Beslisnota GS

Beslisnota GS

Openbaar

Zaaknummer Nummer Hoofdzaak

315285 315284

onderwerp Collectieve Energie inkoop Provincies fase 2 (CEP 2)

voorgesteld besluit • Instemmen met de samenwerking tussen de provincies Gelderland; Flevoland; Limburg; Noord-Brabant; Utrecht; Noord-Holland; Zuid-Holland en Zeeland om de mogelijkheden te onderzoeken om duurzaam te voorzien in de toekomstige energiebehoefte van de provinciale energieaansluitingen.

• Instemmen met de bijgevoegde samenwerkingsovereenkomst en de Provincie Utrecht mandateren om namens de Provincie Zeeland op te treden als penvoerder.

• Instemmen om met terugwerkende kracht vanaf 1-10- 2020 Provincie Noord-Holland te mandateren om namens Provincie Zeeland op te treden als penvoerder.

• Afdelingshoofd Facilitair machtigen om de bijgevoegde samenwerkingsovereenkomst namens uw college te ondertekenen.

begrotingswijziging vervaardigen? Nee

aanleiding De Provincie Zeeland heeft met 7 andere provincies gezamenlijk een contract afgesloten voor inkoop van 100% duurzame in Nederland opgewekte elektriciteit en met 6 andere provincies voor de inkoop van groen gas. Deze contracten lopen tot eind 2024 resp. 2023. Het voorstel is om deze samenwerking voort te zetten om de aanbesteding van de nieuwe energiecontracten vanaf 2024 voor te bereiden.

portefeuillehouder - portefeuille dhr. X.X. xxx xxx Xxxx - Facilitair

behandeld door: afdeling/opgave/programma/project Facilitair telefoonnummer:

afgestemd met: POJZ

Overwegingen en advies

De provincie Noord-Holland heeft in 2018 de provincies uitgenodigd deel te nemen aan een gezamenlijke aanbesteding voor elektriciteit en gas met als doel om vanuit de inkoopfunctie gezamenlijk bij te dragen aan het realiseren van de doelstellingen van het Klimaatakkoord. Er is een samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen de provincies Noord-Holland, Flevoland, Gelderland, Utrecht, Zuid-Holland, Noord- Brabant, Limburg en Zeeland (CEP – Collectief Energie-inkoop Provincies).

De duurzaamheidsdoelstellingen van de provincies zijn beschreven in de verschillende coalitieakkoorden, waaruit blijkt dat alle provincies streven naar 100% duurzame energie. Het resultaat is dat deze samenwerking leidt tot 100% in Nederland opgewekte elektriciteit voor de periode 2020-2024 en duurzaam groen gas voor de periode 2020-2023.

Er is gekozen voor relatief kortdurende contracten om in de periode 2020-2024 gezamenlijk nieuwe mogelijkheden te onderzoeken zodat de deelnemende provincies in 2030 zonder inzet van fossiele brandstoffen zichzelf van energie kunnen voorzien. Eind 2020 hebben de deelnemende provincies hun wens om deel te nemen aan project CEP 2.0 herbevestigd aan provincie Noord-Holland (initiatiefnemer CEP en Penvoerder van het Collectief tot datum 31 maart 2023). De bijgevoegde samenwerkingsovereenkomst gaat met terugwerkende kracht in per 1 oktober 2020 waarbij de Provincie Noord-Holland penvoerder is tot 31 maart 2023.

Vanaf 1 april 2023 is de provincie Utrecht penvoerder.

Na de inventarisatieperiode zal in 2023-2024 een aanbesteding worden gestart voor inkoop van energie. In het bijgevoegde projectplan staan alle trajecten uitgebreid omschreven.

Afwijking t.o.v. provinciale doelstellingen en/of beleid

Geen

Bestuurlijke planning en doorlooptijd

Portefeuille Overleg 8 mei 2023

Gedeputeerde Staten 16 mei 2023

Consequenties besluit

Financiële consequenties

De verwachte kosten voor de externe adviseur bedragen € 19.000,--. Deze kosten kunnen gedekt worden uit het budget voor energie en water (66545).

Juridische consequenties

Geen

Personele consequenties en inhuur

Er is inhuur nodig wegens onvoldoende expertise in de beleidssector. De inhuur wordt door het collectief betaald. De kosten voor de Provincie Zeeland worden geraamd op € 19.000,00.

Inkoop & aanbesteding

Inkoop is niet van toepassing

Samenwerkingsovereenkomst project Collectieve Energie Provincies (CEP 2.0) 2020-2025

Partijen:

De publiekrechtelijke rechtspersoon, provincie Flevoland, gevestigd aan [adres], krachtens volmacht van de commissaris van de Koning, [naam], rechtsgeldig vertegendwoordigd door [naam], algemeen directeur, en handelend ter uitvoering van het Organisatiebesluit Provincie Flevoland [jaar] juncto Mandaatbesluit secretaris, hierna te noemen “provincie Flevoland”;

De publiekrechtelijke rechtspersoon, provincie Gelderland, gevestigd aan [adres], krachtens volmacht van de commissaris van de Koning, [naam], rechtsgeldig vertegendwoordigd door [naam], algemeen directeur, en handelend ter uitvoering van het Organisatiebesluit Provincie Gelderland [jaar] juncto Mandaatbesluit secretaris, hierna te noemen “provincie Gelderland”;

De publiekrechtelijke rechtspersoon, provincie Limburg, gevestigd aan [adres], krachtens volmacht van de commissaris van de Koning, [naam], rechtsgeldig vertegendwoordigd door [naam], algemeen directeur, en handelend ter uitvoering van het Organisatiebesluit Provincie Limburg [jaar] juncto Mandaatbesluit secretaris, hierna te noemen “provincie Limburg”;

De publiekrechtelijke rechtspersoon, provincie Noord-Brabant, gevestigd aan [adres], krachtens volmacht van de commissaris van de Koning, [naam], rechtsgeldig vertegendwoordigd door [naam], algemeen directeur, en handelend ter uitvoering van het Organisatiebesluit Provincie Noord-Brabant [jaar] juncto Mandaatbesluit secretaris, hierna te noemen “provincie Noord-Brabant”;

De publiekrechtelijke rechtspersoon, provincie Noord-Holland, gevestigd aan te Xxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx, krachtens volmacht van de commissaris van de Koning, [naam], rechtsgeldig vertegendwoordigd door [naam], algemeen directeur, en handelend ter uitvoering van het Organisatiebesluit Provincie Noord-Holland [jaar] juncto Mandaatbesluit secretaris, hierna te noemen “provincie Noord-Holland”;

De publiekrechtelijke rechtspersoon, provincie Utrecht, gevestigd aan Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX xx Xxxxxxx, krachtens volmacht van de commissaris van de Koning, de heer H. Xxxxxxx, rechtsgeldig vertegendwoordigd door xxxxxxx X. Xxxx-xxx Xxxxxxx, algemeen directeur, en handelend ter uitvoering van het Organisatiebesluit Provincie Utrecht 2004 juncto Mandaatbesluit secretaris, hierna te noemen “provincie Utrecht”;

De publiekrechtelijke rechtspersoon, Provincie Zeeland, gevestigd aan Xxxxx 0 xx 0000XX Xxxxxxxxxx, krachtens volmacht van de commissaris van de Koning, Drs. J.M.M. Polman, rechtsgeldig vertegendwoordigd door afdelingshoofd Facilitair, en handelend ter uitvoering van het besluit van Gedeputeerde Xxxxxx x.x. 00-00-0000, xxxxxx xx xxxxxx “Xxxxxxxxx Xxxxxxx”;

De publiekrechtelijke rechtspersoon, provincie Zuid-Holland, gevestigd aan XxxxXxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX xx Xxx Xxxx, krachtens volmacht van de commissaris van de Koning, [naam], rechtsgeldig vertegendwoordigd door [naam], algemeen directeur, en handelend ter uitvoering van het Organisatiebesluit Provincie Zuid-Holland [jaar] juncto Mandaatbesluit secretaris, hierna te noemen “provincie Zuid-Holland”;

gezamenlijk verder aan te duiden als het Collectief of de Deelnemers, en iedere partij als Deelnemer,

Overwegende dat:

A. Het Collectief in 2018 een Samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten ten behoeve van de gezamenlijke inkoop voor de levering van elektriciteit respectievelijk gas (CEP 1).

