Door Partijen in te vullen bijlagen bij de Model Verwerkersovereenkomst 4.0

Door Partijen in te vullen bijlagen bij de Model Verwerkersovereenkomst 4.0

MODEL BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER Qompas

A. Contactgegevens

Voor vragen of opmerkingen over deze Privacybijsluiter of de werking van dit product en/of deze dienst, kunt u terecht bij:

	Functie en naam contactpersoon	Contactgegevens
Verwerker	Directeur, A.J.M. Eustatia	xxxxxxx@xxxxxx.xx
Onderwijsinstelling*	Functie en naam	contactgegevens

* Deze contactpersoon is bevoegd/gemandateerd om namens de Onderwijsinstelling opdrachten en Instructies aan de Verwerker te verstrekken.

B. Versienummer en versiedatum

Versienummer [4.1 ; 18-3-2024]

C. Algemene informatie (in te vullen door Xxxxxxxxx)

Naam product en/of dienst	Qompas
Naam Verwerker en vestigingsgegevens	Qompas B.V. Xxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxx
Link naar Leverancier (website/URL)	xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/
Link naar productpagina (website/URL)	xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/
Beknopte uitleg en werking product en/of dienst	LOB-methode Qompas
Doelgroep (po/vo/(v)so/mbo)	VO, VSO, MBO
Gebruikers (Onderwijsdeelnemers/ ouders/verzorgers/medewerkers)	Decanen, mentoren, Onderwijsdeelnemers, docenten, coördinatoren Burgerschap
Qompas biedt een doorlopend online studie-, loopbaan- en beroepsoriëntatieplatform aan voor onderwijsdeelnemers. De methode bevat uitgebreide en actuele informatie over vakken, profielen, beroepen, opleidingen en onderwijsinstellingen. De Onderwijsdeelnemer oriënteert zich middels testen, vragenlijsten en opdrachten. De resultaten worden bijgehouden en bewaard in een persoonlijk LOB (loopbaan oriëntatie en –begeleiding)-dossier. Dit dossier is inzichtelijk voor de Onderwijsdeelnemer zelf, voor decanen en voor de mentoren en docenten die gekoppeld zijn aan het dossier van de betreffende onderwijsdeelnemer. Zowel in het algemeen (algemene nieuwsbrieven) als op individueel niveau (passende studiekeuzetips) informeert Qompas Onderwijsdeelnemers over opleidingen en daarmee samenhangende informatie. Onderwijsdeelnemers kunnen zelf de instellingen van deze berichtgeving aanpassen, waaronder ook afmelding daarvan. Het is mogelijk dat Qompas binnen haar informatievoorzieningen gebruik maakt van promotionele berichten van vervolgopleidingen, brancheverenigingen en/of andere aan LOB-gerelateerde partijen, waarbij Qompas deze berichtgeving laat aansluiten bij het LOB-dossier of interesseprofiel van de onderwijsdeelnemer. Qompas stuurt de berichten zelf en verstrekt dus nimmer gegevens van Onderwijsdeelnemers aan derden. Het opgebouwde persoonlijke loopbaandossier is bedoeld om mee te nemen na de middelbare school. Daartoe kan de Onderwijsinstelling in samenwerking met Qompas het dossier overdragen aan de Onderwijsdeelnemer. De gegevens zoals het LOB-dossier blijven hierdoor beschikbaar voor oud- onderwijsdeelnemers die bij hun vervolgopleiding of loopbaan alsnog gebruik willen of moeten maken van hun reeds opgebouwde dossier. Hiermee levert Qompas een bijdrage aan de wens van de minister van OCW en de sectorraden om de loopbaanoriëntatie- en begeleiding van onderwijsdeelnemers op en tussen scholen te verbeteren door instellingen in de gelegenheid te stellen (langer) LOB-dossier en -gegevens uit te wisselen. Als de Onderwijsdeelnemer in een periode van 24 maanden niet overneemt van Onderwijsinstelling wordt het dossier na afloop van deze periode vernietigd. Gedurende deze periode blijft de onderwijsinstelling uiteraard de verantwoordelijke voor de gegevens van de oud-onderwijsdeelnemers en voert Qompas geen andere handelingen uit dan het beheer en beveiligen van deze data. In het belang van het onderwijs, de onderwijsinstelling en/of de Onderwijsdeelnemers, de verbetering van Qompas, of de informatievoorziening door Qompas voert Qompas tevens onderzoeken uit. Deze onderzoeken kunnen door Qompas zelf worden geïnitieerd, of in opdracht van een externe (betalende) opdrachtgever. De school zal geïnformeerd en zo nodig geconsulteerd worden over deze onderzoeken. Onderdeel van de dienst is ook het Qompas Leerlingvolgsysteem. Decanen krijgen in het Leerlingvolgsysteem inzicht in de uit te voeren onderzoeken en de resultaten van uitgevoerd onderzoek. Decanen kunnen zich per e-mail aan Qompas afmelden voor deze uit te voeren onderzoeken. Het Qompas Leerlingvolgsysteem wordt voorts gebruikt door decanen/mentoren om de vorderingen van onderwijsdeelnemers te kunnen volgen. Decanen en mentoren kunnen alle testresultaten, de opgeslagen favorieten en de gemaakte opdrachten inzien en ook volgen welke onderwijsdeelnemers al een keuze hebben gemaakt. Daarnaast zijn alle relevante gegevens te exporteren naar Excel. Het systeem beschikt ook over uitgebreide communicatiemogelijkheden, zoals het sturen van een e-mail naar een onderwijsdeelnemer of klas. Qompas kan hiertoe opdracht krijgen van de school.

