SELECTIECRITERIA
WoninGent cvba-so Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxx
XX 0000 000 000
Tel: 00 000 00 00, Fax: 00 000 00 00
SELECTIECRITERIA
OPROEP AANVRAGEN TOT DEELNEMING
OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN
“Raamovereenkomst voor het aanstellen van een Sociaal Secretariaat en het leveren van HR- softwarepakket”
Bestek nr. 2014-013 OD HR Sociaal Secretariaat
ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING
STAP 1 - Selectiefase
Opdracht Raamovereenkomst voor het aanstellen van een sociaal secretariaat die de afdeling personeel & organisatie bij WoninGent zal ondersteunen en begeleiden bij het voeren van een efficiënt en correct pay-roll beheer. De opdrachtgever zal gebruik maken van de HR-software toepassing aangeboden door de begunstigde.
Onze referentie 2014-013 Selectiecriteria OD/HR Sociaal Secretariaat
Xxxxx xxx xxxxxx De opdracht is een aanneming van diensten ONDERHANDELINGSPROCEDURE met bekendmaking.
Opdrachtgever WoninGent cvba-so Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxx
Algemeen Directeur:
Xxxxx Xxxxxxx (xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx)
Contactpersonen:
Xxxxxx xx Xxxxx - aankoopspecialist (xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx)
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx – afdelingshoofd personeel en organisatie (xxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx)
Uiterste indiendatum en
openingszitting kandidaturen maandag 16 juni 2014 om 15u00 in GESLOTEN zitting in de
kantoren van WoninGent cvba-so, Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxx.
1. Inhoud
2. TOEPASSELIJKE WETSBEPALINGEN 4
3. ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 5
3.2.1. Aard en voorwerp van de opdracht 5
3.3. Voorwaarden voor de kwalitatieve selectie 6
3.3.2. Financiële en economische draagkracht 7
3.3.3. Technische bekwaamheid 8
3.4.1. Vorm van kandidatuurstelling 9
3.4.2. Uiterste indieningsdatum voor de kandidaatstellingen 9
3.4.3. Verloop van de onderhandelingsprocedure 9
4. Lijst van de bij de inschrijving te voegen documenten 10
5.1. BIJLAGE 1: Kandidaturenformulier 11
5.2. BIJLAGE 2: Financiële en economische draagkracht 13
5.3. BIJLAGE 3: Referenties - Invulformulier 14
2. TOEPASSELIJKE WETSBEPALINGEN
Op deze oproep zijn onder meer toepasselijk:
• De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde werken, leveringen en diensten (B.S. 15.02.2007);
• De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (B.S. 21.06.2013);
• Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 (K.B. plaatsing) betreffende de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (B.S. 09.08.2011);
• Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 (K.B. uitvoering) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (B.S. 14.02.2013);
• Het algemeen reglement voor arbeidsbescherming en de Codex over het welzijn op het werk;
• De wet van 4.08.1996 en zijn wijzigingen betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en hun latere wijzigingen;
• De collectieve arbeidsovereenkomsten van 14 februari 1980 en 29 maart 1984 (verschenen in het Belgisch Staatsblad van 5 augustus 1980 en 14 juli 1984) gesloten in het Paritair Comité voor het bouwbedrijf, betreffende de meldingsplicht inzake veiligheid en hygiëne, en hun latere wijzigingen;
• De wet van 26.03.1999 betreffende het Belgisch actieplan voor de werkgelegenheid 1998 houdende diverse bepalingen en hun latere wijzigingen;
Alle latere aanvullingen op en wijzigingen van de bovenvermelde wet- en regelgeving, geldig op datum van bekendmaking, alsook de bepalingen van het bestek die aanvullingen en wijzigingen kunnen inhouden van voormelde wet- en regelgeving en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst.
3. ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
WoninGent cvba-so Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxx
XX 0400 032 156
Algemeen Directeur: Xxxxx Xxxxxxx (xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx)
Contactpersonen:
⮚ Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen bekomen worden bij: Xxxxxx xx Xxxxx – aankoopspecialist - xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
3.2.1. Aard en voorwerp van de opdracht
De onderhavige opdracht betreft een raamovereenkomst voor het aanstellen van een sociaal secretariaat die de afdeling personeel & organisatie bij WoninGent zal ondersteunen en begeleiden. De opdrachtgever zal gebruik maken van de HR-softwaretoepassing aangeboden door de begunstigde.
De opdracht omvat (niet-limitatieve lijst):
1. Terbeschikkingstelling van een geïntegreerd systeem voor het beheer van HR- uitdagingen (met eventuele koppeling naar de boekhouding);
2. Het voeren van een efficiënte en correcte loonberekening en administratie (payroll);
3. Het aanbieden van fiscaal- en sociaal juridische ondersteuning (op afroep);
4. Terbeschikkingstelling van internetbedrijfsgeneeskundige diensten voor de periodieke controles van werknemers en de medische controle bij afwezigheid alsmede de psychische ondersteuning en bijstand (met toepassing van de wet van 11 juni 2002 betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk);
5. Het leveren van herberekeningen gedurende 5 jaar na beëindiging van deze overeenkomst;
6. Begeleiding en ondersteuning van sociale verkiezingen;
Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
De opdracht heeft een initiële looptijd van 3 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld bij de sluiting.
Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht 1 maal verlengd worden met een periode van 3 jaar, op basis van artikel 37, §2 van de wet van 15.06.2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Motivering maximale looptijd:
Het veranderen van sociaal secretariaat kan een grote invloed hebben op de loonverwerking (fouten bij overdracht informatie, beperkte kennis van het nieuwe HR-softwareprogramma,
…), een loonverwerking die niet correct verloopt kan leiden tot onnodige onrust onder de werknemers. Het vraagt ook steeds een grote aanpassing én tijd van de personeelsdienst om zich het nieuwe HR-softwareprogramma eigen te maken en een ertrouwensrelatie uit te bouwen met de dossierbeheerder.
Deze verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekend schrijven van de opdrachtgever uiterlijk 6 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht.
De opzegging van het contract onder de bovenvermelde voorwaarden brengt voor geen van de betrokken partijen enig recht op schadevergoeding met zich mee.
De gunningwijze is een ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING op basis van artikel 26, § 2, 1° b van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken leveringen en diensten van 15 juni 2006.
De toekenning van de opdracht op basis van dit bestek verleent geen exclusiviteitrecht aan de dienstverlener. Gedurende de termijn van deze opdracht mag de opdrachtgever gelijkaardige diensten aan deze beschreven in het bestek laten uitvoeren door andere dienstverleners of door eigen diensten. De dienstverlener die de opdracht in dit bestek uitvoert kan hiervoor geen schadevergoeding eisen.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor, overeenkomstig art. 35 van de wet van 15.06.2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, af te zien van het gunnen van de opdracht, de procedure te herbeginnen, desnoods op een andere wijze.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor, overeenkomstig art. 36 van de wet van 15.06.2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, slechts enkele percelen te gunnen en eventueel te besluiten de andere op te nemen in één of meerdere nieuwe opdrachten, desnoods op een andere wijze.
De opdrachtgever beslist een raamovereenkomst af te sluiten met één deelnemer. De opdrachten gebaseerd op deze raamovereenkomst worden aan hem gegund volgens de in dit bestek gestelde voorwaarden.
3.3. Voorwaarden voor de kwalitatieve selectie
De inschrijver moet voldoen aan de voorwaarden voor de kwalitatieve selectie, hetgeen wordt bewezen door de volgende bij de offerte te voegen documenten:
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden zoals bedoeld in artikel 61 en 62 van het K.B. van 15.07.2011.
In te dienen bewijsstukken:
→ Attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid
→ Attest 276C van de directe belastingen
→ Attest van de BTW
→ Uittreksel uit het strafregister
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich eveneens niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden zoals bedoeld in artikel 64 van het K.B. van 15.07.2011.