B. Het Collectief met een nieuwe Samenwerkingsovereenkomst het project Collectieve Energie Provincies (CEP 2.0) wenst voort te zetten op basis van het Projectplan (Bijlage 1) met als doel de gezamenlijke inkoop voor de levering van elektriciteit en gas te organiseren.

C. Het Collectief de collectieve doelstelling blijft nastreven; ‘100% duurzame energie verbruiken voor de eigen organisaties zonder inzet van fossiele brandstoffen in 2030’ en nieuwe afspraken wenst vast te leggen in onderhavige Samenwerkingsovereenkomst.

Komen overeen als volgt:

Artikel 1. Definities

- Centrale Contractmanager: de medewerker van de provincie Utrecht, die namens de Deelnemers van project CEP 1 de collectieve belangen en acties voortkomend uit de huidige overeenkomsten elektriciteit en gas overziet en aanspreekpunt is voor de betreffende leveranciers;

- Collectief: alle Deelnemers gezamenlijk, die deelnemen aan het project CEP 2.0 op basis van deze Samenwerkingsovereenkomst;

- Deelnemer: de provincie, die zich heeft aangesloten bij het Collectief;

- Eindadvies: rapport van de Externe Energie-adviseur waarin de mogelijkheden worden beschreven en een voorstel wordt gedaan, waarmee de Deelnemers invulling kunnen geven aan de klimaatdoelstellingen en gezamenlijk kunnen toewerken naar de inzet van energie zonder inzet van fossiele brandstoffen en daarmee wordt voorzien in de energiebehoefte van de Deelnemers na afloop van de huidige leveringsovereenkomsten voor elektriciteit en gas. De huidige leveringsovereenkomsten lopen respectievelijk af op 31 december 2024 en gas 31 december 2023, tenzij gebruik wordt gemaakt van een contractuele verlengingsoptie (per leveringsovereenkomst tweemaal verlenging met een jaar);

- Externe Energie-adviseur: de Externe Energie-adviseur die de opdracht op basis van het contract als bedoeld in artikel 9 lid 1 van deze Samenwerkingsovereenkomst uitvoert en onderdeel uitmaakt van het Kernteam CEP 2.0.;

- Kernteam CEP 2.0: onderdeel van de projectstructuur in het kader van het project CEP 2.0 en bestaande in de basis uit de Projectleider en de Externe Energie-adviseur; draagt zorg voor de coördinatie, de voortgang van het project CEP 2.0 en de communicatie naar Deelnemers. Het Kernteam CEP 2.0 kan naar behoefte worden versterkt met specialisten vanuit de Deelnemers;

- Penvoerder(schap): een door het Collectief benoemde Xxxxxxxxx, die gedurende de looptijd van de Samenwerkingsovereenkomst c.q. het project CEP 2.0 als trekker en aanspreekpunt van het Collectief fungeert en tevens als opdrachtgever optreedt jegens de Externe Energie-adviseur;

- Projectleider: de Projectleider maakt onderdeel uit van het Kernteam CEP 2.0. Bij aanvang van het Kernteam CEP 2.0 leverde de provincie Noord-Holland de Projectleider. Per 1 januari 2021 wordt de Projectleider geleverd door de provincie Utrecht.

- Projectplan CEP 2.0: het Projectplan (en eventueel opvolgende versies daarvan) als bedoeld in bijlage 1, welke onlosmakelijk deel uitmaakt van deze Samenwerkingsovereenkomst;

- Samenwerkingsovereenkomst: deze overeenkomst;

- Vertegenwoordigersoverleg: het overlegorgaan van project CEP 2.0, bestaande uit de Vertegenwoordigers van de Deelnemers.

- Vertegenwoordiger: een of meerdere natuurlijke personen van de Deelnemer, die het mandaat hebben en bevoegd zijn om deel te nemen aan het project CEP 2.0 en daarmee de betreffende Deelnemer vertegenwoordigen.

Artikel 2. Doel van de Samenwerkingsovereenkomst

1. Het primaire doel van deze Samenwerkingsovereenkomst is het vastleggen van bindende afspraken over:

a. de inzet van een coördinerend Kernteam CEP 2.0,

b. de taken en verantwoordelijkheden van dit Kernteam CEP 2.0 en

c. de verdeling van de kosten die aan deze inzet verbonden zijn.

In het bijbehorende Projectplan (Bijlage 1), alsook in artikel 6, 7, 8, 9 en 10 van deze Samenwerkingsovereenkomst zijn deze afspraken nader uitgewerkt. Bij eventuele tegenstrijdigheden tussen de Samenwerkingsovereenkomst en het Projectplan prevaleert de Samenwerkingsovereenkomst.

2. Het primaire doel van het project CEP 2.0 is om op basis van het Eindadvies uiterlijk per 1 januari 2024 opnieuw gas en uiterlijk per 1 januari 2025 elektriciteit voor het Collectief te hebben ingekocht, tenzij er tussentijds andere oplossingen voor provinciaal energieverbruik zijn gevonden of besloten wordt om de leveringsovereenkomst (gas en/of elektriceit) te verlengen op basis van de verlengingsoptie van de huidige overeenkomsten. Om dit doel te bereiken worden de activiteiten zoals vermeld in het Projectplan CEP 2.0 doorlopen om te komen tot een Eindadvies en besluitvorming hierover.

Artikel 3. Scope van de Samenwerkingsovereenkomst

1. De Samenwerkingsovereenkomst ziet op het gehele project CEP 2.0 met betrekking tot het sluiten van opvolgende (individuele) overeenkomsten voor de levering van elektriciteit en de levering van gas ten behoeve van de Deelnemers van deze Samenwerkingsovereenkomst. Het project CEP 2.0 kent voor zowel het ondereel elektriciteit als voor het onderdeel gas twee fasen, te weten:

a. Fase A: interne inventarisatie, het verkennen van de markt, het bepalen van de inkoopscenario’s, opstellen Eindadvies en besluitvorming op basis van het Eindadvies,

b. Fase B: vertaling van het gekozen inkoopscenario naar een uitvraag van een collectieve Europese aanbesteding, het uitvoeren van de collectieve Europese aanbesteding en de voorbereiding/ migratie verzorgen ten behoeve van de volgende contractperiode uitvoeren voor de Deelnemers.

Het project CEP 2.0 fase A is voor zowel het onderdeel elektriciteit en het onderdeel gas reeds gestart op 1 oktober 2020.

2. De Samenwerkingsovereenkomst heeft geen betrekking op het beheer van de reeds lopende energieleveringscontracten (CEP 1). De planning en inhoud van het project CEP 2.0 zijn afgestemd op de looptijd van de door per individuele Deelnemer gesloten contracten met collectieve voorwaarden, waarbij uitgegaan wordt van de einddatum 31 december 2023 (voor gas) en 31 december 2024 (voor elektriciteit) indien er geen opties tot verlenging worden gelicht.

3. De Samenwerkingsovereenkomst ziet niet op het beheer van de nog per Deelnemer te sluiten energieleveringscontracten (Fase 3 CEP 2.0).

Artikel 4. Duur van de Samenwerkingsovereenkomst

1. Deze Samenwerkingsovereenkomst treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 oktober 2020, nadat deze door alle Deelnemers van het Collectief rechtsgeldig is ondertekend.

