Algemeen
Huishoudelijk Reglement van Tennisvereniging Badhoevedorp
Algemeen
Artikel 1.
Dit Huishoudelijk Reglement geeft een aanvulling op en een nadere uitwerking van een aantal bij de Statuten geregelde onderwerpen. Mocht in enig geval de inhoud van dit reglement in strijd blijken of lijken te zijn met de Statuten, dan dienen de bepalingen van de Statuten te worden toegepast. Het bestuur draagt er zorg voor dat een exemplaar van de vigerende Statuten en het vigerende Huishoudelijk Reglement op een voor alle leden toegankelijk gedeelte van de website gepubliceerd wordt.
Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 2.
Leden die handelen in strijd met hetgeen bepaald is in het Huishoudelijk Reglement kunnen door het bestuur worden geschorst overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 van de Statuten. Een geschorst lid heeft gedurende de tijd van schorsing geen stem- en speelrecht.
Artikel 3.
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het voor de tennisbanen van de vereniging geldende en gepubliceerde Baanreglement en de baanverdeling als vervat in het door het Bestuur openbaar gemaakte Baanschema. Tevens dienen zij zich te houden aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de Technische Commissie- en bestuursleden.
Alle leden zijn gehouden om op eerste verzoek van TVB ten behoeve van het elektronisch afhangbord op gelijke wijze als voor de KNLTB-pas een recente digitale foto beschikbaar te stellen.
Artikel 4.
1. Senior-, junior- en ereleden mogen tegen een door het bestuur te bepalen vergoeding, voor een door het bestuur te bepalen tijdsduur met inachtneming van de bepalingen als vervat in het vigerende Introductiereglement niet-leden introduceren.
2. De introducé sluit met de vereniging bij iedere introductie voor de duur van één dagdeel als bedoeld in het Introductiereglement van TVB, een overeenkomst waarin de naam van het introducerende lid en de naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en handtekening van de introducé in de overeenkomst worden opgenomen.
3. de introducé dient zich ter gelegenheid van de introductie te legitimeren;
4. de introducé en het introducerende lid dienen zich te conformeren aan de bepalingen als vervat in het Introductiereglement van TVB;
5. met de introducé én het introducerende TVB lid wordt ter gelegenheid van de introductie een overeenkomst gesloten waarin een boetebeding wordt overeengekomen op grond waarvan zowel de introducé als het TVB-lid voor iedere keer dat de introducé in weerwil van zijn verklaring al drie of meer dagdelen geïntroduceerd blijkt te zijn aan TVB een boete van € 50,- bovenop de reeds betaalde vergoeding verbeuren.
Artikel 5.
De leden en hun introducés hebben uitsluitend toegang tot de tennisbanen op tennisschoeisel en in tenniskleding.
Artikel 6.
De leden zijn verplicht hun eventuele wijziging in adres, telefoonnummers en e-mailadres ten spoedigste aan de ledenadministrateur van de vereniging op te geven.
Zij zijn tevens verplicht de contributie, waarin begrepen de KNLTB-contributie, te voldoen vóór 15 februari van het desbetreffende verenigingsjaar. De leden zijn niet gerechtigd van de banen gebruik te maken zolang zij de verschuldigde contributie niet hebben betaald.
Artikel 7.
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten ( geen bestuurs- of commissievergaderingen zijnde ), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 8.
Schade toegebracht of (mede) veroorzaakt door een lid of zijn introducé aan de vereniging, aan goederen welke eigendom van de vereniging zijn en aan goederen die de vereniging heeft gehuurd of haar in bruikleen ter beschikking zijn gesteld, kan door het bestuur geheel op dat lid worden verhaald.
Artikel 9.
Op het aanmeldingsformulier bedoeld in artikel 6 lid 1 van de Statuten dient het aspirant-lid te vermelden : naam, voornamen, geslacht, adres, telefoonnummers (vast en mobiel) en e-mail adres en geboortedatum.
De bij aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De vereniging kan de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
Algemene Ledenvergaderingen
Artikel 10.
Stemgerechtigde leden dienen vóór de aanvang van een Algemene Ledenvergadering hun naam en handtekening te plaatsen op een daartoe door het bestuur gereed gelegde presentielijst.
Artikel 11.
Kandidaatstelling voor een door een Algemene Ledenvergadering te verkiezen bestuurslid geschiedt door het bestuur en/of door tien stemgerechtigde leden.
Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich heeft vergewist dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk tien dagen vóór de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 12.
Een besluit van of benoeming door de Algemene Ledenvergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig.
Een uitzondering op deze regel geldt indien dit besluit of deze benoeming tot stand is gekomen naar aanleiding van een voorstel dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen. In dit geval is een meerderheid vereist van tenminste tweederde van het aantal uitgebrachte geldige stemmen, blanco stemmen daaronder niet begrepen.
Deze uitzondering geldt niet voor voorstellen tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.
Artikel 13.
De agenda van de Algemene Ledenvergadering bevat behalve de uit de Statuten voortvloeiende punten ieder voorstel dat uiterlijk drie weken voor de Algemene Ledenvergadering door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 14.
Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een Algemene Ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Artikel 15.
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming over gegaan.
Door de Algemene Ledenvergadering kan slechts worden gekozen een persoon die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming over gegaan.
In het geval van een schriftelijke stemming wijst de voorzitter een stembureau aan bestaande uit drie personen. Het stembureau beslist over de geldigheid van de stembriefjes en maakt de uitslag bekend. Een stem is ongeldig indien op het briefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.
Artikel 16.
In geval van verkiezing van personen wordt over iedere benoeming apart gestemd.
Bestuur
Artikel 17.
De voorzitter wordt volgens de Statuten in functie gekozen. De overige bestuursfuncties worden door de gekozenen in onderling overleg verdeeld.
