MANTELOVEREENKOMST DEFINITIEF

dd. 22 december 2022

MANTELOVEREENKOMST

Nederlandse Associatie van Podiumkunsten (NAPK) Vereniging Vrije Theaterproducenten (VVTP)

Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties (VSCD),

mede namens en gemachtigd door de leden van het Vlakke Vloer Platform (VVP)

DE ONDERGETEKENDEN,

NAPK….. VVTP….. VSCD…..,

mede namens en gemachtigd door de leden van het VVP.

DELEN DE VOLGENDE OVERWEGINGEN:

• De Ondertekenaars, zijnde de brancheorganisaties in de podiumkunsten NAPK, VVTP en VSCD mede namens en gemachtigd door de leden van het VVP, vinden het van belang dat in de verhouding tussen Podium en Bespeler een aantal zaken collectief wordt geregeld. De tot nu toe gehanteerde Xxxxxxxxxxxxxxxxxx dateert uit 2009 en sluit, ondanks tussentijdse aanpassingen, onvoldoende aan bij de huidige praktijk. Daarom hebben Ondertekenaars het initiatief genomen om een nieuwe Mantelovereenkomst op te stellen.

• De Ondertekenaars zien het als branche-brede doelstelling om een kwalitatief hoogwaardig en divers aanbod te bieden voor een zo groot en breed mogelijk publiek, met daarbinnen ruimte voor jeugdvoorstellingen en voor aanbod van niet-structureel gesubsidieerde makers. Ondertekenaars onderschrijven de Code Diversiteit & Inclusie en de Fair Practice Code.

• De relatie tussen Xxxxxxxxx en Podia heeft zich in de afgelopen periode ontwikkeld van vrijwel uitsluitend enkelvoudige afspraken tussen één Bespeler en één Podium naar een breed palet van – meervoudige - samenwerkingsvormen. Deze Xxxxxxxxxxxxxxxxxx heeft betrekking op enkelvoudige afspraken tussen Bespeler en Podium. Voor meervoudige samenwerkingsvormen, waaronder coproductie, onderzoeken Ondertekenaars het opzetten van een toolbox van mogelijkheden en bepalingen die op de verschillende samenwerkingsvormen van toepassing zijn.

• Voor voorstellingen van uitsluitend projectmatig gesubsidieerde producenten in zalen tot 250 stoelen en voor jeugdvoorstellingen in alle zalen zijn specifieke bepalingen in deze

Mantelovereenkomst opgenomen.

• Ondertekenaars spreken af dat Bespelers en Podia gebruikmaken van de faciliteiten en mogelijkheden van de Stichting Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten (DIP), om redenen van versimpeling, transparantie en efficiëntie. Ondertekenaars zullen zich inspannen om ook ‘kleine’ producenten en zalen in staat te stellen zich aan te sluiten bij DIP.

• Een door Ondertekenaars geaccordeerd overzicht van definities van in deze Mantelovereenkomst gebruikte begrippen is als bijlage bijgevoegd. Deze bijlage maakt deel uit van deze Mantelovereenkomst. In deze Mantelovereenkomst gedefinieerde begrippen worden met een hoofdletter geschreven.

• Waar in deze mantelovereenkomst nominale bedragen staan vermeld, worden deze in de in artikel 18 genoemde evaluatie betrokken en geactualiseerd.

• Ondertekenaars erkennen dat Xxxxx en Bespelers beiden in afstemming een verantwoordelijkheid hebben zich in te spannen om zo veel mogelijk publiek naar Voorstellingen te laten komen. Voor de werving van dat publiek maken Podia en Bespelers gebruik van online en gedrukte communicatiekanalen. Partijen respecteren elkaars positie en verantwoordelijkheden en kunnen aan deze Mantelovereenkomst geen rechten ontlenen op kanalen van de ander zoals het laten plaatsen van 'opt-ins' (zoals hierna omschreven) of het aan hen afstaan van adresbestanden van bezoekers, leden van fanclubs, abonnees van nieuwsbrieven et cetera.

Het is wel mogelijk om in onderling overleg, onder tussen Partijen overeen te komen voorwaarden een opt-in toe te passen teneinde juridische belemmeringen gebaseerd op de AVG en de Telecommunicatiewet weg te nemen. Bij de mogelijkheid van een opt-in biedt het Podium de koper bij aankoop van een toegangskaart of na afloop van de Voorstelling via e- mail, de mogelijkheid om toestemming te geven voor het delen van zijn/haar persoonsgegevens met Bespeler.

• De inhoud van deze Mantelovereenkomst is onverkort van toepassing op de tussen leden van de Ondertekenaars overeengekomen Boekingen tenzij betrokken Partijen schriftelijk anders overeenkomen.

• Deze Mantelovereenkomst kent drie delen:

- Deel 1 is gericht op Boekingsproces, Financiële afspraken, Kaartprijzen, Kaartverkoop en Marketing.

- Deel 2 is gericht op Techniek & Veiligheid, Merchandising, Fondsenwerving/aanvullende middelen, Registratie & Streaming en Afrekening voorstelling.

- Deel 3 bevat de meer formele artikelen Taken & Verantwoordelijkheden, Wijzigingen & Annulering, Overmacht, Nalatigheid, Regeling geschillen, Definities, Reikwijdte, Duur, Aanpassing & Opzegging.

ZIJ VERKLAREN HET VOLGENDE TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:

DEEL 1 Boekingen en verkoop

Artikel 1 Boekingsproces

1.1. Het boekingsproces kent vier onderdelen: Aanbieding, Interesse, Optie en Boeking. Bespelers leggen Boekingen vast in DIP. Ten einde efficiëntie in de podiumkunstensector te vergroten, hebben Ondertekenaars afgesproken Opties en Interesses eveneens door middel van DIP te gaan bevestigen. Ondertekenaars maken hiertoe met DIP een invoeringsplanning.

1.2. Het boekingsproces kent twee varianten. Variant A betreft Producties voor de programmering van een seizoen volgend op het seizoen van Aanbieding. Variant B betreft Producties die op korte termijn en/of los van seizoenen worden geboekt en in verkoop genomen.

1.3. Voor Variant A geldt de volgende tijdsplanning:

• Aanbieding: uiterlijk 1 oktober doen

• Optie: uiterlijk 31 december plaatsen

• Interesse: uiterlijk 1 februari aflopen

• Boeking: uiterlijk 15 maart overeenkomen

• Kaartverkoop: tussen 1 mei en 1 juli starten

Voor alle onderdelen van de tijdsplanning geldt dat Partijen er in onderling overleg en met wederzijdse instemming van kunnen afwijken.

1.4. Voor Variant B geldt geen standaard tijdsplanning.

1.5. Bespeler doet een Aanbieding die in ieder geval de volgende onderdelen bevat:

• (Werk)titel

• Genre

• Namen artistiek/creatief team en hoofdrolspeler(s)

• Indien van toepassing: naam Sterrol(len)

• Korte beschrijving

• Premièredatum en Speelperiode

• Geschatte duur van de Voorstelling en te verwachten wel/geen pauze

• Indicatie technische eisen

• Voorstel financieel model en condities

1.6. Voor een Optie maakt Bespeler afhankelijk van de invoeringsplanning in DIP een voorstelling aan met de status Xxxxx. Binnen vijf werkdagen accordeert het Podium de Optie of meldt aan Bespeler welke gegevens onjuist zijn ingevoerd. Daarna herhaalt de procedure zich. Totdat Bespelers Opties vastleggen in DIP en een Podium die ook via DIP kan bevestigen, verzenden Bespelers deze per e-mail aan het Podium met verzoek om schriftelijke bevestiging.

Een Optie is gebaseerd op de inhoud van de Aanbieding, waarbij Partijen tevens afspraken maken over:

• datum/data van de Voorstelling

• soort Voorstelling: normaal/Try-out/première

• soort Optie: normaal/Succesoptie

• (indicatie van) financiële condities

• (indicatie van) kaartprijzen

• voorgenomen marketingactiviteiten van Bespeler en Podium

• verwachte technische vereisten

• eventuele aanvullende voorwaarden (bijvoorbeeld exclusiviteit binnen de regio)

Partijen kunnen in onderling overleg en met wederzijdse instemming de inhoud van de Optie aanpassen tot zij deze omzetten in een Boeking of laten vervallen.

1.7. Voor een afspraak tot Interesse geldt dat Partijen deze in variant A tot 1 februari en in variant B tot een onderling af te spreken einddatum eenzijdig en kosteloos kunnen annuleren, omzetten in een Optie of omzetten in een Boeking.

1.8. Partijen komen Opties overeen met de bedoeling deze in een volgende fase om te zetten in een Boeking. Opties vervallen na omzetting in een Boeking of wanneer Partijen in redelijkheid niet tot overeenstemming komen over de condities van de Voorstelling.

1.9. Het Podium kan een Optie eenzijdig annuleren wanneer Bespeler niet langer voldoet aan een of meer van de in artikel 1.6. genoemde afspraken. Bespeler kan een Optie eenzijdig annuleren wanneer het Podium niet langer voldoet aan een of meer van de in artikel 1.6. genoemde afspraken of wanneer blijkt dat er niet voldoende Voorstellingen zijn geboekt en Bespeler besluit de Productie terug te trekken. In variant A kan hij dit doen tot uiterlijk 15 maart en in variant B tot de tussen Partijen afgesproken einddatum.

