gemeente Haarlemmermeer De heer O. Hoes
Gemeente Heemskerk Mevrouw A.E.H. Baltus
Gemeente Heemstede Mevrouw A.C. Nienhuis
Gemeente Uitgeest
Mevrouw W.J.A. Verkleij‐Eimers
Gemeente Velsen De heer F.C. Dales
Gemeente Zandvoort De xxxx X. Xxxxxx
verder afzonderlijk aangeduid als ‘Partij’ of ‘Gemeente’ en gezamenlijk als ‘Gemeenten’,
en
de Korpschef van politie Noord‐Holland, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxx, Sectorhoofd district Kennemerland
Openbaar Ministerie Noord‐Holland, gevestigd te Haarlem (verder aangeduid als OM), hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mr. B.W.J. Xxxxxxxx, hoofdofficier van justitie van Arrondissementsparket Noord‐Holland
Raad voor de Kinderbescherming (verder aangeduid als RvdK), gevestigd te Haarlem, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxxx, directeur;
Reclassering Nederland (verder aangeduid als RN), gevestigd te Amsterdam en kantoorhoudend te Xxxxxxxxxxxx 00, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. xxx Xxxxxx, Regiodirecteur Noordwest;
Parnassia Groep Fivoor, gevestigd te Haarlem, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam, functie];
Stichting Leger des Heils Jeugdbescherming en Reclassering. kantoorhoudend te Amsterdam, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam, functie];
Dienst Justitiële Inrichtingen;
▪ PI Heerhugowaard, kantoorhoudend te Xxxxxxxxxxxxxxxx 00 0000 XX Xxxxxxxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw X Xxx, Vestigingsdirecteur;
▪ PI Lelystad, kantoorhoudend te Xxxxxxxxxxx 000 0000 XX Xxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer mr. R. A. Th. Xxxxxxx, Vestigingsdirecteur;
▪ DC Schiphol, kantoorhoudend te Xxxxxxxxxxxxxx 000 0000 XX Xxxxxxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer MSec. J.H. Tibboel, Vestigingsdirecteur;
▪ X.X. Xxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxx xx Xxxxx 0 0000 XX Xxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxx, Vestigingsdirecteur;
Stichting Halt, kantoorhoudend te Xxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Xxxx Xxxx, Regio Manager Stichting Halt;
GGZ In Geest, kantoorhoudend te Amsterdam, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx
X. Xxxxxxxxx (algemeen directeur);
Parnassia groep Noord ‐Holland, kantoorhoudend te Castricum, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. xxx xx Xxx – Xxxxxxx (directeur Dijk en Duin);
Partners voor Jeugd (De Jeugd‐ en Gezinsbeschermers), kantoorhoudend te Haarlem, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxx (directeur Jeugd‐ en Gezinsbeschermers);
Partners voor Jeugd (Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx) kantoorhoudend te Haarlem, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxx (directeur jeugdreclassering en jeugdbescherming Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx)
Jeugdbescherming Regio Amsterdam (verder aangeduid als JBRA), kantoorhoudend te Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. xxx xxx Xxxx, Bestuurder;
GGD Kennemerland, kantoorhoudend te Haarlem, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer X. xxx xx Xxxxxx, directeur;
Stichting Veilig Thuis Kennemerland, tevens vertegenwoordigend Multi Disciplinair Centrum Kindermishandeling Kennemerland (verder aangeduid als MDCK), Centrum Seksueel Geweld Kennemerland (hierna te noemen CSG) en Integrale Crisisdienst Jeugd 0‐23, kantoorhoudend te Haarlem, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxxx, directeur/bestuurder a.i.;
hierna afzonderlijk aangeduid als ‘Partij’ en gezamenlijk, inclusief Gemeente[n], als ‘Partijen’,
de volgende overwegingen in aanmerking nemende:
• Partijen hebben in het kader van samenwerking op het gebied van integrale veiligheid en complexe casuïstiek het Zorg&Veiligheidshuis Kennemerland (hierna: ZVHK) opgezet;
• De Rijksoverheid heeft per 1 januari 2013 de verantwoordelijkheid voor de veiligheidshuizen van het Openbaar Ministerie naar de zetelgemeente van de Veiligheidsregio overgedragen, waardoor de gemeentelijke strategische regierol verder versterkt is;
• Er zijn bestuurlijke afspraken gemaakt tussen het toenmalige Ministerie van Veiligheid en Justitie en de Vereniging Nederlandse Gemeenten, namens alle Nederlandse gemeenten, rondom de financiële bijdrage van de Rijksoverheid aan de Veiligheidshuizen, die zijn opgenomen als bijlage bij de brief van de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie d.d. 2 augustus 2012, kenmerk 287830;
• Het is van belang dat Partijen personele bijdragen blijven leveren in de vorm van partnerbijdragen aan overleggen en/of structurele deelname aan het ZVHK;
• Partijen houden hun eigen bevoegdheden met betrekking tot de in het ZVHK besproken casuïstiek. Het ZVHK neemt de uitoefening van deze bevoegdheden niet over, maar stuurt op een integrale en gezamenlijke inzet van Partijen;
• Partijen onderschrijven nadrukkelijk het belang en de noodzaak dat alleen door domein‐ overstijgende en gezamenlijke inzet de complexe probleemsituaties die in het ZVHK worden voorgelegd, kunnen worden opgelost of verbeterd;
• Hiervoor zijn enkele belangrijke voorwaarden geformuleerd, waaronder de bestendiging van de goede aansluiting met en de herkenbaarheid voor alle Partijen van het ZVHK en de bestuurlijke borging van de domeinoverstijgende aanpak binnen het zorgdomein, justitieel domein en gemeentelijk domein;
• Partijen hebben te kennen gegeven de huidige samenwerking bestuurlijk‐juridisch, beheersmatig, organisatorisch en financieel te willen versterken;
• Partijen hebben aangegeven alle onderlinge samenwerkingsafspraken rondom Complexe Multi‐Problematiek schriftelijk te willen vastleggen in een samenwerkingsconvenant;
• De afspraken rondom de verwerking van persoonsgegevens zijn in het Privacy Protocol Integrale Veiligheid en Complexe Multi‐Problematiek vastgelegd. Het Privacy Protocol is integraal onderdeel van dit samenwerkingsconvenant;
• In de Landelijke Stuurgroep Zorg en Veiligheid vindt met landelijke vertegenwoordigers overleg plaats. In dit landelijke overleg worden de koers en landelijke prioriteiten van de zorg‐ en veiligheidshuizen bepaald. Het landelijke overleg biedt hierbij kaders die op regionaal niveau nader worden ingevuld. Het landelijke niveau biedt een opschalingsmogelijkheid voor regionale ontwikkelpunten. Op landelijk niveau worden landelijke trends en ontwikkelpunten gesignaleerd en waar nodig oplossingen bedacht. Elke partner is verantwoordelijk voor afstemming en uitvoering van afspraken binnen de eigen organisatie op zowel landelijk als regionaal niveau.
