Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 1
Januari 2023
Inleiding
Urenco Limited en zijn dochterondernemingen (‘Urenco’) vereisen van elke leverancier van goederen en/of diensten (inclusief aannemers, consulenten en verkopers) (‘Leverancier’ of ‘Leveranciers’) dat ze werken op een manier die blijk geeft van dezelfde toewijding aan duurzaam, verantwoord, rechtvaardig en ethisch zakendoen als Urenco van haar personeel verlangt bij het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten. Als Leverancier van producten en/of diensten aan Urenco is uw bedrijf cruciaal voor het succes van Urenco. De Ethische en Gedragscode voor Leveranciers (‘de Code’) beschrijft de fundamentele principes en zakelijke gedragsvereisten van Urenco die door uw organisatie en in de hele toeleveringsketen moeten worden nageleefd wanneer u voor Urenco werkt.
Naleving van de vereisten van de Code is een beslissende factor voor Xxxxxx’x selectie van Leveranciers en de partners waarmee we ons bedrijf willen laten groeien. Een van de kernwaarden van Urenco is integriteit en als
algemene regel verwachten we dat iedereen in onze toeleveringsketen werkt en zich gedraagt op een manier die de belangen van Urenco beschermt en de principes van duurzaamheid, verantwoordelijkheid en gelijkheid toepast.
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 2
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 2
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers
Naleving van wet en regelgeving
Bij Urenco zetten we ons in om zaken te doen in overeenstemming met de hoogste ethische normen. Urenco verwacht dat alle leveranciers zaken doen in overeenstemming met de geest en de letter van alle toepasselijke wet- en regelgeving en de voorschriften in de rechtsgebieden waarin ze actief zijn.
Gezondheid en veiligheid
Veiligheid staat centraal bij alles wat we bij Urenco doen. Wij zijn er trots op om onze mensen, de gemeenschap en het milieu te beschermen tegen schade en de reputatie van onze industrie, producten en diensten hoog te houden. We verwachten dat onze Leveranciers;
• een veilige en gezonde werkomgeving bieden aan alle werknemers en aannemers, inclusief het verstrekken van goed onderhouden persoonlijke beschermingsmiddelen;
• alle redelijke en praktische stappen ondernemen om gezondheids- en veiligheidsrisico’s op de werkplek te elimineren;
• actief een sterke nucleaire veiligheidscultuur instellen en handhaven (van toepassing op leveranciers binnen de splijtstofcyclus); en
• zich uitspreken als ze dingen zien die een risico vormen voor zichzelf of anderen, en proactief verbeteringen voorstellen.
Continue verbetering en herstel
Urenco erkent dat Leveranciers zich in verschillende stadia van ontwikkeling bevinden. De vereisten die in de Code uiteengezet worden, zijn de minimaal vereiste normen
en Urenco verwacht van Leveranciers dat ze de best practices in de bedrijfstak volgen. Van Leveranciers wordt verwacht dat ze samenwerken met hun toeleveringsketen en onderaannemers die betrokken zijn bij de levering van contracten aan Urenco en ervoor zorgen dat ook zij voldoen aan de vereisten van producten en diensten.
Leveranciers zullen elke overtreding van de Code die hen ter kennis komt aanpakken en passende maatregelen nemen.
Urenco zal passende corrigerende maatregelen zoeken om de inbreuk te voorkomen, te stoppen of de omvang ervan te reduceren. Het aanhoudend niet naleven van de Code, het nalaten van een inbreuk binnen redelijke termijn te
xxxxxxxxx, of de herhaalde en ongerechtvaardigde weigering om de vereiste informatie te verstrekken, kunnen leiden
tot opschorting of beëindiging van de activiteiten van de Leverancier voor Urenco.
Due diligence en transparantie
Urenco verwacht van zijn Leveranciers en partners ook dat ze op duurzaamheid, ethiek en governance gebaseerde due diligence uitvoeren in hun eigen activiteiten en toeleveringsketen, passende risico beperkende en herstelmaatregelen implementeren met betrekking tot het niveau van risico en impact, en op aanvraag zorgen voor transparante communicatie van de resultaten aan Urenco.
Na redelijke voorafgaande kennisgeving zullen Leveranciers Urenco, en/of een door Urenco gemachtigde en voor de Leverancier redelijkerwijs aanvaardbare derde partij, toestaan om audits en beoordelingen uit te voeren van de activiteiten van de Leverancier die relevant zijn voor de Code, inclusief maar niet beperkt tot de faciliteiten van de Leverancier.
