SAMENWERKINGSOVEREENKOMST PLATFORM TOEKOMSTBESTENDIG BOUWEN 2024
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST PLATFORM TOEKOMSTBESTENDIG BOUWEN 2024
De ondergetekenden:
de publiekrechtelijke rechtspersoon provincie Flevoland, gevestigd te (0000 XX) Xxxxxxxx aan Visarenddreef 1, in deze volmacht van de commissaris van de Koning, de xxxx X.Xxxxxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door …… (ter zake handelend ter uitvoering van het besluit van Gedeputeerde staten op grond van artikel 158 lid 1 sub d Provinciewet en bij besluit van CCC d.d. XX- XX-XXXX), hierna te noemen: “provincie Flevoland”;
En
de publiekrechtelijke rechtspersoon provincie Utrecht gevestigd te (3584 BA) Utrecht aan Xxxxxxxxxxxxxx 0, in deze krachtens volmacht van de commissaris van de Koning, de heer J.H. Xxxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door …… (CvdK/gedeputeerde/directeur), ter zake handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Gedeputeerde Staten van Utrecht d.d. en
artikel 2 lid 3f van het Organisatiebesluit Provincie Utrecht 2004 op grond van artikel 158 lid 1 sub d Provinciewet en bij besluit van CCC d.d. XX-XX-XXXX, hierna te noemen “provincie Utrecht”;
En
de publiekrechtelijke rechtspersoon provincie Noord-Holland, gevestigd te (2012 HR) Haarlem aan Dreef 3, in deze vertegenwoordigd door gedeputeerde staten op grond van artikel 158 lid 1 sub d Provinciewet en bij besluit van CCC d.d. XX-XX-XXXX, hierna te noemen: “provincie Noord-Holland”;
En
de publiekrechtelijke rechtspersoon provincie Zuid-Holland, alsmede het college van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, voor zover het zijn bevoegdheden betreft krachtens het bepaalde in artikel 176 van de Provinciewet en artikel 59a van de Provinciewet vertegenwoordigd door mevrouw A. Koning, gedeputeerde voor Wonen, welke als zodanig handelt ter uitvoering van het besluit van [datum + kenmerk], hierna te noemen: “provincie Zuid-Holland";
Gezamenlijk aangeduid als “Partijen”,
Overwegingen:
X. Xx xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxxx, Xxxxx-Xxxxxxx xx Xxxx-Xxxxxxx zijn publiekrechtelijke rechtspersonen, krachtens art. 2:1 Burgerlijk Wetboek. Gelet op art. 1.1 van de Aanbestedingswet 2012, vallen zij onder het begrip aanbestedende dienst.
B. In oktober 2022 heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Volkshuisvestiging ('de minister') met alle provincies woningbouwafspraken gemaakt voor de periode 2022-2030. Met de provinciale woningbouwafspraken omarmen de provincies de bouwambities van de minister. Hiermee beoogt de minister meer regie te nemen op de realisatie van de woningbouwopgave. Provincies hebben de verantwoordelijkheid de provinciale woningbouwopgave te vertalen naar een Omgevingsvisie vanuit de wettelijke bevoegdheid uit art. 3.2 Omgevingswet.
C. In 2022 en 2023 hebben deze provinciale woningbouwafspraken geresulteerd in 35 regionale Woondeals, onder meer met Partijen. Per regio is een taakstelling afgesproken op het gebied van nieuw te realiseren wooneenheden. Het (doen) realiseren van woningbouw is daardoor een doelstelling die voor Partijen gemeenschappelijk is. De samenwerking om dit te (doen) realiseren berust op overwegingen in verband met het openbaar belang.
D. In de Woondeals is aandacht besteed aan de wijze waarop de woningbouw gerealiseerd moet worden. Zo is onder meer opgenomen dat de woningbouw gerealiseerd moet worden met oog voor het milieu ('Toekomstbestendig bouwen'). Toekomstbestendige woningbouw is derhalve ook een doelstelling die gemeenschappelijk is voor Partijen.
E. Bij het realiseren van de woonopgave op een toekomstbestendige wijze, werd de bouwsector al enige tijd geconfronteerd met een beperkte uniformering. Er is geen eenduidigheid op het gebied van milieueisen, met als gevolg dat deze voor elk project opnieuw gedefinieerd moesten worden en sterk afhankelijk zijn van de specifieke opdrachtgever of projectontwikkeling.
F. In september 2022 is het Convenant Toekomstbestendig Bouwen (‘het Convenant’) ontwikkeld, dat afstemming zoekt met andere samenwerkingen, en door Partijen ondertekend. Het Convenant heeft een aantal doelstellingen:
a. Handvatten bieden voor duurzame woningbouw.
b. Beter gebruik van het innovatievermogen van de markt.
c. Mogelijk kostenvoordeel door schaalvergroting in de toepassing van de oplossingen.
d. Duidelijkheid en een gelijk speelveld creëren richting de markt.
e. Versnelling van het proces en daarmee de woningbouw.
G. Partijen hebben sinds 2023 gezamenlijk het initiatief genomen samen te werken en een tijdelijk rol van aanjager van het Convenant op zich te nemen. De samenwerking als tijdelijke aanjager zorgt voor de nodige slagkracht als gesprekspartner van de minister. Die slagkracht is noodzakelijk, wil de implementatie van het Convenant en de realisatie van de woondeals geen vertraging oplopen.