• De managers van de zorg‐ en veiligheidshuizen zijn verenigd in de Landelijke Vereniging van Managers Zorg‐ en Veiligheidshuizen;
• Dit samenwerkingsconvenant wordt verder wordt aangeduid als ‘het Convenant’.
verklaren te zijn overeengekomen:
Artikel 1 Definities
In dit Convenant en de daarbij behorende bijlage(n) wordt verstaan onder:
1.1 Strategische Regie: de coördinatie van regionale samenwerking in het ZVHK, verbinding van verschillende ketens en afstemming met andere lokale en regionale samenwerkingsverbanden, organisaties en overlegtafels;
1.2 Procesregie: Het uitvoeren van werkzaamheden gericht op de totstandkoming van samenwerking tussen Partijen bij het behandelen van één specifieke Casus en de ondersteuning van de Casusregisseur bij de uitvoering van het plan van aanpak;
1.3 Casusregie: het uitvoeren van werkzaamheden gericht op het bewaren van de onderlinge samenhang bij het uitvoeren van het plan van aanpak bij het behandelen van één specifieke Casus;
1.4 Casus: een geval of situatie dat of die voldoet aan de criteria voor complexe casuïstiek zoals geformuleerd in Bijlage 2, en die is aangemeld bij het ZVHK ter beoordeling en eventuele bespreking in het Casusoverleg;
1.5 Betrokkene: de natuurlijk persoon op wie informatie, waaronder persoonsgegevens zoals beschreven in het Privacy Protocol, betrekking heeft;
1.6 Derde: de natuurlijk persoon of rechtspersoon, niet zijnde de betrokkene, noch één van de partijen.
1.7 Aanmelding en Intake: het voordragen van een Casus door één van de Partijen en het uitwisselen van informatie, waaronder Persoonsgegevens, tussen de Procescoördinator van het ZVHK en de aanmeldende Partij ter toetsing of de Casus in aanmerking komt voor behandeling in het ZVHK.
1.8 Weging1: het proces waarbij relevante Partijen worden bevraagd om te komen tot een nadere afweging ten aanzien van de routering van de casus, tot een bepaling van het doel en de thema’s van een eventueel Casusoverleg, en tot een afweging welke Partijen relevant zijn om te betrekken bij een Casusoverleg.
1.9 Casusoverleg2 (verder te noemen ICO): fase waarin overleg plaats vindt door Partijen gericht op de totstandkoming van een plan van aanpak, afstemming tijdens de uitvoering daarvan, en het beoordelen of Casus kan worden afgeschaald;
1.10 Afschaling: fase die volgt op het besluit in het ICO dat de betrokkenheid van het ZVHK niet langer nodig is, waarin het dossier dat in het systeem van het ZVHK is aangelegd ten behoeve van procesregie, geschoond wordt van alle niet langer noodzakelijke informatie, en uiteindelijk verdwijnt uit het systeem van het ZVHK;
1.11 Procescoördinator3: de medewerker van het ZVHK die namens een van de Partijen is belast met de werkzaamheden in artikel 12;
1.12 Casusregisseur: de medewerker van een van de Partijen die is belast met de taken in artikel 13;
1.13 Manager: de persoon die is belast met de taken zoals geformuleerd in artikel 11;
1.14 Bestuurlijke Regiegroep4: het verband van afgevaardigden van Partijen zoals geformuleerd in Artikel 4;
1.15 Bestuurscommissies: bestuurscommissies van de Veiligheidsregio Kennemerland, één voor Openbare Veiligheid en één voor Publieke Gezondheid en Maatschappelijke Zorg, waarin burgemeesters en wethouders van de 9 deelnemende gemeenten zitting hebben en die fungeren als bestuur van het ZVHK zoals geformuleerd in artikel 4;
1.16 Ketenregiegroep5: het verband van afgevaardigden van Partijen zoals geformuleerd in artikel 6;
1 Landelijk wordt de term triage gebruikt
2 Het Zorg&Veiligheidshuis Kennemerland hanteert de benaming Individueel Casus Overleg (ICO)
3 Landelijk wordt de benaming Procesregisseur gebruikt
4 Landelijk wordt de benaming Stuurgroep gebruikt
1.17 Landelijk Kader: het ‘Landelijk Kader Veiligheidshuizen – vóór en dóór partners’, opgesteld door het Ministerie van Veiligheid en Justitie, d.d. januari 2013.;
1.18 Jaarplan: het door de Bestuurscommissies op grond van Artikel 4.4 vastgestelde plan betreffende de operationele en inhoudelijke kaders en het financieel en inhoudelijk beleid van het ZVHK;
1.19 Werkproces: het door de Ketenregiegroep op grond van Artikel 6, onder c, vastgestelde proces voor samenwerking in het ZVHK, waaronder het proces omtrent en het delen van informatie en het op‐ en afschalen van een Casus
1.20 Privacy Protocol Integrale Veiligheid en Complexe Multi‐Problematiek Zorg&Veiligheidshuis Kennemerland (verder te noemen het Privacyprotocol): protocol dat de gedragsregels omschrijft bij het verstrekken en verder verwerken van persoonsgegevens door Partijen in het kader van de samenwerking, alsook de verschillende verantwoordelijkheden met het oog op de rechten en plichten uit toepasselijke privacy wet‐ en regelgeving. Het Privacyprotocol maakt deel uit van dit convenant.
Artikel 2 Doel en functie ZVHK
2.1 Het ZVHK is een samenwerkingsverband waarin zorgpartners, strafpartners en gemeenten, onder eenduidige regie, werken aan complexe zorg‐ en veiligheidsproblemen. De doelstelling van de samenwerking is bijdragen aan de algemene veiligheid, het verbeteren van de persoonlijke situatie, het voorkomen en verminderen van recidive, (ernstige) overlast, criminaliteit en/of maatschappelijke uitval. Dit gebeurt door een combinatie van repressie, bestuurlijke interventies en zorg, hetgeen moet worden gezien als een zwaarwegend algemeen belang.
2.2 Om het onder 2.1 geformuleerde doel te bereiken heeft het ZVHK drie functies:
a) Het faciliteren en regisseren van casusoverleggen waar complexe casuïstiek wordt besproken;
b) Het functioneren als expertisecentrum voor multidisciplinaire zorg‐ en veiligheidsproblematiek en vraagbaak voor ketenpartners en professionals;
c) Het signaleren van relevante trends en ontwikkelingen en (strategisch) adviseren van bestuurders en sleutelpartners.
