Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20172018-0760
Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20172018-0760
18-07-2018
BIJLAGE
Bijlage nr. 1
Samenwerkingsovereenkomst tussen het GO!, de gemeente Sint-Xxxx-Molenbeek en de Vlaamse Gemeenschapscommissie betreffende de bouw van een Nederlandstalige basisschool en een Nederlandstalig kinderdagverblijf op het stuk grond gelegen Ulensstraat 40/44 te 0000 Xxxx-Xxxx-Xxxxxxxxx
DE PARTIJEN
Deze overeenkomst wordt gesloten
TUSSEN
Het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap, openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij bijzonder decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 14 juli 1998 betreffende het Gemeenschapsonderwijs, bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 30 september 1998, met ondernemingsnummer 0850.036.635, waarvan de burelen gevestigd zijn te 0000 Xxxxxxx, Huis van het GO!, Willebroekkaai 36, alhier vertegenwoordigd overeenkomstig artikel 44 § 3 van voormeld decreet door xxxxxxx Xxxxxxxx XXXXXXX in hoedanigheid van afgevaardigd bestuurder van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap en overeenkomstig artikel 30, § 3 van voormeld decreet door de xxxx Xxxxxx XXXXXXXXX in hoedanigheid van algemeen directeur van scholengroep Brussel.
Hierna genoemd "GO!" of “de afgevaardigde bouwheer";
EN
De gemeente Sint-Xxxx-Molenbeek met gemeentehuis in de Xxxxx xxx Xxxxxxxxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxx, hier vertegenwoordigd door de xxxx Xxx XXXXXX, afgevaardigd schepen van Infrastructuur en Stedelijke Ontwikkeling, en de xxxx Xxxxxxx XX XXXXX, gemeentesecretaris, handelend in uitvoering van de beslissing goedgekeurd door de gemeenteraad tijdens de zitting van 25 oktober 2017 en krachtens de artikelen 109 en 110 van de nieuwe gemeentewet.
Hierna genoemd "de gemeente";
EN
De Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door haar College, voor wie optreedt de xxxx Xxx Xxxxxxxxx, collegevoorzitter; treedt tevens op als partij voor wat betreft de opvolging van de aanwending van de door de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het project ingebrachte middelen en voor de realisatie van de basisschool en voor wat betreft het opnemen van het financiële risico nopens de realisatie van het kinderdagverblijf (met EFRO-middelen) – meer bepaald het geheel of gedeeltelijk wegvallen van de door de gemeente voorziene EFRO-middelen en/of het vanuit EFRO stellen van eisen waardoor niet gesubsidieerde kosten ontstaan.
Hierna genoemd “de VGC”
Partijen in onderhavige overeenkomst, hierna genoemd "de partijen” of “de partners".
HETGEEN VOORAF GAAT
Deze overeenkomst beoogt de samenwerking tussen de partijen voor de bouw van een Nederlandstalige basisschool en een Nederlandstalig kinderdagverblijf op het stuk grond gelegen Ulensstraat 40/44 te 0000 Xxxx-Xxxx-Xxxxxxxxx te organiseren.
De gemeente en GO!, beide aanbestedende overheden, hebben inderdaad beslist om samen te werken aan dit gemeenschappelijk project, namelijk het Project Ulens “oprichting van een basisschool en een kinderdagverblijf”.
Deze samenwerking wordt voorzien in het kader van de uitvoering van de openbare dienstverleningstaak betreffende het onderwijs, die de partijen gemeen hebben. Het project beantwoordt aldus uitsluitend overwegingen van openbaar belang. Artikel 24 van de Grondwet kent de gemeenten inderdaad een onbeperkte vrijheid toe wat betreft de oprichting en de organisatie van het onderwijs. Het behoort dus wel degelijk tot de openbare dienstverleningstaak van de gemeente om het initiatief te nemen gemeentelijke scholen te ontwikkelen en op te richten.
GO! is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die werd gecreëerd door het bijzonder decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 14 juli 1998 betreffende het gemeenschapsonderwijs. Dit decreet geeft GO! onder andere de bevoegdheid om onderwijsinstellingen op te richten.
Het gemeenschappelijk project waar de partijen aan samenwerken is het project “Ulens”. Dit project is opgenomen in het basisprogramma van het Duurzaam Wijkcontract (DWK) "Rond Xxxxxxx XX" van de gemeente, zoals goedgekeurd door de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tijdens de zitting van 13 december 2012 (cf. notificatie van 21 december 2012).
De gemeente is eigenaar van de site, gelegen te Ulensstraat 40-44 te 0000 Xxxx-Xxxx-Xxxxxxxxx geworden ingevolge een onteigeningsprocedure voor openbaar nut, ingesteld door de gemeente in 2014 tegen de Belgische Staat en afgesloten met een akkoordvonnis hetwelk is uitgesproken op 21 februari 2017.
De gemeente is gefinancierd door het BGHGT ten belope van 2.000.000 EUR voor de aankoop van het stuk grond gelegen te Xxxxxxxxxxx 00-00 te 0000 Xxxx-Xxxx-Xxxxxxxxx. De Brusselse Hoofdstedelijke Regering heeft aan de gemeente ook een financiering met EFRO-middelen toegekend ten bedrage van1.957.069,00 EUR, waarvan de gemeente 1.657.069,88 EUR voorziet voor de bouw van een kinderdagverblijf van, indien haalbaar, 48 plaatsen (cf. notificatie van 06 juli 2015).
