Toezichtafspraak NVWA - Sodexo
Toezichtafspraak NVWA - Sodexo
Ondergetekenden:
De Staat der Nederlanden, voor deze de Minister van LNV, voor deze de directeur Handhaven van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, mevrouw drs. E.F.G. Wallast Groenewoud, hierna te noemen NVWA en
Sodexo Nederland B.V., voor deze de CEO Sodexo Nederland B.V., mevrouw C.P.A. Vlaar, hierna te noemen Sodexo, gevestigd Xxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxx;
Hierna samen te noemen: Partijen;
Overwegende dat:
1. Om de veiligheid van voedsel te bewaken, de NVWA toezichtafspraken maakt met formule- bedrijven. Dit zijn een verzameling onder dezelfde naam of aanduiding opererende locaties, bijvoorbeeld op basis van franchising of filiaalbedrijf, waar direct voor de consument bestemde producten worden verhandeld.
Doorgaans worden deze organisaties centraal aangestuurd op het gebied van werkwijzen en bedrijfsvoering door een formulehouder of hoofdkantoor. Samenwerking met formulebedrijven is belangrijk om naleving van wetgeving te bevorderen. Ook past dit bij het rijksthema “meer effect, minder last” om door een betere handhaving de toezichtslast te verminderen;
2. De NVWA verantwoordelijk is voor het toezicht op de naleving van wetgeving en streeft naar een vorm van toezicht die risicogericht is;
3. Sodexo al beschikte over een convenant en deze regeling nu wordt omgezet in deze toezicht- afspraak;
4. Het hoofdkantoor instemt met het opzetten van afspraken, vastgelegd in een toezichtafspraak met de NVWA;
5. In geval van een franchiseconstructie de franchisenemer akkoord is met informatie-uitwisseling door de NVWA met de franchisegever;
6. De NVWA is belast met het toezicht op de voedselveiligheid in Nederland, in opdracht van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit: op basis van de Warenwet en de daarop gebaseerde regelingen en besluiten en de van toepassing zijnde EG-verordeningen, de Wet natuurbescherming en de Tabaks- en rookwarenwet.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze toezichtafspraak wordt verstaan onder:
1. Contactpersoon: zakelijke contactgegevens opgenomen in deze toezichtafspraak op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
2. Overeenkomst: deze overeenkomst waarbij partijen een wilsovereenstemming hebben over de hierin geformuleerde toezichtafspraak.
3. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
4. Verordening: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
5. Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen.
Doel van de toezichtafspraak
Artikel 2 Informatieverstrekking
Partijen streven ernaar elkaar over en weer adequaat, tijdig en volledig te informeren over zaken en ontwikkelingen die voor elkaars functioneren, binnen de kaders van deze samenwerking, van belang kunnen zijn. Zij zullen elkaar in het kader van onderzoeken in een zo vroeg mogelijk stadium de gegevens verstrekken die noodzakelijk zijn voor het betreffende onderzoek, binnen de grenzen van wat op grond van wet- en regelgeving en jurisprudentie is toegestaan en redelijkerwijs van betreffende partij verlangd kan worden.
Artikel 3 Inspanningsverplichtingen NVWA
- Komt niet meer op locatie binnen de scope van deze toezichtafspraak, zie bijlage 2.
- Gaat bij het vaststellen van een overtreding van vigerende wet- en regelgeving door Sodexo niet eerder tot handhaving over dan na overleg met Sodexo. In geval van een zware overtreding waar de veiligheid van de mens direct in het geding kan zijn, kan hiervan worden afgeweken. Indien en voor zover van dit basisprincipe wordt afgeweken, zal de NVWA dit aan Sodexo gemotiveerd aangeven.
- Stuurt consumentenmeldingen over locaties en/of producten van Sodexo direct door aan Sodexo en beoordeelt de reactie.
- Brengt Sodexo op de hoogte van ontwikkelingen in wet- en regelgeving en de te volgen handelswijze.
- Deelt ontvangen informatie niet met andere partijen anders dan medewerkers van de NVWA, die direct bij deze toezichtafspraak betrokken zijn, in het kader van uitvoeren van toezicht.
- Beoordeelt de impact van wijzigingen bij Sodexo gericht op de afspraken zoals gemaakt in deze overeenkomst.
Artikel 4 Inspanningsverplichtingen Sodexo
- Is te allen tijde verantwoordelijk voor een adequate naleving van de geldende wet- en regelgeving.