Artikel 3 Organisatiestructuur ZVHK
3.1 Het ZVHK kent de volgende organisatiestructuur:
(1) De Bestuurscommissie Openbare Veiligheid en de Bestuurscommissie Publieke Gezondheid en Maatschappelijke Zorg;
(2) de Bestuurlijke Regiegroep;
(3) de Ketenregiegroep;
(4) Het Individueel Casusoverleg (ICO);
(5) de Manager;
(6) de Procescoördinator;
(7) de Casusregisseur6;
(8) de Procesondersteuner.
Artikel 4 Bestuur en Bestuurlijke Regiegroep
4.1 De Bestuurscommissie Openbare Veiligheid (OV) en de Bestuurscommissies Publieke Gezondheid en Maatschappelijke Zorg (PGMZ) fungeren als bestuur van het ZVHK.
5 Landelijk wordt de benaming Partneroverleg gebruikt
6 Casusregisseur wordt geleverd door een van de Partijen
Zij zijn primair verantwoordelijk voor de kaderstelling, waaronder de financiële kaders (begroting en verantwoording).
4.2 Daarnaast heeft het ZVHK een Bestuurlijke Regiegroep die optreedt als adviesorgaan aan de Bestuurscommissies. De Bestuurlijke Regiegroep is verantwoordelijk voor de strategische regie van het ZVHK.
4.3 De Bestuurlijke Regiegroep komt ten minste 3x per jaar bij elkaar.
4.4 De Bestuurlijke Regiegroep bestaat uit vertegenwoordigers van een aantal Partijen, te weten:
• de burgemeester van een gemeente, aangewezen door de Bestuurscommissie OV. Deze treedt tevens op als voorzitter van de Bestuurlijke Regiegroep;
• een wethouder Maatschappelijke Zorg, aangewezen door de Bestuurscommissie PGMZ;
• een gemeentesecretaris, aangewezen door het overleg gemeentesecretarissen;
• vertegenwoordiger van het Openbaar Ministerie, aangewezen door het Arrondissementsparket Noord‐Holland, ook namens andere partners uit het Arrondissementaal Justitieel Beraad;
• de districtschef Kennemerland van de politie, eenheid Noord‐Holland;
• Directeur Publieke Gezondheid GGD Kennemerland;
• de Manager van het ZVHK, tevens secretaris;
4.5 De Bestuurlijke Regiegroep stelt het Jaarplan op in het kader van de strategische regie. Daarnaast adviseert de Bestuurlijke Regiegroep over de operationele en beleidsmatige kaders voor de opdracht van het ZVHK en over eventueel bijstellen of afwijken van deze kaders. Het Jaarplan bevat ten minste de volgende onderdelen:
• Langetermijnvisie;
• Prioriteiten voor het betreffende kalenderjaar, in samenhang met de landelijke en regionale ontwikkelingen;
• Begroting en jaarrekening inclusief jaarverslag;
• Het borgen van de kwaliteit van de samenwerking, de plannen van aanpak en de informatiebeveiliging en de evaluatie daarvan.
4.6 Jaarlijks stellen de Bestuurscommissies OV en PGMZ het Jaarplan vast als opdracht voor het ZVHK.
4.7 Daarnaast wordt het Jaarplan jaarlijks ‐ voorafgaand aan vaststelling in de Bestuurscommissies OV en PGMZ ‐ ter informatie voorgelegd aan de overige partners in het Arrondissementaal Justitieel Beraad waarin alle justitiële partners op bestuurlijk niveau vertegenwoordigd zijn. Deze partners zijn niet verantwoordelijk voor begroting en verantwoording, maar worden wel betrokken als het gaat om het stellen van prioriteiten, het vaststellen van doelstellingen en als commitment vanuit betrokken partijen nodig is.
4.8 Daarbij geldt dat de Bestuurscommissies de koers voor de samenwerking in het ZVHK vaststellen, maar dat de Bestuurscommissies geen mandaat hebben om beslissingen te nemen over de inzet van de afzonderlijke Partijen.
4.9 De Bestuurlijke Regiegroep heeft daarnaast de volgende taken en bevoegdheden:
• het werkproces indien nodig op hoofdlijnen aanpassen;
• besluiten omtrent toetreding van nieuwe organisaties tot dit convenant;
• besluiten of nieuwe taken binnen het kader van de opdracht aan het ZVHK passen;
• aansturen manager en bieden van een klankbord voor de manager op strategisch niveau;
• fungeren als beïnvloedingstafel richting de eigen organisaties.
4.10 De secretaris van de Bestuurlijke Regiegroep is verantwoordelijk voor het organiseren van de vergaderingen, het samenstellen van de agenda op basis van inbreng vanuit de Ketenregiegroep en de leden van de Bestuurlijke Regiegroep en het opstellen en verspreiden van het verslag van de betreffende vergadering.
Artikel 5 Besluitvorming
5.1 De Bestuurscommissies OV en PGMZ nemen besluiten over de kaders van het ZVHK, waaronder de financiële kaders (begroting en verantwoording).
5.2 De Bestuurlijke Regiegroep neemt besluiten over de strategische regie in het ZVHK binnen de vastgestelde kaders.
5.3 Voorafgaand aan besluiten en aan het adviseren van de Bestuurscommissies vraagt de Bestuurlijke Regiegroep om inbreng van Partijen in de Ketenregiegroep.
5.4 Bij afwezigheid van een lid van de Bestuurlijke Regiegroep wordt die Partij verzocht schriftelijk inbreng te leveren rondom de geagendeerde adviezen en besluiten.
5.5 De Bestuurlijke Regiegroep houdt bij (advisering over) besluiten rekening met de uitkomsten van de overleggen van de Landelijke Stuurgroep Zorg en Veiligheid.
5.6 Besluiten in de Bestuurscommissies aangaande het ZVHK worden genomen met een meerderheid van stemmen en zijn bindend voor alle Partijen die aan dit convenant deelnemen, voor zover niet strijdig met de wettelijke taken, bevoegdheden en beroepsnormen van Partijen. Er wordt gestreefd naar consensus.
5.7 Indien een advies of besluit een van de Partijen specifiek in belangrijke mate treft, zal die Partij worden uitgenodigd het overleg van de Bestuurlijke Regiegroep bij te wonen. Dergelijke besluiten worden niet genomen, voordat de betreffende Partij gehoord is.
5.8 Indien de Bestuurlijke Regiegroep niet tot een eensluidend advies kan komen, wordt de aangelegenheid ter beslissing voorgelegd aan de Bestuurscommissies OV en PGMZ. Dat geldt ook voor gevallen waarin een verhoging van de financiële of personele bijdrage van Partijen of beperking van de dienstverlening van het ZVHK aan de orde is.
5.9 De secretaris van de Bestuurlijke Regiegroep informeert de Ketenregiegroep schriftelijk over de in de Bestuurlijke regiegroep geformuleerde adviezen en incidentele genomen besluiten.