De VGC heeft aan GO! een principiële financiering toegekend van 7.500.000 EUR voor de bouw van de school met 384 plaatsen, gelegen te Xxxxxxxxxxx 00-00 te 0000 Xxxx-Xxxx-Xxxxxxxxx (cf. College van de VGC van 22 juni 2017). Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat het programma, zoals goedgekeurd door de VGC, voor een bedrag van 7.5 miljoen EUR, betrekking heeft op de bouw van een basisschool met 384 plaatsen.
Met betrekking tot de tussenkomst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie geldt dat zij het genoemde bedrag van 7.500.000 EUR inbrengt voor de realisatie van de onderwijsinfrastructuur en dat zij het financiële risico draagt nopens de realisatie van het kinderdagverblijf (met EFRO-middelen)
– meer bepaald het geheel of gedeeltelijk wegvallen van de in het vooruitzicht gestelde EFRO-middelen en/of het vanuit EFRO stellen van eisen waardoor niet gesubsidieerde kosten ontstaan. In dat kader wenst zij de voortgang van het project mee aan te sturen, zodanig dat enerzijds kwalitatieve onderwijsinfrastructuur tot stand komt en anderzijds EFRO-conform gewerkt wordt bij de realisatie van het kinderdagverblijf. Deze opvolging wordt gerealiseerd door middel van de regeling, vermeld in artikel 8 en artikel 9.
Het is niet enkel de openbare dienstverlening, namelijk het onderwijs, die de partijen gemeen hebben, maar vooral de doelstellingen die door hen nagestreefd worden in het kader van de samenwerking.
Zo getuigen de financieringen die werden toegestaan aan de gemeente enerzijds, en aan GO! anderzijds, duidelijk dat het oprichten van de bedoelde onderwijsinstellingen een gemeenschappelijk doel uitmaakt waar de partijen aan willen samenwerken.
Naast het budget dat mede werd toegewezen aan de realisatie van het project, dient erop gewezen worden dat de coördinerende taak die door GO! uitgevoerd wordt als bouwheer namens de twee partijen, niet als zodanig leidt tot een betaling vanwege de gemeente.
Bovendien bevestigt het oprichten van een stuurcomité en een begeleidingscomité dat beide partijen een actieve rol zullen spelen in het uitvoeren van de taken aangezien deze comités samengesteld zullen zijn met vertegenwoordigers van zowel de gemeente als GO!. Twee leden van de gemeente zullen samen met GO! de administratieve, juridische, financiële en technische opvolging van het kinderdagverblijf verzorgen.
Er dient tenslotte benadrukt te worden dat het gemeenschappelijk project tot doel heeft één enkel gebouw op te richten voor de twee besproken functies: de basisschool en het kinderdagverblijf. Deze conceptualisering getuigt dat de partijen de wilskracht delen om de ruimte zo goed mogelijk te rentabiliseren en te maximaliseren. Deze twee functies moeten echter op een onafhankelijke wijze kunnen functioneren, hoewel ze zich in eenzelfde architecturaal geheel bevinden. De modaliteiten van deze samenwerking worden beschreven in deze overeenkomst, die in het kader van een niet- geïnstitutionaliseerde horizontale samenwerking gesloten wordt, zoals voorzien in artikel 31 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. In dat opzicht verbinden de partijen zich tot het naleven van de wederzijdse verplichtingen zoals ze hieronder beschreven worden, om samen bij te dragen tot de oprichting van een basisschool en een kinderdagverblijf.
DE PARTIJEN KOMEN OVEREEN HETGEEN VOLGT
Artikel 0.
De artikelen 1 tot en met 3, de artikelen 5 tot en met 7, de artikelen 10 tot en met 11 en artikel 14 betreffen de interne verhoudingen tussen het GO! en de gemeente.
De overige artikelen zijn van toepassing op alle partijen, zijnde het GO!, de gemeente en de VGC.
Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst
Deze overeenkomst is een essentiële voorwaarde voor het kunnen uitschrijven van gezamenlijke overheidsopdracht Design & Build met als voorwerp: De bouw van een Nederlandstalige basisschool met 384 plaatsen en een Nederlandstalig kinderdagverblijf met bij voorkeur 48 plaatsen op het stuk grond gelegen te Xxxxxxxxxxx 00/00, 0000 Xxxx-Xxxx-Xxxxxxxxx, hetgeen in eigendom van de gemeente is.
Deze overeenkomst toont dan ook aan dat een zgn. publiek-publieke samenwerking tot stand komt waarbij GO! het project van gezamenlijke opdracht zoals omschreven in het vorig lid, als Opdrachtgever in de markt zal plaatsen en de plaatsingsprocedure zal opvolgen. De gemeente stelt hiertoe het in het vorig lid vermelde perceel ter beschikking. Meer bepaald kent de gemeente een recht van opstal m.b.t. het in het vorig lid vermelde perceel aan GO!. De modaliteiten van het vestigen van het specifieke recht van opstal dienen verder te worden geconcretiseerd.
