CONTRACT NUMMER – DG EAC/23/07
Bijlage 2
EUROPESE COMMISSIE
Directoraat-generaal Onderwijs en cultuur
Cultuur, meertaligheid en communicatie
Centrale bibliotheek van de Commissie
ONTWERP
RAAMCONTRACT VOOR LEVERINGEN
CONTRACT NUMMER – DG EAC/23/07
De Europese Gemeenschap ("de Gemeenschap"), vertegenwoordigd door de Commissie van de Europese Gemeenschappen ("de Commissie"), die voor de ondertekening van dit raamcontract wordt vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxxxx Xxxxx, directeur van het directoraat Cultuur en communicatie van het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur,
enerzijds, en
volledige officiële benaming volledig officieel adres nummer handelsregister
btw-nummer,
("de contractant"), die voor de ondertekening van dit contract wordt vertegenwoordigd door [volledige naam en functie],
anderzijds,
ZIJN TOT OVEREENSTEMMING GEKOMEN
over de volgende bijzondere voorwaarden, algemene voorwaarden en bijlagen:
Bijlage I Bestek (Uitnodiging tot inschrijving nr. DG EAC/23/07)
Bijlage II Inschrijving van de contractant (nr. [invullen] van [invullen])
Bijlage III Bestelbon
die een integrerend onderdeel van dit raamcontract ("het contract") vormen.
- De in de bijzondere voorwaarden opgenomen bepalingen prevaleren boven die in de andere delen van het contract.
- De in de algemene voorwaarden opgenomen bepalingen prevaleren boven die in de bijlagen.
- De in het contract opgenomen bepalingen prevaleren boven die van de bestellingen.
- De in het bestek (bijlage I) opgenomen bepalingen prevaleren boven die in de inschrijving (bijlage II).
Behoudens de bovenstaande regels worden de verschillende documenten die deel uitmaken van dit contract geacht elkaar wederzijds uit te leggen. Eventuele dubbelzinnigheden of tegenstrijdigheden binnen of tussen deze onderdelen worden uitgelegd of rechtgezet door middel van een schriftelijke instructie van de Commissie, onverminderd de rechten van de contractant uit hoofde van artikel I.7, indien hij het met die instructie niet eens is.
I – BIJZONDERE VOORWAARDEN
ARTIKEL I.1 – VOORWERP
I.1.1 Het contract betreft het inbinden van reeksen boeken, tijdschriften, brochures en kranten voor de centrale bibliotheek van de Europese Commissie in Brussel. Het totale volume van de opdracht wordt geraamd op 5 000 à 6 000 in te binden werken per jaar.
I.1.2 Wanneer een bestelling wordt geplaatst, levert de contractant de goederen overeenkomstig het bij het contract gevoegde bestek (bijlage I).
I.1.3 Het contract verleent de contractant geen enkel exclusief recht voor de levering van de in het vorige punt bedoelde goederen.
I.1.4 Ondertekening van het contract houdt voor de Commissie geen verplichting tot aankoop in.
I.1.5 Bij alle bestellingen die op grond van het contract worden geplaatst, moeten de contractvoorwaarden in acht worden genomen.
ARTIKEL I.2 – DUUR
I.2.1 Het contract treedt in werking op de datum van ondertekening door de laatste van de contractpartijen.
I.2.2 Onder geen beding mogen bestellingen worden geplaatst vóór de datum waarop het contract van kracht wordt.
I.2.3 Het contract wordt gesloten voor een termijn van twaalf maanden, die ingaat op de datum waarop het in werking treedt. Deze looptijd van het contract en alle andere in het contract genoemde termijnen worden berekend in kalenderdagen, tenzij anders is aangegeven.
I.2.4 De Commissie plaatst bestellingen op grond van het contract en de contractant stuurt de bestelbonnen vóór de afloop van het contract terug.
Het contract blijft gelden voor bestellingen die na afloop van het contract worden uitgevoerd. Dergelijke bestellingen moeten uiterlijk drie maanden na afloop van het contract zijn uitgevoerd.
I.2.5 Het contract kan maximaal drie keer worden verlengd, telkens met een termijn van één jaar, maar alleen vóór het verstrijken van het contract en met de uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de partijen. De verlenging brengt geen enkele wijziging of opschorting van de geldende verplichtingen mee.
ARTIKEL I.3 – PRIJZEN
I.3.1 De prijzen van de goederen zijn opgenomen in bijlage II.
I.3.2 De prijzen worden uitgedrukt in euro's.
1.3.3. De prijzen zijn vast en kunnen niet worden herzien voor bestellingen die gedurende het eerste contractjaar worden geplaatst.
Vanaf het begin van het tweede uitvoeringsjaar van het contract kan elke prijs jaarlijks voor [80%] naar boven of naar beneden worden herzien wanneer daarom door een van de contractpartijen wordt verzocht bij aangetekend schrijven uiterlijk drie maanden vóór de verjaardag van de ondertekening van het contract. Bestellingen worden geplaatst tegen de prijzen die gelden op de datum waarop de bestelbon wordt ondertekend. Die prijzen kunnen niet worden herzien.
Bij deze herziening wordt rekening gehouden met de ontwikkeling van de geharmoniseerde index van de consumptieprijzen, die voor het eerst wordt gepubliceerd door [het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen in het Maandbulletin Eurostat op xxxx://xxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/].
Herziening vindt plaats overeenkomstig de volgende formule:
Ir Pr=Po (0,2+0,8 — )
Io
waarbij:
Pr = herziene prijs;
Po = prijs zoals in de oorspronkelijke inschrijving;
Io = indexcijfer voor de maand [waarin de gestanddoeningstermijn verstrijkt] [waarin de uiterste datum voor inschrijving valt];
Ir = indexcijfer voor de maand [waarin de brief met het verzoek tot prijsherziening wordt ontvangen] [waarin de herziene prijzen van kracht worden].
