ALGEMENE
ALGEMENE
VERKOOPSVOORWAARDEN
VERSIE 12/01/2023
Artikel 1: Voorwerp van het contract
HDMP NV verleent bij deze overeenkomst aan de Klant een persoonlijke en niet exclusieve gebruikslicentie van de software HealthOne. Deze licentie dekt het basisprogramma, de eventuele uitbreidingen die aan de software zouden worden gebracht tijdens de onderhoudsverrichtingen, alsmede de eventuele updates.
HDMP NV verbindt er zich voorts toe om het onderhoud te verzekeren van de software HealthOne. Deze Algemene Voorwaarden zijn van rechtswege toepasselijk op de nieuwe modules die de Klant zich later eventueel zou aanschaffen en die het voorwerp zouden zijn van een aanhangsel bij het contract.
Artikel 2: Draagwijdte van de licentie
Deze licentie verleent aan de Klant het recht om HealthOne te gebruiken op een aantal computers, gelijk aan het aantal artsen en andere gebruikers voorzien in het contract*. Voor elke wijziging of uitbreiding van het recht zal dan ook een voorafgaande en schriftelijke toelating van HDMP NV vereist zijn. Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de Klant geen andere kopie van HealthOne mag maken, dan noodzakelijk voor een back up. De Klant mag evenmin de documentatie met betrekking tot de software kopiëren. De Klant ziet ervan af de software te commercialiseren, te vertalen, te wijzigen of aan te passen zonder voorafgaande schriftelijke toelating van HDMP NV. Elke niet-naleving van deze verplichting zal HDMP NV ipso facto ontslaan van zijn onderhoudsverplichting zoals bepaald in artikel 6 hierna, en dit onverminderd het recht van harentwege om van rechtswege de onmiddellijke ontbinding van deze licentie in te roepen. Deze licentie verleent aan de Klant geen enkele toegang, zelfs niet gedeeltelijk, tot de bronnen van de software. Dit artikel vertegenwoordigt het geheel van de rechten van de Klant met betrekking tot het gebruik en de reproductie van het geheel of een deel van de software.
Artikel 3: Intellectuele eigendom
HDMP NV verklaart alle intellectuele eigendomsrechten te bezitten van de software HealthOne. Elke daad van de Klant die niet zou gedekt zijn door artikel 2 hierboven zal als een daad van namaak worden beschouwd die desgevallend aanleiding zal geven tot gerechtelijke vervolging. De Klant verbindt er zich toe HDMP NV onmiddellijk in te lichten over :
. Elke daad van namaak of elke daad die als dusdanig zou kunnen worden bestempeld gesteld door een derde en waarvan de Klant zou kennis hebben.
. Elke verwijt van namaak geformuleerd door een derde met betrekking tot het gebruik van de software HealthOne door de Klant.
Artikel 4: Opstarten, vorming, gebruik
HDMP NV zorgt voor de installatie van HealthOne bij de Klant, op het overeengekomen hardware materiaal dat geschikt is om de software op te laden en op te starten. Deze informatie is terug te vinden op de website. De Klant verbindt er zich toe over het vereiste materiaal op de met HDMP NV overeengekomen installatiedatum te beschikken. De Klant erkent volledig te zijn geïnformeerd door HDMP NV met betrekking tot de voor de werking van de software nodige configuratie. Er is uitdrukkelijk overeengekomen dat de verplichtingen van HDMP NV zich beperken tot de levering van de software HealthOne, met uitsluiting van elk ander element, en meer bepaald van de Microsoft SQL Server. Bij de installatie, verbindt HDMP NV er zich toe aan de Klant een éénmalige basisvorming te geven voor het gebruik van de software. De Klant verbindt er zich toe kennis te nemen van de documentatie die hem door HDMP NV wordt verstrekt met betrekking tot HealthOne en de bij de installatie voorziene basisvorming te volgen. Verder verbindt HDMP NV er zich toe de nieuwigheden bij het updaten van de versie degelijk te documenteren en deze documentatie (pdf-formaat) via het LiveUpdate systeem ter beschikking te stellen van de gebruiker. Verder zullen tijdens de verschillende groepsopleidingen en E-Learingsessies deze nieuwigheden aan bod komen. Op uitdrukkelijke vraag van de Klant en