Als krachtlijnen van het de publiek-publieke samenwerking en het voorwerp van de overeenkomst kunnen volgende zaken worden gesteld:
• De vooropgestelde projecten worden respectievelijk als volgt gefinancierd:
- De gemeente financiert het ontwerp en de bouw van het kinderdagverblijf;
- GO! financiert het ontwerp en de bouw van de school;
• Elke partner is eigenaar van de infrastructuur die hij financiert;
• GO!, in het bijzonder scholengroep Brussel zal het beheer en bijgevolg de uitbating van het kinderdagverblijf op zich nemen.
Artikel 2. Rechten van de partijen op het goed
De partijen verbinden zich ertoe samen te werken bij het vaststellen van de juridische formule die door de partijen toegepast zal worden voor de eerbiediging van de rechten en plichten van elk van hen bij de uitvoering van het project zoals bedoeld in onderhavige overeenkomst. De rechten van de partijen m.b.t. de grond en het op te richten gebouw worden gedefinieerd door voormelde juridische formule die na het afsluiten van onderhavige overeenkomst vastgelegd dient te worden.
Bepaalde minimumvereisten dienen echter nageleefd te worden. Als minimumvereisten worden onder andere bedoeld:
• Voor de gemeente:
Gezien de verplichtingen inzake duurzaamheid, dewelke worden opgelegd door het EFRO, blijft de gemeente juridisch eigenaar van het onroerend goed waarbinnen het kinderdagverblijf zal ressorteren en van het perceel vermeld in artikel 1, lid 1 van onderhavige overeenkomst en dit minstens tot het verstrijken van de termijn van 5 jaar te rekenen vanaf de laatste betaling van de subsidie door het EFRO.
• Voor GO!:
- Aan het GO! wordt een recht van opstal toegekend voor de bouw van de projecten zoals omschreven in artikel 1 van onderhavige overeenkomst. Om tegemoet te komen aan hetgeen werd gesteld in artikel 1, lid 3 van onderhavige overeenkomst aangaande het eigenaarschap van de op te richten infrastructuur, zal de gemeente verzaken aan het recht van natrekking m.b.t. de op te richten Nederlandstalige basisschool;
- Ongeacht de wijze waarop een einde aan de overeenkomst tot stand zou komen, kan het GO! t.a.v. de grond waar de basisschool zal worden opgericht, zich beroepen op het voorkeursrecht.
De juridische formule die toegepast wordt, dient verplicht aan deze minimumvereisten te voldoen. Bovendien wordt de juridische formule, zoals goedgekeurd door de partijen, verder uitgewerkt in een aanhangsel bij onderhavige overeenkomst.
Artikel 3. Gezamenlijke opdracht en delegatie van het bouwheerschap
De overheidsopdracht enkel wat betreft het kinderdagverblijf, in het kader van de uitvoering van de projecten zoals vermeld in artikel 1 van onderhavige overeenkomst, worden georganiseerd in de vorm van een gezamenlijke opdracht in de zin van artikel 48 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. GO!, als afgevaardigde bouwheer, staat in voor het doorlopen van de plaatsingsprocedure van voormelde overheidsopdracht en volgt ze op.
GO! benoemt een projectmanager binnen zijn bestuur dewelke de rollen van coördinator en van contactpersoon voor partijen op zich dient te nemen, en zorgt voor de aanstelling van een extern leidend ambtenaar m.b.t. de opvolging van voormelde overheidsopdracht. De kennisgeving van de gunning dient door het GO! te gebeuren met inachtneming van het bindend en voorafgaandelijk advies van de stuurgroep conform de modaliteiten vermeld in artikel 8 van onderhavige overeenkomst.
Artikel 4. Financiering van de verrichtingen – naleving van de voorwaarden met betrekking tot subsidies
De financiering van de verrichtingen door de twee partijen is onderworpen aan de voorwaarden zoals gesteld door de betrokken respectievelijke, subsidiërende overheden. Derhalve kan hetgeen volgt worden gesteld:
Financiering van de basisschool:
GO! zal de modaliteiten naleven bij het inzetten van de toegekende middelen door de VGC. Hiervoor kan worden verwezen naar hetgeen door het College dienaangaande werd gesteld (cf. bijlage).
Financiering van het kinderdagverblijf:
De gemeente financiert de werken via EFRO-middelen. De overeenkomst tussen de gemeente en het EFRO, het besluit van het EFRO zijn als bijlagen bij onderhavige overeenkomst gevoegd. Het totaalbedrag van deze financiering is strikt beperkt tot € 1.916.186,44, waarvan de gemeente 1.657.069,88 EUR voorziet voor de bouw van het kinderdagverblijf. Indien het budget van de gemeente niet toereikend zou zijn voor de verwezenlijking van het programma, goedgekeurd door de stuurgroep (cf. artikel 8 van onderhavige overeenkomst), zal GO! samen met de gemeente de mogelijke besparingen analyseren om binnen de grenzen van dit budget te blijven. GO! kan echter niet a priori gehouden zijn om de nodige investeringen te verrichten indien voormeld budget niet toereikend zou zijn.
