Inkoopvoorwaarden
Inkoopvoorwaarden
Geldend vanaf 1 februari 2019
Artikel 1 - Definities
In deze Inkoopvoorwaarden en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. Koper: Stichting Avond4daagse Assen, zoals opgenomen in artikel 2 van deze voorwaarden;
b. Leverancier: De contractspartij bij een overeenkomst (waaronder, doch niet uitsluitend begrepen: overeenkomsten tot levering van zaken en/of diensten in de ruimste zin des woords en overeenkomsten tot aanneming van werk), de door deze ingeschakelde hulppersonen uitdrukkelijk daaronder begrepen.
c. Organisatie: De Koper zoals bedoeld onder letter a van dit artikel.
d. Bescheiden: Alle aan Organisatie ter beschikking gestelde informatie of gegevens, al dan niet vervat op (on)stoffelijke dragers en al dan niet ondergebracht bij derden, alsmede alle in het kader van de uitvoering van het Evenement door Xxxxx vervaardigde of verzamelde gegevens, al dan niet vervat op (on)stoffelijke dragers en al dan niet ondergebracht bij derden, alsmede alle overige informatie van enige relevantie voor de uitvoering of voltooiing van het Evenement, al dan niet vervat op (on)stoffelijke dragers;
e. Evenement: Een der evenementen, zoals aangekondigd op de website van Organisatie of specifiek vermeld in de aanvraag van de koop.
f. Hulppersonen: De natuurlijke of rechtspersonen die namens Leverancier zijn belast met de levering van zaken en/of diensten of met de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden, daaronder begrepen: zowel de werknemers van Leverancier als derden die door deze zijn ingeschakeld.
g. Werkdag: Een dag dat niet een zaterdag, zondag of een officieel erkende feestdag is.
h. Contract: Het contract dat de Organisatie ter beschikking stelt voor ondertekening aan de Leverancier, nadat schriftelijk de offerte is geaccepteerd dan wel in die situaties waarbij in redelijkerwijs verwacht kan worden dat er een contract zal worden gesloten of kan worden afgesloten.
Artikel 2 - Identiteit
2.1 Stichting Avond4daagse Xxxxx Xxxxxxxxx 0
9481 AM Vries xxxx@xxxxx0xxxxxx-xxxxx.xx KvK 73337625
IBAN XX00 XXXX 0000 0000 00
2.2 Alle schriftelijk communicatie van en naar de Koper dient per email te gaan. Alleen verkeer naar en/of van mailadressen eindigend op @xxxxx0xxxxx-xxxxx.xx zijn geldige e-mails.
2.3 Het Bestuur van de Koper is het enige orgaan dat de organisatie juridisch representeert.
2.4 Personen, die niet tot het derde lid behoren, kunnen met de Leverancier geen overeenkomsten of verbintenissen aangaan.
2.5 Alle facturen dienen naar xxxxxxx@xxxxx0xxxxxx-xxxxx.xx gestuurd te worden. Facturen die per post of naar andere mailadressen worden gestuurd, worden niet in behandeling genomen en zijn niet geldig.
2.6 Koper is niet verplicht om gehoor te geven aan een verbintenis of overeenkomst die is aangegaan met een perso(o)n(en) die niet tot het derde lid behoort of behoren.
2.7 De personen behorend tot lid 2.3 kunnen aan anderen de opdracht geven tot onder andere offerte-aanvragen of andere soortgelijke verzoeken. Dit zal geschieden via een emailadres dat is verbonden aan de Koper en is te herkennen aan het domein van het gebruikte emailadres - @xxxxx0xxxxxx-xxxxx.xx. In die gevallen zal de offerte acceptatie geschieden namens diegene uit artikel 2.3. waarbij de namen in de schriftelijke acceptatie of contracten zullen worden genoemd.
Artikel 3 - Toepasselijkheid
3.1 Deze Inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op: alle offertes, contracten, rechtsbetrekkingen en overeenkomsten, hoe dan ook genaamd.
3.2 De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van Leverancier wordt door Xxxxx uitdrukkelijk van de hand gewezen, wanneer deze in strijd zijn met deze Inkoopvoorwaarden, waarbij dit lid boven het volgende lid uitgaat.
3.3 Afwijkingen van en aanvullingen op deze Inkoopvoorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen in, bijvoorbeeld, een (schriftelijke) overeenkomst.
3.4 Indien voorwaarden in deze Inkoopvoorwaarden en in de aanvraag tot levering onderling tegenstrijdig zijn, geldt de in de Overeenkomst opgenomen voorwaarde.
