Visiedocument SHO
Visiedocument SHO
In dit visiedocument staan de afspraken benoemd, die gestalte geven aan het onderlinge samenwerkingsverband tussen ondergetekende huurdersorganisaties, de zogeheten Samenwerkende Huurdersorganisaties, kortweg SHO.
Samenwerking met verhuurder
1. Ondergetekende huurdersorganisaties sluiten naast dit onderlinge samenwerkingsverband tevens aan bij de Samenwerkingsovereenkomst (SOK), de overeenkomst tussen verhuurder DUWO en de huurdersorganisaties, getekend op 4 december 2019 te Den Haag. De afspraken in de SOK liggen ten grondslag aan dit verband.
Vertegenwoordiging
2. De huurdersorganisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het waarborgen van kennis en continuïteit binnen hun organisatie en daarmee binnen het samenwerkingsverband.
3. Het aanstellen van vaste vertegenwoordigers is een streven. Er geldt een minimum aanstellingstijd van 1 jaar (SOK, artikel 9.4). De huurdersorganisaties houden elkaar actief op de hoogte als er nieuwe vertegenwoordigers aantreden op extern niveau. Wijzigingen op andere functies worden op verzoek gecommuniceerd.
Adviesaanvragen en adviezen
4. De huurdersorganisaties houden het volgende proces aan bij adviesaanvragen van DUWO, waar een reactietermijn van 6 weken op geldt (indien een huurdersorganisatie zich hier niet aan kan houden, worden de andere huurdersorganisaties tijdig op de hoogte gesteld):
1} De huurdersorganisaties bespreken in de eerste 2 weken na ontvangst de adviesaanvraag intern en bepalen hun eigen standpunt.
2} In de derde week wordt een onderling overleg gepland, waarin de adviesaanvraag wordt besproken met alle huurdersorganisaties. Er wordt in beginsel gestreefd naar samenwerking, ofwel het uitbrengen van een gemeenschappelijk advies. Als het voor een huurdersorganisaties niet wenselijk is aan te sluiten, wanneer lokale belangen bijvoorbeeld meer prioriteit behoeven, staat de keuze vrij om een individueel advies uit te brengen. Er is dan geen sprake van een totaal verband (‘namens de SHO’). Wanneer er wordt overgegaan op een gemeenschappelijk advies, wordt één huurdersorganisatie aangewezen om het advies te schrijven. Er wordt per onderwerp gekeken, wie het advies schrijft, waarbij gestuurd wordt op roulatie, zodat niet één huurdersorganisatie telkens de verantwoordelijkheid op zich hoeft te nemen.
3} De aangewezen huurdersorganisaties heeft een week de tijd om het advies te schrijven.
4} In de vierde en vijfde week wordt het advies voorzien van op- en aanmerkingen door de andere huurdersorganisaties én getoetst door de extern adviseur. De extern adviseur schrijft het advies niet, maar voorziet het advies van inhoudelijke feedback. De aangewezen huurdersorganisaties onderhoudt het contact met de adviseur.
5} Het advies wordt ondertekend en verstuurd naar DUWO. De aangewezen huurdersorganisaties is verantwoordelijk voor de verzending en is het centraal aanspreekpunt voor DUWO. De andere huurdersorganisaties worden actief betrokken (bijvoorbeeld middels de CC) bij de communicatie tussen de aangewezen huurdersorganisatie en DUWO. De aangewezen huurdersorganisatie overlegt met de andere huurdersorganisatie indien uitstel nodig is. Wanneer zij akkoord zijn gegaan, vraagt de aangewezen huurdersorganisatie om uitstel bij DUWO.
Extern adviseur
5. De huurdersorganisaties laten zich bijstaan door een extern adviseur, die de gemeenschappelijke adviezen toetst en zorg draagt voor (inhoudelijke) continuïteit binnen het samenwerkingsverband.
Bijeenkomsten
6. De overleggen met de verhuurder worden wanneer nodig voorbereid met een onderling overleg. Dit overleg vindt dan idealiter tenminste een week van tevoren plaats.
7. De huurdersorganisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het inwerken van hun bestuursleden. Huurdersorganisaties nodigen elkaar vrijblijvend uit voor trainingen, denk hierbij aan onderwerpen als de Overlegwet en de servicekosten.
8. Om de onderlinge band te versterken, organiseren de huurdersorganisaties in januari en september – wanneer de instroom van nieuwe bestuursleden vaak plaatsvindt – een informele activiteit, zoals een etentje of een borrel. De datum wordt geprikt door de bestuursleden, die actief zijn op extern niveau, maar andere bestuursleden zijn ook welkom.
Archief
9. De huurdersorganisaties houden een gezamenlijk archief bij in Sync voor verslagen van overleggen en bijeenkomsten en advies(aanvragen). Aangewezen huurdersorganisaties zorgen ervoor dat ingekomen adviesaanvragen, stukken en relevante documentatie zo snel mogelijk worden toegevoegd. Huurdersvereniging BRES is eindverantwoordelijke van het archief.
Aldus overeengekomen, 1 november 2020
Xxxxxx Xxxxxx Xxx Xxxxxxxxxx
Voorzitter Voorzitter
Huurdersvereniging De Eerste Kamer Huurdersorganisatie WijWonen
Den Haag Delft
Xxxxxx xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx
Voorzitter Voorzitter
Huurdersvereniging BRES Vereniging Bewoners Uilenstede