Algemene Inkoopvoorwaarden Pro-Act IT B.V.
Algemene Inkoopvoorwaarden Pro-Act IT B.V.
1. DEFINITIES
Algemene Inkoopvoorwaarden: de onderhavige algemene inkoopvoorwaarden.
Opdrachtgever: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid PRO-ACT IT B.V., statutair gevestigd en kantoorhoudende te (2023 GE) Haarlem aan het adres Sint-Jorisveld 135, ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 34135761, en/of de met haar in een groep verenigde rechtspersoon, zijnde de rechtspersoon die met Opdrachtnemer contracteert c.q. beoogt te contracteren
Opdrachtnemer: de natuurlijke of rechtspersoon die met Opdrachtgever contracteert c.q. beoogt te contracteren.
Partijen: Opdrachtgever en Opdrachtnemer gezamenlijk.
Diensten: alle door Opdrachtnemer uit hoofde van een Overeenkomst te leveren diensten.
ICT professional: de zelfstandige ICT professional die bij Eindklant specialistische diensten levert op het gebied van ICT, ter uitvoering van de Overeenkomst.
Offerte: elk schriftelijk aanbod van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer tot het aangaan van een Overeenkomst.
Overeenkomst: iedere overeenkomst die tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot stand komt, elke wijziging daarvan of aanvulling daarop tot het verrichten van Diensten door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever.
Eindklant: de organisatie waar de Diensten door de ICT professional daadwerkelijk worden verricht.
2. TOEPASSELIJKHEID
2.1 Deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle Offertes en Overeenkomsten. Deze Algemene Inkoopvoorwaarden gelden eveneens voor eventuele nadere of vervolgovereenkomsten tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
2.2 De onderstaande artikelen hebben betrekking op alle Diensten ook als Opdrachtnemer deze laat uitvoeren door een derde partij.
2.3 Afwijkingen van deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk door Partijen zijn overeengekomen. In dat geval prevaleren de uitdrukkelijk overeengekomen afwijkende bepalingen.
2.4 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van Opdrachtnemer wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
3. TOTSTANDKOMING OVEREENKOMST
3.1 Een Offerteaanvraag van Opdrachtgever is vrijblijvend. Opdrachtnemer heeft geen recht op vergoeding van gemaakte kosten voor het opstellen van de offerte, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.
3.2 Een Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Offerte door een vertegenwoordigingsbevoegde persoon binnen de organisatie van Opdrachtgever is aanvaard.
3.3 Als Opdrachtnemer aanvangt met de werkzaamheden voordat de Offerte uitdrukkelijk is aanvaard, komt de Overeenkomst evenwel tot stand en zijn de onderhavige Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing op deze Overeenkomst.
3.4 Na totstandkoming van de Overeenkomst heeft Opdrachtgever gedurende een termijn van 5 (vijf) werkdagen het recht de Overeenkomst te annuleren, zonder dat Opdrachtgever een vergoeding verschuldigd is aan Opdrachtnemer voor eventuele door Opdrachtnemer gemaakte kosten.
4. TARIEVEN
4.1 Opdrachtgever is alleen een vergoeding verschuldigd als overeengekomen in de Overeenkomst. De overeengekomen prijzen in de Overeenkomst zijn in Euro’s, exclusief btw, zijn bindend en kunnen niet worden verhoogd voor zolang Diensten worden geleverd aan dezelfde Eindklant. Alle onkosten van Opdrachtnemer worden geacht te zijn begrepen in de overeengekomen tarieven, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
4.2 Indien Opdrachtnemer een van haar werknemers ter beschikking stelt om ten behoeve van Opdrachtgever Diensten te verrichten, zal 55% van het aan Opdrachtnemer verschuldigde tarief worden voldaan op de G-rekening van Opdrachtnemer. Wanneer Opdrachtnemer NEN- gecertificeerd is, zal 25% van het aan Opdrachtnemer verschuldigde tarief worden voldaan op de G-rekening van Opdrachtnemer.
