Subsidiereglement voor de erkende
Subsidiereglement voor de erkende
cultuur-, jeugd- en sportverenigingen van Hoeilaart
Goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 26 september 2022
Algemene bepalingen
Artikel 1 – Algemeen
Het betreft een reglement ter ondersteuning van erkende verenigingen van de gemeente Hoeilaart. Verenigingen kunnen hun erkenning aanvragen bij de gemeente Hoeilaart en dat op basis van ‘het reglement voor de erkenning van verenigingen door de gemeente Hoeilaart’ (goedgekeurd op gemeenteraad van 27 juni 2022).
Dit reglement vervangt alle voorgaande subsidiereglementen binnen de beleidsdomeinen jeugd, sport en cultuur.
Erkende verenigingen die via dit reglement een basissubsidie ontvangen kunnen voor eenzelfde activiteit of voor hun werking geen aanspraak maken op andere subsidies van de gemeente.
De subsidie bestaat uit een basissubsidie en impulssubsidie. De subsidiëring is opgedeeld in drie domeinen: cultuur, jeugd en sport.
Artikel 2 – Basissubsidie
De basissubsidie heeft als doel de verenigingen te ondersteunen in de ontplooiing van hun basiswerking.
Erkende verenigingen kunnen aanspraak maken op subsidies, mits ze voldoen aan bijkomende voorwaarden.
De basissubsidie is opgedeeld in verschillende categorieën. Aan elke categorie zijn specifieke voorwaarden en een subsidiebedrag gekoppeld. Afhankelijk van de werking valt een vereniging binnen een bepaalde categorie.
De basissubsidie wordt per beleidsdomein toegekend binnen het voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan.
De b-asiWssaunbnseideiresewr omrdinedneprrovceernetnuigeienlgveenrdseuebldsidiniefsunocntitevavnagnehnetzaalandtealbvaesriesnsuigbisnigdeien dpaetr subsidievseraeannigvrinagagptr:ocentueel stijgen.
- Wanneer er meer verenigingen aanspraak maken op de basissubsidie zal de basissubsidie per vereniging procentueel dalen.
Artikel 3 – Impulssubsidies
Het bestuur wil de verenigingen impulsen geven om hun werking te versterken rond bepaalde thema’s. Alle verenigingen die een basissubsidie ontvangen, kunnen aanvullend impulssubsidies aanvragen.
De thema’s worden aan het begin van de bestuursperiode geselecteerd op basis van de beleidsdoelstellingen in het meerjarenplan. Er wordt gestreefd naar gemeenschappelijke uitdagingen over de beleidsdomeinen heen. De thema’s worden hieronder nader toegelicht.
De impulssubsidie wordt per domein toegekend binnen de perken van het daartoe voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan.
Een vereniging mag maximaal drie keer per bestuursperiode eenzelfde impulssubsidie per thema aanvragen.
Duiding bij de thema’s:
a. Duurzaamheid
Een vereniging of club die aan duurzaam bestuur doet denkt na over de toekomst en dat op verschillende vlakken. Op ecologisch verantwoorde wijze omgaan met de dagdagelijkse organisatie, maar ook het investeren in duurzame materialen zijn toonaangevend voor een werking met een focus op duurzaamheid.
Enkele voorbeelden:
• Inzetten op duurzaamheid en gezondheid in de werking.
• Tweedehands materialen en kledij aanbieden.
• Sensibiliseren van de leden om zelf een duurzame reflex te hanteren.
• Investeren in duurzaam materiaal en infrastructuur.
• Alternatief (kamp)vervoer: openbaar vervoer, te voet of met de fiets, carpoolen, …
b. Samenwerking
De vereniging gaat structurele of occasionele samenwerkingsverbanden aan met andere verenigingen, met de gemeente of met andere organisaties. De samenwerking kan betrekking hebben op activiteiten, op bestuursniveau, op reguliere werking …
Enkele voorbeelden:
• Actieve deelname aan een gemeentelijk georganiseerd evenement of initiatief waarbij het commercieel doel niet primeert en waarbij een toegevoegde waarde aan de activiteit wordt gecreëerd. Bv.: organiseren van een loopwedstrijd met inschrijving tijdens de Meifeesten.
