Procuratieregeling
Procuratieregeling
Pensioenfonds Notariaat
Versiedatum 17 september 2020
Inhoudsopgave
1. Artikel 1. Algemene bepalingen 3
2. Artikel 2. Bepalingen in de statuten en reglementen van SPN 3
3. Artikel 3. Procuratiebevoegdheid SPN 3
4. Artikel 4. Goedkeuren declaraties/facturen en verrichten van betalingen 6
5. Artikel 5. Inwerkingtreding 6
6. BIJLAGE 1. Bestemmingsrekeningen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Artikel 1. Algemene bepalingen
1.1 Doel van deze procuratieregeling:
het expliciet vastleggen van de afspraken over procuratie binnen SPN.
1.2 Begrippen:
de definities en begrippen uit de statuten van SPN zijn van overeenkomstige toepassing.
1.3 Vaststelling, werking en wijziging van deze procuratieregeling:
• de procuratieregeling is vastgesteld door het bestuur van SPN;
• deze procuratieregeling kan alleen worden gewijzigd bij bestuursbesluit.
1.3 Uitgangspunten bij deze procuratieregeling:
• het doel van de procuratieregeling is het creëren van een overzichtelijke, praktisch werkbare organisatie waarbij recht wordt gedaan aan de eisen van een adequate interne controle;
• de procuratieregeling sluit aan op hetgeen is bepaald in de statuten en reglementen van het fonds;
• de in de procuratieregeling genoemde bedragen zijn inclusief eventuele BTW.
1.4 Procuratiehouders:
In deze procuratieregeling wordt aan houders van een bepaalde functie volmacht verleend tot het aangaan van verplichtingen of het geven van betalingsopdrachten. Deze volmacht betreft daden van beheer en beschikking. Uitsluitend personen die de genoemde functies bekleden, hebben volmacht om deze uit te oefenen. Het is procuratiehouders niet toegestaan op basis van deze volmacht vervolgens anderen te machtigen.
Artikel 2. Bepalingen in de statuten en reglementen van SPN
2.1 In artikel 31 van de statuten van SPN is over vertegenwoordiging het volgende bepaald:
1. het fonds wordt vertegenwoordigd door het bestuur, alsmede door twee gezamenlijk handelende leden van het bestuur;
2. het bestuur kan schriftelijk volmacht verlenen aan één of meer bestuursleden, alsook aan één of meer derden om het fonds binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.
2.2 Deze procuratieregeling is volmacht in de zin van artikel 31, tweede lid van de statuten van SPN.
Artikel 3. Procuratiebevoegdheid SPN
3.1 Indeling procuratiebevoegdheden.
De omvang van de procuratiebevoegdheid is afhankelijk van de volgende functie-indeling: Procuratiehouder A: bestuursleden van het fonds;
Procuratiehouder B: directeur van het fonds; en
Procuratiehouder C: manager pensioenbeleid en actuariaat en/of door het bestuur aan te wijzen personen.
De hierna genoemde omvang van de procuratie geldt per keer dat een verplichting wordt aangegaan.
Procuratiehouder A
1. is tezamen met een andere procuratiehouder A, met inachtneming van hetgeen in de statuten is bepaald, onbeperkt bevoegd het fonds te binden;
2. is tezamen met een procuratiehouder B of C bevoegd het fonds te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het fonds tot een maximumbedrag van € 7 miljoen, waarbij dit bedrag de waarde van de overeenkomst betreft;
3. is tezamen met procuratiehouder B of C onbeperkt bevoegd betalingen te verrichten op grond van een contract of overeenkomst, aangegaan door of namens het bestuur van SPN;
4. is tezamen met een procuratiehouder B of C bevoegd transacties goed te keuren tussen de bestemmingsrekeningen als bedoeld in de bijlage “Bestemmingsrekeningen", binnen de beleggingsportefeuille van SPN en ter uitvoering van een besluit van het bestuur van het fonds of een door het bestuur van het fonds daartoe gevolmachtigde partij;
5. is tezamen met een andere procuratiehouder A bevoegd tot het aangaan en het wijzigen van een arbeidsovereenkomst van procuratiehouder B;
6. is tezamen met procuratiehouder B bevoegd tot het aangaan en het wijzigen van een arbeidsovereenkomst van procuratiehouder C;
7. is bevoegd rechtsgeldig tot stand gekomen wijzigingen in de procuratieregeling van het fonds door te geven aan de Kamer van Koophandel en externe partijen.