H. Partijen stellen vanaf 2023 zowel capaciteit in de eigen organisatie beschikbaar voor de samenwerking, als middelen waarmee activiteiten uit jaarplannen uitgevoerd worden. Partijen beogen met de samenwerking bij te dragen aan de doelen van de rijksoverheid om de woondeals te realiseren, op een toekomstbestendige wijze.
I. Daarnaast verkennen Partijen gezamenlijk wat de beste manier is om een bestendige en langdurige uitvoering van een door een zo breed mogelijke coalitie gedragen Convenant vorm te geven.
Hiervoor kan indien gewenst een onafhankelijke projectorganisatie opgericht worden, de verdere uitwerking is nog nader te bepalen.
J. Vanaf 2022 hebben Partijen samengewerkt door middel van roulerend opdrachtgeverschap. Gelet op het groeiende belang van een degelijk ingerichte samenwerking voor de uitvoering van het Convenant, is tijdens het bestuurlijk overleg tussen Partijen op 9 november 2023 besloten om de samenwerking te formaliseren door het sluiten van een overeenkomst. Deze Overeenkomst geeft hier invulling aan. Vanaf 1 januari 2024 voert provincie Noord-Holland de rol van Penvoerder van de samenwerking uit.
K. Voor de uitvoering van de samenwerking vastgelegd in deze Overeenkomst, zijn een Processtuurgroep en een Ambtelijke Werkgroep ingericht.
L. Deze Overeenkomst bevat alle afspraken tussen Partijen om de samenwerking te formaliseren.
Artikel 1 : Definities
In de overeenkomst wordt een aantal begrippen met een hoofdletter geschreven. Aan die begrippen komt de volgende betekenis toe:
Ambtelijke Werkgroep | Werkgroep die zich bezighoudt met de voorbereiding van besluiten die voorgelegd worden aan de Processtuurgroep. |
Convenant | Convenant Toekomstbestendig Bouwen |
Jaarplan | Plan waarin de beschikbare middelen per Partij per jaar worden vastgesteld, en waarin op hoofdlijnen concreet gemaakt wordt waar de middelen aan besteed worden. |
Overeenkomst | Deze Samenwerkingsovereenkomst. |
Partijen | De provincies Flevoland, Utrecht, Noord-Holland & Zuid-Holland. |
Penvoerder | De penvoerder coördineert op basis van het in bijlage 3 opgenomen besluit mandaat, volmacht en machtiging de samenwerking, voert de administratie van het samenwerkingsverband, zorgt voor de verslaglegging en vertegenwoordigt de Partijen bij het verrichten van rechtshandelingen, waaronder het verstrekken van opdrachten aan derden. |
Toekomstbestendig Bouwen | Het sneller, duurzamer en betaalbaar bouwen van woningen, door bijvoorbeeld circulair bouwen en het terugdringen van stikstofuitstoot tijdens de bouwfase. |
Processtuurgroep | Een overlegstructuur bestaande uit een gedeputeerde van elk der Partijen die in een bestuurlijk overleg periodiek bij elkaar komen en sturing geven aan het samenwerkingsproces. |
Woondeals | De woningbouwafspraken tussen de minister voor Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening en 35 regionale overheidsinstanties, voor de regionale realisatie van de woning bouwopgave. |
Artikel 2: Doel en inhoud van de samenwerking
2.1 Deze Overeenkomst legt de samenwerkingsafspraken tussen Partijen vast voor de uitvoering van de samenwerking. Het doel van deze samenwerking is het gezamenlijk tijdelijk aanjagen van het Convenant. Om deze samenwerking te realiseren voert elke Partij eigen taken en verantwoordelijkheden uit. Deze taken en verantwoordelijkheden zijn uitgewerkt in artikel 4 van deze Overeenkomst.
2.2 Aan het tijdelijk aanjagen zijn verschillende acties verbonden. Partijen organiseren workshops om de andere ondertekenaars van het Convenant te ondersteunen bij de implementatie daarvan. Daarnaast onderzoeken Partijen of een gezamenlijk implementatietraject nodig is. Verder onderzoeken Partijen de wenselijkheid van het op een later moment onder brengen van het Convenant bij een zelfstandige projectorganisatie, hetgeen losstaat van deze Overeenkomst. Om deze processen te sturen zijn een Processtuurgroep en een Ambtelijke Werkgroep ingericht.
Artikel 3: Kernwaarden voor een succesvolle samenwerking
3.1 Partijen hebben de volgende kernwaarden geformuleerd die zij belangrijk vinden voor een succesvolle samenwerking:
Openheid: Partijen kennen en erkennen elkaars belangen, perspectieven, risico’s en kansen en; blijven nieuwsgierig naar elkaar;
Eerlijkheid: Partijen stellen zich positief, betrouwbaar, voorspelbaar en transparant op; Ontwikkeling: Partijen gaan vertrouwelijk om met elkaars gevoelige informatie. Partijen benutten elkaars competenties en capaciteiten optimaal en spreken elkaar waar nodig aan op elkaars verantwoordelijkheden. Partijen delen de risico’s en onzekerheid die inherent zijn aan deze samenwerking. Partijen streven continu naar verbetering van kwaliteit. Partijen hebben aandacht voor leren en ontwikkelen. Partijen erkennen dat ondanks alle goede inspanningen de ontwikkeling van het samenwerkingsproces met vallen en opstaan gaat of ook kan mislukken.