2. De Samenwerkingsovereenkomst eindigt van rechtswege drie maanden nadat het laatste energiecontract van CEP 1 is geëindigd. Indien er geen opties tot verlenging in de energiecontracten worden gelicht eindigt deze overeenkomst derhalve op 1 april 2025.

3. Deelnemers kunnen besluiten om de duur van de Samenwerkingsovereenkomst te verlengen, indien dat in het belang van het beoogde doel noodzakelijk is.

Artikel 5. Voortijdige beëindiging van deelname door deelnemer(s)

1. Iedere Deelnemer behoudt zich het recht voor om op basis van het Eindadvies (fase A), zoals bedoeld in het Projectplan CEP 2.0, zijn deelname aan het Collectief en deze Samenwerkingsovereenkomst te beëindigen. Dit wordt schriftelijk kenbaar gemaakt bij de Projectleider. Deze zogenaamde opt-out regeling treedt in werking na oplevering van het Eindadvies (fase A) en geldt voor een nader te bepalen termijn welke zal worden vermeld in het Eindadvies.

2. Indien een Deelnemer uit het Collectief en de Samenwerkingsovereenkomst treedt zal een

eindafrekening plaatsvinden van de kosten voor de inzet van de Externe Energie-Adviseur voor fase A op basis van de overeengekomen verdeelsleutel, zie artikel 10 lid 6 van deze Samenwerkingsovereenkomst.

3. Fase B kent uitdrukkelijk geen opt-out regeling aangezien dit de fase van de Europese aanbesteding(en) betreft.

Artikel 6. Penvoerder, proces en besluitvorming

1. Vanuit het Collectief heeft provincie Noord-Holland het Penvoerderschap op zich genomen van 1 oktober 2020 tot 31 maart 2023. Het Penvoerderschap is met ondertekening van deze Samenwerkingsovereenkomst door de Deelnemers per 1 april 2023 overgegaan naar de provincie Utrecht.

2. Het Penvoerderschap wordt uitgevoerd voor het project CEP 2.0 en conform het Projectplan CEP 2.0.

3. De Vertegenwoordigers leggen het Eindadvies (fase A) voor binnen de eigen organisaties ter besluitvorming of de Deelnemer wel of niet wenst te handelen conform het Eindadvies. Indien een Deelnemer niet langer wenst deel te nemen aan het Collectief geldt het bepaalde in artikel 5 van deze Samenwerkingsovereenkomst.

4. Het collectieve besluit naar aanleiding van het Eindadvies is het resultaat van de individuele besluiten van alle Deelnemers tezamen. Hierbij geldt dat elke Deelnemer een gelijke stem heeft ten opzichte van andere Deelnemers.

a. Een besluit is bindend met betrekking tot het Collectief als deze unaniem door de Deelnemers is genomen.

b. Indien er geen unaniem besluit is en er geen consensus mogelijk blijkt te zijn, dan wordt getracht om individuele wensen in te passen. Mocht ook daarmee geen consensus gegenereerd worden, dan wordt er alsnog teruggevallen op het besluit van de meerderheid wat dan voor alle Deelnemers bindend is, waarbij het voor een individuele Deelnemer mogelijk is om zijn deelneming aan het Collectief te beëindigen, conform artikel 5.

Artikel 7. Rollen, taken en verantwoordelijkheden Kernteam CEP 2.0

1. Het Kernteam CEP 2.0 werkt conform het Projectplan CEP 2.0 en verantwoordt zich aan de Penvoerder.

2. De werkzaamheden van het Kernteam CEP 2.0 en de aan het Kernteam CEP 2.0 toegedeelde taken zijn adviserend, richtinggevend, coördinerend en uitvoerend van aard.

3. Het Kernteam CEP 2.0 geeft adviezen en voorstellen tot besluitvorming en betrekt de Deelnemers hierbij via het Vertegenwoordigersoverleg.

4. Deze voorstellen voor besluitvorming worden tenminste 10 werkdagen voor het Vertegenwoordigersoverleg bekend gemaakt aan de Deelnemers.

5. Het Kernteam CEP 2.0 kan Vertegenwoordigers verzoeken relevante informatie aan te leveren.

6. Het Kernteam CEP 2.0 bestaat uit tenminste de volgende rollen:

a. Projectleider CEP 2.0; verwachte inzet van 8 uur p/w

b. Externe Energie-adviseur; verwachte inzet van 16 uur p/w Extra benodigde capaciteit in overleg met de Deelnemers.

7. Het Kernteam CEP 2.0 zal naar gelang de behoefte samenwerken met de Centrale Contractmanager van CEP 1.

8. Het Kernteam CEP 2.0 is niet verantwoordelijk voor het interne besluitvormingsproces van een Deelnemer. De Vertegenwoordiger van een Deelnemer zal zich inspannen om de interne besluitvorming te bevorderen in het belang van de besluitvorming binnen het Collectief.

Artikel 8. Rollen, taken en verantwoordelijkheden van de Deelnemer/Vertegenwoordigersoverleg

1. De Deelnemers stellen binnen hun eigen organisatie een of meerdere Vertegenwoordiger(s) aan. De Vertegenwoordigers van alle Deelnemers komen samen in het Vertegenwoordigersoverleg. De Vertegenwoordigers behartigen de belangen van de Deelnemer en faciliteren het besluitvormingsproces binnen de eigen organisatie.

2. De Vertegenwoordigers sluiten qua expertise aan op de fase waarin het project zich bevindt. Deelnemer draagt hiervoor de verantwoordelijkheid. Per Vertegenwoordigersoverleg kan er derhalve een andere Vertegenwoordiger van de Deelnemer plaatsnemen. Xxxxxxxxx is verantwoordelijk voor de (kennis)overdracht tussen zijn verschillende Vertegenwoordigers.

3. De Projectleider neemt initiatief tot het houden van een Vertegenwoordigersoverleg, maar ook Deelnemers kunnen hiertoe verzoeken.

4. Van iedere Deelnemer wordt verwacht dat deze via een Vertegenwoordiger deelneemt aan het Vertegenwoordigersoverleg.

Artikel 9. Volmachtverlening

1. Deelnemers hebben in het verleden opdracht gegeven aan de provincie Noord-Holland om, middelijk, namens alle individuele Deelnemers gezamenlijk de Externe Energie-adviseur te contracteren voor advies en uitvoering binnen project CEP 2.0, als bedoeld in overweging B. Indien en voor zover noodzakelijk dient deze Samenwerkingsovereenkomst als een bekrachtiging voor de volmachtverlening en/of opdrachtverlening door een Deelnemer aan de provincie Noord-Holland gezien te worden.

2. Daarnaast zal een separate volmacht, mandaat en machtiging door alle Deelnemers worden afgegeven aan provincie Utrecht, die het penvoerderschap van de provincie Noord-Holland per 1 april 2023 zal overnemen. Deze volmacht, mandaat en machtiging ziet op de privaatrechtelijke rechtshandelingen die de penvoerder zal uitvoeren in het kader van deze Samenwerkingsovereenkomst c.q. het project CEP 2.0.

Artikel 10. Kostenverdeling

1. Iedere Deelnemer draagt de eigen kosten verbonden aan zijn deelname aan de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst. Dit betreft in ieder geval de kosten van de eigen personele inzet, de vertegenwoordiger en interne afstemmingskosten.

2. De provincie Utrecht draagt daarbij de kosten van de Projectleider met terugwerkende kracht per 1 januari 2021.

3. Het Collectief draagt gezamenlijk de kosten voor de inzet van de Externe Energie-adviseur volgens het Projectplan geraamd op maximaal € 85.000,- per jaar voor de duur van het CEP 2.0, ingaande 1 oktober 2020.

4. De facturen op basis van het contract als genoemd in artikel 9, lid 1 worden gedurende de gehele looptijd betaald door de betreffende Penvoerder, nadat de Penvoerder heeft vastgesteld dat de gefactureerde werkzaamheden daadwerkelijk zijn verricht. De kosten met betrekking tot dit contract worden door de Penvoerder in rekening gebracht aan de Deelnemers op basis van de verdeelsleutel zoals beschreven in lid 6 van dit artikel.