ARTIKEL I.4 – TERMIJNEN VOOR BESTELLINGEN EN BETALINGEN
De betalingen in het kader van het contract geschieden overeenkomstig artikel II.5. Betalingen worden slechts verricht indien de contractant al zijn contractuele verplichtingen is nagekomen op de datum waarop de factuur wordt ingediend.
I.4.1 De bestellingen worden geplaatst en uitgevoerd overeenkomstig artikel II.1.1.
Binnen vijf (5) werkdagen na de verzending van de bestelbon door de Commissie stuurt de contractant deze gedateerd en ondertekend terug. De leveringstermijn gaat in op de dag waarop de contractant de bestelbon terugstuurt, tenzij in de bestelbon een specifieke datum is aangegeven. Indien deze termijn niet in acht wordt genomen, is artikel II.4 van toepassing.
I.4.2 De goederen worden opgehaald in de gebouwen van de Europese Commissie in Brussel en worden in dezelfde gebouwen teruggebracht.
De contractant stelt de Commissie ten minste vijf (5) dagen van tevoren in kennis van de precieze leveringsdatum.
I.4.3 Betaling
Het verzoek om betaling is ontvankelijk indien het vergezeld gaat van:
o de desbetreffende facturen, met vermelding van het referentienummer van het contract en van de bestelbon waarop zij betrekking hebben.
Binnen dertig (30) dagen na de goedkeuring door de Commissie van de bij het betalingsverzoek gevoegde documenten, wordt de betaling ten bedrage van de desbetreffende facturen verricht.
Voor in België gevestigde contractanten moet op de bestelbon zijn vermeld: "In België staat het gebruik van deze bestelbon gelijk met de indiening van een verzoek tot vrijstelling van btw nr. 450" of dezelfde vermelding in het Frans of het Duits. Op zijn factuur of facturen vermeldt de contractant: "Vrijgesteld van btw overeenkomstig artikel 42, paragraaf 3.3 van het btw-wetboek" of dezelfde vermelding in het Frans of het Duits.
Voor contractanten die in Italië gevestigd zijn, houden de bepalingen van het contract een verzoek tot vrijstelling van btw in, mits de contractant op zijn factuur of facturen vermeldt: "Operazione non imponibile ai sensi della Legge del 1 Agosto 1960 n. 906, in particolare l'Allegato F, Articoli 5, 6 e 7 (G.U. n. 212 del 31/8/1960) come confermato dall'Articolo 72, comma 1) del D.P.R. n. 633 del 26/10/72".
I.4.4 Uitvoeringsgarantie
Niet van toepassing.
ARTIKEL I.5 – BANKREKENING
De betalingen geschieden op de bankrekening in euro's van de contractant, waarvoor de volgende gegevens moeten worden verstrekt:
Naam van de bank:
Volledig filiaaladres:
Precieze benaming van de rekeninghouder: Volledig rekeningnummer (inclusief de bankcodes) IBAN-code:
ARTIKEL I.6 – ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
Iedere mededeling in verband met het contract wordt schriftelijk gedaan, onder vermelding van het contractnummer en de nummers van de bestellingen. Gewone post wordt geacht door de Commissie te zijn ontvangen op de datum waarop de post door de onderstaande bevoegde dienst is geregistreerd. Correspondentie wordt gericht aan de volgende adressen:
Voor de Commissie:
Europese Commissie Mevr. R. Persichelli-Scola Eenheidshoofd
Directoraat-generaal Onderwijs en cultuur Directoraat Cultuur, meertaligheid en communicatie Centrale bibliotheek van de Commissie
Kamer VM-18 01/12 X-0000 Xxxxxxx
Voor de contractant:
De heer/Mevrouw [invullen] [Functie]
[Naam van de onderneming] [Volledig officieel adres]
ARTIKEL I.7 – TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENREGELING
I.7.1 Op het contract is het Gemeenschapsrecht van toepassing, waar nodig aangevuld door het nationale materiële recht van België.
I.7.2 Geschillen tussen de partijen in verband met de interpretatie of de toepassing van het contract, waarvoor geen minnelijke schikking kan worden bereikt, worden voorgelegd aan de rechterlijke instanties van Brussel.
ARTIKEL I.8 – GEGEVENSBESCHERMING
Alle persoonsgegevens die in het contract voorkomen, dienen te worden verwerkt met inachtneming van Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Ze mogen uitsluitend met het oog op de uitvoering, het beheer en de follow-up van het contract worden verwerkt door het eenheidshoofd van de centrale bibliotheek van de Commissie, onverminderd de eventuele doorgifte aan de interne auditdiensten, de Europese Rekenkamer, de instantie voor financiële onregelmatigheden en/of het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) teneinde de financiële belangen van de Gemeenschap te vrijwaren. De contractant heeft een recht van toegang tot zijn eigen persoonsgegevens, alsmede het recht gegevens die onjuist of onvolledig zijn te corrigeren. Indien de contractant vragen heeft in verband met de verwerking van zijn persoonsgegevens, dient hij zich te wenden tot [de dienst die verantwoordelijk is voor de
verwerking van de gegevens]. De contractant heeft het recht om zich te allen tijde te wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
ARTIKEL I.9 – OPZEGGING DOOR EEN VAN BEIDE PARTIJEN
NIET VAN TOEPASSING.
ARTIKEL I.10 – ANDERE BIJZONDERE VOORWAARDEN
NIET VAN TOEPASSING.
II – ALGEMENE VOORWAARDEN
ARTIKEL II.1 – UITVOERING VAN HET CONTRACT
II.1.1 Stappen in de uitvoering van een bestelling
Verzending van de bestelbon
Telkens wanneer de Commissie de in het contract bedoelde goederen wenst aan te schaffen, zendt zij de contractant in tweevoud een bestelbon toe, waarin de specifieke leveringsvoorwaarden worden opgegeven, zoals hoeveelheid, omschrijving, kwaliteit, prijs, leveringsplaats en leveringstermijn, met inachtneming van de contractvoorwaarden.
