CONCESSIELEIDRAAD

Indien er vragen worden gesteld die ook de andere geïnteresseerden zouden kunnen aanbelangen, zal de Concessiegever een “nota van toelichting” bekendmaken, waarin deze vragen op geanonimiseerde wijze worden weergegeven samen met het bijhorende antwoord.

Artikel 2. Voorwerp van de Concessie

Algemeen

Voorliggende Concessieleidraad heeft betrekking op de Concessie voor diensten met als voorwerp: de levering, plaatsing en het onderhoud van twee (2) LED-borden op het openbaar domein van de gemeente Nijlen, bestemd voor publieke en private uitbating.

Deze LED-borden moeten door de Concessiegever gebruikt kunnen worden om boodschappen weer te geven gedurende vijftig percent (50%) van de totale zendtijd. De resterende vijftig percent (50%) van de zendtijd komt toe aan de Concessiehouder, die deze mag gebruiken voor commerciële boodschappen voor Nijlense handelaars.

De Concessiehouder heeft m.a.w. het recht om de geplaatste LED-borden gedurende vijftig percent (50%) van de totale zendtijd te exploiteren, en de inkomsten uit deze exploitatie te verwerven.

De Concessiegever zal aan de Concessiehouder een domeinvergunning verlenen met het oog op het plaatsen van de betreffende LED-borden.

De minimale voorwaarden waaraan de LED-borden dienen te voldoen en de voorwaarden die worden gesteld aan de locatie van deze LED-borden, worden beschreven in Bijlage 3.

Plaatsing van de LED-borden (en toebehoren)

§1. De LED-borden dienen gemonteerd te worden tegen een staander geplaatst op een betonfundatie.

Het Bestuur voorziet in het ter beschikking stellen van een vlakke ondergrond waarop de installatie geplaatst kan worden. Centraal gepositioneerd op het plaatsingsvlak voorziet het Bestuur in een elektriciteitsvoorziening (= voedingskabel). De Concessiehouder voorziet in de plaatsing van de volledige installatie evenals de operationele oplevering en het onderhoud ervan. De keuring van de elektrische installatie maakt eveneens deel uit van de Concessie, met dien verstande dat het Bestuur verantwoordelijk is voor eventueel noodzakelijke aanpassingen aan de stroomtoevoer. De verantwoordelijkheid van de Concessiehouder beperkt zich tot de door hen te bouwen en te plaatsen installatie.

Het Bestuur staat in voor de bekabeling en de aansluiting van elektriciteit waarvoor zij ook de gebruikskosten draagt.

De Concessiehouder staat in voor het bekomen van alle vereiste vergunningen. De Concessiegever draagt ter zake geen enkele verantwoordelijkheid.

§2. De geplaatste LED-borden blijven eigendom van de Concessiehouder.

Binnen de termijn van twee (2) maanden na het verstrijken van de Concessieovereenkomst dient de Concessiehouder alle geplaatste LED-borden (incl. toebehoren) te verwijderen en de betreffende locaties, op eigen kosten, in hun oorspronkelijke toestand te herstellen. Na verloop van deze termijn zal de Concessiegever ambtshalve kunnen overgaan tot algehele verwijdering, op kosten en risico van de Concessiehouder.

§3. Bij de inwerkingtreding en bij het einde van de Concessieovereenkomst wordt in aanwezigheid van beide partijen en op tegensprekelijke wijze een plaatsbeschrijving opgemaakt.

De Concessiehouder is aansprakelijk voor alle door hem veroorzaakte schade of minderwaarde.

Reiniging en onderhoud van de LED-borden (en toebehoren)

De Concessiehouder zal, op zijn kosten, minimaal instaan voor het regelmatig reinigen en het jaarlijks onderhouden van de LED-borden (incl. toebehoren). Hiertoe geeft de Concessiegever toelating aan de Concessiehouder om, daar waar mogelijk, gratis het nodige water af te nemen van het gemeentenet.

De kosten van vervanging (van de bestanddelen) van installaties die zouden beschadigd worden, ingevolge bv. een ongeval of vandalisme of om welke reden ook, zullen gedragen worden door de Concessiehouder.

Publieke en private uitbating van de LED-borden

§1. Tussen 22u00 en 6u00 moeten de LED-borden uitgeschakeld zijn.

§2. De zendtijd wordt tussen partijen evenredig verdeeld. Dit houdt in dat vijftig percent (50%) van de zendtijd voorbehouden is voor boodschappen van de Concessiegever en vijftig percent (50%) van de zendtijd voorbehouden is voor commerciële boodschappen in te vullen door de Concessiehouder.

Om de kwaliteit van de zendtijd te garanderen, gelden volgende regels:

- Er verschijnt op de borden steeds afwisselend een commerciële boodschap en een boodschap van de Concessiegever.

- De boodschappen van de Concessiegever worden weergegeven conform de huisstijl van lokaal bestuur Nijlen (lettertype, logo’s, …), voor de commerciële boodschappen wordt door de Concessiegever geen template aangeleverd.