4.3 Het is Opdrachtnemer niet toegestaan enige (toekomstige) vordering op Opdrachtnemer over te dragen aan een derde, of daarop een beperkt recht te (doen) vestigen.
4.4 Reis- en verblijfkosten voor het normaal te achten woon-/werkverkeer worden niet aan Opdrachtgever of de Eindklant in rekening gebracht.
4.5 Onder normaal te achten woon-/werkverkeer is te verstaan: het afleggen van de afstand tussen de woonplaats van Opdrachtnemer en de locatie waar de werkzaamheden worden verricht. Reiskosten, die buiten het normale woon-/werkverkeer vallen, kunnen, na door Opdrachtgever vooraf gegeven goedkeuring, worden gedeclareerd tegen een nader overeen te komen prijs per kilometer.
4.6 Het in de Overeenkomst overeengekomen tarief zal gelden voor overeengekomen inzet-uren. Opdrachtgever zal uitsluitend daadwerkelijk gewerkte uren vergoeden, tenzij een vast aantal uren overeengekomen is. In dat geval wordt uitsluitend het overeengekomen aantal uren vergoed.
4.7 Meerwerk, uitgevoerd in opdracht van Opdrachtgever of de Eindklant, kan uitsluitend in rekening worden gebracht, als Opdrachtgever meerwerk aan de Eindklant in rekening mag brengen. In dat geval gelden de bij de Eindklant gebruikelijke meerwerktarieven.
4.8 Werkzaamheden die buiten de overeengekomen inzet-uren worden verricht, kunnen alleen als meerwerk worden aangemerkt, indien en voor zover Partijen dit uitdrukkelijk overeenkomen.
5. URENVERANTWOORDING, FACTURERING EN BETALING
5.1 Opdrachtgever maakt gebruik van reversed billing. Bij deze vorm van factureren zijn de urenregistratie en het facturatiesysteem direct aan elkaar gekoppeld. Zodra een door Opdrachtgever ingezette professional via de speciaal daarvoor gecreëerde portal zijn of haar gewerkte uren registreert en deze laat accorderen door de eindklant, genereert het systeem op basis van het geaccordeerde urenformulier onmiddellijk een reversed billing factuur. Opdrachtnemer ontvangt hiermee van Opdrachtgever een creditnota met het bedrag dat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer uitbetaalt. Een bedrag bovendien dat zowel voor Opdrachtnemer, als ook voor de eindklant en voor Opdrachtgever eenvoudig te herleiden en controleren is. Omdat bij reversed billing de facturen direct gebaseerd zijn op de urenregistratie, is het van groot belang dat de gewerkte uren nauwkeurig geregistreerd én tijdig geaccordeerd worden. Voordat het urenformulier geaccordeerd is, kan er geen factuur worden opgesteld en eventuele foutieve registraties hebben rechtstreeks gevolgen voor het factuurbedrag. De factuur die Opdrachtnemer van Opdrachtgever ontvangt, bevat alle relevante informatie, en voldoen aan alle heersende wettelijke vereisten.
5.2 Urenregistratie door Opdrachtnemer geschiedt uiterlijk binnen 2 (twee) kalendermaanden na het eindigen van de Overeenkomst, bij gebreke waarvan de vordering van Opdrachtnemer op Opdrachtgever komt te vervallen.
5.3 Betaling door Opdrachtgever vindt plaats binnen 30 (dertig) dagen na ontvangst door opdrachtnemer van de reversed billing factuur. Opdrachtnemer wordt geacht de reversed billing factuur te controleren op juiste gegevens en goed te keuren. Deze goedkeuring wordt geacht te zijn gegeven indien niet binnen 10 (tien) dagen na ontvangst van de factuur het onthouden van goedkeuring aan Opdrachtgever schriftelijk gemotiveerd is meegedeeld.