D. Omschrijving specifieke producten en/of diensten

(in te vullen door Xxxxxxxxx)

De Verwerker dient in de onderstaande tabel een omschrijving te geven van de specifiek aangeboden producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen van Persoonsgegevens. Hierbij worden ook koppelingen en uitwisseling met derde partijen beschreven. Daarbij moet apart worden aangegeven of de verwerking noodzakelijk is voor het aanbieden van de producten en/of diensten, dan wel optioneel is.

1. Producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van het aangeboden product en/of de aangeboden dienst.

Omschrijving product en/of dienst	Bijbehorende Verwerking(en)
Toegang verlenen tot de dienst	 Het opslaan en gebruiken van accountgegevens (zoals gebruikersnaam en wachtwoord) voor beveiliging, identificatie, authenticatie en autorisatie van bevoegde gebruikers en het opslaan van hun persoonlijke instellingen;
Doorlopende Loopbaanoriëntatie- en begeleiding	 Het creëren, gebruiken en bijwerken van het LOB-dossier van de onderwijsdeelnemer.  Het (doorlopend) opslaan, bijhouden en beschikbaar maken aan de onderwijsdeelnemer en eventuele andere tot inzage bevoegde gebruikers (zoals mentoren en decanen), van door de onderwijsdeelnemer gemaakte opgaven en/of toetsen en het (doorlopende) LOB-dossier;  Het leveren van persoonlijke studie- en informatietips en verzenden van algemene nieuwsbrieven met studiekeuze-informatie, zoals nieuwe opleidingen, ervaringsverhalen, open dagen aan bevoegde gebruikers om daarmee het keuzeproces voor onderwijs en loopbaan te faciliteren (de onderwijsdeelnemer kan zich voor deze berichtgeving afmelden);  Het – met toestemming van de onderwijsdeelnemer (of diens ouders indien de onderwijsdeelnemer jonger is dan 16 jaar) verstrekken van doorlopende LOB-oriëntatie aan het vervolgonderwijs zoals in het geval van het aanmelden van een onderwijsdeelnemers voor een open dag op een vervolgopleiding;  Het gebruik en overdragen van het doorlopende, persoonlijke LOB‐ dossier, dat na gebruik in opdracht van de onderwijsinstelling met toestemming van de onderwijsdeelnemer (of diens ouders indien de onderwijsdeelnemer jonger is dan 16 jaar), overgedragen wordt aan de onderwijsdeelnemer zelf, ten behoeve van zijn doorlopende LOB oriëntatie in het vervolgonderwijs en/of bij de start op de arbeidsmarkt.  In opdracht van de onderwijsdeelnemer overdragen van NAW- gegevens (en eventuele aanvullende gegevens voor zover dit bij aanvraag duidelijk aan de onderwijsdeelnemer is gecommuniceerd) bij het aanvragen van (digitale-) brochures, aanvullende informatie of de aanmelding voor een evenement (workshop, open dag, etc).
Onderzoek	 Het (conform artikel 5 sub g convenant digitale leermiddelen en privacy) anonimiseren van gebruiksdata en/of (verdere) verwerking van gebruiksdata ten behoeve van (betaald) (extern) onderzoek in