- Op de commerciële boodschappen mag het logo van lokaal bestuur Nijlen enkel weergegeven worden als het een activiteit betreft die in samenwerking moet lokaal bestuur Nijlen georganiseerd wordt of waarbij lokaal bestuur Nijlen ondersteunend partner is.

§3. De Concessiehouder beslist vrij over de wijze waarop hij de hem ter beschikking staande zendtijd voor publicitaire doeleinden aanwendt, doch rekening houdend met de bepalingen in §2 en de wens van de Concessiegever om zendtijd exclusief te gunnen aan de lokale handelaars van de gemeente Nijlen.

Als lokale handelaars worden beschouwd: (rechts)personen beschikkende over een inschrijving bij de Kruispuntbank der Ondernemingen en waarvan de exploitatiezetel zich bevindt op het grondgebied van de gemeente Nijlen.

De exploitatie door de Concessiehouder mag evenwel geen politiek of levensbeschouwelijk karakter hebben en mag evenmin in strijd zijn met de openbare orde of de goede zeden. Tevens mogen de publicitaire boodschappen niet strijdig zijn met het gevoerde beleid van het Bestuur of op verzet stuiten van de Jury voor Ethische Praktijken inzake Reclame.

§4. De Concessiegever beslist vrij over de wijze waarop ze de haar voorbehouden zendtijd voor openbare doeleinden aanwendt.

De boodschappen van de Concessiegever zullen steeds minstens binnen de 24 uren na aanvraag daartoe op de videoschermen verschijnen, uitgezonderd in duidelijke crisissituaties, in welk geval de Concessiehouder garandeert dat de boodschappen onverwijld zullen verschijnen.

De Concessiegever kan beslissen om de haar ter beschikking staande zendtijd “over te dragen” aan

bepaalde gemeentelijke verenigingen.

Artikel 3. Looptijd van de concessie

De Concessieovereenkomst wordt gesloten voor een termijn van vijftien (15) jaar.

De Concessie kan door de Concessiegever twee (2) maal worden verlengd met een periode van één (1) jaar. De Concessiegever zal de eventuele beslissing tot verlenging van de Concessieovereenkomst aan de Concessiehouder ter kennis brengen per aangetekend schrijven vóór het verstrijken van de aanvankelijke duurtijd van de overeenkomst.

Indien de Concessiegever geen gebruik maakt van deze mogelijkheid, eindigt de Concessie van rechtswege bij het verstrijken van de duurtijd van vijftien (15) jaar (of, ingeval van een eerste verlenging, zestien (16) jaar). De Concessiehouder kan geen aanspraak maken op een (schade)vergoeding, van welke aard dan ook, indien de Concessie niet wordt verlengd.

Artikel 4. Toepasselijke regelgeving

§1. De regels m.b.t. de plaatsing, de toewijzing en de uitvoering van de Concessie zijn vermeld in

onderhavige Concessieleidraad en de daarbij gevoegde Bijlagen (samen de “Concessiedocumenten”).

De Concessiehouder zal zich bij de uitvoering van de Concessie moeten schikken naar alle toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen die hierop van toepassing zijn, met inbegrip van deze uitgevaardigd door de gewestelijke en plaatselijke overheden, in het bijzonder op het gebied van:

• de naleving van zijn sociale verplichtingen jegens zijn werknemers, de arbeidsbescherming en de veiligheid, hygiëne en gezondheid en het welzijn van zijn werknemers en de veiligheid op de werf;

• het bijhouden van de sociale documenten en de maatregelen ter bestrijding van de activiteiten van koppelbazen (artikel 30ter van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders en de uitvoeringsbesluiten);

• …

De Concessiehouder zal in het bezit moeten zijn van alle vereiste toelatingen, vergunningen en goedkeuringen, nodig voor de uitvoering van de Concessie en het gebruik van de middelen die hij daartoe zal inzetten.

Hij is tevens verantwoordelijk voor de naleving van deze bepalingen door zijn eventuele onderaannemers.

De Kandidaten en de Concessiehouder worden geacht de toepasselijke regelgevende bepalingen te kennen, te aanvaarden en na te leven.

§0.Xx procedure tot toewijzing van de Concessie wordt gevoerd met toepassing van de beginselen van behoorlijk bestuur, transparantie, eerlijke mededinging en gelijkheid.

De Concessie is niet onderworpen aan de Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, noch aan het Koninklijk besluit van 25 juni 2017 betreffende de plaatsing en de algemene uitvoeringsregels van de concessieovereenkomsten, aangezien deze regelgeving enkel van toepassing is op concessies voor diensten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan 5.350.000 euro. (cfr. artikel 3, § 1, lid 2, van de voornoemde Wet juncto artikel 4, lid 1, van voornoemd KB)

De concessie is evenmin onderworpen aan de reglementering inzake overheidsopdrachten.

Ook de reglementering inzake handelshuur is niet van toepassing op onderhavige Concessie. Het betreft immers geen handelshuurovereenkomst.