1.10. Wanneer Partijen een Boeking willen overeenkomen, dan maken zij definitieve afspraken over alle onderdelen van de Voorstelling(en) en leggen deze vast in DIP. Bespeler voegt de afspraken toe in DIP, het Podium controleert deze en keurt bij akkoordbevinding de afspraken via DIP goed. Hiermee is de Boeking definitief en heeft zij de status van overeenkomst. Eventueel aanvullende afspraken die (nog) niet in DIP kunnen worden vastgelegd, leggen Partijen zoveel mogelijk vast in documenten waarnaar wordt verwezen in DIP. Partijen bevestigen de Boeking via DIP.

1.11. Bespeler meldt het Podium zo mogelijk bij Boeking waar in de buurt van het Podium de betreffende Productie eveneens wordt uitgevoerd. Daarbij gaat het om Voorstellingen die in variant A in hetzelfde seizoen of in variant B binnen een tijdspanne van zes maanden voor tot zes maanden na de overeengekomen dag van de Voorstelling in de omgeving worden uitgevoerd. Bij eendaagse bespeling betreft dit Podia in dezelfde en/of aangrenzende gemeentes, bij meerdaagse bespeling betreft dit Podia gevestigd binnen een hemelsbrede afstand van 40 kilometer.

De melding gebeurt in ieder geval door middel van het toesturen van een speellijst door Bespeler aan het Podium met daarin alle geplaatste Boekingen. Is de nabije bespeling ten tijde van de Boeking niet bekend bij het Podium, en ondervindt het Podium daar nadeel van, dan heeft het Podium het recht de bespelingsperiode te laten aanpassen of de financiële condities te heronderhandelen.

1.12. Voor een Succesoptie geldt dat Partijen deze uiterlijk twee weken voor de datum waarop de Succesoptie betrekking heeft, al dan niet omzetten in een Boeking. Desgewenst leggen Partijen bij het afspreken van een mogelijke Succesoptie vast, wanneer en onder welke voorwaarden zij deze wel of niet zullen omzetten in een Boeking.

1.13. Bespeler informeert het Podium voorafgaand aan de Boeking over de op dat moment bekende zaken die van belang zijn voor de voorbereiding op en voor het verloop van de Voorstelling, in het bijzonder de Voorlopige Technische Lijst. In een later stadium zetten Bespeler en Podium de voorlopige afspraken om in definitieve afspraken, in het bijzonder de Definitieve Technische Lijst.

1.14. Wanneer bij een Aanbieding en/of Interesse en/of Optie en/of Boeking een partij is betrokken die optreedt als impresario c.q. vertegenwoordiger van Bespeler, wordt deze geacht Bespeler rechtsgeldig te vertegenwoordigen, tenzij de betrokken impresario en/of vertegenwoordiger bij de Boeking het voorbehoud heeft gemaakt dat de Boeking door Bespeler dient te worden bekrachtigd en het Podium daarmee heeft ingestemd.

1.15. Bespelers die hun Boekingen niet in DIP zetten en Podia die Boekingen niet via DIP accepteren, betalen aan de andere Partij vanaf 1 januari 2024 een handelingsvergoeding ter hoogte van

€ 150,- per Boeking. Uitsluitend projectmatig gesubsidieerde makers en podia met een grootste zaal tot 250 plaatsen die (nog) niet deelnemen aan DIP, krijgen tot 31 december 2024 dispensatie voor deze handelingsvergoeding.

Artikel 2 Financiële afspraken

2.1. Partijen komen een Boeking overeen op basis van een van de volgende financiële modellen:

• Uitkoop, al dan niet inclusief Auteursrechten

• Partage, al dan niet met garantie en al dan niet in de vorm van Schone Borderel

• Suppletie

• Staffel, al dan niet in de vorm van Costing

• Huur

Bespeler doet in de Aanbieding een voorstel voor het toe te passen financiële model.

2.2. Wanneer Partijen Auteursrechten en Theatertoeslag buiten de Borderel willen houden, kiezen zij als financieel model voor Schone Borderel of Uitkoop.

2.3. Voor alle financiële modellen geldt dat deze exclusief Consumptietoeslag zijn. Reden is dat horeca een autonome kostprijsontwikkeling kent, het assortiment kan verschillen en/of de horeca kan zijn uitbesteed.

2.4. Ondertekenaars vinden het belangrijk jeugd in contact te brengen met theater. Daarom gelden voor jeugdtheater voor de leeftijd 0 tot 18 jaar aparte afspraken:

• Uitkoop is het preferente financiële model,

• Kiezen partijen in afwijking hiervan voor een financieel model met Partage dan berekent het Podium voor jeugdvoorstellingen met een Consumentenprijs eerste rang tot € 25,- geen Theatertoeslag,

• Podia hanteren geen of een aangepaste, minimale Consumptietoeslag,

• Uitkoopsom voor schoolvoorstellingen is zoveel mogelijk gelijk aan die voor ‘vrije’ Voorstellingen.

• Podia zorgen bij jeugd- en schoolvoorstellingen voor het placeren en (laten) begeleiden van groepen van meer dan 20 personen,

• Partijen streven ernaar om een Optie voor schoolvoorstellingen uiterlijk op 1 juni om te zetten in een Boeking.

2.5. Ondertekenaars vinden het belangrijk dat er ruimte blijft voor uitsluitend projectmatig gesubsidieerde producenten om te spelen en publiek op te bouwen. Daarom gelden voor hun voorstellingen in zalen tot 250 stoelen aanvullende afspraken:

• Uitkoop en Partage met Garantie zijn preferente financiële modellen; bij seriebespeling kunnen Partijen andere afspraken maken,

• Tegenvallende kaartverkoop is geen reden om een Voorstelling te annuleren; het uitvoeren van een Voorstelling is vooral bedoeld voor de artistieke ontwikkeling en speelervaring van een maker.

2.6. Podia kunnen Theatertoeslag (niet zijnde Consumptietoeslag) in mindering brengen op de Consumentenprijs in de vorm van een vast bedrag per bezoeker.

2.7. Voor alle Podia die Theatertoeslag in rekening brengen, of deze gedurende de looptijd van deze Mantelovereenkomst in rekening gaan brengen, geldt een maximale Theatertoeslag. Dit maximum is een percentage van de Consumentenprijs eerste rang:

€ 0,- tot € 20,- : 20%

€ 20,- tot € 40,- : 15%

€ 40,- en hoger : 10%

2.8. Voor Podia die geen of een Theatertoeslag hanteren minder dan 10% van de gemiddelde Consumentenprijs eerste rang in de desbetreffende Zaal, geldt dat zij per 1 september 2023 of per 1 september van een volgend jaar een Theatertoeslag kunnen hanteren waarvoor een richtlijn geldt van 10% van de gemiddelde Consumentenprijs eerste rang in de desbetreffende Zaal.

2.9. Voor Podia die Theatertoeslag in rekening brengen lager dan de in art. 2.7 genoemde maxima maar hoger dan 10%, geldt het volgende:

• Verhogingen vinden uitsluitend plaats per 1 september van een kalenderjaar en voor het eerst op 1 september 2023,

• Verhogingen bedragen maximaal de door het CBS vastgestelde consumentenprijsindex (CPI), over de periode van september tot september van het jaar voorafgaand aan de verhoging (CBS noemt dat Jaarmutatie CPI).

• Verhogingen hoeven niet jaarlijks plaats te vinden. Wordt een verhoging na twee of drie jaren doorgevoerd, dan geldt als maximum de cumulatieve stijging van de Jaarmutatie CPI, gerekend vanaf de laatst doorgevoerde verhoging, over ten hoogste drie jaar,

2.10. Podia die een Theatertoeslag hanteren die per 1 september 2022 uitstijgt boven de in art. 2.7. genoemde percentages, verlagen de Theatertoeslag per 1 september 2023 tot ten hoogste die percentages of lichten toe waarom het bedrag hoger moet zijn. Hierna volgt deze categorie de afspraken zoals vermeld in art. 2.9.

2.11. Voor alle verhogingen van Theatertoeslag geldt dat de Theatertoeslag na verhoging wordt afgerond naar het dichtstbijzijnde veelvoud van vijf eurocent (€0,05).

Tevens geldt voor alle verhogingen van de Theatertoeslag dat de Consumentenprijs eerste rang zo mogelijk stijgt met hetzelfde percentage, maar minimaal met het bedrag van de verhoging van de Theatertoeslag.

2.12. Overgang naar deze Mantelovereenkomst

• Voor de eerste verhoging van de Theatertoeslag per 1 september 2023 is 1 september 2022 de peildatum. Bij deze verhoging kan het Podium eenmalig en ten hoogste drie jaar (dus tot 1 september 2020) terugrekenen vanaf de laatst doorgevoerde verhoging. Over die periode geldt dan weer de cumulatieve verhoging van de CPI,

• Op 1 september 2023 kan Theatertoeslag die voor het laatst per 1 september 2022 is verhoogd, stijgen met maximaal 14,5%, zijnde de Jaarmutatie CPI over de periode september 2021 tot september 2022.