GO! verbindt zich ertoe de voorwaarden na te leven van het EFRO in het kader van de bouw van het kinderdagverblijf, zodat de conformiteit van de voorwaarden gekoppeld aan de subsidiëring van de uitgaven gewaarborgd is en blijft. Wanneer deze voorwaarden niet in acht genomen worden, worden de mogelijke kosten die derhalve niet gedragen kunnen worden door subsidiëring, gedragen door GO!.
Gelet op de specifieke bevoegdheden van de stuurgroep m.b.t. het kinderdagverblijf, zoals vormgegeven in artikel 8 van onderhavige overeenkomst, zal de gemeente diens verantwoordelijkheid dienen te nemen in geval een vooropgesteld advies inzake het kinderdagverblijf een nefast effect zou hebben waarbij kosten, dewelke niet gedragen kunnen worden door de subsidiëring, zouden ontstaan. In dergelijke situatie is er minstens sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid hetgeen zich aldus ook zal uiten in het dragen van de kosten.
Gelet op de specifieke bevoegdheden van de stuurgroep m.b.t. het kinderdagverblijf, zoals vormgegeven in artikel 8, zal de VGC het financiële risico dragen nopens de realisatie van het kinderdagverblijf (met EFRO-middelen) – meer bepaald het geheel of gedeeltelijk wegvallen van de door de gemeente voorziene EFRO-middelen en/of het vanuit EFRO stellen van eisen waardoor niet gesubsidieerde kosten ontstaan. De VGC zal daartoe in het kader van haar taken in de stuurgroep en ook binnen de context van het begeleidingscomité (artikel 9) instaan voor een EFRO-conforme en financieel orthodoxe realisatie van het kinderdagverblijf.
GO! verklaart te zijn ingelicht over de verplichtingen en voorwaarden, vastgesteld door het EFRO. Voormelde verplichtingen en voorwaarden zijn deels verduidelijkt in onderhavige overeenkomst en samengevat in de bijlagen. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de vigerende Europese wetgeving in verband met de EFRO-middelen online geraadpleegd kan worden.
Artikel 5. Ontwerp van het gebouw, bijdragen in de verdeling van de kosten
De overheidsopdracht zoals vermeld in artikel 3 van onderhavige overeenkomst heeft tot doel om één geheel aan infrastructuur te construeren met twee functies, met name een kinderdagverblijf en een basisschool. Beide functies, ofschoon ondergebracht in eenzelfde architecturaal geheel, moeten afzonderlijk kunnen functioneren en op juridisch vlak als afzonderlijke onroerende entiteiten kunnen worden beschouwd en behandeld. Dit laatste aspect komt tegemoet aan hetgeen in artikel 1, leden 2 en 3 en artikel 2 van onderhavige overeenkomst werd vooropgesteld.
De kosten worden evenredig tussen de partijen verdeeld, volgens een verdeelsleutel, berekend op basis van het aantal m² bebouwde oppervlakte voor elke functie, met name het kinderdagverblijf en de basisschool. In deze fase van het project is de verdeelsleutel gebaseerd op een schatting van de bebouwde oppervlakte. Dit leidt tot volgende resultaten:
19.72 % van de kosten ten laste van de gemeente;
80.28 % van de kosten ten laste van GO!.
Voormelde verdeelsleutel wordt aangepast eens het voorontwerp is goedgekeurd. De exacte oppervlakte dewelke wordt opgenomen in het voorontwerp zal als basis dienen en dit voor elke functie. De aanpassing van de verdeelsleutel leidt tot een aanpassing van de kosten die door beide partners gedragen moeten worden. Voormelde aanpassing van de verdeelsleutel wordt vormgegeven als een bijakte van onderhavige overeenkomst.
De projectmanager belast met de coördinatieopdracht, xxxxxxx is toevertrouwd aan de bouwheer conform artikel 3, lid 2 van onderhavige overeenkomst, die optreedt namens beide partijen, wordt niet bezoldigd door de andere partij.
De extern leidend ambtenaar waarvan sprake in artikel 3, lid 2 van onderhavige overeenkomst zal worden bezoldigd pro rata de verdeelsleutel zoals opgenomen in artikel 5, lid 2 van onderhavige overeenkomst. Dezelfde modaliteiten als opgenomen in artikel 5, lid 3 van onderhavige overeenkomst zijn van toepassing.
Artikel 6. Betalingsmodaliteiten
De betaling van de prestaties wordt verdeeld tussen de partners overeenkomstig de principes vermeld in artikel 5 van onderhavige overeenkomst. Elke partner ontvangt, naast de factuur die aan hem gericht is, een kopie van de factuur bestemd voor de andere partner. De preciseringen in verband met de facturatie (cf. infra) moeten opgenomen zijn in de bestekken van de overheidsopdrachten, zoals dient te worden opgemaakt door de afgevaardigde bouwheer.
Facturatie ter attentie van de gemeente (Deel kinderdagverblijf):
De factuur voor het gedeelte kinderdagverblijf wordt opgesteld op naam van: “gemeente Sint-Xxxx- Molenbeek, Departement Infrastructuur en Stedelijke Ontwikkeling/B40, Xxxxx xxx Xxxxxxxxxxxxxxxx, 00, 0000 Xxxxxxx”. De gedrukte factuur is gericht aan de dienst "Financiën" en een kopie wordt gericht aan de dienst "Departement Infrastructuur en Stedelijke Ontwikkeling/B40". Een tweede kopie van de factuur wordt, ter informatie, verstuurd naar GO! op voormeld adres van de zetel van het Huis van het GO!.
