CHECKLIST SPONSORING

CHECKLIST SPONSORING

maart 2013

Sponsoring is een soort samenwerkingsverband tussen twee of meer partijen die gericht is op wederzijdse bevoordeling. De sponsor geeft geld, goederen of diensten in ruil voor publiciteit en/of omzetvergroting. Vanuit enerzijds puur zakelijke kant, anderzijds op grond van maatschappelijke betrokkenheid, zullen organisaties overgaan tot sponsoring. Veel voorkomende vormen van sponsoring zijn sport- en cultuursponsoring. Sponsoring is zowel vanuit marketing-oogpunt als vanuit de optiek van marketingcommunicatie en public relations gezien een communicatie-instrument bij uitstek.

1) Wat kan een roeivereniging bieden:

• Direct contact met de toeschouwers en/of bezoekers van een evenement;

• In allerlei reclame-uitingen kan het gesponsorde evenement, project of object worden genoemd;

• Bestaande of mogelijke kopers kunnen worden uitgenodigd als bezoeker of als toeschouwer bij het door een bedrijf gesponsorde evenement;

• Het gesponsorde evenement wordt een ontmoetingspunt om zaken te doen;

• Via diverse andere middelen kan er aandacht worden gericht op het gesponsorde evenement, project of object. Bijvoorbeeld via een speciale internetsite, billboarding, advertenties, DM etc.;

• In het kader van het gesponsorde kan er een flinke spin-off komen in de vorm van merchandising, zoals programmaboekjes, t-shirts, foto’s en dergelijke;

• Door persberichten en persconferenties omtrent het gesponsorde evenement ontstaat free publicity.

2) Maak sponsorpakketten op basis van bovenstaande inventarisatie, maar flexibiliteit is gewenst en pas je aanbod aan aan de doelstellingen van de sponsor met hierin opgenomen

• algemene gegevens roeivereniging (NAW-gegevens, overzicht bestuur, aantal leden, evenementen, potentiële doelgroep)

• overzicht exposure mogelijkheden (naam- en logovermelding, advertenties, uitnodigingen bijeenkomsten en dergelijke)

• sponsorbedragen

3) Aanbieden sponsorpakketten aan bedrijven/ organisaties

Bepaal uw strategie om maximaal resultaat te halen uit uw inspanningen. Zet bijvoorbeeld in op een hoofdsponsor met daarnaast kleinere sponsors voor kleinere bijdragen zoals een advertentie in het ledenblad.

Aandachtspunten voor het contact leggen met sponsors:

- Voorbereiding: zoek informatie over potentiële sponsors via website, documenten, jaarverslag, etc.

- Inventariseer wie (via leden, businessclub stad, gemeente) binnen de organisatie potentiële sponsors kent of een goede ingang weet. Direct persoonlijk contact blijkt vaak het meest effectief.

- Indien u het bedrijf niet kent: bel en vraag welke persoon binnen het bedrijf het beste benaderd kan worden.

- Stuur brief en sponsorpakket.

- Maak een paar weken na het verzenden van de brief een afspraak voor een oriënterend gesprek.

4) Contractueel vastleggen

Leg uw afspraken met de sponsor vast om misverstanden te voorkomen. In een sponsorovereenkomst komen de volgende zaken aan bod:

• Contractpartijen

• Uitgangspunten

• Hoogte van het sponsorbedrag of de te leveren diensten

• Tegenprestatie van de ontvangende organisatie

• Duur van de overeenkomst

• Ontbindende factoren

• Evaluatiemomenten

Voor het aangaan van een sponsorcontract moet uw organisatie een rechtspersoon zijn, bijvoorbeeld een stichting of een vereniging.

Tip 1: Informeer ook naar de fiscale aspecten van sponsoring (BTW-verplichting, schenkingsrecht). Tip 2: Kijk ook eens op xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx voor meer informatie.