Handleiding link voor studenten
Handleiding link voor studenten
Inhoudsopgave
3
5
Invullen inlichtingenformulier 9
Goedkeuring van de stageaanvraag 10
Een digitaal contract ondertekenen 10
13
1. INLOGGEN
Om in te loggen op het stageplatform link navigeer je naar xxx.xxxxxx.xx/xxxx. Je komt op dit scherm terecht:
Klik op ‘Aanmelden als student of docent’. Je krijgt onderstaand loginscherm te zien:
Vul bij ‘Gebruikersnaam’ je r-nummer in, met bijhorend wachtwoord. Klik daarna op ‘Log in’. Je komt nu op het
hoofdmenu van xxxx terecht, zoals je hieronder kan zien.
Rechts bovenaan dit scherm zijn er 4 knoppen te zien:
- ‘Afmelden’: na het raadplegen van link is het aangewezen om steeds af te melden. Zeker op een publieke pc is dit van groot belang.
- ‘Contact’: deze knop gebruik je als student niet. Neem contact op met de stagecoördinator indien nodig.
- ‘Instellingen’: via deze knop kan je aangeven of je de notificaties (die in het systeem worden gegenereerd) al dan niet ook via mail wenst te ontvangen; zie scherm hieronder.
- ‘Notificaties’: hier zie je een lijst van notificaties van de voorbije periode.
2. MIJN STAGES
Wanneer je klikt “Mijn stages”, krijg je een overzicht van de voor jou mogelijk beschikbare (deel)stages stages waarvoor je op je ISP bent ingeschreven.
Controleer het jaartaal. Kijk of dit op het huidige academiejaar staat.
Onder die tabel vind je 3 dynamische velden, die zich aanpassen aan die (deel)stage die je selecteert. Om de juiste (deel)stage te selecteren, klik je in de tabel op de juiste lijn. Je krijgt hierna in het bovenste deel van het scherm, onderstaande te zien:
Indien nodig selecteer het juiste toewijzingsmodel en stageverloop.
Je merkt dat de rechterbovenkant van het scherm nu ook ‘ingevuld’ wordt. Afhankelijk van de status en de stap waarop een bepaalde (deel)stage zich bevindt, krijg je specifieke informatie of instructies te zien. In deze eerste stap wordt gevraagd een toewijzingsmodel en stageverloop te selecteren, in de meeste gevallen heeft je stagecoördinator dit voor je gedaan, waardoor je automatisch op een volgende stap terechtkomt. Sta je toch noch bij “selecteer toewijzingsmodel” vul dan zelf het juiste toewijzingsmodel en het juiste stageverloop in en druk op toewijzen.
Toewijzingsmodel = OND-BaSo-Brussel en Dilbeek TWM; Stageverloop = OND-BaSo-Brussel en Dilbeek STV
Is het toewijzingsmodel ingevuld dan krijg je als student de mogelijkheid om zelf een stageplaats te kiezen uit een keuzelijst. In het zoekvenster typ je de naam van de stageplek waar je stage wenst te lopen. De keuzelijst past zichzelf aan.
Door te klikken op een bepaalde stagemogelijkheid, kan je de periode invoeren en daarna effectief die stagemogelijkheid selecteren. Geef per stage de juiste data in, zie Stagewebsite.
Selecteer de juiste mentor indien deze tussen de keuzelijst met mentoren staat (= dit is belangrijk voor het verdere verloop van de stageaanvraag) en klik op de knop “selecteer”. Je komt terecht in het volgende scherm waar je het inlichtingenblad zal moeten invullen (meer uitleg zie hoofdstuk inlichtingenblad).
NIEUWE WERKPLEK VOORSTELLEN
Staat je stagemogelijkheid niet in de lijst, dan kan je een nieuwe werkplek voorstellen. Klik je op de knop
“Nieuwe werkplek voorstellen” dan kom je terecht in onderstaand scherm.
Je kan zoeken “op naam” of “op nummer = ondernemingsnummer” van de stageplaats. Selecteer de onderneming uit de lijst. Het ingeven van het ondernemingsnummer geeft je sneller het juiste resultaat. Het ondernemingsnummer heb je voor de aanvraag van de stageplaats reeds opgezocht om de gegevens voor het inlichtingenblad te verzamelen.
Nadien klik je op de onderneming zodat je een overzicht krijgt van de beschikbare vestigingsplaatsen. Zijn er geen vestigingen dan wordt stap 3 overgeslagen. Heeft een onderneming meerdere vestigingen dan selecteer je de juiste vestiging uit de lijst en klik je vervolgens op de knop “Selecteer vestigingen”.
Je komt dan terecht in stap 4. Hier moet je de gegevens van je stagementor toevoegen en de juiste stageperiode aanduiden. Heb je dit gedaan dan druk je op de knop “Opleiding/afstudeerrichtingen” koppelen.
INVULLEN INLICHTINGENFORMULIER
Na het indienen van de stagewerkplek vul je het inlichtingenblad volledig digitaal in. Dit kan je doen door op de knop “Ga naar formulier” te drukken.