Artikel 4 - Inkoopvoorwaarden
4.1 Deze Inkoopvoorwaarden zijn op 23 januari 2019 vastgesteld.
4.2 De Leverancier gaat akkoord met deze Inkoopvoorwaarden.
4.3 De Koper heeft het recht om zonder opgaaf van redenen de Inkoopvoorwaarden aan te passen, mits er geen overeenkomst is aangegaan met Leverancier.
4.4 De Leverancier heeft het recht om na wijziging zoals bedoeld in lid 3 één week de tijd om te kennen te geven het contract niet te accepteren, wanneer redelijkerwijs verwacht kon worden dat een contract tussen beide partijen zou zijn ontstaan als er geen wijziging in de voorwaarden zou zijn. Dit dient de Leverancier per mail te doen via de gegevens uit artikel 2 Inkoopvoorwaarden onder vermelding van deze reden.
Artikel 5 - Verplichtingen van de Leverancier
5.1 De Leverancier accepteert alle aansprakelijkheid ten opzichte van de Bescheiden en de Koop.
5.2 Mocht achteraf blijken dat de Leverancier geen toestemming aan zijn handelend personeel heeft verleend, dan kan de Leverancier alsnog aansprakelijk worden gehouden voor de gedane werkzaamheden of afspraken van zijn personeel, hulppersonen of anderen, waarbij redelijkerwijs verwacht kan worden dat deze personen hiertoe wel gemachtigd waren.
5.3 De Leverancier zorgt tijdens een Evenement voor een actuele lijst van alle individuen die aanwezig zijn op het Evenement namens of in dienst van de Leverancier.
5.4 De lijst, zoals bedoeld in het vorige lid, dient de volledige namen, adressen en actuele telefoonnummers (die tijdens de werkzaamheden bereikbaar zijn) te bevatten.
5.5 Deze lijst is opvraagbaar door de Koper in geval van calamiteiten en zal indien nodig verstrekt worden aan eventuele hulpdiensten.
5.6 Deze lijst bevat ook de contactgegevens van ouders en/of verzorgers van de op de lijst staande personen die jonger dan 18 jaar zijn.
5.7 Bij het ontvangen van de lijst, zoals bedoeld in lid 4, zal de Koper deze nooit doorverkopen, verhandelen of aan derden verstrekken voor economische doeleinden. Voor noodgevallen zal zij deze lijst wel aan overheidsinstanties of hulpdiensten overhandigen en dit zo spoedig mogelijk bekend maken aan de Leverancier, mocht dit redelijkerwijs nodig blijken.
5.8 Bij (vermoeden van) faillissement of surseance van betaling van Leverancier zal Koper alleen tot betaling overgaan na levering van het afgesprokene. Indien gewenst kan Koper, op kosten van Leverancier, een gedeelte vooraf betalen aan een notaris, die de uitbetaling verder zet nadat het afgesprokene is geleverd.
Artikel 6 - Facturatie
6.1 Alle facturen dienen digitaal naar xxxxxxx@xxxxx0xxxxxx-xxxxx.xx te worden verstuurd in een Pdf-formaat, met een bestandgrote van maximaal 5 mb.
6.2 Facturen zullen alleen in behandeling worden genomen mits zij een correct IBAN-nummer, KVK-nummer, indien de Leverancier een bezit, en de naam van de Leverancier bevatten.
6.3 Correcte facturen zoals benoemd in lid 1 en 2 van dit Artikel zullen door de Koper binnen 10 werkdagen na ontvangst worden betaald.
6.4 Mochten facturen worden verstuurd, voordat de Leverancier heeft geleverd, dan zal lid 3 opgeschort worden, de betaaltermijn wordt dan verlengd naar 10 dagen na levering van het gefactureerde.
6.5 Facturen van de Leverancier die per post worden verstuurd, worden nooit in behandeling genomen. Deze facturen worden als niet-verzonden geacht.
6.6 Digitale facturen die naar een ander @xxxxx0xxxxxx-xxxxx.xx emailadres worden verstuurd, hebben een vervaltermijn van 45 werkdagen.
6.7 Alle brieven dienen naar een e-mailadres te worden verstuurd. Poststukken worden niet in behandeling genomen. Alle verzonden poststukken worden als niet-verzonden beschouwd.
