Afspraken opleggen en bekrachtigen geheimhouding
Afspraken opleggen en bekrachtigen geheimhouding
Uitgangspunten
1. Xxxxxxx neem altijd contact op met bestuurssecretaris én commissiegriffier, xxxxx bekend is dat er geheimhouding moet worden opgelegd en bekrachtigd.
2. Er wordt altijd een apart statenvoorstel opgesteld voor de bekrachtiging van geheimhouding, zowel in geval van een geheime (spoed)mededeling als een geheim statenvoorstel.
3. Mededelingen worden bij de griffie aangeleverd via besluitvorming via de mail aan xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx. statenvoorstellen worden naar de griffie gestuurd via het DMS systeem door besluitvorming.
4. Alle centrale rollen in deze werkprocessen (commissiegriffier/griffier, xxxxxxx XXX, bestuurssecretaris, besluitvorming, steller van het stuk, gedeputeerde) zorgen voor vervanging bij afwezigheid.
Kwaliteitseisen statenvoorstel bekrachtigen geheimhouding
Concept lijst:
• Een einddatum voor het opheffen of evalueren van de geheimhouding moet genoemd zijn.
• Alle documenten waarop geheimhouding bekrachtigd moet worden zijn apart benoemd in de beslispunten met daarbij de documentnummer genoemd.
• Indien juridische uitspraken gedaan worden los van het standaard voorstel worden deze gecheckt bij een jurist van de provincie.
• Het dictum is een lopende zin wanneer deze wordt gepubliceerd. De zin sluit daarom aan op het begin: Provinciale Staten besluiten om ….
• Alle documenten die geheim zijn en openbaar zijn worden als aparte documenten toegezonden.
Stroomschema werkprocessen
* Dit roept de vraag op wat vervolgens de status is van het stuk. Het stuk is in ieder geval niet geheim. Uitgaande van de Wob, is het stuk in beginsel openbaar, maar moet dit nog wel in het concrete geval worden vastgesteld. Het kan immers zijn dat bepaalde belangen zich tegen openbaarheid verzetten. Zie ook Rb ’s-Hertogenbosch 28 april 2009, ECLI:NL:RBSHE:2009:BK2792.