• Samen met een andere vereniging een activiteit of evenement organiseren.
• Verenigingen investeren samen in software voor het beheer van ledenlijsten,
boekhouding …
• Structurele uitwisseling van informatie, sjablonen, trainers en/of andere data.
c. Professionalisering en zelfredzaamheid
De vereniging ontplooit een professionele werking en streeft naar constante verbetering en continuïteit in het bestuur, denkt na over een toekomstvisie, is leergierig … Een vereniging beschikt over het vermogen om zelfstandig problemen op te lossen en functioneert op eigen krachten.
Enkele voorbeelden:
• Opleidingen of bijscholingen voor bestuur/vrijwilligers. Bv.: gebruik sociale media, gebruik programma voor grafische vormgeving, opleiding EHBO, …
• Interne communicatie. Bv.: algemene vergadering bestuur, nieuwsbrief,
extra inspanningen om leden op de hoogte te houden, …
• Extra, nieuwe of creatieve inspanningen rond externe communicatie en informatie. Bv.: nieuwe website, promotiefolder …
• Duurzaam bestuur en verjonging: betrekken jongeren in clubwerking/inspraak, verderzetting van de clubwerking garanderen door inzetten op verjonging …
• Opmaak van een toekomstvisie aan de hand van een visienota.
d. Inclusieve Vrije Tijd
Clubs en verenigingen die zich inzetten voor verschillende doelgroepen en/of kansengroepen en werk maken van inclusieve vrije tijd willen we extra ondersteunen. Aandacht hebben voor en werken rond diversiteit is een nobel doel.
Enkele voorbeelden:
• Deelname UiTPAS Druivenstreek en medewerking aan het kansentarief.
• Werken rond kansengroepen en inclusie: zoals G-sport, AKABE, sportelen,
xxxxxxxxxxxxx, kleuters, jeugdtoneel …
• Toegankelijkheid verhogen voor minder mobiele personen.
e. (Bovenlokaal) organiseren
Het organiseren van activiteiten en evenementen is een perfect uithangbord om als vereniging met je werking naar buiten te komen. Organiseren trekt aan en inspireert; je bereikt er een breder publiek mee en kan er potentieel nieuwe (bestuurs)leden mee aantrekken. Daarnaast draag je als club of vereniging bij aan een bruisend en actief gemeenschapsleven in Hoeilaart.
Enkele voorbeelden:
• Organisatie waarbij externe cultuur naar Hoeilaart wordt gehaald.
• Organisatie van nieuw initiatief of evenement dat de basiswerking overstijgt.
• Organisatie van (sport)kamp waar ook niet-leden welkom zijn.
• Organisatie van naschoolse activiteiten.
• Organisatie start to lessenreeks/zomerinitiatieven.
• Medewerking externe organisaties zoals Sport Vlaanderen: maand van de
sportclubs, …
Artikel 4 – Overige definities
• Boekjaar: Een boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
• Evenement: Evenementen zijn periodieke of eenmalige gebeurtenissen op het gebied van kunst, cultuur, sport, feesten, kermis, jeugd … De gebeurtenissen worden publiek aangekondigd, gaan op een welbepaald tijdstip door, zijn tijdelijk en publiek toegankelijk, al of niet tegen betaling.
• Fonds: Het jeugd-, sport- of cultuurfonds: Geld met een gemeenschappelijk doel dat toebehoort aan de betrokken adviesraad en kan ingezet worden ter bevordering van het jeugd-, sport- of cultuurbeleid.
• Interradenoverleg: Het Hoeilaarts interradenoverleg is een erkende adviesraad die samengesteld is uit afgevaardigden van de verschillende adviesraden. Het interradenoverleg wordt betrokken bij de voorbereiding en uitvoering van het gemeentelijk beleid in de brede zin van het woord en meer specifiek rond het participatiebeleid.
• Kalenderjaar: Een kalenderjaar loopt van 1 januari tot 31 december.
• Schooljaar: Een schooljaar loopt van 1 september tot en met 30 juni.