6.8 De bewijslast dat de Koper een bericht van de Leverancier heeft ontvangen ligt volledig bij de Leverancier. Koper kan niet aangesproken op verplichtingen die slechts uit een bericht blijken, zonder dat de Leverancier bevestiging heeft dat deze berichten zijn ontvangen en akkoord bevonden zijn door de Koper.
6.9 Facturen dienen binnen 2 maanden na afloop van het Evenement te zijn verzonden door Leverancier. Facturen die later worden ontvangen worden niet meer in behandeling genomen.
Artikel 7 - Verhoging van kosten
7.1 Alle extra bedragen, administratieve kosten of andere, niet normale kosten die de Leverancier rekent aan de Koper voor de levering worden in deze Inkoopvoorwaarden Verhoging van kosten genoemd.
7.2 Verhoging van kosten die voortvloeien uit naleving van deze Inkoopvoorwaarden worden niet in behandeling genomen.
7.3 Verhoging van kosten die voortvloeien uit extra lasten, die daadwerkelijk tot een betaling van de Leverancier aan een derde, niet behorende tot de Leverancier heeft geleid, die de Leverancier heeft moeten maken naar aanleiding van een levering aan de Koper worden pas in behandeling genomen na een toezegging door een bevoegde van de Koper, maar voordat deze lasten zijn gemaakt.
7.4 Lid 3 is alleen van toepassing bij situaties die niet normaal zijn en niet voorzien hadden kunnen worden.
7.5 Bij onenigheid over de verhoging van kosten is het contract tussen Leverancier en Koper kosteloos opzegbaar. Bij een gedane levering is de Koper alleen verplicht tot betaling van het geleverde, zonder de verhoging van kosten.
Artikel 8 - Levering
8.1 Levering en vervoer geschiedt op verantwoordelijkheid van de Leverancier.
8.2 De Levering heeft na controle door de Koper van het geleverde plaatsgevonden.
8.3 Bij het afkeuren van de Levering, waarbij de Levering in het kader van een Evenement zou plaatsvinden, is de Koper gemachtigd tot het kosteloos eenzijdig opzeggen van het contract.
Artikel 9 - Overmacht
9.1 Indien de Koper de verplichtingen uit het contract met de Leverancier niet, niet tijdig of niet behoorlijk kan nakomen ten gevolge van overmacht in de zin van artikel 75 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek dan worden die verplichtingen opgeschort tot het moment dat de Koper alsnog in staat is deze op de overeengekomen wijze na te komen.
9.2 Ingeval de situatie als bedoeld in het eerste lid van dit artikel zich voordoet hebben partijen het recht om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk en met onmiddellijke ingang schriftelijk op te zeggen, overigens zonder dat recht op enige schadevergoeding bestaat.
Artikel 10 - Aansprakelijkheid en vrijwaringen
10.1 Koper is niet aansprakelijk voor schade van Leverancier die ontstaat doordat Leverancier aan Koper onjuiste of onvolledige Bescheiden heeft verstrekt.
10.2 Koper is niet aansprakelijk voor enige gevolgschade, bedrijfsschade of indirecte schade die het gevolg is van het niet, niet tijdig of niet deugdelijk presteren door Leverancier, door één of meerdere Hulppersonen of door één of meerdere andere derden.
10.3 Koper is niet aansprakelijk voor enige gevolgschade, bedrijfsschade of indirecte schade die het gevolg is van het niet, niet tijdig of niet deugdelijk presteren door andere personen buiten het contract om.
10.4 Koper is jegens Leverancier uitsluitend aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van een (samenhangende serie van) toerekenbare tekortkoming(en) in de uitvoering van het contract door de Koper. Deze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat volgens de aansprakelijkheidsverzekeraar van Organisatie voor het betreffende geval wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventueel door Xxxxx uit hoofde van de verzekering te dragen eigen risico.
10.5 Koper is gehouden om schadebeperkende maatregelen te nemen. De Koper heeft het recht om de schade ongedaan te maken of te beperken.
10.6 Leverancier vrijwaart de Koper voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat de Leverancier aan Koper geen, onjuiste of onvolledige Bescheiden heeft verstrekt.
10.7 De Koper kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gedragingen van Hulppersonen, Leveranciers, Groepen, Individuen of derden, die niet aan de Organisatie zijn gelieerd.
Artikel 11 - Clausule nietigheden
11.1 Indien enige bepaling uit deze Inkoopvoorwaarden geheel of ten dele nietig en/of niet geldig en/of niet afdwingbaar mocht zijn, dit ten gevolge van enig wettelijk voorschrift, rechterlijke uitspraak dan wel anderszins, dan zal dit geen enkel gevolg hebben voor de geldigheid van alle andere bepalingen uit deze Inkoopvoorwaarden.