Tegen omkoping en corruptie
Bij Urenco zetten we ons in om op een eerlijke manier zaken te doen en we verwachten hetzelfde van onze Leveranciers.
Urenco hanteert een nultolerantiebeleid ten aanzien van elke vorm van omkoping, fraude of corrupte praktijken. Leveranciers zijn verplicht procedures in te stellen in overeenstemming met de lokale wet- en regelgeving waarin ze opereren - dit omvat, maar is niet beperkt tot, de UK Xxxxxxx Xxx 0000, XX Finance Xxx 0000 (Criminal Facilitation of Tax Evasion) en de US Foreign Corrupt Practices Xxx 0000.
Leveranciers mogen niet aannemen, aanbieden, beloven, betalen, toestaan of goedkeuren:
• steekpenningen, faciliterende betalingen, smeergeld of illegale politieke bijdragen;
• geld, goederen, diensten, entertainment, tewerkstelling, contracten of andere zaken van waarde, om ongepast voordeel te verkrijgen of te behouden; of
• alle andere onwettige of ongepaste betalingen of voordelen.
Geschenken en gastvrijheid
Het onderhouden en opbouwen van zakelijke relaties met leveranciers en derden is een integraal onderdeel van elk bedrijf, maar het geven en ontvangen van geschenken en gastvrijheid kan soms het beoordelingsvermogen aantasten en de schijn van belangenverstrengeling wekken. Leveranciers mogen:
• geen geschenken of gastvrijheid aanbieden aan medewerkers van Urenco, vertegenwoordigers of overheidsfunctionarissen die bedoeld zijn om een zakelijke beslissing te beïnvloeden of die de schijn daarvan kunnen wekken;
• geen steekpenningen doen of toestaan; en
• nooit geschenken aanbieden in de vorm van contant geld of een equivalent daarvan, bv. cadeaubonnen en vouchers.
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 3
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 4
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 4
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers
Politieke activiteiten
Tenzij Urenco uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft verleend, mag alleen door bevoegd Urenco-personeel contact onderhouden worden met overheidsfunctionarissen met betrekking tot Urenco-zaken.
Leveranciers mogen niet betrokken zijn bij politieke activiteiten als vertegenwoordiger van Urenco of de naam Urenco gebruiken om deel te nemen aan politieke activiteiten zonder specifieke schriftelijke toestemming van Urenco.
Leveranciers mogen de computersystemen, e-mailadressen of andere eigendommen van Urenco niet gebruiken om persoonlijke politieke standpunten uit te dragen of om een politieke kandidaat of campagne te bevoordelen. Vragen over interacties met de overheid of politieke activiteiten moeten worden gesteld aan de zakelijke contactpersoon van de Leverancier bij Urenco.
Belangenconflicten
Urenco verwacht van Leveranciers dat ze redelijke zorg en beoordelingsvermogen aanwenden om feitelijke of
vermeende belangenconflicten te voorkomen of op passende
wijze te beperken.
Een belangenconflict kan ontstaan als er belangen zijn die het voor Leveranciers moeilijk maken om objectieve, rationele of onbevooroordeelde beslissingen te nemen bij het uitvoeren van contractuele verplichtingen.
Leveranciers moeten hun primaire contactpersoon bij Urenco schriftelijk op de hoogte stellen wanneer ze zich bewust worden van feitelijke of vermeende belangenconflicten
met betrekking tot de goederen of diensten die zij, hun leveranciers of onderaannemers aan Urenco leveren.
Vertrouwelijkheid
Leveranciers hebben een wettelijke en ethische plicht om de privacy en veiligheid van vertrouwelijke informatie die ze ontvangen te waarborgen, en mogen die alleen gebruiken
voor passende zakelijke doeleinden in overeenstemming met de geldende privacywetgeving en contractuele vereisten.
Leveranciers mogen geen enkel intellectueel eigendom van Urenco gebruiken, inclusief het Urenco-logo, of hun
associatie met Urenco bekendmaken, ook niet in marketing- of promotiemateriaal, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Urenco.
Tenzij expliciet anders vastgesteld in schriftelijke overeenkomsten tussen Leveranciers en Urenco, worden er geen intellectuele eigendomsrechten overgedragen van Urenco aan Leveranciers en alle auteursrechten, patenten,
handelsgeheimen of ander intellectueel eigendom verbonden aan elk idee, concept, techniek, uitvinding, proces, en werk van auteurschap ontwikkeld of gemaakt door Leveranciers, individueel of gezamenlijk met anderen, tijdens het uitvoeren van werkzaamheden voor Urenco, of gebaseerd op of afgeleid van vertrouwelijke informatie van Urenco of eigendom van Urenco waartoe de Leverancier toegang heeft, behoren
toe aan Urenco en zullen desgevraagd door de Leverancier
specifiek aan Urenco worden toegewezen.
