STATUUT ILV REGIOSPORTDIENST ZUID-OOST-VLAANDEREN
STATUUT ILV REGIOSPORTDIENST ZUID-OOST-VLAANDEREN
HOOFDSTUK 1 – NAAM, DOEL, DUUR, VERLENGING EN OPZEGMOGELIJKHEID
Art. 1 - Naam van de interlokale vereniging.
De interlokale vereniging draagt de naam “Regiosportdienst Zuid-Oost-Vlaanderen”. De term interlokale vereniging zal steeds aan de naam of de afkorting worden toegevoegd.
Art 2 - Doel van de interlokale vereniging.
De “Regiosportdienst Zuid-Oost-Vlaanderen” heeft als doelstelling het sportbeleid - in de ruime zin van het woord - van de voormelde participanten af te stemmen en te stimuleren.
De specifieke doelstellingen, kaderend binnen voormelde algemene doelstelling, zijn onder andere:
- functioneren als een overlegplatform tussen de participanten waarop – ook over concrete zaken die hun belang hebben voor het gemeentelijk sportbeleid – ervaringen en informatie kunnen worden uitgewisseld;
- de contacten en samenwerking op sportgebied tussen de gemeenten onderling en tussen andere sportactoren (Sport Vlaanderen, ISB, …) bevorderen;
- aanbieden aan de bevolking van een gemeente- overschrijdend activiteitenpakket: opstarten sportpromotionele acties naar moeilijke doelgroepen;
- organisatie van vormingsdagen en opleidingen voor lesgevers, medewerkers sportdiensten/sportraden en sportclubs en gemeentelijke mandatarissen in materies die verband houden met de sport en het sportbeleid;
- een zo groot mogelijk rendement van de in de participerende gemeenten aanwezige sportinfrastructuur nastreven;
- de deelname van de gemeenten aan provinciale en landelijke sportpromotiecampagnes coördineren;
- uitvoeren van studies en het verzamelen van informatie en documentatie in verband met voormelde algemene en concrete doelstellingen;
- stimuleren van de uitbouw van de gemeentelijke sportstructuren.
Art. 3 - Duurtijd, verlenging en opzegmogelijkheid.
De interlokale vereniging wordt aangegaan voor een periode van onbepaalde duur ingaand op 1 januari 2005.
Uittreding kan enkel gedurende de eerste 6 maanden van elke nieuwe legislatuur van de gemeenteraden. De opzeg gaat in op 1 januari van het jaar daaropvolgend.
De uittredende partij heeft in dat geval geen recht op recuperatie van de ingebrachte financiële middelen.
HOOFDSTUK 2 – ZETEL, INZET VAN PERSONEEL.
Art. 4 - Vertegenwoordiging en administratief secretariaat.
De stad Aalst wordt aangeduid als beherende gemeente die de vereniging vertegenwoordigt en waar de zetel is gevestigd. In deze stad is tevens het administratief secretariaat gevestigd op volgend adres: Stedelijke Sportdienst, Werf 9 te 0000 Xxxxx.
Art. 5 - Inzet van personeel.
Iedere participant zal het noodzakelijke personeel inzetten ten behoeve van de activiteiten die kaderen in de doelstellingen van artikel 2.
Alle rechten van het ten behoeve van het samenwerkingsverband ingezette gemeentepersoneel blijven onverlet. In het bijzonder wordt erop gewezen dat de genoemde personeelsleden gemeentepersoneel blijven en zodoende onderworpen blijven aan alle dekkingen van door de gemeenten afgesloten polissen. Desnoods zullen de participerende gemeenten met hun verzekeraars de daartoe noodzakelijke uitbreidingen van hun polissen dienen af te sluiten.
HOOFDSTUK 3 – INBRENG VAN DE DEELNEMERS EN WIJZE WAAROP DEZE INBRENG WORDT BEHEERD.
Art. 6 - Inbreng.
De financiële inbreng per deelnemende gemeente bedraagt 0,05 EUR per inwoner en per jaar en dit met ingang voor de jaargang 2018. De referentiedatum voor het bepalen van het aantal inwoners wordt vastgelegd op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar van het lidgeld.
De lidgelden zullen door de penningmeester ten laatste tegen 31 maart per factuur opgevraagd worden bij de verschillende deelnemers. Naarmate de werking wordt uitgebreid kan de inbreng van de deelnemers (financieel of logistiek) aangepast worden. De inkomsten uit eigen activiteiten van de interlokale vereniging worden uitsluitend terug geïnvesteerd in de vereniging.