	het belang van de school en/of de onderwijsdeelnemer, of om daarmee de kwaliteit van de applicatie en/of het onderwijs te verbeteren. De uitkomsten van de onderzoeken worden met decanen gedeeld in Qompas Leerlingvolgsysteem. De school kan zich desgewenst afmelden voor een onderzoek indien de school geen medewerking wenst te verlenen als ze bijvoorbeeld het belang van het onderzoek niet deelt.
Continuïteit en onderhoud	 De continuïteit en goede werking van het digitale leermiddel, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back‐up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;  Het bijhouden, aanvullen en corrigeren van gebruiksdata en/of accountdata (in de applicatie verrichte of gepoogde handelingen, gekoppeld aan een identifier, zoals een IP-adres, cookie-ID en/of accountgegevens), ten behoeve van beveiliging en het oplossen van problemen in de applicatie en het detecteren van (poging tot) misbruik door onbevoegden.
Overig	 Het beschikbaar stellen van gegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan digitale leermiddelen.

2. Aanvullende optionele producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die de Verwerker aanbiedt. In de laatste kolom kruist de Onderwijsinstelling aan of deze akkoord gaat met de aanvullende optionele producten en/of diensten en bijbehorende Verwerking(en).

Omschrijving product en/of dienst	Bijbehorende Verwerking(en)	Akkoord van de Onderwijsinstelling
Uitwisseling	 Het kunnen uitwisselen van opdracht- en testresultaten en/of andere persoonsgegevens met (onderwijsdeelnemer-) administratiesystemen van de onderwijsinstelling of (onderwijsdeelnemer-) administratiesystemen van andere instellingen;	☐
		☐

E. Doeleinden voor het verwerken van Persoonsgegevens2

Verwerking van Persoonsgegevens met behulp van Digitale Onderwijsmiddelen door Onderwijsinstellingen vindt plaats ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces). Hieronder staat aangegeven welke meer specifieke doeleinden van toepassing zijn op het product of de dienst.

2 Voor Onderwijsinstellingen is in de toelichting een overzicht opgenomen van de relatie tussen de in onderdeel E benoemde verwerkingsdoeleinden en de (hoofd)bedrijfsfuncties in de FORA. Onderwijsinstellingen kunnen aan de hand van dit overzicht in de toelichting de specifieke verwerkingsdoeleinden selecteren die van toepassing zijn, aangevuld met de (hoofd)bedrijfsfuncties in de FORA.

Doeleinde	Aankruisen indien van toepassing op product of dienst
de opslag van leer- en toetsresultaten	☒
het terugontvangen door de Onderwijsinstelling van leer- en toetsresultaten	☒
de beoordeling van leer- en toetsresultaten om leerstof en toetsmateriaal te kunnen verkrijgen dat is afgestemd op de specifieke leerbehoefte van een Onderwijsdeelnemer	☒
analyse en interpretatie van leer- en toetsresultaten	☒
het kunnen uitwisselen van leer- en toetsresultaten tussen Digitale Onderwijsmiddelen	☒
de indeling en aanpassing van roosters	☒
het bijhouden van persoonlijke (waaronder medische) omstandigheden van een Onderwijsdeelnemer en de gevolgen daarvan voor het volgen van onderwijs	☐
het begeleiden en ondersteunen van leerkrachten/docenten en andere medewerkers binnen de Onderwijsinstelling	☒
de communicatie met Onderwijsdeelnemers en ouders en met medewerkers van de Onderwijsinstelling	☒
monitoring en verantwoording, met name ten behoeve van: (prestatie)metingen van de Onderwijsinstelling, kwaliteitszorg, tevredenheidsonderzoek, effectiviteitsonderzoek van onderwijs(vormen) of de geboden ondersteuning van Onderwijsdeelnemers bij passend onderwijs	☒
het voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan uitwisselen van Persoonsgegevens met Xxxxxx, waaronder: o toezichthoudende instanties en zorginstellingen in het kader van de uitvoering van hun (wettelijke) taak; o samenwerkingsverbanden in het kader van passend onderwijs en regionale samenwerkingen; o partijen betrokken bij de invulling van stage- of leer-werkplekken; o het leveren van Persoonsgegevens aan Onderwijsinstellingen in geval van overstappen tussen Onderwijsinstellingen en bij vervolgonderwijs; o het in opdracht van de Onderwijsinstelling leveren van Persoonsgegevens aan een andere partij.	☒
het geleverd krijgen / in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier	☒
het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie	☒
de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel Verwerkte Persoonsgegevens	☒
de continuïteit, verbetering, goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel in opdracht van de Onderwijsinstelling conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen onder andere na geconstateerde fouten of onjuistheden, en het krijgen van ondersteuning	☒
het door de Onderwijsinstelling beschikbaar kunnen stellen van (geanonimiseerde of gepseudonimiseerde) Persoonsgegevens voor wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling, dat wordt uitgevoerd op basis van strikte voorwaarden vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek	☒

