Toelichting bij overeenkomsten Zorg- en Veiligheidshuis Brabant Noordoost

Toelichting bij overeenkomsten Zorg- en Veiligheidshuis Brabant Noordoost

- Samenwerkingsconvenant Zorg- en Veiligheidshuis

- Privacy protocol Zorg- en Veiligheidshuis

Inleiding

De veiligheidshuizen Maas en Leijgraaf (RVML) en 's-Hertogenbosch e.o. willen per 1 januari 2019 volledig fuseren. Daarmee veranderen de kerntaken, werkwijze en de positionering van het Veiligheidshuis niet. Wel kan de meerwaarde meer tot uitdrukking komen door:

• Minder bestuurlijke drukte; meer focus op kerntaken;

• Versterkte samenhang tussen zorg en veiligheid;

• Verdere optimalisering van de regionale samenwerking tussen gemeenten en betrokken partners.

Het doel: verbinding van zorg en veiligheid

De fusie moet meerwaarde opleveren voor alle deelnemende gemeenten en regionale partners. Nadrukkelijk is het de doelstelling om binnen het nieuwe samenwerkingsverband vraagstukken op het gebied van zorg en veiligheid integraal te behandelen. De gekozen organisatievorm biedt ruimte om gesprekspartners op het gebied van zorg en veiligheid op het hoogste niveau vertegenwoordigd te laten zijn. In het verlengde hiervan is er in de besturing voor gekozen om de Stuurgroep van het Zorg- en Veiligheidshuis zowel uit burgemeesters als wethouders zorg/jeugd te laten bestaan. Bovendien nemen in de Stuurgroep ook regionale partners op het gebied van zorg en veiligheid deel, waaronder OM, politie, GGZ en jeugdzorg.

Tegelijkertijd wordt gebruik gemaakt van het momentum om in de benaming meer recht te doen aan functie en taken, namelijk het verbinden van zorg en veiligheid. Vandaar dat gekozen is voor de benaming Zorg- en Veiligheidshuis Brabant Noordoost (ZVH BNO).

Alle afspraken over de samenwerking, taken en bevoegdheden, besturing en de organisatorische ondersteuning van het samenwerkingsverband zijn vastgelegd in een samenwerkingsconvenant. Ook ligt er een nieuw privacy protocol, waarin alle afspraken zijn vastgelegd op het gebied van privacy, bescherming van persoonsgegevens en informatiebeveiliging (AVG-proof). Deze twee overeenkomsten vervangen de huidige convenanten en privacy protocollen van beide veiligheidshuizen.

Landelijk modelconvenant en privacy protocol

Bij de totstandkoming van de overeenkomsten is gebruik gemaakt van het recent ontwikkelde landelijke modelconvenant en model privacy protocol1. Alle bij het Zorg- en Veiligheidshuis betrokken landelijke ketenpartners zijn bij de totstandkoming van deze landelijke modellen betrokken geweest en hebben ingestemd met de inhoud ervan. In de Landelijke Stuurgroep zorg en veiligheid, onder voorzitterschap van de VNG, is ingestemd met de documenten en is er daarnaast afgesproken dat alle partners deze documenten onderschrijven en breed uitdragen in de achterban en positioneren als standaard. Beide documenten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) en de nationale Uitvoeringswet AVG die per 25 mei 2018 van kracht zijn geworden. Het doel van deze modellen is om tot een landelijk gedeelde gemeenschappelijke basis voor samenwerking en informatiedeling in de Zorg- en Veiligheidshuizen te komen. De ophanden zijnde fusie van de Veiligheidshuizen in Brabant Noordoost biedt een uitgelezen kans om beide modeldocumenten direct te implementeren.

Het voorliggende samenwerkingsconvenant is op een aantal punten aangepast ten opzichte van het landelijke model, waardoor het de inzichten en de visie van de kwartiermakers op het nieuwe samenwerkingsverband beter weerspiegelt.2 Deze aanpassingen worden hieronder nader toegelicht. Het voorliggende privacy protocol is op sommige punten verduidelijkt, maar wijkt niet inhoudelijk af van het landelijke model.

1 Zie xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/0000/000000_xxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxx-xxxx-xx-xxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxxx- beschikbaar.