Opgelet: zorg dat je alle gegevens op voorhand in je bezit hebt. De inhoud van het inlichtingenblad kan je
terugvinden op onderstaande website. Kies hier voor het document “Inlichtingenblad”.
xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xx/xxxxxxxxxx-xx/
Na het digitaal invullen van het volledige inlichtingenblad druk je op de knop “Bewaren en versturen”.
OPGELET: Eénmaal het formulier ingevuld en verstuurd kan je GEEN wijzigingen meer aanbrengen.
Zorg dus dat alle gegevens correct en volledig zijn!
Je krijgt de melding dat je inzending is bewaard.
GOEDKEURING VAN DE STAGEAANVRAAG
Deze stap is toegewezen aan de stagecoördinator. Je moet wachten tot wanneer de stagecoördinator de stageplaats heeft goedgekeurd en het stagecontract heeft doorgestuurd.
EEN DIGITAAL CONTRACT ONDERTEKENEN
Wanneer het contract digitaal is doorgestuurd moet je als student dit contract ook digitaal handtekenen via connective. Je zal een mail ontvangen die lijkt op onderstaand voorbeeld. Controleer dus regelmatig je mailbox (ook de spamfolder).
In de mail kan je klikken op de URL die je naar het ondertekeningsportaal zal brengen. In onderstaande printscreen zie je een voorbeeld van een mogelijk democontract (ter illustratie).
Binnen het ondertekeningsportaal heb je
de mogelijkheid om de ondertekening te starten. Wanneer je dit gedaan hebt krijg je de mogelijkheid om je identiteit te verifiëren via eID of een eenmalige e- mailcode. Je bent vrij te kiezen welke
optie je gebruikt.
Wanneer het verificatieproces is afgerond zal jouw
handtekening toegevoegd worden aan het contract en krijg je volgende melding te zien:
Als iedereen het contract heeft getekend, zal je als student een wijziging in de status van je stageverloop zien.
Wanneer het contract niet automatisch via LINK getekend kan worden, dan zal het contract manueel geüpload moeten worden. Dit is in het geval dat je stageaanvraag via lerarenstage is verstuurd naar een secundaire school of wanneer je school niet digitaal wenst te ondertekenen. De stagecoördinator gaat jou dan vragen om het stagecontract zelf op te laden.
EEN STAGECONTRACT OPLADEN
Xxxx je zelf je stagecontract opladen dan zal je onderstaand scherm te zien krijgen:
Hierbij is het de bedoeling dat je klikt op ‘kies een bestand’. Dit zal ervoor zorgen dat je het bestand kan selecteren op jouw computer en nadien kan versturen.
Wanneer je het contract hebt opgeladen krijg je volgend scherm te zien.
Keurt de stagecoördinator je contract goed dan heb je alle stappen in LINK doorlopen.
3. NUTTIGE INFO: STAGEDETAIL
Aan de linkerkant – in de tabel van de stages – zie je dat de status zich aanpast aan de stap waarop je je op dit moment bevindt. Naast de status staat een letter ‘i’. Dit is een knop en die geeft toegang tot het ‘stagedetail’. Klikken we deze knop aan, krijgen we het volledige overzicht van alle stappen die voor deze (deel)stage zijn ingesteld.
Dit ‘stagedetail’ zorgt voor een erg handig overzicht van wat er allemaal verwacht wordt bij een bepaalde (deel)stage. Belangrijk hierbij is dat je meteen ook ziet wie verantwoordelijk is voor welke stap: jij (student), je begeleider (docent), de stagecoördinator of iemand van de stageplaats (werkplek). Daarnaast is meteen ook zichtbaar welke stappen verplicht zijn: deze hebben een rode asterisk (sterretje) als aanduiding meegekregen.
Onder de tabel met alle (deel)stages die je moet doorlopen, staan 3 dynamische schermen. De inhoud van deze schermen wordt ingevuld op basis van de geselecteerde (deel)stage, zoals hoger reeds beschreven.
Onder de dynamische velden staat het veld ‘Documenten’:
Hier kunnen verschillende gegevens weergegeven worden:
- Documenten die de stagecoördinator via link bezorgt. Deze documenten kunnen slaan op het OPO of de (deel)stage die je hebt geselecteerd.
- Documenten die je in een bepaalde stap van het stageproces hebt opgeladen.
- Inzendingen van formulieren die je bij een bepaalde stap hebt ingevuld.
Naast de bestanden en formulieren krijg je ook telkens te zien wanneer iets opgeladen of ingevuld werd. Indien van toepassing wordt ook de specifieke stap van het stageproces weergegeven. Alle bestanden zijn te allen tijde downloadbaar. Klik hiervoor op de naam van het bestand. Alle inzendingen van formulieren staan eveneens tot je beschikking. Klik op de naam van een formulier om je eigen inzending te bekijken. Uiteraard zijn de ingevulde formulieren niet meer aan te passen.