Algemene aankoopvoorwaarden
Algemene aankoopvoorwaarden
De algemene aankoopvoorwaarden zijn de standaardafspraken van toepassing op iedere levering van goederen, diensten en/of werken – ongeacht hun specifieke aard – door een leverancier aan vzw AZ Xxxxx Xxxxxxxxxx
1. ALGEMENE BEPALINGEN
1.1. De algemene aankoopvoorwaarden van het Algemeen Ziekenhuis Xxxxx Xxxxxxxxxx vzw met zetel te 0000 XXXX, Buitenring-Sint-Denijs 30 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0410.214.186 (hierna het
“Ziekenhuis”), zijn van toepassing op alle bestellingen met betrekking tot de levering van goederen en diensten die tot een effectieve aankoop leiden, behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst dan wel behoudens de toepassing van de algemene uitvoeringsregels inzake overheidsopdrachten zoals bepaald in het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (hierna het “KB Uitvoering”).
1.2. De contractant aanvaardt deze algemene aankoopvoorwaarden zonder enig voorbehoud, met uitsluiting van de eigen voorwaarden zelfs al worden zij nadien medegedeeld. Onder contractant wordt verstaan de contractpartner van het Ziekenhuis die verantwoordelijk is voor de levering van de in het contract of de opdrachtdocumenten genoemde goederen en/of diensten en/of uitvoering van werken.
1.3. Ieder begin van de uitvoering van de bestelling geldt als aanvaarding zowel van de hierna volgende algemene aankoopvoorwaarden als van de bijzondere aankoopvoorwaarden die betrekking hebben op de te leveren goederen of diensten.
2. BESTELLINGEN
2.1. Een order of bestelbon kan enkel worden geplaatst per e-mail, fax, aangetekende zending of post.
2.2. Binnen de vijf (5) werkdagen na verzending van het order of de bestelbon dient de contractant een orderbevestiging aan het Ziekenhuis over te maken, bij gebreke waaraan het Ziekenhuis het recht heeft de bestelling te annuleren en dit zonder enig recht op schadevergoeding of andere vergoeding voor de contractant.
2.3. Het Ziekenhuis aanvaardt geen annulering of wijziging van de bestelling behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord.
3. PRIJS
3.1. De eenheidsprijzen en totaalprijzen worden steeds opgegeven in euro.
3.2. De eenheidsprijzen vermeld op het order of de bestelbon van het Ziekenhuis zijn bindend.
3.3. De bedongen prijs is vast en kan slechts gewijzigd worden mits, voorafgaandelijk aan de levering, schriftelijk akkoord van het Ziekenhuis.
3.3. De prijs wordt bepaald exclusief btw.
3.4. De prijzen omvatten alle kosten, lasten en heffingen, alsook alle administratie- en transportkosten en verzekeringskosten, tenzij anders overeengekomen.
4. LEVERING
4.1. Onder een levering wordt verstaan de terbeschikkingstelling, levering en (waar van toepassing) installatie/montage van de goederen, en/of de verlening van de bestelde diensten.
4.2. De levering geschiedt DDP-delivered duty paid- op de plaats vermeld op de bestelling volgens de Incoterms 2020, tenzij anders overeengekomen.
De leveringen dienen te gebeuren tijdens de openingsuren van 6u.00 tot 18u.30, van maandag tot vrijdag op volgende locatie: Algemeen Ziekenhuis Xxxxx Xxxxxxxxxx vzw – Buitenring Sint-Denijs 30 – 0000 Xxxx.
Ga na op de bestelbon voor welke gate de levering bestemd is:
- Centrale receptie goederen: Z1
- Keuken: Z4
- Labo: Z5
- Radioactief materiaal: Z6 (lift)
- Centrale sterilisatie: Z7
- Technisch departement: Z8
(Levering voor BringMe: koerier doorverwijzen naar de BringMe-box op logistieke laag).
4.3. In geval van vertraging in de leveringstermijn, zal de contractant het Ziekenhuis onmiddellijk schriftelijk verwittigen en daarbij de duurtijd van de vertraging meedelen.
