VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST
VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST
Het Surf Project en de vrijwilliger komen als volgt overeen:
1. Werkzaamheden van de vrijwilliger
Het Surf Project heeft behoefte aan vrijwilligers om haar doelstelling te verwezenlijken. In het kader van het vrijwilligerswerk worden in deze overeenkomst een aantal afspraken gemaakt en vastgelegd. Het vrijwilligerswerk bestaat in ieder geval uit:
Begeleiding en ondersteuning ten behoeve van het Surf Project
In de uitoefening van zijn functie dient de vrijwilliger zich te houden aan de instructies en aanwijzingen van het Surf Project.
2. Aard van de overeenkomst
Deze overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek. De vrijwilliger verricht de vrijwilligerswerkzaamheden op ideële basis, ter ondersteuning van de doelen van het Surf Project. Deze overeenkomst is evenmin een dienstbetrekking in de zin van de Ziektewet.
De vrijwilliger is bekend met het feit dat hij op basis van deze overeenkomst niet verzekerd is voor de gevolgen van ziekte, arbeidsongeschiktheid of werkloosheid.
De relatie tussen de organisatie en de vrijwilliger is geen arbeidsverhouding in de zin van het Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen.
3. Voorwaarden voor deelname van de vrijwilliger
De vrijwilliger dient aan de volgende voorwaarden te voldoen alvorens werkzaamheden kunnen worden verricht voor het Surf Project:
a. De vrijwilliger is minimaal 18 jaar;
b. De vrijwilliger is in bezit van minimaal zwemdiploma A;
c. De vrijwilliger levert een Verklaring Omtrent Gedrag aan, aangevraagd door het Surf Project, waaruit blijkt dat er geen bezwaren zijn gebleken tegen de vrijwilliger;
d. De vrijwilliger verkeert in goede gezondheid, dat wil zeggen dat de vrijwilliger niet lijdt aan een fysieke of mentale aandoening die invloed kan hebben op de veiligheid of het welbevinden van de deelnemers van het Surf Project.
Indien de vrijwilliger werkzaamheden verricht voor het Surf Project in de hoedanigheid van fotograaf, gelden de volgende aanvullende voorwaarden:
a. Het beeldmateriaal (foto- of videomateriaal) dat gemaakt wordt tijdens of ten behoeve van activiteiten van het Surf Project mag enkel gebruikt worden door het Surf Project;
b. Indien de vrijwilliger beeldmateriaal wil gebruiken of publiceren voor eigen gebruik, zoals voor het delen van foto's op social media, kan dit alleen na schriftelijke toestemming van het Surf Project.
Indien de vrijwilliger werkzaamheden verricht voor het Surf Project in de hoedanigheid van instructeur, gelden de volgende aanvullende voorwaarden:
a. De vrijwilliger is in het bezit van een ISA/ ASI surfcoach (minimaal level 1) diploma;
b. De vrijwilliger is in het bezit van een erkend ILS (lifesaving diploma);
c. De vrijwilliger is in dienst van een van de surfscholen die aangesloten zijn bij het Surf Project.
4. Vergoedingen
a. Vrijwilligerswerk bij het Surf Project betreft in principe onbetaalde activiteiten tenzij anders schriftelijk overeengekomen. Reiskosten en andere onkosten die door een vrijwilliger worden gemaakt worden vergoed zoals hieronder bij sub b vermeld.
b. Reiskosten en andere onkosten gemaakt in verband met verrichte werkzaamheden voor het Surf Project zullen slechts worden vergoed als:
I. de vrijwilliger de penningmeester van Het Surf Project hierom verzoekt door middel van het inleveren van een volledig ingevuld onkostendeclaratieformulier; en
II. het onkostendeclaratieformulier wordt begeleid met de originele nota en/of bon behorend bij de gedeclareerde kosten; en
III. de kosten worden gedeclareerd binnen 3 maanden na het maken van de kosten.
In het geval van overige onkosten worden de kosten alleen vergoed wanneer de vrijwilliger, voorafgaand aan het maken van de kosten, hiervoor schriftelijke goedkeuring heeft ontvangen van de penningmeester.
c. Zonder toestemming van het Surf Project mag de vrijwilliger geen vergoedingen, beloningen, giften of beloften van derden vorderen, verzoeken of aannemen.