5. Het Kernteam CEP 2.0 gaat uit van een kostendekkende raming als bedoeld in het Projectplan.

Reserveringen voor onvoorziene extra kosten zijn niet meegenomen in het Projectplan. Wanneer extra kosten worden voorzien zullen deze eerst ter goedkeuring aan de Deelnemers worden voorgelegd via het Vertegenwoordigersoverleg.

6. De kosten, als bedoeld onder de leden 3 en 5 van dit artikel worden periodiek door de Penvoerder aan alle Deelnemers in rekening gebracht, naar rato van de verdeelsleutel van de verschillende afnamevolumes elektriciteit en gas op kWh basis van het jaar 2021.

Artikel 11. Communicatie

1. Iedere Deelnemer dient rekening te houden met de belangen van het Collectief wanneer zij communiceert met derden.

2. Indien een Deelnemer communiceert met derden over het Collectief dan wel over collectieve belangen verbonden aan deze Samenwerkingsovereenkomst dan stelt zij de andere Deelnemers hier vooraf tijdig van in kennis. Interne communicatie hoeft niet gedeeld te worden met het Collectief.

3. Wanneer het Collectief gezamenlijk wenst te communiceren naar rechtspersonen, die geen deel uitmaken van het Collectief dan wordt dit – via het Vertegenwoordigersoverleg - neergelegd bij het Kernteam CEP 2.0 ter uitvoering ervan.

4. Als tijdens de duur van het CEP 2.0 project onderwerpen verband houdende met het project, aandacht van de media trekken, waarbij Deelnemers mogelijk in hun belang geschaad kunnen worden, dan wordt de Projectleider daarvan onverwijld op de hoogte gesteld, die op zijn beurt de Deelnemers onverwijld in kennis stelt.

5. Het Kernteam CEP 2.0 communiceert over interne zaken met de Deelnemers via het Vertegenwoordigersoverleg. De Vertegenwoordigers in het Vertegenwoordigersoverleg zijn verantwoordelijk voor het delen van deze informatie met zijn/ haar directies en besturen.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

1. De leden van Kernteam CEP 2.0 spannen zich in om de binnen het Collectief gemaakte afspraken op basis van redelijkheid en uitvoerbaarheid te behandelen en uit te voeren. Het Kernteam CEP 2.0, de provincies Utrecht en Noord-Holland en/of de individuele leden van het Kernteam CEP

2.0 zijn niet aansprakelijk voor schade op welke grondslag dan ook, die mochten ontstaan bij de andere Deelnemers of bij derden als gevolg van de uitvoering van de aan haar in deze Samenwerkingsovereenkomst toegewezen verplichtingen, verantwoordelijkheden, rollen of taken.

2. Iedere Deelnemer staat in voor de juistheid, actualiteit en volledigheid van de door haar in de samenwerking ingebrachte informatie.

Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenregeling

1. Op deze Samenwerkingsovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

2. Wijzigingen van en aanvullingen op deze Samenwerkingsovereenkomst zijn slechts van kracht voor zover zij schriftelijk en door alle Deelnemers zijn overeengekomen.

3. Derden kunnen geen rechten ontlenen aan de inhoud van deze Samenwerkingsovereenkomst.

4. Deelnemers zullen eventuele onderlinge geschillen, welke verband houden met (de uitvoering van) deze Samenwerkingsovereenkomst, trachten via een minnelijk overleg te beslechten. Geschillen welke niet via overleg kunnen worden beslecht, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement te Midden-Nederland.

Aldus overeengekomen en ondertekend, zie volgende pagina handtekeningenblad.

Bijlagen:

1. Projectplan CEP 2.0 versie 1.1 maart 2023

Handtekeningenblad Samenwerkingsovereenkomst CEP 2.0 (2020-2025):

Provincie Flevoland, Provincie Gelderland,

namens deze, namens deze,

……………………………….….... …………………………………………….

…………………………….………. …………………………………………….

Provincie Limburg, Provincie Noord-Brabant,

namens deze, namens deze,

……………………………….….... …………………………………………….

…………………………….………. …………………………………………….

Provincie Noord-Holland, Provincie Utrecht,

namens deze, namens deze,

……………………………….….... …………………………………………….

…………………………….………. …………………………………………….

Provincie Zeeland, Provincie Zuid-Holland,

namens deze, namens deze,

……………………………….….... …………………………………………….

…………………………….………. …………………………………………….

a.u.b. de ingevulde en ondertekende Samenwerkingsovereenkomst CEP ingescand en digitaal retourneren uiterlijk op 31 maart 2023 aan penvoerder CEP: de heer provincie Utrecht via e-mailbox @xxxxxxxxx-xxxxxxx.xx

Model mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit

Gedeputeerde Staten van Provincie Zeeland en de

Commissaris van de Koning van Provincie Zeeland,

ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

Gelet op artikelen 59a, tweede lid, en 176, tweede lid, van de Provinciewet;

Overwegende:

- dat een achttal provincies, waaronder Provincie Zeeland, vanuit het samenwerkingsverband Collectieve Energie Provincies (hierna: CEP 2.0) voornemens zijn om een gezamenlijke Europese aanbesteding te organiseren voor de levering van gas en/of elektriciteit;

- dat de betreffende provincies hun samenwerking hebben vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst project Collectieve Energie Provincies 2.0 (2020-2025);

- dat Provincie Noord-Holland het Penvoerderschap op zich heeft genomen van 1 oktober 2020 tot en met 31 maart 2023.

- dat Provincie Utrecht per 1 april 2023 in het kader van voornoemde Samenwerkingsovereenkomst als penvoerder namens het samenwerkingsverband CEP 2.0 de Europese aanbestedingsprocedure zal uit voeren en de noodzakelijke besluiten dient te nemen ten aanzien van deze aanbesteding tot en met de definitieve gunning op zich te nemen;

- dat in het kader van voornoemde Samenwerkingsovereenkomst Gedeputeerde Staten resp. de commissaris van de Koning met terugwerkende kracht mandaat en volmacht wensen te verlenen aan de Provincie Noord-Holland voor de uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst in de periode dat Provincie Noord-Holland penvoerder was;

- dat in het kader van voornoemde Samenwerkingsovereenkomst Gedeputeerde Staten resp. de commissaris van de Koning mandaat en volmacht wensen te verlenen aan de Provincie Utrecht, teneinde deze in staat te stellen om mede namens de deelnemende provincies een gezamenlijke Europese aanbesteding uit te voeren;

- dat met de ondertekening van voornoemde overeenkomst wordt geacht te zijn voldaan aan de instemming, bedoeld in artikel 10:4, eerste lid, Algemene wet bestuursrecht;

Besluiten:

Artikel 1 Mandaatverlening

1. Mandaat verlenen aan Gedeputeerde Staten van Provincie Utrecht om mede namens Gedeputeerde Staten van Provincie Zeeland de (voorbereiding van de) Europese aanbesteding voor een leveringsovereenkomst voor gas en/of elektriciteit te starten indien vanuit het samenwerkingsverband CEP 2.0 hiertoe wordt besloten.

2. Mandaat verlenen aan Gedeputeerde Staten van Provincie Utrecht om mede namens Gedeputeerde Staten van Provincie Zeeland op basis van de Europese aanbesteding voor een leveringsovereenkomst voor gas en/of elektriciteit de betreffende leveringsovereenkomst te gunnen.

3. Op basis van de gunning zal iedere deelnemende provincie individueel een leveringsovereenkomst (gas en/of elektriciteit) met de betreffende energieleverancier overeenkomen.

4. Met terugwerkende kracht mandaat verlenen aan de Provincie Noord-Holland voor de uitvoering van het penvoerderschap voor de Samenwerkingsovereenkomst.