5.10 De vergaderingen van de Bestuurlijke Regiegroep zijn niet openbaar.
Artikel 6 Ketenregiegroep
6.1 Partijen in het ZVHK voeren ter uitvoering van de in artikel 2 bepaalde doeleinden onderling overleg op tactisch niveau: de Ketenregiegroep
6.2 De Ketenregiegroep heeft ten minste 3x per jaar overleg, of wanneer een Partij hier een verzoek toe indient.
6.3 De Ketenregiegroep bestaat uit:
• één afgevaardigde van iedere Partij
• de manager van het ZVHK, tevens voorzitter en secretaris
6.4 De afgevaardigden van Partijen hebben het mandaat of de machtiging om op tactisch niveau sturing te geven aan de operationele processen van het ZVHK en besluiten te nemen met betrekking tot uitvoering van de onder Artikel 6.5 geformuleerde taken.
6.5 De Ketenregiegroep heeft de volgende taken:
• Op tactisch niveau sturing geven aan de operationele processen van het ZVHK;
• Formuleren van voorstellen en vragen ten behoeve van de Bestuurlijke Regiegroep;
• In samenwerking met de manager opstellen van het operationele werkproces. Een kopie van het door de Ketenregiegroep vastgestelde werkproces wordt aan alle Partijen verstrekt;
• Het afstemmen van externe communicaties;
• Inhoudelijk voorbereiden vergaderingen van de Bestuurlijke Regiegroep;
• Adresseren van gesignaleerde knelpunten in de samenwerking vanuit het ZVHK in de eigen organisaties.
6.6 De secretaris (manager) van de Ketenregiegroep is verantwoordelijk voor het organiseren van de vergaderingen, het samenstellen van de agenda op basis van inbreng vanuit de Bestuurlijke Regiegroep en de leden van de Ketenregiegroep en het opstellen en verspreiden van het verslag van de betreffende vergadering, alsook het informeren van de Bestuurlijke Regiegroep over de in de Ketenregiegroep genomen relevante besluiten.
Artikel 7 Besluitvorming Ketenregiegroep
7.1 Besluiten in de Ketenregiegroep worden genomen met een meerderheid van stemmen en zijn bindend voor alle Partijen die deelnemen aan dit Convenant, voor zover niet strijdig met de wettelijke taken, bevoegdheden en beroepsnormen van Partijen. Er wordt gestreefd naar consensus.
7.2 Bij afwezigheid van een lid van de Ketenregiegroep wordt die Partij verzocht schriftelijk inbreng te leveren rondom de geagendeerde besluiten. Zonder schriftelijke inbreng worden besluiten die deze Partij in belangrijke mate kunnen treffen niet genomen, tot die Partij gehoord is.
7.3 Indien de Ketenregiegroep niet tot een besluit kan komen, wordt de aangelegenheid ter advisering voorgelegd aan de Bestuurlijke Regiegroep.
7.4 De secretaris van de Ketenregiegroep informeert de Bestuurlijke Regiegroep schriftelijk over de in de Ketenregiegroep genomen relevante besluiten.
7.5 De vergaderingen van de Ketenregiegroep zijn niet openbaar.
Artikel 8 Individueel Casusoverleg
8.1 Partijen in het ZVHK voeren ter uitvoering van de in artikel 2 bepaalde doeleinden onderling overleg op operationeel niveau in het ‘Individueel Casusoverleg’ (ICO). Het ICO vindt plaats wanneer op basis van weging wordt besloten een Casus in het ICO te bespreken.
8.2 Het ICO bestaat uit afgevaardigden van Partijen, aangewezen door de Procescoördinator conform artikel 12.
8.3 De afgevaardigden van Partijen hebben het mandaat om op operationeel niveau besluiten te nemen over de behandeling van een Casus.
8.4 Het Casusoverleg heeft de volgende taken:
• Het aanwijzen van een Casusregisseur;
• Opstellen van een integraal plan van aanpak;
• Komen tot inhoudelijke afspraken in onderlinge samenhang voor de behandeling van de Casus, waaronder in ieder geval het bepalen van de rol en informatiebehoefte van iedere betrokken Partij om uitvoering te kunnen geven aan het plan van aanpak;
• Het bepalen van de criteria voor afschaling, alsook het nemen van besluiten hieromtrent.
8.5 Partijen geven ieder met het oog op hun eigen wettelijke taken en bevoegdheden uitvoering aan de uitkomsten van het ICO, in het bijzonder voor wat betreft de uitwisseling van informatie en de uitvoering van het plan van aanpak zoals vastgesteld op grond van artikel 8.4
8.6 De casusregisseur stemt waar nodig af met de procescoördinator voor wat betreft de uitvoering van de in artikel 8.4 genoemde taken.
Artikel 9 Afspraken ICO
9.1 In het ICO worden in gezamenlijkheid afspraken gemaakt.
9.2 De vergaderingen van het ICO zijn niet openbaar. Informatieverstrekking aan derden omtrent hetgeen wordt besproken in het ICO vindt slechts plaats conform het Convenant, het Privacy Protocol , binnen de voor Partijen geldende wettelijke kaders en slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in het Privacy Protocol, die de betreffende informatie oorspronkelijk aan het samenwerkingsverband heeft verstrekt .
Artikel 10 Contactpersonen
10.1 De afgevaardigden in de Ketenregiegroep, de Bestuurlijke Regiegroep en het ICO fungeren tevens als contactpersoon voor de secretaris van de Bestuurlijke Regiegroep en de Ketenregiegroep, de manager van het ZVHK, de procescoördinator en indien van toepassing, de casusregisseur.
Artikel 11 Manager
11.1 De dagelijkse leiding van het ZVHK is belegd bij de manager van het ZVHK
11.2 De Manager wordt aangesteld door de Bestuurlijke Regiegroep, legt inhoudelijk verantwoording af aan de Bestuurlijke Regiegroep en is rechtspositioneel ondergebracht bij de Veiligheidsregio Xxxxxxxxxxxx/GGD Kennemerland.
11.3 De Manager heeft de volgende taken en bevoegdheden:
• Het vaststellen van de operationele werkprocessen in afstemming met de Ketenregiegroep;
• Het toezicht op de naleving en uitvoering van het Jaarplan;
• Aansturen van de medewerkers van het ZVHK;
• Het onderhouden van het netwerk;
• Opstellen Jaarplan en Jaarverslag:
• Het informeren van de Bestuurlijke Regiegroep omtrent de voortgang van de samenwerking in het ZVHK door Partijen met het oog op het Jaarplan door het opstellen van een jaarlijkse rapportage met aantallen casussen die zijn behandeld, overzicht van uitgaven en overige aandachtspunten;
• Signaleren van trends (knelpunten en kansen) in de samenwerking en adviseren van strategisch en tactisch niveau over de aanpak hiervan;
• Inkopen van producten en diensten ten behoeve van het ZVHK zolang passend binnen de begroting
• Werven nieuw personeel van het ZVHK
• Aangaan (detacherings)overeenkomsten ten behoeve van het ZVHK zolang passend binnen begroting en met instemming van de directie van de beheersorganisatie7 Veiligheidsregio Kennemerland/GGD.
