DIRECTIEREGLEMENT STICHTING RIJKSMUSEUM VAN OUDHEDEN
DIRECTIEREGLEMENT STICHTING RIJKSMUSEUM VAN OUDHEDEN
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit directiereglement worden de volgende begrippen gehanteerd:
stichting: Stichting Rijksmuseum van Oudheden, gevestigd te Leiden;
statuten: de statuten van de stichting, zoals deze luiden na statutenwijziging verleden op 8 maart 2017;
directie: het bestuur van de stichting;
directeur: de enige bestuurder van de stichting;
afdelingshoofd: de in artikel 5 van dit reglement genoemde functionarissen; managementteam: het team bestaande uit de directeur en de afdelingshoofden;
raad van toezicht: het orgaan van de stichting dat is belast met het toezicht houden op het beleid van de directeur en op de algemene gang van zaken in de stichting;
directiereglement: het onderhavige reglement.
Artikel 2. Status en inwerkingtreding
1. Dit reglement vindt zijn grondslag in artikel 5 lid 4 van de statuten van de stichting.
2. Dit reglement bevat nadere bepalingen omtrent de besluitvorming en de werkwijze van de directie, waarin begrepen de informatievoorziening en verantwoording aan de raad van toezicht, en de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directie.
3. Dit reglement is een uitwerking van de arbeidsovereenkomst met de directeur en houdt verband met die overeenkomst. Dit reglement is richtinggevend voor de interpretatie van hetgeen in de arbeidsovereenkomst aan wederzijdse rechten en plichten is geformuleerd.
4. Dit reglement is goedgekeurd door de raad van toezicht op 24 september 2021 en treedt in werking op 24 september 2021.
Artikel 3. Samenstelling directie
1. De raad van toezicht stelt het aantal directeuren van de stichting vast op één.
2. De enige directeur van de stichting draagt de titel van algemeen directeur en is ingevolge van artikel 6 lid 1 van de statuten zelfstandig vertegenwoordigingsbevoegd.
3. De raad van toezicht stelt een profielschets op, waarin de vereiste kwaliteiten van de directeur worden beschreven. Bij het opstellen van de profielschets houdt de raad van toezicht rekening met de aard van de stichting, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid van de directeur. De raad van toezicht gaat periodiek, doch in ieder geval bij het ontstaan van elke vacature, na of de profielschets nog voldoet en stelt deze zo nodig bij.
4. Voor de invulling van een vacature voor de functie van directeur kan de raad van toezicht besluiten om externe deskundigen te consulteren.
5. De hoogte van de bezoldiging van de directeur sluit aan bij het karakter van de stichting en is in
overeenstemming met eventuele wettelijke voorschriften of subsidievoorwaarden. Het belonings- en vergoedingenbeleid voor de directeur wordt opgenomen in de jaarrekening van de stichting.
Artikel 4. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden directie
1. Ingevolge artikel 5 lid 1 van de statuten is de directie belast met het besturen van de stichting. Toezicht op de directie wordt uitgeoefend door de raad van toezicht. Bij de vervulling van zijn taak richt de directie zich naar het belang van de stichting en handelt de directie conform de plannen genoemd in artikel 4 lid 3 van dit reglement, die door de raad van toezicht goedgekeurd moeten worden.
2. De directie is in ieder geval verantwoordelijk voor:
a. de naleving van alle relevante wet- en regelgeving;
b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de activiteiten van de stichting
c. het adequaat verzekeren van de stichting en de aansprakelijkheid van de directeur;
d. de financiering van de stichting;
e. het bepalen en realiseren van de visie, missie, en strategie van de stichting;
f. het structureren van de organisatie van de stichting;
g. het sturen en evalueren van de organisatie;
h. het opstellen van de plannen en verslagen genoemd in artikelen 6 en 7 van dit reglement;
i. het vertegenwoordigen van de stichting.
De directie rapporteert hierover aan de raad van toezicht en bespreekt de interne risicobeheersings- en controlesystemen met de raad van toezicht.