Artikel 2 Volmacht en machtiging

1. Volmacht verlenen aan Gedeputeerde Staten van Provincie Utrecht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn ten behoeve van vervulling van het onder artikel 1 verleende mandaat.

2. Deze volmacht omvat uitdrukkelijk niet het namens Gedeputeerde Staten/bestuur van Provincie Zeeland sluiten, ondertekenen en beheren van contracten die rechtstreeks verband houden met de Europese aanbesteding met betrekking tot leveringsovereenkomst voor gas en/of elektriciteit CEP 2.0.

3. Met terugwerkende kracht volmacht verlenen aan Gedeputeerde Staten van Provincie Noord- Holland tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn ten behoeve van vervulling van het onder artikel 1 verleende mandaat gedurende de periode dat Provincie Noord-Holland penvoerder was.

Artikel 3 Ondermandaat en –volmacht

Gedeputeerde Staten van Provincie Utrecht kan ter uitoefening van het bepaalde onder artikel 4, aan haar verleende bevoegdheden ondermandaat en ondervolmacht verlenen aan onder

haar ressorterende (leidinggevende) functionarissen die belast zijn met de onderhavige aanbesteding.

Artikel 4 Procesvertegenwoordiging

Gedeputeerde Staten van Provincie Utrecht zijn in afstemming met de contactpersonen van Provincie Zeeland gemachtigd te besluiten tot het voeren van rechtsgedingen en het vertegenwoordigen van de provincies in en buiten rechte, voor zover deze vertegenwoordiging rechtstreeks verband houdt met de Europese aanbesteding, zoals bijvoorbeeld het afhandelen van klachten over de aanbesteding of het voeren van een kort geding naar aanleiding van de gunningsbeslissing, en past binnen de kaders van de Samenwerkingsovereenkomst ‘project Collectieve Energie Provincies 2.0 (2020-2025)’.

Artikel 5 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt onmiddellijk in werking na bekendmaking.

Artikel 6 Instructies

De mandataris/gevolmachtigde neemt bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden algemene instructies en instructies per geval van Xxxxxxxxxxxx Staten en de commissaris van de Koning in acht, bedoeld in artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 7 Informatieplicht

1. De mandataris/gevolmachtigde stelt de contactpersoon van Provincie Zeeland tijdig in kennis van krachtens mandaat te nemen of reeds genomen besluiten waarvan hij redelijkerwijs moet aannemen dat kennisneming door Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning gewenst is.

2. Kennisgeving als bedoeld in het eerste lid vindt in ieder geval plaats indien:

• de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven;

• het besluit ertoe kan leiden dat de provincie aansprakelijk wordt gesteld.

3. Gedeputeerde Staten kunnen, respectievelijk de commissaris van de Koning kan op grond van de kennisgeving, bedoeld in het eerste lid, ten aanzien van een voorgenomen besluit bepalen dat van het bij of krachtens dit besluit verleende mandaat of de machtiging geen gebruik mag worden gemaakt.

Artikel 8 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit Provincie Utrecht inzake aanbesteding Collectieve Energie Provincies (CEP 2.0).

(plaats en datum)

Gedeputeerde Staten voornoemd, de voorzitter,

(naam)

de secretaris, (naam)

Commissaris van de Koning voornoemd, (naam)

Projectplan Collectieve Energie provincies

Project CEP 2.0

Project: CEP 2.0 (= Collectieve Energie-inkoop Provincies)

Opdrachtgever: De gecombineerde vergadering van BAC Energie en BAC Mobiliteit Penvoerder: Provincie Utrecht

Projectleider: Climex –

Periode: 2020-2025

Versie: 1.3 - maart 2023

Inhoudsopgave

1 Inleiding 3

2 Projectbeschrijving 3

2.1 Scope 3

2.2 Doelstelling, beoogd resultaat en relevantie project CEP 2.0 3

3 Projectaanpak 4

3.1 Procesfasen Elektriciteit 4

3.2 Fasering en besluitvorming m.b.t. elektriciteit 5

Stap 1: Interne inventarisatie 5

Stap 2: Externe oriëntatie 5

Stap 3: Xxxxxxxxxx 0

Stap 4: Besluitvorming 6

Einde fase A 6

Stap 5: Opt-out optie 6

Stap 6: aanvang fase B 6

3.3 Fasering en besluitvorming m.b.t. gas 6

Stap 1: Interne inventarisatie 7

Stap 2: Externe oriëntatie 7

Stap 3: Eindadvies en besluitvorming 8

Einde fase A 8

Stap 4: Opt-out optie 8

Aanvang fase B 8

Stap 5: voorbereiding en uitvoering Europese aanbesteding 8

Aanvang fase C 8

4 Projectmanagement 8

4.1 Organisatie 8

4.2 Wijzigingen en aanvullingen 9

4.3 Vragen of Opmerkingen 9

1 Inleiding

Project CEP 2.0 gaat over de voorbereiding op de volgende contractperioden voor de leveringen van elektriciteit en gas aan het Collectief en is een vervolg van project CEP 1. Dit Projectplan beschrijft de scope en de doelstelling van het project, de projectaanpak en het projectmanagement.

De gecombineerde vergadering van BAC Energie en BAC Mobiliteit heeft eind 2017 opdracht gegeven een collectief te vormen voor de inkoop van duurzaam opgewekte energie per 1-1-2020 én opdracht gegeven tot het gezamenlijk onderzoeken van de mogelijkheden om duurzaam te voorzien in de toekomstige energiebehoefte van de provinciale energieaansluitingen met als uitgangspunt de collectieve duurzaamheidsdoelstellingen van de deelnemende provincies om de CO2-uitstoot en het gebruik van fossiele brandstoffen te reduceren. Project CEP 2.0 geeft invulling aan het tweede deel van deze opdracht.

Project CEP 1 heeft geresulteerd in de huidige leveringsovereenkomsten voor duurzame elektriciteit en groen gas. De expiratiedata van de huidige overeenkomsten zijn respectievelijk 31 december 2024 voor de levering van elektriciteit en 31 december 2023 voor de levering van gas. De totale inkoopwaarde varieert, afhankelijk van de groothandelsprijzen, tussen de 5 miljoen Euro en 18 miljoen Euro per jaar.

Eind 2020 hebben de deelnemende provincies hun wens om deel te nemen aan project CEP 2.0 herbevestigd aan provincie Noord-Holland (initiatiefnemer CEP en Penvoerder van het Collectief tot datum 31 maart 2023). In navolging zijn de afspraken met betrekking tot het project CEP 2.0 met de deelnemende provincies afgestemd. Deze afspraken zijn vervolgens geactualiseerd en vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst, waarvan dit Projectplan onderdeel uitmaakt.

De provincies die deelnemen zijn: Flevoland, Gelderland, Limburg, Noord-Brabant, Noord-Holland, Utrecht, Zeeland en Zuid-Holland.

Het Projectplan is geschreven op basis van de ervaringen uit de periode 2018-2020, de evaluatie onder de deelnemers in 2020 en de inventarisatiegesprekken van 2021 waarin we gezamenlijk hebben gekeken naar kansen en verbeteringen van project CEP. Het Projectplan is geactualiseerd en in maart 2023 opnieuw aangeboden aan de Deelnemers.

Daar waar in dit document woorden met een hoofdletter beginnen, wordt verwezen naar de definitie van deze woorden zoals geformuleerd in de Samenwerkingsovereenkomst.

Daar waar de inhoud van dit document strijdig is met de inhoud van de Samenwerkingsovereenkomst prevaleert het bepaalde in de Samenwerkingsovereenkomst boven het bepaalde in dit Projectplan.

