ALGEMENE VOORWAARDEN DOCIT CONSULT BV
ALGEMENE VOORWAARDEN DOCIT CONSULT BV
Cliënt verklaart kennis te hebben genomen van de hiernavolgende algemene voorwaarden
Artikel 1. Algemene toepassing
1. De inhoud van deze overeenkomst is, met uitsluiting van algemene voorwaarden van cliënten van toepassing op alle aanbiedingen, bevestigingen en overeenkomsten met betrekking tot de onderhouds- en reparatiewerkzaamheden aan de onderhavige apparatuur en de in het kader van deze overeenkomst te leveren materialen.
2. Afwijkende voorwaarden maken alleen deel uit van deze overeenkomst voor zover die voorwaarden of bedingen door DocIT Consult BV uitdrukkelijk en schriftelijk zijn aanvaard.
3. Deze overeenkomst wordt eerst van kracht na goedkeuring door de directie van DocIT Consult BV. Indien de offerte ondertekend wordt in naam en voor rekening van een vennootschap is niet enkel deze vennootschap gehouden tot naleving en uitvoering van de overeenkomst, maar ook, te persoonlijke titel, hoofdelijk en ondeelbaar, de bestuurder, zaakvoerder of gevolmachtigde die namens de vennootschap deze overeenkomst heeft getekend. De ondertekenaar verbindt zich dus ook persoonlijk, hoofdelijk en ondeelbaar met de vennootschap waarvoor hij optreedt, tot naleving van alle bepalingen voorzien in de overeenkomst en algemene voorwaarden van deze overeenkomst.
Artikel 2. Overeenkomst
1. De onderhoudsovereenkomst komt tot stand door ondertekening door DocIT Consult BV en cliënt.
2. De inhoud van deze overeenkomst strekt niet verder dan datgene wat in de overeenkomst wordt genoemd of is omschreven.
3. Onderhavige overeenkomst, hoewel met individuele voorwaarden, loopt parallel met dezelfde duurtijd als de in artikel 1 op voorpagina opgenomen “apparatuur” in de huurovereenkomst voor deze apparatuur.
Artikel 3. Onderhoud, Reparaties en Levering
1. Alleen DocIT Consult BV, dan wel een door haar aan te wijzen derde, zal het onderhoud van de apparatuur, met uitzondering van de elektrische aansluitingen, verzorgen, tot volledige of einde duurtijd onderhoudscontract. Het onderhoud omvat het in bedrijfsklare toestand houden van de apparatuur, het repareren en het in dat kader leveren van vervangende onderdelen.
2. Cliënt stelt DocIT Consult BV, dan wel de door DocIT Consult BV aangewezen derde, terstond op de hoogte van storingen en schade(s) aan de apparatuur. DocIT Consult BV streeft ernaar onderhoudswerkzaamheden aan de apparatuur aan te vangen binnen gemiddeld 8 kantooruren.
3. De reparatiewerkzaamheden zijn voor rekening van DocIT Consult BV, tenzij de noodzakelijke vervanging en/of reparatie het gevolg is van :
- ondeskundig of verkeerd gebruik van de apparatuur door cliënt, dan wel derden:
- nalatigheid of onachtzaamheid of opzet van cliënt en/of derden:
- verplaatsing, verhuizing en/of herinstallatie:
- gebruik van niet door DocIT Consult BV goedgekeurde papiersoorten en/of niet van Konica Minolta/Develop/Sharp betrokken kopieermaterialen :
- reparatie, onderhoud, verandering en afstelling verricht door cliënt of derden :
- ongelukken, inbraak, calamiteiten en dergelijke:
- door verkeerd gebruik ondeugdelijk geworden onderdelen:
- het niet terstond melden van schade en storingen:
- enig handelen of nalaten van cliënt, werknemers of derden in strijd met deze overeenkomst.
