Protocol
Protocol
Paperless Goods Tracking System (PGTS)
Versie: 1.0
Datum: 10 oktober 2018
Protocol PGTS_v1.0_20181010 1 van 10
Verklaring Protocol Paperless Goods Tracking System (PGTS)
In het kader van het PGTS-systeem, een dienst van Cargonaut onder functioneel beheer van ACN, verklaart ondergetekende aan de overige deelnemers en ACN dat:
A Het protocol en de daarbij horende afspraken (Annex 1) en beheer (Annex 2) bij deze overeenkomst, te borgen in haar interne processen en na te leven;
B Dat de gegevens, zoals gedefinieerd in de Message Implementation Guide van PGTS inclusief voorafgaande en opvolgende Douaneregelingen, juist, tijdig, volledig en conform de geldende wetgeving zijn;
C Dat de andere deelnemers de status van de aangifte met betrekking tot voorafgaande en/of opvolgende regelingen, zoals vermeld in de zogenaamde vooraanmelding, mogen verifiëren met de Douane;
D Te accepteren dat bij niet naleving van deze verklaring de deelnemer uitgesloten kan worden van deelname aan het gemeenschappelijke systeem PGTS conform de
procedure van Annex 2: “Non-conformiteit deelnemer”.
Fundamentele wijzigingen in de dienstverlening van Cargonaut en/of afspraken in dit protocol worden slechts na goedkeuring door 2/3 meerderheid van het aantal deelnemers aan het PGTS-systeem doorgevoerd. Te allen tijde geldt de laatste, door de ACN Douanecommissie goedgekeurde versie van het protocol, als leidend. Het protocol treedt in werking zodra de individuele deelnemer ‘live’ gaat met het PGTS-systeem.
Aldus, opgemaakt en ondertekend: Datum:
Organisatie:
Naam tekenbevoegde1: Functie:
Handtekening: Voor akkoord: Directeur ACN
1 Uittreksel KvK bijvoegen
Protocol PGTS_v1.0_20181010 3 van 10
ANNEX 1: Afspraken PGTS
Beheer
Rollen
• ACN zal het functioneel beheer voor het PGTS-systeem begeleiden en faciliteren;
• Cargonaut is de leverancier van het PGTS-systeem en verantwoordelijk voor het technisch beheer en realisatie van verbeteringen.
Samenwerking
Een afvaardiging van de deelnemers komt periodiek bijeen in de ACN Douanecommissie2 om samen hun gemeenschappelijk belang, deze uitgangspunten en groeitraject invulling te geven en aan te passen. De frequentie zal in onderling overleg vastgesteld worden.
De Douanecommissie:
• Kan wijzigingen in functionaliteiten, procedures en het groeitraject initiëren en (laten) uitwerken;
o Kleinschalige, praktische wijzigingen vereisen 2/3 meerderheid van stemmen in de Douanecommissie met minimaal 7 aanwezige leden;
o Fundamentele wijzigingen vereisen een 2/3 meerderheid van alle deelnemers.
• Kan deelnemer(s) mandateren om over de systematiek met de Douane te overleggen;
• Kan de Douane of anderen uitnodigen voor zulk overleg;
• Is integraal opdrachtgever aan Cargonaut; dergelijke opdrachten worden via ACN aan Cargonaut gecommuniceerd;
• Wordt geagendeerd, voorgezeten en genotuleerd door ACN (ACN is voor het PGTS- systeem onafhankelijk & zonder stemrecht).
Randvoorwaarden deelname
De volgende eisen zijn randvoorwaardelijk voor deelname:
• De deelnemer heeft het protocol ondertekend;
• De deelnemer heeft de vereiste Douanevergunningen voor de regelingen waarvan gebruik gemaakt wordt (zoals RTO en Entrepot) en delen de vergunningsnummer(s) met ACN;
• De deelnemer heeft een contract met Cargonaut voor het gebruik maken van het PGTS-systeem;
• De deelnemer en haar softwareleverancier heeft succesvol een technische toetsing doorstaan bij Cargonaut voor het correct uitwisselen van informatie.
Scope en basisvereisten
Voor de werking van het PGTS-systeem geldt minimaal de volgende scope:
• Alle goederenstromen, waarbij een afhandelaar is betrokken, ongeacht Douanestatus en wijze van overdracht;
2 De Douanecommissie gaat, bij de start van PGTS, uit van de huidige samenstelling met minimaal twaalf leden (exclusief ACN). Een benoeming van nieuwe leden geldt voor vier jaar, mits in dienst van of namens een PGTS deelnemer. Het ACN- bestuur benoemt nieuwe leden op voordracht van minimaal vijf PGTS-deelnemers.