2.13. Wanneer Bespeler aan het Podium Auteursrechten in rekening brengt, gelden daarvoor de daadwerkelijk door Bespeler af te dragen Auteursrechten. Als richtlijn voor de hoogte ervan gelden de volgende maximale percentages:

Auteursrechtvrije Voorstellingen* : 0% Cabaret/theater : 10%

Musical : 12%

BUMA : 3**, 5 of 7 (conform richtlijnen BUMA)

*zoals theatercolleges, groot deel van het operarepertoire, klassieke muziek en klassiek ballet

** o.a. circus

2.14. Wanneer tenminste vijf Podia daarom vragen, levert Bespeler schriftelijk bewijs voor het daadwerkelijk af te dragen percentage auteursrechten. Voldoet Bespeler niet aan dit verzoek dan mag het Podium de Optie annuleren.

2.15. Wanneer het percentage Auteursrechten hoger is dan het hiervoor genoemde maximale percentage is Bespeler verplicht dat uit eigen beweging toe te lichten aan de hand van schriftelijk bewijs. Zonder schriftelijk bewijs mag het Podium de Optie annuleren.

2.16. Bespeler is verplicht alle verschuldigde Auteursrechten van de Voorstelling af te dragen aan de rechthebbende(n) en vrijwaart het Podium tegen vorderingen van derden hieruit voortkomend.

2.17. Wijzigingen van het percentage Auteursrechten na het vastleggen van de Boeking komen voor rekening van Xxxxxxxx.

2.18. Voor elke uitvoering van de Voorstelling hebben Bespeler en Podium ieder recht op 4 vrijplaatsen van de hoogste rang. In een zaal met minder dan 250 plaatsen zijn dat 2 vrijplaatsen. Bij Try-outs heeft Bespeler recht op 6 extra vrijplaatsen. Bespeler dient uiterlijk vier uur voor aanvang van de desbetreffende Voorstelling aan het Podium te laten weten of en zo ja hoeveel vrijplaatsen worden gebruikt. Voor premières maken Partijen aparte afspraken.

2.19. Beide Partijen kunnen in onderling overleg vrijplaatsen verstrekken aan de pers. Als geen overeenstemming wordt bereikt beslist het Podium.

Artikel 3 Kaartprijzen

3.1. Partijen onderscheiden Consumentenprijs en Afrekenprijs, beide conform de in de bijlage opgenomen definities.

3.2. Bij Uitkoop bepaalt het Podium de Consumentenprijs en eventuele kortingsregelingen, bij Huur de Bespeler.

3.3. Bij Partage met inbegrip van Schone Borderel en Staffel/Costing overleggen Partijen voorafgaand aan het vastleggen van de Boeking over de hoogte van de Afrekenprijs, rekening houdend met de hieruit voortvloeiende Consumentenprijs (of Consumentenprijzen). Wanneer dat overleg niet tot overeenstemming leidt, besluit het Podium en deelt dat besluit voorafgaand aan het vastleggen van de Boeking schriftelijk mee aan Bespeler. Bespeler heeft in die situatie het recht de Optie te annuleren.

3.4. Bespeler legt bij Partage de Afrekenprijs en de toeslagen waarmee de Consumentenprijs kan worden berekend vast in DIP. De bij Boeking vastgelegde kaartprijzen worden ongewijzigd toegepast en kunnen na het vastleggen van de Boeking niet meer eenzijdig worden aangepast, met uitzondering van de situatie zoals beschreven in artikel 3.5 en 3.6.

3.5. Podium en Bespeler leggen standaardkortingsregelingen zoals vroegboekkorting, CJP en lastminutekorting niet per Boeking, maar eenmalig vast voor alle Boekingen van de desbetreffende Bespeler bij het Podium. Partijen leggen deze afspraken onderling vast in een Standaardovereenkomst overeenkomstig het door DIP gepubliceerde model.

3.6. Een Partij kan, tenzij deze mogelijkheid bij het aangaan van de Boeking is uitgesloten, in geval van Partage zonder overleg met de andere partij per Voorstelling vanaf de datum die niet meer dan één maand voor de datum van de Voorstelling ligt maximaal 25% korting verstrekken over maximaal 25% van de nog niet verkochte kaarten van het eigen contingent, inclusief de kaarten die onder verantwoordelijkheid van die partij bij een extern verkoopkanaal zijn ondergebracht. Externe verkoopkanalen kunnen op eigen gelegenheid geen korting verstrekken. Dit artikel heeft nadrukkelijk geen betrekking op het verstrekken van korting aan groepen.

Artikel 4 Kaartverkoop

4.1. Het Podium is verantwoordelijk voor de kaartverkoop, tenzij in onderling overleg en met instemming van Partijen anders wordt besloten.

4.2. Verkoop van kaarten aan groepen tot 20 personen of bij een zaalcapaciteit kleiner dan 200 tot 10 procent van de zaalcapaciteit is toegestaan. Bij grotere groepen kan Bespeler dit met redenen omkleed verbieden of er voorwaarden aan verbinden. Gaat het daarbij om een standaardregel, dan nemen Partijen deze op in de Standaardovereenkomst, zo niet, dan bij de Boeking.

4.3. Het Podium besluit over het al dan niet inzetten van een of meer externe verkoopkanalen. Uitsluitend ten behoeve van aanvullende kaartverkoop kan een Bespeler verzoeken een

extern verkoopkanaal in te inschakelen. Deze toestemming kan het Podium uitsluitend op basis van (een van) de volgende redenen weigeren: lage solvabiliteit, kannibaliserend marktbereik, slecht imago, onvoldoende waarborg naleving wettelijke bepalingen (o.a. AVG), hoge aan het publiek door te belasten reserveringskosten, onvoldoende waarborg voor naleving van de voorwaarden van het Podium zoals afstaan persoonsgegevens kaartkopers aan het Podium, termijn en verantwoording afdracht recette, beheer en tussentijdse aanpassing contingenten en bereik kaartkopers bij noodsituaties.

4.4. Het externe verkoopkanaal draagt verantwoording, recette en data af aan het Podium. Het Podium draagt zorg voor en is verantwoordelijk voor de inning van de recetteopbrengst bij de externe verkoopkanalen, tenzij het contract met het externe verkoopkanaal is afgesloten door Bespeler. In dat geval is Xxxxxxxx verantwoordelijk voor de inning van de recetteopbrengst en de afdracht daarvan aan het Podium.

4.5. Partijen spannen zich maximaal in om secundaire kaartverkoop te voorkomen. Indien bij (een van de) Partijen het vermoeden bestaat dat er sprake is van secundaire kaartverkoop overleggen Partijen over mogelijke actie.

4.6. Het Podium voorziet Bespeler dagelijks via DIP van actuele kaart- en recettestanden, met inbegrip van de kaartverkoop door externe verkoopkanalen.

Artikel 5 Marketing

5.1. Podium en Bespeler spannen zich in afstemming in om een zo groot en breed mogelijk publiek voor de Voorstelling te werven. Daarbij is Xxxxxxxx verantwoordelijk voor naamsbekendheid en imago van de Productie op bovenregionaal niveau, het Podium is verantwoordelijk voor de lokale en regionale publiekswerving voor de Voorstelling. Bij de Boeking maken Partijen afspraken over hoe zij deze verantwoordelijkheid invullen.

5.2. Bespeler zorgt ervoor dat het Podium uiterlijk drie maanden voor de datum van de Voorstelling fysieke en digitale promotiemiddelen ontvangt met betrekking tot de Voorstelling. Partijen maken bij de Boeking afspraken over eventuele doorbelasting van kosten.

5.3. Ten behoeve van een door het Podium uit te geven seizoenbrochure en/of andere publieks- wervende activiteiten stelt Bespeler aan het Podium bij Boeking een informatietekst en minimaal twee foto’s beschikbaar.

5.4. Wanneer Bespeler de in de artikelen 5.2. en 5.3. genoemde middelen niet (tijdig) beschikbaar stelt, kan het Podium tot ten hoogste 10% van de overeengekomen uitkoopsom of het Garantie/Suppletie-bedrag in mindering brengen op de afrekening.

5.5. Bespeler levert voor publiciteitsdoeleinden teksten aan het Podium. Het Podium mag deze teksten bewerken zonder de waarheid geweld aan te doen. De door het Podium te maken teksten dienen te worden geredigeerd in de geest van de door de Bespeler aangeleverde teksten. Het Podium deelt de geredigeerde teksten met Bespeler, maar kan deze ook zonder (tijdige) reactie van Bespeler gebruiken. Indien Bespeler zich schriftelijk tegen het gebruik van de door het Podium geredigeerde teksten verzet, zal het Podium dat gebruik staken en treden Partijen in overleg om met spoed tot een voor beiden aanvaardbare oplossing te komen.

5.6. Het Podium kan met instemming van Bespeler eigen promotiemiddelen voor de Voorstelling vervaardigen en verspreiden. Tenzij anders overeengekomen zijn de kosten hiervan voor het Podium, met inbegrip van het eventueel gebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal.