5. Beeldmateriaal
Tijdens activiteiten van het Surf Project wordt beeldmateriaal (foto's en soms video's) gemaakt van deelnemers en vrijwilligers, waarop zij herkenbaar in beeld kunnen komen. Een selectie van dit beeldmateriaal wordt publiek beschikbaar gemaakt via de website MyAlbum (xxx.xxxxxxx.xxx), van waaruit foto's op verschillende manieren online gedeeld worden (onder andere via de website en social media kanalen van het Surf Project). De foto's zijn publiek beschikbaar op MyAlbum, zodat deelnemers en vrijwilligers deze zelf kunnen downloaden voor eigen gebruik. Het maken en delen van beeldmateriaal heeft twee doelen:
• Vastleggen van herinneringen: het beeldmateriaal biedt zowel voor deelnemers als vrijwilligers een tastbare herinnering aan de surfdagen, de resultaten en de emoties van die dagen. Het is bijvoorbeeld gebleken dat het voor veel deelnemers erg waardevol is om de foto's van het surfen terug kunnen blijven kijken of uit te printen. Op deze manier kunnen deelnemers de effecten die het surfen op hen heeft altijd met zich meenemen of terughalen, ook wanneer ze niet aan het surfen zijn.
• Bekendmaken begeleider: van elke vrijwilliger wordt een profielfoto geplaatst op de website van het Surf Project, met daarbij de voornaam van de vrijwilliger. Deelnemers krijgen voorafgaand aan de les de naam van hun begeleider, waarmee zij hun begeleider alvast kunnen opzoeken op de website. Dit biedt de deelnemers structuur en voorspelbaarheid en komt ten goede aan een zo positief mogelijke ervaring.
• Media: de foto's worden gebruikt voor media doeleinden, waaronder: promotiemateriaal (bijvoorbeeld voor op de website van het Surf Project, social media, flyers, posters), communicatie met vrijwilligers en andere belanghebbenden (bijvoorbeeld sponsoren), en presentaties over het project (bijvoorbeeld op de trainingsdag voor vrijwilligers).
Bij het delen van foto's via (social) media zullen nooit, zonder toestemming van de vrijwilligers, namen van vrijwilligers aan de foto's gekoppeld worden, behalve bij het publiceren van de profielfoto's van vrijwilligers op de website, waarbij de voornaam van de vrijwilliger vermeld wordt (zoals hierboven beschreven).
Door ondertekening van deze overeenkomst verklaart de vrijwilliger op de hoogte te zijn van het maken en publiceren van beeldmateriaal volgens bovenstaande beschrijving. Wanneer een vrijwilliger bezwaar heeft tegen publicatie van beeldmateriaal waarop de desbetreffende vrijwilliger te zien is kan Surf Project worden verzocht dit beeldmateriaal te verwijderen of aan te passen door een email te sturen naar xxxx@xxxxxxxxxxx.xx. Waar redelijkerwijs mogelijk zal Surf Project hieraan gehoor geven.
Voor eventuele andere doeleinden dan bovengenoemde, zal de vrijwilliger altijd expliciet om toestemming gevraagd worden.
Voor voorbeelden van het type foto dat gemaakt wordt, wordt verwezen naar: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/.
6. Duur van de overeenkomst
De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
7. Verzekering en aansprakelijkheid
Deelname aan het Surf Project is op eigen risico. Het Surf Project draagt zorg voor de bij de uitoefening van de werkzaamheden noodzakelijke begeleiding en veiligheidsinstructies. De vrijwilliger dient te allen tijde te werken volgens deze (veiligheids)instructies en aanvullende instructies van de surfinstructeurs.
De vrijwilliger dient, voor zover hij daar niet reeds over beschikt, persoonlijk een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Aanvullend hierop heeft het Surf Project een collectieve ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering afgesloten.