Artikel 5. Meldingsplicht

Als de geïnteresseerde onduidelijkheden, dubbelzinnigheden, fouten en / of leemten ontdekt, of indien hij een of meerdere bezwaren heeft tegen de inhoud van de Concessiedocumenten of de daarin beschreven procedure, dan meldt hij dit onmiddellijk en schriftelijk aan de Concessiegever, per aangetekend schrijven, met vermelding van de reden, dit ten laatste tien (10) dagen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de voorstellen. Na die datum worden geen klachten dienaangaande meer aanvaard.

Indien de Concessiegever geen schriftelijke vragen of opmerkingen ontvangt binnen de vooropgestelde termijn, wordt er van uitgegaan dat de geïnteresseerde / Kandidaat de inhoud van de Concessiedocumenten volledig en onvoorwaardelijk aanvaardt en kan de geïnteresseerde / Kandidaat zich niet meer beroepen op onduidelijkheden, dubbelzinnigheden, fouten en/of leemten.

Door het indienen van een voorstel aanvaarden de Kandidaten onvoorwaardelijk de inhoud van onderhavig document. De Concessiegever is niet gebonden door algemene verkoops- en/of leveringsvoorwaarden van de Kandidaat; eventuele afwijkende verkoops- en / of leveringsvoorwaarden worden voor niet geschreven gehouden.

Artikel 6. Non-discriminatie

§1. De Concessiegever ziet er op toe dat deze Concessie wordt uitgevoerd met inachtneming van de anti-discriminatiewetgeving.

§2. De Concessiegever heeft, in elke fase van de plaatsingsprocedure, de mogelijkheid om de Kandidaat uit te sluiten indien de Concessiegever met elk passend middel aantoont dat de Kandidaat de in artikel 27 van de Concessiewet (Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten) genoemde toepasselijke verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht, heeft geschonden.

Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan:

−	het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid;

−

de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie;

−

de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van

discriminatie tussen vrouwen en mannen;

−

de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van

hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.

§3. De Concessiehouder verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze Concessie niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,…

De Concessiehouder verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid).

De Concessiehouder verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard.

Indien een personeelslid van de Concessiehouder zich tijdens de uitvoering van de concessie schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de Concessiehouder de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement.

Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de Concessiehouder zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid.

De Concessiehouder vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid.

De Concessiehouder verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband.

De Concessiehouder ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de Concessie, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.

Artikel 7. AVG / GDPR-conformiteit

De Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad Betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – of General Data Protection Regulation (GDPR) – is definitief in werking vanaf 25 mei 2018.

In de rol van ‘verwerker’ binnen AVG-context biedt de inschrijver vanaf vermelde datum afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen, opdat de mogelijke verwerking van persoonsgegevens te allen tijde aan de vereisten van de AVGverordening voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene steeds kan worden gewaarborgd. Zowel gedurende de looptijd als na afloop van de overeenkomst met de Concessiegever als ‘verwerkingsverantwoordelijke’, en zonder het aanrekenen van enige meerkost, wordt derhalve de vereiste conformiteit gegarandeerd tot alle bestaande regels en verplichtingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, in het bijzonder deze opgenomen in de artikelen onder hoofdstuk I tem hoofdstuk V en de Belgische reglementering, zowel huidige als toekomstige, in dit kader.

BEPALINGEN BETREFFENDE DE PLAATSINGSPROCEDURE

Artikel 8. Deelnemingsvoorwaarden

§1. Door een voorstel in te dienen, verklaart de Kandidaat dat hij:

• Niet in staat van faillissement of vereffening verkeert;

• Geen aangifte van faillissement heeft gedaan en dat geen procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is tegen hem;

• Niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast;

• Bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan;

• In orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen;

• In orde is met de betaling van belastingen;

• In orde is met zijn verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal- en arbeidsrecht;

• Geen handelingen heeft gesteld, geen overeenkomsten heeft gesloten, geen afspraken heeft gemaakt die gericht zijn op vervalsing van de mededinging;

• Xxxx niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen.

Opdat een Kandidaat geschikt kan worden bevonden voor het uitvoeren van de Concessie, dient hij bij zijn voorstel de volgende documenten te voegen:

- Een uittreksel uit het strafregister op naam van de Kandidaat en, indien het een rechtspersoon betreft, op naam van de bestuurders / zaakvoerders van de Kandidaat.

§2. De bekwaamheid van de Kandidaat zal worden beoordeeld op grond van:

- Het bewijs van financiële draagkracht : een bankverklaring opgesteld conform Bijlage 2;

- Minimum één (1) referentie m.b.t. een eerder uitgevoerde gelijkaardige opdracht of concessie (max. 5 jaar geleden uitgevoerd), of een opdracht die al minstens 2 jaar lopende is. Onder een gelijkaardige opdracht of concessie wordt verstaan: een opdracht of concessie betreffende de levering, de plaatsing en het onderhoud van LED-borden bestemd voor het uitzenden van (publieke en / of private) boodschappen. De contactpersoon van de referentie wordt vermeld in het voorstel.