5.7. De marketingactiviteiten van Bespeler bestaan ten minste uit de volgende onderdelen:

• Zorgdragen voor fysiek en digitaal promotiemateriaal en het beschikbaar stellen daarvan aan het Podium,

• Stimuleren van bovenregionale media-aandacht voor de Productie en de resultaten daarvan delen met het Podium,

• Het voeren van een bovenregionale sociale mediacampagnes.

5.8. De marketingactiviteiten van het Podium bestaan ten minste uit de volgende onderdelen:

• Zorgdragen voor de verspreiding van beschikbaar fysiek en digitaal promotiemateriaal via de middelen waarover het Podium beschikt (brochure, website, sociale media-kanalen, eigen gebouw e.a.),

• Stimuleren van lokale/regionale media-aandacht voor de Voorstelling,

• Aandacht besteden aan de Voorstelling via ten minste één aan een passende doelgroep gerichte direct mail en/of (digitale) nieuwsbrief,

• Niet verplicht, maar te overleggen met de Bespeler (ook over de verdeling van kosten): een campagne met posters in de openbare ruimte.

5.9. Partijen komen overeen dat zij marketinginspanningen voor een Voorstelling, waarvoor een Partage met garantie-afspraak geldt, voortzetten, ook wanneer met de kaartverkoop het garantiebedrag is bereikt. Een gestaffelde Partage, waarbij het Podium bij een hogere bezettingsgraad een groter partagedeel ontvangt, zou hiertoe in bepaalde gevallen een bruikbaar instrument kunnen zijn.

DEEL 2 Voorbereiding, uitvoering en afhandeling

Artikel 6 Techniek & Veiligheid

6.1. Bespeler en Podium zijn verantwoordelijk voor de technische uitvoering van de voorstelling. Zij zorgen ter borging hiervan voor voldoende personele, technische inzet waarbij het Podium de volgende standaard technische ondersteuning ter beschikking stelt:

Aanwezig en benodigd	technici
Tijdens de voorstelling bewegende trekkenwand en geluidsversterking	3
Enkele trekken/bruggen/grid en geluidsversterking	2
Overig	1

6.2. Ten aanzien van deze standaardbezetting gelden de volgende voorwaarden:

• Het beschikbare team bestaat bij zowel Bespeler als Podium uit volwaardige en allround inzetbare technici, waarmee de bediening van de standaard theater-technische werkzaamheden (licht, video, geluid, trekkenwand, decorbouw/laden & lossen) kwalitatief geborgd zijn.

• Stagiaires zijn boventallig, tenzij het leerbedrijf heeft bepaald dat ze volwaardig inzetbaar zijn.

• Beschikbaarheid en inzetbaarheid zijn gebaseerd op de randvoorwaarden van de geldende CAO en de ATW.

6.3. Bij het maken van een Boeking maken Partijen, rekening houdend met het in 6.2. gestelde, afspraken over inzet van het aantal technici door het Podium. Afwijkingen van artikel 6.1. verwerken zij in de financiële condities.

6.4. Met betrekking tot de beschikbaarheid van technische voorzieningen van het Podium komen Partijen de volgende standaard overeen:

• Licht: beschikbaarheid van licht zodanig dat een 3-puntsbelichting in 2 plannen mogelijk is.

• Geluid: beschikbaarheid van een PA-systeem dat is afgestemd op de capaciteit van de zaal.

• Piano/vleugel: beschikbaarheid van een akoestische piano/vleugel (in zalen met meer dan 250 stoelen standaard een vleugel) die conform aanwijzing Bespeler eenmalig op kosten van het Podium gestemd is; piano’s en vleugels die worden meegenomen door Bespeler worden niet op kosten van het Podium gestemd.

• Afstopping en friezen: in vlakke vloer zalen minimaal zwart rondom mogelijk plus horizondoek; in prosceniumzalen voldoende poten voor een dichte afstopping bij standaard opening, fond, horizondoek en voldoende friezen.

6.5. Partijen maken, wanneer aan de orde, bij Boeking afspraken over afwijkingen van de standaard technische voorzieningen en nemen deze mee bij de financiële condities.

6.6. Uiterlijk vier weken voor de Voorstelling levert de Bespeler het Podium de Definitieve Technische Lijst. Hierin kan Bespeler eventuele afwijkingen op de bij Boeking vastgestelde

personele bezetting en/of technische voorzieningen aan het Podium doorgeven. De kosten van extra inzet en/of voorzieningen komen voor rekening van Xxxxxxxx.

6.7. Bespeler geeft bij Boeking een eventueel gebruik van de orkestbak door.

6.8. De bediening van het geluid en licht gebeurt vanuit een plek in het midden van de zaal en niet onder het balkon, tenzij dat om fysieke redenen niet mogelijk is. In dat geval wordt de locatie in onderling overleg bepaald.

6.9. De bediening van de technische faciliteiten van het Podium vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de daartoe door het Podium aangewezen technicus.

6.10. Partijen maken onderling afspraken over het voortbrengen van rook, het gebruik van laser, stroboscoop en over andere zaken van invloed op de werkomstandigheden en op de publieksbeleving. Geldende bepalingen en andere relevante veiligheidsmaatregelen zijn daarbij grensstellend. Tijdens de voorbereiding op en uitvoering van de Voorstelling ligt de verantwoordelijkheid voor handhaving bij het Podium.

Voor de maximale geluidsterkte volgen Podium en Bespeler het Derde-convenant-preventie- gehoorschade-versterkte-muziek.1 Indien het Podium constateert dat de daarin genoemde grens wordt overschreden, dan verzoekt het Bespeler het maximale geluidsniveau aan te passen. Weigert Bespeler hier gehoor aan te geven, dan kan het Podium in het uiterste geval de Voorstelling stilleggen.

6.11. Uiterlijk vier weken voor de eerste Voorstelling van de Productie levert Bespeler de voorgeschreven Productie Risico-Inventarisatie en Evaluatie (PRI&E) aan bij het Podium. Indien Bespeler dit nalaat draagt hij het risico van mogelijke gevolgen ervan. Bespeler levert een PRI&E aan in de Nederlandse of Engelse taal. Bespeler heeft recht op inzage in de PRI&E voor de Zaal. Deze is de verantwoordelijkheid van het Podium.

6.12. Partijen verplichten zich de veiligheid in de Podiumruimte, met inbegrip van de laad- en losruimte, te waarborgen. Het Podium garandeert dat de speelklare Podiumruimte voldoet aan de geldende regelgeving.

6.13. Partijen verbinden zich te werken met materialen en volgens procedures die voldoen aan door de overheid opgelegde of op brancheniveau afgesproken eisen.

Artikel 7 Merchandising

7.1. Voor het uitdelen of verkopen van artikelen door Bespeler in en buiten de zaal is toestemming nodig van het Podium. Het Podium kan deze toestemming niet weigeren tenzij het er gegronde redenen voor heeft. Indien de toestemming is verleend stelt het Podium de noodzakelijke faciliteiten zoals stoelen, balie of tafel, om niet beschikbaar.

7.2. Op verzoek van Xxxxxxxx kan het Podium door Bespeler aangeleverde gratis programma- en/of tekstboekjes uitreiken. Bespeler verkoopt zelf te betalen programmaboekjes en/of

1 ‘Derde convenant preventie gehoorschade versterkte muziek.’ Bijlage bij Kamerbrief over toezeggingen en onderzoeksresultaten preventie en gezonde leefstijl dd 11-05-2020.

andere artikelen tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Het Podium heeft recht op minimaal een en maximaal drie gratis programmaboekjes.

7.3. Over door Bespeler uitgereikte gratis artikelen is geen provisie verschuldigd. Over door Bespeler te verkopen artikelen, in en buiten de zaal, ontvangt het Podium ongeacht de opbrengst een door het Podium vast te stellen bedrag per zaal. Bij jeugdvoorstellingen in zalen tot 250 stoelen is deze vergoeding niet verschuldigd.

Over door aanwezig personeel van het Podium uitgereikte gratis artikelen is geen vergoeding verschuldigd. Over door aanwezig personeel van het Podium te verkopen artikelen bedraagt de vergoeding aan het Podium 20% exclusief btw van de bruto-opbrengst exclusief BTW, tenzij Partijen anders overeenkomen. Indien het Podium extra personeel moet inzetten voor verkoop, opslag of distributie van merchandise-materiaal, dan vermeerdert het Podium bovengenoemde vergoeding met de loonkosten hiervan.

7.4. Het Podium mag geen programma- en/of tekstboekjes produceren, tenzij met schriftelijke instemming van Xxxxxxxx.

7.5. Afrekening van de vergoeding zoals benoemd in artikel 7.3. vindt plaats via de Borderel.

Artikel 8 Fondsenwerving/aanvullende middelen

8.1. Partijen erkennen elkaars recht tot het werven van fondsen respectievelijk aanvullende bijdragen uit publieke en private middelen met inbegrip van corporate partnerships/sponsoring. Daarbij heeft Xxxxxxxx het primaat over fondsenwerving ten behoeve van de Productie en het Podium over fondsenwerving ten behoeve van het Podium.