De kosten van onderhoud, vervanging en/of reparatie in de bovengenoemde gevallen zullen aan cliënt afzonderlijk in rekening worden gebracht, tegen de alsdan geldende materiaalprijzen, voorrijdtarief en arbeidsloon. Indien cliënt de apparatuur repareert of laat repareren, verandert of afstelt, zal DocIT Consult BV ontslagen zijn van haar verplichtingen uit deze onderhoudsovereenkomst. Hetzelfde geldt indien cliënt gebruik maakt van andere dan door Konica Minolta goedgekeurde verbruiksmaterialen. De
onderhoudsvergoeding blijft in de hiervoor genoemde gevallen verschuldigd.
4. Cliënt zal de Apparatuur slechts verplaatsen na schriftelijke toestemming van DocIT Consult BV. DocIT Consult BV zal deze toestemming verlenen indien haar onderhoudsverplichtingen ten gevolge van verplaatsing niet worden verzwaard, dan wel cliënt zich bereid verklaart de aan de verplaatsing verbonden extra onderhouds- en reparatiekosten voor zijn rekening te nemen.
5. Niet gebruikte of vervangen materialen blijven eigendom van DocIT Consult BV.
6. De DocIT Consult BV PrintFleet Printer Data Collector Agent (DCA) is een softwareapplicatie die wordt geïnstalleerd en geregistreerd op een niet-dedicated netwerkserver, en dit op een locatie waar een MFP apparaat printinformatie dient te verzamelen. Deze DCA is enkel geschikt voor het verzamelen van gegevens door de MFP’s die zijn aangesloten op het netwerk. DC PrintFleet oplossing verzamelt geen bedrijfsgegevens of verstrekt geen informatie met betrekking tot de inhoud van afdruktaken, en heeft op geen enkele manier toegang tot persoonlijke of bedrijf financiële informatie. Door de ondertekening van deze overeenkomst, wanneer u DC PrintFleet op uw netwerk installeert, garandeert u de vereiste machtigingen te geven voor: een a) DC PrintFleet Software te installeren b) printgegevens te verzamelen van MFP’s aangesloten op het netwerk. De klant erkent en stemt ermee in dat beëindiging of opschorting van de software, producten of diensten die onder deze overeenkomst vallen,om welke reden dan ook, dit niet de verantwoordelijkheid elimineert om de eventueel verschuldigde bedragen aan DocIT Consult BV te betalen. Klanten die zich weerhouden om van DC Printfleet gebruik te maken, zal een maandelijkse bijdrage worden aangerekend van 25€ omwille van de extra administratieve kosten, voor de volledige looptijd, inclusief mogelijke verlenging, van onderhavige overeenkomst.
7. Bij leveringen en/of afhaling van toestel(len) waarbij DocIT Consult beroep moet doen op derden wordt een extra bedrag van 300€ aangerekend.
Artikel 4. Prijzen.
1. Alle prijzen vermeld in deze onderhoudsovereenkomst zijn exclusief B.T.W. die afzonderlijk zal worden vermeld op de facturen.
2. Alle prijzen en vergoedingen zijn gebaseerd op de ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst geldende kosten, belastingen en heffingen. Indien na totstandkoming van de overeenkomst één of meer kostenfactoren een verhoging ondergaan, is DocIT Consult BV gerechtigd de overeengekomen prijzen dienovereenkomstig te verhogen. Eventuele prijsverhogingen zullen door DocIT Consult BV
60 dagen voor de effectuering daarvan ter kennis van cliënt worden gebracht.
3. Indien DocIT Consult BV ingevolge het vorige lid de prijzen en vergoedingen verhoogt, heeft cliënt het recht deze overeenkomst met
inachtneming van een opzegtermijn van dertig dagen door middel van een aangetekend schrijven te beëindigen, tenzij de verhoging voortvloeit uit een verhoging gekoppeld aan een indexatie, dan wel invoering van belastingen en heffingen.