2 Kwartiermakers fusie veiligheidshuizen Maas & Leijgraaf (RVML) en ’s-Hertogenbosch e.o. zijn burgemeester Xxx Xxxxxxxxx (voorzitter

RVML), burgemeester Xxxx Xxxxx (voorzitter Veiligheidshuis ’s-Hertogenbosch e.o.), wethouder Xxxxx Xxxxxxxxxx (lid dagelijks bestuur Veiligheidshuis ’s-Hertogenbosch e.o.) en gemeentesecretaris Xxxx-Xxxx Xxxxxxx (gemeentesecretaris Mill en Sint Hubert).

Samenwerkingsconvenant

Het samenwerkingsconvenant vormt de basis van de samenwerking binnen het Zorg- en Veiligheidshuis Brabant Noordoost. Een groot aantal gemeentelijke bestuurders en ambtenaren heeft de wens geuit om een slagvaardige organisatie te bouwen met minder bestuurlijke drukte. Daarnaast is er ook de wens om op bestuurlijk niveau de verbinding tussen zorg- en veiligheidspartners te versterken. In een netwerksamenwerkingsverband als het Zorg- en Veiligheidshuis is het creëren van bestuurlijk draagvlak essentieel om taken en doelen te behalen in het verbinden van zorg en veiligheid.

Daarom is er gekozen voor een Stuurgroep Zorg- en Veiligheid, waarin naast gemeentelijk bestuurders ook regionale partners zitting nemen. Deze Stuurgroep Zorg en Veiligheid moet worden gezien als een brede klankbordgroep die zich richt op inhoudelijke vraagstukken rond het thema zorg en veiligheid. Zij bespreekt regionale ontwikkelingen, verbindt vraagstukken op het gebied van zorg en veiligheid en neemt mogelijke belemmeringen in de samenwerking tussen gemeenten en partners weg. De voorgestelde Stuurgroep Zorg en Veiligheid bestaat uit:

- Vier burgemeesters die elk aansluiting hebben bij een van de vier basisteams. Eén van hen xxxxxx tevens op als voorzitter van de Stuurgroep;

- Drie wethouders xxxx en/of jeugd;

- Een gemeentesecretaris;

- Een vertegenwoordiger van het Openbaar Ministerie Oost-Brabant;

- Een vertegenwoordiger van de politie, eenheid Oost-Brabant;

- Een vertegenwoordiger van de reclasseringsorganisaties;

- Een vertegenwoordiger van de GGZ instellingen;

- Een vertegenwoordiger van de GGD Hart voor Brabant;

- Een vertegenwoordiger van de Reinier van Arkelgroep;

- Een vertegenwoordiger van Jeugdbescherming Brabant.

Een compact Dagelijks Bestuur (DB) ziet namens de partijen toe op het functioneren van het Zorg- en Veiligheidshuis. Dit DB is opdrachtgever van de manager en legt verantwoording af aan alle partijen middels een jaarverslag en een jaarrekening. De manager draagt zorg voor de financiële huishouding van het Zorg- en Veiligheidshuis en rapporteert hierover aan het Dagelijks Bestuur. Het Rijk en de gemeentelijke partijen financieren het Zorg- en Veiligheidshuis. Vaststelling en wijzigingen van de hoogte van de gemeentelijke bijdrage, of wijzigingen in de verdeling hiervan, komt toe aan het Dagelijks Bestuur. Uiteraard worden gemeenten hierover tijdig geïnformeerd.

Met de keuze voor deze besturing, wordt afgeweken van het modelconvenant. Dit maakt het namelijk mogelijk om conform de nadrukkelijke wens van gemeenten, een scheiding aan te brengen tussen beheersmatige en inhoudelijke c.q. strategische besturing. Mede door de betrokkenheid van partners in de Stuurgroep, ontstaat er meer focus op kerntaken. Tegelijkertijd is er gedegen toezicht op het functioneren van het Zorg- en Veiligheidshuis door de gemeenten, zijnde financiers.