op zijn kosten, kan HDMP NV andere vormingssessies of oefeningen organiseren - individueel of in groep – De modaliteiten (plaats, kosten, aantal uren...) daarvan worden geval per geval overeengekomen. HDMP NV biedt tijdens de kantooruren telefonische bijstand (02/724.00.92) (helpdesk) met betrekking tot het gebruik en de werking van HealthOne. Alleen de Klant die de hoger vermelde basisvorming heeft gevolgd en de verschuldigde licentie-en onderhoudsbijdragen heeft betaald, kan op deze bijstand aanspraak maken. Bij elke oproep moet de Klant in staat zijn om aan de help desk precieze informatie te verstrekken over de omstandigheden waarin het ingeroepen probleem is opgedoken alsmede elke inlichting die noodzakelijk is om de vraag te begrijpen. Op aanvraag kan HDMP NV bijstand verlenen in de lokalen van de Klant. De modaliteiten daarvan (uurtarief, aantal uren, verplaatsing) moeten geval per geval worden overeengekomen. Wanneer de Klant geen toegang krijgt tot de fiches van zijn patiënten of in geval van ernstig disfunctioneren van de software, zal HDMP NV bijstand verlenen binnen de drie werkdagen na de vraag die haar wordt gericht. De Klant zal in ieder geval alle kosten dragen met betrekking tot de hulpverlening van HDMP NV, indien deze geschiedt buiten de lokalen van HDMP NV. De Klant verbindt er zich toe de software te gebruiken overeenkomstig de in de documentatie beschreven gebruikswijze. Hij is alleen verantwoordelijk voor de regelmatige back up van zijn software en data. HDMP NV draagt geen enkele verantwoordelijkheid in dit opzicht. Op verzoek van de Klant kan HDMP NV gelast zijn met het nazien en het herstellen van HealthOne in het kader van Windows, met uitsluiting echter van de problemen die eigen zijn aan Windows, aan andere softwares of aan het hardware materiaal. In dit geval dient de Klant zijn computer naar HDMP NV te brengen. Indien het ingeroepen probleem enkel te wijten is aan een gebrekkige installatie of aan een werkingsgebrek van HealthOne, zullen geen kosten aangerekend worden aan de Klant. In alle andere gevallen - en o.a. als het probleem rechtstreeks of onrechtstreeks veroorzaakt werd door een andere op de computer geïnstalleerde toepassing - zal de Klant alle kosten voor het nazien en herstellen moeten dragen. Voorafgaandelijk aan elke vraag voor herstelling, zal de Klant een volledige back up hebben uitgevoerd van zijn systeem en zijn xxxx.Xx Klant is alleen verantwoordelijk t.o.v. derden voor het gebruik dat hij van HealthOne maakt; hij waarborgt HDMP NV tegen elk door een derde hieromtrent geuit bezwaar, in het bijzonder wat de verplichte bescherming van de persoonlijke gegevens van de patiënten betreft.
Artikel 5: Waarborg
HDMP NV is uitdrukkelijk alleen aan een middelenverbintenis onderworpen. HDMP NV biedt geen enkele uitdrukkelijke of stilzwijgende waarborg betreffende :
. De capaciteit van de software om aan de noden van de Klant te voldoen
. De afwezigheid van fouten in de exploitatie van de software.
. De mogelijke en effectieve verbetering van elk gebrek in de software.
In elke hypothese, en bij uitdrukkelijke overeenkomst, zal HDMP NV nooit ertoe gehouden zijn de Klant, bovenop het totaal van de reeds ontvangen licentie- en onderhoudsbijdragen te vergoeden, noch hem een vergoeding te betalen voor schade die niet het directe, onmiddellijke en voorzienbare gevolg zouden zijn van het verweten gebrek; in het bijzonder zijn verliezen van zakencijfers of patiënten uitgesloten. De Klant erkent dat hij van HDMP NV alle informatie heeft verkregen om een goede kennis van de software te hebben en te kunnen inschatten of deze aan zijn behoeften beantwoordt. HDMP NV biedt geen enkele waarborg betreffende de kwaliteit, het prestatievermogen of de capaciteit van HealthOne om aan om het even welke toepassing te voldoen. In het bijzonder biedt HDMP NV geen enkele waarborg wat betreft de compatibiliteit van HealthOne met periferische toestellen, zoals bijvoorbeeld scanners, of met elke andere medische installaties.