• UiTdatabank: Deze databank is het fundament van een platform voor vrijetijdsactiviteiten. Het is de grootste activiteitendatabase van Vlaanderen en Brussel met invoer van meer dan 215.000 activiteiten per jaar. Het is gelinkt aan de gemeentelijke communicatiekanalen zoals Hier Hoeilaart, de gemeentelijke nieuwsbrief en website, …
• Werkjaar: Een werkjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus.
• Bestuursperiode: Een periode van zes jaar waarbinnen het college van burgemeester en schepenen het dagelijks bestuur van een gemeente neemt.
• Financiële staving: Een factuur of betalingsbewijs.
• Evenementenvereniging of organisatiecomités (cultuur): Verenigingen gericht op het organiseren van een of meerdere evenementen of activiteiten voor een ruimer publiek. De activiteiten vinden plaats in Hoeilaart en dragen bij aan het gemeenschapsleven.
• Sociaal-cultureel volwassenwerk (cultuur): Het sociaal-cultureel volwassenenwerk is een sector waar heel wat sociaal-culturele praktijken worden opgezet en ondersteund. Centraal in deze praktijken staat ontmoeting, niet-formeel en informeel leren, gemeenschapsvorming en maatschappelijk engagement. Mensen nemen er vrijwillig aan deel, los van enig schoolverband of van enige beroepsopleiding. Het geheel van activiteiten (vorming, lezing, uitstap, tentoonstelling, bijeenkomst, lessenreeks …) die de ontplooiing van volwassenen in hun maatschappelijke participatie bevorderen.
• STEM (cultuur): Science, Technology, Engineering en Mathematics (wetenschap, technologie, ingenieurswetenschappen, wiskunde).
• Volks- en amateurkunsten (cultuur): Xxxx xxxxxxxxx die in het kader van het sociaal-culturele gebeuren aan iedere burger de kans biedt om zich via kunstbeoefening en -beleving te ontplooien en zijn potentiële creatieve vermogens te ontwikkelen op vrijwillige basis en zonder beroepsmatige doeleinden. Sinds 2000 ondersteunt de Vlaamse overheid de amateurkunsten via het Decreet betreffende de Amateurkunsten. Eigen aan de amateurkunsten is het samengaan van een artistieke, sociale en educatieve component. Dat betekent dat de deelnemers en organisatoren van een amateurkunstenactiviteit zich in meer of mindere mate focussen op creatie en creativiteit, mensen samenbrengen en een leeromgeving creëren.
• Wijkcomités (cultuur): Verenigingen met als hoofddoel het bevorderen van de sociale cohesie en contacten voor inwoners van een afgebakend gebied binnen onze gemeente.
• Jeugdlid (sport): Een lid tot en met 18 jaar.
• Sportbegeleider (sport): Een sportbegeleider is iemand die mensen begeleidt bij sport- en/of bewegingsactiviteiten.
• Trainer (sport): Een trainer is een gediplomeerd iemand die zich op professionele basis bezighoudt met de sporttechnische prestaties van een persoon bij sport- en/of bewegingsactiviteiten.
• Training (sport): Onder een training wordt verstaan de deelnemers leren nieuwe kennis, attitudes en vaardigheden en oefenen hiermee in de training om het
vervolgens in de praktijk toe te passen. Een training bestaat uit één of meerdere bijeenkomsten.
DOMEIN CULTUUR
Artikel 5 – Doelstelling
De subsidiëring van de erkende cultuurverenigingen heeft tot doel hen de mogelijkheid te geven hun werking verder uit te bouwen en/of te professionaliseren. Het beleid wil hiermee het verenigingsleven stimuleren om zoveel mogelijk inwoners aan cultuurparticipatie te laten doen en de sociale cohesie te bevorderen.
Artikel 6 – Verdeling en berekening van de subsidie
a. Basissubsidie
Binnen het domein cultuur zijn er drie categorieën.
Categorie A: Lokale verenigingen voor volks- en amateurkunsten - 400 euro (per werkjaar)
Een erkende cultuurvereniging behoort tot categorie A als ze voldoet aan de volgende voorwaarden:
1. Toneelverenigingen
• Je beoefent als vereniging een van de disciplines binnen amateurkunsten.