het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analysedoeleinden beschikbaar kunnen stellen van geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren	☒
het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen	☒
het behandelen van geschillen	☐
financieel beheer	☐
de uitvoering of toepassing van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling of regeling	☐
andere doeleinden ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces), namelijk LOB en Burgerschap	☒

F. Categorieën Persoonsgegevens inclusief bewaartermijnen

1. Geef in de onderstaande tabel aan over welke categorieën Betrokkenen welke categorieën Persoonsgegevens worden verwerkt, met waar mogelijk een specificatie.

Betrokkene: Onderwijsdeelnemer
Categorie persoonsgegevens	Specificatie	Aankruisen indien van toepassing op Verwerking(en)
Contactgegevens	Voorna(a)m(en)	☒
	Voorletter(s)	☒
	Achternaam	☒
	Geslacht	☒
	Woonadres	☒
	Postcode	☒
	Woonplaats	☒
	Telefoonnummer	☒
	E-mailadres (privé)	☒
	E-mailadres (school)	☒
Burgerservicenummer (BSN) of PGN		☐
Onderwijsdeelnemer- nummer	Een administratienummer dat Onderwijsdeelnemers identificeert	☒
ECK-iD		☒
Nationaliteit		☐
Geboortedatum		☒
Geboorteplaats		☒
Financiële gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van gelden en bijdragen	Bankrekeningnummer	☐
	Facturenadministratie	☐
Gegevens over gezondheid*	Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de Betrokkene of op verzoek van de Onderwijsdeelnemer worden verwerkt, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs	☐
Godsdienst*	Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de Betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs of op verzoek van de Onderwijsdeelnemer worden verwerkt, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs	☐
Studievoortgang	Klas / leerjaar / ILT-code	☒
	Examinering	☐
	Studievoortgang en/of studietraject	☐
	Begeleiding Onderwijsdeelnemers, inclusief handelingsplan	☐
	Aan- en afwezigheidsregistratie	☐
Onderwijsorganisatie	Gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs (zoals een rooster) en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen	☒
Beeldmateriaal	Foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) van Xxxxxxxxxx met of zonder geluid van activiteiten van de Onderwijsinstelling	☒

Gebruikersgegevens	Diagnostische gegevens, loggegevens, metadata	☒
	IP-adres	☒
Andere Persoonsgegevens, namelijk	 Het samenhangende LOB dossier, bestaande uit: o Test- en studieresultaten; o LOB-opdrachten o Rapportcijfers o Studievoorkeur o Gekozen profiel en vakken o Interesseprofiel o Risicoprofiel;	☒
Open velden	Wanneer er binnen het product en/of de dienst gebruik wordt gemaakt van zogenaamde ‘open velden’, kan Verwerker geen invloed uitoefenen op de daarin Verwerkte gegevens. Indien de Onderwijsinstelling in de open velden Persoonsgegevens opneemt die niet zijn vermeld in deze Privacybijsluiter en/of Persoonsgegevens gebruikt voor doeleinden die niet zijn vermeld in deze Privacybijsluiter, doet Onderwijsinstelling dit onder eigen verantwoordelijkheid.	☒

* Dit zijn bijzondere Persoonsgegevens die niet verwerkt mogen worden, tenzij is voldaan aan de eisen van de AVG en de UAVG.