11.4 Geschillen omtrent de uitvoering van zijn taken door de Manager worden voorgelegd aan de Bestuurlijke Regiegroep.
Artikel 12 Procescoördinator
12.1 De procescoördinator is bevoegd en verantwoordelijk voor de procesregie binnen het ZVHK.
12.2 De procescoördinator is belast met de volgende taken:
• Het beoordelen van een casus op geschiktheid voor behandeling in het ICO na aanmelding en intake. Deze beoordeling geschiedt in overleg met de Partij die de casus bij de procescoördinator heeft aangedragen;
• Het faciliteren van de weging ten behoeve van de Partij die een casus aanmeldt in het ZVHK;
• Het voorbereiden van het ICO, waaronder in ieder geval het zo concreet mogelijk bepalen van het doel van het ICO, het bepalen van het type besluiten dat in het ICO dient te worden genomen en het bepalen van de relevante gespreksthema’s voor het ICO;
• Het op basis van de genoemde beoordeling agenderen van een casus in het ICO;
• Het organiseren van de ICO’s, waaronder het aanwijzen van Partijen die worden uitgenodigd deel te nemen aan een ICO en het bepalen van de van hen gevraagde inhoudelijke bijdrage aan dat ICO. Alleen die Partijen worden uitgenodigd die rechtmatig bij het overleg aanwezig mogen zijn;
• Het beoordelen of, en zo ja welke informatie voorafgaand aan het ICO door deelnemers aan het ICO kan worden ingezien.
7 De beheersorganisatie in deze is de GGD Kennemerland, als onderdeel van de Veiligheidsregio Kennemerland, een samenwerkingsverband van 9 gemeenten. Zorg&Veiligheidshuis Kennemerland is beheersmatig ondergebracht bij de GGD. Inhoudelijke sturing ligt bij de Bestuurlijke Regiegroep. Zie bijlage 5 voor taken beheersorganisatie.
Deze beoordeling geschiedt in overleg met de Partij die de casus bij het ZVHK heeft aangemeld of de casusregie heeft, en uitsluitend als de Partij die de gegevens heeft verstrekt dat accordeert;
• Het ondersteunen van de casusregisseur, waaronder het toezien op de naleving van de uitvoering van het in het ICO vastgestelde plan van aanpak door Partijen;
• Het toezien op de naleving van het vastgestelde werkproces door Partijen tijdens het ICO.
12.3 De procescoördinator werkt voor wat betreft de bovengenoemde taken namens de Partij die een casus aanmeldt of de casusregie voert. De procescoördinator werkt voor wat betreft de taak genoemd bij het laatste punt onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van Partijen.
12.4 Geschillen omtrent de uitvoering van zijn taken door de procescoördinator worden voorgelegd aan de manager. De manager kan het geschil waar nodig voorleggen aan leden van de Ketenregiegroep of de Bestuurlijke Regiegroep.
Artikel 13 Casusregisseur
13.1 Conform artikel 8.4 wordt in het ICO vastgesteld wie casusregisseur is. De casusregisseur werkt onder de verantwoordelijkheid van de Partij tot wie deze behoort. De casusregisseur is doorgaans afkomstig uit de organisatie waar het zwaartepunt van de zorgverlening aan de betreffende betrokkene ligt.
13.2 De casusregisseur is belast met het toezicht op de naleving van de afspraken zoals die zijn vastgelegd in het plan van aanpak.
13.3 De casusregisseur stemt af met de procescoördinator voor wat betreft de voortgang van het plan van aanpak
13.4 Geschillen omtrent de uitvoering van taken door een casusregisseur worden voorgelegd aan de procescoördinator. Deze kan, indien noodzakelijk, het geschil ter beslechting voorleggen aan de manager.
Artikel 14 Ondersteunend Personeel
14.1 Het ZVHK wordt ondersteund door één of meerdere procesondersteuners. Dit personeel werkt onder de verantwoordelijkheid van de manager.
14.2 De manager kan, buiten het inzetten van personeel dat in loondienst is bij de beheersorganisatie, besluiten personeel op grond van een dienstverleningsovereenkomst in te zetten. Dit personeel werkt onder verantwoordelijkheid van de manager en is contractueel ondergebracht bij de beheersorganisatie, in casu de Veiligheidsregio Kennemerland/GGD.
14.3 De dagelijkse aansturing van het personeel gebeurt door de manager.
Artikel 15 Uitwisseling van informatie
15.1 Partijen voorzien elkaar van alle noodzakelijke informatie voor het behalen van de doelstellingen van het ZVHK zoals beschreven in artikel 2 en het uitvoeren van hun respectievelijke taken zoals beschreven in dit convenant, voor zover wettelijk mogelijk. Partijen zijn ieder zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie in het ZVHK. Verder gebruik van die informatie geschiedt onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van Partijen, slechts voor zover volgens geldende wet‐ en regelgeving is geoorloofd en met inachtneming van artikel 16.2.
15.2 Voor zover het de verwerking van persoonsgegevens, waaronder (bijzondere) persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens of de Wet politiegegevens betreft, handelen partijen overeenkomstig het Privacy Protocol, in het bijzonder voor wat betreft de daarin vastgelegde doeleinden en grondslagen voor die verwerking.
Artikel 16 Interventie en het gebruik van informatie
16.1 Partijen behouden hun eigen bevoegdheden met betrekking tot de in het ZVHK besproken casussen. Afzonderlijk optreden op basis van eigen informatie blijft door samenwerking in het ZVHK onverlet. Desalniettemin streven Partijen naar een zo gezamenlijk mogelijke behandeling van een casus waar noodzakelijk voor het bewerkstelligen van de in artikel 2 geformuleerde doeleinden.
16.2 De Partij die de informatie verstrekt bepaalt op welke wijze de informatie door de overige Partijen mag worden gebruikt, behoudens hetgeen hierover omtrent de verwerking van persoonsgegevens is bepaald in het Privacy Protocol. Partijen verklaren dat Privacy Protocol te onderschrijven en daarnaar in het kader van samenwerking in het ZVHK te zullen handelen.
Artikel 17 Geheimhouding en beveiliging
17.1 Partijen nemen conform de toepasselijke wettelijke bepalingen en ongeacht de duur van dit convenant strikte geheimhouding in acht over elkaars organisatie, over informatie die ten behoeve van de uitvoering van dit convenant bij en/of tussen Partijen bekend wordt en vertrouwelijk is, dan wel waarvan mag worden aangenomen dat deze vertrouwelijk is, dan wel persoonsgegevens die worden uitgewisseld, alsmede over al hetgeen waarvan redelijkerwijs is aan te nemen dat bekendmaking daarvan de belangen van de andere Partijen, het privacybelang van de betreffende burger(s) of het algemene maatschappelijk belang zou schaden, voor zover deze informatie niet al openbare informatie betreft als gevolg van openbaarmaking door één of meer der Partijen, dan wel anderszins bekend is geworden bij het publiek, behoudens wettelijke verplichtingen en hetgeen is bepaald in artikel 9.2 en artikel 15.