Mensenrechten
Urenco verlangt van al zijn Leveranciers dat ze onze inzet voor het respecteren, bevorderen en beschermen van de mensenrechten delen.
Leveranciers moeten zich houden aan alle internationaal erkende mensenrechten, zoals vastgelegd in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens. Leveranciers en partners nemen maatregelen om te voorkomen dat zij negatieve gevolgen voor de mensenrechten veroorzaken, daartoe bijdragen of daarmee in verband worden gebracht. Dit omvat alle soorten rechthebbenden, zoals
werknemers, getroffen gemeenschappen en verdedigers van
mensenrechten.
• Slavernij en mensenhandel
Alle vormen van moderne slavernij zijn onaanvaardbaar voor Urenco. Leveranciers moeten zich houden aan alle geldende wetten, statuten en regelgeving tegen slavernij en mensenhandel, inclusief maar niet beperkt tot de
UN Guiding Principles on Business and Human Rights (Leidende beginselen van de Verenigde Naties voor bedrijven en mensenrechten).
Dit omvat, maar is niet beperkt tot, het niet ondersteunen of inschakelen of eisen van dwangarbeid, schuldarbeid en gevangenisarbeid.
Indien van toepassing, publiceren Leveranciers jaarlijks een Modern Slavery Statement in overeenstemming met de Modern Slavery Xxx 0000. Urenco verwacht van zijn Leveranciers en partners dat ze niet betrokken zijn bij activiteiten die erop gericht zijn de maatschappij en de burgerlijke vrijheden te ondermijnen. Leveranciers en partners moeten beoordelen of hun eigen activiteiten, of hun toeleveringsketens, zich bevinden in of betrekken uit conflictgebieden of andere gebieden met een hoog risico
en nemen in dergelijke gevallen verscherpte due diligence-
maatregelen die passen bij de specifieke context.
• Kinderarbeid
Leveranciers zullen alle vormen van kinderarbeid tegengaan. Leveranciers en partners mogen niet deelnemen aan of profiteren van enige vorm van kinderarbeid. Als kinderarbeid vastgesteld wordt, moet de Leverancier een remediatie programma opzetten. Leveranciers mogen geen personen in dienst nemen onder de wettelijke minimumleeftijd voor tewerkstelling zoals voorgeschreven door de plaatselijke wetgeving en werknemers onder de 18 jaar mogen geen werk uitvoeren dat hen aan gevaren kan blootstellen.
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 5
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 6
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 6
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers
• Lonen en vergoedingen
De betaalde lonen en voordelen moeten voldoen aan de hoogste van de nationale wettelijke normen of lokale ijkpunten van de bedrijfstak. Leveranciers en partners moeten er ook naar streven verschillen in beloning en
voordelen tussen mannen en vrouwen voor vergelijkbaar werk tot een minimum te beperken.
In rechtsgebieden waar geen wettelijke minimumloonvereisten bestaan, moeten Leveranciers streven naar een leefbaar loon dat een adequate levensstandaard biedt voor werknemers en hun gezinsleden.
• Collectieve onderhandelingen en vrijheid van vereniging
Leveranciers en partners moeten de rechten van alle werknemers erkennen en respecteren en zich
houden aan alle wetten met betrekking tot collectieve onderhandelingen en vrijheid van vereniging.
• Gelijke kansen
Leveranciers moeten gelijkheid, diversiteit en inclusie bevorderen, en mogen geen enkele vorm van discriminatie toepassen bij aanwerving, promotie, ontwikkeling, beloning en ontslag. Onwettige gronden voor discriminatie omvatten maar zijn niet beperkt tot: ras, kleur, geslacht, leeftijd, taal, eigendom, nationaliteit of nationale afkomst, godsdienst, etnische of sociale afkomst, economische gronden, gezondheidstoestand, handicap, zwangerschap, het behoren tot een inheems volk, vakbondslidmaatschap, politieke overtuiging en seksuele geaardheid.