Aanvaarding van de bestelling door de contractant
Binnen de in artikel I.4 genoemde termijn stuurt de contractant een naar behoren gedateerd en ondertekend origineel exemplaar van de bestelbon terug, waarmee hij de ontvangst van de bestelling bevestigt en de leveringsvoorwaarden aanvaardt.
Levering
a) Leveringstermijn
De leveringstermijn wordt berekend overeenkomstig artikel I.4.
b) Leveringsdatum, -tijdstip en -plaats
De Commissie wordt binnen de in artikel I.4 aangegeven termijn schriftelijk in kennis gesteld van de precieze leveringsdatum. Alle leveringen worden tijdens de in artikel I.4 aangegeven uren op de overeengekomen leveringsplaats uitgevoerd.
De contractant draagt alle kosten en risico's die gepaard gaan met de levering van de goederen op de leveringsplaats.
c) Leveringsbon
Elke levering gaat vergezeld van een door de contractant of zijn expediteur naar behoren gedateerde en ondertekende leveringsbon in tweevoud, waarin het nummer van de bestelling en de kenmerken van de geleverde goederen zijn vermeld. Een van beide exemplaren van de leveringsbon wordt door de Commissie afgetekend en aan de contractant of zijn expediteur teruggestuurd.
Conformiteitsverklaring
Ondertekening van de leveringsbon door de Commissie, zoals beschreven onder c), houdt enkel de erkenning in van het feit dat de goederen zijn geleverd en impliceert geenszins dat de overeenstemming van de goederen met de bestelbon wordt erkend.
De conformiteit van de geleverde goederen wordt erkend door de ondertekening van een verklaring door de Commissie uiterlijk één maand na de leveringsdatum, tenzij in de bijzondere voorwaarden of in bijlage I een andere termijn1 is bepaald.
De conformiteit wordt slechts erkend indien aan de in het contract en de bestelbon vermelde voorwaarden is voldaan en indien de goederen in overeenstemming zijn met bijlage I.
Indien de Commissie, om redenen die aan de contractant kunnen worden toegeschreven, de goederen niet kan aanvaarden, wordt de contractant daarvan uiterlijk op de uiterste datum voor de ondertekening van de conformiteitsverklaring schriftelijk in kennis gesteld.
Conformiteit van de geleverde goederen met het contract
a) De door de contractant aan de Commissie geleverde goederen moeten qua hoeveelheid, kwaliteit, prijs en verpakking in overeenstemming zijn met het contract en de desbetreffende bestelbon.
b) De geleverde goederen moeten:
- overeenstemmen met de in bijlage I gegeven beschrijving en de kenmerken bezitten van de door de contractant als staal of model aan de Commissie geleverde goederen;
- geschikt zijn voor elk specifiek doel waarvoor de Commissie ze nodig heeft en dat bij het sluiten van het contract aan de contractant is medegedeeld en door hem is aanvaard;
- geschikt zijn voor de doeleinden waarvoor dergelijke goederen gewoonlijk worden gebruikt;
- een kwaliteit en een prestatieniveau bieden die voor dergelijke goederen gebruikelijk zijn en die de Commissie redelijkerwijs mag verwachten, gelet op de aard van de goederen en rekening houdend met de publieke verklaringen door de contractant, de producent of zijn vertegenwoordiger over de specifieke kenmerken van de goederen, met name in reclames of op de etikettering;
- verpakt zijn op de voor dergelijke goederen gebruikelijke wijze of althans op een wijze die ze bewaart en beschermt.
Verhaal
a) De contractant is ten aanzien van de Commissie aansprakelijk voor elk gebrek aan conformiteit dat bij controle van de geleverde goederen wordt vastgesteld.
b) In geval van niet-conformiteit kan de Commissie, onverminderd artikel
II.4 inzake schadevergoeding dat van toepassing is op de totale prijs van de betrokken goederen, verlangen:
- ofwel dat de goederen kosteloos in overeenstemming worden gebracht, door ze te repareren of te vervangen;
1 Wanneer de geleverde goederen of het geleverde materieel bijzonder complex zijn, verdient het de voorkeur de aanvaarding pas te laten vaststellen na een ononderbroken periode van voldoening schenkend gebruik, zodat de betrouwbaarheid en eventuele prestatiegaranties kunnen worden beoordeeld.
- ofwel dat er een passende prijsverlaging plaatsvindt.
c) Elke reparatie of vervanging moet binnen een redelijke termijn en zonder noemenswaardig ongemak voor de Commissie worden verricht, waarbij rekening wordt gehouden met de aard van de goederen en het gebruik dat de Commissie ervan wil maken.
d) De term "kosteloos" onder b) verwijst naar de kosten die ontstaan door het conform maken van de goederen, met name de kosten van verzending, werkuren en materiaal.
Montage
Indien zulks in artikel I.1.2 van de bijzondere voorwaarden is bedongen, monteert de contractant de geleverde goederen binnen een maand, tenzij in de bijzondere voorwaarden of in bijlage I anders is bepaald.
Elk gebrek aan conformiteit dat het gevolg is van een niet-correcte installatie van de geleverde goederen, wordt gelijkgesteld met niet-conformiteit van de goederen zelf, indien de installatie deel uitmaakt van het contract en de goederen door de contractant of onder diens verantwoordelijkheid werden geïnstalleerd. Dit geldt eveneens indien de goederen door de Commissie moesten worden geïnstalleerd en dit niet correct is gebeurd ten gevolge van een fout in de installatie-instructies.
In samenhang met de geleverde goederen verleende diensten
Indien zulks in bijlage I is bedongen, worden met de goederen samenhangende diensten verleend.
II.1.2 Algemene bepalingen betreffende de leveringen
a) Verpakking
De goederen moeten worden verpakt in stevige dozen of kratten of op welke andere wijze ook die garandeert dat de inhoud intact blijft en die beschadiging of kwaliteitsverlies voorkomt. De verpakte goederen, pallets en dergelijke inbegrepen, mogen niet meer dan 500 kg wegen.
