Algemene voorwaarden Laboratoriumdiagnostiek Erasmus MC (versie juli 2022)

Algemene voorwaarden Laboratoriumdiagnostiek Erasmus MC (versie juli 2022)

Inleiding

Onderstaande algemene voorwaarden hebben tot doel vast te leggen wat de diagnostische laboratoria van het Erasmus MC van u en u van de laboratoria van het Erasmus MC kunt verwachten, als partner bij het uitvoeren van werkzaamheden in het kader van patiënten diagnostiek.

Artikel 1. Begripsomschrijving

1. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Laboratorium: De laboratoria van het Erasmus Universitair Medisch Centrum (Erasmus MC) welke laboratoriumonderzoek leveren t.b.v. patiënten diagnostiek gevestigd te Rotterdam;

Opdrachtgever: iedere natuurlijke of rechtspersoon die met het Laboratorium een overeenkomst aangaat;

Dienstverlening: alle diensten die in een overeenkomst tussen Laboratorium en Opdrachtgever worden

genoemd en/of worden beschreven;

Partijen: Erasmus MC en Opdrachtgever;

Overeenkomst: afspraak waarbij Partijen zich tot het uitvoeren van dienst(en) verbinden; ( bv. dienstverleningsovereenkomst, aanvraagformulier)

Dienst(en): een verzoek tot uitvoering van aangegeven onderzoek(en) (diagnostische bepalingen) of verrichting(en) of advisering, eventueel met betrekking tot selectie van (bloed)producten, in een opdracht of aanvraagformulier, al dan niet gecombineerd met afname en/of advisering of diensten die niet gerelateerd zijn aan voorgaande. Eén en ander in de ruimste zin van het woord.

Aanvraagformulier: Overeenkomst tussen natuurlijke of rechtspersoon en het Laboratorium

Artikel 2. Reikwijdte en toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden maken deel uit van alle overeenkomsten en zijn van toepassing op alle diensten op het gebied van laboratoriumdiagnostiek tussen het Laboratorium en de Opdrachtgever, tenzij nadrukkelijk anderszins is overeengekomen.

2. Voor diensten die niet gerelateerd zijn aan uitvoering van onderzoeken zijn alleen art. 1, 2, 3, 4.1 - 4.3, 5.1, 5.6, 5.10, 6.3 - 6.4 en 7 - 11 van toepassing. Het Laboratorium wijst de toepasselijkheid van koop- en leveringsvoorwaarden, betalings- en andere voorwaarden van de Opdrachtgever uitdrukkelijk van de hand.

3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen.

4. Indien één of meerdere bepalingen uit deze voorwaarden ongeldig mochten blijken te zijn dan wel worden vernietigd, laat dit de rechtskracht van de overige bepalingen onverlet.

Artikel 3. Totstandkoming van de overeenkomst

1. Alle overeenkomsten (laboratoriumaanvraag / order) komen tot stand nadat het Laboratorium de opdracht van de Opdrachtgever aanvaardt. Met betrekking tot uitvoering van onderzoek(en) (diagnostische bepalingen) of verrichtingen vindt aanvaarding plaats door middel van ontvangst van monstermateriaal conform art. 5 en/of na begin van feitelijke uitvoering.

Voor advisering met betrekking tot selectie van (bloed)producten of diensten die niet gerelateerd zijn aan uitvoering van onderzoeken komen de overeenkomsten tot stand op het moment van het ontvangen van de dienst.

2. Indien afwijkingen of wijzigingen, conform art. 2.2, leiden tot een verhoging in de kosten is het Laboratorium gerechtigd deze kosten door te belasten aan de Opdrachtgever.

Artikel 4. Algemene verplichtingen Laboratorium

1. Het Laboratorium zal de overeenkomst naar zijn beste kunnen uitvoeren, conform art.

6.1. Daarbij draagt het Laboratorium er zorg voor dat het voor de juiste vervulling van zijn taak over de noodzakelijke kennis en kunde beschikt. Een en ander op grond van de op dat moment bekende stand der wetenschap.