Een belangrijk gegeven is dat het Zorg- en Veiligheidshuis geen rechtspersoonlijkheid kent. Zoals aangegeven is het een netwerksamenwerkingsverband waarin alle partijen op basis van (inhoudelijke) gelijkwaardigheid deelnemen. Om toch tot personele invulling te komen van de beoogde procesregierol en de beheersmatige randvoorwaarden te creëren op het gebied van ICT, informatiebeveiliging en huisvesting, is gekozen om dit beheer te laten uitvoeren door de gemeente ’s-Hertogenbosch. Een vertegenwoordiger van de gemeente

’s-Hertogenbosch is ter uitvoerlegging van deze verantwoordelijkheden lid van het DB.

Privacy protocol

De afgelopen jaren is samen met privacy deskundigen van de landelijke ketenpartners en het Ministerie van J&V gewerkt aan een kwaliteitsslag op de juridische structuur van de Zorg- en Veiligheidshuizen. Het landelijke model privacy protocol is een uitwerking van het Handvat voor gegevensdeling in het zorg- en veiligheidsdomein. Het model privacy protocol regelt de eisen die vanuit de privacywetgeving en de geldende juridische kaders van de samenwerkingspartners gesteld moeten worden aan de gegevensverwerking bij het behandelen van casussen in het Zorg- en Veiligheidshuis. De essentie hierbij is dat het Zorg- en Veiligheidshuis als netwerksamenwerkingsverband geen wettelijke basis heeft om persoonsgegevens te verwerken. De juridische basis om gegevens te verwerken en uit te vragen bij ketenpartners wordt ontleend aan de bevoegdheid van de ketenpartner die een casus aanbrengt of de casusregie voert. De werkwijze die een aantal

jaren terug in Oost-Brabant bestuurlijk is vastgesteld voor de veiligheidshuizen, is leidend geweest voor de juridische vertaling in het landelijke privacy protocol.

Belangrijk uitgangspunt in dit protocol is dat alle partners, waaronder ook alle deelnemende gemeenten, te allen tijde zelf verantwoordelijk blijven voor de verwerking en beveiliging van gegevens die ter beschikking worden gesteld aan het Zorg- en Veiligheidshuis. Uiteraard treft ook het Zorg- en Veiligheidshuis zelf alle maatregelen die in het kader van landelijke wetgeving noodzakelijk zijn om een goede bescherming van persoonsgegevens te waarborgen. Ook de nieuwe richtlijnen in het kader van de AVG zijn hierin meegenomen.

Totstandkomingsproces

Zoals hierboven is toegelicht is aan de hand van de landelijke modellen een concept samenwerkingsconvenant en privacy protocol voor het toekomstige Zorg- en Veiligheidshuis Brabant Noordoost opgesteld. Het concept samenwerkingsconvenant is, zoals tevens hierboven toegelicht, op een aantal punten aangepast waardoor het de inzichten en de visie van de kwartiermakers op de nieuwe fusieorganisatie beter weerspiegelt. Daarnaast is, in samenwerking met de gemeente ’s-Hertogenbosch, een concept beheerovereenkomst opgesteld om in de organisatorische randvoorwaarden te voorzien. Deze documenten zijn meermalen ter consultatie voorgelegd aan juristen van de gemeente ’s-Hertogenbosch, Meierijstad, Oss en Uden en beleids- en procesmatig getoetst door beleidsambtenaren sociaal domein en veiligheid uit beide regio’s. Naar aanleiding hiervan zijn door de kwartiermakers een aantal aanpassingen c.q. verduidelijkingen doorgevoerd. Ook zijn er (gemeentelijke) bestuurlijke wensen aan het samenwerkingsconvenant toegevoegd. Een en ander wordt hieronder op hoofdlijnen toegelicht.

Organisatievorm en besturing

Een fundamenteel uitgangspunt in het landelijke modelconvenant, evenals in het voorliggende samenwerkingsconvenant, is dat het Zorg- en Veiligheidshuis een netwerksamenwerkingsverband is. Alle partijen zijn gelijkwaardig ten opzichte van elkaar, niet alleen de gemeenten. Dit legitimeert de keuze voor het hanteren van een samenwerkingsconvenant als juridische basis voor de samenwerking in het Zorg- en Veiligheidshuis, zoals ook landelijk geadviseerd wordt. Deze gelijkwaardigheid vertaalt zich ook in de besturing. Namelijk, gemeenten én regionale partners vormen gezamenlijk de Stuurgroep Zorg en Veiligheid.