Artikel 6: Onderhoud en updates
Tegen betaling van de in de overeenkomst bepaalde jaarlijkse onderhoudsbijdrage zal HDMP NV, vanaf de installatie van de software, zijn gratis telefonische bijstand verlenen aan de Klant om elke mogelijke fout of elk intrinsiek gebrek van HealthOne te verhelpen. Zoals voorzien in artikel 5 van deze Algemene Voorwaarden gaat HDMP NV hieromtrent een middelenverbintenis aan. Om HDMP NV in staat te stellen deze opdracht optimaal te vervullen verbindt de Klant er zich toe precieze informatie aan HDMP NV te verstrekken betreffende de omstandigheden waarin het ingeroepen probleem is opgedoken en dit om de identificatie en de oplossing ervan te vergemakkelijken. Uitdrukkelijk wordt overeengekomen dat elke vraag tot prestatie, vanwege de Klant aan HDMP NV, er toe strekkend de software te doen evolueren, - in het bijzonder door deze aan te passen aan zijn specifieke behoeften door de toevoeging, de overdracht of de bewaring van gegevens of persoonlijke ontwikkelingen - het kader van het louter onderhoud te buiten gaat en bijgevolg dient te worden vastgelegd tussen de partijen in een bijzondere overeenkomst tussen partijen en met een afzonderlijke facturatie. Het onderhoud omvat eveneens de terbeschikkingstelling van de updates van de software HealthOne. HDMP NV gaat echter geen enkele verbintenis aan voor wat betreft de effectieve realisatie en de frequentie van deze updates. HDMP NV waarborgt een correctieve ondersteuning van vroegere versies tot 2 jaar na het ter beschikking stellen van deze versie. De nieuwe gehomologeerde versie van de software zal binnen de drie maanden na publicatie van de deliberatieresultaten beschikbaar zijn. In geval van update van de software waarborgt HDMP NV de compatibiliteit van de nieuwe versie met de data die in het kader van een vorige versie op correcte wijze werden opgeslagen. De installatie van de updates wordt verricht door de Klant die bijgevolg de volledige verantwoordelijkheid van deze operatie draagt. Op uitdrukkelijke vraag van de Klant kan HDMP NV voor deze installatie zorgen. De modaliteiten hiervan moeten geval per geval worden overeengekomen en de Klant zal alle kosten (verplaatsing, geleverde uren, … ) met betrekking tot de installatie van de update dragen. De updates worden naargelang van het geval aan de Klant bezorgd via elektronische weg (LiveUpdate of e-mail link). Zij gaan gepaard met een beschrijving van de aan de software aangebrachte wijzigingen. Een exemplaar van de bijhorende documentatie wordt via elektronische weg of onder gedrukte vorm aan de Klant bezorgd. Indien de Klant de update weigert of indien hij ze niet installeert zal het onderhoud van de vorige versie slechts verzekerd zijn gedurende een periode van maximum zes maanden ingaande op het versturen van de update. Dit onderhoud zal de verbetering van fouten niet omvatten waarvan HDMP NV kan bewijzen dat deze werden verwijderd in de nieuwe versie, die de Klant echter geweigerd of niet geïnstalleerd heeft. HDMP NV garandeert de recuperatie van gegevens van de vorige versie(s) (met inbegrip van de inactieve gearchiveerde dossiers) bij elke update van de software.
Artikel 7: Retributies en facturatie
De door de Klant verschuldigde jaarlijkse vergoeding voor de gebruikslicentie van de HealthOne-software wordt berekend volgens het aantal gebruikers zoals vermeld op de bestelbon. Cliënt verbindt zich ertoe HDMP NV onmiddellijk op de hoogte te brengen van elke verhoging van dit aantal. De vergoeding moet jaarlijks worden betaald. Deze vergoeding, vermeerderd met BTW, wordt vooraf door HDMP NV aan Cliënt gefactureerd en is contant betaalbaar. Elke onbetaalde factuur brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling rente op tegen de wettelijke rentevoet die van toepassing is in geval van betalingsachterstand bij handelstransacties (wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties) vermenigvuldigd met 1,3 (één punt drie), vanaf de vervaldag. Elk onbetaald bedrag wordt bovendien verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van 15%, met een minimum van 150 euro. In geval van niet-betaling door de Klant van de hierboven bedoelde vergoedingen, binnen dertig dagen na hun facturatie, is HDMP NV gerechtigd haar onderhoudsverbintenis zoals voorzien in artikel 6 van deze overeenkomst op te schorten, onverminderd haar recht om zich te beroepen op de ontbinding van de overeenkomst overeenkomstig artikel 9 hierna. Deze opschorting heeft geen invloed op de periodieke betaling van de vergoedingen, die ondanks de opschorting verschuldigd blijven en door HDMP NV worden verworven.
De door de Klant verschuldigde jaarlijkse onderhoudsvergoeding zal op elke verjaardag van de aanvang van het contract worden aangepast overeenkomstig de volgende formule:
Pn = Pd x ( 0,20 + (Fn/Fd x 0,80) ), waarbij :
Pn = nieuwe onderhoudsprijs
Pd = initiële onderhoudsprijs, volgens contract
Fn = prijsontwikkelingsindex F van de maand voorafgaand aan de aanpassing
Fd = prijsontwikkelingsindex F van de maand vóór de ondertekening van het contract
F: De prijsindex heeft betrekking op parameters die de reële kosten vertegenwoordigen die in het kader van de levering van de hier genoemde diensten worden gemaakt: de ontwikkeling van de salarissen van het Paritair Comité 200, de prijs van bedrijfswagens, de prijs van grondstoffen, de prijs van energie, elektriciteit, gas, benzine, brandstof, de prijs van onroerend goed (huur, onroerende voorheffing), de ontwikkeling van het wetgevingskader dat tot prijswijzigingen kan leiden, zoals de heffing van een nieuwe belasting of een nieuw quotum.
De Klant bevestigt dat hij deze parameters beschouwt als geldige redenen om de vergoeding te wijzigen.