2. Het Laboratorium is gehouden om alle gegevens van de Opdrachtgever vertrouwelijk te houden, voor zover deze gegevens als vertrouwelijk aan het Laboratorium bekend zijn gemaakt dan wel het Laboratorium redelijkerwijze kan of behoort te weten dat deze gegevens vertrouwelijk zijn.

3. Het Laboratorium is gehouden om bij verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Dienstverlening te voldoen aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst.

4. Het Laboratorium is gehouden aan de aanvullende voorwaarden en specificaties zoals deze per individueel onderzoek zijn opgenomen in de Bepalingenwijzer van het Erasmus MC1. Het Laboratorium zal zich inspannen binnen de aangegeven rapportagetijd de gevraagde onderzoeksresultaten aan de Opdrachtgever kenbaar te maken. Indien overschrijding dreigt, zal het Laboratorium trachten de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk in kennis te stellen. De onderzoeksresultaten worden per post of per (beveiligde) elektronische rapportage of per Lab-2-Lab koppeling aan Opdrachtgever verstuurd, dit ter vrije keuze van het Laboratorium en in overeenstemming met de Opdrachtgever.

5. De Opdrachtgever wordt onverwijld, zowel mondeling als schriftelijk, in kennis gesteld indien sprake is van problemen/fouten met betrekking tot de uitvoering van de Dienstverlening die de rapportage onbetrouwbaar dan wel verminderd betrouwbaar maken (zoals, maar niet uitsluitend, bij een ‘recall’-situatie en rectificatie), bij

vragen en hulp bij interpretatieproblemen van onderzoeksresultaten.

6. De Diensten worden verricht conform de onderlinge dienstverleningstarieven van het Laboratorium, welke zijn opgenomen in de ODV tarievenlijst2 van het Erasmus MC. In geval van discrepanties tussen de ODV tarievenlijst en eventueel elders gepubliceerde tarieven is de ODV tarievenlijst leidend. Met uitzondering van de

diagnostiek welke direct bij de zorgverzekeraar gedeclareerd moet worden.

7. De referentiewaarden en eenheden worden gerapporteerd op de uitslagrapportage (zowel bij papieren rapportage als Lab-2-Lab rapportage). Deze referentiewaarden en eenheden zijn het meest recent en prevaleren boven die welke zijn opgenomen in de Bepalingenwijzer van het Erasmus MC.

8. Het Laboratorium zal de Opdrachtgever via de website (xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx) en/of per digitale nieuwsbulletin op de hoogte brengen wanneer een wijziging optreedt in (de aard van) de door het Laboratorium te verrichten Dienstverlening, zoals:

a. een op handen zijnde verhuizing/fusie dan wel andere (grote) organisatorische wijziging die van invloed is op de Dienstverlening;

b. het (te verwachten) afstoten van het betreffende onderzoek als Dienstverlening;

x. xxxxxxxxx accreditatiestatus (zoals, maar niet uitsluitend, verlies ISO 15189:2012

-accreditering);

d. grote wijzigingen in de diagnostiek (zoals, maar niet uitsluitend, nieuwe methode/nieuw apparaat/referentiewaarden), verzendcondities en/of tarief;

e. signalen die aangeven dat de kwaliteit van het betreffende onderzoek in twijfel kan worden getrokken (zoals, maar niet uitsluitend, slechte resultaten uit externe kwaliteitsrondzendingen, afwijkingen/trends uit Interne Controles).