De participanten leggen – ieder wat hen betreft – de middelen die zij voor het volgende werkjaar als lidgeld aan de vereniging ter beschikking moeten stellen, vast in het gemeentebudget. Deze middelen worden tijdig ter beschikking gesteld aan de interlokale vereniging.
HOOFDSTUK 4 – BEHEERSCOMITE, HUISHOUDELIJK REGLEMENT EN INTERNE ORGANISATIE.
Art. 7 - Samenstelling beheerscomité.
Binnen de vereniging wordt een beheerscomité opgericht.
Het beheerscomité is samengesteld uit een afgevaardigde van elke deelnemer. De vertegenwoordigers van de gemeenten in het beheerscomité moeten steeds schepen bevoegd voor sport zijn. De deelnemers kunnen eveneens een plaatsvervangend afgevaardigde aanstellen. De plaatsvervangende afgevaardigde vervangt de afgevaardigde die tijdelijk belet is.
De plaatsvervangende afgevaardigde moet gemeenteraadslid zijn.
De leden van het beheerscomité worden benoemd voor de periode van een bestuurslegislatuur van de gemeenteraad, onverminderd de mogelijkheid van de gemeenteraden het mandaat van hun vertegenwoordigers in te trekken en onverminderd de beëindiging van rechtswege van het mandaat van de leden van het beheerscomité van zodra zij hun hoedanigheid van schepen of gemeenteraadslid (voor de plaatsvervanger) verliezen.
De leden blijven evenwel lid van het beheerscomité tot het moment dat er in hun vervanging is voorzien.
De voorzitter en ondervoorzitter van het beheerscomité worden aangeduid onder de afgevaardigden van de participerende gemeenten.
Het beheerscomité wordt bijgewoond door de leden van de technische commissie, zoals hierna omschreven in artikel 11, aangevuld met een afvaardiging vanuit de gemeentelijke sportraden. Deze hebben geen stemrecht.
Art. 8 - Bevoegdheden van het beheerscomité, quorum en wijze van beslissen.
Tot de bevoegdheid van het beheerscomité behoren:
- het overleg over de wijze waarop onderhavige overeenkomst wordt uitgevoerd;
- het goedkeuren van het programma en begroting voor het volgende werkjaar;
- het goedkeuren van het jaarverslag;
- de voorlopige vaststelling van de jaarrekening van de interlokale vereniging, die samen met het jaarverslag aan de gemeenteraden voor goedkeuring wordt voorgelegd;
- het opstellen van wijzigingen aan deze overeenkomst die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad;
- het opstellen en wijzigen, bij eenvoudige beslissing, van het huishoudelijk reglement;
Het beheerscomité kan slechts geldig vergaderen indien de meerderheid van de vertegenwoordigers van de participanten aanwezig is.
Wordt dit quorum niet bereikt, dan kan het beheerscomité over de punten die voor een tweede maal op de agenda voorkomen beraadslagen en beslissen, ongeacht het aantal aanwezige vertegenwoordigers. De tweede oproeping gebeurt overeenkomstig de bepalingen van artikel 10. In deze tweede oproep wordt er uitdrukkelijk gewezen op het feit dat het beheerscomité over de punten die voor de tweede maal op de agenda voorkomen zal kunnen beraadslagen en beslissen, ongeacht het aantal aanwezige vertegenwoordigers.
Xxxxx vertegenwoordiger beschikt over een stem. Het beheerscomité neemt zijn beslissingen bij gewone meerderheid.
Art. 9 - Huishoudelijk reglement.
De organisatie van de werkzaamheden wordt door het beheerscomité geregeld in een huishoudelijk reglement. Dit huishoudelijk reglement wordt bij de overeenkomst gevoegd zonder er evenwel deel van uit te maken.
Art. 10 - Vergaderritme en samenroeping.
Het beheerscomité vergadert minstens 1 maal per kalenderjaar. De uitnodiging, die de agenda bevat, wordt minstens 14 kalenderdagen voor de vergaderdatum verstuurd. De vergaderingen van het beheerscomité worden samengeroepen door de voorzitter, aan te duiden volgens de procedure en voor de duur zoals te bepalen in het voormelde huishoudelijk reglement.
Art. 11 - Technische commissie en verdere interne organisatie.
Het beheerscomité wordt in zijn werkzaamheden bijgestaan door een technische commissie van ambtenaren. Deze bestaat uit:
- een afvaardiging van de gemeentelijke sportdiensten
- een afvaardiging van Sport Vlaanderen
Uit deze technische commissie duidt het beheerscomité een voorzitter, een penningmeester en secretaris aan.