3.2 Partijen nemen bij de uitvoering van deze Overeenkomst steeds de in het eerste lid genoemde kernwaarden in acht en houden steeds in artikel 2 vastgelegde de doelstelling van de Overeenkomst en de samenwerking voor ogen. Dat betekent dat Partijen steeds oplossingsgericht met elkaar zullen samenwerken, informatie met elkaar delen en gebruik maken van elkaars kennis en kunde.
3.3 Partijen erkennen dat wat aanvankelijk als de meest geschikte taken werden beschouwd, in de loop van de samenwerking kan veranderen. Om die reden streven Partijen ernaar plannen gaandeweg bij
te stellen aan de hand van periodieke evaluaties. Evaluaties zullen plaatsvinden wanneer één der partijen dit aangewezen acht.
Artikel 4: Organisatiestructuur van de samenwerking & taakverdeling
4.1 Er is een Processtuurgroep. De Processtuurgroep bestaat uit één gedeputeerde per Partij. De Processtuurgroep komt in ieder geval twee keer per jaar bijeen. Eenmaal om het Jaarplan en de begroting vast te stellen. Tijdens deze bijeenkomst stellen de gedeputeerden van Partijen ook vast wat de bijdrage is voor de werkzaamheden ten behoeve van deze Overeenkomst vanuit hun provincie. De tweede bijeenkomst is voor de jaarafsluiting. Tijdens de jaarafsluiting legt provincie Noord-Holland verantwoording af over de realisering van het Jaarplan en de financiën. De Processtuurgroep stuurt ook op de werkzaamheden ten behoeve van de uitvoering van het Jaarplan. De Jaarplannen 2023 en 2024 zijn bijgevoegd als respectievelijk bijlage 1 & bijlage 2 bij deze Overeenkomst.
4.2 Er is een Ambtelijke Werkgroep. De Ambtelijke Werkgroep komt wekelijks bijeen. De Ambtelijke Werkgroep bestaat uit medewerkers van elk der Partijen. De Ambtelijke Werkgroep is belast met het voorbereiden van de besluitvorming door de Processtuurgroep.
Artikel 5: Penvoering
5.1 Voor het jaar 2024 neemt provincie Noord-Holland de rol van Penvoerder op zich. Provincie Noord- Holland voert alle taken uit die samenhangen met de rol van Penvoerder op het gebied van de inkoop, administratieve organisatie, financiën, aansturing medewerkers, IT/ICT, gegevensbeheer en archivering, die nodig is om het jaarplan uit te voeren, zijnde :
- besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en bijbehorende feitelijke handelingen;
- het publiceren van aanbestedingsdocumenten, na afstemming met daartoe aangewezen medewerkers van volmachtgever;
- het opstellen en publiceren van één of meerdere Nota’s van Inlichtingen, inclusief de definitieve inhoud van het conceptcontract;
- het in ontvangst nemen van aanbiedingen en deze openen en beoordelen, in samenspraak met daartoe aangewezen medewerkers van volmachtgever;
- het opstellen en publiceren van de gunningsbeslissing en gunning;
- het contract met de uitvoerende partij mede namens [naam volmachtgever] aan te gaan en te ondertekenen , voor zover dit past binnen de begroting zoals opgenomen in bijlage 1 & 2;
- het beheren en managen van de in het kader van de aanbestedingsprocedure aangegane (inhuur)contracten, inclusief de verlengingen en aanpassingen daarvan;
- het verrichten van alle voor vorenstaande punten benodigde handelingen.
- het als verweerder optreden in (gerechtelijke) procedures zoals een kort geding, bodemprocedure, geschillencommissies, klachtenregeling;
5.2.3 Provincie Noord-Holland is bevoegd binnen haar rol als Penvoerder namens de gezamenlijke provincies te handelen binnen het mandaat, volmacht en machtiging (bijlage 3) en treedt op als ambtelijk opdrachtnemer. Provincies Flevoland, Utrecht en Zuid-Holland verlenen een afdoende mandaat, volmacht en machtiging aan provincie Noord-Holland. De ondertekende volmachten worden als bijlage 3 bij deze Overeenkomst gevoegd.
5.3 De Penvoerder draagt zorg voor de rechtmatige besteding van de financiële bijdragen en is gehouden om hierover verantwoording af te leggen aan de Processtuurgroep.
5.4 Penvoerder zal hierbij conform artikel 2.11a lid 3 Aanbestedingswet 2012 namens de andere partijen de van toepassing zijnde aanbestedingsprocedures beheren en daarin namens hen optreden.
Artikel 6: Financiële bijdragen
6.1 Partijen stellen financiële bijdragen ter beschikking om deze Overeenkomst uit te voeren. Over 2023 en 2024 hebben Partijen een begroting opgesteld, opgenomen in het jaarplan 2024, waarin de bijdragen en de uitgaven zijn opgenomen. De begroting wordt vastgesteld door de Processtuurgroep op basis van de door de Partijen vastgestelde bijdragen. Een tussentijdse aanpassing van de begroting dient, voor zover dit past binnen de vastgestelde bijdragen, te worden vastgesteld door de Processtuurgroep. Provincie Noord-Holland stuurt een factuur uit hoofde van haar rol als Penvoerder aan provincies Flevoland, Utrecht en Zuid-Holland voor het bedrag van ieders bijdrage voor het jaar 2024, vermeerderd met btw. In het geval van verlenging van deze Overeenkomst met een jaar, zal de provincie Noord-Holland ook voor het jaar 2025 aan de provincies Flevoland, Utrecht en Zuid-Holland een factuur sturen voor het bedrag van ieders bijdrage.