Artikel 8: duur van de onderhoudsverbintenis
De onderhoudverbintenis gaat in bij de installatie van HealthOne bij de Klant en dit voor een periode van 1 jaar, tenzij anders vermeld in een (tijdelijk) vervangingscontract. Na deze periode van 1 jaar, zal ze stilzwijgend hernieuwd worden voor opéénvolgende periodes van één jaar aan de voorwaarden van dat moment. Elke partij heeft na deze periode van 1 jaar de mogelijkheid om op elke jaarlijkse vervaldag een einde aan de onderhoudsverbintenis te stellen, door aan de andere partij een opzeg te betekenen van drie maanden.Bij het beëindigen van een onderhoudsverbintenis zullen alle verplichtingen jegens de klant stoppen (geen updates meer van de software, geen ondersteuning). HDMP NV waarborgt wel dat de reeds ingevoerde gegevens permanent kunnen worden gelezen.
Artikel 9: vervroegd einde van het contract
In geval één der partijen ernstig tekortkomt aan haar verplichtingen – en in het bijzonder, indien de Klant de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden niet naleeft - , zal de andere partij van rechtswege onmiddellijk een einde aan de overeenkomst kunnen stellen, zonder vooropzeg noch opzeggingsvergoeding, op voorwaarde echter dat een ingebrekestelling werd verstuurd en dat de verweten tekortkoming binnen de daarop volgende maand niet werd hersteld.
Indien HDMP NV niet in staat is de ten hare laste gelegde verplichtingen uit te voeren omwille van een geval van overmacht, zal de uitvoering van de overeenkomst opgeschort worden totdat de verhindering ophoudt. Indien deze opschorting meer dan drie maanden duurt zal elke partij een einde aan de onderhoudsverbintenis kunnen stellen. De Klant zal nochtans het voordeel van de licentie behouden.
Artikel 10: vertrouwelijkheid
Elke partij verbindt er zich toe al de informatie die zij ter gelegenheid van de uitvoering van de overeenkomst over haar medecontractant en/of haar activiteiten zal bekomen hebben, geheim te houden en al de nodige maatregelen te nemen teneinde de openbaarmaking ervan naar derden toe te xxxxxxxxx.Xx dit opzicht wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de software HealthOne, en de hiermee verbonden documentatie als vertrouwelijke informatie worden beschouwd in de zin van deze beschikking. Deze verplichting zal hoe dan ook na het einde van de overeenkomst blijven bestaan.
Artikel 11: intuitu personae
Uitdrukkelijk wordt overeengekomen dat de overeenkomst in hoofde van de Klant “intuitu personae” wordt gesloten. De Klant is bijgevolg niet gemachtigd om de overeenkomst over te dragen of om onderlicenties op HealthOne toe te staan, zonder het voorafgaand en schriftelijk akkoord van HDMP NV.
Artikel 12: documentatie
De Klant erkent bij deze overeenkomst de documentatie te hebben ontvangen die de belangrijkste functies beschrijft van de software HealthOne.Een technische documentatie die de capaciteit van de uitvoerbare bestanden beschrijft ligt, op eenvoudige aanvraag bij HDMP NV of bij notaris Ph Jacquet, 831 Haechtsesteenweg, Evere 1140, ter beschikking van Klant
.
Artikel 13: diverse
De overeenkomst drukt het geheel van de verplichtingen tussen de partijen uit en vormt een onverdeeld geheel. Xxxxxxx, als een beschikking van de overeenkomst nietig wordt verklaard, zal deze nietigheid enkel de betroffen beschikking en niet de volledigheid van de overeenkomst aantasten.
De notificaties door de ene aan de andere partij, in het bijzonder betreffende de ontbinding van de overeenkomst, zullen per aangetekende brief gebeuren, met werking op de derde werkdag volgend op het versturen ervan.
De overeenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht. Elk geschil met betrekking tot de vorming, de uitvoering, de beëindiging of de interpretatie van de overeenkomst valt onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken te Brussel.
Artikel 14: Verantwoordelijkheid van de klant
De Klant is als enige verantwoordelijk voor het gebruik van HealthOne. De Klant aanvaardt alle verantwoordelijkheid voor elk gebruik van HealthOne met zijn login en wachtwoord. De Klant is als enige verantwoordelijk voor de kwaliteit, wettigheid en relevantie van de via HealthOne gecodeerde en verzonden gegevens en inhoud. Hij garandeert tevens dat hij de houder is van alle rechten die nodig zijn om de genoemde gegevens en inhoud te gebruiken en te uploaden naar HealthOne. HDMP NV is bijgevolg niet aansprakelijk voor het niet in overeenstemming zijn van de gegevens en/of inhoud met de overeenkomst en met de wetten, voorschriften en openbare orde. De Klant garandeert HDMP SA tegen elk nadeel dat zou kunnen voortvloeien uit een betwisting door een derde wegens schending van deze garantie.