Indien de vrijwilliger door een derde wordt aangesproken voor schade welke hij, anders dan door opzet of grove schuld, in de uitoefening van zijn werkzaamheden voor het Surf Project heeft veroorzaakt, dient hij de claim in eerste instantie in te dienen bij zijn eigen aansprakelijkheidsverzekering. Wanneer de eigen verzekering niet uitkeert, kan de vrijwilliger het Surf Project verzoeken de collectieve ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering van het Surf Project in te schakelen. Het Surf Project zal de verzekering inschakelen en een verzoek tot schadevergoeding doen, mits:
a. De claim terecht blijkt te zijn; en
b. De situatie ontstaan is tijdens de uitoefening van werkzaamheden voor het Surf Project; en
c. De schade gedekt wordt door de verzekering van het Surf Project.
d. Als de verzekering het verzoek tot schadevergoeding toekent, zal het Surf Project maximaal het toegekende bedrag aan de deelnemer uitkeren.
8. Privacy en bescherming persoonsgegevens
Informatie omtrent privacy en de bescherming van persoonsgegevens is opgenomen in de privacy verklaring van het Surf Project. Het privacy statement is te vinden op de website van het Surf Project: xxx.xxxxxxxxxxx.xx. Met het aangaan van deze vrijwilligersovereenkomst stemt de vrijwilliger in met het privacy statement van het Surf Project.
9. Gedragscode
De vrijwilliger onderschrijft de doelstellingen kernwaarden van de organisatie en zal deze naar eer en geweten naar buiten toe uitdragen. Met het ondertekenen van deze vrijwilligersovereenkomst verklaart de vrijwilliger de gedragscode van het Surf Project, zoals beschreven in Bijlage I, te allen tijde te zullen volgen.
10. Geheimhouding
De vrijwilliger verplicht zich tot geheimhouding van al hetgeen hem krachtens zijn werkzaamheden als vrijwilliger bekend wordt omtrent de werkzaamheden van het Surf Project. Eventueel aan de vrijwilliger uitgereikt materiaal of handboeken blijven eigendom van het Surf Project tenzij anders benoemd.
11. Wijzigingen in de overeenkomst
Het Surf Project behoudt zich het recht voor om deze overeenkomst te wijzigen. Bij wijzigingen zal het Surf Project de vrijwilliger, minimaal één maand voordat de wijzigingen ingaan, per e-mail op de hoogte stellen op het emailadres dat is ingevuld in het inschrijfformulier. Indien de vrijwilliger bezwaar heeft tegen de wijzigingen dan kan de vrijwilliger de overeenkomst opzeggen.
12. Beëindiging vrijwilligersovereenkomst
Zowel de vrijwilliger als het Surf Project kan de overeenkomst tussentijds opzeggen. Er zal echter altijd gestreefd worden de einddatum in goed onderling overleg af te stemmen.
Wanneer de vrijwilliger de overeenkomst voortijdig wil beëindigen, meldt de vrijwilliger dit aan de lokale vrijwilligerscoördinator van het Surf Project. Deze geeft dit vervolgens door aan de centrale vrijwilligerscoördinator, die voor de administratieve afhandeling zorgdraagt.
Het Surf Project behoudt zich het recht voor de overeenkomst met de vrijwilliger op redelijke grond, bijvoorbeeld vanwege veiligheidsoverwegingen, op elk moment te beëindigen.
BIJLAGE I. Gedragscode (vrijwillige) medewerkers
Veel grenzen in het contact tussen (vrijwillige) medewerkers en deelnemers aan de activiteiten van de Stichting Surf Project zijn niet eenduidig. Het ene kind wil even op schoot zitten als het troost zoekt, het andere kind heeft behoefte aan een aai over de bol en weer een ander kind vindt het niet prettig om aangeraakt te worden. Hierover kunnen nooit exacte grenzen worden afgesproken die voor alle kinderen en in alle situaties gelden. Dat is maar goed ook, want voor veel kinderen is nabijheid en lichamelijk contact een voorwaarde om te groeien. Maar er is wel één heel duidelijke grens en dat is de grens dat ongewenst gedrag, in het bijzonder seksuele handelingen en contacten tussen medewerkers en deelnemers die bij ons komen, absoluut ontoelaatbaar zijn! Daarom hebben wij als stichting voor al onze (vrijwillige) medewerkers een gedragscode opgesteld. Wanneer je bij ons komt werken, als vrijwilliger, stagiair(e) of als betaalde kracht, vragen wij je deze gedragscode te ondertekenen. Hiermee verklaar je dat je de gedragscode kent en altijd volgens de gedragscode zult handelen.