8.2. Partijen faciliteren in redelijkheid elkaars, met de onder 8.1. benoemde fondsen(werving) samenhangende, activiteiten voor aanvang en na afloop van de Voorstelling. Partijen maken afspraken met elkaar over mogelijke doorbelastingen zoals voor ontvangsten van gasten. Eventuele activiteiten tijdens de Voorstelling en/of in de zaal vinden uitsluitend plaats met wederzijdse schriftelijke instemming.

8.3. Partijen bespreken het onderwerp fondsenwerving voorafgaand aan het vastleggen van de Boeking. Daarbij richten zij zich primair op mogelijk gezamenlijke kansen. Mocht er sprake zijn van concurrerende aanspraken, dan bespreken zij hoe daar mee om te gaan. Zo nodig besluit het Podium.

Artikel 9 Registratie & streaming

9.1. Ondertekenaars stellen vast dat er op het gebied van registratie en streaming nieuwe ontwikkelingen zijn, waarmee nog onvoldoende ervaring is opgedaan om hierover afspraken te maken. Ondertekenaars komen overeen de periode tot 1 mei 2024 te gebruiken om ervaringen op te doen en deze ervaringen door een werkgroep te laten evalueren. Uiterlijk 1 juli 2024 maken Ondertekenaars afspraken over deze onderwerpen en leggen zij deze in een aanvulling op deze Mantelovereenkomst vast. Tot dat moment gelden de volgende artikelen:

9.2. Registratie voor gelijktijdige of latere verspreiding van de Voorstelling in welke vorm en door wie ook zal slechts zijn toegestaan op basis van voorafgaande schriftelijke toestemming van zowel Bespeler als Podium.

9.3. Eventuele verspreiding van een audiovisuele registratie van de Productie, integraal of substantieel (meer dan 30%), en ongeacht via welke techniek of verspreidings-/of distributieplatform, gebeurt niet eerder dan nadat Bespeler de laatste Voorstelling van de Productie heeft uitgevoerd, tenzij anders met de Podia van alle nog volgende Voorstellingen overeengekomen.

9.4. De Bespeler is gerechtigd tijdens de uitvoering van de Voorstelling deze geheel of gedeeltelijk audiovisueel te registreren ten behoeve van zuiver promotionele of educatieve doeleinden. Het publiek mag daarvan geen hinder ondervinden.

9.5. Op verzoek van Xxxxxxxx informeert het Podium het publiek bij aanvang van de Voorstelling indien het verboden is beeld- en geluidsopnamen te maken van de Voorstelling.

Artikel 10 Afrekenen Voorstelling

10.1. Ondertekenaars zullen in onderling overleg een standaardmodel voor de Borderel vaststellen en vragen vervolgens DIP een module te ontwikkelen waarmee een Borderel conform dat model en met het format van factuur kan worden opgesteld waaraan het Podium ook mogelijke doorbelastingen (parkeerkaarten, merchandising e.d.) kan toevoegen. Zo gauw deze module beschikbaar is, zullen Partijen deze gebruiken voor het opstellen en wederzijds accorderen van de Borderel respectievelijk de factuur. Tot dat moment stuurt het Podium een creditnota aan Bespeler of – na onderling overleg – stuurt Bespeler een factuur aan het Podium.

10.2. Het Podium draagt er zorg voor dat Bespeler binnen vijf werkdagen na de Voorstelling, of in geval van seriebespeling na de laatste Voorstelling, over de Borderel kan beschikken. Bij Partage, Staffel, Suppletie en Huur bevat de Borderel ook de uitgegeven vrijkaarten. Voor elke werkdag dat de Borderel later wordt verstrekt kan Bespeler aan het Podium een vergoeding vragen van € 250,- per dag tot een maximum van € 1.000,-.

10.3. Bespeler voorziet het Podium tijdig van zelfstandigheidsverklaringen of een inhoudingsplichtige verklaring. Uiterlijk veertien dagen na ontvangst van de benodigde verklaringen en overeenstemming over de factuur betaalt het Podium de factuur aan Bespeler. Zo lang de in artikel 10.1. genoemde module nog niet beschikbaar is, geldt dat de creditnota respectievelijk de factuur geacht wordt correct te zijn, tenzij de ontvangende Partij aan de verzendende Partij laat weten dat dit niet zo is, onder specifieke opgave van de incorrecte elementen.

Latere betaling of gedeeltelijke inhouding kan aan de orde zijn wanneer er bijvoorbeeld nog discussie is met een extern verkoopkanaal over de afrekening of een factuur van een externe leverancier (hotel, cateraar, technische materialen) nog niet is ontvangen. Podium en Bespeler houden hier contact met elkaar over.

10.4. Bij seriebespeling langer dan een week heeft Bespeler na afloop van iedere week recht op een voorschot ter grootte van 65% van de inkomsten waarop de Bespeler recht zou hebben indien op dat moment een eindafrekening zou worden gemaakt.

10.5. Bij niet tijdige betaling wordt het verschuldigde bedrag na aanmaning vermeerderd met de wettelijke rente.

10.6. Bespeler kan het Podium niet verplichten tot het betalen van een voorschot, behalve in de situatie zoals beschreven in artikel 10.4. Het staat Partijen vrij om in onderling overleg afspraken over bevoorschotting te maken.

10.7. Verrekenen van een betalingsverplichting met een andere, nog openstaande verplichting is niet toegestaan, tenzij het gaat om een openstaande niet betwiste verplichting bij dezelfde Bespeler en het dezelfde Voorstelling of een eerder in hetzelfde seizoen uitgevoerde Voorstelling betreft.

DEEL 3 Taken, verantwoordelijkheden en formaliteiten

Artikel 11 Taken & verantwoordelijkheden

11.1. Het Podium draagt zorg voor een actuele en kloppende beschrijving van voor de Bespeler relevante gegevens. Daarbij gaat het in ieder geval om:

• totale capaciteit van het Podium, het aantal te verkopen stoelen en de gehanteerde rangindeling daarin,

• tekeningen van het toneel,

• technische standaarduitrusting van de Zaal.

Deze gegevens zijn voor Bespeler in te zien op de website van het Podium.

11.2. Bespeler draagt zorg voor de noodzakelijke vergunningen en toestemmingen met betrekking tot de Voorstelling. Het Podium draagt zorg voor de noodzakelijke vergunningen en toestemming voor het gebruik van de Podiumruimte.

11.3. Partijen dragen beiden zorg voor een eigen bedrijfs- dan wel beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Partijen hebben het recht op inzage in de polis van de andere Partij.

11.4. Bij seriebespelingen kan het Podium vanaf de dag na de eerste Voorstelling buiten de voorstellingstijden beschikken over de Zaal. Het toneel (in het bijzonder decor en licht) is daarbij niet inbegrepen. Indien Bespeler ten behoeve van bijvoorbeeld repetities of onderhoud op andere dagdelen dan die van de Voorstelling over de Podiumruimte wil beschikken, maken Partijen hier vroegtijdig afspraken over. Doet deze situatie zich op een laat moment voor, dan spannen Partijen zich in om dit gebruik mogelijk te maken. Daarbij overleggen zij over tijden, inzet en kosten. Wanneer zij geen overeenstemming bereiken, besluit het Podium.

11.5. Het Podium draagt zorg voor koffie, thee en frisdranken voor medewerkers van de Bespeler tegen ten hoogste personeelsprijzen tijdens het opbouwen en vanaf een uur voor aanvang tot ten minste een half uur na afloop van de Voorstelling.

Artikel 12 Wijzigingen & annulering

12.1. Het kan voorkomen dat na vastlegging van een Boeking een Bespeler een of meer Sterrollen wijzigt respectievelijk moet wijzigen. Bespeler en Podium treden met elkaar in overleg of en onder welke financiële condities en entreeprijzen Partijen de Boeking voortzetten. Mochten zij hier geen overeenstemming over bereiken dan komt de Boeking te vervallen en neemt iedere Partij de aan zijn kant komende kosten voor zijn rekening, tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen.

12.2. Indien een Voorstelling, om welke reden dan ook, niet door kan gaan, zoeken Partijen een vervangende datum. Daarbij geldt een wederzijdse inspanningsverplichting. Mocht het desondanks niet mogelijk blijken om een vervangende datum te vinden, dan regelen Partijen

in onderling overleg de logistieke en financiële gevolgen daarvan, met inachtneming van de overige relevante bepalingen van deze Mantelovereenkomst.

12.3. Indien Partijen overeenkomen om een Voorstelling in een andere Podiumruimte te laten plaatsvinden, of om de Voorstelling af te gelasten, dan neemt iedere Partij de aan zijn kant komende kosten voor zijn rekening, tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen.

12.4. Indien een Voorstelling moet worden aangepast of geannuleerd omdat de door het Podium verstrekte en onder 11.1. genoemde informatie en tekeningen onjuist zijn en/of omdat de technische specificaties van de Voorstelling afwijken van de door Bespeler aan het Podium verschafte Definitieve Technische Lijst, dan overleggen Partijen over een passende oplossing. Uitgangspunt daarbij is dat de voor de foutieve informatie verantwoordelijke Partij de kosten betaalt.

12.5. Partijen bepalen onderling welke mededelingen zij doen over verplaatsing en/of afgelasting aan publiek en pers. Hierbij informeert het Podium het publiek, tenzij anders overeengekomen.