• Alle goederenstromen, die onder Douane toezicht staan en tussen deelnemers uitgewisseld worden.
Binnen deze scope geldt dat de deelnemer:
• Voor alle goederenstromen de zogenaamde in- en uitschrijvingen, in- en uitslagen, opbouw- en afbraaktransacties en eventuele correcties meldt aan het PGTS-systeem;
• Voorafgaand aan de overdracht een vooraanmelding stuurt aan het PGTS-systeem3;
• Toestemming geeft om de status van een aangifte4 (MRN) bij overdracht aan of overname van een andere deelnemer vooraf digitaal te toetsen met de systemen van de Douane.
Juistheid, tijdigheid en volledigheid gegevens
De specifieke vereiste gegevens zijn gedefinieerd in de Message Implementation Guide van PGTS inclusief voorafgaande en opvolgende Douaneregelingen.
De gegevens dienen juist, tijdig, volledig en conform de geldende wetgeving te zijn.
Specifiek voor de tijdigheid van gegevens (transacties) voor vervoersbewegingen geldt:
• Voor import dient de vooraanmelding uiterlijk vóór aankomst bij de afhandelaar te zijn verwerkt door Cargonaut;
• Voor export dient de uitslag (of vooraanmelding bij directe aanlevering) uiterlijk vóór aankomst bij de afhandelaar verwerkt te zijn;
• De deelnemer dient hierbij rekening te houden met eventuele (eigen) batchverwerking van berichten en processing time van Cargonaut (maximaal enkele minuten);
• Alle overige in- en uitschrijvingen, in- en uitslagen en opbouw- en afbraakberichten dienen uiterlijk de eerstvolgende werkdag (24 uur)5 na de fysieke handeling ingestuurd te zijn.
Vooraanmelding
Specifiek voor de vooraanmelding gelden de volgende afspraken:
Algemene werking
Voor de goede werking van het protocol is de zogenaamde vooraanmelding (VAM) een vereiste. De VAM is het startpunt voor de overdracht van de zending. Daarmee geeft de indiener van de vooraanmelding aan dat hij de zending, inclusief gewicht en aantallen, in het PGTS-systeem gaat verwerken.
Als niet is voldaan aan de afspraken omtrent de vooraanmelding, dan is de betrokken deelnemer vrij om de zending te weigeren of over te dragen. De betrokken partij kan ook handelingen verrichten om de vereiste gegevens alsnog bekend te maken aan het gemeenschappelijke systeem.
3 De praktische werking is verwoord in de gebruikershandleiding.
4 Aangifte (MRN) zoals door deelnemer gecommuniceerd in voorafgaande/opvolgende regeling in de vooraanmelding.
5 Ma-Di-Wo-Do-Vr, uitgezonderd feestdagen. Incidentele non-conformiteit kan, structureel en omvangrijk niet.
De praktische werking van de vooraanmelding is verwoord in de gebruikershandleiding. Specifiek voor export en import geldt het volgende op hoofdlijnen:
Export/uitgaande transit
Voor iedere zending verklaart de aanleverende deelnemer dat:
• Hij de zending aanlevert vanuit het RTO-stelsel; of:
• Voor de betreffende zending een (weder)uitvoeraangifte gedaan is en dat de Douane deze aanvaard heeft;
• Toestemming tot wegvoering is verkregen van de Douane.
De deelnemer verklaart voorafgaand aan de overdracht van de zending de voorafgaande Douane regeling of RTO-toestand gecommuniceerd te hebben met het gemeenschappelijke PGTS-systeem. De ontvangende partij controleert en accepteert dit in de gemeenschappelijke administratie voorafgaand aan de aanname van de zending. Hierna volgt de daadwerkelijke inslag/inschrijving.
Indien daarna een onregelmatigheid wordt geconstateerd (bijv. als de inslag/inschrijving niet volgt), dan is de accepterende partij6 het startpunt voor eventueel Xxxxxxxxxxxxxxx. Dit staat los van de juridische overdracht van goederen.
Import/inkomende transit
Voor iedere inkomende zending verklaart de vooraanmeldende deelnemer dat:
• Hij de zending zal opnemen in zijn RTO-administratie; of
• Een douaneaangifte is gedaan en dat de Douane deze aanvaard heeft;
• Toestemming tot wegvoering/laden is verkregen van de Douane.
De deelnemer, die de zending ophaalt, verklaart voor iedere zending de opvolgende regeling (of RTO-toestand) bekend te maken aan het gemeenschappelijke PGTS-systeem middels de vooraanmelding. De wederpartij (andere deelnemer) controleert en accepteert de vooraanmelding voor uitslag van de zending.