6.2 Naast verstrekking van de financiële bijdragen stellen Partijen capaciteit van medewerkers beschikbaar voor de uitvoering van het jaarplan. Deze capaciteit kan in tijd en intensiteit fluctueren, afhankelijk van de uitvoering van het Jaarplan. De capaciteit wordt in overleg bepaald.
6.3 Voor het jaar 2024 stelt provincie Flevoland het Natural Pavilion te Almere beschikbaar. Hier zijn werkplekken en kunnen fysieke bijeenkomsten, in het kader van deze Overeenkomst, plaatsvinden. De kosten hiervan, ter hoogte van € 25.000,-, zijn verrekend met de financiële bijdrage van Flevoland (zie bijlage 2).
6.4 De jaarlijkse kosten voor administratie en penvoerderschap bedragen € 25.000,- Deze kosten zijn verrekend met de bijdrage van de provincie Noord-Holland (zie bijlage 2).
6.5 Provincie Noord-Holland stuurt uiterlijk 1 maart 2025 een verantwoording over 2024 uit hoofde van haar rol als Penvoerder aan provincies Flevoland, Utrecht en Zuid-Holland. In geval van een verlenging van deze Overeenkomst mnet één jaar stuurt de provincie Noord-Holland uiterlijk 1 maart 2026 de verantwoording over 2025 toe aan provincies Flevoland, Utrecht en Zuid-Holland. De verantwoording
ziet op de uitgaven die Provincie Noord-Holland heeft gedaan ter uitvoering van de begrotingen uit bijlage 1 & 2 of, in het geval van een verlenging van deze overeenkomst, van de nadien op basis van de door Partijen ter beschikking gestelde bedragen door de Processtuurgroep vastgestelde begrotingen. De factuur is niet hoger dan wat nodig is voor kostendekking. Partijen zijn zelf verantwoordelijk voor het compenseren of terugvragen van de aan hen in rekening gebrachte btw.
6.6 Indien de totale uitgaven in een jaar lager uitvallen dan in de begroting opgenomen, betaalt provincie Noord-Holland het restant over dat jaar naar rato terug aan de andere partijen.
Artikel 7: Looptijd en opzegging
7.1 De Overeenkomst gaat in op het moment dat alle Partijen de Overeenkomst hebben ondertekend en werkt terug tot 1 januari 2024. De Overeenkomst eindigt van rechtswege op 31 december 2024. Indien het voor het behalen van de doelen uit deze Overeenkomst nodig is, is het mogelijk deze Overeenkomst te verlengen. Hierover hebben Partijen uiterlijk drie maanden voor de einddatum overleg.
7.2 Mocht een van de Partijen de samenwerking op deze wijze tussentijds niet langer wensen voort te zetten, dan treden Partijen in overleg over hoe de tussentijdse beëindiging plaatsvindt. Beëindiging vindt plaats met inachtname van een opzegtermijn van tenminste drie (3) maanden. In deze periode vindt overleg plaats over de wijze waarop de taken tussen Partijen worden herverdeeld. In geval van een beëindiging door de provincie Noord-Holland - in haar hoedanigheid als Penvoerder - kan een langere opzegtermijn benodigd zijn. Een tussentijdse beëindiging heeft geen invloed op de toegezegde jaarlijkse financiële bijdrage zoals beschreven in artikel 5.
Artikel 8: Intellectuele eigendomsrechten en data
8.1 Er is een website xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Het beheer is ondergebracht bij een externe partij. Op deze website worden data gepubliceerd met betrekking tot het Convenant. Die data zijn voor iedereen vrijelijk toegankelijk.
8.2 Partijen zijn voornemens om het merk 'Platform Toekomstbestendig Bouwen' te registreren. Deze registratie zal vanuit Provincie Noord-Holland geschieden.
Artikel 9: Slotbepalingen
9.1 Deze Overeenkomst kan alleen worden gewijzigd of worden aangevuld met schriftelijke instemmen van Partijen.
9.2 Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen waardoor een wijziging van deze Overeenkomst noodzakelijk is, treden Partijen hierover met elkaar in overleg.
9.3 Indien enige bepaling van deze Overeenkomst, om welke reden dan ook, ongeldig mocht zijn, dan blijven de overige bepalingen van kracht en zullen Partijen in onderling overleg voorzien in een regeling ter vervanging van de ongeldige bepaling met zoveel mogelijk behoud van de strekking daarvan.
Artikel 10 : Toepasselijk recht en geschillen
10.1 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
10.2 Geschillen van welke aard dan ook worden besproken in de Processtuurgroep.
Bijlagen:
1. Jaarplan 2023
2. Jaarplan 2024
3. Concept tekst volmacht aan PNH
Bijlage I
Jaarplan 2023 Platform Toekomstbestendig Bouwen
Voor snellere, duurzamere en betaalbare woningbouw
16 februari 2023
Inleiding
Dit Jaarplan is een beknopt overzicht van de activiteiten en doelen voor het jaar 2023 die vanuit het platform Toekomstbestendig Bouwen gepland zijn.
Doel
Het implementeren van het convenant en volgen van de eerste resultaten van het werken met het convenant.
Activiteiten
1. Het beantwoorden van vragen en aanmeldingen, website bijhouden, communicatie omtrent het convenant
De website is de centrale toegangspoort voor informatie over het convenant. Hier kunnen deelnemers en geïnteresseerden informatie ophalen, de laatste ontwikkelingen rondom het convenant volgen en contact leggen met de projectorganisatie.