Het Ziekenhuis zal dan de keuze hebben: de nieuwe levertijd aanvaarden en een forfaitaire schadevergoeding van één percent (1%) van verkoopprijs per begonnen week overschrijding aan te rekenen en dit onverminderd het recht voor het Ziekenhuis om een hogere schade te bewijzen ofwel de bestelling geheel of gedeeltelijk te annuleren, zonder enig recht op schadevergoeding of andere vergoeding voor de contractant. Partijen gaan akkoord dat de totale schadevergoeding voor vertraging in de levering geheel zal gecompenseerd worden met de verkoopprijs.
4.4. Indien er zich een stockbreuk van bepaalde producten voordoet, zal de contractant het Ziekenhuis uiterlijk binnen de vierentwintig uur (24u) na kennisname ervan verwittigen en alles in het werk stellen om een vervangend product te leveren aan dezelfde prijs en binnen een aanvaardbare levertijd voor het Ziekenhuis. Hier gelden dezelfde voorwaarden als vermeld in 4.3.
4.5. Indien het Ziekenhuis de contractant verzoekt de levering uit te stellen, zal de contractant de materialen verpakken, opslaan, beveiligen en verzekeren op zijn kosten.
4.6. Bij producten voorzien van een vervaldatum dient de op de verpakking vermelde vervaldatum zo ver mogelijk in de tijd verwijderd te zijn, waarbij er tussen het tijdstip van ontvangst van de goederen en de vervaldatum een periode van minimaal 24 maanden moet zitten, tenzij uitdrukkelijk, schriftelijk anders overeengekomen. Indien het Ziekenhuis van oordeel is dat deze vervaldatum zich te dicht bij het tijdstip van levering bevindt, is het Ziekenhuis bevoegd deze artikelen te weigeren. De contractant zal, op eigen kosten, onmiddellijk een nieuwe partij aanbieden.
4.7. De leveringen moeten:
A. tenminste de fundamentele functionele eigenschappen bezitten die men ervan mag verwachten, tenzij er, wat dit betreft, uitdrukkelijk restricties gemaakt werden op de bestelbon;
B. vergezeld zijn van de eventueel gevraagde veiligheidsdocumenten en van een zendnota die o.a. bevat:
1. een duidelijke omschrijving van alle geleverde goederen (of diensten);
2. een vermelding van het referentienummer van de bestelbon en de besteldatum;
3. een vermelding van eventueel gevraagde (en bijgeleverde!) veiligheidsdocumenten.
4.8. Leveringen die niet voldoen aan de bij de bestelling gestelde eisen kunnen geweigerd worden.
4.9. Afwijkende en aanvullende levermodaliteiten – opdrachtspecifiek of goederenspecifiek (bijvoorbeeld voeding – medicatie, …) maken integraal deel uit van deze aankoopvoorwaarden. Ze worden opdrachtspecifiek vermeld in de opdrachtdocumenten of samen met de bestelopdracht overhandigd aan de contractant.
5. EIGENDOM EN OVERGANG RISICO
5.1. Het Ziekenhuis wordt eigenaar van de goederen en/of diensten op het moment van de conforme en door het Ziekenhuis aanvaarde levering en, in voorkomend geval, in geval van plaatsing na positieve keuring ervan door de bevoegde diensten van het Ziekenhuis, tenzij partijen anders en schriftelijk zouden overeenkomen.
5.2. De contractant draagt de risico’s van verlies, beschadiging of vernietiging van de goederen tot op het moment dat de eigendom van de goederen overgaat op het Ziekenhuis.
5.3. De contractant heeft de goederen die hij levert verzekerd tot en met de levering op de door het Ziekenhuis aangeduide locatie. Het transport gebeurt volledig op risico en voor rekening van de contractant.
6. VERIFICATIE EN AANVAARDING VAN DE GOEDEREN EN HET VEILIGHEIDSDOSSIER
6.1.Het afleveren van goederen/diensten bij de ontvangers impliceert enkel de ontvangst, doch niet de aanvaarding van de goederen/gepresteerde diensten.