- Draagt zorg voor een deugdelijk functionerend zelfcontrolesysteem van interne beheersing, interne en/of externe controle met als doel het naleven van de Nederlandse wet- en regel- geving (en de hygiënecodes) m.b.t. voedselveiligheid.
- Heeft de inspanningsverplichting om (mogelijke) afwijkingen te signaleren, adequaat op te lossen en structureel te verbeteren.
- Doet onderzoek naar de oorzaak van consumentenmeldingen die de NVWA heeft ontvangen en koppelt de resultaten hiervan terug aan de NVWA. De afhandeling van deze meldingen naar de consument blijft de verantwoordelijkheid van de NVWA.
- Meldt aan de NVWA wijzigingen in het zelfcontrolesysteem en het voedselveiligheidssysteem en indien nodig wijzigingen in directie, management en organisatiestructuur, die mogelijk effect kunnen hebben op de beheersing van voedselveiligheid.
- Deelt ontvangen informatie niet met andere partijen anders dan medewerkers van het formulebedrijf.
Artikel 5 Contactpersonen NVWA
NVWA wijst voor het onderhouden van contacten met het formulebedrijf een vaste Contactpersoon aan (zie bijlage 1) en deze brengt het formulebedrijf tijdig op de hoogte van eventuele wijzigingen.
Artikel 6 Contactpersonen Sodexo
Sodexo wijst voor het onderhouden van contacten met de NVWA een vaste Contactpersoon aan (zie bijlage 1) en deze brengt de NVWA tijdig op de hoogte van eventuele wijzigingen.
Artikel 7 Overlegstructuur
Jaarlijks wordt door de contactpersonen een overleg gehouden waarin het onderhoud van de toezichtafspraak en de door het formulebedrijf aangeleverde informatie wordt besproken. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt.
Artikel 8 Rapportage; Overeenkomst informatie-uitwisseling
Sodexo draagt zorg voor de rapportage aan de NVWA. In bijlage 3 wordt vermeld welke documenten dit betreft.
- Rapporteert minimaal jaarlijks of zoveel vaker als overeengekomen aan de NVWA over de werking van het zelfcontrolesysteem en geeft hierbij inzicht in de gebruikte informatie en de (voortgang van de) verbeterplannen. De rapportages en resultaten richten zich in beginsel op voedselveiligheid.
- Meldt jaarlijks of zoveel vaker als overeengekomen locaties waar acties zijn ondernomen en de verbeteracties. Dit zijn de zogenaamde “risicolocaties”.
- Meldt jaarlijks of zoveel vaker als overeengekomen terechte voedselveiligheid-gerelateerde meldingen.
- Levert minimaal jaarlijks, of op verzoek van de NVWA, een adressenbestand aan van de locaties die vallen onder de werking van de toezichtafspraken. Wijzigingen in het adressen- bestand worden gemeld aan de NVWA.
Artikel 9 Evaluatie
Partijen zullen de uitvoering en werking van deze toezichtafspraak voor het eerst na uiterlijk een jaar evalueren en daarna jaarlijks.
Na 5 jaar worden de toezichtafspraken gezamenlijk geëvalueerd.
Na een positief resultaat van de evaluatie worden de toezichtafspraken opnieuw vastgesteld. Voortschrijdend inzicht en verbeterpunten uit de evaluatie worden hierbij betrokken.
Slotbepalingen
Artikel 10 Informatie-uitwisseling en geheimhouding en Verwerking van gegevens
De informatie die de NVWA van Sodexo ontvangt, wordt door de NVWA uitsluitend aangewend voor de uitvoering van wettelijke taken.
Partijen zijn ieder zelfstandig verantwoordelijke (zoals gedefinieerd in de Verordening) voor de Verwerking van de Persoonsgegevens, zoals gespecificeerd in de bijlage ten behoeve van de uitvoering van deze Overeenkomst.
De samenwerking en de verstrekking of wederzijdse verstrekking van informatie vinden plaats binnen de kaders van de wettelijke bevoegdheden van partijen en met inachtneming van de geldende voorschriften met betrekking tot de bescherming van gegevens. In bijlage 3 staat het overzicht van de gegevens die mogelijk kunnen worden verstrekt.
Er wordt geen informatie verstrekt die nog niet in rechte vaststaat. Uitsluitend in dringend nood- zakelijke incidentele gevallen kan worden getoetst of het mogelijk is om andere (persoons)gegevens te verstrekken. De NVWA zal dit vooraf ter toetsing aan de NVWA divisie Juridische Zaken (JZ) / team Openbaarmaking en Privacy (TOP) voorleggen.