2 Projectbeschrijving

2.1 Scope

Het project CEP 2.0 richt zich primair op het inkopen van elektriciteit en gas voor de eigen organisaties. Collectief verbruiken de provincies per jaar ongeveer 80 GWh elektriciteit en 1,3 miljoen kuub groen gas. Met de huidige leveringsovereenkomsten wordt volledig duurzaam voorzien in de energiebehoefte. De provincies wekken in toenemende mate zelf elektriciteit op, wat (gedeeltelijk) onderdeel is en dient te blijven van de leveringsovereenkomsten. De huidige leveringsovereenkomsten voorzien hierin. Naast leveringszekerheid, betaalbaarheid en duurzaamheid heeft het Collectief ook als doel om een bijdrage te leveren aan de energietransitie en daarin een voorbeeldrol te pakken. Dit doet zij met de huidige overeenkomsten o.a. met het kansendossier waarbij kennis wordt ontwikkeld over gelijktijdigheid van opwek en verbruik (uurmatching).

Dit Projectplan gaat over de voorbereiding op de nieuwe contractperiode. De voorbereiding wordt onderverdeeld in een fase A (inventarisatie en Eindadvies) en een fase B (voorbereiding en uitvoering van een Europese aanbesteding). Deze fasen worden in hoofdstuk 3 van dit Projectplan toegelicht.

2.2 Doelstelling, beoogd resultaat en relevantie project CEP 2.0

“Het primaire doel van project CEP 2.0 is om te voorzien in de energiebehoefte voor elektriciteit en gas voor de perioden die starten aansluitend op de huidige leveringsperioden, voor gas is dat 1 januari 2024 en voor elektriciteit 1 januari 2025”. De huidige leveringsperioden kunnen met wederzijds akkoord worden verlengd door het lichten van optiejaren.

De deelnemers aan het Collectief hebben in de voorgaande periode gezamenlijk de doelstelling geformuleerd om “per 2030 100% duurzaam opgewekte energie te verbruiken zonder inzet van fossiele brandstoffen”. De huidige leveringsovereenkomsten zijn een goede eerste stap. Of deze doelstelling ook daadwerkelijk te realiseren is hangt van zowel interne als externe factoren af. Met project CEP 2.0 dient inzichtelijk te worden welke mogelijkheden er zijn om de doelstelling te realiseren.

Het beoogd resultaat van Project CEP 2.0 is:

1. Dat de deelnemers op een (kosten-) efficiënte wijze nieuwe leveringsovereenkomsten verkrijgen;

2. Dat de deelnemers profiteren van relevante en adequate collectieve kennisontwikkeling;

3. Dat de mogelijkheden inzichtelijk worden om: “per 2030 100% duurzaam opgewekte energie te verbruiken zonder inzet van fossiele brandstoffen”;

4. Dat een bijdrage wordt geleverd aan het behalen van doelstellingen op samenhangende onderwerpen als: maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en duurzaam inkopen, CO2-neutraliteit, fossiel-vrije bedrijfsvoering, energietransitie, kostenreducties en leveringszekerheid van elektriciteit en gas. Deze doelstellingen worden gedefinieerd tijdens de inventarisatiefase van Project CEP 2.0.

Relevantie van project CEP 2.0

Vanuit de programma’s “Het goede voorbeeld” en vanuit politieke afspraken en maatschappelijke verwachtingen, is de manier waarop de provincies zelf in hun energiebehoefte voorzien een belangrijk thema en een onderwerp waarmee invulling gegeven kan worden aan politieke ambities en beloften.

Wanneer provincies niet (tijdig) voorzien in hun energiebehoefte (de levering van elektriciteit en gas niet zeker stellen) komt de bedrijfsvoering van de provinciale organisaties tot stilstand en het maatschappelijke veiligheid in het geding. De elektriciteitsbehoefte betreft immers provinciale gebouwen, openbare verlichting (provinicale wegen), openbare werken (bruggen, tunnels, pompen en gemalen) en meer.

3 Projectaanpak

Voor de leveringsovereenkomsten elektriciteit gelden andere einddatums dan voor de leveringsovereenkomsten groen gas, respectievelijk ultimo 2024 en ultimo 2023. De economische waarde van de overeenkomsten elektriciteit ten opzichte van de leveringsovereenkomsten groen gas is vele malen groter. En voor de leveringsovereenkomsten elektriciteit geldt dat er meer keuzemogelijkheden zijn, wat de voorbereiding op de nieuwe contractperiode veel complexer maakt. Om deze redenen wordt in dit hoofdstuk de planning voor elektriciteit en gas separaat van elkaar toegelicht.

De projectfasen A en B lopen voor elektriciteit en gas als gevolg niet per sé synchroom.

3.1 Procesfasen Elektriciteit

In de bovenstaande grafische weergave is het proces van CEP 2.0 m.b.t. de leveringsovereenkomsten elektriciteit gefaseerd weergegeven. Voor de voorbereidingen van de leveringsovereenkomsten gas geldt een ander tijdspad, welke in paragraaf 3.3 is weergegeven.

Het onderwerp energietransitie is de afgelopen jaren prominent op de agenda komen te staan. Daarom is de eerste stap van Project CEP 2.0 te inventariseren wat de (nieuwe) wensen en randvoorwaarden zijn van de Deelnemers. Deze stap staat schematisch weergegeven als Interne inventarisatie als onderdeel van Fase A.

Ook is de energiemarkt de afgelopen tijd veranderd. Enerzijds door toename van duurzame energiebronnen, maar vooral door de gevolgen van de energiecrisis o.a. veroorzaakt door de oorlog in de Oekraïne en de sancties van de EU tegen Rusland. Met een externe oriëntatie wordt verkend wat deze veranderingen zijn en wat de mogelijkheden zijn om de doelstelling van CEP te realiseren. Deze stap staat schematisch weergegeven als externe oriëntatie als onderdeel van Fase A.

De bevindingen van de interne inventarisatie en externe oriëntatie worden vervolgens beschreven in het Eindadvies, waarin ook een inkoopscenario zal worden geadviseerd.

Het Collectief zal op basis van het Eindadvies gezamenlijk besluiten welk inkoopscenario toe te passen. Met de besluitvorming wordt Fase A afgerond.

Na de afronding van fase A geldt dat Deelnemers gebruik kunnen maken van de opt-out optie. Dit betekent dat wanneer zij zich willen onthouden aan verdere deelname aan het project zij op dat moment, dus voor aanvang van fase B, de gelegenheid hebben om uit te stappen.

Fase B start met het opstellen van een aanbestedingsstrategie. Dit is de vertaling van het gekozen inkoopscenario naar een uitvraag van een collectieve Europese aanbesteding. Tot slot zal Project CEP 2.0 de collectieve Europese aanbesteding uitvoeren en de voorbereiding/ migratie verzorgen ten behoeve van de volgende contractperiode.

3.2 Fasering en besluitvorming m.b.t. elektriciteit

Ter verduidelijking worden in deze paragraaf de processtappen van fase A verder uitgediept.

Stap 1: Interne inventarisatie

Bij de actualisering van dit Projectplan is deze stap reeds uitgevoerd en is het rapport dat eruit is voortgekomen in de zomer van 2022 door de Deelnemers geaccodeerd.

In deze stap zijn alle wensen en randvoorwaarden die de Deelnemers hebben voor de volgende contractperiode geïnventariseerd. Deze inventarisatie bestond enerzijds uit bronnenonderzoek en anderzijds uit gesprekken met de provincies.

Voor het bronnenonderzoek zijn de coalitieakkoorden, de RES-en (concept of 1.0) en beleidsdocumenten geraadpleegd. Daarnaast zijn andere publiek beschikbare documenten geraadpleegd die op enigerlei wijze richting kunnen geven m.b.t. de wensen en randvoorwaarden voor het inkopen van duurzaam opgewekte energie.