6.2. Opdrachtspecifiek kunnen er veiligheidsattesten, conformiteitscertificaten, … opgevraagd worden door het Ziekenhuis. De contractant dient deze aan te leveren aan het ziekenhuis, vooraleer het ziekenhuis tot aanvaarding van de goederen/gepresteerde diensten kan overgaan.
6.3 Het Ziekenhuis dient eventuele zichtbare gebreken of conformiteit van de aantallen, in zoverre dit op het eerste zicht na te gaan is, te melden binnen de 30 kalenderdagen. Indien het Ziekenhuis geen klacht of opmerking formuleert, zal de levering stilzwijgend aanvaard zijn na het verstrijken van de termijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag van ontvangst.
6.4 Inzake verborgen gebreken beschikt het Ziekenhuis over een termijn van twee (2) maanden te rekenen vanaf de effectieve ontdekking van het gebrek, om enige klacht of opmerking in te dienen bij de contractant betreffende een verborgen gebrek van de geleverde goederen.
7. FACTURATIE
7.1. De facturatie voor de levering van goederen en diensten gebeurt ten vroegste op datum van levering, respectievelijk aanvaarding van de goederen of diensten.
7.2. Met betrekking tot de uitvoering van werken, beschikt het Ziekenhuis conform het KB Uitvoering over een verificatietermijn van 30 dagen vanaf de datum van ontvangst van de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken.
Het Ziekenhuis ziet de ingediende staat van werken na en brengt er eventuele verbeteringen in aan. Het Ziekenhuis maakt een proces-verbaal op met vermelding van de werken die voor betaling zijn aanvaard en het volgens het ziekenhuis verschuldigde bedrag. Het geeft de contractant schriftelijk kennis van dit proces-verbaal en verzoekt hem binnen vijf dagen, een factuur in te dienen voor het vermelde bedrag. De betalingstermijn wordt geschorst a rato van het aantal dagen overschrijding van de termijn van vijf dagen die aan de contractant wordt verleend om een regelmatig opgestelde factuur overeenkomstig de instructies van het Ziekenhuis in te dienen.
7.3. De facturen worden ingediend in één exemplaar en gericht aan Algemeen Ziekenhuis Xxxxx Xxxxxxxxxx vzw, Dienst Boekhouding, Xxxxxxxxxx-Xxxx-Xxxxxx 00, 0000 XXXX met vermelding van het bestelbonnummer, de referentie van het Ziekenhuis en datum van bestelbon en alle wettelijk vereiste formaliteiten, waaronder het btw-nummer BE0410.214.186. Zij worden overgemaakt, bij voorkeur elektronisch via e-mail in PDF aan xxxx@xxxxxx.xx
7.4. Het Ziekenhuis is een gemengd btw-plichtige.
Voor intracommunautaire levering van goederen en diensten (behalve uitzonderingen voorzien in de Wetgeving inzake het VAT-package):
Ondernemingen zonder Belgisch btw-nummer en gevestigd in de Europese Unie dienen een factuur op te maken zonder btw maar met vermelding van het btw nummer van het Ziekenhuis (BE0410.214.186). De btw wordt in België door het Ziekenhuis voldaan.
Voor bestellingen binnen België voor werken in onroerende staat zoals gedefinieerd in betrokken wetgeving, waaronder artikel 20 van het Koninklijk Besluit nr. 1 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde:
● De factuur dient opgemaakt te worden zonder vermelding van het btw-tarief noch van het bedrag van de verschuldigde belasting.
● Op de factuur moet volgende vermelding worden voorzien: “btw te voldoen door de medecontractant, KB nr. 1, art. 20”.