12.6. Bij verplaatsing van de Voorstelling naar een nieuwe datum blijven reeds gekochte kaarten geldig. Het Podium stelt de desbetreffende kopers op de hoogte en verzoekt een eventueel extern verkoopkanaal hetzelfde te doen of informeert kopers bij externe verkoopkanalen rechtstreeks.

12.7. Indien een als volwaardig geboekte Voorstelling naderhand een Try-out blijkt te zijn, overleggen Partijen over de financiële condities en entreeprijzen en zijn eventuele kosten zoals het informeren van het publiek voor rekening van Xxxxxxxx.

12.8. Indien de veiligheid van personen en/of goederen als gevolg van de door Bespeler gebruikte materialen en/of gehanteerde werkwijze in gevaar komt of zou kunnen komen, heeft het Podium het recht de Voorstelling te annuleren. Omgekeerd geldt hetzelfde. Alle schade als gevolg van annulering om deze reden komt voor rekening van de veroorzaker van het hier bedoelde gevaar.

12.9. Indien het Podium een Voorstelling eenzijdig wil annuleren in verband met tegenvallende kaartverkoop, vindt over de financiële consequenties daarvan overleg tussen Partijen plaats. Xxxxxxxxx daarbij is dat het Podium aan Bespeler minimaal het bedrag van Garantie minus dagkosten verschuldigd is. Wanneer het aantal verkochte kaarten hoger is dan 20 procent van het beschikbare aantal stoelen, dan is eenzijdig annuleren niet toegestaan.

Artikel 13 Overmacht

13.1. Van overmacht (niet-toerekenbare tekortkoming) aan de zijde van beide Partijen is in ieder geval sprake in de volgende gevallen:

• onvoorziene overheidsmaatregelen waardoor het doorgaan van de Voorstelling niet mogelijk is,

• personeelsstakingen gericht tegen (een van beide) Partijen,

• personeelsstakingen bij vervoersbedrijven,

• omstandigheden waar Partijen geen invloed op uit kunnen oefenen, waaronder, maar niet beperkt tot, overstroming, blikseminslag, aardbeving, stroomstoring door externe oorzaak en weer- en verkeersomstandigheden,

• wetswijzigingen na het tot stand komen van een Boeking.

De hiervoor genoemde omstandigheden leveren alleen dan overmacht op, indien die omstandigheden van zodanige aard zijn, dat geen (ongewijzigde) nakoming van de Boeking kan worden gevorderd.

13.2. Van overmacht aan de zijde van Bespeler is in ieder geval sprake in de volgende gevallen:

• ziekte of arbeidsongeschiktheid dan wel sterfte of geboorte in de eerste lijn van een of meer vertolkers van een Sterrol zonder dat de mogelijkheid bestaat deze adequaat en tijdig te (doen) vervangen; door Bespeler aangetoond aan het Podium, bijvoorbeeld door het overleggen van een doktersverklaring,

• wanneer een door Bespeler gecontracteerde buitenlandse artiest door overmacht zijn/haar verplichtingen niet nakomt en Bespeler daar naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet op kan worden aangesproken,

• brand en/of diefstal dan wel verlies en/of teloorgang van een zodanig gedeelte van het décor en/of de technische installaties en/of kostuums, dat de Voorstelling niet kan doorgaan; tenzij dit aantoonbaar aan Bespeler verwijtbaar is,

• afgelasting van de gehele Productie op grond van artistieke redenen; wel moeten deze redenen uiterlijk zeven dagen voor de voorgenomen première en op schrift worden onderbouwd.

13.3. Van overmacht aan de zijde van het Podium is in ieder geval sprake in de volgende gevallen:

• brand, waterschade en overstroming als gevolg waarvan de Podiumruimte geheel of grotendeels onbruikbaar is; tenzij dit aantoonbaar aan het Podium verwijtbaar is,

• vordering van het gebouw door een overheidslichaam,

• niet binnen een redelijke termijn met een maximum van 30 minuten te verhelpen uitval van elektriciteit en/of gas en/of telecommunicatieverbindingen en/of technische voorzieningen die noodzakelijk zijn voor de Voorstelling; tenzij dit aantoonbaar aan het Podium verwijtbaar is.

13.4. Partijen dienen elkaar onverwijld in kennis te stellen van het intreden van overmacht. In alle gevallen waarin een Partij zich op overmacht beroept dient hij dit de andere Partij op objectieve wijze aan te tonen.

13.5. In geval van annulering als gevolg van (een of meer van de) in de artikelen 13.1. tot en met

13.4. genoemde situaties van overmacht zijn beide Partijen verplicht zich tot het uiterste in te spannen om de nadelige gevolgen van de gedane annulering zo goed mogelijk te regelen, waaronder het zoveel mogelijk nemen van schadebeperkende maatregelen en een redelijke verdeling van de schade. Uitgangspunt daarbij is dat iedere Partij zijn eigen kosten draagt. Mocht een van de Partijen voordeel hebben behaald uit de annulering, dan wordt dat voordeel betrokken bij de redelijke verdeling.

13.6. Partijen zijn verplicht om waar mogelijk de schade van de overmacht te verhalen op de veroorzaker daarvan.

13.7. Conform artikel 12.2. zoeken Partijen voor een door overmacht geannuleerde Voorstelling naar een andere datum. Daarbij geldt voor Partijen een wederzijdse inspanningsverplichting. Indien Partijen er desondanks niet in slagen tot overeenstemming te komen over een vervangende Voorstelling of Speelperiode dan wel indien ten gevolge van de overmachtssituatie nakoming blijvend onmogelijk is geworden, is een Partij gerechtigd de Boeking te ontbinden. Elk van de Partijen is dan verantwoordelijk voor zijn eigen kosten.

13.8. Wanneer door of namens de overheid voor een langere periode en niet beperkt tot één Podium of Bespeler maatregelen worden opgelegd die leiden tot annulering en/of andere beperkingen in het uitvoeren van de Voorstelling, maken de Ondertekenaars voor die periode afspraken die kunnen afwijken van de inhoud van deze Mantelovereenkomst en zullen zij zich alsdan inzetten om dergelijk afspraken zo veel mogelijk door al hun leden te laten nakomen.

Artikel 14 Nalatigheid

14.1. Wanneer een Voorstelling niet door kan gaan vanwege nalatigheid (toerekenbare tekortkoming) van een Partij, dus zonder dat er sprake is van overmacht of van annulering om een andere in deze Mantelovereenkomst genoemde reden, dan is de nalatige partij schadeplichtig tegenover de andere Partij. Dat geldt ook in andere gevallen waarin een Partij nalatig is in de uitvoering van zijn verplichtingen die voortvloeien uit de Boeking.

14.2. Indien een Partij schadeplichtig is tegenover de andere Partij gelden de wettelijke bepalingen, zonder beperking van aansprakelijkheid.

Artikel 15 Regeling geschillen

15.1. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van of in verband met (de uitvoering van) de Boeking worden met uitsluiting van de gewone rechter voorgelegd aan een arbitragecommissie. De commissie bestaat uit vijf leden. NAPK, VVTP, VSCD en de ledenvergadering van het VVP benoemen ieder één lid, het Nederlands Arbitrage Instituut benoemt de voorzitter (advocaat of rechter) en zorgt tevens voor een juridisch correcte inrichting en uitvoering van de arbitrage. De voorzitter van de commissie kan als eerste stap mediation voorstellen.

15.2. De kosten van arbitrage worden betaald door de Partij die in het ongelijk wordt gesteld of anderszins verdeeld zoals vastgesteld door de arbiters.

15.3. Tegen de uitspraak van de arbitragecommissie is geen beroep mogelijk.

15.4. De Partij die een geschil wil voorleggen aan de arbitragecommissie meldt dat bij de brancheorganisatie waarvan hij lid is. De desbetreffende brancheorganisatie zet daarop het proces in werking. De Ondertekenaars en Partijen zetten zich ervoor in om te bewerkstelligen dat de arbitragecommissie binnen dertig dagen tot een uitspraak komt, gerekend vanaf de dag dat de commissie de desbetreffende stukken ontvangt. Mocht een zaak spoedeisender zijn, dan kan een Partij vragen om een spoedige behandeling en/of een voorlopige voorziening. Het besluit daarover is aan de arbitragecommissie.

15.5. Uitspraken van de arbitragecommissie zijn openbaar, tenzij (een der) Partijen daar gegronde bezwaren tegen heeft, zulks ter beoordeling van de arbitragecommissie.

15.6. Partijen houden de mogelijkheid om bij de bevoegde burgerlijke rechter een voorlopige voorziening te vragen of rechtsmaatregelen ter bewaring van rechten te nemen.

Artikel 16 Definities

16.1. De betekenis van de in deze Mantelovereenkomst met een hoofdletter geschreven begrippen is uiteengezet in het bijgevoegde overzicht. Voor zover beschikbaar zijn daarvoor de door de sector vastgestelde definities gebruikt zoals vermeld in het DIP-document ‘Collectieve definities betreffende zaalbezetting en afrekening, versie december 2022’, aangevuld met nieuw geformuleerde definities. Het totaal van definities maakt deel uit van deze Mantelovereenkomst. Indien de definities vermeld in het genoemde DIP-document conform de daarvoor bij DIP geldende procedures worden aangepast, dan gelden de aangepaste definities ook voor deze Mantelovereenkomst, zonder dat Ondertekenaars daar nadere handelingen voor hoeven te verrichten, behoudens het bepaalde in artikel 16.2.