Betrokkene: ouder/voogd/verzorger
Categorie gegevens	Specificatie	Aankruisen indien van toepassing op Verwerking(en)
Contactgegevens	Voorna(a)m(en)	☐
	Voorletter(s)	☐
	Achternaam	☐
	Aanschrijftitel zoals geslacht	☐
	Woonadres	☐
	Postcode	☐
	Woonplaats	☐
	Telefoonnummer	☐
	E-mailadres (privé)	☐
	Financiële gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van gelden en bijdragen	Bankrekeningnummer	☐
Facturenadministratie		☐
Gebruikersgegevens	Diagnostische gegevens, loggegevens, metadata, anders namelijk …	☐
	IP-adres	☐
Andere Persoonsgegevens, namelijk:	[Leg hier de andere te verwerken Persoonsgegevens vast. Het moet gaan om Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de Verwerking(en) en Doeleinde(n) die zijn omschreven onder D. en E.]	☐

Betrokkene: medewerker Onderwijsinstelling
Categorie gegevens	Specificatie	Aankruisen indien van toepassing op Verwerking(en)
Contactgegevens	Voorna(a)m(en)	☒
	Voorletter(s)	☒
	Achternaam	☒
	Aanschrijftitel zoals geslacht	☒
	E-mailadres (school)	☒
	Onderwijsorganisatie	Rooster	☐
Begeleidingsgegevens		☐
Beeldmateriaal	Foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) van Xxxxxxxxxx met of zonder geluid van activiteiten van de Onderwijsinstelling	☐
Gebruiksgegevens	Diagnostische gegevens, zoals loggegevens, metadata	☒
	IP-adres	☒
Andere Persoonsgegevens, namelijk:	o	☐

2. Bewaartermijn van de Persoonsgegevens of de criteria om die vast te stellen

Opgave van de (wettelijke) bewaartermijnen van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen) die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door de Verwerker.

De specifieke bewaartermijnen worden vastgesteld door de Onderwijsinstelling als Verwerkingsverantwoordelijke, eventueel op basis van een voorstel van de Verwerker.

Conform afspraken met VO-raad en Kennisnet geldt een bewaartermijn van 24 maanden tot na het verlaten van de middelbare school. De leerling dient daartoe afgemeld te worden in het Qompas Leerlingvolgsysteem. Oud- onderwijsdeelnemers met een tussenjaar, en studieswitchers hebben daarmee tot 24 maanden na het verlaten van de Onderwijsinstelling nog toegang tot hun LOB-dossier. Na het verlaten van de Onderwijsinstelling kunnen Onderwijsdeelnemers hun dossier overnemen van de Onderwijsinstelling. (Oud-) onderwijsdeelnemers worden daarmee eigen eigenaar van hun LOB- dossier en alle samenhangende data.

G. Locatie van opslag en Verwerking Persoonsgegevens

Geef hieronder voor alle bij onderdeel D beschreven Verwerkingen aan in welk land de Verwerking plaatsvindt. Indien een of meer Verwerkingen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvinden, dient in de tweede tabel nadere informatie over die Verwerking en de doorgifte te worden opgenomen.

Verwerking (zie onderdeel D)	Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens
Toegang verlenen tot de dienst	Nederland (Europa – west) EER
Doorlopende Loopbaanoriëntatie- en begeleiding	Nederland (Europa – west) EER
Onderzoek	Nederland (Europa – west) EER
Continuïteit en onderhoud	Nederland (Europa – west) EER
Overig	Nederland (Europa – west) EER

1. Verwerking (zie onderdeel D) (In te vullen door Verwerker)
Beschrijving doorgifte buiten de EER
Land van Verwerking of internationale organisatie
Getroffen waarborgen* voor doorgifte
Onderwijsinstelling geeft Verwerker schriftelijke toestemming voor de hierboven opgenomen doorgiften aan derde landen of internationale organisaties (toestemming in te vullen door Onderwijsinstelling)		☐

* Mogelijke waarborgen zijn bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land of – bij het ontbreken daarvan, Standard Contractual Clauses (SCC), met, indien nodig, voldoende aanvullende maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen.

Bij meerdere Verwerkingen waarbij doorgifte naar een land buiten de EER plaatsvindt, bovenstaande tabel nogmaals gebruiken.

H. Subverwerkers

Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker.

Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:

Verwerker maakt voor dienst/product gebruik van de volgende Subverwerkers: Naam:	Omschrijving:	Land van opslag en verwerking:
Kennisnet	Inlogprocedure	Nederland
Microsoft Azure	Clouddiensten	Nederland
Canopy Deploy	Clouddiensten	Frankfurt
Impress	Post- en distributiediensten	Nederland

Bijlage 1 (Privacybijsluiter) maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

MODEL BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE Qompas

Versie [4.1 ; 18-3-2024]

De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 van de Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.

A. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, wijziging, opslag, toegang of openbaarmaking

 Verwerker heeft een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast.

 Verwerker neemt maatregelen zodat via een systeem van autorisatie enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.

 Verwerker heeft een coördinator voor informatiebeveiliging om risico’s omtrent de verwerking van Persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.

 Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.

 Verwerker heeft een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.

 Verwerker sluit met medewerkers geheimhoudingsverklaringen af en maakt informatiebeveiligingsafspraken.

 Verwerker stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging.

B. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie te waarborgen

Hieronder staat de rapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden. Verwerker gebruikt hiervoor in beginsel het ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’ (te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy.

Toetsvorm	Self-assessment uitgevoerd op 3-1-2024
Uitvoerder toets	Qompas BV, X.Xxxxxxxxxxxx (Senior Software Engineer), X. Xxxxxx (Software Engineer)
Inlogpagina	xxx.xxxxxx.xx
BIV-classificatie	[Beschikbaarheid=M, Integriteit=M, Vertrouwelijkheid=M
Categorie	Maatregelen	Compliance	Uitleg
		[Voldaan/ Niet voldaan/ Alternatieve maatregel]	[Bij “Niet voldaan” aangeven hoe/wanneer dit wordt gecorrigeerd. Bij “Alternatieve maatregel” deze beschrijven.]
Beschikbaarheid	Ontwerp	voldaan
	Capaciteit beheer	voldaan
	Onderhoud	voldaan
	Testen	Alternatieve maatregel	Momenteel monitoren en analyseren we de performance na elke release, maar we doen geen structurele geautomatiseerde regressietesten.
	Monitoring	voldaan
	Herstel	voldaan
Integriteit	Herleidbaarheid (gebruikers)	voldaan
	Back-up	voldaan
	Application controls	voldaan
	Onweerlegbaarheid	voldaan	Geautomatiseerde controle op afwijkende patronen is niet toegepast.
	Herleidbaarheid (technisch beheer)	voldaan
	Controle integriteit	voldaan
	Onweerlegbaarheid	voldaan
Vertrouwelijkheid	Levenscyclus gegevens	voldaan	Voldaan, maar we zien in het proces dat leerlingen niet altijd worden afgemeld in de schoolomgeving. De leerling-is-van-school- melding wordt daardoor niet altijd tijdig getriggerd. Dit proces wordt in 2024 verder verbeterd.

	Logische toegang	voldaan	Gebruikersnaam en wachtwoord is aangevuld met locatiecheck (IP) en two-factor authenticatie
	Fysieke toegang	voldaan
	Netwerktoegang	voldaan
	Scheiding omgevingen	voldaan
	Transport en fysieke opslag	voldaan
	Logging	voldaan
	Omgaan met kwetsbaarheden	voldaan

BIV-Classificatie Qompas

Beschikbaarheid

Vragen	Motivatie	Laag	Midden	Hoog
Wanneer moet de dienst beschikbaar zijn voor de gebruikers? - Laag = regulier (bijvoorbeeld alleen kantooruren) - Midden = ruim (bijvoorbeeld 07:00 - 23:00 en/of ook in het weekend) - Hoog = altijd (bijvoorbeeld 24x7)	Qompas wordt met name gebruikt in de reguliere schooltijden en avonduren.		X
Wat is de langste periode dat de ict-toepassing niet beschikbaar mag zijn? - Laag = maximaal enkele dagen - Midden = maximaal een aantal uur - Hoog = maximaal een aantal minuten	Bij uitval van Qompas wordt LOB proces verstoord. Dit is hinderlijk voor organisatie maar in de regel niet kritisch voor de primaire onderwijsprocessen. Gepland onderhoud wordt altijd 10 dagen van te voren aangekondigd en uitgevoerd na 18u		X
Welke impact heeft uitval (de data, informatie of de ict- toepassing zijn niet beschikbaar)? - Laag = geen - Midden = het proces wordt belemmerd maar kan wel doorgaan - Hoog = het proces kan in zijn geheel niet doorgaan	Het LOB proces kan niet doorgaan. Dit is hinderlijk voor de organisatie maar in de regel niet kritisch voor de primaire onderwijsprocessen.		X
Op hoeveel gebruikers/organisaties heeft uitval impact? - Laag = bij uitval van de toepassing worden slechts enkele gebruikers/organisaties geraakt - Midden = bij uitval van de toepassing worden grote groepen gebruikers/organisaties geraakt - Hoog = bij uitval van de toepassing wordt een substantieel aandeel van de gebruikers/organisaties geraakt	Bij uitval van Qompas is er een grote groep scholen en eindgebruikers die geen gebruik kunnen maken van de toepassing.		X
Zijn er contractuele verplichtingen voor de beschikbaarheid? - Laag = nee - Midden = ja, er is een standaard SLA of er staan algemene beschikbaarheidseisen in het contract - Hoog = ja, er is een uitgebreide SLA afgedwongen inclusief eisen voor rapportage en responstijd voor incidenten	Er is geen SLA m.b.t. beschikbaarheid van toepassing.	X