Artikel 5 - Verlies en schade
1. Voor zover niet in de overeenkomst gedekt (zie art. 6.1 en 6.2 van de algemene voorwaarden) zijn gedurende de overeenkomstduur alle risico’s van verlies, tenietgaan en/of beschadiging van het object voor rekening en risico van client. Hiertoe behoren eveneens alle gevolgen, nadeel of schade, veroorzaakt door ongeschiktheid van het object voor het doel waarvoor de Huurder het nu of te eniger tijd bestemt als gevolg van (onder andere, doch niet uitsluitend) brand, waterschade, molest of fouten in de programma’s/standaard instructies bij het object, niet afkomstig van DocIT Consult BV. Client zal DocIT Consult BV onmiddellijk schriftelijk in kennis stellen van verlies, tenietgaan of enige beschadiging of gebrek van het object. DocIT Consult BV zal in dat geval voor rekening van de Client zorg dragen voor herstel of gehele of gedeeltelijke vervanging van het object en wordt de overeenkomst naar believen van DocIT Consult BV tot aan de expiratiedatum voortgezet.
2. Alle schade en/of aansprakelijkheid, ook bij of jegens derden, die direct of indirect mocht voortvloeien uit het bezit of gebruik van het object, is voor risico van de Client en waartegen Client de DocIT Consult BV in de ruimste zin zal vrijwaren. Deze vrijwaring omvat, maar is niet beperkt tot, verlies, schade aansprakelijkheid, door DocIT Consult BV te maken gerechtelijke of buitengerechtelijke kosten en overige kosten, die DocIT Consult BV mocht hebben te dragen als gevolg van het bezit of gebruik door de Client of door derden, aan wie de Client het object ter beschikking mocht hebben gesteld.
3. In geval van geheel verlies van het object, waaronder begrepen een zodanige beschadiging dat het object naar het oordeel van een door verzekeraar van het object benoemde expert niet is te herstellen, is Client verplicht de plaatsing van een gelijkwaardig object door DocIT Consult BV en de vervangingswaarde van het object te aanvaarden.
4. Op het totale door Client aan DocIT Consult BV verschuldigde bedrag zullen in mindering worden gebracht de op het desbetreffende evenement betrekking hebbende verzekeringspenningen die ingevolge een verzekeringsovereenkomst, door de verzekeraar van het object rechtstreeks aan XxxXX Consult BV zijn uitbetaald. Indien deze meer bedragen dan het alsdan door Client verschuldigde bedrag, komt het surplus toe aan Client, op voorwaarde dat de verzekeringsovereenkomst krachtens welke de uitkering is gedaan door Client als verzekeringsnemer is gesloten en de verzekeringspremies door hem zijn voldaan.
Artikel 6 – Verzekering
1. Het object zal op kosten van Client gedurende de gehele duur van de overeenkomst tegen verlies wegens diefstal, verduistering, brand-, storm- en waterschade e.d. worden verzekerd, zodanig dat het object niet op kosten van DocIT Consult BV kan worden vervangen. Deze kosten uit hoofde van de genoemde dekking zullen additioneel aan de Client worden doorberekend. Gevolgschade is uitdrukkelijk niet gedekt en blijft voor rekening en risico van Client.
2. Client kan zich zelf naar behoren tegen alle risico’s verzekeren en hij zal de polisbewijzen hiervan uiterlijk 1 week na levering/ingangsdatum aan DocIT Consult BV overleggen, bij gebreke waarvan het object door DocIT Consult BV tegen de onder art. 6.1 genoemde condities in verzekering zal worden genomen. Client zal DocIT Consult BV tevens
vrijwaren van wettelijke aansprakelijkheid met betrekking tot het gebruik van het object, voortvloeiende uit de eigen bedrijfsvoering door Client. Client dient de kosten voor de betreffende polissen correct te voldoen en dient deze polissen in stand te houden zolang de overeenkomst duurt. Voor risico van de Client komt alle schade, welke het gevolg is van niet-uitkering. Eventuele rechten op schadevergoeding door een verzekeraar worden met uitdrukkelijke instemming van Client aan DocIT Consult BV gecedeerd. Zolang de Client tegenover DocIT Consult BV het bestaan van een toereikende en voortdurende dekking niet heeft aangetoond door hem een ten gunste van DocIT Consult BV uitgeschreven verzekeringscertificaat voor te leggen overeenkomstig art. 6 van de algemene voorwaarden, zal DocIT Consult BV het object op kosten van de Client opnemen in de algemene schadeverzekering van verhuurder. De premie per jaar bedraagt 2% van het totale bedrag per maand x de looptijd van de overeenkomst met een minimale jaarpremie van € 90,00.