16.2. Mochten op initiatief van Ondertekenaars en/of van DIP wijzigingen worden aangebracht in de definities met financiële consequenties, dan behoeven die een tussentijdse aanpassing van deze Mantelovereenkomst conform artikel 18.3.

Artikel 17 Reikwijdte

17.1. Deze Mantelovereenkomst is onverkort van toepassing op iedere tussen leden van de Ondertekenaars overeengekomen Boeking, tenzij betrokken Partijen schriftelijk anders overeenkomen.

Artikel 18 Duur, wijziging en opzegging

18.1. Deze Xxxxxxxxxxxxxxxxxx wordt aangegaan voor een periode van vier jaar, ingaande op 1 januari 2023 en eindigend op 31 december 2026.

18.2. Deze Xxxxxxxxxxxxxxxxxx is van toepassing op alle Boekingen die Partijen overeenkomen vanaf 1 januari 2023 en tevens op eerder dan 1 januari 2023 overeengekomen Boekingen voor het seizoen 2023-2024 en daarna.

18.3. Tussentijdse aanpassing van artikelen uit deze Mantelovereenkomst vindt plaats wanneer daarover in (de preambule van) deze Mantelovereenkomst data zijn vastgelegd en wanneer Ondertekenaars daartoe besluiten.

18.4. Uiterlijk op 1 juli 2024 zullen Ondertekenaars deze Mantelovereenkomst evalueren en bepalen of de inhoud ervan aanpassing behoeft.

18.5. Wijzigingen in deze Mantelovereenkomst zijn slechts van kracht indien deze door Ondertekenaars zijn overeengekomen en schriftelijk vastgelegd.

18.6. Indien geen van de Ondertekenaars uiterlijk zes maanden voor het tijdstip waarop deze Xxxxxxxxxxxxxxxxxx eindigt, schriftelijk te kennen heeft gegeven dat zij deze Mantelovereenkomst wil beëindigen of daarin wijzigingen tot stand wil brengen, zal deze Mantelovereenkomst stilzwijgend met telkens twee jaar worden verlengd.

DEFINITIES BIJ MANTELOVEREENKOMST

Aanbieding

Aanbieding aan een Podium door een Bespeler van een Productie die hij voornemens is uit te brengen.

Afrekengrondslag

Recette na aftrek van Theatertoeslag, Auteursrechten en btw.

Afrekenprijs

Prijs voor het toegangsbewijs van een Voorstelling exclusief alle vermijdbare en onvermijdbare toeslagen, maar inclusief btw en Auteursrechten.

Auteursrechten

Af te dragen vergoeding die is afgesproken met rechthebbenden(n) ter vergoeding voor het gebruiken van hun (creatieve) werk.

Voor berekening van de af te dragen Auteursrechten (A) geldt de formule A/(100+A) * X waarbij X staat voor Netto recette.

Bespeler

Elk lid van de NAPK of de VVTP, zoals opgenomen in hun ledenbestand.

Boeking

In DIP of anderszins vastgelegde afspraak tussen een Bespeler en een Podium om een of meer Voorstellingen uit te voeren, waarbij minimaal overeenstemming bestaat over de uit te voeren Productie, de datum of data waarop deze zal worden uitgevoerd met inbegrip van eventuele bouw-, oversta- en afbreekdagen, financiële condities en toegangsprijzen.

Borderel

Door het Podium opgestelde staat met daarin alle opbrengsten en kosten met betrekking tot de Voorstelling.

Consumentenprijs

Prijs die de consument betaalt voor het toegangsbewijs van een Voorstelling, inclusief alle onvermijdbare toeslagen, vermijdbare toeslagen en inclusief Auteursrechten en btw.

Consumptietoeslag

Toeslag in (de prijs van) het kaartje die de consument betaalt ter vergoeding van een consumptie die men voorafgaand aan, in de pauze, of na afloop van de Voorstelling kan nuttigen. Deze toeslag komt volledig ten gunste van het Podium en hoort niet thuis in de afrekening van de Voorstelling tussen Podium en Bespeler.

Costing

Financieel model, waarbij Partijen op de Recette eerst hun eigen kosten in mindering brengen. Daarna geldt een Partage. Aanvullend kunnen Partijen een Garantie afspreken.

Definitieve Technische Lijst

Een in detail uitgewerkte lijst met definitieve technische gegevens over de Voorstelling.

DIP

Stichting Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten en tevens de door de stichting beheerde softwareapplicatie.

Garantie

Een bedrag dat partijen bij aan recette gerelateerde afdracht

(partage, costing, suppletie) als minimumafdracht aan Bespeler of Podium kunnen afspreken. Over garantie wordt auteursrecht in rekening gebracht.

Huur

Een financiële afspraak waarbij de Bespeler (huurder) de zaal van het Podium huurt en daarmee de volledige verantwoordelijkheid (en het risico) draagt van de verkoop van toegangsbewijzen aan het publiek en de daarbij behorende inkomsten. Alle inkomsten uit de verkoop van toegangsbewijzen komen ten gunste van de Bespeler (huurder).

Interesse

Vrijblijvende afspraak tussen een Bespeler en een Podium die Partijen in een later stadium al dan niet kunnen omzetten in een Optie of Boeking.

Netto recette

Recette na aftrek van Theatertoeslag, zonder aftrek van Auteursrechten en btw.

Ondertekenaars

Brancheorganisaties NAPK, VVTP en VSCD (waarbij de VSCD mede namens de leden van het VVP heeft ondertekend).

Optie

Een in DIP vastgelegde voorlopige afspraak tussen een Bespeler en een Podium om de Podiumruimte te reserveren voor een of meer Voorstellingen.

Partage

Het verdelen van de Afrekengrondslag volgens een van tevoren afgesproken procentuele verdeling tussen Podium en Bespeler. Daarbij is het mogelijk dat deze Partage gecombineerd wordt met een afgesproken Garantie.

Partijen

Bespeler en Podium gezamenlijk.

Podium

Elk lid van de VSCD of de VVP, zoals opgenomen in hun ledenbestand.

Podiumruimte

Ruimte die door het Podium wordt geëxploiteerd en waarin de Voorstelling wordt uitgevoerd, inclusief kassaruimte, vestiaire, foyers, kleedruimten, technische ruimten, laad- en losruimte e.d.

Productie

Uiting van een of meer vormen van podiumkunst, gemaakt om live voor publiek uit te voeren.

Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)

Schriftelijke inventarisatie van arbeidsomstandigheden en veiligheidsaspecten van de Voorstelling en/of de Podiumruimte op basis van door de overheid opgelegde of op brancheniveau afgesproken voorschriften.

Schone Borderel

Financieel model waarin Auteursrechten en Theatertoeslagen (niet zijnde Consumptietoeslag) in de Partage zijn verwerkt en niet apart worden vermeld.

Speelklaar Podium

Het vanaf het tijdstip van opbouw van de Voorstelling leeg en schoon beschikbaar zijn van de daartoe benodigde ruimtes. Het op de dag van de eerste Voorstelling leeg en schoon beschikbaar zijn van het toneel, de kleedkamers, de Podiumzaal en de technische ruimten vanaf een in overleg tussen Podium en Bespeler overeen te komen tijdstip. Het publieksgebied is leeg en schoon beschikbaar vanaf het moment dat dit wordt opengesteld voor het publiek.

Speelperiode

Periode dat de Productie beschikbaar is voor het geven van Voorstellingen.

Staffel

Een financieel model waarbij Podium en Bespeler afspraken maken over te verdelen tranches van inkomsten waarbij partijen per tranche een andere Partage afspreken. Deze Partage wordt toegepast op de Afrekengrondslag.

Standaardovereenkomst

Een bij DIP verkrijgbare overeenkomst die Bespeler en Podium voor lange tijd met elkaar aangaan, waarin Partijen overeenkomen dat zij afspraken via DIP vastleggen en deze als juridisch bindend beschouwen. Tevens bevat de overeenkomst afspraken die gelden voor (vrijwel) alle voorstellingen van Bespeler bij het desbetreffende Podium. Hier kan men denken aan vaste kortingsregelingen en afwijkende algemene voorwaarden.

Sterrol

Sterrol is de betiteling van een deelnemer aan de Productie die naar het oordeel van Bespeler een bijzondere artistieke en publiekswaarde vertegenwoordigt zoals topacteurs, topdansers, topzangers, topsolisten, topdirigenten e.a. Van een Sterrol is sprake indien:

• de deelnemer aan de Productie op grond van zijn/haar naam publiek trekt, en;

• de verwachting gerechtvaardigd is dat het publiek, in de specifieke context van de Voorstelling, ook in belangrijke mate op de naam van de desbetreffende deelnemer zal afkomen.

In een voorstelling kunnen meerdere Sterrollen zitten.

Succesoptie

Optie die Bespeler en Podium bij grote vraag naar toegangskaarten kunnen omzetten in een Boeking.