9. Bij einde van de dienstverlening kan het Laboratorium monstermateriaal dat na uitvoering van de aangevraagde diagnostiek overblijft, gebruiken voor het optimaliseren of uittesten van diagnostiek, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. Wanneer de betrokken patiënt bezwaar heeft gemaakt tegen nader gebruik van zijn lichaamsmateriaal, dan maakt de Opdrachtgever dit bij aanvang van de dienst kenbaar aan het Laboratorium. Indien patiënt op een later moment bezwaar maakt, of eerder gegeven toestemming intrekt, dan brengt Opdrachtgever het Laboratorium hiervan direct op de hoogte. Het monstermateriaal zal dan niet voor nieuw onderzoek gebruikt worden.

1 xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx

2 xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx

Artikel 5. Algemene verplichtingen Opdrachtgever

1. De Opdrachtgever is gehouden alle inlichtingen en/of gegevens te verstrekken die het Laboratorium adequaat in staat stellen de overeengekomen Dienstverlening te kunnen uitvoeren.

2. De Opdrachtgever draagt zorg voor de afname van het monstermateriaal, pre- analyse, opslag en vervoer in overeenstemming met de specificaties als omschreven in de Bepalingenwijzer van het Erasmus MC, tenzij anders overeengekomen.

3. De Opdrachtgever staat in voor en is verantwoordelijk voor de juistheid van de door of namens Opdrachtgever verstrekte inlichtingen en/of gegevens en voor tijdige en volledige verstrekking aan het Laboratorium. Het monstermateriaal moet voorzien zijn van de benodigde identificatie en documentatie tenminste volgens de ISO15189:2012 norm met inachtneming van de toepassing zijnde wetten, regels, normen en voorschriften.

4. Monstermateriaal dient vergezeld te worden van een volledig ingevuld aanvraagformulier voorzien van:

a. Patiëntnaam, incl. voorletters;

b. BSN;

c. Geboortedatum;

d. Geslacht;

e. Naam aanvragende instelling

f. Naam aanvragend arts met zijn AGB-code; (AGB-code van arts moet verbonden zijn aan de betalende instantie in Vektis)

g. Verzekeringsgegevens van de patiënt

h. De/het uit te voeren onderzoek(en);

i. Een uniek referentienummer;

j. De afnamedatum en eventueel afnametijdstip;

k. Klinische vraagstelling.

l. Naam en adres van betalende instelling

5. De Opdrachtgever zorgt ervoor dat het monstermateriaal eenduidig herleidbaar is naar patiënt en afname in relatie tot het aanvraagformulier.

6. De Opdrachtgever vrijwaart het Laboratorium van aanspraken van derden betreffende de verstrekte inlichtingen en/of gegevens.

7. De Opdrachtgever draagt er zorg voor dat op het aanvraagformulier een aanvrager (arts) wordt gebruikt welke volgens het landelijke VEKTIS overzicht werkzaam is bij de instantie waaraan gefactureerd dient te worden. Aanvragen met afwijkende facturatiewensen, zonder daarvoor de aanvrager(s) met gekoppelde instantie hierop aan te passen in VEKTIS, kunnen niet in behandeling worden genomen zonder vooraf toestemming van het ErasmusMC. Mocht ondanks voorgaande onverhoopt een aanvraag worden uitgevoerd, dan is ten allen tijde de instantie gekoppeld aan de artsnaam in Vektis tot betaling van de factuur verplicht.

8. De Opdrachtgever zal de patiënt informeren dat Diensten bij Laboratorium worden afgenomen en dat daartoe noodzakelijk is dat persoonsgegevens in het EPD (Elektronisch Patiënten Dossier) en LIS (Laboratorium Informatie Systeem) van het Erasmus MC worden verwerkt. De gegevens worden verwerkt t.b.v. registratie,

facturatie, uitslagrapportage en monitoring van follow-up onderzoek. Opdrachtgever vrijwaart het Laboratorium voor aanspraken van derden betreffende deze informatieplicht.

9. Het transport van het monstermateriaal van de Opdrachtgever geschiedt voor rekening en risico van Opdrachtgever, onder de door het Laboratorium voorgeschreven condities, conform art. 5.2.