De Klant is verantwoordelijk voor, maar niet beperkt tot, het volgende
- Bij het gebruik van HealthOne, elke handeling die het contract of, meer algemeen, de toepasselijke wetten en voorschriften schendt, alsook elke handeling die schade toebrengt aan HDMP SA;
- De toepassing van alle nuttige procedures en maatregelen om de door hem gebruikte hardware en software en zijn identificatiemiddelen te beschermen tegen virussen, kwaadaardige code, inbraken en schending van de vertrouwelijkheid;
- Het gebruik van authenticatie betekent dat HealthOne kan worden gebruikt. De Klant draagt er zorg voor dat geen enkele niet door hem gemachtigde persoon toegang heeft tot HealthOne. Elk gebruik van de login en het paswoord van de Klant, met of zonder zijn toestemming, valt onder de verantwoordelijkheid van de Klant. De aansprakelijkheid van de Klant blijft gehandhaafd, ongeacht of het gebruik al dan niet door zijn schuld is toegestaan. Dit geldt met name in geval van diefstal of verlies van de toegangs- en/of identificatiemiddelen zolang Cliënt HDMP SA hiervan niet op geldige wijze in kennis heeft gesteld en deze laatste alle nodige maatregelen heeft kunnen nemen om zich tegen de schadelijke gevolgen van deze diefstal of dit verlies te beschermen.
- De integriteit, nauwkeurigheid en kwaliteit van de gegevens die hij integreert en verspreidt bij het gebruik van HealthOne, waarvan de klant garandeert dat ze vrij zijn van virussen of andere kwaadaardige code die schade aan de oplossing kan toebrengen, en dat ze geen inbreuk maken op de rechten van derden. De Aanbieder kan de nauwkeurigheid, volledigheid, tijdigheid of andere kwaliteit van de gebruikte gegevens niet garanderen;
- Het opnemen van gegevens in HealthOne die inbreuk maken op de rechten van derden.
Artikel 15: Wijzigingen van de algemene voorwaarden
HDMP NV kan te allen tijde de bepalingen van het Contract geheel of gedeeltelijk wijzigen, bijwerken, verwijderen of aanvullen. In zo'n geval :
- De nieuwe algemene voorwaarden met de wijzigingen zijn beschikbaar op de website en in geval van wijziging zal er een e-mail verzonden worden om de Klant op de hoogte te stellen.
- De Klant beschikt over 3 (drie) maanden, te rekenen vanaf de datum van verzending van deze e-mail, om zich per aangetekend schrijven te verzetten tegen alle of sommige van de meegedeelde wijzigingen.
o Indien de Klant een dergelijke brief stuurt, zal HDMP NV de ontvangst van de bezwaarbrief bevestigen en zal de Overeenkomst zonder verdere formaliteiten worden beëindigd aan het einde van de lopende termijn;
o Indien de Klant geen dergelijke brief stuurt, worden de meegedeelde wijzigingen geacht te zijn gebaseerd op geldige redenen, erkend en aanvaard door de Klant en zullen zij tegenstelbaar en automatisch van toepassing zijn vanaf het einde van de voornoemde periode.
Charter ivm de verwerking van persoonsgegevens door HDMP in het kader van de HealthOne-licentie
Mei 2018 – laatste aanpassingen op 13 december 2022
Gelet op haar verplichtingen uit hoofde van EU-verordening 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens van 27 april 2016 (de “AVG”), gaat HDMP NV, Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxxx, Xxxxxx (hierna “HDMP” genoemd) eenzijdig en bindend de volgende verplichtingen aan met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van haar klant die een HealthOne-licentie heeft afgesloten (hierna "de Klant" genoemd).
Dit Charter vormt een integrerend deel van de overeenkomst tussen de Klant en HDMP NV, (hierna “de Overeenkomst”). In geval van tegenstrijdigheid tussen dit Charter en de Overeenkomst prevaleert dit Charter.
Inhoudstafel
2. Rol van de partijen en doel van dit Charter 8
3. Bepaling van de verwerking van persoonsgegevens die aan de verwerker worden uitbesteed 8
6. Doorgifte van persoonsgegevens 11
7. Gebruik van een andere verwerker voor HDMP 11
8. Beveiliging van Persoonsgegevens 12
9. Rechten van de Betrokkenen 12
11. Duur en vervolg na beëindiging van de Overeenkomst 13
1. Definities
De volgende termen worden, wanneer zij in dit Charter met een hoofdletter worden gebruikt (in het enkelvoud of meervoud), als volgt gedefinieerd:
- “Klant”: de klant van HDMP die een Overeenkomst met HDMP heeft afgesloten
- De begrippen "Persoonsgegevens", "Verwerking", "Verwerkingsverantwoordelijke", "Verwerker", "Betrokkene", "Derde", worden gedefinieerd overeenkomstig artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
- "Algemene verordening gegevensbescherming" of “AVG” of "GDPR": Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.
- "Overeenkomst": betekent de Softwarelicentie- en Onderhoudsovereenkomst aangegaan tussen HDMP en de Klant.
- "Charter": betekent dit Charter ivm de verwerking van persoonsgegevens
2. Rol van de partijen en doel van dit Charter
2.1. Bij de uitvoering van de Overeenkomst, en tenzij contractueel anders overeengekomen, treedt de Klant op als de Verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens die worden gebruikt met de Software waarvoor hem een Licentie is verleend.