11.2 Indien een bepaling van deze Inkoopvoorwaarden niet geldig mocht zijn om een reden als bedoeld in het vorige lid, maar wel geldig zou zijn indien deze een beperktere omvang of strekking zou hebben, dan zal deze bepaling -vooreerst- automatisch gelden met de meest verstrekkende of omvangrijkste beperktere omvang of strekking waarmee of waarin zij wel geldig is.
Artikel 12 - Vertegenwoordiging Leverancier
12.1 De Leverancier zal te allen tijde juridisch en financieel kunnen worden aangesproken ten aanzien van de levering die onder zijn of haar naam is gedaan.
12.2 De Leverancier mag zich laten vertegenwoordigen door een derde persoon.
12.3 Het vorige lid ontslaat de Leverancier niet van zijn of haar aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid.
Artikel 13 - Noodsituaties
13.1 Noodsituaties betreffen onder andere, maar niet gelimiteerd tot extreme weersomstandigheden, bommeldingen, aanslagen, natuurrampen en bedreigingen voor de openbare orde.
13.2 Wanneer Leverancier een dienst levert tijdens een Evenement, waarbij een noodsituatie ontstaat, dient de Leverancier onmiddellijk zijn diensten te staken.
13.3 Leverancier, Hulppersonen en andere derden behorend bij de Leverancier dienen zich ook te laten evacueren zoals reguliere deelnemers bij een Evenement.
13.4 Kosten voor de Leverancier die ontstaan door noodsituaties zijn volledig voor de rekening van de Leverancier.
Artikel 14 - Annulering
14.1 Bij gevallen van overmacht kan de Leverancier kosten doorberekenen aan de Koper die gebonden zijn aan die tijd. Bij 5 werkdagen of langer kunnen geen kosten in rekening worden gebracht door de Leverancier. Annulering bij 4 werkdagen, 3 weekdagen of 2 weekdagen kunnen respectievelijk 15%, 35%, 60% van deze kosten. Bij annulering gelijk aan of korter dan 1 dag kan maximaal 75% van het factuurtotaal worden berekend, mits de
totstandkoming van de levering nog niet in gang is gezet. Is de totstandkoming in gang gezet, dan bedraagt de vergoeding maximaal 100%.
14.2 Is de Leverancier redelijkerwijs in staat om de tijdsgebonden producten aan derden te verkopen, kunnen deze producten niet in rekening worden gebracht, zoals bedoeld in het vorige lid.
14.3 Reiskosten kunnen niet doorberekend worden aan de Koper bij annulering tot 2 uur voor de levering. De uitzondering hierop betreffen gemaakte reiskosten die de betreffende Leverancier bij derden heeft gemaakt of waartoe de Leverancier zich heeft gebonden voor de levering, voordat de annulering werd verzonden. De vergoeding voor reiskosten voor de Leverancier is in dat geval dat gedeelte wat de Leverancier heeft gemaakt (plus de reiskosten terug) voor dat gedeelte dat is overeengekomen. Hiertoe dient de Leverancier wel een contract c.q. factuur te overhandigen, waarbij duidelijk is dat de totstandkoming eerder plaatsvond dan de annulering.
14.4 Producten of diensten die houdbaar bewaart kunnen blijven tot na de opschorting van de levering kunnen niet in rekening worden gebracht ten tijde van de opschorting.
14.5 Bij annulering van de Leverancier, na totstandkoming van de overeenkomst, krijgt de Koper
€ 100 binnen 7 dagen gestort op het rekeningnummer, zoals vermeld in artikel 2, van de Leverancier. Dit als de boete voor het openbreken van het contract.
14.6 In gevallen van artikel 14.5 zal de Koper ook alle extra kosten, die door de annulering zijn ontstaan, ook factureren aan de Leverancier. Deze extra kosten zijn de daadwerkelijke en extra uitgaven die gedaan moeten worden om het afgesprokene alsnog te verkrijgen bij een andere partij. De extra uitgaven bevatten de kosten die hoger zijn voor dezelfde of vergelijkbare items, extra items die een andere partij verplicht doorrekend en eventuele extra bedragen die een derde partij rekent voor een levering zoals oorspronkelijk met de leverancier was overeengekomen.
14.7 Mocht de Leverancier niet annuleren, maar ook niet leveren (no-show), dan zijn artikel 14.5 en 14.6 ook van toepassing.