Aankoopbeleid in de Arteveldehogeschool

Aankoopbeleid in de Arteveldehogeschool

Het aankoopbeleid wordt Arteveldehogeschoolbreed gevoerd onder de verantwoordelijkheid van de directeur informatietechnologie en facilitair beheer, in samenwerking met het diensthoofd Aankoop, de medewerkers verantwoordelijk voor overheidsopdrachten, de medewerker verantwoordelijk voor de ICT aankopen, de medewerker verantwoordelijk voor contractbeheer en de medewerkers van de dienst aankoop met elk hun specifieke ondersteunende dienstverlening voor de verschillende opleidingen en diensten van de Arteveldehogeschool.

Aankopen in de Arteveldehogeschool kan worden samengevat in de volgende vijf aankooppijlers:

1. het efficiënt en economisch aankopen, dit binnen het wettelijke kader

✓ een objectieve selectie- en toewijzingsprocedure toepassen;

✓ maximaal gebruik van de schaalgrootte van de Arteveldehogeschool;

✓ maximale mededinging laten spelen binnen de wettelijke kaders;

✓ de actuele wetgeving op overheidsopdrachten opvolgen en toepassen in alle uit te werken aankoopdossiers.

2. het duurzaamheidsaspect meenemen in aankopen en aankoopdossiers;

✓ voorkeur voor leveranciers met een actief milieubeleid;

✓ minimale eisen stellen rond duurzaamheid.

3. het beheren van het Arteveldehogeschoolbrede aankoopproces;

✓ optimaliseren van het geautomatiseerde aankoopproces (zowel procesmatig als door middel van informatisering);

✓ mede door het gebruik van de ERP-software wordt getracht om het artikelenbestand tot een minimum te beperken;

✓ controle op de correcte toepassing van de aankoopprocedure;

✓ stimuleren van mogelijke synergie tussen verschillende opleidingen en diensten;

✓ voorkeur geven aan resultaatsverbintenissen.

4. het uitvoeren van de aankopen en het in ontvangst nemen van de leveringen

✓ genereren van de aankooporders;

✓ controle van de leveringen, diensten en werken op de conformiteit met de bestekbepalingen (technische vereisten, prijsbepalingen…);

✓ ontvangen aan de hand van leveringsdocumenten.

5. het administreren van de aankopen

✓ correcte informatie naar de dienst financieel beheer en de externe controleorganen;

✓ bij voorkeur digitaal archiveren van de dossiers voor eventuele controles door revisoren en overheid;

✓ centrale archivering van de aankoopdossiers.

Om alle aankopen die door de Arteveldehogeschool worden geregeld, volgens de visie en het beleid van de hogeschool te laten verlopen en deze volgens de wettelijke bepalingen van de overheid, zijn interne procedures uitgeschreven die geënt zijn op de wetgeving op overheidsopdrachten.

Een opdracht of aankoop volgens een overheidsopdracht is een procedure waarbij een opdrachtgever bekend maakt dat hij een opdracht wil laten uitvoeren en bedrijven vraagt om een offerte in te dienen.

Alle overheidsinstanties, waaronder dus ook onze hogeschool, moeten hun uitgaven verantwoorden. Door een heldere procedure toe te passen, kunnen ze aannemelijk maken dat ze de opdracht integer aankopen en de mededinging bij alle aankopen laten spelen. De procedure voor overheidsopdrachten vastgelegd in wet- en regelgeving.

De wetgeving op overheidsopdrachten is afkomstig van de Europese Unie.

De Europese wetgeving op overheidsopdrachten bedoelt vooral - in richtlijnen - vast te leggen, de toepassing van de wetgeving op overheidsopdrachten door zogenaamde overheidsorganisaties. Deze Europese richtlijnen zijn vertaald in nationale wetgeving.

Aanbestedende overheden zijn dus organisaties die met gemeenschapsgeld handelen en/of onder overheidstoezicht functioneren.

De wet op de overheidsopdrachten in België.

In België mag geen enkele administratieve overheid, noch een gemeente, noch de federale overheid, voor de uitbesteding van een opdracht zomaar een contract afsluiten met een willekeurig bedrijf of persoon. De overheid is immers onderworpen aan de Wet op de overheidsopdrachten. Deze wet verplicht de overheid om voor elke opdracht de vrije concurrentie te laten spelen.

De wet op de overheidsopdrachten bevat een aantal procedures die ervoor zorgen dat de concurrentie tussen de bedrijven zo veel mogelijk kan spelen.

Overheidsopdrachten zijn opdrachten voor werken, leveringen of diensten waarbij de samenwerkingsvorm tussen de aanbestedende overheid en één of meerdere aannemers(werken), leveranciers (leveringen) of dienstverleners (diensten) een overeenkomst is onder bezwarende titel. De aannemers, leveranciers of dienstverleners of ook opdrachtnemers genoemd, verbinden zich daarmee tot het uitvoeren van de prestatie waartegenover een vergoeding staat.

Bij aanpassingen/vernieuwingen in de Europese richtlijnen en in de Belgische wetgeving op overheidsopdrachten is het de verantwoordelijkheid van de medewerkers overheidsopdrachten van de dienst aankoop om elke vernieuwing te implementeren in de uit te werken aankoopdossiers en de aanpassingen waar relevant in de organisatie duidelijk en transparant te communiceren aan de betrokkenen.

Voorbeelden van overheidsopdrachten:

Werken: installeren van centrale verwarming, schilderwerken, dakwerken, schrijnwerken, …

Leveringen: Huur van een vrachtwagen, leveren van computers, leveren van schoonmaakmiddelen, leasen van een wagen, leveren van kantoorbenodigdheden, maatwerkmeubilair, …

Diensten: ontwerpen van een gebouw, diensten door een reclamebureau verleend, vertalingen, schoonmaak van gebouwen, glaswas, …