Organisatorische randvoorwaarden

Voor een goede bedrijfsvoering zal de gemeente 's-Hertogenbosch de uitvoering van een aantal beheertaken voor haar rekening nemen. Het betreft de volgende aspecten: personeelsadvisering-, -voorziening en - administratie, financiën & controlling, ICT en informatiebeveiliging. Het onderdeel personeelsvoorziening verdient extra aandacht. Voor al het personeel werkzaam voor het Zorg- en Veiligheidshuis is de rechtspositie en/of het personeelsbeleid van de gemeente 's-Hertogenbosch van toepassing. In geval het Zorg- en Veiligheidshuis ophoudt te bestaan en/of de financiële middelen afnemen, hebben alle gemeentelijke partijen een verantwoordelijkheid voor de herplaatsing van personeel. In het uiterste geval dat sprake is van reorganisatie ontslag, dragen alle deelnemende gemeenten de kosten hiervan gemeenschappelijk.

In eerste instantie zijn de artikelen die zien op de uitvoering van een aantal organisatorische randvoorwaarden opgenomen in een aparte beheerovereenkomst tussen de gemeentelijke partijen en de gemeente ’s- Hertogenbosch. Om echter het karakter van een samenwerkingsverband te benadrukken en ten behoeve van de transparantie naar alle partners, niet alleen gemeentelijke partners, is er in tweede instantie voor gekozen om de afspraken hierover integraal op te nemen in het samenwerkingsconvenant.

Uittreding

Indien de wens van een der partijen bestaat om uit de samenwerking te treden, is dit onderwerp van gesprek in de Stuurgroep. Daarnaast is het uitgangspunt dat de overige partijen (lees: gemeenten) geen financiële schade ondervinden van de opzegging. Bij algehele beëindiging van het samenwerkingsconvenant wordt de verdeling van de kosten vastgesteld over de gemeenten. Tot de kosten en financiële schade behoren in ieder geval alle directe en indirecte kosten die uit de begroting van het Zorg- en Veiligheidshuis herleid kunnen worden, of aantoonbaar ten gevolge van de uittreding/beëindiging voor rekening van de beherende gemeente ’s-Hertogenbosch komen, waaronder met name kosten die ontstaan als gevolg van bovenformatief personeel.

Rechten van betrokkene irt bevoegdheidsverleningen

De betrokkene heeft onder de AVG bepaalde rechten (art. 13 t/m 22 AVG), waaronder het recht op inzage, het recht op rectificatie en het recht op gegevenswissing. Deze rechten zijn ook opgenomen in het privacy protocol

van het Zorg- en Veiligheidshuis. Om ervoor te zorgen dat de betrokkene niet bij elke afzonderlijke partij zijn rechten apart hoeft in te roepen, regelt het privacy protocol dat de manager de reactie op de verzoeken van de betrokkene aan het Zorg- en Veiligheidshuis coördineert en, namens partijen, op deze verzoeken beslist. Het gaat hier nadrukkelijk om verzoeken van betrokkenen die zien op gegevens die in de systemen of op locatie van het Zorg- en Veiligheidshuis zijn opgeslagen. Voor het uitoefenen van rechten ten aanzien van persoonsgegevens die een partner heeft opgenomen in een eigen cliëntdossier of bestand, wendt de betrokkene zich tot de desbetreffende partner.

Belangrijk is dat de formele bevoegdheidsverlening aan de manager om de verzoeken te behandelen goed is ingeregeld, bijvoorbeeld via mandaatverlening. De hiervoor benodigde mandaatbesluiten of andere vormen van bevoegdheidsverlening aan de manager dienen door partijen zelf opgesteld en ondertekend te worden, met verwijzing naar de relevante artikelen in het privacy protocol.

Evaluatie

Partijen evalueren uiterlijk na twee jaar de samenwerking binnen het Zorg- en Veiligheidshuis. Opdrachtverstrekking hiertoe ligt bij de Stuurgroep.