De factuur wordt in twee exemplaren ondertekend en maakt steeds melding van:
- De naam van het project: "Ulens";
- Het opschrift van de opdracht, zoals vermeld in de bestelling;
- Het type infrastructuur, voorwerp van de factuur ("kinderdagverblijf");
- De toegepaste verdeelsleutel en het te betalen bedrag, berekend overeenkomstig artikel 5 van onderhavige overeenkomst;
- Naast het bedrag in cijfers, het totaalbedrag in letters, voorafgegaan door de vermelding "voor echt en waar verklaard voor de som van € ...";
- Het rekeningnummer waarop de storting moet worden verricht;
- Voor de facturen met betrekking tot de werken, wordt de vermelding toegevoegd: "In toepassing van het systeem van btw-verlegging".
Facturatie ter attentie van GO! (Deel basisschool):
De factuur voor het gedeelte "basisschool" wordt opgesteld op naam van: GO!, ONDERWIJS VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, Afdeling Infrastructuur.
De facturatie dient te geschieden volgens het E-Invoicing-systeem.
De eigenlijke factuur wordt correct ondertekend en maakt melding van volgende gegevens:
- De naam van het project: "Ulens";
- Het opschrift van de opdracht, zoals vermeld in de bestelling;
- De toegepaste verdeelsleutel en het te betalen bedrag, berekend overeenkomstig artikel 5 van onderhavige overeenkomst;
- Het type infrastructuur, voorwerp van de factuur ("school");
- Naast het bedrag in cijfers, het totaalbedrag in letters, voorafgegaan door de vermelding "voor echt en waar verklaard voor de som van € ...";
- Het rekeningnummer waarop de storting moet worden verricht;
De facturen met betrekking tot de voorafgaande studies voor beide infrastructuren (kinderdagverblijf en school):
Deze facturen worden gestuurd naar GO! die de vermelde bedragen zal betalen en een aangifte van schuldvordering zal opmaken ter attentie van de gemeente met vermelding van de toegepaste verdeelsleutel en het bedrag dat aan GO! betaald moet worden, berekend overeenkomstig artikel 5 van onderhavige overeenkomst.
Elke betaling gebeurt met inachtneming van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en de uitvoeringsbesluiten ervan.
Artikel 7. Interesten voor betalingsachterstand van de facturen
In geval van betalingsachterstand, zijn de verwijlinteresten, berekend tegen de van kracht zijnde wettelijke rentevoet, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, verschuldigd.
Artikel 8. Stuurgroep
Er wordt overeengekomen een stuurgroep op te richten. De stuurgroep heeft de operationele leiding van het project. De stuurgroep is samengesteld uit vertegenwoordigers van de partijen naar pariteit, waarbij dus zowel het GO!, de gemeente als de VGC een numeriek gelijke vertegenwoordiging hebben. Indien het wenselijk wordt geacht voor een goede uitvoering van de samenwerking kan ieder ander bestuur of externe deskundige een zitting van de stuurgroep bijwonen. De VGC wordt steeds uitgenodigd op de zittingen van de stuurgroep.
De stuurgroep wordt voorgezeten door de projectmanager dewelke is aangeduid door GO! met instemming van de overige partijen.
De stuurgroep begint haar werkzaamheden bij de ondertekening van onderhavige overeenkomst en eindigt haar werkzaamheden bij de definitieve oplevering van het kinderdagverblijf en de basisschool.
De stuurgroep beschikt over een adviesbevoegdheid inzake het beleid, de strategie en de planning van het project in kwestie. Conceptnota’s, bestekken, verslagen van nazicht inzake de aanduiding van een architect en een aannemer, etc., worden voorafgaandelijk voor advies aan de stuurgroep voorgelegd.
De stuurgroep vergadert bij elke belangrijke fase van de overheidsopdrachten (aankondiging van de opdracht, bestekken, goedkeuring van het voorontwerp, goedkeuring van het aanvraagdossier voor de stedenbouwkundige vergunning, goedkeuring van het aanbestedingsdossier,…) alsook iedere keer dat het beheer van de overheidsopdrachten het vereist. Hiervoor zal een agenda op maat worden opgesteld en verdeeld onder de leden van de stuurgroep.
Het advies van de stuurgroep, geconsolideerd in de notulen van elke vergadering, is bindend. In lijn met de krachtlijnen van de publiek-publieke samenwerking, zoals vormgegeven in artikel 1, lid 3 van onderhavige overeenkomst, geldt in dit verband dat het advies m.b.t. het kinderdagverblijf van de vertegenwoordigers van de gemeente die in de stuurgroep zetelen bindend zal zijn en het advies m.b.t. de basisschool van de vertegenwoordigers van het GO! die in de stuurgroep zetelen bindend zal zijn.
