Contract

Medewerker contractmanagement
Doel Zorgdragen voor het voorbereiden en afsluiten van contracten, toezien op de naleving daarvan en bijdragen aan een efficiënt gebruik ten aanzien van ingekochte producten en diensten, rekening houdend met beschikbaar budget, relevante (veiligheids-) voorschriften en wetgeving, zodanig dat de uitbestede werkzaamheden correct worden uitgevoerd dan wel ingekochte producten correct worden afgeleverd en een efficiënt gebruik ervan wordt gestimuleerd.		Context Rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van een van de volgende functionarissen: - Directeur dienst - Afdelingshoofd - Teamleider

RESULTAATGEBIEDEN
Kernactiviteit	Kader	Resultaat	Activiteiten
1. Beleidsondersteuning
Verschaffen van relevante (management)informatie en doen van beleidsvoorstellen met betrekking tot de uit te besteden werkzaamheden en/of in te kopen producten	Beleid Procedures en instructies	Bijdrage aan beleidsontwikkeling en - uitvoering	- Verzorgen van verslaglegging en analyses in kwartaal- en jaaroverzichten met betrekking tot de ingekochte diensten en/of producten - Leveren van relevante informatie voor begroting, jaarverslag, ondernemingsplan, e.d. - (Doen) verrichten van onderzoek naar de inzet en het gebruik van ingekochte diensten en/of producten, alsmede naar mogelijke alternatieven, e.d. - Doen van voorstellen voor het opstellen van beleidsplannen, onder andere ten aanzien van een kostenefficiënt gebruik van de ingekochte producten/diensten - Participeren in werkgroepen ten aanzien van beleidsmatige vraagstukken
2. Programma's van eisen
Samenstellen van programma’s van eisen met betrekking tot de in te kopen diensten en/of producten	Kwaliteitsnormen en frequenties	Duidelijke programma’s van eisen die een optimale uitvoering/levering van de uitbestede werkzaamheden/ ingekochte producten mogelijk maken	- Ontwikkelen van programma’s van eisen - Evalueren van programma’s van eisen - Doen van voorstellen voor verbetering dan wel aanpassing en na goedkeuring verwerken hiervan
3. (Raam)contracten
Mede)zorgdragen voor het aangaan van (raam)contracten met externe partijen met betrekking tot de uit te besteden werkzaamheden en/of in te kopen producten	Procedures en instructies Financiële randvoorwaarden	(Voorbereide) contracten met een zo gunstig mogelijke prijs-kwaliteitverhouding	- Aanvragen van offertes bij relevante organisaties (eventueel in het kader van Europese aanbesteding) - Beoordelen van prijs-kwaliteitverhouding van offertes en eventueel onderhandelen over prijs en service - Adviseren van het management over keuze contractorganisatie - Voorbereiden van contracten ter ondertekening door leidinggevende
4. Beheer en kwaliteitsbewaking
Beheren van programma’s en/of (doen) uitvoeren van administratieve werkzaamheden met betrekking tot de ingekochte diensten en/of producten	(Raam)contracten Klant- en gebruikerswensen Administratieve systemen Kwaliteitsnormen en frequenties	Adequate levering en administratieve afhandeling van de overeengekomen diensten en/of producten	- Zorgdragen voor de feitelijke inzet/distributie van de ingekochte diensten/producten - Opstellen van (meerjaren) budgetten en prognoses, alsmede rapportages en analyses ten aanzien van gebruik en verbruik - Zorgdragen voor de administratieve verwerking, onder andere middels doorbelasten aan verbruikers - Toezien op naleving van contracten door middel van het controleren en beoordelen van de uitbestede diensten/producten en het bespreken van de daaruit voortvloeiende be- vindingen met relevante partijen
5. Intermediair

RESULTAATGEBIEDEN
Kernactiviteit	Kader	Resultaat	Activiteiten
Optreden als intermediair tussen de interne klant en de contractorganisatie	Afdelingsbeleid en - doelstellingen Klant- en gebruikerswensen	Optimale serviceverlening aan de interne klant	- Aannemen van klachten en zorgdragen voor afhandeling - Beantwoorden van relevante vragen
6. Advisering
Adviseren van het management en andere partijen over zaken die zijn gerelateerd aan de ingekochte diensten en/of producten	Afdelingsbeleid en - doelstellingen Wettelijke en lokale voorschriften	Bevordering van een efficiënte bedrijfsvoering met betrekking tot de ingekochte diensten/producten	- Voeren van overleg met gebruikers en geven van voorlichting - Geven van advies over ontwikkelingen en noodzakelijke aanpassingen op het gebied van de ingekochte diensten en/of producten - Geven van advies bij verbouw- en nieuwbouwprojecten als deskundige op het eigen gebied
7. Subsidies
Bijdragen aan de verwerving van subsidies	Procedures en instructies Regelgeving van subsidieverschaffende instanties	Bevordering van optimaal gebruik van subsidiemogelijkheden	- Volgen van ontwikkelingen ten aanzien van subsidies dan wel onderzoeken van mogelijke bronnen voor subsidies - Begeleiden van subsidieaanvragen en daaruit voortvloeiende trajecten - Bijhouden en verschaffen van (management-)informatie ten aanzien van subsidies
8. Kwaliteitsverbetering
Doen van voorstellen tot wijzigingen met betrekking tot de uitvoering van werkzaamheden en bijbehorende kaders, methoden en werkwijzen, alsmede toezien op een correcte realisatie van die wijzigingen	Afdelingsdoelstellingen Gebruikerwensen en -eisen	Verbeterde dienstverlening aan gebruikers	- Adviseren van leidinggevende over het gebruik van methoden en toepassing van werkwijzen binnen eigen het vakgebied - Evalueren van bestaande dienstverlening en bijbehorende procedures en deze op grond hiervan verbeteren - Opstellen, bijstellen, toetsen en evalueren van kaders voor dienstverlening
9. Implementatie Nieuwe Contracten (variant)
Implementeren van nieuwe contracten met derde partijen, volgen van de naleving daarvan en bijdragen aan onderhandelingen	Afdelingsbeleid en doelstellingen Klant- en gebruikerswensen	(Voorbereide) contracten met een zo gunstig mogelijke prijskwaliteitverhouding stimulering van de uitvoering en naleving van nieuwe contracten met derde partijen	· Communicatie rondom contracten verzorgen · Inrichten en beheren contractmanagementsysteem · Inrichten en afstemmen van werkprocessen rondom een contract · Financiële analyses opstellen ten aanzien van ingekochte producten en diensten · Volgen van de naleving van de contracten en signaleren van eventuele knelpunten daarin