17.2 Partijen staan ervoor in dat hun personeel bekend is met de in dit artikel vastgestelde verplichting en de naleving hiervan nakomen.
17.3 Partijen nemen ieder voor zich adequate technische en organisatorische maatregelen om informatie te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder ten minste het bewaren, verstrekken, verzenden en archiveren van informatie. Voor informatiebeveiliging in het ZVHK wordt zorg gedragen door de faciliterende organisaties en de beheersorganisatie, conform het Informatiebeveiligingsbeleid Zorg&Veiligheidshuis Kennemerland en het Informatiebeveiligingsbeleid van de Veiligheidsregio Kennemerland, meegeleverd in Bijlage 4. De faciliterende organisaties en de beheersorganisatie stelt de benodigde middelen ter beschikking voor de uitvoering van dat Informatiebeveiligingsbeleid door het ZVHK.
Artikel 18 Financiering en overige bijdragen
18.1 Partijen zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor het dragen van financiële lasten voor deelname in het ZVHK in het kader van dit convenant die niet worden gedekt door de Rijksbijdragen of bijdrage van de Gemeente(n), waaronder in ieder geval het leveren van een afgevaardigde voor de Ketenregiegroep, de Bestuurlijke Regiegroep, het Individueel Casusoverleg en de casusregisseur en eventuele reis‐ en verblijfkosten voor die afgevaardigden.
18.2 De manager houdt toezicht op de financiële huishouding van het ZVHK en rapporteert hierover aan de Bestuurscommissies OV en PGMZ.
Artikel 19 Communicatie
19.1 Partijen communiceren niet afzonderlijk naar derden over de samenwerking in het ZVHK in het kader van de uitvoering van dit convenant, zonder voorafgaande instemming van de andere Partijen en met inachtneming van het bepaalde in artikel 9.2 en artikel 15.
19.2 De manager ziet toe op het coördineren van communicatie naar derden en treedt op als woordvoerder namens het ZVHK.
Artikel 20 Toetreding
20.1 Dit convenant staat open voor toetreding door andere organisaties die binnen de kaders van hun publieke en/of maatschappelijke taak een bijdrage kunnen leveren aan de in artikel 2 geformuleerde doeleinden.
20.2 Een organisatie die tot dit convenant wil toetreden kan daartoe een aanvraag doen bij één van de leden van de Bestuurlijke Regiegroep, Ketenregiegroep of één van de Partijen.
20.3 Partijen worden vooraf door de secretaris van de Bestuurlijke Regiegroep op de hoogte gebracht van de voorgenomen toetreding.
20.4 De Bestuurlijke Regiegroep beslist op het verzoek van toetreding na akkoord te hebben verkregen van alle Partijen. In geval van goedkeuring, vindt toetreding tot het convenant plaats door middel van ondertekening van Bijlage 1 bij dit convenant door de toetredende organisatie en de voorzitter van de Bestuurlijke Regiegroep.
Artikel 21 Wijzigingen
21.1 De bepalingen in dit convenant kunnen door de Partijen in gezamenlijk overleg worden gewijzigd. Wijzigingen in dit convenant worden door de Bestuurlijke Regiegroep van advies voorzien en door de Bestuurscommissies OV en PGMZ besloten. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken welke betrekking hebben op de inhoud van dit convenant, hebben geen rechtskracht, tenzij deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn bevestigd door de Bestuurscommissies OV en PGMZ.
21.2 Wijziging van het convenant vergt het opnieuw ondertekenen door Partijen van het gewijzigde convenant.
21.3 In geval van wijzigingen, waaronder inbegrepen toetreding van een nieuwe organisatie tot het convenant, die door een Partij onaanvaardbaar worden ervaren, kan deze Partij deelname aan het ZVHK schriftelijk opzeggen met ingang van het tijdstip waarop het gewijzigde convenant van kracht wordt.
Artikel 22 Duur, opzegging, beëindiging
22.1 Dit Convenant treedt in werking op de dag van ondertekening door Partijen en wordt tenminste aangegaan voor een periode van twee jaar, waarna het Convenant automatisch iedere keer met een periode van één jaar wordt verlengd, behoudens schriftelijke opzegging door Partijen.
22.2 De Bestuurlijke Regiegroep kan, zonder rechterlijke tussenkomst en met meerderheid van stemmen, na ingebrekestelling, een Partij met onmiddellijke ingang uitsluiten van de samenwerking in het ZVHK, indien de afspraken zoals neergelegd in dit Convenant niet door de desbetreffende Partij worden nagekomen.
22.3 Verplichtingen die naar hun aard zijn bestemd om ook na beëindiging of uitsluiting van het project voort te duren, blijven na beëindigingen van dit Convenant bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer die ter zake van geheimhouding.