2. Workshops
In het jaar 2023 organiseren we zeven à acht workshops voor de partners van het convenant. De volgende onderwerpen staan op de planning;
• Afwegingskader Convenant in samenwerking met Metabolic
• Financieringsconstructies in samenwerking met Alba Concepts
• Het convenant in crisistijd in samenwerking met een bouwende partij
• Omgevingswet; wat betekent het voor de partners in 2024 (eind van 2023 een workshop)
Daarnaast kunnen onderwerpen worden aangedragen door de partners.
3. Onderhouden van het netwerk
De projectorganisatie heeft tot taak om het convenant uit te dragen en deelname aan het convenant te vergroten. De projectorganisatie onderhoudt contact met stakeholders en volgt actief ontwikkelingen op het gebied van toekomstbestendige woningbouw.
4. Evaluatie convenant
Zoals in het convenant beschreven staat, kunnen we jaarlijks het convenant evalueren en eventuele inzichten verwerken in een nieuwe versie van het convenant. De idee is om rond de zomer van 2023 de convenanten van de provincie Utrecht en de MRA samen te voegen tot 1 convenant en daar de verschillen weg te nemen. Om dit, en de nieuwe inzichten, te kunnen verwerken wordt er rond mei een proces ingericht waarin de feedback wordt opgehaald. De eventuele veranderingen worden overzichtelijk aangegeven en vervolgens voorgelegd aan een bestuurlijke kerngroep (zie kopje governance). Deze aanpassingen worden vervolgens verwerkt en de ‘nieuwe’ versie van het convenant en geplaatst op de website.
5. Samenvoegen tot 1 convenant en verbeteringen doorvoeren
De verbeteringen en feedback die uit de evaluatie zijn gekomen worden samengevoegd in 1 nieuw convenant Toekomstbestendig bouwen.
Opzetten van de projectorganisatie
Omdat meer partijen zich aansluiten bij het convenant is de noodzaak ontstaan voor een slimmere samenwerking en de dagelijkse werkzaamheden bij een onafhankelijke projectorganisatie te beleggen. Daartoe wordt een kwartiermaker aangesteld om de vorm en inrichting voor de organisatie uit te werken en op te zetten. De verwachting is dat deze organisatie net na de zomer opgezet is.
Governance
De kwartiermaker die in het eerste half jaar van 2023 wordt aangesteld legt verantwoording af aan de ambtelijk opdrachtgever van de provincie Utrecht. Het advies van de kwartiermaker wordt ter besluitvorming voorgelegd aan een interim bestuurlijke kerngroep. Deze zou kunnen bestaan uit de bestuurlijke kerngroep vanuit de provincie Utrecht aangevuld met bestuurders en corporaties uit de andere provincies.
In het projectplan Projectorganisatie staat de governance uitgebreid beschreven. Vanuit de verschillende sectoren wordt een afgevaardigde (bestuurder) gevraagd om plaats te nemen in een nieuwe bestuurlijke kerngroep. Deze bestuurlijke kerngroep is de opdrachtgever en eindverantwoordelijke voor de resultaten van de projectorganisatie. De projectleider, projectsecretaris en communicatieadviseur, die uiteindelijk voor de organisatie werken, leggen verantwoording af aan de bestuurlijke kerngroep.
Daarnaast wordt een ambtelijke werkgroep opgericht waar voorbereidende stukken worden besproken voor de bestuurlijke kerngroep.
De bestuurlijke kerngroep komt twee keer per jaar samen. Een keer voor de tussentijdse bijsturing en een keer aan het einde van het jaar om de jaarlijkse evaluatie te bespreken en besluiten te nemen over de wijziging van afspraken in het convenant en de wijzigingen van indicatoren.
Naast de reguliere bestuurlijke kerngroep overleggen komen voor de voorzitter en de vicevoorzitter van de bestuurlijke kerngroep twee andere overlegreeksen. Een overlegreeks met het ministerie van binnenlandse zaken om de input van de convenantpartners op de wet- en regelgeving te bespreken en een overlegreeks om het gesprek over het convenant te voeren met de nationale koepelorganisaties NEPROM, Bouwend Nederland, de BNA, AEDES en de IVBN.
Budget
Door de provincies Noord-Holland, Flevoland en Utrecht wordt per provincie 100.000 euro ingelegd. Zuid-Holland die net is aangesloten gaat voor dit jaar een bijdrage doen van
25.000 euro en doen daarnaast ‘in kind’ en bijdrage via hun opdracht aan Squarewise. Van het totale budget van 325.000 euro worden de activiteiten rondom het verder brengen van het convenant voor het komende jaar betaalt. Hieronder vallen het in stelling
brengen van de kwartiermaker, het organiseren van de kennissessies, het beheren en onderhouden van de website, het uitbesteden/doen van onderzoeken, etc.