3. Onverminderd de hierin toekomende rechten op basis van de in art. 7 en 8 van deze algemene voorwaarden bepaalde, is DocIT Consult BV, buiten haar opzet of grove schuld, nimmer verplicht vervangende objecten te leveren en is zij nimmer aansprakelijk voor de door Client te lijden schade of te maken kosten als gevolg van het onbruikbaar of defect zijn van het object.
Artikel 7. Duur van de overeenkomst.
Deze overeenkomst, als toevoeging op de huurovereenkomst van de apparatuur, wordt aangegaan voor de onder 2 vermelde minimum duur. Ieder der partijen heeft evenwel het recht om en dienen hun intentie om de Overeenkomst te beëindigen bij het verstrijken van de voorziene initiële huurtermijn bekend te maken, per aangetekende brief met Bewijs van Xxxxxxxxx en dit tenminste 3 maanden voorafgaand aan één jaar voor het einde van de initiële huurperiode. Zo niet wordt de huurperiode na deze termijn stilzwijgend verlengd voor de initiële huurperiode. De huur-en serviceovereenkomst zijn voor een bepaalde duur en derhalve niet éénzijdig vroegtijdig opzegbaar, behoudens akkoord van DocIT Consult BV. Bij éénzijdige opzegging door client zijn gebeurlijk de voorwaarden van artikel 12a en 12b van toepassing.
Cliënt bevestigd gedurende volledige looptijd van deze overeenkomst om te handelen ‘naar de geest van het contract’. Dit houdt meer bepaald in dat de apparatuur aangewend wordt voor de productie van het aantal kopieën en prints waarvoor cliënt initieel deze overeenkomst aanging. Als referentieperiode worden de eerste 2 jaren van de duurtijd van de overeenkomst aangeduid. Een afwijking in “min” op de referentie-aantallen van meer dan de helft impliceert dat DocIT Consult BV de onbetwistbare mogelijk heeft om de toepassing van artikel 12a en 12b te vorderen.
Artikel 8. Betaling.
1. De onderhoudsvergoeding dient per maand, per kwartaal dan wel per jaar bij vooruitbetaling te worden voldaan. Cliënt verplicht zich daartoe een opdracht aan zijn bankrelatie tot het doen van automatische betalingen te verlenen.
Deze opdracht zal niet zonder toestemming van DocIT Consult BV worden ingetrokken.
De facturatie van het maandelijks of trimestrieel afdruk- en kopievolume gebeurt per maandelijkse automatische overdracht via een geautomatiseerde e-mail tussen de MFP en de inbox van DocIT Consult BV, indien technisch mogelijk. Bij gebreke is de klant ontegensprekelijk gehouden voor élke 5e werkdag van de maand de tellerstanden van de MFP pro-actief te melden via e-mail aan DocIT Consult BV..Indien de klant hierin in gebreke blijft zal een forfaitaire berekening gemaakt worden. Voor aanvang voor berekening van het forfaitaire bedrag voor het eerste productiejaar worden de eerste 2 maanden als referentievolume aangewend. Behoudens reële
tussentijdse overschrijding, (verwijzend naar de informatie en de verplichting om de tellerstand voor de 5e werkdag van elke maand te communiceren), door de cliënt met meer dan 20% blijft deze forfait behouden voor een volledig productiejaar. Bij overschrijding wordt het forfaitair bedrag aangepast aan het reëel volume en het productiejaar hervat. Cliënt is verplicht aan DocIT Consult BV binnen 5 dagen na elk productiejaar een correcte opgave te doen van de tellerstanden via telefoon of e- mail. Vorenbedoelde tellerstanden worden geacht het aantal kopieën en afdrukken correct weer te geven, behoudens tegenbewijs door cliënt. Gebaseerd op het reële verbruik van het eerste productiejaar wordt het forfaitair bedrag aangepast voor het volgende productiejaar. Deze jaarlijkse herberekening is van toepassing voor de volledige duur tijd van de serviceovereenkomst. Op eindvervaldag wordt de door de apparatuur op die datum weergegeven volumes als definitieve eindafrekening beschouwd.