In gemotiveerd onderbouwde uitzonderlijke gevallen kan JZ/TOP van de NVWA worden geconsulteerd om te bezien onder welke voorwaarden andere (persoons)gegevens aan de partijen kunnen worden verstrekt.
De gegevens worden voor geen andere doeleinden verwerkt dan is opgenomen in deze Overeenkomst. Tenzij dit voortvloeit uit wettelijke taken.
Artikel 11 Geheimhouding
1. Partijen zijn - voor zover niet strijdig met wettelijke taken NVWA of rechtelijke uitspraak - verplicht tot geheimhouding van de in het kader van de toezichtafspraak ontvangen gegevens en over al hetgeen waarvan redelijkerwijs is aan te nemen dat bekendmaking en/of ander gebruik daarvan de belangen van partijen kan schaden.
2. Het hoofdkantoor is er verantwoordelijk voor dat de filiaalbedrijven op de hoogte zijn van de inhoud van deze toezichtafspraak.
3. Partijen handelen alle aan hen gerichte vragen en verzoeken van betrokkenen af overeenkomstig
de toepasselijke wetten op de gegevensbescherming. Indien een partij een vraag of verzoek krijgt met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens waarvoor de andere partij de verantwoordelijke is onder de Verordening, stuurt de partij die de vraag of het verzoek krijgt de vraag of het verzoek onmiddellijk door naar de andere partij.
4. Partijen ondersteunen elkaar, voor zover mogelijk en redelijkerwijs passend, bij het afhandelen van vragen en verzoeken van betrokkenen.
Artikel 12 Klachten derden
Klachten waarop Hoofdstuk 9 van de AWB betrekking heeft en die afkomstig zijn van exploitanten van bedrijven die onder toezicht staan van de NVWA, worden door de NVWA behandeld.
Artikel 13 Wijzigingen
1. Partijen wijzigen de toezichtafspraak niet dan schriftelijk.
2. Partijen treden in overleg binnen zes weken nadat een partij de wens tot wijziging aan de andere partijen schriftelijk heeft medegedeeld.
3. De wijzigingen worden als bijlagen aan de toezichtafspraak gehecht.
Artikel 14 Citeertitel
De toezichtafspraak wordt aangehaald als toezichtafspraak NVWA – Sodexo.
Artikel 15 Opzegging
Elke partij kan deze toezichtafspraak (te allen tijde) met inachtneming van een opzegtermijn van 4 weken schriftelijk opzeggen, met daarbij een termijn waarbinnen er nog een herstelmogelijkheid is om de toezichtafspraken te continueren. Indien partijen constateren dat afspraken van deze toezicht- afspraak niet na worden gekomen, streven partijen er naar om dit in onderling overleg te herstellen met tijdsgebonden afspraken over acties en/of maatregelen.
De NVWA heeft het recht de toezichtafspraken eenzijdig te verbreken indien:
- er geen of onvoldoende informatie wordt verstrekt over onderwerpen binnen de toezicht- afspraken vanuit Sodexo;
- er niet wordt voldaan aan de inspanningsverplichtingen zoals vermeld in art 4 van deze toezichtafspraak;
- Sodexo geen deel meer uitmaakt van de formuleaanpak. In geval van overname of naams- wijziging dient er een nieuwe toezichtafspraak te worden afgesloten.
Artikel 16 Toepassingsgebied Toepasselijk recht
Deze Overeenkomst wordt gesloten naar Nederlands recht.
Artikel 17 Openbaarmaking
Deze toezichtafspraak zal op dezelfde pagina als andere formulebedrijven uit dezelfde sector openbaar worden gemaakt op de website van de NVWA.
Artikel 18 Inwerkingtreding en looptijd
1. Deze toezichtafspraak treedt in werking met ingang van de dag na ondertekening door alle Partijen en loopt tot en met 8 april 2029. De geldigheidsduur van de toezichtafspraken wordt vastgesteld op 5 jaar na ondertekening.
2. Partijen kunnen de looptijd verlengen.
--
In tweevoud ondertekend te Utrecht op 9 april 2024.
De directeur Handhaven van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, drs. E.F.G. Wallast Groenewoud
De CEO van Sodexo Nederland B.V., C.P.A. Vlaar