Wat is de verwachtte belasting van de ict-toepassing? - Laag = weinig gelijktijdige gebruikers (honderden), weinig transacties (100 per uur), minder dan 1000 requests per seconde - Midden = gelijktijdige gebruikers (duizenden), normale hoeveelheid transacties (100-500 per uur), tussen 1000 en 2000 requests per seconde - Hoog = veel gelijktijdige gebruikers (vele duizenden), veel transacties (meer dan 500 per uur), meer dan 2000 requests per seconde In de regel is er sprake van een midden belasting. In sommige periodes (bijvoorbeeld rondom de definitieve profielkeuze) kan er sprake zijn van een hoge belasting. Infrastructuur kent dynamische opschaling.
X

Integriteit

Vragen	Motivatie	Laag	Midden	Hoog
Kan er fraude met leerresultaten of financiële fraude plaatsvinden door fouten in de gegevens of ongeautoriseerde wijzigingen? - Laag = nee, de gegevens lenen zich niet voor fraude - Midden = beperkt, gegevens worden ook elders gecontroleerd - Hoog = ja, de ict-toepassing is de enige toepassing met deze gegevens	Gegevens lenen zich niet voor fraude. In geval van gebruik als doorstroom dossier vind altijd nog toetsing plaats bij ontvangende partij.	X
Hoe erg is het als er fouten of ongeautoriseerde veranderingen in de gegevens zitten? - Laag = niet - Midden = het proces wordt belemmerd maar kan wel doorgaan - Hoog = het proces kan in zijn geheel niet doorgaan	In de regel kan het hoofdproces doorgang vinden. In geval van fouten zijn er kritische processen (denk aan export van profielkeuze gegevens) waarbij het hoofdproces in zijn geheel belemmerd wordt.		X
Hoeveel effect hebben fouten of ongeautoriseerde veranderingen in gegevens? - Laag = alleen in de toepassing - Midden = in de toepassing, maar ook in het proces (bijvoorbeeld leerresultaten) - Hoog = groot effect door bijvoorbeeld automatische beslissingen, veel koppelingen en veel transacties	In de regel laag, fouten hebben dan alleen effect op de toepassing. Bij export of import van of naar andere toepassingen kan het proces tijdelijk belemmerd worden.	X
Leiden fouten of ongeautoriseerde veranderingen tot imagoverlies? - Laag = nee - Midden = kortstondig imagoverlies - Hoog = langdurig imagoverlies	N.v.t.	X

Zijn er contractuele of wettelijke verplichtingen voor de integriteit van gegevens? - Laag = nee - Midden = ja, deze eisen stelselmatige controle (denk aan examenresultaten) - Hoog = ja, deze eisen stelselmatige controle en bewijs van werking (denk aan gegevens ten behoeve van bekostiging)	N.v.t.	X
Kunnen er personen negatieve gevolgen ondervinden als gevolg van het niet correct zijn van gegevens? - Laag = niet - Midden = eventuele fouten zijn nog te corrigeren - Hoog = fouten veroorzaken ernstige of langdurige negatieve gevolgen	Niet correcte gegevens dienen voorkomen te worden maar er zijn geen negatieve gevolgen aan verbonden.	X