1. Gedragsregels voor (vrijwillige) medewerkers:
a. De medewerker zorgt voor een omgeving en een sfeer waarbinnen de deelnemer zich veilig en gerespecteerd voelt.
b. De medewerker onthoudt zich ervan de deelnemer te bejegenen op een wijze die de deelnemer in zijn waardigheid aantast.
c. De medewerker dringt niet verder door in het privéleven van de deelnemer dan functioneel noodzakelijk is.
d. De medewerker onthoudt zich van elke vorm van ongewenst gedrag, zoals hieronder beschreven.
e. De medewerker te allen tijde met respect omgaan met de deelnemers.
f. De medewerker heeft de plicht de deelnemer naar vermogen te beschermen tegen vormen van ongelijkwaardige behandeling en ongewenst gedrag en zal er actief op toezien dat de gedragscode door iedereen die bij de deelnemer is betrokken, wordt nageleefd.
g. De medewerker is tijdens betrokkenheid bij het Surf Project niet onder invloed van verdovende middelen zoals alcohol of drugs.
h. Indien de medewerker gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met deze gedragscode, is hij verplicht hiervan melding te maken bij een van onze vertrouwenspersonen.
i. In die gevallen waar de gedragscode niet (direct) voorziet, of bij twijfel over de toelaatbaarheid van bepaalde gedragingen ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de medewerker in de geest van de gedragscode te handelen en zo nodig daarover in contact te treden met een van onze vertrouwenspersonen.
2. Omschrijving ongewenst gedrag
(Seksueel-) grensoverschrijdend gedrag: Onder (seksueel-) grensoverschrijdend gedrag verstaan wij elke vorm van gedrag of toenadering, in verbale, non-verbale of fysieke zin, opzettelijk of onopzettelijk, die door de persoon die het ondergaat als ongewenst of gedwongen wordt ervaren; en / of plaatsvindt binnen een ongelijke machtsverhouding (zoals begeleider - deelnemer of fotograaf - deelnemer); en / of andere handelingen of gedragingen die strafbaar zijn volgens het Wetboek van Strafrecht.
Agressie: Onder agressie verstaan we voorvallen waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid. Hieronder valt ook pesten.
Discriminatie: Onder discriminatie verstaan we: elke vorm van onderscheid, elke uitsluiting, beperking of voorkeur, die tot doel heeft of ten gevolge kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven wordt tenietgedaan of aangetast.
3.Omschrijving misstanden / integriteits incidenten:
Van een misstand is sprake indien het maatschappelijk belang in het geding is en er sprake is van een of meer van de volgende kenmerken:
• er is sprake van een overtreding van de wet (denk aan diefstal, witwassen ed.)
• er is of dreigt gevaar voor de volksgezondheid
• er is of dreigt gevaar voor de veiligheid van personen
• er is of dreigt gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
Wat een maatschappelijk belang precies inhoudt, zal per incident moeten worden bekeken. Hierbij kan meespelen dat de situatie meerdere mensen aangaat, regelmatig voorkomt en/of ernstige gevolgen kan hebben. Het gaat dus om een belang dat het individuele belang overstijgt.
4. Sancties
De mogelijke sancties voor het niet naleven van deze gedragscode bestaan uit het voor korte of langere tijd uitsluiten van vrijwilligerswerk voor het Surf Project. Ernstige grensoverschrijdende gedragingen en misstanden waarvan de vertrouwenspersoon en/of het bestuur oordeelt dat deze vallen onder het Wetboek van Strafrecht en/of welke nader onderzoek nodig hebben, zullen bij de desbetreffende autoriteiten of organisaties worden gemeld.