In geval van onenigheid over het advies over gezamenlijke belangen m.b.t. de samenwerking zal de voorzitter van de stuurgroep de doorslaggevende stem bezitten. Onverminderd deze regeling geldt dat ook het standpunt van de vertegenwoordigers van de VGC bindend is, met name in zoverre de daarin uitgedrukte bezorgdheden of aandachtspunten uitdrukkelijk geduid worden als zijnde van wezenlijk belang om te komen tot een financieel orthodox en EFRO-conform kinderdagverblijf (wat het kinderdagverblijf betreft).
De notulen van de vergaderingen van de stuurgroep worden opgesteld en bezorgd door GO!. Zij worden voor akkoord ondertekend door de vertegenwoordigers van de partijen die zetelen in de stuurgroep.
Artikel 9. Begeleidingscomité
In het kader van de gezamenlijke opdracht, komen de partijen, dit wil zeggen het GO!, de gemeente en de VGC, overeen een begeleidingscomité op te richten. De samenstelling van het begeleidingscomité wordt in onderling akkoord tussen de partners vastgesteld, uiterlijk op het ogenblik van de afhandeling van de aankondiging van de gezamenlijke opdracht. Elke partij kan zich, tijdens een bijeenkomst van het begeleidingscomité, laten vertegenwoordigen door een persoon van zijn keuze.
Het begeleidingscomité bestaat onder andere uit de institutionele actoren, die de ontwikkeling van het project vastleggen, waaronder:
- De partijen bij onderhavige overeenkomst;
- De gemeentelijke directie stedenbouw:
De gewestelijke directie(s) stedenbouw wordt/worden uitgenodigd op het begeleidingscomité wanneer dit door de partijen noodzakelijk wordt geacht.
Het begeleidingscomité geeft collegiaal advies aan de afgevaardigde bouwheer. De partijen bij onderhavige overeenkomst geven conform de modaliteiten gesteld in artikel 8, lid 6 juncto artikel 1, lid 3 van onderhavige overeenkomst verlenen in dit verband bindend advies t.a.v. de onderscheiden functies, met name het kinderdagverblijf en de basisschool. Het advies van de betrokken directies stedenbouw wordt meegenomen in het geheel om te kunnen komen tot een rangschikking van de offertes. De afgevaardigde bouwheer beslist over de gunning. Iedere partij is verantwoordelijk voor het opgestelde bindend advies.
Op initiatief van de afgevaardigde bouwheer, komt het begeleidingscomité met name bijeen op volgende ogenblikken:
- Bij de ontvangst van de offertes voor de dienstverleningsopdracht;
- Bij de voorstelling van het ontwerp van de projectontwerper;
- Bij de voorstelling van het voorontwerp van de projectontwerper.
De organisator van de vergaderingen van het begeleidingscomité stelt de notulen van de vergaderingen op en zorgt voor de verspreiding ervan onder de leden van het begeleidingscomité.
Artikel 10. Opdracht van de afgevaardigde bouwheer
GO! is de afgevaardigde bouwheer en dit voor de gezamenlijke opdracht, voorwerp van onderhavige overeenkomst.
Wat betreft de voorafgaande studies: GO! voert op het stuk grond, gelegen te Xxxxxxxxxxx 00-00, 0000 Xxxxxxx, volgende voorafgaande studies uit:
- bodemtests;
- asbestinventaris;
- opdracht van landmeter.
NB. De gemeente heeft een verkennend bodemonderzoek laten uitvoeren op voormeld perceel. Alle nuttige informatie met betrekking tot de toestand van de bodem is in bijlage aan onderhavige overeenkomst gehecht.
GO! bezorgt aan de gemeente een kopie van alle documenten met betrekking tot het voorwerp van de gezamenlijke opdrachten, vereist door het EFRO, met name:
- zijn interne procedures met betrekking tot de plaatsing van overheidsopdrachten (vanaf de ondertekening van onderhavige overeenkomst);
- In zijn hoedanigheid van inrichtende macht, zal GO! overgaan tot de formaliteiten van informatie en bekendmaking zoals voorzien door de wet van 17 juni 2013 betreffende de
motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
- de ontvangen offertes;
- de eigenlijke bestelbrief.