Tenzij in de bijzondere voorwaarden of in bijlage I anders is bepaald, worden de pallets als wegwerpverpakking beschouwd en worden zij niet teruggegeven. Op iedere verpakking wordt een etiket aangebracht waarop in duidelijke letters de volgende gegevens zijn vermeld:
− Commissie van de Europese Gemeenschappen, en het leveringsadres;
− naam van de contractant;
− beschrijving van de inhoud;
− leveringsdatum;
− nummer en datum van de bestelbon;
− codenummer van de Commissie voor het artikel.
b) Garantie
Op de goederen moet vanaf de datum van de levering een garantie van twee jaar worden gegeven tegen alle materiaal- of fabricagefouten, tenzij in bijlage I een langere termijn is vastgesteld.
De contractant garandeert dat hij over alle vereiste vergunningen en machtigingen beschikt om de goederen te fabriceren en te verkopen.
De contractant vervangt gedurende de garantieperiode op zijn kosten alle goederen die bij normaal gebruik beschadigd raken of gebrekkig functioneren.
De contractant is verantwoordelijk voor elk gebrek aan conformiteit dat bestaat op het tijdstip van de levering, zelfs indien dit gebrek pas later aan het licht komt.
De contractant is tevens verantwoordelijk voor elk gebrek aan conformiteit dat zich voordoet na de levering en dat kan worden toegeschreven aan het feit dat hij zijn verplichtingen niet is nagekomen, met inbegrip van de verplichting om te garanderen dat goederen die normaal of voor een specifieke toepassing worden gebruikt, gedurende een bepaalde tijd de gespecificeerde kwaliteiten of kenmerken behouden.
Indien een artikel gedeeltelijk wordt vervangen, moet het onderdeel onder dezelfde garantievoorwaarden vallen voor een nieuwe even lange termijn als hierboven vermeld.
Indien een gebrek zijn oorzaak blijkt te hebben in een structurele ontwerpfout, moet de contractant alle identieke onderdelen in de andere goederen die deel uitmaken van de bestelling vervangen of wijzigen, zelfs als die nog geen enkel probleem hebben veroorzaakt. In dat geval wordt de garantietermijn verlengd, zoals hierboven beschreven.
II.1.3 Uitvoering van het contract
a) De contractant voert het contract uit volgens de strengste regels van het vak. Hij is als enige verantwoordelijk voor de naleving van alle wettelijke verplichtingen die met name krachtens de fiscale, de sociale en de arbeidswetgeving op hem rusten.
b) De contractant draagt de volle verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van alle vergunningen en machtigingen die voor de uitvoering van het contract vereist zijn krachtens de wetten en voorschriften die gelden op de plaats waar de bestellingen moeten worden uitgevoerd.
c) De contractant ziet erop toe dat alle personeelsleden die het contract uitvoeren over de beroepskwalificaties en ervaring beschikken die voor de uitvoering van de bestellingen vereist zijn.
d) In geval van problemen die worden veroorzaakt door het gedrag van een personeelslid van de contractant dat in de kantoren van de Commissie werkzaam is, of indien de ervaring en/of deskundigheid van een personeelslid niet beantwoordt aan het volgens het contract vereiste profiel, moet de contractant dit personeelslid onverwijld vervangen. De Commissie kan, met opgave van redenen, eisen dat de contractant een dergelijk personeelslid vervangt. Het vervangende personeel moet de vereiste kwalificaties hebben en in staat zijn het contract onder dezelfde contractuele voorwaarden uit te voeren. De contractant is aansprakelijk voor elke vertraging in de uitvoering van de bestellingen ten gevolge van de vervanging van personeel op grond van dit artikel.
e) Indien een onverwachte gebeurtenis, handeling of nalatigheid de uitvoering van de bestellingen direct of indirect, geheel of gedeeltelijk belemmert, registreert de contractant dat onmiddellijk op eigen initiatief en brengt hij daarover verslag uit aan de Commissie. In dit verslag moet het probleem worden beschreven en moet worden aangegeven wanneer het is ontstaan en wat de contractant heeft ondernomen om alsnog aan al zijn contractuele verplichtingen te voldoen. De contractant moet in een dergelijk geval voorrang geven aan het oplossen van het probleem, eerder dan aan het vaststellen van de aansprakelijkheid.
f) Indien de contractant zijn contractuele verplichtingen niet nakomt, kan de Commissie – onverminderd haar recht om het contract op te zeggen – het betaalde bedrag verlagen of terugbetaling eisen in verhouding tot de omvang van de tekortkoming. Daarnaast kan de Commissie een schadevergoeding opleggen, zoals bepaald in artikel II.4.
ARTIKEL II.2 – AANSPRAKELIJKHEID
II.2.1 De Commissie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die de contractant bij de uitvoering van het contract heeft geleden, behalve in geval van een opzettelijke fout of grove nalatigheid van de Commissie.
II.2.2 De contractant is aansprakelijk voor alle verlies of schade die hijzelf bij de uitvoering van het contract heeft veroorzaakt, ook indien hij overeenkomstig artikel II.10 delen van de opdracht uitbesteedt. De Commissie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor handelingen of nalatigheden van de contractant bij de uitvoering van het contract.
II.2.3 De contractant stelt de Commissie schadeloos voor elke vordering, actie of procedure die een derde tegen haar instelt naar aanleiding van schade die door de contractant bij de uitvoering van het contract is veroorzaakt.
II.2.4 Wanneer een derde een vordering tegen de Commissie instelt in verband met de uitvoering van het contract, verleent de contractant de Commissie bijstand. De hiertoe gemaakte kosten kunnen door de Commissie te haren laste worden genomen.
II.2.5 De contractant sluit de door de toepasselijke wetgeving voorgeschreven verzekeringen af tegen risico's en schade in verband met de uitvoering van het contract. Hij sluit bijkomende verzekeringen af voor zover de gangbare praktijk in de sector dit redelijkerwijs vereist. Op haar verzoek wordt aan de Commissie een kopie van alle relevante verzekeringspolissen overgelegd.