RESULTAATGEBIEDEN
Kernactiviteit	Kader	Resultaat	Activiteiten
10. Coördinatie werkuitvoering (variant)
Coördineren van de door medewerkers (en derden) van de afdeling uit te voeren werkzaamheden	Bevoegdheden en richtlijnen	Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering	- Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten - Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures - (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen - Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste en tijdige voortgang van werkzaamheden en/of opdrachten - Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost - toezicht houden op uitbesteed werk

Indelingscriteria Medewerker contractmanagement

Functieniveau Indelingscriteria	Medewerker contractmanagement 1	Medewerker contractmanagement 2	Medewerker contractmanagement 3	Medewerker contractmanagement 4
Contractzaken	Behandelen van complexe contractzaken op verschillende gebieden en/of het zelfstandig implementeren van nieuwe contracten met instellingsbrede impact op werkprocessen Onderhandelen over strategische contracten.	Behandelen van complexe contractzaken op één specifiek gebied of meerdere standaardcontractzaken op verschillende gebieden. Onderhandelen over kleinere (tactische) contracten.	Behandelen van eenvoudige en standaard contractzaken en/of verrichten van ondersteunende werk- zaamheden bij (delen van) complexere zaken.	Behandelen van delen van eenvoudige en standaardcontractzaken en/of verrichten van ondersteunende werkzaamheden bij delen van complexere zaken.
Impact/scope	Betrokkenheid en/of interveniëren is van invloed op het (middel-)lange termijn functioneren van meerdere, van elkaar verschillende disciplines of van een omvangrijke discipline voor de gehele instelling.	Betrokkenheid en/of interveniëren is van invloed op het (middel)lange termijn functioneren van een omvangrijke discipline voor een deel van de instelling.	Betrokkenheid en/of interveniëren is van invloed op het korte termijn functioneren van een discipline voor een deel van de instelling.	Betrokkenheid en/of interveniëren is indirect (via het werk van anderen).
Zelfstandigheid	Grote eigen professionele zelfstandigheid bij de uitoefening van de functie; in uitzonderlijke gevallen is overleg met leidinggevende noodzakelijk over hoe een opdracht moet worden uitgezet.	Overleg met leidinggevende en/of senior over hoe een opdracht moet worden uitgezet is slechts af en toe noodzakelijk.	Overleg met leidinggevende en/of senior over hoe een opdracht moet worden uitgezet vindt regelmatig plaats.	Uitvoeren van werkzaamheden op aanwijzing; veel overleg noodzakelijk met leidinggevende en/of senior.
Coördinatie werkuitvoering	Coördineren van werkzaamheden van de medewerkers van de afdeling.	niet van toepassing	niet van toepassing	niet van toepassing

Indelingsregels Medewerker contractmanagement

Medewerker contractmanagement 4 is van toepassing indien ten minste aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Medewerker contractmanagement 4 Medewerker contractmanagement 3 is van toepassing indien ten minste aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Medewerker contractmanagement 3 Medewerker contractmanagement 2 is van toepassing indien ten minste aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Medewerker contractmanagement 2 Medewerker contractmanagement 1 is van toepassing indien ten minste aan 3 van de 4 criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Medewerker contractmanagement 1

Functievarianten Medewerker contractmanagement

De functie Energiecoördinator kan met dezelfde resultaatgebieden getypeerd worden als de resultaatgebieden van de functie Medewerker contractmanagement. Echter binnen de functie van Energiecoördinator ligt de nadruk op beleidsondersteuning en advies gericht op een efficiënt energiegebruik, alsmede administratieve werkzaamheden. De werkzaamheden ten aanzien de contracten met leveranciers beperken zich tot een ondersteunende, informatieverschaffende rol en tot het volgen van de uitvoering/naleving van de contracten.

Gelet op hier beschreven verschillen wordt een indeling op het functieniveau van Medewerker contractmanagement 2 aanbevolen.