Bij de gunningsbeslissing kan de opdrachtgever de selectie van een reeds geselecteerde herzien, indien zijn persoonlijke situatie of bekwaamheid alsdan niet meer beantwoorden aan de op grond van artikel 58, § 1 van het KB van 15.07.2011 bepaalde selectievoorwaarden.
3.3.2. Financiële en economische draagkracht
Overeenkomstig artikel 67 van het KB van 15.07.2011 dient de financiële en economische draagkracht van de opdrachtnemer(s) te worden aangetoond. De financiële draagkracht van de kandidaat wordt beoordeeld aan de hand van de volgende verhoudingscijfers:
⮚ Financiële onafhankelijkheid = eigen vermogen – oprichtingskosten
Passiva
⮚ Zelffinancieringsindex = kasstroom (nettoresultaat van het boekjaar na
belastingen + afschrijvingen + voorzieningen) Financiële schulden (op korte en lange termijn)
De punten die voor de 2 afgelopen boekjaren aan elk verhoudingscijfer worden toegekend, worden opgeteld en de financiële draagkracht wordt als volgt beoordeeld:
Beoordeling van de financiële draagkracht | Zwak | Voldoende | Goed |
Totaalaantal punten | 2-7 | 8-10 | 11-16 |
Teneinde het niveau van de financiële draagkracht naar bovenstaande categorie in te delen, wordt de volgende weging toegepast:
Indexcijfer waarmee rekening wordt gehouden | Resultaten | punten |
Financiële onafhankelijkheid (FI) | Hoger dan 50% 40% < FI < 50% | 4 3 |
30% < FI < 40% | 2 | |
0% < FI < 30% | 1 | |
FI < 0% | 0 | |
Zelffinancieringsindex (SFI) | 40% < SFI | 4 |
15% < SFI < 40% | 2 | |
0% < SFI < 15% | 0 | |
SFI < 0% | -2 |
Indien de economische en financiële draagkracht als onvoldoende wordt beschouwd door de opdrachtgever, kan deze alsnog besluiten om de inschrijver te weren.
De inschrijver gebruikt hiervoor het bijgevoegde formulier (zie hoofdstuk 5.2.)
Overeenkomstig artikelen 68 en 72 van het KB van 15.07.2011 dient de bekwaamheid van de dienstverlener te worden beoordeeld aan de hand van zijn vakkundigheid, doeltreffendheid, ervaring en betrouwbaarheid.
De inschrijver toont die aan door het voorleggen van:
Minimaal drie referenties die voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Gelijk(w)aardige aan het beschreven project;
- Voor een onderneming met minimum 170 VTE werknemers, zowel bedienden als arbeiders met diverse werkschema’s, glijdende uren, verschillende PC’s, …;
- In de Belgische openbare sector;
- Door de inschrijver gerealiseerd;
- Gedurende de afgelopen vijf jaar;
- Met de vermelding van de naam en de contactgegevens van de betrokken contactpersoon;
De inschrijver maakt hiervoor gebruik van bijlage 5.3. “Referenties – invulformulier” en zal daarnaast een certificaat van goede uitvoering toevoegen die door de bevoegde overheid is opgesteld of goedgekeurd.
De referentielijsten moeten in het Nederlands opgesteld zijn of de inschrijver voegt een correcte Nederlandstalige vertaling in bijlage.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om voormalige opdrachtgevers te contacteren en indien nodig verduidelijking te vragen over de aangeleverde attesten en hun bevindingen mee te nemen in de beoordeling.
3.4.1. Vorm van kandidatuurstelling
De aanvragen tot deelneming dienen te worden ingediend op papieren drager. Het invulformulier met de algemene informatie dient verplicht te worden gebruikt.
De inschrijver wordt eveneens verplicht de kandidatuurstelling bijkomend op digitale drager (bvb. op cd-rom of memorystick) in MS Word-versie bij de papieren drager te voegen.
De kandidatuurstelling wordt in 2 exemplaren ingediend, een papieren versie en een digitale versie. Deze dienen identiek te zijn qua inhoud.