ARTIKEL II.3 – BELANGENCONFLICTEN
II.3.1 De contractant neemt alle vereiste maatregelen om elke situatie te voorkomen die de onpartijdige en objectieve uitvoering van het contract in het gedrang kan brengen. Een dergelijk belangenconflict kan onder meer voortvloeien uit een economisch belang, uit politieke of nationale affiniteiten, uit familiale of affectieve banden of uit elke andere relevante connectie of elk ander gedeeld
belang. Elk belangenconflict dat zich tijdens de uitvoering van het contract voordoet, moet de Commissie onverwijld schriftelijk ter kennis worden gebracht. Bij een dergelijk conflict neemt de contractant onmiddellijk alle noodzakelijke maatregelen voor de oplossing ervan.
De Commissie behoudt zich het recht voor na te gaan of de genomen maatregelen toereikend zijn en kan eisen dat zo nodig binnen een door haar te stellen termijn bijkomende maatregelen worden genomen. De contractant ziet erop toe dat zijn personeel, bestuursorganen en directieleden niet in een situatie terechtkomen die tot een belangenconflict kan leiden. Onverminderd artikel II.1 vervangt de contractant onmiddellijk en zonder daarvoor van de Commissie enige vergoeding te ontvangen, elk lid van zijn personeel dat in een dergelijke situatie terechtkomt.
II.3.2 De contractant onthoudt zich van alle contacten die zijn onafhankelijkheid in het gedrang kunnen brengen.
II.3.3 De contractant verklaart:
- dat hij nooit een aanbod van welke aard ook heeft gedaan waaraan hij in het kader van het contract een voordeel zou kunnen ontlenen, en dat hij zich daarvan ook in de toekomst zal onthouden;
- dat hij nooit aan of van wie dan ook voordelen, in geld of in natura, heeft toegekend, heeft gevraagd, heeft proberen te verkrijgen of heeft aanvaard, en dat hij zich daarvan ook in de toekomst zal onthouden, voor zover dergelijke gedragingen direct of indirect als een illegale handeling of een vorm van corruptie kunnen worden beschouwd, omdat zij een aansporing of beloning in verband met de uitvoering van het contract vormen.
ARTIKEL II.4 - SCHADEVERGOEDING
Indien de contractant zijn contractuele verplichtingen niet binnen de in het contract gestelde termijn nakomt, kan de Commissie, onverminderd de daadwerkelijke of potentiële aansprakelijkheid van de contractant uit hoofde van het contract of het recht van de Commissie om het contract op te zeggen, besluiten per kalenderdag vertraging een schadevergoeding op te leggen van 0,2%2 van het bedrag van de desbetreffende bestelling. De contractant kan tegen dit besluit binnen dertig dagen na kennisgeving ervan, per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze protest aantekenen. Indien hij niet reageert of indien de Commissie het besluit niet schriftelijk intrekt binnen dertig dagen na ontvangst van het protest, wordt het besluit tot oplegging van een schadevergoeding uitvoerbaar. Deze schadevergoeding wordt niet opgelegd wanneer voorzien is in de betaling van vertragingsrente wegens niet-tijdige voltooiing. De Commissie en de contractant erkennen en aanvaarden uitdrukkelijk dat bedragen die eventueel op grond van dit artikel verschuldigd zijn, het karakter van een schadevergoeding en niet van een sanctie hebben, en geacht mogen worden een billijke vergoeding te vormen voor de verliezen die redelijkerwijs te verwachten zijn ten gevolge van de niet-nakoming van de verplichtingen.
2 Het percentage per dag van de schadevergoeding kan in de bijzondere voorwaarden worden aangepast indien het voorwerp van het contract zulks rechtvaardigt.
ARTIKEL II.5 – FACTURERING EN BETALINGEN
a) Voorfinanciering
Wanneer zulks in artikel I.4.1 of in de bestelbon is bepaald, stelt de contractant ter dekking van de voorfinanciering in het kader van het contract een financiële garantie in de vorm van een bankgarantie of een soortgelijke, door een bank of erkende financiële instelling (garant) gegeven garantie, die gelijk is aan het in dit contract genoemde bedrag. Deze garantie kan worden vervangen door een hoofdelijke zekerheidstelling door derden.
De garant betaalt aan de Commissie op haar verzoek een bedrag dat overeenkomt met de betalingen die zij aan de contractant heeft gedaan en in ruil waarvoor de contractant nog geen goederen met een vergelijkbare waarde heeft geleverd of daarmee samenhangende diensten heeft verricht.
De garant is op eerste vordering hoofdelijk aansprakelijk en kan niet van de Commissie verlangen dat zij zich eerst tot de hoofdschuldenaar (de contractant) wendt.
In de garantie wordt vermeld dat deze van kracht wordt uiterlijk op de dag waarop de contractant de voorfinanciering ontvangt. De Commissie ontslaat de garant van zijn verplichtingen zodra de contractant heeft aangetoond dat goederen ter waarde van de uitgekeerde voorfinanciering zijn geleverd of daarmee samenhangende diensten zijn verricht. De garantie wordt gehandhaafd totdat de voorfinanciering in mindering is gebracht op de betaling van het saldo. Ze wordt vrijgegeven in de loop van de daaropvolgende maand. De kosten van de garantie worden door de contractant gedragen.
b) Betaling van het saldo
Binnen zestig dagen nadat de contractant het door de Commissie ondertekende certificaat van overeenstemming voor de goederen heeft ontvangen, dient hij de desbetreffende factuur in tweevoud en met vermelding van het nummer van de bestelbon ter goedkeuring bij de Commissie in.
Indien voorgeschreven, moet de factuur vergezeld gaan van een technisch eindverslag overeenkomstig de in bijlage I gegeven instructies.