• Je huurt een lokaal binnen een overeenkomst langdurig gebruik, zoals bedoeld in het reglement voor het gebruik van infrastructuur en aanverwante dienstverlening.
• Je organiseert minimaal één zaalproductie voor een publiek per werkjaar op het grondgebied Hoeilaart.
• Je organiseert voorafgaand aan de productie een repetitieperiode.
• De vereniging ontwikkelt een regelmatige, niet-commerciële werking door beoefening of spreiding.
• De vereniging organiseert minimaal één activiteit die voor iedereen toegankelijk is en neemt deze activiteit mee op in de UiTdatabank.
• De vereniging beschikt over een aparte bankrekening op naam van de vereniging.
2. Muziekverenigingen (instrumenteel of vocaal)
• Je beoefent als vereniging een van de disciplines binnen amateurkunsten.
• Je huurt een lokaal binnen een overeenkomst langdurig gebruik, zoals bedoeld in het reglement voor het gebruik van infrastructuur en aanverwante dienstverlening.
• Je organiseert minimaal één optreden voor een publiek per werkjaar op het grondgebied Hoeilaart.
• Je organiseert voorafgaand aan het optreden een leermoment of een repetitieperiode.
• De vereniging ontwikkelt een regelmatige, niet-commerciële werking door beoefening of spreiding.
• De vereniging organiseert minimaal één activiteit die voor iedereen toegankelijk is en neemt deze activiteit mee op in de UiTdatabank.
• De vereniging beschikt over een aparte bankrekening op naam van de vereniging.
3. Vereniging met een atelierwerking
• Je beoefent als vereniging een van de disciplines binnen amateurkunsten.
• Je huurt een lokaal binnen een overeenkomst langdurig gebruik, zoals bedoeld in het reglement voor het gebruik van infrastructuur en aanverwante dienstverlening.
• Je organiseert minimaal om de twee werkjaren een toonmoment/tentoonstelling voor het brede publiek op het grondgebied Hoeilaart.
• De vereniging ontwikkelt een regelmatige, niet-commerciële werking door beoefening of spreiding.
• De vereniging organiseert minimaal één activiteit die voor iedereen toegankelijk is en neemt deze activiteit mee op in de UiTdatabank.
• De vereniging beschikt over een aparte bankrekening op naam van de vereniging.
4. Vereniging gericht op wetenschap en techniek (STEM)
• Je organiseert op regelmatige tijdstippen en minimaal tien keer per werkjaar een activiteit waar STEM centraal staat.
• De vereniging organiseert minimaal één activiteit per werkjaar op het grondgebied Hoeilaart die voor iedereen toegankelijk is en neemt deze activiteit mee op in de UiTdatabank.
• De vereniging beschikt over een aparte bankrekening op naam van de vereniging.
Categorie B: Lokale verenigingen uit het sociaal-cultureel (volwassenen)werk
- 300 euro (per werkjaar)
Een erkende cultuurvereniging behoort tot categorie B als ze voldoet aan de volgende voorwaarden:
• De vereniging beschikt over een aparte bankrekening op naam van de vereniging.
• Er worden minimaal twee publiek toegankelijke activiteiten georganiseerd per werkjaar.
• Alle activiteiten worden opgenomen in de UiTdatabank.
Categorie C: Wijkcomités, Evenementenvereniging of organisatiecomités, Ouderraden en oudercomités - 100 euro (per werkjaar)
Een erkende cultuurvereniging behoort tot categorie C als ze voldoet aan de volgende voorwaarden:
Wijkcomités
• Minimaal een activiteit per kalenderjaar organiseren voor de inwoners van de wijk.
• De vereniging beschikt over een aparte bankrekening op naam van de vereniging.
Evenementenvereniging of organisatiecomités
• Minimaal een activiteit of evenement per werkjaar organiseren.
• Alle activiteiten moeten opgenomen worden in de UiTdatabank.
• De vereniging beschikt over een aparte bankrekening op naam van de vereniging.
b. Impulssubsidies
De basissubsidie kan aangevuld worden met een impulssubsidie.