2.2. De activiteit van HDMP bestaat erin haar professionele klanten Software Maintenance en Support diensten aan te bieden. In dit kader kan HDMP Persoonsgegevens verwerken ten behoeve van de Klant, als Verwerker van de Klant.
2.3. In dit Charter worden de rechten van de Klant en HDMP en de verbintenissen van HDMP vastgesteld in het kader van de verwerking van persoonsgegevens, overeenkomstig de bepalingen van de Overeenkomst.
3. Bepaling van de verwerking van persoonsgegevens die aan de verwerker worden uitbesteed
3.1 HDMP is als Verwerker, handelend op basis van de instructies van de Klant, bevoegd om de persoonsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de levering van de door laatstgenoemde bestelde diensten die het onderwerp zijn van een ondertekende bestelbon of Overeenkomst.
3.2. Het soort persoonsgegevens dat HDMP verwerkt en de categorieën van betrokkenen worden door de Klant, Verwerkingsverantwoordelijke, naar eigen goeddunken bepaald en gecontroleerd. HDMP is zich ervan bewust dat dit ook gezondheidsgegevens omvat.
3.3. Soort gegevensverwerking waarop de uitbesteding betrekking heeft
De verwerkingen van persoonsgegevens waarop de uitbesteding betrekking heeft, staan vermeld in de overeenkomst tussen HDMP en de Klant of op de ondertekende bestelbon. Dit kan de hieronder beschreven verwerkingen omvatten:
Doeleinden van de verwerking | Aard van de verwerking |
Omzetting van bestaande gegevens bij de Klant naar het HDMP softwareformaat | Omzetten van gegevens van een oorspronkelijk formaat naar een formaat dat leesbaar is voor HealthOne-software |
Opslag van gegevens als onderdeel van de initiële conversie van gegevens naar een voor software leesbaar formaat | |
Initialisatie van gegevens in de HDMP-software | Overdracht van persoonsgegevens in het kader van de initiële gegevensconversie (overdracht van gegevens tussen Klant en HDMP en terug naar Klant in het softwareformaat) |
Ondersteuning voor gebruikers van HDMP-software: interventie op afstand om problemen op te lossen via de Help Desk, interventies ter plaatse door een applicatie ingenieur, met mogelijke overname van gegevens van de klant voor interne HDMP-verwerking | Raadpleging, indien nodig, van persoonsgegevens in de software in het kader van verzoeken van de Klant aan de ondersteuningsdienst (Support) Opslag van gegevens, indien nodig, in het kader van de ondersteunende diensten, HDMP houdt ook logbestanden bij Overdracht van gegevens in het kader van de supportdienst (overdracht aan de helpdesk en de supportlijnen) |
Correctief en preventief onderhoud van software | opslag van gegevens indien nodig in het kader van ondersteunende diensten, HDMP houdt ook logbestanden bij |
Gegevensback-up (indien deze dienst wordt gevraagd) | de persoonsgegevens van de Klant en zijn patiënten worden opgeslagen in een door HDMP ter beschikking gesteld back- upsysteem |
Synchronisatie van gegevens met andere machines (indien om deze dienst wordt verzocht) | Overdracht van gegevens naar andere machines of naar een rechtstreeks door de Klant aangeschafte dienst (bijvoorbeeld een online agenda die hij aan de Software wil koppelen) |
Testen en kwaliteitscontrole | Gebruik van gegevens in het kader van het testen van software Dit heeft betrekking op gevallen waarin de databanken van de Klant die persoonsgegevens bevatten, buiten de productieomgeving worden gebruikt (testen, acceptatie, enz.) als onderdeel van het testproces van de software of de synchronisatie. Gebruik van gegevens voor kwaliteitscontrole en verbetering. Hierbij worden de brongegevens gecontroleerd op hun juistheid en de correcte werking van de software. |
3.4. Duur van de verwerking, categorieën gegevens, categorieën betrokkenen
Duur van de verwerking | Duur van de uitvoering van de Overeenkomst |
Categorieën van persoonsgegevens | - administratieve gegevens van de Klant (artsen, medisch secretaris/ secretaresse of andere contactpersonen) - Administratieve en gezondheidsgegevens over patiënten (contactgegevens, diagnoses, voorschriften, betalingen en vergoedingen enz.) |
Categorieën van Betrokkenen | Patiënten, artsen, contactpersonen bij de Klant |
4. Verbintenissen van HDMP
4.1. HDMP verbindt zich ertoe de in dit Charter bedoelde Persoonsgegevens te verwerken met inachtneming van de toepasselijke wettelijke of reglementaire bepalingen en in strikte overeenstemming met de rol van Xxxxxxxxx die aan haar is toegekend.
4.2. HDMP verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst en voor de bovengenoemde gebruiksdoeleinden. Zij handelt uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, tenzij zij op grond van een toepasselijke wettelijke of reglementaire bepaling verplicht is verwerkingshandelingen te verrichten. In het laatste geval zal HDMP de Klant voorafgaand informeren, tenzij de toepasselijke wetgeving dergelijke informatie om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
4.3. Indien HDMP van mening is dat een door de Klant gegeven instructie een inbreuk vormt op de AVG of enige andere toepasselijke wettelijke of reglementaire bepaling, zal zij de Klant hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen en zich het recht voorbehouden de instructie niet uit te voeren.