Organisatie | Inleg | In welke vorm? |
Provincie Utrecht | €100.000,- | Liquide middelen |
Provincie Noord- Holland | €100.000,- | Liquide middelen |
Provincie Flevoland | €75.000,- | Liquide middelen |
Provincie Flevoland | €20.000,- / €25.000,- | Beschikbaar stellen paviljoen |
Provincie Zuid- Holland | €25.000,- | Liquide middelen |
Provincie Zuid- Holland | ‘in kind’ | Opdracht via Squarewise |
Totaal | €300.00,- | Directe inleg |
Totaal | ± €25.000,- + in kind | Indirecte inleg |
Totaal | €325.000,- | - |
Voorlopige planning
Activiteiten | Datum |
1e workshop: Integraal afwegingskader | 1 februari |
Aanstellen kwartiermaker | Februari/maart |
2e workshop | 5 april |
Start evaluatie convenant; uitvragen | mei |
3e workshop | 17 mei |
Voorstel aanpassingen convenant | Eind mei |
4e workshop | 28 juni |
Opleveren nieuwe versie convenant | september |
Start projectorganisatie | September |
Bestuurlijke kerngroep overleg | September |
Interbestuurlijk overleg | Oktober |
Bestuurlijk overleg BZK | Oktober |
5de t/m 8e workshop | Q3 en Q4 |
Bestuurlijke kerngroep overleg | December |
Bijlage 2
Jaarplan 2024 Platform Toekomstbestendig Bouwen
Voor snelle, duurzame en betaalbare woningbouw
d.d. 24 januari 2024
Inleiding
Dit Jaarplan is een beknopt overzicht van de activiteiten en doelen voor het jaar 2024 die vanuit het platform Toekomstbestendig Bouwen gepland zijn. Het jaarplan dient als basis voor de samenwerking tussen provincie Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid- Holland.
Doelen
2024 is een overgangsjaar. Een jaar waarin het Platform Toekomstbestendig Bouwen hulp gaat bieden aan de partners bij de implementatie van de afspraken uit het convenant en een Convenant 2.0 presenteert. Daarnaast wordt in 2024 uitvoering gegeven aan de wens om een onafhankelijke organisatie (met nog nader te bepalen rechtsvorm) op te richten waar alle partners aan bijdragen.
Activiteiten
1. Opzetten van stuurgroep
Het afgelopen jaar werd het convenant aangestuurd door een aantal verschillende stuurgroepen, te weten: Een stuurgroep vanuit de MRA, een bestuurlijke kerngroep vanuit de provincie Utrecht en een stuurgroep vanuit de vier provincies. Het convenant is inmiddels niet langer een regionaal initiatief, maar een landelijk initiatief. Bij die
verandering hoort een passende onafhankelijke organisatievorm. 2024 is door de bestuurders van de vier provincies aangemerkt als overgangsjaar. Komend jaar moet daarom een nieuwe organisatie opgetuigd worden. Daarnaast hoort daar ook een stuurgroep bij die een vertegenwoordiging is van de partners van het convenant. Tijdens het overgangsjaar bestaat de sturing uit een stuurgroep op inhoud en een stuurgroep op proces. Deze twee groepen zijn voor dit overgangsjaar nodig omdat we dit jaar werken via een SOK waarbij andere aansturing nodig is op proces dan op inhoud.
• Stuurgroep proces (alleen op proces: Jaarplan en Jaarverslag)
o Bestuurlijke vertegenwoordiging bestaat uit de 4 gedeputeerden
o Financiert de proceskosten voor de werkzaamheden van het platform toekomstbestendig bouwen
o Stelt het jaarplan 2024 vast en stuurt op de werkzaamheden ten behoeve van de implementatie van afspraken
• Bestuurlijke kerngroep (alleen inhoudelijk op vaststellen convenant 2.0)
o Bestuurlijke vertegenwoordiging van Markt en Publieke sector
o Stelt het convenant 2.0 vast
o Klankbord en eventueel medefinancier voor het implementatietraject
• Ambtelijke werkgroep
o Houdt zich bezig met de dagelijkse werkzaamheden van het Convenant
o Verzorgt de voorbereiding van de overleggen van de stuurgroep en kerngroep
2. Hulp bieden bij implementatie convenant
In het jaar 2024 organiseren we ondersteuning voor de convenantpartners bij de implementatie van het convenant. Dit doen we evenals in 2023 via diverse werksessies en workshops en door een aantal algemene documenten op te stellen zoals voorbeeld- beleidsteksten voor de omgevingswet, aandachtspunten voor ontwerpprincipes, een tenderleidraad, voorbeeld prestatieafspraken en een format voor anterieure overeenkomsten.
Ook willen we kijken naar de financieringsstromen van toekomstbestendig bouwen. Het is duidelijk dat hier de sleutel ligt voor rendabele projecten. Het is een groot en ingewikkeld onderwerp en daarom willen we graag samenwerken met andere partijen die hier ook over nadenken, zoals Building Balance via certificaten, Alba concepts via de GREX/VEX.
Verder blijven we continu input ophalen om in kaart te brengen waar convenantpartners in de implementatie tegenaan lopen, en zetten we ons in om te helpen bij het komen tot daarbij passende oplossingen.
3. Lancering convenant 2.0
Zoals in het convenant beschreven staat werken we voortdurend aan de evaluatie van de convenantafspraken. In 2023 zijn op basis van verschillende onderzoeken nieuwe indicatoren in beeld gebracht zoals we ook hebben aangekondigd bij de ondertekening van de eerste versie. Daarbij gaat het om een betere aansluiting bij Het Nieuwe Normaal, drinkwaterbesparing, gezonde leefomgeving en duurzame mobiliteit. Deze indicatoren krijgen een plek in een convenant 2.0. De ambitie is om dit convenant in het eerste kwartaal van 2024 te laten vaststellen door de bestuurlijke kerngroep.
4. Onderhouden van het netwerk
De projectorganisatie heeft als taak om het convenant uit te dragen en deelname aan het convenant te vergroten. De projectorganisatie onderhoudt contact met stakeholders en volgt actief ontwikkelingen op het gebied van toekomstbestendige woningbouw.