• Een cultuurvereniging kan maximaal twee impulssubsidies per werkjaar aanvragen.
• Een impulssubsidie voor cultuurverenigingen bedraagt maximaal 400 euro per impuls.
• De impulssubsidies worden per domein toegekend binnen de perken van het daartoe voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan. Het bedrag per impulssubsidie zal procentueel verminderen indien er voor een hoger bedrag subsidies worden aangevraagd dan beschikbaar.
Artikel 7 – Cultuurraad en cultuurfonds
Per boekjaar wordt er een basisbedrag van 600 euro gereserveerd voor de werking van de cultuurraad.
Indien er minder impulssubsidies worden uitgereikt dan het voorziene budget dan wordt het restbedrag ter beschikking gesteld van het cultuurfonds.
Het cultuurfonds kan door de cultuurraad aangewend worden voor een project ter bevordering van het Hoeilaarts cultuurbeleid. Hiervoor dient de cultuurraad een gemotiveerde aanvraag in bij het college van burgemeester en schepenen. Na goedkeuring wordt het geld van het cultuurfonds overgeschreven naar de bankrekening van de cultuurraad. De overschrijving gebeurt in hetzelfde werkjaar als de toekenning van de subsidies.
Na uitvoering van het project is een financiële staving noodzakelijk om het werkjaar dat daarop volgt, opnieuw aanspraak te maken op dit fonds.
Indien het cultuurfonds binnen het kalenderjaar niet aangewend wordt door de cultuurraad, wordt het budget ter beschikking gesteld van het interradenoverleg.
DOMEIN JEUGD
Artikel 8 – Doelstelling
De subsidiëring van de erkende jeugdverenigingen heeft tot doel hen de mogelijkheid te geven hun werking verder uit te bouwen en/of te professionaliseren. Het beleid wil hiermee het verenigingsleven stimuleren om zoveel mogelijk kinderen en jongeren van de gemeente Hoeilaart op een kwalitatieve manier aan te zetten tot ontmoeten, spelen en groeien.
Artikel 9 – Verdeling en berekening van de subsidie
a. Basissubsidie
Categorie A: grote jeugdvereniging - 1.800 euro (per werkjaar)
Een erkende jeugdvereniging behoort tot categorie A als ze voldoet aan de volgende voorwaarden:
• Xxxxx een actief aanbod voor haar leden op een eigen locatie (de jeugdlokalen).
• Heeft een aparte bankrekening op naam van de vereniging.
• Is aangesloten bij een door de Vlaamse overheid erkende koepelorganisatie.
• Is actief op de sociale media of heeft een actieve website.
• Beschikt over een verzekering lichamelijke ongevallen om haar leden en vrijwilligers te beschermen.
• Organiseert op regelmatige tijdstippen en minimaal 25 keer per werkjaar een begeleide activiteit voor de leden.
• Gaat minimaal één keer per werkjaar op kamp.
Xxxxxxxxx X: jeugdhuis - 1.400 euro (per werkjaar)
Een erkende jeugdvereniging behoort tot categorie B als ze voldoet aan de volgende voorwaarden:
• Beschikt over een eigen locatie (het jeugdhuis).
• Heeft een aparte bankrekening op naam van de vereniging.
• Is aangesloten bij de landelijke koepel Formaat vzw.
• Is actief op sociale media of heeft een actieve website.
• Beschikt over een verzekering lichamelijke ongevallen om haar leden en vrijwilligers te beschermen.
• Heeft een huishoudelijk reglement en afficheert dit duidelijk voor alle bezoekers.
Categorie C: kleine jeugdvereniging - 400 euro (per werkjaar)
Een erkende jeugdvereniging behoort tot categorie C als ze voldoet aan de volgende voorwaarden:
• Heeft een aparte bankrekening op naam van de vereniging.
• Is actief op de sociale media of heeft een actieve website.
• Beschikt over een verzekering lichamelijke ongevallen om haar leden en vrijwilligers te beschermen.