Indien het verslag een betalingsvoorwaarde is, beschikt de Commissie na ontvangst over de in de bijzondere voorwaarden vermelde termijn om:
⮚ dit met of zonder opmerkingen of punten van voorbehoud goed te keuren, dan wel de termijn op te schorten en om aanvullende informatie te verzoeken; of
⮚ het te verwerpen en een nieuw verslag te eisen.
Indien de Commissie niet binnen deze termijn reageert, wordt het verslag geacht te zijn goedgekeurd. De goedkeuring van het verslag betekent niet dat de Commissie erkent dat het rechtsgeldig is of dat de erin vervatte verklaringen en gegevens waarachtig, volledig en correct zijn.
Wanneer de Commissie een nieuw verslag verlangt omdat het eerder ingediende is verworpen, moet dat worden ingediend binnen de in de bijzondere voorwaarden aangegeven termijn. Het nieuwe verslag valt eveneens onder de toepassing van de bovenstaande bepalingen.
ARTIKEL II.6 – ALGEMENE BEPALINGEN BETREFFENDE BETALINGEN
II.6.1 De betalingen worden geacht te zijn verricht op de datum waarop de rekening van de Commissie wordt gedebiteerd.
II.6.2 De Commissie kan de in artikel I.4 genoemde betalingstermijnen te allen tijde opschorten, indien zij de contractant ervan in kennis stelt dat zijn betalingsverzoek niet ontvankelijk is omdat het bedrag niet verschuldigd of opeisbaar is of omdat de nodige bewijsstukken niet zijn overgelegd. In geval van twijfel over de vergoedbaarheid van de in het betalingsverzoek opgenomen uitgaven kan de Commissie de betalingstermijn opschorten, zodat aanvullende verificaties kunnen worden verricht, waaronder een controle ter plaatse, om vóór de betaling zekerheid te verkrijgen over de vergoedbaarheid van de uitgaven.
De Commissie stelt de contractant daarvan per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze in kennis, met vermelding van de redenen van de opschorting. De opschorting gaat in op de dag van verzending van de kennisgeving. Wanneer de opschorting een einde neemt, begint de in artikel I.4 genoemde termijn opnieuw te lopen voor de resterende duur ervan.
II.6.3 In geval van niet-tijdige betaling heeft de contractant recht op vertragingsrente, op voorwaarde dat de berekende rente meer dan 200 euro bedraagt. Indien de rente niet meer dan 200 euro bedraagt, kan de contractant binnen twee maanden na ontvangst van de betaling eisen dat hem vertragingsrente wordt betaald. Deze rente wordt berekend tegen de rentevoet die door de Europese Centrale Bank voor haar recentste basisherfinancieringsoperaties is gehanteerd ("de referentievoet"), vermeerderd met zeven procentpunt ("de marge"). De referentievoet die geldt op de eerste dag van de maand waarin de betaling verschuldigd is, wordt toegepast. Deze rentevoet wordt bekendgemaakt in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie. De rente is verschuldigd over de periode vanaf de kalenderdag die volgt op het verstrijken van de betalingstermijn tot en met de datum van betaling. De opschorting van betalingen door de Commissie kan niet worden beschouwd als een niet-tijdige betaling.
ARTIKEL II.7 – TERUGVORDERING
II.7.1 Indien in totaal meer is betaald dan op grond van de bestelbon verschuldigd is of indien een terugvordering volgens de contractbepalingen gerechtvaardigd is, betaalt de contractant het desbetreffende bedrag in euro's terug zodra hij de debetnota ontvangt, op de wijze en binnen de termijn die door de Commissie wordt vastgesteld.
II.7.2 Wanneer het verschuldigde bedrag niet is betaald op de in het verzoek om terugbetaling vermelde uiterste datum, is de contractant over het desbetreffende bedrag rente verschuldigd, berekend tegen de in artikel II.6.3 genoemde rentevoet. De rente is verschuldigd vanaf de kalenderdag die volgt op de vervaldag tot en met de kalenderdag waarop de schuld volledig is betaald.
II.7.3 Wanneer het verschuldigde bedrag niet is betaald op de in het verzoek om terugbetaling vermelde uiterste datum kan de Commissie, na de contractant hiervan in kennis te hebben gesteld, bedragen die zeker, vaststaand en opeisbaar zijn verklaard, invorderen door verrekening met zekere, vaststaande en opeisbare vorderingen die de contractant mogelijk ten opzichte van de Gemeenschappen heeft. De Commissie kan tevens de financiële garantie aanspreken.
ARTIKEL II.8 – FISCALE BEPALINGEN
II.8.1 De contractant is als enige verantwoordelijk voor de naleving van de op hem toepasselijke belastingwetgeving. Niet-naleving ervan leidt tot nietigheid van de desbetreffende facturen.
II.8.2 De contractant neemt er kennis van dat de Commissie, krachtens de bepalingen van de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen, vrijgesteld is van alle rechten, belastingen en heffingen, waaronder de belasting over de toegevoegde waarde (btw).
II.8.3 Derhalve neemt de contractant bij de bevoegde autoriteiten de noodzakelijke stappen om te zorgen voor vrijstelling van belastingen en douanerechten, met name van btw, voor de goederen en diensten die voor de uitvoering van dit contract vereist zijn.
II.8.4 Op de door de contractant ingediende facturen moet worden aangegeven waar hij btw-plichtig is en moeten de bedragen exclusief btw en de bedragen inclusief btw afzonderlijk worden vermeld.
ARTIKEL II.9 – OVERMACHT MET GEVOLGEN VOOR HET CONTRACT OF DE BESTELLING(EN)
II.9.1 Onder overmacht wordt elke onvoorzienbare en buitengewone situatie of gebeurtenis verstaan die onafhankelijk is van de wil van de contractpartijen en die niet kan worden toegeschreven aan een fout of nalatigheid van een van hen of van een subcontractant, maar die een van de partijen verhindert een of meer van haar contractuele verplichtingen na te komen en die ondanks alle spoedmaatregelen onafwendbaar was. Gebreken in uitrusting of materiaal of vertraging bij de beschikbaarstelling daarvan, arbeidsconflicten, stakingen of financiële moeilijkheden kunnen niet worden aangevoerd als gevallen van overmacht, tenzij deze zelf direct het gevolg zijn van een duidelijk geval van overmacht.