5.4 Van de 30 dagen betalingstermijn kan worden afgeweken indien de Opdrachtnemer gebruikmaakt van de versneld betalingsregeling van Opdrachtgever. In dat geval betaalt de Opdrachtnemer voor deze dienstverlening: - 3% over de factuurwaarde voor een betalingstermijn van 8 werkdagen. Indien Opdrachtnemer hiervan gebruik wenst te maken dient Opdrachtnemer dit kenbaar te maken aan Opdrachtgever alvorens de werkzaamheden aanvangen, zodat Opdrachtgever dit kan verwerken op de reversed billing factuur.
5.5 Opdrachtgever is geen betaling verschuldigd over de periode, gedurende welke door Opdrachtnemer geen werkzaamheden ten behoeve van Opdrachtgever en/of de Eindklant worden verricht.
5.6 Opdrachtgever zal over de uitbetaalde vergoeding en eventuele andere betalingen geen loonheffing of premie werknemersverzekeringen inhouden en afdragen. De door Opdrachtnemer ontvangen vergoeding dient Opdrachtnemer op te geven aan de Belastingdienst en/of eventuele andere instanties en hierover btw af te dragen. Opdrachtgever is niet gehouden om in dit verband enige compensatie of andere tegemoetkoming te verlenen. Opdrachtnemer garandeert zelf verschuldigde premies volksverzekering, werknemersverzekeringen en loonbelasting te voldoen.
5.7 Indien voor de werkzaamheden uit de Overeenkomst correctieaanslagen voor de loonheffingen door de Belastingdienst aan Opdrachtgever worden opgelegd, dan zal Opdrachtgever de hiermee gemoeide bedragen bij Opdrachtnemer in rekening brengen c.q. met Opdrachtnemer verrekenen. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever voor alle eventuele op de Overeenkomst gebaseerde aanspraken als gevolg van het aanmerken van de relatie tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, of Opdrachtnemer en de Eindklant als (fictieve) arbeidsrelatie, ten aanzien van arbeidsvoorwaarden, belastingen en/of sociale premies, daaronder begrepen boetes en heffingsrente.
5.8 Opdrachtgever is bovendien gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien Opdrachtnemer achterstallig is met de betalingen van omzetbelasting, loonbelasting en/of premies ter zake van sociale verzekeringen, onverminderd het recht van Opdrachtgever op schadevergoeding en onverminderd de rechten die zij uit andere hoofde kan doen gelden.
6. UITVOERING WERKZAAMHEDEN
6.1 Opdrachtnemer voert de werkzaamheden zelfstandig uit conform de door Opdrachtgever en de Eindklant vastgestelde regelingen en instructies. Opdrachtnemer is verder vrij te bepalen op welke wijze de werkzaamheden worden uitgevoerd. Het staat Opdrachtgever en de Eindklant vrij aanwijzingen te geven als bedoeld in artikel 7:402 BW en te verzoeken dat de werkzaamheden op een bepaalde locatie worden verricht, als dit noodzakelijk is voor de deugdelijke uitvoering van de werkzaamheden.
6.2 Opdrachtnemer conformeert zich aan de bij de Eindklant gebruikelijke methodieken en technieken en zal zich op de daarop te plegen ontwikkelingen aanpassen.
7. KWALITEIT, BESCHIKBAARHEID EN VERVANGING
7.1 Opdrachtnemer garandeert aan Opdrachtgever dat alle Diensten beantwoorden aan de Overeenkomst en dat Opdrachtnemer alle werkzaamheden op vakbekwame wijze met de hoogste professionaliteitsnormen zal uitvoeren.
7.2 Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever met betrekking tot aanspraken van de Eindklant of andere derden, uit hoofde van enig gebrek in de door Opdrachtnemer geleverde Diensten.
7.3 Opdrachtnemer dient in overleg te treden met Opdrachtgever en de Eindklant, indien hij niet in staat is de Diensten te leveren, ongeacht de oorzaak hiervan. Langere afwezigheid (> 5 werkdagen) van de Opdrachtnemer zal in onderling overleg en rekening houdend met de voortgang van de levering van de Diensten worden bepaald.