3.4.2. Uiterste indieningsdatum voor de kandidaatstellingen
De aanvragen tot deelneming dienen uiterlijk op maandag 16 juni om 15u00 te worden ingediend.
3.4.3. Verloop van de onderhandelingsprocedure
3.4.3.1. Eerste stadium
De aanbestedende overheid publiceert bij deze de aankondiging waarin de financiële, economische en technische minimumeisen worden bepaald waaraan de belangstellende selectiekantoren moeten voldoen en de uiterste ontvangstdatum voor de indiening van de kandidaturen.
Enkel de selectiekantoren die zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden (faillissement, fiscale achterstallen of achterstallen bij de RSZ) en die geacht worden over de beste draagkracht te beschikken om de opdracht uit te voeren worden geselecteerd.
Met toepassing van art. 58, § 3, van K.B. van 15.07.2011 zal het aantal geselecteerden dat tot fase 2 wordt toegelaten niet kleiner zijn dan 3 (maximaal 5) en in elk geval voldoende zijn om een daadwerkelijke mededinging te waarborgen, voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn.
3.4.3.2. Tweede stadium
In een tweede stadium verzoekt de aanbestedende overheid de geselecteerde inschrijvers een offerte in te dienen tegen een vastgelegde datum. Het bestek wordt bij de uitnodiging gevoegd.
Om de voordeligste offerte te bepalen, beschikt de aanbestedende overheid over de mogelijkheid om met één of met verschillende concurrenten te onderhandelen over de voorwaarden van de opdracht. Deze onderhandelingen vinden plaats overeenkomstig het beginsel inzake gelijke behandeling. De concurrenten die objectief vergelijkbare offertes hebben ingediend, zullen worden uitgenodigd om deel te nemen aan deze onderhandelingen.
Alle documenten dienen in het Nederlands te worden opgesteld.
Alle betrekkingen, zowel in woord als in schrift, tussen de inschrijver en WoninGent zullen in het Nederlands worden gevoerd, zowel voor als na de eventuele gunning.
4. Lijst van de bij de inschrijving te voegen documenten
De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Indien de documenten zijn ondertekend door een gemachtigde, moet bij de offerte een document worden toegevoegd waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de inschrijver.
De volgende documenten dienen in de inschrijvingsbundel te worden opgenomen:
• Kandidaturenformulier
• recente documenten (maximaal 5 maanden oud) zoals hierboven gevraagd:
✓ RSZ-attest
De inschrijver dient bij zijn offerte een origineel attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (voorzien van de droogstempel) te voegen waaruit blijkt dat hij volgens zijn rekeningen heeft voldaan aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid en de bestaanszekerheid overeenkomstig artikel 69bis van het KB van 08.01.1996.
✓ een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke- of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan.
✓ attest 276C2 van de directe belastingen
✓ attest van de B.T.W. indien onderhevig aan de B.T.W.-reglementering (advocaten die diensten leveren aan btw-plichtigen die gevestigd zijn in een andere EU-lidstaat, dienen nl. vanaf 1 januari 2010 hun Belgische btw-nummer te activeren en intracommunautaire opgaven in te dienen).
• Formulier financiële en economische draagkracht (bijlage 5.2.)
• Invulformulier – referenties (bijlage 5.3.)
• lijst en beschrijving van de gevraagde referenties, middels de gegevens zoals hierboven weergegeven;
• de nodige bewijzen waaruit blijkt dat continuïteit in de dienstverlening kan gegarandeerd worden;
• curriculum vitae van de dienstverlener en van de verantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de diensten.
5. BIJLAGEN
5.1. BIJLAGE 1: Kandidaturenformulier
2014-013 OD HR
A. ALGEMENE VERBINTENIS
OFWEL 1
De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres):
OFWEL
De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)
OFWEL
De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als combinatie zonder rechtspersoonlijkheid (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als hierboven):
combinatie die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name:
1 Doorhalen wat niet van toepassing is.
B. ALGEMENE INLICHTINGEN
(in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:)
- Ondernemingsnummer:
- BTW-nummer:
- RSZ-nummer:
C. BIJLAGEN
Bij deze kandidatuurstelling zijn eveneens gevoegd:
- Bijlage 4.2. Financiële en economische draagkracht
- Bijlage 4.3. Invulformulier referenties
-
Gedaan te .................................................. op .......................................