• Komt op regelmatige tijdstippen samen en heeft minimaal 10 keer per werkjaar een begeleide activiteit voor de leden op Hoeilaarts grondgebied.
b. Impulssubsidie
De basissubsidie kan aangevuld worden met een impulssubsidie.
• De impulssubsidie voor jeugdverenigingen bedraagt maximaal 400 euro per impuls.
• Een vereniging kan maximaal twee impulsen per werkjaar aanvragen.
• De impulssubsidies worden per domein toegekend binnen de perken van het daartoe voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan. Het bedrag per impulssubsidie zal procentueel verminderen indien er voor een hoger bedrag subsidies worden aangevraagd dan beschikbaar.
Artikel 10 – Jeugdraad en Jeugdfonds
Er wordt een basisbedrag van 600 euro gereserveerd voor de werking van de jeugdraad.
Indien er minder impulssubsidies worden uitgereikt dan het voorziene budget dan wordt het restbedrag ter beschikking gesteld van het jeugdfonds.
Het jeugdfonds kan door de jeugdraad aangewend worden voor een project ter bevordering van het Hoeilaarts jeugdbeleid. Hiervoor dient de raad een gemotiveerde aanvraag in bij het college van burgemeester en schepenen. Na goedkeuring wordt het geld van het jeugdfonds overgeschreven naar de bankrekening van de jeugdraad. De overschrijving gebeurt in hetzelfde werkjaar als de toekenning van de subsidies.
Na uitvoering van het project is een financiële staving noodzakelijk om het jaar dat daarop volgt, opnieuw aanspraak te maken op dit fonds.
Indien het jeugdfonds binnen het kalenderjaar niet aangewend wordt door de jeugdraad, wordt het budget ter beschikking gesteld van het interradenoverleg.
Artikel 11 – Checklist orde en netheid
Voor jeugdverenigingen van categorie A en B, die beschikken over eigen lokalen, worden vier controles doorheen het werkjaar georganiseerd om zo de orde en de netheid van de lokalen te meten.
Twee controles gebeuren onaangekondigd, twee controles gebeuren aangekondigd. Op basis van de vier controles wordt een gemiddelde gemaakt en herleid naar 10 punten. De controles worden uitgevoerd door de jeugdcoördinator.
Voor elk punt onder de 7 op 10 wordt een bedrag van 200 euro ingehouden op de basissubsidie.
De checklist zit in bijlage bij het subsidiereglement en is ook te verkrijgen via de afdeling Vrije Tijd.
DOMEIN SPORT
Artikel 12 – Doelstelling
De subsidiëring van de erkende sportverenigingen heeft tot doel hen de mogelijkheid te geven hun werking verder uit te bouwen en/of te professionaliseren. Het beleid wil hiermee het verenigingsleven stimuleren om zoveel mogelijk inwoners van de gemeente Hoeilaart op een gezonde manier aan te zetten tot sporten en bewegen.
De subsidiëring van erkende sportverenigingen gebeurt volgens de voorwaarden die in dit reglement zijn vastgelegd.
Artikel 13 – Verdeling en berekening van de subsidie
a. Basissubsidie
Categorie A: 4.000 euro (per werkjaar)
Een erkende sportvereniging behoort tot categorie A als ze voldoet aan de volgende voorwaarden:
• Minimaal aan alle voorwaarden die vermeld worden in alle onderstaande categorieën (categorie B, C, D).
• Minimaal 300 leden waarvan minimaal 100 jeugdleden.
• Minimaal tien wekelijkse trainingsmomenten en dit gedurende minimaal 30 weken per werkjaar.
• Minimaal vier trainers die lesgeven in de club beschikken over een getuigschrift van de Vlaamse Trainersschool (VTS) van minimaal initiator-niveau (of gelijkgesteld volgens de assimilatietabel van de VTS).
• De club stimuleert zijn leden om opleidingen te volgen. Ze kan minimaal vier bijscholingen voorleggen van leden van het afgelopen werkjaar.