4.4. HDMP draagt er zorg voor dat personen die bevoegd zijn om Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de Overeenkomst, dit alleen doen in opdracht van de Klant, tenzij een toepasselijke wettelijke of reglementaire bepaling dit verplicht.
4.5. HDMP waarborgt de vertrouwelijkheid van de gegevens en zorgt er tevens voor dat personen die op grond van de Overeenkomst gemachtigd zijn de gegevens te verwerken, zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid in acht te nemen of onderworpen zijn aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht.
4.6. In het kader van de uitvoering van de Overeenkomst verbindt HDMP zich ertoe een schriftelijk register bij te houden van de categorieën van verwerkingsactiviteiten die ten behoeve van de Klant worden uitgevoerd.
5. Bijstand van HDMP
5.1. In de mate van het mogelijke verbindt HDMP zich ertoe de Klant redelijkerwijs bij te staan bij het vervullen van zijn verplichting om te voldoen aan verzoeken tot uitoefening van de rechten van de Betrokkenen: recht op toegang, rectificatie, uitwissing en verzet, recht op beperking van de verwerking, recht op gegevensoverdraagbaarheid, recht om niet het voorwerp te zijn van een geautomatiseerd individueel besluit (met inbegrip van profilering). Deze diensten kunnen worden gefactureerd.
Indien de Betrokkenen aan HDMP verzoeken richten om hun rechten uit te oefenen, verbindt laatstgenoemde zich ertoe de Klant deze verzoeken per e-mail door te sturen.
5.2. HDMP verbindt zich ertoe de Klant in kennis te stellen van elke inbreuk in verband met Persoonsgegevens die zich voordoet bij de uitvoering van haar verplichtingen overeenkomstig dit Charter, en dit zo snel mogelijk nadat zij er kennis van heeft gekregen. Deze kennisgeving dient vergezeld te gaan van alle relevante documentatie.
5.3. Waar mogelijk, verbindt HDMP zich ertoe de Klant redelijkerwijs bij te staan:
o bij de uitvoering van een effectbeoordeling inzake gegevensbescherming, over de reikwijdte van de aan haar toevertrouwde diensten
o bij de uitvoering van het voorafgaand overleg met de toezichthoudende autoriteit. Deze diensten kunnen worden gefactureerd.
5.4. De Klant kan HDMP verzoeken hem te helpen bij het waarborgen van de naleving van zijn verplichtingen krachtens de AVG, in zijn hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Er wordt rekening gehouden met de aard van de verwerking en met de informatie waarover HDMP beschikt. Het betreft met name de verplichtingen van de Klant op het gebied van :
o de beveiliging van de verwerking, in de zin van artikel 32 van de AVG ;
o mededeling aan de Betrokkene van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens, in de zin van artikel 34 van de AVG
o effectbeoordeling inzake gegevensbescherming in de zin van artikel 35 van de AVG;
o voorafgaande raadpleging van de Gegevensbeschermingsautoriteit, in de zin van artikel 36 van de AVG.
5.5. HDMP zal de Klant alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om aan te tonen dat aan de verplichtingen van dit Charter is voldaan en om audits, met inbegrip van inspecties, door de Klant of een andere door de Klant aangestelde auditor, mogelijk te maken en daaraan mee te werken. De Partijen komen overeen dat HDMP slechts éénmaal per jaar mag worden geauditeerd op de naleving van de verplichtingen die in dit Charter zijn opgenomen, en dit uitsluitend op kosten van de Klant, ongeacht het aantal Klanten dat een dergelijke audit aanvraagt. HDMP heeft ook het recht bezwaar te maken tegen de aanstelling van een auditor ten aanzien van wie er een belangenconflict of een risico voor de bescherming van bedrijfsgeheimen of vertrouwelijkheid zou kunnen bestaan.
6. Doorgifte van persoonsgegevens
In het kader van de Overeenkomst wordt de Klant ervan in kennis gesteld dat de uitvoering van de Overeenkomst door HDMP de volgende doorgifte van Persoonsgegevens kan inhouden:
- een doorgifte van gegevens binnen de Cegedim-groep, overeenkomstig de voorwaarden die zijn opgenomen in de kaderovereenkomsten van de Cegedim-groep met betrekking tot de overdracht en verwerking van gegevens;
- een overdracht van gegevens aan sub-verwerkers, overeenkomstig artikel 7 van dit Charter, die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval verbindt HDMP zich ertoe ervoor te zorgen dat de bedoelde overdracht onderworpen is aan: een besluit van de Europese Commissie om het beschermingsniveau passend te verklaren (overeenkomstig artikel 45 van de AVG) of aan passende garanties (overeenkomstig artikel 46 van de AVG) of aan bindende bedrijfsvoorschriften (overeenkomstig artikel 47 van de AVG) of in overeenstemming met artikel 49 van de GDPR.