Milieu
Urenco streeft ernaar onze impact op het milieu te beperken met initiatieven om onze koolstofuitstoot, ons waterverbruik en ons afval te verminderen. Urenco verwacht van Leveranciers dat ze zich inzetten voor verantwoord milieubeheer. Van Leveranciers wordt verwacht dat ze
van tijd tot tijd met Urenco of onze aangewezen externe leveranciers samenwerken voor het beheer en de rapportage van belangrijke duurzaamheids- en milieumaatregelen. Van Leveranciers wordt verwacht dat ze:
• ervoor zorgen dat hun activiteiten voldoen aan alle geldende milieuwetgeving, inclusief internationale verdragen met betrekking tot, maar niet beperkt tot, afvalverwijdering, emissies, lozingen en de behandeling van gevaarlijke en giftige materialen;
• alle vereiste vergunningen en licenties verkrijgen en handhaven, en voldoen aan de operationele en rapportage- vereisten van die vergunningen en licenties;
• verantwoord omgaan met gevaarlijke stoffen en waar mogelijk gevaarlijke en toxische stoffen vervangen door minder gevaarlijke stoffen;
• een beproefd en adequaat milieubeheersysteem hebben om de omvang van hun activiteiten en waardeketen te dekken; en
• in al hun activiteiten rekening houden met de klimaatverandering, met inbegrip van maar niet beperkt tot een actieve vermindering van de uitstoot van broeikasgassen en een actieve bijdrage aan de netto nul- doelstellingen van Urenco.
Betrokkenheid van belanghebbenden
Leveranciers en partners gaan een transparante, open en eerlijke dialoog aan en werken samen met belanghebbenden en overheden in en rond het gebied waarin ze actief zijn.
Boekhouding en financiële rapportage
Leveranciers moeten een nauwkeurige financiële en boekhoudkundige administratie bijhouden met betrekking tot de contractuele verplichtingen en bijbehorende taken voor Urenco.
Naleving van handelsregels
Leveranciers moeten ervoor zorgen dat ze voldoen aan alle geldende wet- en regelgeving met betrekking tot de import en export van goederen, software en technologie in alle rechtsgebieden. Leveranciers moeten niet-conforme handelspraktijken schriftelijk melden aan hun primaire contactpersoon of -personen bij Urenco.
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 7
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 8
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 8
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers
Gegevensbescherming en informatiebeveiliging
Leveranciers moeten alle wetten en vereisten inzake gegevensbescherming naleven, met inbegrip van de Britse en Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming, bij de verwerking van persoonsgegevens namens Urenco. Leveranciers zullen passende maatregelen nemen om:
• de integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens te beschermen, met inbegrip van informatie die toebehoort aan of geleverd wordt door Urenco en die op hun systemen wordt bewaard (waaronder fysieke en online of elektronische systemen);
• ervoor te zorgen dat derden, met inbegrip van hun vertegenwoordigers, geen toegang hebben tot de gegevens; en
• onmiddellijk hun hoofdcontact bij Urenco schriftelijk of per e- mail op xxxxxxx@xxxxxx.xxx inlichten indien ze op de hoogte zijn van een mogelijk of feitelijk datalek of andere vorm van toegang door derden.
Algemene voorwaarden
Als de Code in strijd is met de voorwaarden van een contract tussen de Leverancier en Urenco, dient de Leverancier zich te houden aan de strengere voorwaarde.
Voor vragen of bezorgdheden over de Code, inclusief de toepassing ervan op specifieke omstandigheden in verband met uw werk voor Urenco, kunt u contact opnemen met uw hoofdcontactpersoon bij Urenco.
Bezorgdheden melden
De in de Code uiteengezette normen zijn van cruciaal belang om een doorlopende succesvolle relatie met onze Leveranciers te verzekeren. Urenco neemt meldingen van overtredingen, wangedrag en onveilige werkpraktijken zeer serieus. Leveranciers en hun personeel hebben de plicht elk gedrag van Urenco- personeel, Leveranciers of
onderaannemers te melden dat als onethisch wordt ervaren of dat in strijd is met wet- en regelgeving of de Code. Als een Leverancier op de hoogte is van vermoedelijk wangedrag, illegale activiteiten of fraude, moet hij/zij dit onmiddellijk melden. Leveranciers kunnen hun bezorgdheden rechtstreeks aan hun hoofdcontactpersoon bij Urenco melden of via de Urenco Speak-Out hulplijn of de webrapportagepagina.
Lokale hulplijnnummers:
Bel vanaf een buitenlijn het One Connect-nummer van uw locatie:
Xxxxx - 000 000 0000
Xxxxxxxxx - 0800 1815178
Japan - 0800 300 8899
Mexico - 000 000 0000
Nederland – 0800 0228569
Xxxx-Xxxxx – 000 000 0000
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx – 0808 196 5836
Verenigde Staten – (000) 000 0000
Web-rapportage:
xxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx
Ethiek en Gedragscode voor Leveranciers 9