• De club voldoet minimaal aan één van onderstaande punten:
o De club beschikt over het gebruikersrecht van de sportinfrastructuur van de gemeente Hoeilaart en staat (deels) zelf in voor het beheer en onderhoud van deze lokalen of buitenvelden op grondgebied van de gemeente Hoeilaart.
o De club betaalt huurgelden aan een uitbater van sportinfrastructuur voor minimaal 150 uur per maand voor haar wekelijkse trainingsmomenten in lokalen op grondgebied van de gemeente Hoeilaart.
Categorie B: 2.500 euro (per werkjaar)
Een erkende sportvereniging behoort tot categorie B als ze voldoet aan de volgende voorwaarden:
• Minimaal alle voorwaarden die vermeld worden in alle onderstaande categorieën (categorie C en D).
• Minimaal 40 leden waarvan minimaal 15 jeugdleden.
• De vereniging biedt aparte trainingsmomenten aan voor jeugd.
• Minimaal drie wekelijkse trainingsmomenten en dit gedurende minimaal 30 weken per werkjaar.
• De trainingen staan steeds onder begeleiding van een trainer.
• Minimaal twee trainers die lesgeven in de club beschikken over een getuigschrift van de Vlaamse Trainersschool (VTS) van minimaal initiator-niveau (of gelijkgesteld volgens de assimilatietabel van de VTS).
• De club voldoet aan één van onderstaande punten:
o De club beschikt over het gebruikersrecht van de sportinfrastructuur van de gemeente Hoeilaart en staat (deels) zelf in voor het beheer en onderhoud van deze lokalen of buitenvelden op grondgebied van de gemeente Hoeilaart.
o De club betaalt huurgelden aan een uitbater van de sportinfrastructuur voor minimaal 20 uur per maand voor haar wekelijkse trainingsmomenten in lokalen op grondgebied Hoeilaart.
Categorie C: 500 euro (per werkjaar)
Een erkende sportvereniging behoort tot categorie C als ze voldoet aan de volgende voorwaarden:
• Minimaal alle voorwaarden die vermeld worden in alle onderstaande categorieën (categorie D).
• Aangesloten bij een door Sport Vlaanderen erkende sportfederatie.
• Minimaal 20 leden.
• Er wordt minimaal één training per week georganiseerd en dit gedurende minimaal 30 weken per werkjaar.
• De training die de club organiseert staat steeds onder toezicht van een sportbegeleider.
• De club is actief op sociale media of heeft een actieve website met als doel zijn zichtbaarheid en bekendheid binnen de gemeente te onderhouden.
Categorie D: 350 euro (per werkjaar)
Een erkende sportvereniging behoort tot categorie D als ze voldoet aan de volgende voorwaarden:
• Een aparte bankrekening hebben op naam van de vereniging.
• De vereniging beschikt over minimaal 10 leden, tenzij de aard van de vereniging een uitzondering rechtvaardigt. Zo kunnen ook organisatiecomités erkend worden indien zij minimaal één keer per werkjaar een manifestatie, grote activiteit, stage of sportkamp voor de inwoners van Hoeilaart organiseren.
b. Impulssubsidie
De basissubsidie kan aangevuld worden met een impulssubsidie.
• De impulssubsidie voor sportverenigingen bedraagt maximaal 400 euro per impuls.
• Een vereniging kan maximaal twee impulsen per werkjaar aanvragen.
• De impulssubsidies worden per domein toegekend binnen de perken van het daartoe voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan. Het bedrag per impulssubsidie zal procentueel verminderen indien er voor een hoger bedrag subsidies worden aangevraagd dan beschikbaar.
Artikel 14 – Sportraad en sportfonds
Er wordt een basisbedrag van 600 euro gereserveerd voor de werking van de sportraad. Indien er minder impulssubsidies worden uitgereikt dan het voorziene budget dan wordt het restbedrag ter beschikking gesteld van het sportfonds.
Het sportfonds kan door de sportraad aangewend worden voor een project ter bevordering van het Hoeilaarts sportbeleid. Hiervoor dient de raad een gemotiveerde aanvraag in bij het college van burgemeester en schepenen. Na goedkeuring wordt het geld van het sportfonds overgeschreven naar de bankrekening van de sportraad. De overschrijving gebeurt in hetzelfde werkjaar als de toekenning van de subsidies.