3. De directie draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) misstanden en onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard en dat voorzien is in een interne procedure om deze meldingen adequaat en met inachtneming van vertrouwelijkheid jegens melding en melder te (laten) onderzoeken.
4. In navolging van het bepaalde in artikel 7 van de statuten en ter nadere precisering daarvan behoeft de directeur de goedkeuring van de raad van toezicht voor besluiten omtrent:
a. het verkrijgen, vervreemden, bezwaren, huren, verhuren en op andere wijze in gebruik of genot verkrijgen en geven van registergoederen;
b. de strategie van de stichting, daaronder begrepen het museale en zakelijke beleid, dat moet leiden tot realisatie van de statutaire doelstellingen;
c. de financiering van de strategie van de stichting;
d. het ter leen verstrekken van gelden, alsmede het ter leen opnemen van gelden waaronder niet is begrepen het gebruik maken van een aan de stichting verleend bankkrediet;
e. duurzame rechtstreekse of middellijke samenwerking met een andere organisatie of instelling en het verbreken van zodanige samenwerking;
f. het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt;
g. het aanstellen van functionarissen als bedoeld in artikel 6 lid 2 van de statuten en het vaststellen van hun bevoegdheid en titulatuur;
h. het optreden in rechte, met uitzondering van incasso-processen in kort geding en van het nemen van die rechtsmaatregelen die geen uitstel kunnen lijden;
i. het vaststellen van de hoofdlijnen van het arbeidsvoorwaardenbeleid voor de medewerkers en van het vrijwilligersbeleid;
j. het sluiten en wijzigen van arbeidsovereenkomsten waarbij een beloning wordt toegekend boven die, welke uit bestaande regelingen voortvloeien;
k. de beëindiging van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek;
l. een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers;
m. het treffen van pensioenregelingen en het toekennen van pensioenrechten boven die, welke uit bestaande regelingen voortvloeien;
n. de aanvraag van faillissement en surséance van betaling van de stichting;
o. het sluiten van de beheersovereenkomst met de staat;
p. het namens de stichting aanvaarden van een schenking of legaat, indien daaraan beperkende of bezwarende voorwaarden zijn verbonden;
q. het aangaan van alle rechtshandelingen, andere dan hiervoor genoemd of bedoeld waarvan het belang of de waarde een bedrag groot €500.000 te boven gaat of waardoor de stichting voor langer dan één jaar wordt verbonden waarbij met elkaar samenhangende handelingen als één handeling
worden beschouwd; de raad van toezicht is steeds bevoegd bedoeld bedrag te wijzigen.
Daarnaast heeft de directeur de goedkeuring nodig van de raad van toezicht voor:
r. het aangaan van leningen, waarvoor een voorstel door de directeur vergezeld dient te gaan van een dekkingsplan;
s. het aanvaarden van nevenfuncties door de directeur zoals bedoeld in artikel 11 van dit reglement;
t. een formele reorganisatie, waarbij de hoofdstructuur van het organogram wordt gewijzigd en/of er sprake is van ontslag van meer dan drie fte.
Artikel 5. Afdelingshoofden
1. De stichting kent twee afdelingshoofden:
a. Hoofd financiën en bedrijfsvoering. Het hoofd financiën en bedrijfsvoering is een functionaris zoals bedoeld in artikel 6 lid 2 van de statuten. Het hoofd financiën en bedrijfsvoering is algemeen vertegenwoordigingsbevoegd. Conform art. 7.1 lid g van de statuten van de stichting behoeft benoeming van het hoofd financiën en bedrijfsvoering goedkeuring van de raad van toezicht.
b. Hoofd collecties en onderzoek. Het hoofd collecties en onderzoek is niet vertegenwoordigingsbevoegd.
In de functieprofielen van de afdelingshoofden is vastgelegd waarvoor zij, binnen de eindverantwoordelijkheid van de directeur, verantwoordelijk zijn.
2. Beide afdelingshoofden zijn lid van het managementteam. Daarin wordt ieder lid geacht mee te besluiten
over zaken die het museum als geheel betreffen, waaronder de plannen genoemd in artikel 6 lid 1 van dit reglement. In het managementteam wordt gestreefd naar consensus, waarbij de directeur uiteindelijk besluit.
3. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt tussen de directeur en (één van) de afdelingshoofden omtrent één van de plannen genoemd in artikel 6 lid 1 van dit reglement of andere besluiten van de directeur, hebben beide afdelingshoofden zelfstandig de bevoegdheid om zich direct tot de raad van toezicht te wenden en deze om een uitspraak te vragen.
Artikel 6. Beleidscyclus
1. Conform artikel 5 lid 6 van de statuten stelt de directeur de volgende plannen op en herziet deze zo nodig. Deze plannen, alsmede de herziening daarvan, behoeven de goedkeuring van de raad van toezicht.
a. een jaarlijks beleidsplan met de daarbij behorende begroting;
Deze worden in het laatste kwartaal voorafgaand aan het beleidsjaar ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van toezicht.
b. een voortschrijdend meerjarenbeleidsplan;
Dit meerjarenbeleidsplan omvat een periode die aansluit bij de cyclus van de Rijksoverheid. Met deze cyclus houdt de directeur rekening wanneer hij deze stukken in concept voorlegt aan de raad van toezicht.
c. een plan inzake een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem;
d. eventuele andere plannen als bepaald door de directie en/of de raad van toezicht.
2. Jaarlijks binnen de wettelijk aangewezen indieningstermijn na afloop van het boekjaar maakt de directeur een inhoudelijke verantwoording (bestuursverslag) en een financiële verantwoording (jaarrekening) van het jaar op. Deze laatste bevat een balans, een winst- en verliesrekening, financieel-inhoudelijke toelichting en een verklaring van de accountant betreffende de getrouwheid van de jaarrekening. De directeur bespreekt deze stukken binnen de wettelijk aangewezen indieningstermijn met de raad van toezicht.
3. In het bestuursverslag wordt door de directeur gerapporteerd in hoeverre de stichting de principes en best practice bepalingen toepast van de Governance Code Cultuur, de Code Diversiteit & Inclusiviteit, en de Fair Practice Code. Indien en voor zover van deze codes wordt afgeweken, wordt dit in het bestuursverslag benoemd en beargumenteerd toegelicht.
4. De raad van toezicht ontvangt tweemaal per jaar een managementrapportage en tweemaal per jaar een financiële prognose.
5. Uitgangspunt is dat de financiële en kwalitatieve doelen door de directeur kunnen worden bereikt. Als zich onvoorziene omstandigheden voordoen die niet binnen de invloedssfeer van de directeur liggen en die van negatieve invloed zijn op de in het beleidsplan en de begroting vastgestelde doelen, meldt de directeur deze onmiddellijk en zonder voorbehoud aan de raad van toezicht.
Artikel 7. Verantwoording
De stichting legt jaarlijks aan alle belanghebbenden verantwoording af door middel van een openbare publicatie over het in het verslagjaar gevoerde beleid en over de (totale) in dat jaar geleverde prestaties. De directeur is verantwoordelijk voor de kwaliteit, de juistheid en de volledigheid van de jaarlijkse verantwoording. De raad van toezicht ziet er op toe dat de directeur deze verantwoordelijkheid vervult.
Artikel 8. Informatievoorziening aan de raad van toezicht
1. De directeur is het eerste aanspreekpunt voor de raad van toezicht. De directeur woont in beginsel de vergaderingen met de raad van toezicht bij en rapporteert ter vergadering aan de raad van toezicht.
2. De directeur verschaft de raad van toezicht tijdig de voor een adequaat functioneren benodigde informatie. In de regel zal dit geschieden als voorbereiding van dan wel tijdens de vergaderingen van de raad van toezicht. Indien daarvoor aanleiding is, zal de directeur de voorzitter van de raad van toezicht tussentijds van relevante informatie voorzien.