10. Monstermaterialen die door of vanwege de Opdrachtgever worden aangeboden voor onderzoek dienen door de Opdrachtgever deugdelijk te worden verpakt en geconserveerd. De Opdrachtgever is verplicht gevaarlijke eigenschappen van de aangevoerde monstermaterialen aan het Laboratorium schriftelijk mede te delen en zo mogelijk de monstermaterialen, dan wel de verpakking daarvan, als gevaarlijk aan te merken. Bij verzuim van deze informatie- en waarschuwingsplicht is de Opdrachtgever aansprakelijk voor elke schade aan personen en/of goederen als gevolg van deze eigenschappen.

11. Indien door het Laboratorium een advies wordt verstrekt is de Opdrachtgever gehouden om zich van de inhoud van het advies goed te vergewissen. Indien en voor zover in een advies sprake is van een feitelijke onjuistheid en/of een onvolledigheid van het Laboratorium die de Opdrachtgever redelijkerwijs had kunnen opmerken en/of waarvan de Opdrachtgever zich bewust had moeten zijn, dan dient de Opdrachtgever binnen bekwame tijd, maar in elk geval binnen twee maanden na verstrekking van het advies, het Laboratorium te waarschuwen. Opdrachtgever blijft onverminderd verantwoordelijk voor de toepassing van een advies door het Laboratorium.

12. De Opdrachtgever verplicht zich facturen binnen 30 dagen na factuurdatum te voldoen. Facturen worden verzonden naar het factuuradres welke op de aanvraag vermeld staat, dit wordt door Laboratorium als opdrachtgever én betalende instantie gezien. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het eventueel doorbelasten van de kosten aan derden.

Een eventueel dispuut kan binnen 14 dagen na factuurdatum worden gemeld per mail aan xxx@xxxxxxxxx.xx

Betaling van de facturen dient te geschieden op Rabobank rekening IBAN: XX00XXXX0000000000 ten name van Erasmus MC onder vermelding van het notanummer, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen. Het melden van dispuut ontslaat de opdrachtgever niet van het betalen van de factuur binnen 30 dagen na factuurdatum.

Artikel 6. Uitvoering van de Overeenkomst

1. Na ontvangst van monstermaterialen worden afwijkingen van normale of gespecificeerde omstandigheden, zoals de ontvangstconditie van monsters, geregistreerd. Als twijfel bestaat over de geschiktheid van het monster, wordt Opdrachtgever geïnformeerd.

2. Door het Laboratorium worden de werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met de methode als omschreven in de Bepalingenwijzer van het Erasmus MC met in achtneming van het kwaliteitssysteem van het Laboratorium in overeenstemming met ISO15189:2012, of gelijkwaardig, tenzij Partijen een andere methode zijn overeengekomen.

3. Het Laboratorium is in geen geval aansprakelijk voor schade van Opdrachtgever of derden ten gevolge of naar aanleiding van deze overeenkomst of de uitvoering hiervan en Opdrachtgever vrijwaart het Laboratorium van eventuele aanspraken ter zake van derden, zulks behoudens opzet of bewuste roekeloosheid van het Laboratorium. Deze uitsluiting en vrijwaring gelden eveneens voor de eventuele hulppersonen en ondergeschikten die door het Laboratorium bij deze overeenkomst of de uitvoering daarvan betrokken zijn.

4. Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering daarvan noodzakelijk is om deze te wijzigen of aan te vullen, zullen Partijen tijdig en in onderling overleg tot aanpassing van de overeenkomst overgaan. Indien de aard, omvang of inhoud van de overeenkomst, al dan niet op verzoek of aanwijzing van de Opdrachtgever, van de bevoegde instanties et cetera, wordt gewijzigd en de overeenkomst daardoor in kwalitatief en/of kwantitatief opzicht wordt gewijzigd, kan dit wijzigingen meebrengen voor hetgeen oorspronkelijk overeengekomen werd. Het Laboratorium zal hierbij zoveel als mogelijk vooraf prijsopgaaf doen. Door een wijziging van de overeenkomst kan voorts de oorspronkelijk opgegeven termijn van uitvoering worden gewijzigd. De Opdrachtgever aanvaardt de mogelijkheid van wijziging van de overeenkomst, daaronder begrepen de wijziging in prijs en termijn van uitvoering.