Indien daarna een onregelmatigheid wordt geconstateerd (bijvoorbeeld ontbrekende inslag), dan is de indiener van de VAM het startpunt voor eventueel Douaneonderzoek. Dit staat los van de juridische overdracht van goederen.
Verificatie Douane “status”
Om de status van de Douaneaangifte (MRN) te kunnen verifiëren bij overdracht geeft de deelnemer/aangever toestemming aan de betrokken deelnemer om de status verificatie bij
6 De partij die bij de overdracht op de ‘ACCEPT’-knop heeft gedrukt in de PGTS-Portal van het gemeenschappelijke systeem en/of eCargo Receipt.
de Douane uit te voeren7. De betrokken deelnemer krijgt nadrukkelijk geen inzicht in de gegevens van de aangifte.
Onregelmatigheden
Mocht er uiteindelijk toch een onregelmatigheid ontstaan tussen deelnemers, dan dient deze binnen 48 uur te worden gecorrigeerd8. Voorbeelden hiervan zijn uitslagen waar geen inslagen op volgen en verschillen in aantallen tussen uit- en inslagen.
Het initiatief om deze onregelmatigheden te corrigeren ligt bij de partij die als startpunt voor eventueel Douaneonderzoek geldt (zie bovenstaande toelichting bij de verschillende stromen). Ook hiervoor geldt dat dit los staat van de juridische overdracht van goederen (= getekend document).
De zendingreferentie en aantal colli van de vooraanmelding gelden hierbij als uitgangspunt voor zowel de uitslag als inslag. In geval van part-shipments kan hiervan afgeweken worden (zie Gebruikershandleiding).
Monitoren RTO-termijn
De deelnemer is verantwoordelijk voor het actief monitoren van de RTO-termijn van zendingen in zijn/haar RTO. Indien de RTO-termijn van een zending 83 of meer dagen betreft, dient de deelnemer een opvolgende regeling te communiceren naar het PGTS- systeem (rekening houdend met maximaal 1 kalenderweek tijd om te reageren). Het PGTS- systeem maakt de lopende RTO-termijn inzichtelijk voor de betrokken deelnemers.
Inzicht en rapportage individuele deelnemers
Iedere deelnemer heeft toegang tot het PGTS-systeem en de verschillende rapportage- schermen tot op transactieniveau9. Deelnemers kunnen alleen transacties inzien van zendingen waarbij de deelnemer zelf ook een transactie ingestuurd heeft en belanghebbende is.
Inzicht en rapportage Douane
Douane heeft toegang tot het PGTS-systeem en de verschillende rapportageschermen tot op transactieniveau. Xxxxxx heeft daarmee een vergelijkbaar inzicht als individuele deelnemers. Aanvullend ontvangt Douane maandelijks een databestand met alle verwerkte transacties binnen het PGTS-systeem. Douane gebruikt de gegevens om te komen tot een efficiënt douanetoezicht op de betreffende logistieke stromen. De verwerking van deze gegevens zal plaatsvinden conform de daartoe geldende bepalingen.
= = =
7 Exacte werking vereist nog uitwerking en dient conform besluitvorming ‘Fundamentele wijziging Protocol’
geaccordeerd te worden.
8 Gecorrigeerd betekent dat in het gemeenschappelijke PGTS-systeem de onregelmatigheid niet meer bestaat. 9 PGTS transactieniveau met als datavelden: Zendingreferentie (veelal AWB / HWB nummer), aantal colli, gewicht, transactietype, betrokken agentcode en optioneel het kenmerk van de voorafgaande / opvolgende Douaneregeling (veelal MRN nummer).
ANNEX 2: Procedure non-conformiteit deelnemer
Indien een deelnemer aantoonbaar verwijtbaar, niet conform het protocol werkt, dan kan uitsluiting van deelname aan het gemeenschappelijke systeem PGTS volgen.
• Non-conformiteit kan op verschillende vlakken gelden, zoals:
o Een onregelmatigheid percentage van > 1% van de zendingen van de desbetreffende deelnemer (bijv. door verschillende aantallen);
o Gebruik van onjuiste douane-regelingen;
o Regelmatig opgeven van foutieve referenties.
Indien overwogen wordt de deelnemer uit te sluiten, dan geldt de volgende procedure:
1. ACN evalueert periodiek de algemene performance / conformiteit van de deelnemers aan het protocol en rapporteert daarover jaarlijks in algemene zin aan de ACN Douanecommissie.
2. Evaluatie vindt plaats door middel van de rapportages vanuit het PGTS-systeem en/of indicaties van de Douane en/of deelnemers.