7.4 In geval van enige dringende verhindering die de uitvoering van de werkzaamheden beïnvloedt, is Opdrachtnemer gehouden Opdrachtgever terstond in te lichten en in overleg met Opdrachtgever te bepalen op welke wijze tijdverlies bij het uitvoeren van de Overeenkomst kan worden voorkomen.
7.5 Het staat Opdrachtnemer vrij zich te laten vervangen bij het uitvoeren van de Diensten. Degene die Opdrachtnemer vervangt dient – zulks naar het oordeel van Opdrachtgever - over dezelfde kwalificaties en vaardigheden te beschikken als Opdrachtnemer. Als Opdrachtnemer niet in staat is de benodigde vervanging te realiseren, is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen.
7.6 Opdrachtnemer zal de Diensten in voorkomende gevallen verrichten in samenwerking met een team van Opdrachtgever of de Eindklant. Indien blijkt dat Xxxxxxxxxxxxx niet naar tevredenheid dan wel niet conform de in de aanvraag gestelde verwachting van Opdrachtgever of de Eindklant opereert, dan is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst te beëindigen.
8. GEHEIMHOUDING
8.1 Partijen zullen geen vertrouwelijke informatie van of over de andere Partij, diens activiteiten en relaties, die hen ter kennis is gekomen als gevolg van de Overeenkomst, verstrekken aan derden, tenzij – en alsdan voor zover – verstrekking van die informatie nodig is om de Overeenkomst naar behoren te kunnen uitvoeren of op hen een wettelijke plicht tot bekendmaking rust. Partijen erkennen dat de informatie – waaronder begrepen informatie ter zake de bedrijfsvoering van de Eindklanten welke aan hen bekend wordt, in het kader van de uitvoering van elke Overeenkomst van vertrouwelijke aard is. Partijen zullen zich bovendien niet negatief uitlaten over elkaar.
8.2 Opdrachtnemer is gehouden, alsmede de voor haar werkzame derden, in het kader van de in de Overeenkomst uit te voeren werkzaamheden een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen indien de Eindklant dit verlangt.
8.3 In geval Opdrachtnemer – waaronder begrepen personeelsleden en/of voor haar werkzame derden – de geheimhouding schendt (waaronder tevens begrepen de schending van een geheimhoudingsverklaring tussen een Eindklant en Opdrachtnemer), verbeurt Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een direct opeisbare, niet voor verrekening vatbare boete van € 5000,- (vijfduizend
euro) ineens per overtreding, alsmede een boete van € 500,- (vijfhonderd euro) per dag of dagdeel dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van Opdrachtgever om nakoming te vorderen en de daadwerkelijk door haar geleden schade te verhalen.
8.4 Opdrachtnemer verplicht zich bij het einde van iedere Overeenkomst of op eerste verzoek van Opdrachtgever alle stukken en bescheiden van Opdrachtgever en/of de Eindklant, die Opdrachtnemer in verband met de Overeenkomst onder zich heeft, aan Opdrachtgever dan wel de Eindklant te retourneren.
9. INTELLECTUEEL EIGENDOM
9.1 Alle industriële en intellectuele eigendomsrechten, daaronder begrepen maar niet beperkt tot octrooirechten, modelrechten, auteurs- en naburige rechten, databankrechten, merkrechten, handelsnaamrechten, die voortvloeien uit, vervat zijn in of rusten op resultaten van in het kader van een Overeenkomst door Opdrachtnemer verrichtte werkzaamheden berusten uitsluitend bij Eindklant of de Opdrachtgever.
9.2 Opdrachtnemer draagt bij ondertekening van de Overeenkomst, voor zover vereist reeds op dat moment voor alsdan, exclusief, onvoorwaardelijk en zonder enige beperking aan Opdrachtgever om niet over en levert onvoorwaardelijk en zonder enige beperking aan Opdrachtgever de Intellectuele Eigendomsrechten die rusten op, vervat zijn in of voortvloeien uit de Resultaten, gelijk Opdrachtgever deze overdracht en levering bij voorbaat aanvaardt.
9.3 Het is Opdrachtnemer niet toegestaan om de Intellectuele Eigendomsrechten zelf openbaar te maken, te verveelvoudigen, te gebruiken, te vervaardigen, in het verkeer te brengen of te verkopen, verhuren, af te leveren of anderszins te verhandelen, dan wel voor een ander aan te bieden, of te doen inschrijven.
9.4 Voor zover de overdracht en levering van de Intellectuele Eigendomsrechten dan wel de aantekening van deze overdracht in de daartoe bestemde registers (een) nadere akte (-n) zou vereisen, machtigt Opdrachtnemer, Opdrachtgever reeds door ondertekening van de Overeenkomst voor alsdan onherroepelijk om (een) zodanige akte (-n) op te maken en namens Opdrachtnemer te ondertekenen, zonder dat Opdrachtnemer daarbij enige voorwaarden zal stellen en onverminderd de verplichting van Opdrachtnemer om daaraan mee te werken. Opdrachtnemer zal alle mogelijke medewerking verlenen bij het verkrijgen van, het beschikken over en het handhaven van de Intellectuele Eigendomsrechten die rusten op, vervat zijn in of voortvloeien uit de Resultaten, zowel in als buiten Nederland.
9.5 Voor zover nodig en toegestaan doet Opdrachtnemer, bij het tot stand komen van de Overeenkomst afstand van al zijn /haar eventuele persoonlijkheidsrechten die rusten op, vervat zijn in of voortvloeien uit de resultaten die Opdrachtnemer tot stand brengt. Voor zover het afstand doen van de persoonlijkheidsrechten niet is toegestaan zal Opdrachtnemer deze persoonlijkheidsrechten niet uitoefenen dan na voorafgaand overleg met en schriftelijke toestemming van Opdrachtgever.
9.6 Indien Intellectuele Eigendomsrechten van derden onderdeel uitmaken van de Resultaten dan garandeert Opdrachtnemer dat hij/zij van deze derden al deze Intellectuele Eigendomsrechten (met inbegrip van persoonlijkheidsrechten) overgedragen heeft gekregen van deze derden. Opdrachtnemer garandeert dat voor deze overdracht aan deze derden als rechthebbenden van de Intellectuele Eigendomsrechten vergoedingen zijn voldaan door Opdrachtnemer. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever en haar Eindklant(en) ter zake aanspraken van deze derden uit hoofde van een overdracht van de Intellectuele Eigendomsrechten.
10. AANSPRAKELIJKHEID
10.1 Opdrachtnemer is gehouden om zich afdoende te verzekeren ter dekking van (1) de uit de Overeenkomst(en) voortvloeiende aansprakelijkheden en vrijwaringen en (2) de risico’s die samenhangen met de uitvoering van zijn werkzaamheden, waaronder mede – maar niet uitsluitend – ongevallen en schade toegebracht aan derden.
10.2 Als komt vast te staan dat Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer aansprakelijk mocht zijn voor schade die wordt geleden in verband met de Overeenkomst, of uit hoofde van onrechtmatige daad, of uit enige andere hoofde, dan is deze aansprakelijkheid, inclusief een eventuele betalingsverplichting op basis van artikel 6:230 BW en/of artikel 6:271 BW, te allen tijde in zijn totaliteit beperkt tot hetgeen in deze bepaling is geregeld.
a. Opdrachtgever is nimmer aansprakelijk voor schade, die is ontstaan doordat Opdrachtgever is uitgegaan van door of namens de Eindklant verstrekte onjuiste gegevens, bestanden, hulpmiddelen en/of informatie.
b. Opdrachtgever is nimmer aansprakelijk voor de door Opdrachtnemer gederfde winst, gemiste inkomsten, gemiste omzet, gemiste besparingen, schade door bedrijfs- en andersoortige stagnatie, gevolgschade of reputatieschade.