3. De directeur zal de raad van toezicht op de hoogte houden van:
a) ontwikkelingen op het gebied van de positionering en de strategie van de stichting;
b) ontwikkeling van de interne beheerssystemen, waaronder begrepen de bestuurlijke informatievoorziening, en de daaruit voortvloeiende aandachtspunten;
c) de ontwikkeling van aangelegenheden, voor de formele besluitvorming waarvan hij de goedkeuring van de raad van toezicht behoeft;
d) problemen en conflicten van enige betekenis in de organisatie;
e) problemen en conflicten van enige betekenis in de relatie met derden, zoals overheid;
f) calamiteiten;
g) gerechtelijke procedures, waaruit xxxxxx’x voor de stichting voortvloeien;
h) kwesties, waarmee de stichting negatief in de publiciteit komt of waarvan verwacht kan worden dat de stichting daarmee negatief in de publiciteit komt. De directeur zal de raad van toezicht tevoren van deze kwesties in kennis stellen. Publicaties zal hij in kopie aan de raad van toezicht doen toekomen.
Artikel 9. Functioneren directeur
1. De remuneratiecommissie voert namens de raad van toezicht jaarlijks een beoordelingsgesprek met de directeur.
2. De raad van toezicht beoordeelt de algemeen directeur op grond van:
a) het behalen van de in de begroting en het beleidsplan gestelde financiële en kwalitatieve doelen;
b) het aantoonbaar realiseren van de in de taak- en functieomschrijving vastgelegde verantwoordelijkheden en competenties.
3. Van de inhoud van deze gesprekken wordt een verslag gemaakt door of in opdracht van de raad van toezicht, dat wordt opgenomen in het personeelsdossier van de directeur.
Artikel 10. Belet en ontstentenis van de directeur
1. Bij belet of ontstentenis van de directeur treedt het hoofd financiën en bedrijfsvoering op als plaatsvervangend directeur en vervangend aanspreekpunt voor de raad van toezicht.
2. Bij belet of ontstentenis van langere duur van de directeur voorziet de raad van toezicht in een waarneming.
Artikel 11. Nevenfuncties en tegenstrijdig belang
1. De directeur betracht openheid over zijn eventuele nevenfuncties voor zover deze van belang en mogelijk van invloed zijn voor zijn functioneren als directeur. De directeur zal geen nevenfuncties aanvaarden dan na voorafgaande toestemming van de raad van toezicht.
2. De directeur zorgt er voor dat er geen strijdigheid ontstaat tussen zijn persoonlijke belangen en de belangen van de stichting. Ook elke schijn van belangenverstrengeling wordt vermeden.
3. Ingeval naar het oordeel van de raad van toezicht sprake is van een tegenstrijdig belang tussen de directeur en de stichting, neemt de directeur niet deel aan de discussie en besluitvorming over het onderwerp waarbij hij een tegenstrijdig belang heeft. De raad van toezicht neemt het besluit over dit onderwerp.
4. De directeur haalt persoonlijk geen voordelen of zakelijke kansen uit transacties of andere handelingen die hij namens de stichting verricht. Evenmin verstrekt hij of biedt hij oneigenlijke voordelen aan personen met wie hij transacties namens de stichting verricht, noch ontvangt hij oneigenlijke voordelen.
Artikel 12. Wijziging reglement
1. Dit reglement kan slechts worden gewijzigd door de directeur na goedkeuring door de raad van toezicht.
2. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de directeur met inachtneming van wettelijke bepalingen en statuten.
3. Dit reglement dient als aanvulling op de statuten van de stichting en op de regels die op grond van het Nederlands recht van toepassing zijn. Waar dit reglement strijdig is met Nederlands recht of statuten, zullen de laatsten prevaleren.
4. Indien een van de bepalingen uit dit reglement niet of niet meer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De directeur zal in dat geval de ongeldige bepalingen vervangen door geldige bepalingen waarvan het effect, gegeven de inhoud en de strekking daarvan, zoveel mogelijk gelijk is aan die van de ongeldige bepalingen.
5. De directeur verplicht zich om bij toetreding van nieuwe leden tot de directie deze nieuwe leden door ondertekening van dit reglement te laten verklaren dat zij zich aan dit reglement zullen houden.
Vastgesteld door de directeur op 24 september 2021 te Leiden,
W.g. xxx. xxx. X. Xxxxxxxx Algemeen directeur