Suppletie

Variant op Partage met Garantie. De afgesproken Partage wordt toegepast op de Afrekenprijs. Haalt het bespelersdeel in deze verdeling de afgesproken drempel (Suppletie tot) niet, dan vult het Podium de rest aan tot de drempelwaarde of, bij een te lage Recette, tot het afgesproken te betalen maximumbedrag (maximale Suppletie).

Theatertoeslag

Toeslag in (de prijs van) het kaartje die volledig ten gunste van het Podium komt. Deze toeslag is gekoppeld aan het btw-percentage van het toegangsbewijs.

Try-out

Voorstelling die plaats vindt in de periode vóór een door Bespeler aangemerkte premièredatum dan wel datum waarna de Voorstelling aangemerkt wordt als volwaardig.

Uitkoop

Een financiële afspraak waarbij het Podium een vastgesteld bedrag aan Bespeler betaalt en de volledige verantwoordelijkheid (en het risico) draagt van de verkoop van toegangsbewijzen aan het publiek en de daarbij behorende inkomsten. Alle inkomsten uit de verkoop van toegangsbewijzen komen ten gunste van het Podium.

Voorlopige Technische Lijst

In hoofdlijnen uitgewerkte lijst met technische gegevens over de Voorstelling, voor zover bij Bespeler bekend op het moment van Xxxxxxx.

Voorstelling

Uitvoering van een Productie.

Zaal

Plaats waar de Voorstelling voor publiek wordt uitgevoerd.

Addendum II d.d. 19 december 2023

Overwegende dat:

- de Ondergetekenden /Ondertekenaars op 16 december 2022 een nieuwe Mantelovereenkomst zijn overeengekomen en op 27 maart 2023 een addendum op de Mantelovereenkomst hebben getekend (Addendum);

- in bedoelde Mantelovereenkomst diverse verwijzingen zijn opgenomen naar DIP (Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten);

- DIP tot op heden nog in ontwikkeling is voor wat betreft de ontwikkeling van o.a. een standaardovereenkomst en borderel, en dat de verwijzingen naar DIP in de Mantelovereenkomst in de praktijk bij het vastleggen van Boekingen tot onduidelijkheid leidt c.q. kan leiden;

- de inzet van technici zoals geregeld in artikel 6 omwille van efficiency een aanpassing behoeft, waarbij partijen naast de thans gegeven optie ook pariteit als verdeelwijze kunnen kiezen;

- de Ondertekenaars op grond van artikel 18 lid 3 van de Mantelovereenkomst zijn overeengekomen om de koppeling met DIP in bedoelde Xxxxxxxxxxxxxxxxxx met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023 op te schorten tot 1 januari 2024; en

- artikel 6 van de Mantelovereenkomst aan te vullen met de optie van pariteit;

- het Addendum geldt tot en met 31 december 2023;

- de Ondertekenaars zijn overeengekomen om de Mantelovereenkomst vóór 1 juli 2024 te evalueren (de ‘Evaluatie’); en

- zij daarom – mede met het oog op de Evaluatie - hebben besloten tot voorzetting van de afspraken die zijn vastgelegd in het Addendum bij de Mantelovereenkomst tot 1 juli 2024;

Inhoudende:

Artikel 1

Het bepaalde in de artikelen 1.6, 1.11, 1.15, 3.4, 3.5, 4.6, 10.1 en 16.1 is met terugwerkende

kracht vanaf 1 januari 2023 opgeschort tot 1 juli 2024.

Artikel 2

Het bepaalde in artikel 6 van de Mantelovereenkomst luidt als volgt:

“Artikel 6 Techniek & Veiligheid

Partijen kiezen voor Optie A of Optie B.

OPTIE A: STANDAARD TECHNISCHE ONDERSTEUNING

6.1.A. Bespeler en Podium zijn verantwoordelijk voor de technische uitvoering van de voorstelling. Zij zorgen ter borging hiervan voor voldoende personele, technische inzet en het Podium stelt de volgende standaard technische ondersteuning ter beschikking:

Aanwezig en benodigd technici
Tijdens de voorstelling bewegende trekkenwand en geluidsversterking	3
Enkele trekken/bruggen/grid en geluidsversterking	2
Overig	1

6.2.A. Ten aanzien van deze standaardbezetting gelden de volgende voorwaarden:

• Stagiaires zijn boventallig, tenzij het leerbedrijf heeft bepaald dat ze volwaardig inzetbaar

zijn.

• Beschikbaarheid en inzetbaarheid zijn gebaseerd op de randvoorwaarden van de geldende

CAO en de ATW.

OPTIE B: PARITEIT

6.1.B. De inbreng van de technici door Bespeler en Podium voor opbouw, spelen en afbreken van de Voorstelling is paritair, zowel in kwantitatieve als in kwalitatieve zin, tenzij anders is overeengekomen. Kwantitatief paritair houdt een wederzijds gelijk aantal technici binnen dezelfde ononderbroken werktijden in. Mocht een Partij hiervan willen afwijken dan is er sprake van aangepaste pariteit, waarvoor de regeling uit 6.2 B geldt. Kwalitatief paritair houdt in dat beide partijen technici leveren met eenzelfde of gelijksoortig (technisch) opleidingsniveau. Partijen spreken van tevoren af hoeveel technici gedurende hoeveel en welke uren beschikbaar dienen te zijn. Dit wordt vastgelegd in de Definitieve Technische lijst. Bij de Boeking geeft de Bespeler een reële inschatting van het aantal in te zetten technici en maakt een daarbij opsplitsing naar opleidingsniveau, specialisatie (licht, geluid etc.), chauffeurs en een maximumaantal stagiaires.

Indien één der Partijen er niet in slaagt op paritaire basis technici te leveren, is het de andere Partij toegestaan de ontbrekende technicus/technici ten behoeve van opbouw, spelen en afbreken van de voorstelling in te brengen, de daaraan verbonden kosten 50% komen voor rekening voor de Partij die in gebreke is gebleven.

6.2.B. Er is sprake van aangepaste pariteit wanneer er niet wordt gewerkt met een gelijk aantal technici binnen dezelfde werktijden, maar in gelijkheid van gewerkte uren over eenzelfde periode met een ongelijk aantal ingezette technici. Bij de wens te willen werken met aangepaste pariteit zal de partij op wiens verzoek dit geschiedt, dit schriftelijk, minimaal vier weken voor aanvang van de voorstelling, kenbaar maken bij de andere partij. Voor het werken met aangepaste pariteit is wederzijdse goedkeuring nodig. Stemt een der Partijen niet in met het voorstel dan blijft artikel 6.1 B van kracht.

6.3. Bij het maken van een Boeking maken Partijen, rekening houdend met het in 6.2.A gestelde, afspraken over inzet van het aantal technici door het Podium. Afwijkingen van artikel 6.1.A verwerken zij in de financiële condities.

Indien optie B van toepassing is verklaard, worden afwijkingen van het in artikel 6.1.B bepaalde door Partijen verwerkt in de financiële condities.

6.4. Met betrekking tot de beschikbaarheid van technische voorzieningen van het Podium komen Partijen de volgende standaard overeen:

• Licht: beschikbaarheid van licht zodanig dat een 3-puntsbelichting in 2 plannen mogelijk is.

• Geluid: beschikbaarheid van een PA-systeem dat is afgestemd op de capaciteit van de zaal.

6.5. Partijen maken, wanneer aan de orde, bij Boeking afspraken over afwijkingen hetzij het in artikel 6.1.A bepaalde (de standaard technische voorzieningen), dan wel het in artikel

6.1.B bepaalde en nemen deze mee bij de financiële condities.

6.6. Uiterlijk vier weken voor de Voorstelling levert de Bespeler het Podium de Definitieve Technische Lijst. Hierin kan Bespeler eventuele afwijkingen op de bij Boeking vastgestelde 12 personele bezetting en/of technische voorzieningen aan het Podium doorgeven. De kosten van extra inzet en/of voorzieningen komen voor rekening van Xxxxxxxx.

6.7. Bespeler geeft bij Boeking een eventueel gebruik van de orkestbak door.

6.8. De bediening van het geluid en licht gebeurt vanuit een plek in het midden van de zaal en niet onder het balkon, tenzij dat om fysieke redenen niet mogelijk is. In dat geval wordt de locatie in onderling overleg bepaald.

6.9. De bediening van de technische faciliteiten van het Podium vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de daartoe door het Podium aangewezen technicus.

6.10. Partijen maken onderling afspraken over het voortbrengen van rook, het gebruik van laser, stroboscoop en over andere zaken van invloed op de werkomstandigheden en op de publieksbeleving. Geldende bepalingen en andere relevante veiligheidsmaatregelen zijn daarbij grens stellend. Tijdens de voorbereiding op en uitvoering van de Voorstelling ligt de verantwoordelijkheid voor handhaving bij het Podium.

Voor de maximale geluidsterkte volgen Podium en Bespeler het Derde-convenant- preventiegehoorschade-versterkte-muziek.1 Indien het Podium constateert dat de daarin genoemde grens wordt overschreden, dan verzoekt het Bespeler het maximale geluidsniveau aan te passen. Weigert Bespeler hier gehoor aan te geven, dan kan het Podium in het uiterste geval de Voorstelling stilleggen.