Artikel 9. Beoordelingscriteria voor toewijzing van de Concessie

§1. De Concessiegever zal de Concessiehouder kiezen op basis van volgende beoordelingscriteria:

1) Financieel plan (20 punten)

O.m. teneinde zich te kunnen vergewissen van het realistisch karakter van de exploitatie dient de Kandidaat de kosten die de exploitatie met zich meebrengt (uitgaande van een looptijd van vijftien (15) jaar), toe te lichten in een financieel plan. Alle belangrijke assumpties die aan de basis liggen van het financieel meerjarenplan dienen nader toegelicht te worden. In het bijzonder de kosten die door de Concessiegever dienen te worden gedragen, m.n. de elektriciteits- en waterkosten, worden hierin vermeld en becijferd. De Concessiegever wenst derhalve een (zo accuraat als mogelijk) totaalbeeld te krijgen van de financiële stromen die het project met zich zal brengen.

Bij het opstellen van dit financieel plan dient de Kandidaat er rekening mee te houden dat alle kosten, van welke aard dan ook, verbonden aan de uitvoering van de Concessie ten laste zijn van de Concessiehouder (bv. kosten m.b.t. de levering, de plaatsing (incl. alle toebehoren en bijhorende werken / diensten), het onderhoud, de reiniging, de publieke en private uitbating, alle heffingen en belastingen die op de uitbating zouden wegen, verplaatsingskosten, verzekeringen, …).

De Concessiegever draagt enkel de kosten van de elektriciteit die wordt verbruikt tijdens de (publieke en private) zendtijd en de kosten van het water dat wordt verbruikt bij de reiniging van de LED-borden.

In het financieel plan dient minstens het volgende te worden weergegeven (incl. verduidelijking van de opbouw van de genoemde prijzen):

• De kostprijs van een LED-bord;

• De kostprijs van de plaatsing en indienststelling van een LED-bord;

• De kostprijs van de verwijdering van een LED-bord;

• De kostprijs van de verplaatsing en (her-) indienststelling van een LED-bord;

• De kostprijs van de maandelijkse reiniging van de LED-borden;

• De maandelijkse kostprijs van het waterverbruik bij de reiniging van de LED-borden;

• De maandelijkse kostprijs van de private en publieke uitbating (en de dienstverlening die daarmee gepaard gaat);

• De jaarlijkse kostprijs van het elektriciteitsverbruik tijdens de zendtijd van de LEDborden;

• De jaarlijkse kostprijs van het onderhoud van de LED-borden;

Hij voegt tevens een nota toe waarin op gemotiveerde wijze wordt toegelicht op welke locaties de betreffende LED-borden zouden worden geplaatst.

Beoordelingswijze:

Bij de beoordeling van dit criterium kan de Concessiegever o.m. rekening houden met (nietlimitatieve lijst van elementen waarmee rekening kan worden gehouden - dit zijn geen subcriteria):

• De robuustheid, volledigheid en betrouwbaarheid van het financieel plan (in het bijzonder de kosten voor de gemeente – verbruik van de borden);

• De (wenselijkheid en haalbaarheid van) van de voorgestelde locaties;

• …

Aan een voorstel dat “uitstekend” scoort, worden tussen 9 - 10 punten toegekend. Aan een voorstel dat “zeer goed” scoort, worden tussen 7 - 8 punten toegekend. Aan een voorstel dat “goed” scoort, worden 6 punten toegekend.

Aan een voorstel dat “voldoende” scoort, worden 5 punten toegekend.

Aan een voorstel dat “onvoldoende” goed scoort, worden minder dan 5 punten toegekend.

De score wordt vervolgens omgerekend naar het gewicht van dit subcriterium.

2) Kwaliteit van de voorgestelde LED-borden en de plaatsing (80 punten)

De Kandidaat zal aan zijn voorstel een nota toevoegen waarin hij minstens het volgende beschrijft:

• de voorgestelde LED-borden inclusief alle toebehoren (uitzicht, afmetingen, levensduur, andere eigenschappen en functionaliteiten, wijze van “verankering” op het openbaar domein, …);

• de aard van de boodschappen die op de LED-borden kunnen worden weergegeven en eventuele beperkingen dienaangaande (bv. qua maximum aantal karakters per boodschap);

• de werkwijze bij de plaatsing en indienststelling van de LED-borden en de “afwerking”

van het openbaar domein.

De Kandidaat voegt alle relevante technische fiches toe aan zijn voorstel.

Beoordelingswijze:

Bij de beoordeling van dit criterium kan de Concessiegever o.m. rekening houden met (nietlimitatieve lijst van elementen waarmee rekening kan worden gehouden - dit zijn geen subcriteria):

• De kwaliteit van de LED-borden (incl. toebehoren) en de aard van de boodschappen die hierop kunnen worden weergegeven;

• De zorgvuldigheid van (de kandidaat bij) de plaatsing en indienststelling van de

LEDborden en de “afwerking” van het openbaar domein.