Vertrouwelijkheid

Vragen	Motivatie	Laag	Midden	Hoog
Welke type persoonsgegevens bevat de ict-toepassing? - Laag = geen - Midden = 'gewone' persoonsgegevens zoals NAW - Hoog = bijzondere persoonsgegevens (geloof, medisch, et cetera)	Toepassing bevat geen bijzonder persoonsgegevens, maar wel naast NAW, test- en studieresultaten, interesseprofielen etc.		X
Leiden datalekken tot imagoverlies? - Laag = nee - Midden = kortstondig imagoverlies wat opgevangen kan worden door tijdige communicatie - Hoog = langdurig imagoverlies	Datalekken kunnen leiden tot tijdelijk imagoverlies.		X
Zijn er contractuele of wettelijke verplichtingen voor de vertrouwelijkheid? - Laag = nee - Midden = ja, deze eisen bescherming - Hoog = ja, deze eisen bescherming, bewijs van werking en melding van inbreuk	Gegevens dienen d.m.v. adquate maatregels beschermd te zijn. Er kan sprake zijn van meldingsplicht bij inbreuk.		X
Kunnen er personen in gevaar worden gebracht als gevolg van het uitlekken van gegevens? - Laag = niet - Midden = eventuele fouten zijn nog te corrigeren - Hoog = personen kunnen het slachtoffer worden van identiteitsfraude	n.v.t.	X
Past de toepassing profilering* toe? - Laag = nee - Midden = ja, maar deze leidt niet tot automatische beslissingen (alleen handmatig) - Hoog = ja, en deze leidt tot automatische beslissingen (door de toepassing zelf)	Eindgebruikers ontvangen aangepaste content of stappenplannen adhv opgegeven voorkeuren en/of testresultaten.			X

C. Afspraken over het informeren over beveiligingsincidenten en/of Datalekken

Verwerker heeft een procedure voor de monitoring en identificatie van incidenten en het informeren in geval van Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging. In zo’n geval zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie ter hand stellen:

 de kenmerken van de inbreuk, zoals: datum en tijdstip ontdekken en duur inbreuk; samenvatting van de inbreuk, waaronder de aard van de inbreuk en de aard en beschrijving van het beveiligingsincident (op welk onderdeel van de beveiliging heeft het betrekking, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van Persoonsgegevens);

 de oorzaak van de inbreuk;

 hoe de inbreuk is ontdekt;

 de maatregelen die getroffen zijn om de inbreuk aan te pakken en eventuele (verdere en toekomstige) schade te voorkomen;

 of de bij de inbreuk betrokken Persoonsgegevens versleuteld, gehasht etc. waren;

 de groep(en) Betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de aantallen en omvang van de groep(en) Betrokkenen;

 wat de mogelijke gevolgen zijn van de inbreuk voor de Onderwijsinstelling en de groep(en) Betrokkene(n), waaronder indien mogelijk een inschatting van het risico van de gevolgen voor de groep(en) Betrokkene(n);

 de hoeveelheid en soort Persoonsgegevens betrokken bij de inbreuk (met name bijzondere Persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).

In geval van een (vermoeden van een) beveiligingsincident en/of Datalek, kunnen Onderwijsinstelling en Verwerker in beginsel per e-mail contact met elkaar opnemen via onderstaande contactgegevens, dan wel de contactgegevens zoals opgenomen in Bijlage 4.

	Naam en functie contactpersoon bij beveiligingsincidenten/Datalekken	Contactgegevens (e-mail en telefoonnummer)
Verwerker	A.J.M. Eustatia, Directeur	xxxxxxx@xxxxxx.xx 071-5815581
Onderwijsinstelling	[idem voor Onderwijsinstelling of: zie Bijlage 4]	[idem of zie Bijlage 4]

Bijlage 2 (Beveiligingsbijlage) maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

FACULTATIEVE BIJLAGE 4 (ENKEL INDIEN VAN TOEPASSING): SCHOLEN VALLEND ONDER HET BEVOEGD GEZAG VAN HET BESTUUR

Gegevens schoolbestuur

Naam schoolbestuur

Adres schoolbestuur

Administratienummer schoolbestuur*

Contactpersoon namens het schoolbestuur

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op de onderstaande scholen:

Administratie- nummer* Schoolnaam Plaats Mailadres

* Administratienummer: het BRIN- of RIO-nummer bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het ministerie van OCW, of het KvK-nummer.

De facultatieve Bijlage 4 maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.