De website is de centrale toegangspoort voor informatie over het convenant. Hier kunnen deelnemers en geïnteresseerden informatie ophalen, de laatste ontwikkelingen rondom het convenant volgen en contact leggen met de projectorganisatie. Convenantpartners kunnen in 2024 ook nog steeds bij ons terecht met vragen waar ze tegenaan lopen.
Daarnaast dragen de workshops, werksessies, de nieuwsbrief, linkedin posts en het bezoeken en organiseren van evenementen bij aan de netwerkfunctie die het Convenant vervult.
5. Betrokkenheid bij het landelijk traject toekomstbestendig bouwen
Vanuit het convenant zijn we betrokken bij standaardisering woningbouw zoals beschreven in de kamerbrief van 4 oktober 2023 van minister Xxxx xx Xxxxx. Daarin is aangegeven dat de wens bestaat om voor hogere ambities op het gebied van duurzaam bouwen te gaan en dat daarin naar eenduidigheid wordt gestreefd. Het convenant en Het Nieuwe Normaal zijn hier de basis voor.
De planning is dat voor de zomer 2024 er een raamwerk ligt waarin vijf thema’s en waarschijnlijk acht indicatoren zijn opgenomen. Daar wordt invulling aan gegeven door vastgestelde definities van de indicatoren, bepalingsmethodieken en een norm voor in ieder geval 2030. Waarbij we ook in blijven zetten op een doorkijk naar 2035. De inzet van het convenant is om hiermee duidelijkheid en eenduidigheid op landelijk niveau voor toekomstbestendig bouwen te bewerkstelligen. Daarnaast zal het platform verder gaan met het uitdragen en implementeren van het convenant.
6. Voorbereidingen treffen voor de oprichting van een onafhankelijke projectorganisatie
De Samenwerkingsovereenkomst die aan dit jaarplan ten grondslag ligt is door de partners voor één jaar aangegaan. In Q3 en Q4 worden daarom voorbereidingen getroffen om in 2025 een projectorganisatie Toekomstbestendig Bouwen op te richten met een nog nader te bepalen rechtsvorm.
7. Organiseren van een CTB congres
In 2024 organiseren we een congres vanuit het Convenant waarbij de ondersteuning bij implementatie van de convenantafspraken centraal staat en waar de partners elkaar kunnen ontmoeten en verder helpen.
Governance
Processtuurgroep
Begin 2023 is een kwartiermaker aangesteld voor de governance van het platform toekomstbestendig bouwen. De kwartiermaker heeft in 2023 gewerkt aan een advies. Het eerste advies is om voor nu een SOK aan te gaan tussen de vier samenwerkende provincies. De vier provincies nemen gezamenlijk deel aan de stuurgroep voor de samenwerkingsorganisatie. Deze stuurgroep komt twee keer per jaar samen. Eén keer voor het jaarplan en één keer voor de jaarafsluiting.
Inhoudelijk bestuurlijke kerngroep
In 2024 wordt een nieuwe bestuurlijke kerngroep samengesteld om de inhoud van het convenant te borgen. Vanuit de verschillende sectoren, vanuit de verschillende landsdelen en vanuit de verschillende bestuurslagen worden afgevaardigden (bestuurders) gevraagd om plaats te nemen in een nieuwe bestuurlijke kerngroep. Deze bestuurlijke kerngroep is de opdrachtgever en eindverantwoordelijke voor de inhoudelijke resultaten van de projectorganisatie. Deze bestuurlijke kerngroep komt vier keer per jaar samen.
Betrokkenheid landelijk traject
Naast de reguliere bestuurlijke kerngroep overleggen komen voor de voorzitter en de vicevoorzitter van de bestuurlijke kerngroep twee andere overleg reeksen. Een overleg reeks met het ministerie van Binnenlandse Zaken om de input van de convenantpartners op de wet- en regelgeving te bespreken. Daarnaast loopt een ambtelijke overleg reeks om het gesprek over het convenant te voeren met de nationale koepelorganisaties NEPROM, Bouwend Nederland, de BNA, AEDES en de IVBN.
Begroting
Post | Begroting 2024 |
Communicatie | € 25.000,00 |
Evenement CTB | € 20.000,00 |
Kwartiermaker | € 90.000,00 |
Secretariaat | € 50.000,00 |
Onderzoeken | € 10.000,00 |
Onvoorzien | € 20.000,00 |
Totaal | € 235.000,00 |
Partij | "In Kind" bijdrage 2024 |
Flevoland | Fysieke locatie Natural Pavilion |
Noord-Holland | Administratie & Penvoerderschap |
Bemensing
Vanuit de 4 provincies wordt per provincie 0,2 FTE strategische adviescapaciteit geleverd. De bedragen die in de begroting zijn opgenomen voor Communicatie, Kwartiermaker en het Secretariaat zijn afgeleid uit de respectievelijke inzet van 1.5 FTE.