• (…).

Aan een voorstel dat “voldoende” scoort, worden 5 punten toegekend.

Aan een voorstel dat “onvoldoende” goed scoort, worden minder dan 5 punten toegekend. De score wordt vervolgens omgerekend naar het gewicht van dit criterium.

Artikel 10. Indienen en ondertekening van het voorstel

§1. Het voorstel dient op elektronische wijze te worden ingediend, via de e-Tendering website xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx (het elektronisch platform).

Meer informatie dienaangaande kan worden bekomen op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-procurement helpdesk op het nummer x00 (0)0 000 00 00.

LET OP !

We raden elke Kandidaat ten stelligste aan de indieningsprocedure via e-Tendering op voorhand te testen. Daartoe ontwikkelde e-Tendering een demo-omgeving: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.

We adviseren om tijdig na te gaan of u beschikt over te vereiste certificaten / eToken om het voorstel via e-Tendering te ondertekenen. Meer informatie hieromtrent, kan u vinden op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-procurement helpdesk op het nummer

x00 (0)0 000 00 00.

§2. Het voorstel dient te zijn ingediend uiterlijk op 29 oktober voor 10u00.

Laattijdige voorstellen zijn nietig en worden niet aanvaard.

§3. Het voorstel dient, op het ogenblik van het opladen op het elektronisch platform, op een globale manier ondertekend te worden op het indieningsrapport. Het is m.a.w. niet vereist om alle documenten, deel uitmakend van het voorstel, afzonderlijk / individueel te ondertekenen. Alleen het indieningsrapport dat betrekking heeft op het voorstel dient aldus ondertekend te zijn.

Het voorstel dat door een gemachtigde wordt ingediend, vermeldt duidelijk de volmachtgevers voor wie wordt gehandeld. De authentieke of onderhandse akte waaruit de bevoegdheid van de gemachtigde blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht, wordt bij het voorstel gevoegd. Een verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin deze bevoegdheid is bekendgemaakt, kan eveneens volstaan.

Indien de Kandidaat een samenwerkingsverband is, wordt het voorstel ondertekend door alle leden van het samenwerkingsverband, die verplicht zullen zijn zich hoofdelijk en ondeelbaar te verbinden t.o.v. de Concessiegever en aan te wijzen wie van hen ermee zal zijn belast de vereniging of de vennootschap ten overstaan van de Concessie te vertegenwoordigen als centraal aanspreekpunt.

Bij het voorstel wordt een kopie gevoegd van de meest recente geldende statuten en de meest recente geldende benoemingsbesluiten, zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (of een gelijkwaardige Europese publicatie), waaruit de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de Kandidaat en van alle leden van het samenwerkingsverband blijkt.

§4. Wat betreft de eventueel navolgend in te dienen definitief voorstel (BAFO), worden de nodige richtlijnen m.b.t. de indiening ervan vermeld in de uitnodiging tot indiening ervan. Indien in deze uitnodiging geen bijzondere voorschriften ter zake zijn opgenomen, gelden bovenstaande bepalingen mutatis mutandis.

Artikel 11. Inhoud van het voorstel

§1. De Kandidaat maakt zijn voorstel op in het Nederlands.

§2. De Kandidaat gebruik het in bijlage toegevoegd Inschrijvingsformulier (Bijlage 1).

Het voorstel wordt opgebouwd volgens de volgende indeling (hierbij worden alle documenten opgelijst die het voorstel van de Kandidaat dient te bevatten):

A. Inschrijvingsformulier (Bijlage 1);

B. Bewijs van ondertekeningsbevoegdheid;

C. Alle documenten gevraagd in artikel 8 “Deelnemingsvoorwaarden”;

o Vereist(e) uittreksel(s) uit het strafregister;

o Bankverklaring (Bijlage 2)

o Vereiste referentie;

D. Alle documenten gevraagd in artikel 9 “Beoordelingscriteria”;

o Financieel plan;

o Voorstel locaties LED-borden

o Nota kwaliteit LED-borden en plaatsing;

o Technische fiches.

§3. De aandacht van de Kandidaten wordt gevestigd op het feit dat de volledigheid van het voorstel (dit wil zeggen de aanwezigheid van alle door de Concessieleidraad uitdrukkelijk gevraagde elementen en documenten) van groot belang is voor de beoordeling van de voorstellen.

De Kandidaat dient in het voorstel voldoende toelichting te verschaffen bij elk van de beoordelingscriteria.

Niet-bijvoeging van de vereiste documentatie / informatie kan leiden tot het weren van het voorstel.

De Concessiegever behoudt zich evenwel het recht voor om eventuele ontbrekende documenten of informatie alsnog op te vragen. Hij is daartoe echter niet verplicht en de Kandidaten kunnen aan deze bepaling, die slechts een mogelijkheid (en dus geen verplichting) inhoudt voor de Concessiegever, geen rechten ontlenen.