De inschrijver(s),
5.2. BIJLAGE 2: Financiële en economische draagkracht
Officiële naam van de kandidaat | ||
Datum waarop de recentste jaarrekening is opgesteld2 | ||
Xxxxxx | ||
Xxxxxxxx N-1 | Boekjaar N-2 | |
Eigen vermogen3 | ||
Oprichtingskosten | ||
Nettoresultaat van het boekjaar na belastingen | ||
Balanstotaal4 | ||
Toevoeging aan de afschrijvingen | ||
Toevoeging aan (en terugneming uit) de voorzieningen voor risico’s en kosten | ||
Financiële schulden op korte termijn | ||
Financiële schulden op lange termijn | ||
Omzet | ||
Omzet aan diensten waarop deze opdracht betrekking heeft |
Naam en handtekening van de wettelijke vertegenwoordiger: Datum:
2 De datum waarop de recentste jaarrekening is opgesteld, mag maximaal 18 maanden voor de uiterste datum voor indiening van inschrijvingen liggen. De in de tabel gevraagde financiële gegevens moeten op deze jaarrekening zijn gebaseerd
3 Eigen vermogen = geplaatst aandelenkapitaal + agio + herwaarderingsmeerwaarden + reserves + overgedragen winst – overgedragen verlies + kapitaalsubsidies. Indien het eigen vermogen positief is, moet dit met een plusteken in de tabel worden vermeld, in het tegenstelde geval met een minteken.
4 Balanstotaal = totaal activa = totaal passiva.
5.3. BIJLAGE 3: Referenties - Invulformulier
Voor het vermelden van de projecten die als referentie worden gebruikt, dient minimaal onderstaande tabel te worden ingevuld. Bijkomende informatie mag in een bijgevoegd document worden verstrekt.
Er worden minimaal 3 referenties gevraagd.
Naam van bedrijf/overheidsinstantie waar project werd uitgevoerd: | |
Contactpersoon | |
Contactgegevens | |
Aantal werknemers van het bedrijf/overheidsinstantie waar project werd uitgevoerd | |
Titel van het project | |
Doorlooptijd en einddatum project | |
Kostprijs project | |
Aantal betrokken projectmedewerkers en hun aandeel in het project |
Gebruikte producten en technieken | |
Loonberekening (volledig intern of door personeel van opdrachtgever, intern maar door personeel inschrijver, volledig extern?) | |
Werd dit project in samenwerking met een andere onderneming gerealiseerd. Indien ja, vermeld dan de naam van deze onderneming(en) en hun taken binnen het project. | |
Was u de hoofdopdrachthouder van het project? (Ja/neen) | |
Werd de projectleiding opgenomen door medewerkers van uw onderneming (volledig, gedeeltelijk of niet). Indien gedeeltelijk, geef een percentage van hun bijdragen bij de functionele analyse. |
Werd de functionele en technische analyse opgenomen door medewerkers van uw onderneming (volledig, gedeeltelijk of niet). Indien gedeeltelijk, geef een percentage van hun bijdragen bij deze analyses. | |
Werd de implementatie (programmatie, parametrisatie) uitgevoerd door medewerkers van uw onderneming (volledig, gedeeltelijk of niet). Indien gedeeltelijk, geef een percentage van hun bijdragen bij de functionele analyse. | |
Werd de opleiding van de gebruikers uitgevoerd door medewerkers van uw onderneming (volledig, gedeeltelijk of niet). Indien gedeeltelijk, geef een percentage van hun bijdragen bij opleiding. | |
Xxxxxxxxx met tijdregistratiesysteem (ja/neen) | |
Xxxxxxxxx met boekhouding (ja/neen) |