II.9.2 Indien zich voor een van de contractpartijen een geval van overmacht voordoet, stelt zij, onverminderd het bepaalde in artikel II.1.3, onder e), de andere partij daarvan onverwijld per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze in kennis, onder vermelding van de aard, de vermoedelijke duur en de vermoedelijke gevolgen van deze gebeurtenis.
II.9.3 Geen van de contractpartijen wordt geacht te zijn tekortgeschoten in haar contractuele verplichtingen indien deze niet-nakoming een gevolg is van overmacht. Indien de contractant zijn contractuele verplichtingen niet kan
nakomen door overmacht, heeft hij alleen recht op vergoeding voor de daadwerkelijk uitgevoerde leveringen en prestaties.
II.9.4 De contractpartijen nemen de nodige maatregelen om de schade tot een minimum te beperken.
ARTIKEL II.10 – UITBESTEDING
II.10.1 Zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie mag de contractant geen uitbestedingscontracten sluiten en evenmin het contract in feite door derden laten uitvoeren.
II.10.2 Zelfs indien de Commissie de contractant toestemming verleent om uitbestedingscontracten te sluiten, wordt de contractant niet ontslagen van de verplichtingen die hij krachtens het contract jegens de Commissie dient na te komen en is uitsluitend hij aansprakelijk voor de goede uitvoering van het contract.
II.10.3 De contractant ziet erop toe dat het uitbestedingscontract geen afbreuk doet aan de rechten en garanties waarop de Commissie krachtens het contract, inzonderheid artikel II.14, aanspraak kan maken.
ARTIKEL II.11 – CESSIE
II.11.1 De contractant mag de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit het contract geheel noch gedeeltelijk overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie.
II.11.2 Wanneer de in lid 1 bedoelde toestemming niet wordt verleend of indien niet aan de voorwaarden daarvan wordt voldaan, kan de door de contractant uitgevoerde cessie niet tegen de Commissie worden ingeroepen en heeft deze voor de Commissie geen enkel gevolg.
ARTIKEL II.12 – OPZEGGING DOOR DE COMMISSIE
II.12.1 De Commissie kan het contract in de volgende gevallen opzeggen:
a) wanneer de contractant in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling verkeert, zijn faillissement is aangevraagd, tegen hem een procedure van vereffening, akkoord of surseance van betaling loopt, hij zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving;
b) wanneer de contractant niet heeft voldaan aan zijn verplichtingen tot betaling van socialezekerheidsbijdragen of belastingen volgens de wetgeving van het land waar hij is gevestigd, van het land waarvan het recht van toepassing is op het contract, dan wel van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd;
c) wanneer de Commissie jegens de contractant of een verbonden entiteit of persoon over bewijsmateriaal beschikt of een ernstig vermoeden koestert dat deze in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft gemaakt;
d) wanneer de Commissie jegens de contractant over bewijsmateriaal beschikt of een ernstig vermoeden koestert van fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Gemeenschappen schaadt;
e) wanneer de Commissie jegens de contractant of een verbonden entiteit of persoon over bewijsmateriaal beschikt of een ernstig vermoeden koestert van ernstige fouten, onregelmatigheden of fraude in de gunningsprocedure of bij de uitvoering van het contract;
f) wanneer de contractant zijn verplichtingen uit hoofde van artikel II.3 niet nakomt;
g) wanneer de contractant valse verklaringen heeft afgelegd bij het verstrekken van de door de Commissie verlangde inlichtingen voor deelname aan de aanbesteding, of deze inlichtingen niet heeft verstrekt;
h) wanneer een wijziging in de juridische, financiële, technische of organisatorische situatie van de contractant volgens de Commissie aanzienlijke gevolgen kan hebben voor de uitvoering van het contract;
i) wanneer de contractant er door zijn eigen schuld niet in slaagt een vergunning of machtiging te verkrijgen die voor de uitvoering van het contract vereist is;
j) wanneer de contractant, na formeel en schriftelijk in gebreke te zijn gesteld, met vermelding van de aard van de beweerde tekortkoming, en na de gelegenheid te hebben gekregen om dit binnen een redelijke termijn na ontvangst van de ingebrekestelling recht te zetten, ernstig tekort blijft schieten in de nakoming van zijn contractuele verplichtingen.
II.12.2 In geval van overmacht, waarvan overeenkomstig artikel II.9 kennis is gegeven, kan elk van de contractpartijen het contract opzeggen, voor zover de uitvoering ervan niet mogelijk is voor een hoeveelheid goederen die minstens gelijk is aan een vijfde van de bestelde hoeveelheid.
II.12.3 Vóór een opzegging overeenkomstig de punten c), d), e), h) of j) krijgt de contractant de gelegenheid zijn opmerkingen kenbaar te maken.
De opzegging wordt van kracht op de dag waarop de aangetekende brief met ontvangstbevestiging waarmee het contract wordt opgezegd, door de contractant wordt ontvangen, of op een andere datum die in de opzeggingsbrief is vermeld.
II.12.4 Gevolgen van de opzegging
Indien de Commissie het contract overeenkomstig dit artikel opzegt, ziet de contractant af van elke vordering tot schadeloosstelling, ook voor de derving van verwachte winst op de onvoltooide prestaties, onverminderd andere maatregelen waarin het contract voorziet. Na ontvangst van de opzeggingsbrief neemt de contractant alle passende maatregelen om de kosten te beperken, schade te voorkomen en de door hem aangegane verbintenissen op te zeggen of
te beperken. Binnen zestig dagen na de dag waarop de opzegging van kracht wordt, stelt hij de documenten op die in de bijzondere voorwaarden worden voorgeschreven, voor de tot op die dag geleverde goederen en daarmee samenhangende verrichte diensten.
