ORGANISATIEOVEREENKOMST ALGEMEEN – 2022/2023
Datum Discipline Plaats
ORGANISATIEOVEREENKOMST ALGEMEEN – 2022/2023
KONINKLIJKE NEDERLANDSE GYMNASTIEK UNIE
1. ALGEMEEN
De Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie (KNGU) is verantwoordelijk voor de organisatie van wedstrijden op alle niveaus en disciplines. Deze verantwoordelijkheid voor de organisatie wordt door het Bondsbestuur gedelegeerd aan de Landelijke- en district Technische Commissies (LTC/DTC) van de desbetreffende disciplines.
De KNGU wil gestalte geven aan deze verantwoordelijkheid en deze organisatie- overeenkomst is één van de uitingen van deze verantwoordelijkheid.
Doel van dit document is het structureren van de onder de verantwoordelijkheid van de KNGU vallende wedstrijden, die door LTC/DTC/RTC of rayons georganiseerd worden, al dan niet in samenwerking met de genoemde districten, regio’s, rayons en/of clubs.
Uitgangspunt is dat geen enkele wedstrijd vallende onder de verantwoordelijkheid van de KNGU georganiseerd kan worden zonder gebruik van deze organisatie-overeenkomst.
In dit document wordt gesproken over “organisator”. Dit duidt alleen de partij aan die
de daadwerkelijke organisatie ten uitvoer brengt.
De KNGU blijft te allen tijde de eindverantwoordelijke instantie.
Onderhavige overeenkomst bevat bepalingen met betrekking tot de volgende punten:
- organisatieovereenkomst;
- financiën;
- sponsoring en reclame;
- pers en publiciteit;
- organisatieverloop.
De LTC/DTC/Regio’s/Rayons (die gebruikmaken van deze overeenkomst), dragen zorg voor een handleiding/draaiboek.
2. ORGANISATIEOVEREENKOMST
De ondergetekenden:
• De Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie, gevestigd te Beekbergen aan de Lage Bergweg 10, hierna te noemen de KNGU, vertegenwoordigd door:
Naam : Functie :
• De organiserende instantie: te
(relatienummer : ): hierna te noemen “de organisator”
overeenkomstig de statuten vertegenwoordigd door:
Naam | : |
Functie | : |
Contactpersoon | : |
Contactadres | : |
Telefoonnummer | : |
E-mailadres | : |
IBAN nummer | : |
Ten name van | : te: |
Zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1: De KNGU en de organisator komen overeen voor de organisatie van onderstaande wedstrijd
Genaamd | : |
Discipline | : |
Kostendrager | : |
Op (datum) | : |
Sporthal | : |
Te | : |
Organisatie op basis van organisatieovereenkomst:
Organisatie situatie | Organisatie vergoeding | Entree- | Aankruisen wat van toepassing is | |||||
voor de club | gelden | |||||||
A | Organisatie in lokale accommodatie zonder ondersteuning van de KNGU | Ja, voor de club | ||||||
B | Organisatie in lokale accommodatie met ondersteuning van de KNGU | Ja, voor de club | ||||||
C | Organisatie in een regulier gebruikte accommodatie, waar DTC/RTC standaard prijsafspraken heeft gemaakt | Ja, voor de KNGU | ||||||
D | Organisatie door DTC/RTC met ondersteuning van 1,2 of 3 clubs | Ja, voor de KNGU | ||||||
• Kijk voor de hoogte vaan uw organisatievergoeding op xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xx- kostendragers
Artikel 2.
De KNGU is de eindverantwoordelijke instantie die, door middel van het delegeren van een of meerdere in dit document omschreven verantwoordelijkheden, de totstandkoming van de wedstrijd realiseert.
Alle rechten voortkomende uit de in deze overeenkomst genoemde wedstrijd blijven aan de KNGU. De organisator en de KNGU zijn gehouden aan de bepalingen van deze overeenkomst. De richtlijnen maken onderdeel uit van deze overeenkomst.
Artikel 3.
De KNGU kan zich voor de voortgang en eventueel noodzakelijke controle van de organisatie laten vertegenwoordigen door een gedelegeerde, anders dan diegene die deze overeenkomst tekent. Deze overeenkomst ter afhandeling volledig ingevuld en ondertekend retour sturen naar xxxxxxxxxx@xxxx.xx en in CC naar xxxxxxxxxxx@xxxx.xx en betreffende DTC/RTC.
Aldus overeengekomen op:
3. FINANCIËN
Artikel 4.
De organisator organiseert de wedstrijd in eigen beheer, hetgeen betekent dat eventuele opbrengsten ten gunste van de organisator vallen. Indien er sprake is van een tekort vragen wij u dit bedrag te overleggen en op basis van de afrekening zal er bepaald worden of er een extra bijdrage uitgekeerd wordt.