Na uitvoering van het project is een financiële staving noodzakelijk om het jaar dat daarop volgt, opnieuw aanspraak te maken op dit fonds.
Indien het sportfonds binnen het kalenderjaar niet aangewend wordt door de jeugdraad, wordt het budget ter beschikking gesteld van het interradenoverleg.
Artikel 15 - Bijkomstige toelagen voor het gebruik van infrastructuur
Er gelden bijkomstige toelagen per werkjaar voor het gebruik van infrastructuur in volgende gevallen:
• Categorie A: indien de club beschikt over eigen sportinfrastructuur en volledig zelf instaat voor het beheer en onderhoud van deze lokalen of buitenvelden op grondgebied gemeente Hoeilaart, dan geeft dit recht op een toelage van maximum 250€.
• Categorie B: indien de club huurgelden betaalt aan een uitbater (privé of gemeente) voor minimaal 100 uur per maand voor haar wekelijkse trainingsmomenten in lokalen op grondgebied Hoeilaart, dan geeft dit recht op een toelage van maximum 250€.
Aanvraag, betwisting en uitbetaling
Artikel 16 – Aanvraag
Erkende verenigingen kunnen basis- en impulssubsidies aanvragen voor het afgelopen werkjaar door het (online) subsidieformulier op de gemeentelijke website in te vullen en de nodige bewijsstukken te voorzien. Je kan slechts een keer per werkjaar subsidies aanvragen. Bij een correcte indiening, krijgt de erkende vereniging een ontvangstbevestiging.
Alle aanvragen van het voorbije werkjaar dienen ten laatste 30 september ingediend te worden. Wanneer een aanvraag niet tijdig wordt ingediend, zal ze als niet ontvankelijk verklaard worden.
Indien een aanvraag onvolledig of foutief is zal de aanvrager alsnog de kans krijgen zijn aanvraag te vervolledigen. Dit gebeurt in nauw overleg met de betrokken beleidscoördinatoren.
Artikel 17 – Behandeling
Na indiening worden alle aanvragen behandeld door de bevoegde beleidscoördinatoren. Zij voorzien elke aanvraag van een gemotiveerd voorstel en leggen alle aanvragen ter goedkeuring voor aan het college van burgemeester en schepenen en dit ten laatste tijdens de maand december van het kalenderjaar waarin de aanvraag werd ingediend.
Indien nodig kunnen zij bijkomende bewijsstukken of informatie opvragen aan de aanvrager.
Artikel 18 – Opvragen van documentatie
De gemeente Hoeilaart kan op elk tijdstip aan erkende verenigingen vragen om via de nodige documenten aan te tonen dat de ingediende subsidieaanvragen voldoen aan de voorwaarden gesteld in dit reglement. Wanneer misbruik wordt vastgesteld, kan het college van burgemeester en schepenen de subsidies van het betreffende werkjaar terugvorderen.
Artikel 19 – Betwisting
Bij betwisting over de toekenning van subsidies kan de vereniging een bezwaarschrift richten aan het college van burgemeester en schepenen. Dit gebeurt schriftelijk, gemotiveerd en ondertekend, binnen een termijn van twee weken.
Die vraagt op haar beurt advies aan de betrokken adviesraad. Indien van dit advies wordt afgeweken, motiveert het college van burgemeester en schepenen zijn beslissing.
Artikel 20 – Uitzondering
Uitzonderlijk kunnen verenigingen die afwijken van de voorwaarden, maar een degelijke argumentatie kunnen voorleggen, in een bepaalde categorie aanvaard worden. Dit kan na advies door de betrokken adviesraad. De uiteindelijke beslissing wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 21 – Uitbetaling
Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, wordt de subsidie zo spoedig mogelijk uitbetaald op het bankrekeningnummer, vermeld op het aanvraagformulier.
De aanvrager verbindt zich ertoe elke wijziging van zijn rekeningnummer onmiddellijk en schriftelijk mee te delen aan de gemeente.
De aanvrager verbindt zich ertoe een bankattest bij het aanvraagformulier te voegen dat bevestigt dat de bankrekening is geopend op naam van de vereniging.