Tool- Samenwerkingsafspraken

Tool- Samenwerkingsafspraken

Deze tool helpt jullie om de details van jullie samenwerking op papier te zetten. In opdracht 1 bespreken jullie hoe jullie rollen en taken verdelen.

Opdracht 2 helpt jullie samenwerkingsafspraken op papier te zetten, die jullie aan de hand van het werkboek hebben gemaakt.

Opdracht 1: Afwegingen

Bespreek de volgende vragen met elkaar.

• Stellen we een voorzitter aan? Zo ja, hoe richten we dat in:

o Eén van de partijen levert de voorzitter

o Ieder partij levert om de beurt een voorzitter voor de bijeenkomsten (roulerend voorzitterschap)

o We zoeken een extern voorzitter (Let op: een externe voorzitter heeft als voordeel dat deze persoon geen belang vertegenwoordigd. Het nadeel is dat deze persoon wellicht minder goed op de hoogte is van de praktijk van vrijwilligerswerk in jullie gemeente en minder gecommitteerd is)

• Xxxxx taken krijgt de voorzitter?

• Stellen we een secretaris aan? Zo ja, hoe richten we dat in:

o Eén van de partijen levert de secretaris

o Ieder partij levert om de beurt een secretaris voor de bijeenkomsten

o We zoeken een externe secretaris (Let op: een externe secretaris heeft als voordeel dat deze persoon geen belang vertegenwoordigd. Het nadeel is dat deze persoon wellicht minder goed op de hoogte is van de praktijk van vrijwilligerswerk in jullie gemeente en minder gecommitteerd is)

• Welke taken krijgt de secretaris?

• Is het verstandig om te werken met een kernteam en een schil daar omheen? Zo ja:

o Welke partijen vormen het kernteam? Welke zitten in de schil daar omheen?

o Welke afspraken maken we over de communicatie tussen kernteam en andere partners?

Opdracht 2: Samenwerkingsovereenkomst

Het kan slim zijn om jullie afspraken over samenwerking op papier te zetten. Dit kan in een samenwerkingsovereenkomst of convenant. Op de volgende pagina staat een voorbeeld tekst die je hier voor kan gebruiken. In geel is aangegeven welke onderdelen zelf nog ingevuld moeten worden. Deze onderdelen volgen logisch uit de stappen die jullie hebben doorlopen in het werkboek.

[Titel samenwerkingsovereenkomst]

Deze samenwerkingsovereenkomst beschrijft de uitgangspunten voor samenwerking tussen organisaties die met vrijwilligers werken in gemeente [naam gemeente].

De volgende organisaties maken deel uit van de Alliantie:

[lijst deelnemers volgend uit stap 2].

Doelstelling

• De gezamenlijke doelstelling is als volgt:

o [Gezamenlijke doelstelling volgend uit stap 1, bijvoorbeeld:

▪ Meer mensen met schulden in onze gemeente helpen

▪ Lagere kosten realiseren]

Activiteiten

• De Alliantie gaat samenwerken op de volgende gebieden:

o [Specifieke onderwerpen volgend uit stap 3, bijvoorbeeld:

▪ Samenwerking in de signalering en toeleiding van schuldenaren

▪ Samenwerking op het gebied van trainen en opleiden van vrijwilligers

▪ Samenwerking op het gebied van communicatie richting de doelgroep]

Procesafspraken

• [Procesafspraken volgend uit stap 2, bijvoorbeeld:

o De Alliantiepartijen zijn transparant naar elkaar. Over activiteiten, over externe relaties, over kansen, over bedreigingen, over waarden.

o De Alliantiepartijen expliciteren tegengestelde opvattingen en zoeken gezamenlijk manieren om hier mee om te gaan. De Alliantiepartijen zijn aanvullend, kunnen elkaar versterken, maar blijven vanuit overtuigingen individueel uniek.

o De Alliantiepartijen dragen zorg voor de borging van onze samenwerking binnen de achterbannen van onze eigen organisaties, zowel lokaal als landelijk.]

Relatie met gemeenten en partners

• De Alliantiepartijen hebben constructieve relaties met de gemeente. Zowel de relaties met de beleidsafdelingen als met de uitvoerende instanties van de schulddienstverlening. Hierbij zijn de Alliantiepartijen aanvullend op beroepskrachten.

o [Aanvullende punten volgend uit stap 4 ‘Relatie met gemeente’]

• De Alliantiepartijen hebben constructieve relaties met overige partners: de partijen om de Alliantie heen die ook actief zijn op het onderwerp schulden. Het gaat hier in ieder geval om de volgende partijen:

o [Partners volgend uit stakeholderanalyse in stap 2]

Rol- en taakverdeling

• [Afspraken over rol- en taakverdeling volgend uit de vragen uit opdracht 1 van deze tool, bijvoorbeeld:

o Persoon X fungeert als voorzitter

o Persoon Y fungeert als secretaris

o Et cetera]

Juridische vorm

• [Volgend uit stap 4 ‘Structuur en verhoudingen’, bijvoorbeeld:

o De betrokken organisaties richten samen een stichting op]