HOOFDSTUK 5 - FINANCIEEL BEHEER EN FINANCIELE CONTROLE.
Art. 12 - Financieel beheer.
De aan de vereniging ter beschikking gestelde financiële middelen worden beheerd door een penningmeester - aangeduid door het beheerscomité - die verantwoording verschuldigd is aan het beheerscomité.
De interlokale vereniging beschikt hiervoor over een eigen rekening.
De financiële middelen worden opgevraagd en boekhoudkundig verwerkt door de penningmeester. Voor de rekening worden door het beheerscomité tenminste twee volmachthouders aangeduid. Eén van deze volmachthouders is tevens penningmeester. Voor verrichtingen tot en met 3.000 EUR, exclusief btw, volstaat de handtekening van een volmachthouder. Voor verrichtingen boven de 3.000 EUR, exclusief btw, is bijkomend de handtekening van de tweede volmachthouder vereist.
Art. 13 - Financiële controle.
Iedere participant heeft het recht de boekhouding en de rekening van de interlokale vereniging door een door haar aan te duiden persoon of instantie te laten controleren. Het beheerscomité duidt hiervoor jaarlijks twee leden aan als financiële commissarissen.
De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen is onverkort van toepassing. Indien de financiële inbreng niet werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend of het gebruik ervan niet gerechtvaardigd kan worden, moet deze geheel of gedeeltelijk worden terugbetaald. Elke deelnemer van de vereniging kan zich voor de terugvordering richten tot de beherende gemeente.
Art. 14 - Goedkeuring van de rekeningen en bestemming van het resultaat.
De rekening van de interlokale vereniging wordt jaarlijks ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.
De interlokale vereniging zorgt ervoor dat de rekening aan de participerende gemeenten worden bezorgd uiterlijk binnen de zes maanden na afsluiting van het voorgaande werkjaar. De bijhorende verantwoordingsstukken liggen ter inzage op het administratief secretariaat en worden op eenvoudig verzoek aan de deelnemers ter beschikking gesteld.
De jaarrekening is goedgekeurd indien de gewone meerderheid van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten ze goedkeurt.
Het eventueel positief resultaat van de rekening blijft in de vereniging en wordt aangewend voor de realisatie van de doelstelling van de vereniging.
HOOFDSTUK 6 – OVERIGE WEDERZIJDSE RECHTEN EN PLICHTEN, INFORMATIEVERSTREKKING AAN DE DEELNEMERS, JAARLIJKSE EVALUATIE DOOR DE GEMEENTERADEN.
Art. 15 - Overige wederzijdse rechten en plichten.
De vereniging verbindt zich ertoe op de officiële briefwisseling enkel het logo van de regiosportdienst te vermelden.
Art. 16 - Informatieverstrekking aan de deelnemers.
De verslagen van de vergaderingen van het beheerscomité worden aan de participerende gemeenten toegestuurd, alwaar ze ter inzage zijn van de gemeenteraadsleden overeenkomstig de bepalingen van de nieuwe gemeentewet.
Samen met de rekening wordt aan de participanten een jaarverslag ter beschikking gesteld. Dit jaarverslag wordt – wat de deelnemende gemeenten betreft - samen met de rekening aan de gemeenteraad ter goedkeuring voorgelegd. Ter gelegenheid van de behandeling van dit jaarverslag geeft de vertegenwoordiger van de gemeente in de intergemeentelijke vereniging toelichting in de gemeenteraad.
Art. 17 - Jaarlijkse evaluatie door de gemeenteraden.
De jaarlijkse evaluatie in de gemeenteraden gebeurt ter gelegenheid van de bespreking van het jaarverslag.
HOOFDSTUK 7 – VEREFFENING.
Art. 18 – Vereffening.
Wanneer aan het bestaan van de vereniging een einde komt, wordt door de participanten in gezamenlijk akkoord een vereffenaar aangesteld.
De in de vereniging aanwezige middelen worden in voorkomend geval verdeeld over de participanten overeenkomstig hun inbreng.
HOOFDSTUK 8 – SLOTBEPALING
Art. 19 – Slotbepaling.
Deze overeenkomst vervangt de vorige overeenkomst betreffende de oprichting van de interlokale vereniging Regiosportdienst Zuid-Oost-Vlaanderen d.d. 12 juli 2014.
Aldus gedaan te … op … in … exemplaren elk der voornoemde partijen erkennend één exemplaar te hebben ontvangen.