Budget
Organisatie | Inleg |
Provincie Utrecht | €75.000,- |
Provincie Noord-Holland | €50.000,- + Penvoerderschap |
Provincie Flevoland | €40.000,- + Natural Pavilion |
Provincie Zuid-Holland | €70.000,- |
Totaal | €235.000,- |
Hoofdlijnen planning 2024
Q1 Stuurgroep & Convenant 2.0 | |
Januari | Openstelling Vacature Stuurgroep |
Februari | Vaststellen samenstelling stuurgroep |
Maart | Overleg stuurgroep en vaststellen convenant 2.0 |
Q2 Implementatie Convenant 2.0 | |
April | Formuleren opdracht hulp bij implementatie |
Mei | Uitvoeren opdracht hulp bij implementatie |
Juni | Uitvoeren opdracht hulp bij implementatie |
Congres CTB 2024 | Lanceren convenant 2.0 & Bespreken implementatie |
Q3 Implementatie Convenant 2.0 | |
Juli | Uitvoeren opdracht hulp bij implementatie |
Xxxxxxxx | Xxxxxxxxx opdracht hulp bij implementatie |
September | Uitvoeren opdracht hulp bij implementatie |
Q4 Implementatie Convenant 2.0 & Overgang | |
Oktober | Xxxxxxxxx opdracht hulp bij implementatie |
November | Voorbereiding overgang organisatie in 2025 |
December | Afsluiting 2024 en voorbereiding overgang in 2025 |
Bestuurlijke momenten 2024
Q1 | |
Januari | Proces stuurgroep |
Februari | Inhoud bestuurlijke kerngroep |
Maart | Inhoud bestuurlijke kerngroep |
Q2 Implementatie Convenant 2.0 | |
April | |
Mei | Optie: Congres CTB |
Juni | Optie: Congres CTB |
Q3 Implementatie Convenant 2.0 | |
Juli | |
Xxxxxxxx | |
September | Inhoud bestuurlijke kerngroep |
Q4 Implementatie Convenant 2.0 & Overgang | |
Oktober | |
November | Proces stuurgroep |
December | Inhoud bestuurlijke kerngroep |
Besluit Machtiging en volmacht van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning van de provincie [naam provincie] inzake de samenwerking Platform Toekomstbestendig Bouwen.
Het college van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning van …,
Gelet op de artikelen 59a en 166 van de Provinciewet, artikel 2.11a van de Aanbestedingswet 2012 en afdeling
10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht:
Overwegende dat:
- machtiging en volmacht noodzakelijk zijn als partijen gezamenlijk een opdracht willen verstrekken;
Besluiten:
Een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft respectievelijk machtiging en volmacht te verlenen aan het college van gedeputeerde staten en de commissaris van de Xxxxxx xxx xx xxxxxxxxx Xxxxx-Xxxxxxx, gevestigd te (2012 HR) Haarlem aan Dreef 3, verder te noemen provincie Noord-Holland, om;
om namens [naam aanbestedende dienst] respectievelijk het bevoegde (bestuurs)orgaan, hierna te noemen “volmachtgever”,
in het kader van de samenwerkingsovereenkomst Platform Toekomstbestendig Bouwen 2024 als “penvoerder” c.q. gevolmachtigde de volgende (rechts)handelingen in het kader van genoemde aanbestedingsprocedure(s) te verrichten:
• besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en bijbehorende feitelijke handelingen;
• het publiceren van aanbestedingsdocumenten, na afstemming met daartoe aangewezen medewerkers van volmachtgever;
• het opstellen en publiceren van één of meerdere Nota’s van Inlichtingen, inclusief de definitieve inhoud van het conceptcontract;
• het in ontvangst nemen van aanbiedingen en deze openen en beoordelen, in samenspraak met daartoe aangewezen medewerkers van volmachtgever;
• het opstellen en publiceren van de gunningsbeslissing en gunning;
• het als verweerder optreden in (gerechtelijke) procedures zoals een kort geding, bodemprocedure, geschillencommissies, klachtenregeling;
• het contract met de uitvoerende partij mede namens [naam volmachtgever] aan te gaan en te ondertekenen, voor zover dit past binnen de begroting zoals opgenomen in bijlage 1 & 2;
• het beheren en managen van de in het kader van de aanbestedingsprocedure aangegane (inhuur)contracten, inclusief de verlengingen en aanpassingen daarvan;
• het verrichten van alle voor vorenstaande punten benodigde handelingen.
Bepalingen / voorwaarden:
• Het college van gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning van Noord-Holland, ieder voor wat zijn bevoegdheid betreft, zullen in het kader van de aan hen verleende mandaat, volmacht en machtiging met gebruikmaking van de eigen provinciale mandaatregeling en de binnen hun organisatie geldende inkoopprocedures omtrent inhuur van medewerkers en verstrekking van opdrachten, uitvoering geven aan de samenwerkingsovereenkomst Platform Toekomstbestendig bouwen 2024.
• Deze volmacht wordt verleend onder de voorwaarde van een voldoende actuele en relevante informatievoorziening. Dit houdt in ieder geval in dat de gevolmachtigde de aanbestedingsdocumenten, de (voorlopige) gunningsbeslissing, en eventuele dagvaarding(en) tijdig aan de betrokken ambtenaar/medewerker van de volmachtgever of diens vervanger overlegt . Dit overleggen mag per e-mail. Volmachtgever in de persoon van de betrokken ambtenaar /medewerker dient minimaal vier en maximaal vijf werkdagen te krijgen om op de stukken/informatie te reageren.
Indien binnen de genoemde termijn niet gereageerd is door de volmachtgever kan de gevolmachtigde ervan uitgaan dat de stukken zijn goedgekeurd en/of de volmachtgever niet op de informatie wenst te handelen of de gevolmachtigde op dit punt wenst te instrueren.
College van Gedeputeerde Staten [naam provincie], Namens deze,
Dhr/Mw/titel Naam Commissaris van de Koning
Dhr/Mw/titel Naam Provinciesecretaris
Commissaris van de Koning o.g.v. artikel 176 van de Provinciewet
Dhr/Mw/titel Naam