7.5. Verschillende bestelbonnen dienen afzonderlijk te worden gefactureerd.
7.6. De factuur mag niet als leveringsnota gebruikt worden en mag dus niet bij de geleverde goederen/diensten/werken gevoegd worden
8. BETALING
8.1. Het Ziekenhuis beschikt over een betalingstermijn van 60 dagen na de datum van ontvangst van de factuur, mits ontvangst en goedkeuring van de levering en/of bijhorende installatie door het Ziekenhuis en mits voldaan aan alle voorwaarden zoals bepaald door deze algemene aankoopvoorwaarden. Het Ziekenhuis kan voorafgaandelijk aan de betalingstermijn een verificatietermijn van 30 dagen toepassen te rekenen vanaf de datum van de levering en de afgifte van de leveringslijst of na voltooiing van diensten en afgifte van de opgave van de gepresteerde diensten om het nodige nazicht te doen.
Indien bij controle blijkt dat de contractant achterstallige lonen, sociale zekerheidsbijdragen en/of belastingen heeft, dan zal het Ziekenhuis een inhouding uitvoeren op de factuur van de contractant en deze inhouding rechtstreeks overmaken aan de rechthebbende.
8.2. Er kan slechts tot betaling overgegaan worden nadat aan ALLE voorwaarden en eventuele veiligheidseisen voldaan werden.
8.3. Ingeval van laattijdige betaling, en behoudens die gevallen waarin het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van toepassing is, kan een eventuele vergoeding voor laattijdige betaling nooit meer bedragen dan de wettelijk bepaalde interestvoeten.
9. AANSPRAKELIJKHEID
9.1. De contractant zal zijn verplichtingen, volgend uit de gesloten overeenkomst, uitvoeren in overeenstemming met de algemene aankoopvoorwaarden en desgevallend bijkomende, overeengekomen voorwaarden en de toepasselijke veiligheidsvoorschriften en kwaliteitseisen. Hij zal daarbij te allen tijde handelen als een zorgvuldig en redelijk handelend persoon in een gelijke situatie en in strikte overeenstemming met een redelijke en veilige handelswijze en in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving en professionele standaarden en gebruiken. De contractant zal steeds voldoende gekwalificeerd personeel inzetten bij de uitvoering van de overeenkomst.
9.2. De contractant vrijwaart het Ziekenhuis voor alle directe en indirecte schade die door het Ziekenhuis of derden wordt geleden als gevolg van een gebrek in het product, de installatie of de geleverde dienst of uitgevoerde werken al naargelang. De contractant is aansprakelijk ten aanzien van het Ziekenhuis en derden aansprakelijk voor alle directe en indirecte schade die zijn veroorzaakt door zijn handelen of nalaten.
10. INTELLECTUELE EN INDUSTRIËLE EIGENDOMSRECHTEN
10.1. De contractant staat ervoor in dat de goederen, diensten en/of werken vrij zijn van alle lasten, beperkingen en aanspraken van derden, inclusief beperkingen die zouden kunnen voortvloeien uit octrooien, auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten, met uitzondering van lasten, beperkingen en aanspraken die het Ziekenhuis uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.
10.2. De contractant staat in voor het vrije en ongestoorde gebruik door het Ziekenhuis van de geleverde goederen, diensten en/of werken.
De contractant vrijwaart het Ziekenhuis voor de financiële gevolgen van aanspraken van derden wegens inbreuken op hun industriële eigendomsrechten.
Indien blijkt dat het gebruik van de goederen, diensten en/of werken door het Ziekenhuis een intellectueel of industrieel eigendomsrecht van derden schendt, heeft de contractant de verplichting om:
• de goederen, diensten en/of werken te vervangen door gelijkwaardige goederen, diensten en/of werken die geen inbreuk maken op rechten van derden; of
• een gebruiksrecht te verkrijgen voor de goederen, diensten en/of werken ten behoeve van het Ziekenhuis; of
• de goederen, diensten en werken zo te wijzigen dat de inbreuk wordt
opgeheven, dit alles in overleg met het Ziekenhuis en zonder dat voor het Ziekenhuis buiten de overeengekomen prijs extra kosten ontstaan en zonder dat de gebruiksmogelijkheden beperkter zijn dan die van de bestelde goederen, diensten en/of werken.