Artikel 23 Opvolging
23.1 Dit Convenant vervangt alle eerdere door Partijen gesloten convenanten met betrekking tot samenwerking in het ZVHK.
Artikel 24 Toepasselijk recht
24.1 Op dit Convenant is Nederlands recht van toepassing.
Aldus overeengekomen:
Gemeente Beverwijk |
Hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door: M.E. Xxxx, burgemeester |
Datum en plaats: |
Gemeente Bloemendaal |
Hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door: De heer E.J. Xxxxx , burgemeester |
Datum en plaats: |
Gemeente Haarlem |
Hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door: De xxxx X. Xxxxxx , burgemeester |
Datum en plaats: |
Gemeente Haarlemmermeer |
Hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door: De heer O. Xxxx, burgemeester |
Datum en plaats: |
Gemeente Heemskerk |
Hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Mevrouw A.E.H. Xxxxxx, burgemeester |
Datum en plaats: |
Gemeente Heemstede |
Hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Mevrouw A.C. Xxxxxxxx, burgemeester |
Datum en plaats: |
Gemeente Uitgeest |
Hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Mevrouw X.X.X. Xxxxxxxx‐Xxxxxx, burgemeester |
Datum en plaats: |
Gemeente Velsen |
Hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door: De heer F.C. Xxxxx, burgemeester |
Datum en plaats: |
Gemeente Zandvoort |
Hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door: De xxxx X. Xxxxxx, burgemeester |
Datum en plaats: |
Politie Noord‐Holland, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxx, Sectorhoofd district Kennemerland |
Datum en plaats: |
Openbaar Ministerie Noord‐Holland, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mr. B.W.J. Xxxxxxxx, hoofdofficier van justitie van Arrondissementsparket Noord‐Holland |
Datum en plaats: |
Raad voor de Kinderbescherming hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxxx, directeur; |
Datum en plaats: |
Reclassering Nederland, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. xxx Xxxxxx, Regiodirecteur Noordwest |
Datum en plaats: |
Parnassia Groep Fivoor, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door |
Datum en plaats: |
Stichting Leger des Heils Jeugdbescherming en Reclassering hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door |
Datum en plaats: |
Dienst Justitiële Inrichtingen: PI Heerhugowaard, kantoorhoudend te Xxxxxxxxxxxxxxxx 00 0000 XX Xxxxxxxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw X Xxx, Vestigingsdirecteur Datum en handtekening: |
PI Lelystad, kantoorhoudend te Xxxxxxxxxxx 000 0000 XX Xxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer mr. R. A. Th. Xxxxxxx, Vestigingsdirecteur Datum en handtekening: |
D DC Schiphol, kantoorhoudend te Xxxxxxxxxxxxxx 000 0000 XX Xxxxxxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer MSec. J.H. Tibboel, Vestigingsdirecteur Datum en handtekening: |
X.X. Xxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxx xx Xxxxx 0 0000 XX Xxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxx, Vestigingsdirecteur; Datum en handtekening: |
Stichting Halt, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Xxxx Xxxx, Regio Manager Stichting Halt; |
Datum en plaats: |
GGZ In Geest, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxxxx (algemeen directeur); |
Datum en plaats: |
Parnassia groep Noord ‐Holland, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. xxx xx Xxx – Xxxxxxx (directeur Dijk en Duin) |
Datum en plaats: |
Partners voor Jeugd (De Jeugd‐ en Gezinsbeschermers), hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxx (directeur Jeugd‐ en Gezinsbeschermers); |
Datum en plaats: |
Partners voor Jeugd (Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx), hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxx (directeur jeugdreclassering en jeugdbescherming Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx) |
Datum en plaats: |
Jeugdbescherming Regio Amsterdam, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. xxx xxx Xxxx, Bestuurder |
Datum en plaats: |
GGD Kennemerland, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer X. xxx xx Xxxxxx, directeur |
Datum en plaats: |
Stichting Veilig Thuis Kennemerland, tevens vertegenwoordigend Multi Disciplinair Centrum Kindermishandeling Kennemerland (verder aangeduid als MDCK), Centrum Seksueel Geweld Kennemerland (hierna te noemen CSG) en Integrale Crisisdienst Jeugd 0‐ 23, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxxx, directeur/bestuurder a.i. |
Datum en plaats: |
Bijlage 1
Toetredingsformulier nieuwe partner tot Convenant
[naam organisatie], statutair gevestigd te […] en kantoorhoudend aan […], hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam, functie],
overwegende dat:
• Deelname aan het Convenant gelet op de publieke en/of maatschappelijke taak die zichzelf in het kader van integrale veiligheid en complexe casuïstiek toedicht en gelet op de verantwoordelijkheid en/of bevoegdheid van ondergetekende een bijdrage levert aan de doelstelling zoals geformuleerd in artikel 2 van het Convenant;
• De Bestuurlijke Regiegroep positief heeft besloten tot toetreding van ondergetekende aan het Convenant;
verklaart daartoe het volgende:
• Ondergetekende onderschrijft de in het Convenant geformuleerde doelstellingen, verplicht zich de bepalingen in het Convenant te zullen naleven en verklaart zich in dit kader gerechtigheid tot het uitwisselen van informatie met Partijen.
Aldus ondertekend te […], op datum […]
Naam organisatie:
Naam bevoegde functionaris:
………………….
Namens Bestuurlijke Regiegroep: Naam:
…………………
Bijlage 2 Criteria Complexe Casuïstiek
Volgens het Landelijk Kader Veiligheidshuizen dient samenwerking in de Veiligheidshuizen zich te richten op het oplossen van vraagstukken met een complexe, meervoudige problematiek.
Veiligheidshuizen beperken zich daarom tot juist die zaken waarin de verbinding tussen de zorg‐, strafrechtketen en interventies vanuit de gemeente en haar partners voorwaarde is voor een succesvolle, duurzame aanpak van (potentieel) crimineel en overlast‐gevend gedrag.
Een casus voldoet aan de notie ‘complexe casuïstiek’ wanneer deze aan de volgende criteria voldoet:
• Er is sprake van meerdere problemen (multiproblem) die op meer dan één leefgebied spelen en (naar verwachting) leiden tot crimineel en/of overlastgevend gedrag of verder afglijden, en;
• Samenwerking tussen meerdere ketens (minimaal dwang en drang) is nodig om tot een effectieve aanpak te komen; het is in de reguliere samenwerking tussen partners binnen één keten niet mogelijk om deze problematiek effectief aan te pakken, en:
• De problematiek wordt beïnvloed door en heeft impact op het (gezins‐)systeem en/of de directe sociale leefomgeving (of wordt verwacht dat te gaan hebben), of:
• Er is sprake van ernstige lokale of gebiedsgebonden veiligheidsproblematiek, die vraagt om een ketenoverstijgende aanpak.
Bijlage 3 Werkproces
In deze bijlage is het Werkproces op hoofdlijnen beschreven. Wanneer tussentijds kleine wijzigingen in het werkproces plaatsvinden, blijft het convenant van toepassing. Een meer gedetailleerde werkprocesbeschrijving is beschikbaar en op te vragen bij de manager van het ZVHK.
Aanmelding en Intake:
• Elke convenantpartner kan een casus aandragen bij het ZVHK door het invullen van het aanmeldingsformulier
• Het ingevulde aanmeldingsformulier wordt gestuurd naar het algemene mailadres van het ZVHK
• Wekelijks bekijkt één van de procescoördinatoren van het ZVHK de aanmelding en bekijkt – samen met de aanmelder – welke partijen betrokken zijn bij de casus of betrokken zouden moeten zijn
• Op basis daarvan wordt door de Procesondersteuner bij de contactpersonen van die betrokken partijen opgevraagd of de casus c.q. persoon bekend is
• De ontvangen informatie wordt door de Procesondersteuner in GCOS8 vastgelegd ten behoeve van het weegoverleg
Weging:
Wekelijks wordt door de Procescoördinatoren van het ZVHK en een beperkt aantal betrokken Partijen (Openbaar Ministerie, politie, RN, RvdK – alleen bij jeugdigen – en Fivoor) op basis van de beschikbare informatie besloten over de routering van de aanmelding.
Hier zijn drie mogelijke uitkomsten:
• Het is geen casus voor het ZVHK en de aanmelder krijgt alleen een advies over mogelijke (vervolg) stappen of andere opschalingsmogelijkheden. De gegevens worden verwijderd uit GCOS.
• Het is een casus voor het ZVHK maar er is geen ICO nodig. De Procescoördinator kan aanmelder ondersteunen door bijvoorbeeld bilateraal contacten te leggen. Dit wordt vastgelegd in GCOS.