De gesprekken zijn gehouden met Vertegenwoordigers van de provincies, waaronder inkoopadviseurs, contractmanagers, duurzaamheidsadviseurs, infra- en gebouwenbeheer managers en beleidsmedewerkers. Ter voorbereiding hebben deze personen een notitie ontvangen met daarin een toelichting op project CEP 2.0, een toelichting op het inventarisatiegesprek en een vragenlijst. Iedere provincie kon zelf bepalen door wie zij zich in het gesprek wil laten vertegenwoordigen. Indien gewenst konden er meerdere gesprekken per provincie plaatsvinden.

Stap 2: Externe oriëntatie

In deze stap wordt geïnventariseerd welke nieuwe mogelijkheden de markt kan bieden om op een duurzame manier in de energiebehoefte te voorzien. Deze stap is in 2022 reeds voorbereid. In 2023 worden de gesprekken met marktpartijen daadwerkelijk gevoerd.

Het doel van de externe oriëntatie is om informatie op te halen hoe de markt is veranderd en wat de gevolgen zijn van deze veranderingen voor de Deelnemers. Een tweede doel is om inzicht te krijgen op welke manier volgens marktpartijen de doelstelling van de provincies “per 2030 100% duurzaam opgewekte energie te verbruiken zonder inzet van fossiele brandstoffen” gerealiseerd kan worden. Er zal gesproken worden met de traditionele energieleveranciers, maar ook met nieuwe marktpartijen die anders dan het traditionele leveranciersmodel kunnen bijdragen in de voorziening van de energiebehoeften. Tot deze partijen behoren

bijvoorbeeld ook aanbieders van opslagcapaciteit of platformen die vraag en aanbod gelijktijdig bij elkaar brengen. Daarnaast zullen er gesprekken worden gevoerd met netbeheerders inzake de gevolgen voor de provincies van netcongestie. Met andere woorden er zal een zeer brede marktoriëntatie plaatsvinden.

Stap 3: Eindadvies

Wanneer de individuele wensen en randvoorwaarden zijn geïnventariseerd en de externe oriëntatie is uitgevoerd is de volgende stap om te bezien in hoeverre deze samen te voegen zijn tot enerzijds collectieve uitgangspunten en anderzijds tot realiseerbare oplossingen voor de volgende contractperiode. In dit proces zullen de Deelnemers actief worden betrokken, zodat met gezamenlijk overleg een oplossingsrichting wordt gekozen. Een uitkomst kan ook zijn dat er niet een, maar meerdere oplossingsrichtingen worden gekozen.

De gekozen oplossingsrichting zal samen met de conclusies van de interne inventarisatie en de externe oriëntatie worden verwoord in het Eindadvies. Dit document zal aan de Deelnemers worden aangeboden ter besluitvorming.

N.b. het Eindadvies is weliswaar op basis van de coalitieakkoorden en (politieke) inzichten van voor de verkiezingen van 15 maart 2023 opgesteld, maar is vertaald naar een langere termijn doelstelling, zodat ook de besturen die aantreden na 15 maart 2023 zich kunnen uitspreken over de mogelijkheden die het Eindadvies schetst. Desgewenst zal in een mogelijk veranderend politiek landschap een bestuurlijke onderbouwing van de genomen beslissingen worden verstrekt.

Stap 4: Besluitvorming

De Deelnemers worden gevraagd om een besluit te nemen over de voorgestelde oplossingsrichting.

Het collectieve besluit naar aanleiding van het Eindadvies is het resultaat van de individuele besluiten van alle Deelnemers tezamen. Hierbij geldt dat elke Deelnemer een gelijke stem heeft ten opzichte van andere Deelnemers.

• Een besluit is bindend met betrekking tot het Collectief als deze unaniem door de Deelnemers is genomen.

• Indien er geen unaniem besluit is en er geen consensus mogelijk blijkt te zijn, dan wordt getracht om individuele wensen in te passen. Mocht ook daarmee geen consensus gegenereerd worden, dan wordt er alsnog teruggevallen op het besluit van de meerderheid wat dan voor alle Deelnemers bindend is, waarbij het voor een individuele Deelnemer mogelijk is om zijn deelneming aan het Collectief te beëindigen, conform artikel 5 van de Samenwerkingsovereenkomst.

Einde fase A

Fase A wordt na de besluitvorming (stap 4) automatisch beëindigd.

Stap 5: Opt-out optie

Deelnemers hebben de mogelijkheid om zich te onthouden aan verdere deelname aan project CEP 2.0 onderdeel duurzame elektriciteit, door gebruik te maken van de opt-out optie. Deelnemers kunnen van deze optie gebruik maken op basis van de besluitvorming en voordat fase B aanvangt.

Stap 6: aanvang fase B

Hoe fase B precies vorm gaat krijgen hangt af van de oplossingsrichting waartoe de Deelnemers besluiten. Wanneer de oplossing het uitvoeren van een Europese aanbesteding betreft dan zullen de stappen daarop worden ingericht. Maar wanneer de oplossingsrichting een ander model betreft, waarbij niet wordt aanbesteed, maar bijvoorbeeld een zelfleveringsmodel betreft waarbij gebruik wordt gemaakt van eigen opwek en inkopen rechtstreeks op de energiebeurs, dan zal er sprake zijn van andere processtappen. Het Projectplan zal op dit punt in een later stadium worden aangevuld.

3.3 Fasering en besluitvorming m.b.t. gas

Voor gas geldt een andere tijdsplanning dan die voor elektriciteit. Dit komt omdat de huidige overeenkomsten groen gas per ultimo 2023 aflopen en niet kunnen worden verlengd. De overeenkomst elektriciteit loopt af ultimo 2024 en kan wel met 1 of 2 jaar worden verlengd. Ook de samenstelling van de Deelnemers is anders van bij Elektriciteit, namelijk een totaal van 7 Deelnemers. Provincie Zuid-Holland neemt gezien hun zeer geringe verbruik van gas niet deel aan de collectieve inkoop van gas.

Uit de inventarisatiefase is gebleken dat er nog geen zicht is op het verwachte gasverbruik in de toekomst. Vooralsnog is de verwachting dat de behoefte in de jaren na 2023 onveranderd zal zijn. Echter, de Routekaart

stuurt aan op gasvrije provinciale gebouwen per 2050 met als tussendoel per 2030 50% CO2-reductie ten opzichte van 1990 en stuurt aan op het uitbannen van gasverbruik per 2028 voor zover dat mogelijk is. Met name voor de monumentale panden is het een complexe uitdaging om op korte termijn volledig van het gas af te gaan.

De leverancier heeft tot en met ultimo februari 2023 consequent aangegeven het gascontract niet te kunnen verlengen. Daarbij heeft de leverancier ook aangegeven dat zij geen beschikking heeft over groen gas. Omdat de overeenkomst ultimo 2023 afloopt en de doorlooptijd van een Europese aanbesteding 4 tot 5 maanden bedraagt, is het de wens om per maart 2023 een marktoriëntatie te houden voor gas en daarna zo snel mogelijk aan te vangen met een Europese aanbesteding.

De projectstappen voor gas komen overeen met die van elektriciteit, maar de tijdslijnen zijn anders. Ook is een uitvraag voor (groen) gas minder complex dan die voor elektriciteit.

Hieronder worden de projectstappen voor (groen) gas toegelicht:

Stap 1: Interne inventarisatie

De wensen en randvoorwaarden van de Deelnemers zijn reeds geïnventariseerd en beschreven in het rapport interne oriëntatie dat in de zomer van 2022 is opgeleverd en door Deelnemers is geaccodeerd. Geïnventariseerd is o.a.: verwachte verbruiken, wijzigingen in aansluitingen, gewenste looptijden, flexibiliteit in volumebandbreedte, duurzaamheidsaspecten en overige zaken. Deze inventarisatie was uitgevoerd aan het begin van de energiecrisis.