Artikel 7. Wijziging van de voorwaarden

1. Wijzigingen treden eerst in werking de eerstvolgende dag volgend op de dag, waarop de wijzigingen zijn bekend gemaakt, tenzij in de bekendmaking een latere datum van in werking treden is vermeld.

2. Actuele algemene voorwaarden zijn beschikbaar op de site van het Erasmus MC.

Artikel 8. Overdracht rechten en verplichtingen

1. Het Laboratorium kan sommige onderzoeken uitbesteden aan andere laboratoria (zogeheten verwijzingslaboratoria). Deze verwijzingslaboratoria moeten aan diversie criteria en kwaliteitseisen voldoen en zijn volgens een interne procedure geselecteerd.

2. Het Laboratorium behoudt zich de rechten en bevoegdheden voor die hem toekomen op grond van de Auteurswet en andere intellectuele wet- en regelgeving. Het Laboratorium heeft het recht de door de uitvoering van een overeenkomst aan zijn zijde toegenomen kennis ook voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen strikt vertrouwelijke informatie van de Opdrachtgever ter kennis van derden wordt

gebracht.

Artikel 9. Informatieverzoek

1. Opdrachtgever kan een informatieverzoek met betrekking tot de werkwijze van het Laboratorium indienen. Het Laboratorium is gehouden desgevraagde informatie tijdig naar opdrachtgever te sturen, voor zover het verzoek redelijk is en in verband staat met de Dienstverlening.

2. De Opdrachtgever zal de in redelijkheid door het Laboratorium gemaakte kosten vergoeden.

3. De Opdrachtgever zal schriftelijk verslag doen aan het Laboratorium van de bevindingen naar aanleiding van de opgevraagde informatie.

4. Het Laboratorium zal zo nodig naar aanleiding van het schriftelijk verslag correctieve maatregelen in overweging nemen.

Artikel 10. Klachtenregeling

1. Klachten over de uitvoering van de Dienstverlening door het Laboratorium dient de Opdrachtgever binnen uiterlijk twee maanden, na het moment waarop de Opdrachtgever kennis nam of redelijkerwijs kennis had kunnen nemen van het handelen of nalaten dat tot zijn klachten aanleiding heeft gegeven, aan het Laboratorium voor te leggen. Klachten kunnen gestuurd worden naar xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx of direct worden doorgegeven aan accountmanager.

2. De mogelijkheid tot het instellen van enige rechtsvordering dan wel het aanhangig maken van enig geschil door de Opdrachtgever ter zake van of naar aanleiding van de overeenkomst tussen Partijen vervalt na verloop van één jaar nadat de aanleiding daartoe is ontstaan.

Artikel 11. Geschillenbeslechting en toepasselijk recht

1. Partijen zullen een beroep op de rechter doen nadat zij eerst zich hebben ingespannen hun geschil in onderling overleg te beslechten.

2. Alle geschillen, daaronder begrepen die welke slechts door één der Partijen als zodanig beschouwd, tussen de Opdrachtgever en het Laboratorium welke voortvloeien uit of samenhangen met deze overeenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Rotterdam.

3. Op de overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende of verband houdende geschillen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, ook indien aan een overeenkomst geheel of gedeeltelijk in het buitenland uitvoering wordt gegeven of indien de Opdrachtgever niet woonachtig is en/of gevestigd is in Nederland.

Ing. M.R. Blokland- de Wit

Accountmanager diagnostiek Externe Relaties x.x.xxxxx@xxxxxxxxx.xx / 06 14346975