2. Cliënt zal te allen tijde onderhoudsvergoeding verschuldigd zijn tenzij de apparatuur meer dan twee weken achtereenvolgend niet functioneert en dit aantoonbaar aan DocIT Consult BV te wijten is.
3. Onverminderd het bepaalde in 6.1 zal cliënt alle facturen van DocIT Consult BV binnen de acht dagen zonder beroep op korting of compensatie voldoen.
4. Indien DocIT Consult BV de verschuldigde kosten en vergoeding niet voor de in lid 1 en 3 bepaalde dag heeft ontvangen, zal cliënt over het verschuldigde bedrag, inclusief B.T.W., een rente van 1,5 % per maand verschuldigd zijn. 1 opeisbare factuur maakt van rechtswege alle niet-vervallen facturen opeisbaar.
Artikel 9. Schade
1. Cliënt vrijwaart DocIT Consult BV tegen alle aanspraken van derden, inclusief werknemers, tot een vergoeding van schade (mede) veroorzaakt door, of in verband staande met, de apparatuur of het gebruik van de apparatuur, dan wel de materialen, voorzover de schade bij derden is ontstaan door gebreken in de apparatuur, dan wel het materiaal, waarvan DocIT Consult BV niet de leverancier is.
2. DocIT Consult BV is alleen jegens cliënt aansprakelijk voor door cliënt geleden directe schade voor zover DocIT Consult BV zich voor die schade heeft verzekerd. De aansprakelijkheid van DocIT Consult BV voor indirecte schade of gevolgschade is onder alle omstandigheden uitgesloten.
Artikel 10. Octrooi-inbreuk.
1. Cliënt is verplicht Konica Minolta terstond in kennis te stellen van een beweerde inbreuk op een aan derde toebehorend octrooirecht in Nederland, en voorts alle door Konica Minolta gevraagde medewerking te verlenen.
Konica Xxxxxxx zal voor eigen rekening naar eigen inzicht de verdediging voeren en de zaak afhandelen.
2. Konica Minolta zal echter geenszins aansprakelijk zijn en door cliënt volledig gevrijwaard worden indien de inbreuk op een aan derde toekomend octrooirecht het gevolg is van het aanbrengen van wijzigingen of uitbreidingen aan de apparatuur, dan wel indien de bedoelde inbreuk wordt veroorzaakt door een combinatie van de apparatuur met andere, niet door DocIT Consult BV geleverde apparatuur.
Artikel 11. Beëindiging/Ontbinding.
1. Alle overeengekomen (resterende) onderhoudstermijnen zijn terstond volledig opeisbaar indien :
a. Cliënt de onderhoudsvergoeding, of enig ander krachtens deze overeenkomst verschuldigd bedrag niet tijdig betaalt:
b. Cliënt enige andere voor hem uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichting niet geheel of niet behoorlijk nakomt,
dan wel in strijd met de geest en strekking van deze overeenkomst heeft gehandeld:
c. Cliënt zich niet houdt aan de gebruiksvoorschriften, dan wel de voorschriften,inzake ruimtelijke en technische voorzieningen ten aanzien van de apparatuur:
d. Door cliënt een gerechtelijk akkoord wordt aangevraagd:
e. Cliënt in staat van faillissement geraakt:
f. Cliënt onder curatele wordt gesteld:
g. Cliënt zijn
handelingsbekwaamheid- om welke reden ook - verliest, dan wel op zijn onroerende zaken of goederen of op de Apparatuur beslag wordt gelegd:
h. Cliënt wordt ontbonden, dan wel in liquidatie treedt of haar of zijn onderneming gedeeltelijk verkoopt of beëindigt:
i. Cliënt de minimumafname van het aantal te maken kopieên niet nakomt.
j. Cliënt doelbewust handelt tegen de geest van onderhavige overeenkomst.
k. Cliënt een vervangende en/of bijkomende overeenkomst met een concurrent afsluit waardoor het afdrukvolume niet meer conform de in het verleden gemiddelde volumes vertegenwoordigt.