De KNGU zal een eenmalige bijdrage verstrekken, na ontvangst van deze overeenkomst. Op verzoek kan door de KNGU om een financiële verantwoording worden gevraagd.
Declaratie van kosten kan tot uiterlijk 3 maanden na afloop van het evenement. Het bedrag
in deze overeenkomst plus de entreegelden moeten minimaal dekkend zijn voor de kosten van de zaalhuur, verzorging van de juryleden/vrijwilligers en E.H.B.O.
Artikel 5.
Tenzij anders is overeengekomen, is het gebruik van door de KNGU voorgeschreven en/of geregelde toestellen (dames turnen, heren turnen, trampolinespringen, groepsspringen)en/of wedstrijdvloer (ritmische gymnastiek, acrobatische gymnastiek) verplicht.
4. SPONSORING EN RECLAME
Indien de situatie zich voordoet dat de KNGU nieuwe contracten met één of meerdere bondsponsoren aangaat, kan artikel 6 herroepen worden. Hierbij wordt dan een overgangsperiode van 3 maanden aangehouden.
Artikel 6.
De KNGU behoudt voor de publiciteit ten voordele van bondssponsors en zichzelf de exclusieve rechten ten aanzien van:
6.1 de naamverbinding aan de wedstrijd;
6.2 het plaatsen van reclameborden in de wedstrijdruimte;
6.3 naamsvermelding van de bondssponsor(en) op alle uitingen betrekking hebbende op de in deze overeenkomst genoemde wedstrijd, zoals programmaboekjes, entreebewijzen, aankondigingsposter en wedstrijdnummers;
6.4 het plaatsen van advertenties aan de buitenzijde van de programmaboekjes, plus twee
willekeurige binnenpagina’s;
6.5 naamsvermelding op toestellen, wedstrijdvloer(en) en demontabele uitslagenborden;
6.6 online promotie via website en social media.
Artikel 7.
Sponsoring door bedrijven uit tabaks-, alcohol en seksbranche is verboden.
Artikel 8.
8.1 Bij wedstrijden en/of evenementen, georganiseerd door of namens de KNGU, dient ruimte beschikbaar gesteld te worden voor stands van bondssponsors en de KNGU indien daartoe vooraf door de KNGU aanwijzing is gegeven. Deze ruimte dient om niet ter beschikking te worden gesteld. Stands en/of andere verkoop- of promotiematerialen uit dezelfde bedrijfstakken of branches als de desbetreffende bondssponsors is niet toegestaan. Ook niet indien de bondssponsor besluit geen gebruik te maken van deze rechten
8.2 Sponsoring ten gunste van de organisator uit dezelfde bedrijfstak(ken) c.q. branches als de bondssponsors is, zonder toestemming van de KNGU, niet toegestaan.
8.3 De organisator verplicht zich te allen tijde tot het tijdig aanmelden van eigen sponsor(s) aan de KNGU, minimaal 4 weken voor het evenement.
Artikel 9.
Voor afmetingen van reclame-uitingen in welke vorm dan ook, dienen de voorschriften van het Ministerie van VWS en de KNGU in acht te worden genomen. Zie hiervoor hoofdstuk 6 van het Huishoudelijk Reglement van de KNGU.
Artikel 10.
GK Turnpakjes heeft sinds 1-1-2012 het eerste recht om een gratis stand te plaatsen op alle wedstrijden en activiteiten op alle niveaus op landelijk, district, regionaal als op rayon.
Als GK geen gebruikmaakt van het eerste recht op KNGU wedstrijden en- activiteiten, geeft GK de KNGU het recht om aan concurrenten van GK een stand te verhuren op die betreffende wedstrijden en activiteiten. Hiervoor zijn staffelprijzen met GK vastgesteld.
Andere aanbieders/leveranciers kunnen zich per mail melden bij xxxxxxxxxxx@xxxx.xx. De organisator moet er vanuit gaan dat GK aanwezig is, maar GK behoudt te allen tijde het recht om zonder opgaaf van reden niet te komen.