Artikel 18.
De penningmeester beheert in overleg met het bestuur de geldmiddelen en eigendommen van de vereniging en houdt aantekening van alle inkomsten en uitgaven. Alle uitgaven geschieden tegen ontvangst van een getekend bewijs.
Op de jaarvergadering brengt hij verslag uit van het gevoerde beheer over het afgelopen jaar. Tevens dient de penningmeester op deze vergadering, namens het bestuur, een begroting in voor het komende verenigingsjaar.
Hij verschaft de commissie als bedoeld in artikel 12 lid 4 van de Statuten al die gegevens welke deze nodig acht voor het controleren van het gevoerde financiële beheer.
Artikel 19.
De in overeenstemming met de Statuten en het Huishoudelijk Reglement tot bestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.
Ieder jaar treden minimaal twee bestuursleden af volgens een op te maken en jaarlijks bij te stellen rooster, waarbij de volgorde van aftreding zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 10 lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs.
De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredenden geschieden in de eerste Algemene Ledenvergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.
Het bestuurslid gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt volgens xxxxxxx had moeten aftreden.
Artikel 20.
In de eerste vergadering van het bestuur na de Algemene Ledenvergadering wordt de vice- voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar.
Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur, echter behoudens het bepaalde in artikel 10 lid 7 van de Statuten. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur. Deze zijn verplicht binnen één maand na het ontstaan van deze situatie een Algemene Ledenvergadering bijeen te roepen waarin een nieuw bestuur wordt gekozen.
Artikel 21.
De ledenadministrateur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van :
a. namen, geslacht, adres en categorie van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde leden. De secretaris geeft van alle wijzigingen in de ledenlijst onverwijld kennis aan de penningmeester;
b. presentatielijsten en notulen van alle Algemene Ledenvergaderingen en vergaderingen van het bestuur. Na goedkeuring door de vergadering worden de notulen door voorzitter en secretaris ondertekend;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Voorwerpen van geringe waarde behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Artikel 22.
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen. Geen bestuursvergadering kan rechtsgeldige besluiten nemen indien daarin niet tenminste de meerderheid der zitting hebbende bestuursleden aanwezig is.
Artikel 23.
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door berichtgeving aan ieder bestuurslid, bij voorkeur tenminste zeven dagen vóór de datum van de vergadering. Tor het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 24.
Het bedrag, bedoeld in artikel 11 lid 3 sub c van de Statuten en waarboven de goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering is vereist voor het verrichten van rechtsgeldige handelingen, wordt gesteld op € 25.000,-- (vijfentwintigduizend Euro).
Artikel 25.
Het bestuur heeft de bevoegdheid de aanname van nieuwe leden stop te zetten wanneer en voor zo lang het, gezien het aantal leden en de beschikbare speelgelegenheid, gewenst acht, met inachtneming van het door de Algemene Ledenvergadering bepaalde maximum aantal leden.
Artikel 26.
Het bestuur is bevoegd tennisbanen, na overleg met de Technische Commissie, tijdelijk voor algemeen gebruik te sluiten. Het geeft hiervan tijdig kennis aan de leden.
Commissies
Artikel 27.
Zowel de Algemene Ledenvergadering als het bestuur kunnen commissies benoemen met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie, zoals door de Algemene Ledenvergadering respectievelijk het bestuur zijn vastgesteld.
Deze commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd en aan wie zij tevens aan het einde van het verenigingsjaar of na volbrenging van hun opdracht verslag uitbrengen over hun werkzaamheden.
De commissie als bedoeld in artikel 12 lid 4 van de Statuten, brengt tevens bij tussentijdse beëindiging van het penningmeesterschap een interim-verslag aan het bestuur uit.
Van alle commissies worden de leden voor één jaar benoemd; zij zijn herkiesbaar.
De leden van een commissie zijn verplicht bestuursvergaderingen bij te wonen, indien het bestuur dit nodig oordeelt.
Artikel 28.
Als de commissie als bedoeld in artikel 12 lid 4 van de Statuten, slechts uit twee leden bestaat, wordt zij bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid dat bij ontstentenis van één van de commissieleden diens plaats zal innemen.
Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur door de Algemene Ledenvergadering, worden benoemd tot lid van de commissie als bedoeld in artikel 12 lid 4 van de Statuten in de plaats van het lid van de commissie dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 29
lid 1 Het op de Algemene Ledenvergadering gekozen nieuwe bestuur bepaalt binnen drie maanden na haar aantreden:
* het organisatieschema van de vereniging tot aan de volgende Algemene Ledenvergadering;
* de commissies, de taken van de commissies en de samenstelling van de commissies die op verzoek en onder verantwoording van het bestuur verenigingswerkzaamheden zullen verzorgen;
lid 2 Het bestuur is te allen tijde bevoegd om lopende het seizoen bij gewoon meerderheidsbesluit met onmiddellijke ingang wijzigingen in de besluiten ex artikel 29 lid 1 door te voeren.
Slotbepalingen
Artikel 30.
In alle gevallen die niet door de Wet, de Statuten of het Huishoudelijk Reglement zijn geregeld, beslist het bestuur.
Artikel 31.
Het Huishoudelijk Reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de Algemene Ledenvergadering mits in de convocatie het voorstel tot reglementswijziging is vermeld en de tekst hiervan:
a) minstens veertien dagen bij een Algemene Ledenvergadering waarin geen statutenwijzigingen in stemming gebracht zal worden;
b) minstens vier weken bij een Algemene Ledenvergadering waarin een statutenwijziging in stemming gebracht zal worden.
Een besluit tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement moet worden genomen met een meerderheid van tenminste tweederde van de geldig uitgebrachte stemmen.
Artikel 32.
Aldus vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering op 30 november 2010.