2. DocIT Consult BV heeft, in geval zich één van de in lid 1 omschreven situaties voordoet, het recht, ongeacht het bepaalde in artikel 11, zonder nadere sommatie of ingebrekestelling de onderhavige overeenkomst met onmiddellijke ingang (gedeeltelijk) ontbonden te verklaren, dan wel haar verplichtingen op te schorten onverminderd haar recht op schadevergoeding, dan wel enig ander recht welk haar op grond van de wet of deze overeenkomst toekomt onverminderd haar recht op schadevergoeding, dan wel enig ander recht welk haar op grond van de wet of deze overeenkomst toekomt. Voormelde schadevergoeding wordt minimaal begroot op de totaliteit van de dag van de ontbinding gemiddeld aantal kopieën en afdrukken, vermenigvuldigd met de resterende maanden tot contractuele eindvervaldag.
Artikel 12. Vroegtijdige beëindiging
1. Indien cliënt de overeenkomst vroegtijdig beëindigd is hij ontegensprekelijk gehouden om aan DocIT Consult BV de totaliteit van de tot dag van opzeg gemiddeld aantal kopieën en afdrukken, vermenigvuldigd met de resterende maanden tot contractuele eindvervaldag te betalen. Eveneens is de cliënt ontegensprekelijk gehouden de integrale terugbetaling uit te voeren, zonder pro-rata berekening, van de gebeurlijk in artikel 16” bijzondere bepalingen” opgenomen vergoedingen, schadeloos- stellingen, commerciële tegemoetkomingen.of andere die in het kader van het aangaan van onderhavige overeenkomst werden bedongen.
2. Bij vroegtijdige beëindiging is cliënt eveneens ontegensprekelijk gehouden aan een administratieve kost van 650€ en een logistieke kost van 250€ te betalen.
Artikel 13. Buitengerechtelijke incassokosten
Alle door DocIT Consult BV te maken buitengerechtelijke kosten, waaronder die van juridische bijstand tot het effectueren en bewaren van haar rechten ingevolge de onderhoudsovereenkomst en deze voorwaarden, komen ten laste van de cliënt. De buitengerechtelijke kosten worden gefixeerd op 15 % van het te vorderen bedrag.
Artikel 14. Contractovername.
DocIT Consult BV heeft het recht haar rechten en verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst over te dragen aan een derde. Door ondertekening van deze onderhoudsovereenkomst verklaart cliënt reeds nu voor alsdan met vorenbedoelde overdracht in te stemmen, waarvan DocIT Consult BV de klant zal informeren.. In deze kennisgeving zal worden vermeld door welke partij (DocIT Consult BV of de derde) de facturering van de onderhoudsvergoeding zal plaatsvinden.
DocIT Consult BV en de derde zijn bevoegd deze overdracht wederom ongedaan te maken, indien zij dit noodzakelijk achten. cliënt stemt hiermee reeds nu voor alsdan in.
Alle feitelijke werkzaamheden verband houdend met deze onderhoudsovereenkomst zullen door of namens DocIT Consult BV worden verricht, behoudens indien de onderhoudsovereenkomst door DocIT Consult BV aan een derde wordt overgedragen.
Artikel 15. Privacy policy
Alle partijen bevestigen dat de Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (GDPR) werd nageleefd ; DocIT Consult BV verwijst in dit verband naar het gegevensbeschermingscharter op zijn website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
Artikel 16. Toepasselijk recht
Op deze overeenkomst en overige overeenkomsten tussen DocIT Consult BV en cliënt is uitsluitend Belgisch recht van toepassing. Enkel de rechtbanken van koophandel dan wel eerste aanleg te Antwerpen, afdeling Antwerpen en, naar gelang de waarde van het geschil, het vredegerecht van het eerste kanton Antwerpen, zijn bevoegd. Bij procesgang is de maximum RPV verschuldigd.