5. PERS EN PUBLICITEIT Artikel 11.
De KNGU behoudt m.b.t. de publiciteit ten voordele van bondssponsors en zichzelf de exclusieve rechten ten aanzien van:
11.1 aankondiging, verslaglegging en uitslagvermelding in landelijke/regionale pers en media en op de KNGU-websites;
11.2 de KNGU heeft het eerste recht op het publiceren van aankondiging, verslaglegging en uitslagenvermelding;
11.3 het door de organisator verzorgen van aankondiging, verslaglegging en uitslagvermelding in regionale, lokale pers en eigen perscontacten is mogelijk na overleg en afstemming met de KNGU;
11.4 aanmelding van landelijke pers bij de KNGU via xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx;
11.5 organisatie zorgt voor pers/media ruimte met faciliteiten voor pers (tafel, stroom en Wi- Fi) indien pers aanwezig is bij de wedstrijd
11.6 Fotografen kunnen toestemming vragen om te mogen fotograferen, via xxxxxxxxxxxx@xxxx.xx en met gebruikmaking van het accreditatieformulier onder de link xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx/xxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx?xxxxxxXxxx
6. ORGANISATIE-VERLOOP
Artikel 12.
De organisator is verplicht om de overeengekomen wedstrijd volgens het uitgereikte draaiboek of de gegeven bepalingen/instructies, eventueel aangevuld door bepalingen van de LTC van de in artikel 1 genoemde discipline, te laten verlopen.
Artikel 13.
De organisator dient rekening te houden met het verplicht verstrekken van vrijkaarten als gevolg van door de KNGU gesloten overeenkomsten met topsporters en sponsoren:
13.1 aan topsporters welke deelnemen aan de betreffende wedstrijd tot een maximum van 3 kaarten per sporter en alleen op basis van een schriftelijke bevestiging;
13.2 aan sponsoren en relaties van de KNGU op basis van een opgave van de KNGU.
RICHTLIJNEN
T.A.V. KNGU WEDSTRIJDEN
Juryleden
Verzorging:
Gedurende de hele wedstrijd is er mogelijkheid om iets te drinken. Lunch en warme maaltijden worden in een aparte ruimte aangeboden.
Lunch:
De verzorging moet bestaan uit minimaal 2 belegde broodjes, soep of iets hartigs, verschillende dranken. Richtlijn voor het bedrag van de lunch is maximaal
€15,-.
Diner:
Bij een langere wedstrijddag wordt een warme maaltijd aangeboden, rekening houdend met speciale (dieet) wensen. Richtlijn voor het bedrag van het diner is maximaal €22,50.
Bovenstaande bedragen zijn inbegrepen in de genoemde KNGU bijdrage in de bijbehorende organisatieovereenkomst.
Declaraties:
Het declaratieformulier kun je vinden op: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx/xxxxxxxxxxx
Declaratieformulier 3, Vereniging, versie 11-2-2022 inclusief Invulinstructie.
De organisator stuurt de (verzamelstaat van de) declaraties op naar xxxxxxxxxx@xxxx.xx
Medische verantwoording
De organisatie draagt zorg dat gedurende het evenement EHBO aanwezig is voor de deelnemende sporters. Het is niet toegestaan dat de BHV-er van de sporthal de functie EHBO invult.
Er dient een aparte ruimte gereserveerd te worden voor de E.H.B.O. Deze ruimte moet goed herkenbaar en vindbaar zijn. De E.H.B.O moet beschikbaar zijn gedurende de gehele wedstrijd.
Prijzen (beker en medailles)
Bij de disciplines Turnen Dames en Heren worden medailles/bekers door de LTC of DTC’s
besteld. Voor de andere disciplines loopt de aanvraag altijd via de LTC / DTC.
Entreeprijs
De entreeprijs op district niveau is vastgesteld tussen minimaal €3,- en maximaal €6,- voor alle wedstrijden. De hoogte van het bedrag wordt vastgesteld door de betreffende commissie.
Logo’s, sjablonen, posters, etc.
Onder de link xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxx kunt u voorbeelden vinden, die u kunt gebruiken bij de promotie van uw activiteit.
Verzekering
Een ongeluk zit in een klein hoekje. En we willen dat iedere vrijwilliger goed verzekerd is! We gaan er hierbij vanuit dat iedere vrijwilliger privé zelf al een aantal verzekeringen heeft afgesloten. Dit betreft een wettelijk voorgeschreven WA- verzekering voertuigen (voor de financiële gevolgen van ongevallen met een auto, motor of brommer) een ziektekostenverzekering en in veel gevallen ook een persoonlijke WA verzekering voor in het dagelijks leven.
De KNGU heeft aanvullend een verzekering afgesloten met een secundaire dekking. Dit betreft een aansprakelijkheidsverzekering en een ongevallenverzekering. De eigen vereniging kan aanvullend een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering sluiten.
Meer informatie over de verzekeringen en alle polisvoorwaarden vind je hier xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx Mocht je vragen hebben over deze verzekeringen of over de combinatie met je eigen dekking kijk dan naar de link: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/Xxxxxxxxxx/Xxxxxxx/Xxxxxxxxxxx- ongevallenverzekering-KNGU.pdf
September 2022