3. In geval van structurele en/of omvangrijke non-conformiteit, stelt ACN de deelnemer schriftelijk (per e-mail) en feitelijk onderbouwd op de hoogte van non-conformiteit aan het protocol en geeft de deelnemer twee maanden gelegenheid om dit te verbeteren.
4. Indien verbetering uitblijft of naar het oordeel van ACN onvoldoende blijkt, stelt de directeur van ACN aan de ACN Douanecommissie voor om de procedure non- conformiteit deelnemer te starten.
5. Voor de besluitvorming over het starten van de procedure geldt een meerderheid van de stemmen, met minimaal 8 aanwezige leden van de ACN Douanecommissie, waarbij ACN en Douane geen stem hebben en de desbetreffende deelnemer evenmin. De deelnemer mag wel aanwezig zijn om de situatie uit te leggen, dan wel zich te verdedigen.
6. Indien de procedure gestart wordt, dan gelden de volgende stappen:
a. De directie van de deelnemer wordt schriftelijk (per e-mail) en feitelijk onderbouwd op de hoogte gesteld van non-conformiteit aan het protocol door ACN. Hierbij wordt de deelnemer gesommeerd een verbeterplan op te stellen en binnen 2 weken in te dienen bij ACN;
b. Na 2 maanden volgt een gemeenschappelijke evaluatie van de verbeteringen tussen de deelnemer, ACN en (een afvaardiging van) de ACN Douanecommissie;
c. Indien na 2 maanden de non-conformiteit niet significant verbeterd is, zal de deelnemer wederom een sommatie krijgen om conform het protocol te werken. Dit wordt na 1 maand opnieuw geëvalueerd;
d. In geval van structurele verbetering van de performance zal de procedure non-conformiteit deelnemer beëindigd worden. De voorzitter van de ACN Douanecommissie bevestigt dit per mail binnen één week na de evaluatie;
e. Indien ook bij de tweede evaluatie geen significante verbetering is vastgesteld, kan de Douanecommissie de uitsluiting van de deelnemer in werking stellen.
7. Uitsluiting vereist:
a. Het juist doorlopen van de bovenstaande procedure;
b. Minimaal 75% van de voltallige ACN Douanecommissie dienen in te stemmen met uitsluiting. De stemming zal plaatsvinden tijdens een formele Douane- commissie vergadering, waarbij niet-aanwezige leden vooraf, schriftelijk per e-mail, aan ACN en de voorzitter van de Douanecommissie, hun stem kunnen uitbrengen;
c. Indien de deelnemer het niet eens is met de voorgenomen uitsluiting, dan kan hij binnen één week na het besluit schriftelijk beroep aantekenen bij de voorzitter van de Douanecommissie en de directeur van ACN. Het beroep kan betrekking hebben op het niet volgen van de juiste procedure en/of een mogelijk onjuiste oordeel over de kwalificatie ‘omvangrijke en structurele non-conformiteit’;
d. De beroepsprocedure wordt uitgevoerd door een onafhankelijke derde partij. XXX stelt twee mogelijke kandidaten voor, waaruit de deelnemer kan kiezen. Het is in het belang van alle betrokkenen om spoedig tot selectie over te gaan, doch uiterlijk 3 weken na het besluit van voorgenomen uitsluiting. De kosten voor de onafhankelijke derde partij zullen, ongeacht de uitkomst, gedeeld worden door de desbetreffende deelnemer en ACN. Eventuele aanvullende kosten die door de deelnemer en/of ACN gemaakt worden, kunnen niet onderling verrekend of op de andere deelnemers verhaald worden;
e. Beide partijen kunnen de bewijslast en argumentatie schriftelijk indienen bij de onafhankelijke derde partij binnen een termijn van 6 weken na uitsluiting;
f. De onafhankelijke derde partij organiseert binnen 4 weken na indiening van de bewijslast en argumentatie een hoorzitting in. Tijdens de hoorzitting kan om aanvullende toelichting gevraagd worden met aansluitend de beoordeling en uitspraak over de juistheid van de uitsluiting van de deelnemer;
g. De gehele beroepsprocedure (aanvraag, selectie onafhankelijke derde partij en toetsing) dient binnen 10 weken afgerond te zijn;
h. Indien de onafhankelijke partij concludeert dat de uitsluiting niet terecht is, dan zal de deelname gecontinueerd worden voor minimaal een half jaar;
i. Indien de onafhankelijke partij concludeert dat de uitsluiting wel terecht is, dan zal de deelname per direct beëindigd worden voor minimaal één jaar;
j. Eventuele (negatieve) gevolgen voor de deelnemer als gevolg van de (tijdelijke) uitsluiting kunnen niet verhaald worden op andere deelnemers, ACN en/of Cargonaut.