De Commissie kan eisen dat alle geleden schade wordt vergoed, en alle reeds in het kader van het contract aan de contractant betaalde bedragen terugvorderen.
Na opzegging van het contract kan de Commissie de goederen door een andere contractant laten leveren en de daarmee samenhangende diensten laten verrichten. De Commissie kan van de contractant de terugbetaling vorderen van alle extra kosten die worden gemaakt om de uitvoering van het contract te voltooien, onverminderd de andere rechten of garanties die zij eventueel uit hoofde van het contract kan laten gelden.
ARTIKEL II.12 bis – ZWARE FOUTEN, ONREGELMATIGHEDEN EN FRAUDE DIE AAN DE CONTRACTANT KUNNEN WORDEN TOEGESCHREVEN
Wanneer na de gunning van het contract blijkt dat bij de gunningsprocedure of de uitvoering van het contract zware fouten, onregelmatigheden of fraude zijn gepleegd, en deze aan de contractant kunnen worden toegeschreven, kan de Commissie, rekening houdend met de ernst van de fouten, onregelmatigheden of fraude, weigeren betalingen uit te voeren en kan zij reeds betaalde bedragen invorderen of alle met de contractant gesloten contracten beëindigen.
ARTIKEL II.13 – ANNULERING VAN BESTELLINGEN
Wanneer met de uitvoering van de bestelling niet daadwerkelijk binnen vijftien dagen3 na de vastgestelde aanvangsdatum is begonnen en de eventueel voorgestelde nieuwe datum door de Commissie onaanvaardbaar wordt geacht, kan de Commissie die bestelling zonder opzegtermijn annuleren. De annulering wordt van kracht de dag na die waarop de contractant een aangetekende brief met ontvangstbevestiging of een gelijkwaardige kennisgeving ontvangt.
De Commissie kan een bestelling tijdens de uitvoering ervan te allen tijde annuleren om de redenen en onder de voorwaarden als vermeld in artikel II.12, voor wat het nog niet geleverde deel betreft. De contractant aanvaardt dat de verplichting van de Commissie beperkt blijft tot de betaling van de prijs van de goederen die hij tot op de datum waarop de annulering van kracht wordt, heeft geleverd.
ARTIKEL II.14 – CONTROLES EN AUDITS
II.14.1 Overeenkomstig artikel 142 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen is de Europese
3 Deze termijn kan in de bijzondere voorwaarden worden aangepast naar gelang van de aard van het contract. Indien de datum of het tijdstip van levering voor de Commissie van wezenlijk belang is, moet dit duidelijk worden aangegeven in de uitnodiging tot inschrijving en moet artikel II.13 door een bepaling in de bijzondere voorwaarden dienovereenkomstig worden gewijzigd.
Rekenkamer bevoegd om vanaf de ondertekening van het contract tot vijf jaar na de betaling van het saldo van de laatste bestelling de documenten te verifiëren die berusten bij de natuurlijke personen aan wie of de rechtspersonen waaraan overmakingen uit de begroting van de Europese Gemeenschappen ten goede komen.
II.14.2 De Commissie of een externe instantie van haar keuze heeft vanaf de ondertekening van het contract tot vijf jaar na de betaling van het saldo van de laatste bestelling dezelfde rechten als de Europese Rekenkamer voor het verrichten van controles en audits, voor zover die betrekking hebben op de naleving van de contractuele verplichtingen.
II.14.3 Bovendien kan het Europees Bureau voor fraudebestrijding overeenkomstig Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad en Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad vanaf de ondertekening van het contract tot vijf jaar na de betaling van het saldo van de laatste bestelling ter plaatse controles en inspecties uitvoeren.
ARTIKEL II.15 – WIJZIGINGEN
Iedere wijziging van dit contract geschiedt bij een schriftelijke overeenkomst die door de contractpartijen wordt gesloten. Mondelinge afspraken binden de contractpartijen niet. Een bestelling kan niet als een wijziging van het contract worden beschouwd.
ARTIKEL II.16 – VERTROUWELIJKHEID
II.16.1 De contractant verbindt zich ertoe alle inlichtingen of documenten die verband houden met de uitvoering van het contract, strikt vertrouwelijk te behandelen, er geen gebruik van te maken en ze niet aan derden te verstrekken. Deze verbintenis blijft ook na uitvoering van de bestellingen gelden.
II.16.2 De contractant draagt er zorg voor dat zijn personeel, bestuur en directieleden de verbintenis aangaan dat zij het vertrouwelijke karakter van ieder gegeven dat direct of indirect verband houdt met de uitvoering van de werkzaamheden in acht zullen nemen en dat zij geen enkel document of gegeven dat niet eerder openbaar is gemaakt, aan derden zullen verstrekken of ten eigen bate of ten bate van derden zullen aanwenden, ook niet nadat de bestellingen zijn uitgevoerd.
ARTIKEL II.17 – OPSCHORTING VAN HET CONTRACT
Onverminderd het recht van de Commissie om het contract op te zeggen, kan de Commissie te allen tijde en om welke reden ook de uitvoering van het contract of van lopende bestellingen of van een deel daarvan opschorten. De opschorting gaat in op de dag waarop de contractant er per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze van in kennis wordt gesteld, of op een latere datum indien dat in de kennisgeving wordt vermeld. Na de opschorting kan de Commissie de contractant te allen tijde opdracht geven de uitvoering van het contract of van de lopende bestellingen te hervatten. De contractant kan geen aanspraak maken op schadevergoeding wegens de opschorting van het contract of een deel ervan.
HANDTEKENINGEN
Voor de contractant [Naam van de
onderneming/voornaam/naam/functie]
Handtekening[en]:
Voor de Commissie [Voornaam/naam/functie]
Handtekening[en]:
Gedaan te Brussel, [datum] Gedaan te Brussel, [datum] In tweevoud in het Nederlands.