Artikel 12. Verloop van de procedure

§1. De Concessiegever zal in eerste instantie onderzoeken of de Kandidaten voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden.

§2. Vervolgens zal zij controleren of de voorstellen voldoen aan de gestelde minimale voorwaarden en hen beoordelen en vergelijken in het licht van de beoordelingscriteria. Daarbij zal een eerste rangschikking worden opgemaakt.

Indien een voorstel niet zou beantwoorden aan een of meerdere van de minimale voorwaarden, kan de Concessiegever de betreffende Kandidaat, desgewenst, verzoeken om zijn voorstel aan te passen zodat dit wel aan de betreffende voorwaarde(n) beantwoordt. De Concessiegever is daartoe evenwel niet verplicht en de Kandidaten kunnen aan deze mogelijkheid voor de Concessiegever dus geen enkel recht ontlenen.

§3. Op grond van deze rangschikking beslist de Concessiegever op discretionaire wijze of het al dan niet aangewezen is om:

• Onmiddellijk over te gaan tot toewijzing van de Concessie op basis van de het eerste voorstel (dus zonder onderhandeling);

• Een presentatie / toelichting van de voorstellen te organiseren;

• Enkel te onderhandelen met de best gerangschikte Kandidaat, waarbij een of meerdere andere

Kandidaten in de “wachtkamer” kunnen worden geplaatst;

• Gelijktijdig/achtereenvolgens te onderhandelen met meerdere Kandidaten;

• …

De Concessiegever is niet verplicht om deze keuze te motiveren. Hij kan er eveneens voor opteren om uitsluitend met de eerstgerangschikte Kandidaat in onderhandeling te treden louter met het oog op een mogelijke inkorting van de duurtijd van de plaatsingsprocedure. Aan de Kandidaten wordt derhalve aangeraden om er bij het opstellen van het voorstel niet van uit te gaan dat er nog zal worden onderhandeld en meteen “het beste voorstel” op tafel te leggen.

Wanneer de Concessiegever beslist geen onderhandelingen te voeren, geldt het eerste voorstel immers als het definitieve voorstel.

Ingeval er wel onderhandeld wordt met een of meerdere Kandidaten, kunnen zij worden verzocht een verbeterd voorstel (BAFO) in te dienen.

§4. De Concessiegever zal een gemotiveerde toewijzingsbeslissing opstellen, dewelke aan alle Kandidaten zal worden bezorgd per e-mail en per aangetekend schrijven.

Er zal vrijwillig toepassing worden gemaakt van een wachttermijn van vijftien (15) kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van de (laatste) verzending, binnen dewelke de Kandidaten de toewijzingsbeslissing in rechte kunnen bestrijden.

Na deze wachttermijn zullen de Concessiegever en de Concessiehouder een Concessieovereenkomst, opgesteld op basis van onderhavig Concessiedocument (en de bijhorende Bijlagen) en het goedgekeurde voorstel van de Concessiehouder, ondertekenen / sluiten.

Artikel 14. Niet-toewijzing van de Concessie

De Concessiegever is niet verplicht om de Concessie toe te wijzen. Zij behoudt zich het recht voor om de procedure stop te zetten en de markt opnieuw te raadplegen, desnoods op een andere wijze.

De Kandidaten hebben in zulk geval geen recht op enige (schade-)vergoeding van welke aard dan ook.

BEPALINGEN M.B.T. DE UITVOERING VAN DE CONCESSIE

Artikel 15. Leidend ambtenaar

De leiding over en het toezicht op de uitvoering van de Concessie zal gebeuren door de leidend ambtenaar:

Naam: Xxxxx Xxxxxxxxxx

Adres: Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx

Telefoon: 03 410 02 79

E-mail: xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx

De leidend ambtenaar fungeert als het eerste aanspreekpunt van de Concessiehouder ten aanzien van de Concessiegever.

De leidend ambtenaar heeft de hierna volgende limitatieve bevoegdheden:

- de controle op de goede uitvoering van de Concessie; dit houdt in:

o de technische en administratieve opvolging van de prestaties van de Concessiehouder;

o nagaan of de Concessie wordt uitgevoerd conform de toepasselijke wet- en regelgeving en de bepalingen van de Concessieovereenkomst;

o rapportage aan de Concessiegever;

o instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer de Concessiedocumenten onvolledig of onduidelijk zouden zijn;

o het opstellen en, na goedkeuring door het bevoegde orgaan, ondertekenen van processenverbaal van vaststelling / ingebrekestelling;

o het bijwonen van de rondgang met het oog op de voorlopige oplevering en het opstellen en, na goedkeuring door het bevoegde orgaan, ondertekenen van processen-verbaal van (weigering van) voorlopige oplevering (met opmerkingen);

o het voeren van de nodige briefwisseling m.b.t. de correcte uitvoering van de Concessie.