Procuratiehouder B
1. is tezamen met een procuratiehouder A bevoegd het fonds te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het fonds tot een maximumbedrag van € 7 miljoen, waarbij dit bedrag de waarde van de overeenkomst betreft;
2. is tezamen met procuratiehouder A of C onbeperkt bevoegd betalingen te verrichten:
• op grond van een besluit van het bestuur van SPN (bij een contract of overeenkomst wordt ervan uitgegaan dat hieraan een besluit van het bestuur van SPN ten grondslag ligt);
• ter uitvoering van het vergoedingenreglement van SPN;
• op grond van een in overeenstemming met deze procuratieregeling aangegane arbeidsovereenkomst; en
• op grond van een in overeenstemming met deze procuratieregeling aangegane overeenkomst met een ingehuurde zelfstandige die werkzaamheden verricht binnen het bestuursbureau;
3. is tezamen met een procuratiehouder A of C bevoegd transacties goed te keuren tussen de bestemmingsrekeningen als bedoeld in de bijlage “Bestemmingsrekeningen”, binnen de beleggingsportefeuille van SPN en ter uitvoering van een besluit van het bestuur van het fonds of een door het bestuur van het fonds daartoe gevolmachtigde partij;
4. is tezamen met een procuratiehouder C bevoegd het fonds te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het fonds tot een maximumbedrag van € 100.000, waarbij dit bedrag de waarde van de overeenkomst betreft;
5. is tezamen met een procuratiehouder C bevoegd betalingen te verrichten tot een maximumbedrag van € 100.000, welke onder punt 4 van deze opsomming vallen en waaraan een getekende overeenkomst ten grondslag ligt;
6. is tezamen met een procuratiehouder C bevoegd tot het doen van betalingen namens het fonds tot een maximumbedrag van € 50.000;
7. zelfstandig bevoegd het fonds te binden en tot het doen van betalingen namens het fonds tot een maximumbedrag van € 10.000;
8. is tezamen met de procuratiehouder C bevoegd tot het aangaan en wijzigen van arbeidsovereenkomsten, inhuur van zelfstandigen binnen het bestuursbureau en samenhangende regelingen voor (externe) medewerkers van het bestuursbureau. Dit geldt niet voor de arbeidsovereenkomst van een procuratiehouder B of van procuratiehouder C;
9. is tezamen met procuratiehouder A bevoegd tot het aangaan en wijzigen van de arbeidsovereenkomst van procuratiehouder C;
10. zelfstandig bevoegd tot het voeren en ondertekenen van correspondentie, gesteld binnen het directiemandaat zoals verwoord in het directiereglement;
11. is bevoegd rechtsgeldig tot stand gekomen wijzigingen in de procuratieregeling van het fonds door te geven aan de Kamer van Koophandel en externe partijen.
Procuratiehouder C
1. is tezamen met een procuratiehouder A bevoegd het fonds te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het fonds tot een maximumbedrag van € 7 miljoen, waarbij dit bedrag de waarde van de overeenkomst betreft;
2. is tezamen met procuratiehouder A of B onbeperkt bevoegd betalingen te verrichten:
• op grond van een besluit van het bestuur van SPN (bij een contract of overeenkomst wordt ervan uitgegaan dat hieraan een besluit van het bestuur van SPN ten grondslag ligt);
• ter uitvoering van het vergoedingenreglement van SPN;
• op grond van een in overeenstemming met deze procuratieregeling aangegane arbeidsovereenkomst; en
• op grond van een in overeenstemming met deze procuratieregeling aangegane overeenkomst met een ingehuurde zelfstandige die werkzaamheden verricht binnen het bestuursbureau;
3. is tezamen met een procuratiehouder A of B bevoegd transacties goed te keuren tussen de bestemmingsrekeningen als bedoeld in de bijlage “Bestemmingsrekeningen”, binnen de beleggingsportefeuille van SPN en ter uitvoering van een besluit van het bestuur van het fonds of een door het bestuur van het fonds daartoe gevolmachtigde partij;
4. is tezamen met procuratiehouder B bevoegd het fonds te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het fonds tot een maximumbedrag van € 100.000, waarbij dit bedrag de waarde van de overeenkomst betreft;
5. is tezamen met procuratiehouder B bevoegd betalingen te verrichten tot een maximumbedrag van € 100.000, welke onder punt 4 van deze opsomming vallen en waaraan een getekende overeenkomst ten grondslag ligt;
6. is tezamen met procuratiehouder B of een andere procuratiehouder C bevoegd tot het doen van betalingen namens het fonds tot een maximumbedrag van € 50.000;
7. zelfstandig bevoegd het fonds te binden en tot het doen van betalingen namens het fonds tot een maximumbedrag van € 10.000;
8. is tezamen met procuratiehouder B bevoegd tot het aangaan en wijzigen van arbeidsovereenkomsten, inhuur van zelfstandigen binnen het bestuursbureau en samenhangende regelingen voor (externe) medewerkers van het bestuursbureau. Dit
geldt niet voor de arbeidsovereenkomst van een procuratiehouder B of van de manager pensioenbeleid en actuariaat;
9. is zelfstandig bevoegd tot het voeren en ondertekenen van correspondentie op zijn werkterrein.
3.2 Procedure verlening procuratie.
De functionarissen aan wie procuratie wordt verleend, ontvangen een exemplaar van deze procuratieregeling en verklaren:
a. de ontvangst hiervan; en
b. dat zij zich aan deze procuratieregeling zullen houden.
3.3 Inschrijving Kamer van Koophandel.
Procuratiehouders A, B en C zijn met de genoemde limieten als zodanig vermeld in het register van de Kamer van Koophandel.
Artikel 4. Goedkeuren declaraties/facturen en verrichten van betalingen
4.1 Proces.
Vóórdat een betaling wordt verricht, dient altijd de daaraan ten grondslag liggende factuur/declaratie te worden goedgekeurd conform de processen zoals deze beschreven zijn in het handboek AO/IB.
4.2 Goedkeuren declaraties/facturen.
Declaraties/facturen worden ontvangen en geregistreerd door het bestuursbureau van het fonds. Medewerkers van het bestuursbureau hebben de bevoegdheid om declaraties/facturen goed te keuren, conform de processen zoals deze beschreven zijn in het handboek AO/IB.
4.3 Verrichten van betalingen.
Slechts op grond van artikel 4.2 goedgekeurde declaraties/facturen, komen in aanmerking voor betaling. Betalingen mogen slechts verricht worden met inachtneming van deze procuratieregeling.
Artikel 5. Inwerkingtreding
5.1 Deze procuratieregeling is vastgesteld in de bestuursvergadering van 17 september 2020 en treedt in werking per deze datum. Deze procuratieregeling vervangt alle voorgaande procuratieregelingen.