• Het is een casus voor het ZVHK en er wordt een ICO georganiseerd. In dat geval wordt ook (globaal) het doel en de thema’s van het ICO bepaald en afgewogen welke Partijen relevant zijn om te betrekken bij het ICO. De aanmelding wordt in GCOS overgedragen naar een ICO kader.
ICO:
Een ICO wordt georganiseerd door de Procesondersteuner van het ZVHK. Alle direct betrokken Partijen worden uitgenodigd. Onder voorzitterschap van de Procescoördinator vindt Xxxxxxxxxxxx, Oordeelsvorming en Besluitvorming plaats. Er wordt vastgesteld wie Casusregisseur is en er wordt een afstemmingsplan opgesteld. Na afloop van het ICO monitort de Procescoördinator of de gemaakte afspraken worden nagekomen en of de interventies opleveren wat er van werd verwacht. Indien nodig initieert de
8 Voor de ondersteuning van de casusoverleggen in de zorg en veiligheidshuizen is het Generiek Casusoverleg Ondersteunend Systeem (GCOS) ontwikkeld.
Procescoördinator vervolg overleg of (bestuurlijke) opschaling. Afstemmingsplan en advies aan ZSM worden vastgelegd in GCOS.
Afschaling:
Het ICO kan besluiten dat de inzet van het ZVHK niet meer nodig is omdat de situatie beheersbaar is (geworden) en de Casusregisseur het vervolg zelf verder op kan pakken. Het afstemmingsplan en ZSM advies worden nog 6 maanden bewaard in GCOS. Daarna wordt het dossier geschoond en afgesloten. Na een jaar verdwijnt de informatie uit het systeem van het ZVHK – GCOS.
Bijlage 4 Informatiebeveiligingsbeleid
Uitgangspunten zijn:
• Elke Partij is zelf verantwoordelijk voor beveiliging van de eigen gegevens in de bronsystemen en heeft daar beleid voor;
• Gegevensuitwisseling vindt uitsluitend mondeling in het ICO plaats, door registratie in het systeem GCOS of via beveiligde mail;
• Gegevens die Partijen mondeling in het overleg dan wel schriftelijk ontvangen van andere Partijen in de aanpak mogen niet worden vastgelegd of bewaard in de eigen dossiers zonder nadrukkelijke toestemming van de verstrekkende Partij.
Maatregelen:
• Voor individueel casusoverleggen wordt per casus een kader aangemaakt in GCOS. Gegevens in deze kaders zijn alleen door Manager, Procescoördinator en Procesondersteuner in te zien en te bewerken.
• Van elk casusoverleg wordt een afstemmingsplan gemaakt dat in GCOS wordt opgeslagen en als Word document op een aparte schijf van het systeem van het Openbaar Ministerie.
• Incidentele deelnemers aan het ICO – specifiek voor de casus – krijgen geen toegang tot GCOS. Slechts die informatie die noodzakelijk is voor hun aandeel in het plan van aanpak wordt verstrekt per beveiligde mail. Welke informatie dat is, wordt vastgesteld in het ICO.
• De regionaal beheerder van GCOS – zijnde de Procesondersteuner van het ZVHK – kent autorisaties voor GCOS toe.
• Op het moment dat een deelnemer geen betrokkenheid meer heeft bij het ZVHK draagt de regionaal beheerder er zorg voor dat de autorisatie binnen 4 weken wordt ingetrokken.
• Het systeem GCOS wordt technisch beheerd door de Justitiële Informatiedienst (Justid). Indien er vermoedens zijn dat GCOS onrechtmatig wordt geraadpleegd, kan bij Justid worden opgevraagd welke personen op welk moment toegang hebben gehad tot de betreffende gegevens.
• Justid bepaalt hoe lang een wachtwoord geldig is.
• De gebruiker moet het toegekende wachtwoord wijzigen zodra de eerste inlog plaatsvindt. Vervolgens vervalt dat wachtwoord periodiek. De gebruiker heeft dus het eigen beheer over het wachtwoord.
• Twee maal per jaar controleert de manager van het ZVHK, samen met de regionaal beheerder GCOS, welke autorisaties en bevoegdheden actief zijn en of deze aangepast dienen te worden.
• Binnen het ZVHK geldt dat gegevens niet onbeheerd op het bureau of het beeldscherm achterblijven. Voor zover nog niet gedigitaliseerd worden gegevens bewaard in een kast die na werktijd is gesloten.
• De werkstations op het ZVHK zijn vergrendeld met behulp van
schermbeveiliging (met wachtwoord). De systemen zijn zodanig ingesteld dat na een vaste periode de schermbeveiliging intreedt.
Daarnaast kan de gebruiker ook zelf het scherm vergrendelen. Dit wordt geadviseerd als de gebruiker langer dan een minuut zijn werkplek verlaat.
• Bezoekers moeten zich bij binnenkomst in het gebouw van het ZVHK melden. De kans is daarom gering dat onbevoegden zonder te worden opgemerkt toegang krijgen tot de werkplek van de medewerkers.
• In het ZVHK zijn speciale containers geplaatst, waarin te vernietigen materiaal wordt verzameld. Een vernietigingsbedrijf voert dit periodiek af.
• Beveiligingsincidenten, inclusief datalekken, worden zo spoedig mogelijk door de manager van het ZVHK gemeld aan de verwerkingsverantwoordelijken.
• Beveiligingsincidenten, inclusief datalekken worden afgehandeld door de beheersorganisatie, de Veiligheidsregio Kennemerland/GGD, namens de verwerkingsverantwoordelijken (artikel 34 van de AVG (meldplicht datalekken)).
Bijlage 5 Beheersorganisatie
Beheersorganisatie van het Zorg&Veiligheidshuis Kennemerland (ZVHK) is de Veiligheidsregio Kennemerland. De taakopdracht van het Zorg&Veiligheidshuis in acht nemend, is het ZVHK ondergebracht bij de GGD. Aangezien het van belang wordt geacht dat het ZVHK een eigen onafhankelijke positie heeft richting alle partners, is ervoor gekozen om het ZVHK als aparte cluster onder te brengen bij de sector Preventie, Advies en Crisis.
Het ZVHK vormt binnen de begroting van de Veiligheidsregio een apart programma, waarop inkomsten en uitgaven apart worden geregistreerd.
Ten aanzien van het uitvoeren van het beheer geeft de Veiligheidsregio/GGD invulling aan:
• de kassiersfunctie,
• ondersteuning op de bedrijfsvoering,
• ondersteuning bij bestuurlijke samenwerking gemeenten,
• ondersteuning bij communicatie,
• vervullen van adviesrol gegevensbescherming door functionaris gegevensbescherming
• ondersteuning bij informatiebeveiligingsvraagstukken
• ondersteuning bij audit gegevensbescherming
• personele zaken (contracten, detacheringen, payrolling, etc.)