- het opvragen en controleren van de verzekeringsattesten / betaling van de premies m.b.t. de door de Concessiehouder gesloten verzekeringsovereenkomsten zoals voorzien in het Concessiedocument;

- het nazicht van de briefwisseling van de Concessiehouder;

- het nazicht van de door de Concessiehouder verrichtte betalingen en het adviseren van de Concessiegever dienaangaande;

- alle overige bevoegdheden die in het onderhavige Concessiedocument of in de Concessieovereenkomst aan de leidend ambtenaar worden toevertrouwd.

De leidend ambtenaar kan met alle geëigende middelen overal toezicht laten houden of controle laten uitvoeren op de voorbereiding of de uitvoering van de prestaties van de Concessiehouder.

De Concessiehouder is verplicht om alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten aan (de gemachtigden van) de leidend ambtenaar te verstrekken voor het vervullen van zijn / hun taak.

De Concessiehouder kan zich op het door de leidende ambtenaar uitgevoerde toezicht of controle niet beroepen om van zijn aansprakelijkheid te worden ontheven, bijvoorbeeld wanneer de prestaties ingevolge één of ander gebrek naderhand zouden worden geweigerd door de Concessiegever.

Artikel 16. Onderaannemers

De Concessiehouder blijft aansprakelijk ten opzichte van de Concessiegever wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan onderaannemers toevertrouwt. De Concessiegever is door geen enkele contractuele band verbonden met die onderaannemers.

Deze onderaannemers mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 50 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, tenzij in het geval waarbij de betreffende aannemer, leverancier of dienstverlener, overeenkomstig artikel 53 van deze wet, ten aanzien van de Concessiegever aantoont toereikende maatregelen te hebben genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen.

Artikel 17. Verzekering - aansprakelijkheid

§1. De Concessiehouder is verantwoordelijk, zowel tegenover de Concessiegever, als tegenover derden, voor alle schade of ongevallen die zouden kunnen voorvallen tijdens of naar aanleiding van (de uitvoering van) de Concessieovereenkomst.

Met het oog op de burgerlijke aansprakelijkheid en het dekken van alle mogelijke schade aan derden dient door de Concessiehouder een globale verzekeringspolis te onderschrijven, van dewelke een afschrift dient overgemaakt te worden aan de Concessiegever binnen de dertig (30) kalenderdagen na de sluiting van de Concessieovereenkomst.

Op eenvoudig verzoek van de Concessiegever levert de Concessiehouder het bewijs van betaling van de desbetreffende premies.

§2. De Concessiehouder vrijwaart de Concessiegever volledig voor alle mogelijke schadeaanspraken van derden, zowel in hoofdsom, intresten als kosten, uit hoofde van geleden ongevallen of schadegevallen die rechtstreeks of onrechtstreeks en aan om het even wie of wat berokkend zouden worden als gevolg van de uitvoering van de Concessieovereenkomst.

Artikel 18. Voorlopige oplevering van de geplaatste LED-borden

Na plaatsing en indienststelling van de LED-borden, verzoekt de Concessiehouder de Concessiegever om over te gaan tot de voorlopige oplevering.

In navolging van deze aanvraag zal binnen de vijftien (15) kalenderdagen een tegensprekelijke technische rondgang plaatsvinden. De beslissing tot (weigering van de) voorlopige oplevering (met opmerkingen / restpunten) zal ter kennis worden gebracht van de Concessiehouder, per aangetekend schrijven, binnen de vijftien (15) kalenderdagen na de tegensprekelijke technische rondgang.

Ingeval er sprake is van een voorlopige oplevering met opmerkingen / restpunten, dan dienen de opmerkingen / restpunten door de Concessiehouder te zijn opgelost / hersteld uiterlijk binnen de termijn zoals vermeld in het proces-verbaal van voorlopige oplevering.

Artikel 19. Niet-exclusiviteit

De Concessiegever verbindt er zich toe om geen soortgelijk concept van LED-borden van derden ofwel via een concessieovereenkomst, ofwel via een huurovereenkomst ofwel via welke overeenkomst dan ook te plaatsen of te laten plaatsen op eigendommen binnen de gemeentegrenzen voor de duur van deze overeenkomst en voor de duur van de stilzwijgende verlengingen ervan. Onder ‘soortgelijk concept’ dient te worden verstaan het door het Bestuur (laten) exploiteren van publieke en private uitbating met publiciteit van LED-borden. Valt niet onder ‘soortgelijk concept’: het plaatsen van LED-borden voor andere doeleinden.

De Concessiehouder kan zich niet verzetten tegen andere vormen van publieke of private (commerciële) boodschappen (publiciteit) binnen de gemeente Nijlen (bv. via aanplakbrieven, op ander straatmeubilair, e.d.m.).

Artikel 20. Verwijdering / verplaatsing van LED-borden

Indien de verwijdering / verplaatsing van een of meerdere LED-borden om veiligheidsredenen, openbare werken, of gelijk welke reden noodzakelijk is, zal de Concessiehouder moeten overgaan tot het wegnemen en desgevallend herplaatsen hiervan.