Wat betreft de gezamenlijke opdracht voor Design & Build
Aangaande het project “De bouw van een Nederlandstalige basisschool met 384 plaatsen en een Nederlandstalig kinderdagverblijf met bij voorkeur 48 plaatsen, op het stuk grond gelegen Xxxxxxxxxxx 00/00, 0000 Xxxx-Xxxx-Xxxxxxxxx":
- GO! motiveert zijn keuze in verband met de gekozen procedure en bezorgt aan de gemeente, ter goedkeuring, een nota met uiteenzetting van zijn motieven. GO! staat in voor het opstellen van de aankondiging van de opdracht. Na goedkeuring door de gemeente, maakt GO! de aankondiging van de opdracht bekend;
- GO! maakt het bestek op, laat het goedkeuren en bekendmaken. De gemeente werkt mee aan het opmaken van het deel van het bestek dat betrekking heeft op het kinderdagverblijf. Voor het deel van het kinderdagverblijf zorgt GO! ervoor dat in het bestek voorzien is dat de projectontwerper een praktische handleiding en een gebruikershandleiding opmaakt;
- GO! onderzoekt de ontvangen kandidaturen/offertes en maakt een selectie/ gunningsverslag op. Dit verslag wordt, samen met de stavingstukken, voorgelegd aan de stuurgroep; GO! gaat meer bepaald over tot de kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de opdrachtnemer. De partners verbinden zich ertoe alles in het werk te stellen om de werken te gunnen vóór 30 november 2019;
- Het bouwteam bereidt, onder aansturing van het GO!, het dossier voor in verband met de aanvraag van de stedenbouwkundige vergunning (SV), vraagt het advies van de DBDMH en dient de aanvraag in tot het bekomen van een stedenbouwkundige vergunning;
- GO! verzekert de opvolging van de opdrachten door onder meer het opstellen en goedkeuren van mogelijke bijaktes en/of verrekeningen, het opmaken en betekenen van processen-verbaal (PV ’s) van tekortkoming(en), desgevallend, in samenwerking met de gemeente, evenals de latere afhandeling ervan;
- GO! is belast met het organiseren, beheren, superviseren en controleren van de uitvoering van de werken, opdat deze worden uitgevoerd binnen de voorziene termijnen. Tijdens het verloop van de werken zal GO! wekelijks werfvergaderingen organiseren. Het nodigt hiervoor de vertegenwoordigers van de gemeente uit. GO! ziet toe op het opstellen van tegensprekelijke PV’s van de vergaderingen en de communicatie hiervan aan de partijen;
- GO! controleert de aangiften van schuldvordering, desgevallend, in samenwerking met de gemeente, maakt de PV’s van goedkeuring van de aangiften van schuldvordering op en maakt deze over;
- Het bestek vermeldt dat GO! optreedt als afgevaardigde bouwheer in het kader van de gezamenlijke overheidsopdracht met betrekking tot de bouw van een basisschool en een kinderdagverblijf;
- GO! zorgt ervoor dat de tegensprekelijke plaatsbeschrijvingen uitgevoerd worden door de aannemer, vóór het begin van de werken. De voormelde plaatsbeschrijvingen dienen met name uitgevoerd te worden met de eigenaars van de gebouwen gelegen naast de werf. Het bestek vermeldt uitdrukkelijk dat de aannemer de zone moet definiëren waarop de werf een impact zou kunnen hebben (schade veroorzaakt aan de naastgelegen gebouwen) en, vóór het begin van de werken de tegensprekelijke plaatsbeschrijvingen opstelt van de gebouwen die in
deze zone gelegen zijn. Het bestek dient eveneens te voorzien dat het definiëren van gezegde zone en de uitvoering van de tegensprekelijke plaatsbeschrijvingen geheel voor de verantwoordelijkheid van de aannemer zijn. Het bestek legt aan de aannemer het onderschrijven van een verzekering “ABR” op, met dekking van de aansprakelijkheid op grond van artikel 544 B.W.;
- GO! staat in voor het opstellen van de PV 's van goedkeuring of weigering van de technische oplevering, voorlopige en definitieve oplevering, desgevallend in samenwerking met de gemeente;
- De technische, de voorlopige en de definitieve oplevering van de werken met betrekking tot de basisschool en het kinderdagverblijf worden toegekend door GO!, in samenwerking met de gemeente, na het bindend en voorafgaand advies van de stuurgroep.
GO! bezorgt aan de gemeente een kopie van alle documenten in verband met deze gezamenlijke opdracht, vereist door het EFRO, met name:
- Zijn interne procedures met betrekking tot de plaatsing van overheidsopdrachten vanaf de ondertekening van onderhavige overeenkomst. In zijn hoedanigheid van inrichtende macht, zal GO! overgaan tot de formaliteiten van informatie en bekendmaking zoals voorzien door de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
- De ontvangen kandidaturen/offertes;
- Het Verslag van Nazicht van de offertes/kandidaturen;
- De kopie van het goedgekeurde bestek "opdracht voor Design & Build";
- De kennisgeving aan het geselecteerde bouwteam en de bestelbrief van de opdracht;
- Het advies van de DBDMH;
- De bestelbrief van de schijf "opmaken van de stedenbouwkundige vergunning";
- De afgegeven stedenbouwkundige vergunning;
- Het goedgekeurde dossier bestek Design & Build (technische bepalingen);
- De PV’s van tekortkoming(en);
- Het PV van voorlopige oplevering;
- De eindafrekening;
- De monitoringrapporten in verband met het kinderdagverblijf, uitgevoerd tijdens de garantieperiode van de algemene aanneming;
- Het PV van definitieve oplevering.
Artikel 11. Termijnen
De termijnen voor de uitvoering van de gezamenlijke opdracht worden in onderling akkoord tussen de partijen vastgelegd, rekening houdend met de respectievelijke verplichtingen van beide partijen wat betreft de gunning van de opdracht en de goedkeuringen conform artikel 10 van onderhavige overeenkomst. Deze termijnen moeten de verplichtingen van de partners eerbiedigen jegens hun
subsidiërende overheden. Hiervoor kan worden verwezen naar hetgeen wordt gesteld in artikel 4 van onderhavige overeenkomst.