Het Ziekenhuis beslist aan welke van deze verplichtingen de contractant bij voorrang tegemoet komt.
10.4. Alle intellectuele eigendomsrechten die tijdens en in het kader van de uitvoering van een bestelling verder ontwikkeld zouden worden in het Ziekenhuis, met inbegrip van patenten, trademarks, tekeningen en modellen, copyrights, etc. worden eigendom van het Ziekenhuis.
De contractant en diens aangestelden stellen alle handelingen, alle formaliteiten en ondertekende documenten om de eigendom exclusief toe te wijzen aan het Ziekenhuis. De kosten die eventueel gepaard gaan met een dergelijke registratie, vallen ten laste van het Ziekenhuis.
10.5. De contractant zal het Ziekenhuis onmiddellijk inlichten over elk nieuw intellectueel eigendomsrecht dat met betrekking tot de goederen, diensten en werken werd ontwikkeld of is ontstaan tijdens de uitvoering van de bestelling.
10.6. De contractant verbindt zich ertoe de door gezamenlijke inspanningen van hemzelf en van het Ziekenhuis voortgebrachte goederen, kennis en/of gegevens niet te gebruiken ten behoeve van derden, tenzij met de voorafgaande uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van het Ziekenhuis.
10.7. De contractant zorgt ervoor dat de in dit artikel opgenomen verplichtingen tevens worden gerespecteerd door zijn personeel, werknemers, aangestelden en bestuurders.
11. GEGEVENSBESCHERMING
De persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van de uitvoering van de opdracht moeten door de contractant en zijn onderaannemers, in hun hoedanigheid als gegevensverwerker en hun hoedanigheid als gegevensverantwoordelijke van de personeelsgegevens van de uitzendkracht, behandeld worden overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016).
In dit kader verbinden de contractant en zijn onderaannemers zich ertoe persoonsgegevens enkel te gebruiken voor de uitvoering van de opdracht wanneer dit voortvloeit uit een wettelijke verplichting of met uitdrukkelijk akkoord van alle partijen.
De contractant gaat met het Ziekenhuis een verwerkingsovereenkomst aan die geldig blijft gedurende de looptijd van de opdracht. De contractant onderschrijft hiertoe de verwerkingsovereenkomst van het Ziekenhuis.
13. VERTROUWELIJKHEID
De contractant zal alle informatie verkregen van het Ziekenhuis als vertrouwelijk behandelen, en zal, zonder uitdrukkelijke goedkeuring van het Ziekenhuis deze informatie niet vrijgeven aan derden of anders aanwenden dan voor de uitvoering van zijn verplichtingen onder deze overeenkomst.
14. OVERMACHT
14.1. Onder overmacht wordt verstaan alle omstandigheden die zich buiten de wil van één van de partijen voordoen na de totstandkoming van de overeenkomst, niet rechtstreeks of onrechtstreeks aan hen kunnen worden toegerekend en de uitvoering van de overeenkomst redelijkerwijs geheel of gedeeltelijk onmogelijk maken.
14.2. De partij die zich op een overmacht beroept, moet de andere partij van het intreden alsook van het aflopen daarvan onmiddellijk schriftelijk in kennis stellen.
14.3. In geval van overmacht kan de erdoor getroffen partij de nakoming van zijn verbintenissen opschorten voor de duur van de overmacht en in de mate dat dit laatste die nakoming redelijkerwijs onmogelijk maakt.
14.4. Indien de overmacht evenwel langer duurt dan dertig (30) dagen, mag de andere partij de overeenkomst beëindigen bij aangetekende zending en dit zonder dat enige vergoeding verschuldigd is.
15. GESCHILLENBESLECHTING
15.1 In geval van betwisting, zijn uitsluitend de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waartoe het Ziekenhuis behoort, bevoegd.
15.2 Het Belgisch recht zal steeds van toepassing zijn, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag en elke andere internationale regeling waarvan de uitsluiting is toegestaan.