c. De aansprakelijkheid van Opdrachtgever, inclusief een eventuele betalingsverplichting uit hoofde van een ongedaanmakingsverbintenis en een eventuele betalingsverplichting uit hoofde van artikel 6:230 BW, tegenover de Opdrachtnemer is te allen tijde beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van Opdrachtgever in voorkomend geval uitkeert.
d. In het geval de aansprakelijkheidsverzekering van Opdrachtgever – om welke reden dan ook – niet tot uitkering overgaat, geldt dat de aansprakelijkheid van Opdrachtgever , inclusief een eventuele betalingsverplichting op basis van artikel 6:230 BW en/of artikel 6:271 BW, uit hoofde van een specifieke Overeenkomst is beperkt tot het totaal van deze Overeenkomst door de Opdrachtnemer terecht gefactureerde bedragen, exclusief BTW.
e. De totale aansprakelijkheid van Opdrachtgever uit hoofde van een Overeenkomst – ongeacht het aantal schadeveroorzakende gebeurtenissen - is onverminderd het voorgaande te allen tijde beperkt tot een bedrag van maximaal € 150.000,- (honderdvijftigduizend euro).
f. Deze beperkingen gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtgever en/of van leidinggevenden van Opdrachtgever.
10.3 Alle ondergeschikten van Opdrachtgever kunnen zich tegenover Opdrachtnemer, en zo nodig ook tegenover derden, op gelijke voet als Opdrachtgever beroepen op de bovenstaande bepalingen.
10.4 Een schadeveroorzakende gebeurtenis waarvoor Opdrachtgever aansprakelijk gehouden kan worden, dient zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen 2 (twee) maanden na het ontstaan daarvan schriftelijk aan Opdrachtgever gemeld te worden, op straffe van verval van het recht op vergoeding van deze schade.
11. OVERDRACHT VAN RECHTEN EN VERPLICHTINGEN
11.1 Opdrachtnemer mag haar rechten of verplichtingen, voortvloeiende uit een Overeenkomst slechts overdragen met uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever.
12. RELATIEBEDING
12.1 Het is Opdrachtnemer gedurende de looptijd van de Overeenkomst en gedurende een periode van 12 (twaalf) maanden na beëindiging daarvan niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever werkzaamheden in welke vorm dan ook – direct en/of indirect – tegen vergoeding of om niet te verrichten voor de Eindklant van Opdrachtgever ten behoeve waarvan de betreffende Overeenkomst was overeengekomen behalve via de Overeenkomst.
12.2 Het is Opdrachtnemer niet toegestaan om door tussenkomst van andere werknemers dan de ICT professional de Eindklant te benaderen.
12.3 Indien Opdrachtnemer ter uitvoering van de Overeenkomst gebruik maakt van derden, is Opdrachtnemer gehouden om deze derden contractueel eensluidende verplichtingen op te leggen overeenkomstig de verplichtingen van Opdrachtnemer uit hoofde van voorgaande artikelleden.
12.4 In geval van overtreding van een of meer bepalingen van dit artikel, verbeurt Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een direct, zonder enige ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst opeisbare en niet voor verrekening vatbare boete van € 5000,- (vijfduizend euro) voor iedere dag of dagdeel dat hij/zij in gebreke is, zulks ongeacht het recht van Opdrachtgever op nakoming en vergoeding van de door haar als gevolg van de schending geleden schade.
13. TOEPASSELIJK RECHT EN FORUMKEUZE
13.1 Op deze alle Overeenkomsten tussen Partijen is Nederlands recht van toepassing.
13.2 Alle geschillen die ontstaan in verband met een Overeenkomst, daaronder begrepen geschillen over het bestaan en de geldigheid daarvan, zullen bij uitsluiting worden beslecht door de bevoegde rechter van het arrondissement Noord-Holland, locatie Haarlem, tenzij dwingendrechtelijke bepalingen zich daartegen verzetten. Niettemin heeft Opdrachtgever te allen tijde het recht het geschil voor te leggen aan de volgens de wet bevoegde rechter.
**