Opleggen van termijnen door het EFRO voor het kinderdagverblijf: EFRO: indienen van de facturen uiterlijk in januari 2023;
Planning voor het nakomen van deze verplichtingen:
• Ondertekening van onderhavige overeenkomst uiterlijk eind september 2018;
• Gunning van de opdracht uiterlijk op 30 november 2019;
• Voorlopige oplevering van de werken uiterlijk in december 2021;
• Definitieve oplevering van de werken uiterlijk in januari 2023.
Artikel 12. Communicatie Tussen partijen:
GO! bezorgt aan de gemeente alle informatie met betrekking tot de staat van voortgang van het dossier, teneinde te voldoen aan de eisen gesteld door het EFRO inzake verslaggeving.
Andere communicatie:
Alle communicatie met betrekking tot het project gebeurt met het akkoord van en in samenwerking met de gemeente en de VGC.
Artikel 13. Aansprakelijkheid van de partijen
De gezamenlijke verantwoordelijkheid enkel wat betreft het deel kinderdagopvang die vloeit uit artikel 48 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten betreft de aansprakelijkheid van de partijen tegenover derden. Deze gezamenlijke aansprakelijkheid tegenover derden doet geen afbreuk aan de eigen aansprakelijkheid van iedere partij tegenover de andere voor de fouten die hij zou begaan en die de andere partij schade zou veroorzaken.
Iedere partij is inderdaad aansprakelijk voor de eigen handelingen conform de modaliteiten uit onderhavige overeenkomst. Dit geldt in het bijzonder voor de opgestelde bindende adviezen conform de modaliteiten uit artikel 8, lid 6 juncto artikel 1, lid 3 van onderhavige overeenkomst en de mogelijke gevolgen die in dit verband teweeg kunnen worden gebracht.
In geval één van de partijen afstand zou doen van haar verbintenissen zoals beschreven in onderhavige overeenkomst, dan is deze partij als enige de schadevergoeding verschuldigd, alsook de betaling van om het even welke aantoonbare schade die aan de inschrijvers in het kader van de afstand is verschuldigd.
Artikel 14. Intellectueel eigendomsrecht
GO! en de gemeente beschikken over alle publicatierechten en gebruiksrechten voor doeleinden van onder andere academisch onderzoek en onderwijs van alle plannen en studies met betrekking tot het project.
Artikel 15. Wijziging van de Overeenkomst
Onderhavige overeenkomst kan enkel gewijzigd worden mits het uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van alle partijen. Deze wijziging gebeurt in de vorm van een bijakte bij de overeenkomst.
Artikel 16. Delegatie van bevoegdheden aan derden
Zonder het voorafgaandelijk ondertekend akkoord van de andere partij, kunnen de partners geen van hun rechten of plichten van onderhavige overeenkomst overdragen aan derden.
Artikel 17. Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst
Onderhavige overeenkomst treedt in werking op de datum van haar ondertekening door alle partijen.
Deze overeenkomst eindigt wanneer de definitieve oplevering van het geheel van de werken plaats heeft gevonden.
Artikel 18. Betwisting of beroep
Onder betwisting of beroep dient elk geschil tussen GO! en iedere persoon (de projectontwerper, de aannemer, een uitgesloten kandidaat of inschrijver, een benadeelde derde…) te worden begrepen dat, rechtstreeks of onrechtstreeks, betrekking heeft op de gunning en/of uitvoering van voormelde gezamenlijke overheidsopdracht. In geval van voormelde vorm van geschil verbinden de partijen zich er onherroepelijk toe alle eventuele kosten te delen (advocaat, deskundigenonderzoek, schadevergoeding) die een betwisting kan veroorzaken, naar evenredigheid van de verdeelsleutel, zoals vermeld in artikel 5 van onderhavige overeenkomst.
Er wordt machtiging gegeven aan GO! om in rechte op te treden in naam en voor rekening van de partijen bij onderhavige overeenkomst, zowel in hoedanigheid van eiser als verweerder. Elke dadingovereenkomst wordt voorafgegaan door een voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van beide partijen.
Artikel 19. Bevoegde rechtbanken en procestaal
In geval van geschil met betrekking tot onderhavige overeenkomst zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement Brussel bevoegd. De procestaal dient het Nederlands te zijn.
Lijst van de bijlagen (in het FR en NL):
- Bijlage 1: Overeenkomst EFRO, Besluit EFRO, Vademecum EFRO;
- Bijlage 2: Collegebesluit van de VGC;
- Bijlage 3: Informatie betreffende de toestand van de bodem van het perceel gelegen te Xxxxxxxxxxx 00-00, 0000 Xxxxxxx;
- Bijlage 4: Opzet van de praktische handleiding en van de gebruikershandleiding.
Opgemaakt te Brussel op 2018, in drie exemplaren, waarbij iedere partij erkent
door de ondertekening van dit document, een exemplaar te hebben ontvangen.
VOOR DE GEMEENTE,
De gemeentesecretaris, De afgevaardigde schepen Infrastructuur en Stedelijke ontwikkeling,
Xxxxxxx XX XXXXX Xxx XXXXXX
VOOR HET GO!, VOOR SCHOLENGROEP BRUSSEL,
De afgevaardigd bestuurder, De algemeen directeur,
Xxxxxxxx XXXXXXX Xxxxxx XXXXXXXXX
VOOR DE VGC
De Collegevoorzitter,
Xxx XXXXXXXXX