De Concessiegever zal de Concessiehouder daartoe minstens één (1) maand op voorhand verzoeken. De kosten van de verwijdering / verplaatsing worden door de Concessiehouder gedragen.

De Concessiegever en Concessiehouder zullen in overleg treden om na te gaan of het te verwijderen LED-bord op een andere locatie kan worden herplaatst.

Artikel 21. Voortijdige beëindiging / verbreking van de Concessieovereenkomst

§1. De Concessiegever heeft steeds het recht eenzijdig, buitengerechtelijk en zonder dat enige opzeg of schadeloosstelling vereist is, de Concessieovereenkomst te verbreken indien het openbaar belang dit zou eisen.

§2. De Concessieovereenkomst vervalt onmiddellijk, van rechtswege en zonder enige procedure of formaliteit:

- bij gedwongen ontbinding of overlijden van de Concessiehouder,

- bij faillissement van de Concessiehouder,

- bij aanvraag van de Concessiehouder tot gerechtelijke reorganisatie,

- bij bedrog of poging tot bedrog door de Concessiehouder; of

- wanneer uit objectieve elementen blijkt dat de belangen van de Concessiegever geschaad (kunnen) worden door toedoen van de Concessiehouder.

§3. Indien de Concessiehouder in gebreke is om de voorwaarden van de Concessieovereenkomst na te leven, kan de Concessiegever de Concessieovereenkomst eenzijdig en buitengerechtelijk verbreken, na voorafgaande ingebrekestelling van de Concessiehouder bij aangetekend schrijven, waarbij aan de Concessiehouder een laatste, redelijke termijn wordt gelaten om, tot volledige genoegdoening van de Concessiegever, de vastgestelde wanprestatie geheel en al te beëindigen, te herstellen of ongedaan te maken, en de desgevallend betrokkende schade integraal te vergoeden.

Worden inzonderheid beschouwd als redenen tot verbreking van de overeenkomst :

• niet of onbehoorlijk onderhoud van de geplaatste LED-borden (incl. toebehoren);

• nalatigheid m.b.t. de publieke uitbating van de LED-borden;

• weigering gevolg te geven aan rechtmatige bevelen van de Concessiegever;

• niet (tijdig) sluiten van de vereiste verzekeringen;

• …

Deze opsomming is niet limitatief van aard. Ook in geval van andere ernstige wanprestaties in hoofde van de Concessiehouder, of ingeval van herhaaldelijk voorkomende minder ernstige wanprestaties, kan de Concessiegever de Concessieovereenkomst voortijdig verbreken met toepassing van deze bepaling.

De Concessiegever is in zulk geen (schade-)vergoeding, van welke aard dan ook, verschuldigd aan de Concessiehouder.

Artikel 23. Vervanging van de Concessiehouder

De Concessiegever behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om zonder nieuwe plaatsingsprocedure over te gaan tot (al of niet gedeeltelijke) vervanging van de gegunde Concessiehouder, wanneer:

• Het gaat om een rechtsopvolging onder algemene of gedeeltelijke titel in de positie van de aanvankelijke Concessiehouder, ten gevolge van een herstructurering van de onderneming, door een andere ondernemer, voor zover:

o De opvolger voldoet aan de oorspronkelijk vastgestelde deelnemingsvoorwaarden;

o Deze vervanging geen andere wezenlijke wijzigingen in de Concessie meebrengt;

o Deze vervanging niet bedoeld is om de eerlijke mededinging te omzeilen;

o De Concessiegever uitdrukkelijk en voorafgaandelijk instemt met de vervanging.

• De gegunde concessiehouder (ernstig) in gebreke blijft zoals bedoeld artikel 22 §2 van onderhavige Concessieleidraad. In dit geval kan de Concessie bijvoorbeeld overgedragen worden aan de Kandidaat die als tweede stond gerangschikt in het kader van de georganiseerde plaatsingsprocedure. Opdat deze vervanging mogelijk zou zijn, dient aan de volgende voorwaarden voldaan te zijn:

o De gegunde Concessiehouder werd formeel in gebreke gesteld;

o De gegunde Concessiehouder heeft de vastgestelde wanprestatie niet geheel en al, tot volledige genoegdoening van de Concessiegever, beëindigd, hersteld of ongedaan gemaakt, en / of heeft de desgevallend betrokkende schade niet integraal vergoed binnen de termijn bepaald in de ingebrekestelling;

o Ingeval de overdracht aan de tweede gerangschikte Kandidaat wordt overwogen: De tweede gerangschikte Kandidaat is bereid de concessie verder te zetten / over te nemen tegen de (geïndexeerde) voorwaarden van het door hem ingediende voorstel.

Bijlagen

BIJLAGE 1: Inschrijvingsformulier BIJLAGE 2: Model bankverklaring ‌

BIJLAGE 3: Minimale (technische) voorwaarden

Document Metadata

Table of Contents

CONCESSIELEIDRAAD

Document Metadata