7. Gebruik van een andere verwerker voor HDMP
7.1. De Klant geeft HDMP een algemene toestemming om sub-verwerkers in te schakelen.
Een lijst van sub-verwerkers die momenteel door HDMP zijn ingeschakeld is op verzoek beschikbaar voor de Klant.
7.2. In geval van wijziging van deze lijst, zal HDMP de Klant schriftelijk op de hoogte brengen van deze wijziging, met vermelding van de identiteit van de nieuwe sub-verwerker, de plaats waar de Persoonsgegevens zullen worden verwerkt en de betrokken verwerkingsactiviteiten. Vanaf de datum van deze kennisgeving, en gedurende een periode van 30 dagen, zal de Klant de mogelijkheid hebben om HDMP zijn bezwaren voor te leggen, op voorwaarde dat deze gemotiveerd zijn door een objectief risico voor de veiligheid van de Persoonsgegevens.
7.3. HDMP zal de nodige controles uitvoeren bij de sub-verwerker om na te gaan of de sub-verwerker in staat is een niveau van bescherming van persoonsgegevens te waarborgen dat vergelijkbaar is met het door deze Overeenkomst vereiste niveau.
7.4. Wanneer HDMP een beroep doet op een sub-verwerker om namens de Klant specifieke verwerkingsactiviteiten uit te voeren, worden aan die sub-verwerker door middel van een contract dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen opgelegd als die welke in dit Charter zijn vervat.
7.5. Indien een dergelijke sub-verwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft HDMP jegens de Klant volledig verantwoordelijk voor de nakoming door de sub-verwerker van zijn verplichtingen.
8. Beveiliging van Persoonsgegevens
8.1. Overeenkomstig artikel 32 van de AVG legt HDMP passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, dat met name voortvloeit uit de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van in het kader van de Overeenkomst verwerkte Persoonsgegevens, of uit de ongeoorloofde toegang tot dergelijke gegevens, ongeacht of dit per ongeluk of onrechtmatig gebeurt.
8.2. Bij het bepalen van de technische of organisatorische maatregelen die moeten worden genomen, heeft HDMP rekening gehouden met de stand van de techniek, de kosten van uitvoering en de aard, reikwijdte, context en doeleinden van de Verwerking en de risico's.
8.3. De Klant erkent en aanvaardt dat de technische en organisatorische maatregelen van HDMP aan regelmatige wijzigingen onderhevig zijn en zijn opgenomen in de relevante Referentiedocumenten.
9. Rechten van de Betrokkenen
9.1. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om de Betrokkenen te informeren over de verwerking van hun gegevens overeenkomstig de toepasselijke wettelijke of reglementaire bepalingen, op het moment dat de Persoonsgegevens worden verzameld.
9.2 HDMP zal rekening houden met de aard van de Verwerking en zal, voor zover mogelijk, de Klant redelijkerwijs bijstaan, door middel van passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 8 van dit Charter, bij het voldoen aan haar verplichting om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen, zoals uiteengezet in artikel 5.1. van dit Charter.
9.3. Voor zover Betrokkenen deze rechten bij HDMP uitoefenen, zal HDMP deze verzoeken aan de betrokken Klant doen toekomen op de wijze als voorzien in artikel 5.1. hiervan.
10. Aansprakelijkheid
10.1. Voor zover wettelijk toegestaan zijn de bepalingen van de Overeenkomst (en de daarvan deel uitmakende Algemene Licentie- en Onderhoudsvoorwaarden) inzake de (beperking van de) aansprakelijkheid van de partijen van toepassing op inbreuken op dit Charter en de toepasselijke bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens.
10.2. In ieder geval is HDMP, onverminderd artikel 10.1, alleen aansprakelijk voor schade veroorzaakt door de verwerking indien zij niet heeft voldaan aan de in de AVG voorziene verplichtingen die specifiek op verwerkers rusten of indien zij buiten of in strijd met de rechtmatige instructies van de Klant heeft gehandeld.
11. Duur en vervolg na beëindiging van de Overeenkomst
11.1. dit Charter is van toepassing gedurende de volledige looptijd van de Overeenkomst en eindigt aan het einde van de Overeenkomst, ongeacht de oorzaak, onverminderd enige wettelijke verplichting die een langere bewaartermijn voorschrijft en onverminderd de bepalingen van dit Charter die gezien hun doel en aard bedoeld zijn om ook na de datum van beëindiging van de Overeenkomst van kracht te blijven.
11.2. Indien de Overeenkomst om welke reden dan ook wordt beëindigd, verbindt HDMP zich ertoe de keuze van de Klant met betrekking tot het lot van de Persoonsgegevens te respecteren, namelijk ofwel de eventuele vernietiging van de gegevens ofwel de levering van de gegevens in een standaard exporteerbaar formaat, onverminderd enige wettelijke verplichting die HDMP een langere bewaartermijn oplegt.