Stap 2: Externe oriëntatie

Allereerst is met de huidige leverancier gesproken over de mogelijkheden tot het verlengen van de huidige overeenkomsten. Voor de verlengingsoptie geldt dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer akkoord moeten gaan met de optie tot verlengen. De leverancier heeft tot aan eind februari 2023 aangegeven de overeenkomst niet te willen verlengen en noemt daarbij als reden de gevolgen van de hoge volatiliteit van de gastarieven. Ook geeft de leverancier aan dat zij niet beschikt over groen gas. Deze gesprekken behoren tot CEP I, maar de uitkomst wordt meegenomen voor CEP 2.0.

Vanaf maart 2023 zullen marktpartijen naar de mogelijkheden van nieuwe leveringsovereenkomsten gevraagd worden. Daarbij zal specifiek worden geïnformeerd naar onder andere: de beschikbaarheid van groen gas, de alternatieven daarvan, omvang van volumebandbreedtes en looptijden en de relatie van de leveranciers tot Russisch gas met het oog op EU sancties en het beleid daartoe van Nederlandse overheden. Verder zal gevraagd worden op welke manier marktpartijen kunnen bijdragen aan het uitfaseren van gasgebruik bij de provincies.

Stap 3: Eindadvies en besluitvorming

Het Eindadvies zal uiterlijk in het tweede kwartaal van 2023 ter besluitvorming worden voorgelegd aan de Deelnemers. Hierin zullen de conclusies zijn opgenomen van de interne inventarisatie en de externe oriëntatie en de oplossingsrichting hoe te voorzien in de toekomstige energiebehoefte duurzaam gas.

Op welk niveau het besluit genomen dient te worden is afhankelijk van het mandaat van de betreffende Deelnemer. Dit mandaat blijkt in de praktijk tussen Deelnemers te verschillen. De Vertegenwoordiger dient het besluitvormingsproces binnen de eigen organisatie tijdig te organiseren.

Einde fase A

Fase A wordt na de besluitvorming (stap 4) automatisch beëindigd.

Stap 4: Opt-out optie

Deelnemers hebben de mogelijkheid om zich te onthouden van verdere deelname aan project CEP 2.0 onderdeel (groen) gas, door gebruik te maken van de opt-out optie. Deelnemers kunnen van deze optie gebruik maken op basis van de besluitvorming op het Eindadvies en voordat fase B aanvangt.

Aanvang fase B

Stap 5: voorbereiding en uitvoering Europese aanbesteding

Voor (groen) gas geldt dat er een reguliere Europese aanbesteding zal worden uitgevoerd om tot een nieuwe leveringsovereenkomst te komen. Hiervoor worden de gebruikelijke stappen van een Europese aanbesteding doorlopen, waarbij de minimale wettelijke tijdslijnen worden aangehouden. In de praktijk komt het neer op een doorlooptijd van ongeveer vier maanden vanaf publicatie van de Europese aanbesteding.

Het streven is om uiterlijk eind Q3 2023 de nieuwe leveringsovereenkomsten (groen) gas te hebben getekend, (Deelnemers tekenen een individuele overeenkomst waarop collectieve voorwaarden van toepassing zijn).

Aanvang fase C

Dit betreft de nieuwe contractperiode.

4 Projectmanagement

4.1 Organisatie

Penvoerder

Namens het Collectief heeft provincie Noord-Holland bij aanvang van project CEP 2.0 het penvoerderschap op zich genomen. Deze rol wordt per ondertekening van de Samenwerkingsovereenkomst overgenomen door Provincie Utrecht.

De Penvoerder is de aanvoerder van het Collectief en is de vertegenwoordiging van het Collectief naar externe partijen. De Penvoerder heeft geen beslissingsbevoegdheid namens Deelnemers en neemt geen verantwoordelijkheden over van de Deelnemers, tenzij zij daartoe door Deelnemers is gemandateerd.

Wanneer het Kernteam zich wendt tot externe partijen, zoals bijvoorbeeld bij het uitvoeren van de externe oriëntatie of bij het uitvoeren van een Europese aanbesteding, dan zal het Kernteam dat doen uit naam van de Penvoerder.

De Penvoerder voert primair het Projectleiderschap of kan deze rol op haar beurt met instemming van de Deelnemers overdragen aan derden.

De Penvoerder fungeert namens het Collectief als opdrachtgever van de Externe Energie-adviseur.

Kernteam CEP 2.0

Het Kernteam bestaant in de basis uit de Projectleider en de Externe Energie-adviseur. Het Kernteam draagt zorg voor de voortgang van het project en de communicatie naar Deelnemers. Het Kernteam CEP 2.0 kan naar behoefte worden versterkt met specialisten van Deelnemers.

De taken van de Projectleider worden vanaf 1 januari 2023 uitgevoerd door de Externe Energie-adviseur. Aan het Kernteam neemt ook de Centrale Contractmamanger van CEP 1 deel. Een inkoopadviseur maakt situationeel deel uit van het Kernteam als dit noodzakelijk is voor de fase waarin het project zich bevindt.

De inzet van de Projectleider is geraamd op ongeveer 1 dag per week. De Externe Energie-adviseur is gecontracteerd voor gemiddeld 2 dagen per week.

De rollen, taken en verantwoordelijkheden van het Kernteam zijn beschreven in de Samenwerkingsovereenkomst.

Vertegenwoordigersoverleg

Het Vertegenwoordigersoverleg is de bijeenkomst van de verschillende natuurlijke personen (Vertegenwoordigers) die namens de Deelnemers deelnemen aan het Vertegenwoordigersoverleg.

Alle deelnemende provincies nemen via één of meerdere Vertegenwoordiger(s) deel aan het Vertegenwoordigersoverleg. Dit overleg heeft als doel om de voortgang en voorliggende keuzes te bespreken en om te sturen op de aanpak en terugkoppeling te geven op de voorstellen en/ of deze in concept vast te stellen ten behoeve van bestuurlijke besluitvorming.

De Vertegenwoordiger zorgt ook voor de terugkoppeling op behandelde onderwerpen binnen de eigen organisatie en kan onderwerpen vanuit de eigen organisatie ter tafel brengen in het Vertegenwoordigersoverleg.

De Vertegenwoordiger wordt door de Deelnemer zelf aangesteld en kan bijvoorbeeld een inkoopadviseur of een duurzaamheidsmanager zijn. In dit Vertegenwoordigersoverleg zullen meerdere disciplines plaats moeten nemen. Het Kernteam kan naar gelang het te bespreken onderwerp hiertoe suggesties doen.

De Deelnemer kan tijdens het project een andere of meerdere Vertegenwoordigers afvaardigen. Wanneer een Vertegenwoordiger verhinderd is voor een Vertegenwoordigersoverleg dan laat hij/ zij zich vervangen door een collega en neemt daartoe zelf het initiatief. De Projectleider wordt door de Deelnemer hierover voorafgaand aan het overleg geïnformeerd.

Het Vertegenwoordigersoverleg wordt enkele keren per jaar georganiseerd op initiatief van het Kernteam.

4.2 Wijzigingen en aanvullingen

Wijzigingen en/ of aanvullingen op de Samenwerkingsovereenkomst of het Projectplan zullen door de Projectleider worden voorgelegd aan de Deelnemers via het Vertegenwoordigersoverleg. Deelnemers kunnen ook zelf verzoeken tot een wijziging of een aanvulling door dit kenbaar te maken bij de Projectleider. De Projectleider zal op een dergelijk verzoek binnen 30 dagen reageren door het verzoek te delen met de Deelnemers. Indien een wijziging en/ of een aanvulling een besluit van Deelnemers betreft dan zal dit na overleg met de Deelnemers aan de Deelnemers ter besluitvorming worden voorgelegd, waarna de wijziging/ aanvulling van kracht zal zijn.

4.3 Vragen of Opmerkingen

Voor vragen of opmerkingen over het Projectplan of over project CEP 2.0 kunt u zich wenden tot de Projectleider.

Contactgevens:

Climex Dhr.

Xxxxxxxxxxxxxxx 0-X, 0000 XX Xxxxxxx E-mail:

Telefoon: