LEIDRAAD VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN PROJECTPARTNER LIGHT SAMENWERKINGS- OVEREENKOMST

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

INHOUDSOPGAVE

Inleiding 3

1. Versie A 4

1.1 Bijlage 1A: voorbeeld samenwerkingsovereenkomst PPL waarbij de

beherende partner ook projectverantwoordelijke is 7

2. Versie B 11

2.1 Bijlage 2B: voorbeeld samenwerkingsovereenkomst PPL waarbij de

beherende partner niet de projectverantwoordelijke is, de pv wel 14

mee ondertekent en de efro-middelen aan de ppl rechtstreeks

van bij de pv komen

3. Versie C 19

3.1 Bijlage 3C: voorbeeld samenwerkingsovereenkomst PPL waarbij de

projectverantwoordelijke niet de beherende partner is, wel 22

mee ondertekent en de efro-middelen aan de ppl via de

beherende partner verloopt

4. Versie D 27

4.1 Bijlage 3D: voorbeeld samenwerkingsovereenkomst PPL waarbij de

beherende partner niet de projectverantwoordelijke is, de pv niet 30

mee ondertekent en de efro-middelen aan de ppl rechtstreeks

van bij de pv komen

5. Versie E 35

5.1 Bijlage 3E: voorbeeld samenwerkingsovereenkomst PPL waarbij de

beherende partner niet de projectverantwoordelijke is, de pv niet 38

mee ondertekent en de efro-middelen aan de ppl via de

beherende partner verlopen

Verklarende noten 45

INLEIDING

Om een of meerdere projectpartners light (PPL) te kunnen inkoppelen in een project binnen het kader van een PPL-reglement, moet een ondertekende samenwerkingsovereenkomst worden opgesteld tussen de beherende projectpartner en de PPL’s. Dit document heeft als doel om de betrekkingen tussen de beherende projectpartner en de PPL te regelen.

Opgelet! Naast de beherende partner moet ook de projectverantwoordelijke de samenwerkingsovereenkomst met de projectpartner light mee ondertekenen als:

• De projectverantwoordelijke niet de beherende partner is; en

• In de samenwerkingsovereenkomst tussen projectverantwoordelijke en beherende partner (incl. eventuele addenda) niet is opgenomen welke verantwoordelijkheden de projectverantwoordelijke heeft t.o.v. de projectpartners light (doorstorten EFRO en indienen declaraties)1

Het is de opdracht van de beherende projectpartner om dit document op te stellen, te laten ondertekenen en aan te leveren. Dit document kan worden afgesloten met elke PPL apart of gezamenlijk voor alle PPL’s die bij een specifiek PPL-traject betrokken zijn.

In de samenwerkingsovereenkomst met de projectpartner(s) light moeten minimaal een aantal aspecten worden meegenomen. Die aspecten zijn opgenomen in deze leidraad. Afhankelijk van de projectspecifieke situatie is een andere versie van deze leidraad van toepassing. De versie die voor u van toepassing is, vindt u aan de hand van het volgend stroomschema:

Is de beherende partner de projectverantwoordelijke?

VERSIE A

nee

Ontvangt de PPL de EFRO- middelen rechtstreeks van de projectverantwoordelijke?

VERSIE E

VERSIE D

nee

Moet de projectverantwoordelijke mee ondertekenen?

nee

Ontvangt de PPL de EFRO- middelen rechtstreeks van de projectverantwoordelijke?

VERSIE C

VERSIE B

1. VERSIE A

VOOR DE GEVALLEN WAARBIJ DE BEHERENDE PROJECTPARTNER OOK DE PROJECTVERANTWOORDELIJKE IS

1. GEGEVENS VAN HET PPL-TRAJECT

• Naam van het project van Interreg Vlaanderen-Nederland, waaronder de PPL-constructie valt

• Naam/adres/rechtsgeldig vertegenwoordiger van de beherende projectpartner en van de projectpartner(s) light

• Een beschrijving van het PPL-traject conform de vereisten van het fungerende PPL- reglement (eventueel via verwijzing naar de aanvraag van het projectpartner light traject, als die bestaat), waarbij minstens volgende aspecten aan bod komen:

• De inhoud van het traject

• Het kostenplan van de PPL

• Financieringsplan met steunintensiteit zoals vastgelegd in het PPL-reglement

• De periode waarin de PPL subsidiabele kosten kan maken (de “looptijd van het PPL- traject”)

2. FINANCIEEL BEHEER

• 2 vaste paragrafen:

1. De beherende partner ontvangt de EFRO-steun van de certificeringsautoriteit en stort het deel bestemd voor de projectpartner(s) light – zoals bepaald door de

certificeringsautoriteit – zo spoedig mogelijk en integraal door aan de projectpartner(s) light.

2. Indien uit enige controle zou blijken dat de beherende partner onverschuldigd betaalde middelen heeft overgemaakt aan de projectpartner light, dan dienen deze middelen door de projectpartner light onverwijld, op eerste aanvraag van de beherende partner, overgemaakt te worden aan de beherende partner.

• Wijze waarop goed en duidelijk financieel beheer wordt vormgegeven. Hierbij kan aan volgende aspecten gedacht worden:

• Afspraken tussen de beherende partner en PPL die het mogelijk maken om te voldoen aan de verplichting om kosten binnen de zes maanden na betaaldatum te

declareren:

• PPL dient declaratielijnen tijdig op te laden in het e-loket

• De beherende partner dient tijdig goedkeuring te hechten aan gedeclareerde lijnen in het e-loket. Hierbij heeft de beherende partner de plicht om kosten te weigeren waarvoor verplichte bewijslast ontbreekt, de link met het PPL-traject onduidelijk is, of wanneer het PPL-traject niet conform de beschrijving ervan wordt uitgevoerd.

3. WIJZE WAAROP HET PROJECT INHOUDELIJK WORDT UITGEVOERD. HIERBIJ KAN AAN VOLGENDE ASPECTEN GEDACHT WORDEN:

• Afspraak dat de PPL(‘s) het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid zullen uitvoeren conform de beschrijving van het PPL-traject

• Aanlevering input voor inhoudelijke voortgang- en eindrapportage door de PPL(‘s) aan de beherende partner of PV

4. DOORVERTALING VERANTWOORDELIJKHEDEN BEHERENDE PROJECTPARTNER. NIET NALEVING VAN DE REGELGEVING KAN LEIDEN TOT HET NIET SUBSIDIABEL ZIJN VAN BEPAALDE KOSTEN. HET IS AANGEWEZEN DAT DE BEHERENDE PROJECTPARTNER ZIJN VERANTWOORDELIJKHEID HIEROMTRENT DOORVERTAALT NAAR DE

PPL. HIERBIJ KAN AAN VOLGENDE ASPECTEN GEDACHT WORDEN:

• Promotie en voorlichting

• Aanbesteding en gunning

• Nakomen verplichtingen rond projectadministratie m.b.t. afgescheiden projectboekhouding en minimale bewaartermijn

• Medewerking verlenen bij controles: controles op plaats toestaan en informatie aanleveren die opgevraagd wordt in het kader van een controle.

5. AFSPRAKEN ROND INTELLECTUEEL EIGENDOM

• Evt. bepaling rond confidentialiteit

• Afspraken rond intellectuele eigendom die voor het project bestaat en in het kader van het project wordt gebruikt (achtergrondkennis)

• Afspraken rond intellectueel eigendom dat tijdens de projectuitvoering ontstaat (voorgrondkennis)

6. MACHTIGING VOOR E-LOKET (LETTERLIJK OVER TE NEMEN PARAGRAAF)

De projectpartner(s) light verzekeren dat alle medewerkers van hun organisatie die toegang hebben tot het e-loket in het kader van het project, gemachtigd zijn om hun organisatie hierin rechtsgeldig te vertegenwoordigen.

7. BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG (Letterlijk over te nemen paragraaf)

Door het ondertekenen bevestigen de projectpartner(s) light en de beherende partner dat:

• de beschrijving van het PPL-traject juist en volledig is en gebruikt mag worden voor publicatie;

• ze de relevante Europese en nationale wetgeving zullen naleven, in het bijzonder met betrekking tot cohesiebeleid, milieubescherming, gelijke kansen/anti-discriminatie, staatssteun en overheidsopdrachten;

• ten aanzien van geen van hen een bevel tot terugvordering uitstaat ingevolge een besluit van de Europese Commissie waarbij eerdere steun onrechtmatig en onverenigbaar met de interne markt is verklaard;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is2;

• de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering).

• ze het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland 2014-2020’ hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat;

• zij het projectpartner light reglement dat van toepassing is, hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.

8. ALGEMEEN

• Duur van de overeenkomst

• Wijziging van de overeenkomst

• Beëindiging van de overeenkomst

• Toepasselijk recht/bevoegde rechtbank (bv. “Deze overeenkomst wordt beheerst door het (BE of NL) recht. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank in …”).

1.1 BIJLAGE 3A: VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMST PPL waarbij de beherende partner ook de projectverantwoordelijke is

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

Samenwerkingsovereenkomst voor het partner light traject [naam traject indien beschikbaar] in het kader van het project [naam project]

Tussen:

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon], …

Hierna te noemen “de projectpartner(s) light”

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

Hierna te noemen “de beherende partner”;

Wordt het volgende overeengekomen voor de uitvoering van het partner light traject “[verwijzing naar traject]” binnen het project “[naam project]” in het kader van het Europees programma Interreg VA Vlaanderen-Nederland (2014-2020):

ARTIKEL 1: BESCHRIJVING PROJECTPARTNER LIGHTTRAJECT

Indien er een aanvraag van het projectpartner light traject bestaat:

De aanvraag van het projectpartner light traject maakt integraal deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst.WW

Of, indien er geen aanvraag van het partner light project bestaat:

• Inhoud van het partner light traject

• Periode waarin de projectpartner light subsidiabele kosten kan maken (de looptijd van het partner light traject)

• Kostenplan: dit kan ook als bijlage van de PPL-overeenkomst worden opgenomen. Zie achteraan voor een uitgebreid voorbeeld.

• Financieringsplan:

NAAM

TYPE

REGIO

ORGANISATIE

EFRO

Europa

Eigen bijdrage

publiek/ privaat

Vlaanderen/ Nederland/ Andere

Gemeente/ Ministerie/ Provincie/ Andere

publiek/ privaat

Vlaanderen/ Nederland/ Andere

Gemeente/ Ministerie/ Provincie/ Andere

ARTIKEL 2: FINANCIEEL BEHEER

De projectpartners light laden hun projectkosten binnen vijf maanden na de betaaldatum op in het e-loket van het Interreg Vlaanderen-Nederland-programma.

De beherende partner controleert het e-loket minimaal één keer per maand op nieuw opgeladen projectkosten en declareert deze kosten binnen zes maanden na de betaaldatum bij het programma. Hierbij heeft de beherende partner de plicht om kosten te weigeren waarvoor de verplichte bewijslast ontbreekt, de link met het project onduidelijk is of wanneer het partner lighttraject niet conform de beschrijving ervan wordt uitgevoerd.

Noot: als voor de partner(s) light specifieke declaratiemomenten zijn afgesproken, kunnen deze hier vermeld worden.

De beherende partner ontvangt de EFRO-steun van de certificeringsautoriteit en stort het

deel bestemd voor de projectpartner(s) light – zoals bepaald door de certificeringsautoriteit – zo spoedig mogelijk en integraal door aan de projectpartner(s) light.

Indien uit enige controle zou blijken dat onverschuldigd betaalde middelen zijn overgemaakt aan een projectpartner light, dan dienen deze middelen door de projectpartner light onverwijld, op eerste aanvraag van de beherende partner overgemaakt te worden aan de beherende partner.

ARTIKEL 3: INHOUDELIJKE UITVOERING

De projectpartner(s) light voeren het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid uit conform de beschrijving van het partner light traject.

De projectpartner(s) light leveren op vraag van de beherende projectpartner input voor inhoudelijke voortgangs- en eindrapportages.

ARTIKEL 4: GEDELEGEERDE VERPLICHTINGEN

De projectpartners light houden bij de uitvoering van hun projectactiviteiten rekening met de verantwoordelijkheden die volgen uit het ‘Programmareglement Interreg Vlaanderen-

Nederland 2014-2020’. Daarbij verdienen de navolgende verplichtingen expliciet de aandacht:

a. Verplichtingen aangaande voorlichting en communicatie, zoals vastgelegd in bijlage XII van EU-verordening 1303/2013 en artikels 3 tot en met 5 van EU-uitvoeringsverordening 821/2014;

b. Verplichtingen aangaande aanbesteding en gunning, conform de aanbestedingsregels van de Belgische wet overheidsopdrachten of Nederlandse aanbestedingswet, en/of aangaande marktconformiteit;

c. Verplichtingen aangaande de projectadministratie, het voeren van een gescheiden projectboekhouding en de minimale bewaartermijn van de complete projectadministratie;

d. De verplichting om medewerking te verlenen aan evaluatieonderzoeken, audits en controles van het project door de programma-autoriteiten, de Europese Commissie en/ of door hen aangewezen derden.

ARTIKEL 5: INTELLECTUELE EIGENDOM

Intellectuele eigendom dat reeds voor het project bij één van de projectpartner(s) light bestaat (achtergrondkennis), is steeds beschermd.

Indien tijdens de uitvoering van het projectpartner light traject potentiële intellectuele eigendom ontstaat (voorgrondkennis), dan hoort dit toe aan alle betrokken projectpartners.

ARTIKEL 6: MACHTIGING E-LOKET

ARTIKEL 7: BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG

Door het ondertekenen bevestigen de projectpartner(s) light en de beherende partner dat:

• de beschrijving van het projectpartner light traject juist en volledig is en gebruikt mag worden voor publicatie;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is;

• de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering);

• ze het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland 2014-2020’ hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat;

• zij het projectpartner light reglement dat van toepassing is, hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.

ARTIKEL 8: SLOTBEPALINGEN

Deze overeenkomst vangt aan op het moment van ondertekening en eindigt vijf jaar na afloop van de projectperiode.

Wijzigingen van deze overeenkomst kunnen slechts doorgevoerd worden indien alle partijen onderling en schriftelijk akkoord zijn.

Deze overeenkomst wordt beheerst door het [Belgisch/Nederlands] recht. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank in [plaats].

Deze overeenkomst werd opgemaakt in [aantal exemplaren] te [plaats]op [datum] Voor akkoord namens de betrokkenen:

• [naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

• …

2. VERSIE B

VOOR VOLGENDE SITUATIE:

• de beherende projectpartner is niet de projectverantwoordelijke;

• de projectverantwoordelijke moet de samenwerkingsovereenkomst met de projectpartner(s) light wel mee ondertekenen (zie hoger); en

• de projectpartner(s) light ontvangt de EFRO-middelen rechtstreeks van de projectverantwoordelijke

1. GEGEVENS VAN HET PPL-TRAJECT

• Naam van het project van Interreg Vlaanderen-Nederland, waaronder de PPL-constructie valt

• Naam/adres/rechtsgeldig vertegenwoordiger van de beherende projectpartner, van de projectpartner(s) light en van de projectverantwoordelijke

• De inhoud van het traject

• Het kostenplan van de project partner(s) light

• Financieringsplan met steunintensiteit zoals vastgelegd in het PPL-reglement

• De periode waarin de PPL subsidiabele kosten kan maken (de “looptijd van het PPL- traject”)

2. FINANCIEEL BEHEER

• 2 vaste paragrafen:

1. De projectverantwoordelijke ontvangt de EFRO-steun van de certificeringsautoriteit en stort het deel bestemd voor de projectpartner(s) light – zoals bepaald door de certificeringsautoriteit – zo spoedig mogelijk en integraal door aan de respectievelijke projectpartner(s) light.

2. Indien uit enige controle zou blijken dat onverschuldigd betaalde middelen zijn overgemaakt aan een projectpartner light, dan dienen deze middelen door de projectpartner light onverwijld, op eerste aanvraag van de beherende partner of de projectverantwoordelijke, overgemaakt te worden aan de projectverantwoordelijke.

• Wijze waarop goed en duidelijk financieel beheer wordt vormgegeven. Hierbij kan aan volgende aspecten gedacht worden:

• Afspraken tussen projectverantwoordelijke, beherende partner en PPL die het mogelijk maken om te voldoen aan de verplichting om kosten binnen de zes maanden na betaaldatum te declareren:

• PPL dient declaratielijnen tijdig op te laden in het e-loket

• Projectverantwoordelijke dient tijdig goedkeuring te hechten aan gedeclareerde lijnen in het e-loket. Hierbij heeft de beherende partner de plicht om de PV te vragen om kosten te weigeren waarvoor de verplichte bewijslast ontbreekt, de link met het PPL-traject onduidelijk is of wanneer het PPL-traject niet conform de beschrijving ervan wordt uitgevoerd.

3. WIJZE WAAROP HET PROJECT INHOUDELIJK WORDT UITGEVOERD. HIERBIJ KAN AAN VOLGENDE ASPECTEN GEDACHT WORDEN:

• Afspraak dat de PPL(‘s) het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid zullen uitvoeren conform de beschrijving van het PPL-traject

• Aanlevering input voor inhoudelijke voortgang- en eindrapportage door de PPL(‘s) aan de beherende partner of PV

4. DOORVERTALING VERANTWOORDELIJKHEDEN BEHERENDE PROJECTPARTNER. NIET NALEVING VAN DE REGELGEVING KAN LEIDEN TOT HET NIET SUBSIDIABEL ZIJN VAN BEPAALDE KOSTEN. HET IS AANGEWEZEN DAT DE BEHERENDE PROJECTPARTNER ZIJN VERANTWOORDELIJKHEID HIEROMTRENT DOORVERTAALT NAAR DE PPL. HIERBIJ KAN AAN VOLGENDE ASPECTEN GEDACHT WORDEN:

• Promotie en voorlichting

• Aanbesteding en gunning

• Nakomen verplichtingen rond projectadministratie m.b.t. afgescheiden projectboekhouding en minimale bewaartermijn

• Medewerking verlenen bij controles: controles op plaats toestaan en informatie aanleveren die opgevraagd wordt in het kader van een controle.

5. AFSPRAKEN ROND INTELLECTUEEL EIGENDOM

• Evt. bepaling rond confidentialiteit

• Afspraken rond intellectuele eigendom die voor het project bestaat en in het kader van het project wordt gebruikt (achtergrondkennis)

• Afspraken rond intellectueel eigendom dat tijdens de projectuitvoering ontstaat (voorgrondkennis)

6. MACHTIGING VOOR E-LOKET (Letterlijk over te nemen paragraaf)

7. BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG (Letterlijk over te nemen paragraaf)

Door het ondertekenen bevestigen de projectverantwoordelijke, projectpartner(s) light en de beherende partner dat:

• de beschrijving van het projectpartner lighttraject juist en volledig is en gebruikt mag worden voor publicatie;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is3;

• de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering);

• zij het projectpartner light reglement dat van toepassing is, hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.

8. ALGEMEEN

• Duur van de overeenkomst

• Wijziging van de overeenkomst

• Beëindiging van de overeenkomst

2.1 BIJLAGE 3B: VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMST PPL waarbij de beherende partner niet de

projectverantwoordelijke is, de pv wel mee ondertekent en de efro-middelen aan de ppl rechtstreeks van bij de pv komen

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

Samenwerkingsovereenkomst voor het partner light traject [naam traject] in het kader van het project [naam project]

Tussen:

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon], hierna te noemen “de beherende partner”;

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

…

Hierna te noemen “de projectpartners light”

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

Hierna te noemen “de projectverantwoordelijke”

ARTIKEL 1: BESCHRIJVING PROJECTPARTNER LIGHTTRAJECT

Indien er een aanvraag van het projectpartner light traject bestaat:

De aanvraag van het projectpartner light traject maakt integraal deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst.WW

Of, indien er geen aanvraag van het partner light project bestaat:

• Inhoud van het partner light traject

• Periode waarin de projectpartner light subsidiabele kosten kan maken (de looptijd van het partner light traject)

• Kostenplan: dit kan ook als bijlage van de PPL-overeenkomst worden opgenomen. Zie achteraan voor een uitgebreid voorbeeld.

• Financieringsplan:

NAAM

TYPE

REGIO

ORGANISATIE

EFRO

Europa

Eigen bijdrage

publiek/ privaat

Vlaanderen/ Nederland/ Andere

Gemeente/ Ministerie/ Provincie/ Andere

publiek/ privaat

Vlaanderen/ Nederland/ Andere

Gemeente/ Ministerie/ Provincie/ Andere

ARTIKEL 2: FINANCIEEL BEHEER

De projectpartners light laden hun projectkosten binnen vijf maanden na de betaaldatum op in het e-loket van het Interreg Vlaanderen-Nederland-programma.

Noot: als voor de partner(s) light specifieke declaratiemomenten zijn afgesproken, kunnen deze hier vermeld worden.

De beherende partner ontvangt de EFRO-steun van de certificeringsautoriteit en stort het deel bestemd voor de projectpartner(s) light – zoals bepaald door de certificeringsautoriteit – zo spoedig mogelijk en integraal door aan de projectpartner(s) light.

ARTIKEL 3: INHOUDELIJKE UITVOERING

De projectpartner(s) light voeren het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid uit conform de beschrijving van het partner light traject.

De projectpartner(s) light leveren op vraag van de beherende projectpartner input voor inhoudelijke voortgangs- en eindrapportages.

ARTIKEL 4: GEDELEGEERDE VERPLICHTINGEN

De projectpartners light houden bij de uitvoering van hun projectactiviteiten rekening met de verantwoordelijkheden die volgen uit het ‘Programmareglement Interreg Vlaanderen-

Nederland 2014-2020’. Daarbij verdienen de navolgende verplichtingen expliciet de aandacht:

a. Verplichtingen aangaande voorlichting en communicatie, zoals vastgelegd in bijlage XII van EU-verordening 1303/2013 en artikels 3 tot en met 5 van EU-uitvoeringsverordening 821/2014;

b. Verplichtingen aangaande aanbesteding en gunning, conform de aanbestedingsregels van de Belgische wet overheidsopdrachten of Nederlandse aanbestedingswet, en/of aangaande marktconformiteit;

c. Verplichtingen aangaande de projectadministratie, het voeren van een gescheiden projectboekhouding en de minimale bewaartermijn van de complete projectadministratie;

d. De verplichting om medewerking te verlenen aan evaluatieonderzoeken, audits en controles van het project door de programma-autoriteiten, de Europese Commissie en/ of door hen aangewezen derden.

ARTIKEL 5: INTELLECTUELE EIGENDOM

Intellectuele eigendom dat reeds voor het project bij één van de projectpartner(s) light bestaat (achtergrondkennis), is steeds beschermd.

Indien tijdens de uitvoering van het projectpartner light traject potentiële intellectuele eigendom ontstaat (voorgrondkennis), dan hoort dit toe aan alle betrokken projectpartners.

ARTIKEL 6: MACHTIGING E-LOKET

ARTIKEL 7: BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG

Door het ondertekenen bevestigen de projectpartner(s) light en de beherende partner dat:

• de beschrijving van het projectpartner light traject juist en volledig is en gebruikt mag worden voor publicatie;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is;

• de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering);

• ze het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland 2014-2020’ hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat;

• zij het projectpartner light reglement dat van toepassing is, hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.

ARTIKEL 8: SLOTBEPALINGEN

Deze overeenkomst vangt aan op het moment van ondertekening en eindigt vijf jaar na afloop van de projectperiode.

Wijzigingen van deze overeenkomst kunnen slechts doorgevoerd worden indien alle partijen onderling en schriftelijk akkoord zijn.

Deze overeenkomst wordt beheerst door het [Belgisch/Nederlands] recht. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank in [plaats].

Deze overeenkomst werd opgemaakt in [aantal exemplaren] te [plaats]op [datum] Voor akkoord namens de betrokkenen:

• [naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

• …

3. VERSIE C

VOOR VOLGENDE SITUATIE:

• de beherende projectpartner is niet de projectverantwoordelijke;

• de projectverantwoordelijke moet de samenwerkingsovereenkomst met de projectpartner(s) light wel mee ondertekenen (zie hoger); en

• de projectpartner(s) light ontvangt de EFRO-middelen via de beherende partner

1. GEGEVENS VAN HET PPL-TRAJECT

• Naam van het project van Interreg Vlaanderen-Nederland, waaronder de PPL-constructie valt

• Naam/adres/rechtsgeldig vertegenwoordiger van de beherende projectpartner, van de projectpartner(s) light en van de projectverantwoordelijke

• De inhoud van het traject

• Het kostenplan van de project partner(s) light

• Financieringsplan met steunintensiteit zoals vastgelegd in het PPL-reglement

• De periode waarin de PPL subsidiabele kosten kan maken (de “looptijd van het PPL- traject”)

2. FINANCIEEL BEHEER

• 2 vaste paragrafen:

1. De beherende projectpartner ontvangt de EFRO-steun van de projectverantwoordelijke en stort het deel bestemd voor de (respectievelijke) projectpartner(s) light – zoals bepaald door de certificeringsautoriteit – zo spoedig mogelijk en integraal door aan de (respectievelijke) projectpartner(s) light.

• Wijze waarop goed en duidelijk financieel beheer wordt vormgegeven. Hierbij kan aan volgende aspecten gedacht worden:

• Afspraken tussen projectverantwoordelijke, beherende partner en PPL die het mogelijk maken om te voldoen aan de verplichting om kosten binnen de zes maanden na betaaldatum te declareren:

• PPL dient declaratielijnen tijdig op te laden in het e-loket

• Projectverantwoordelijke dient tijdig goedkeuring te hechten aan gedeclareerde lijnen in het e-loket. Hierbij heeft de beherende partner de plicht om de PV te vragen om kosten te weigeren waarvoor verplichte bewijslast ontbreekt, de link met het PPL-traject onduidelijk is of wanneer het PPL-traject niet conform de beschrijving ervan wordt uitgevoerd.

3. WIJZE WAAROP HET PROJECT INHOUDELIJK WORDT UITGEVOERD. HIERBIJ KAN AAN VOLGENDE ASPECTEN GEDACHT WORDEN:

• Afspraak dat de PPL(‘s) het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid zullen uitvoeren conform de beschrijving van het PPL-traject

• Aanlevering input voor inhoudelijke voortgang- en eindrapportage door de PPL(‘s) aan de beherende partner of PV

4. DOORVERTALING VERANTWOORDELIJKHEDEN BEHERENDE PROJECTPARTNER. NIET NALEVING VAN DE REGELGEVING KAN LEIDEN TOT HET NIET SUBSIDIABEL ZIJN VAN BEPAALDE KOSTEN. HET IS AANGEWEZEN DAT DE BEHERENDE PROJECTPARTNER ZIJN VERANTWOORDELIJKHEID HIEROMTRENT DOORVERTAALT NAAR DE PPL. HIERBIJ KAN AAN VOLGENDE ASPECTEN GEDACHT WORDEN:

• Promotie en voorlichting

• Aanbesteding en gunning

• Nakomen verplichtingen rond projectadministratie m.b.t. afgescheiden projectboekhouding en minimale bewaartermijn

• Medewerking verlenen bij controles: controles op plaats toestaan en informatie aanleveren die opgevraagd wordt in het kader van een controle.

5. AFSPRAKEN ROND INTELLECTUEEL EIGENDOM

• Evt. bepaling rond confidentialiteit

• Afspraken rond intellectuele eigendom die voor het project bestaat en in het kader van het project wordt gebruikt (achtergrondkennis)

• Afspraken rond intellectueel eigendom dat tijdens de projectuitvoering ontstaat (voorgrondkennis)

6. MACHTIGING VOOR E-LOKET (Letterlijk over te nemen paragraaf)

7. BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG (Letterlijk over te nemen paragraaf)

Door het ondertekenen bevestigen de projectpartner(s) light en de beherende partner dat:

• de beschrijving van het projectpartner light-traject juist en volledig is en gebruikt mag worden voor publicatie;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is4;

• de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering);

• zij het projectpartner light reglement dat van toepassing is, hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.

8. ALGEMEEN

• Duur van de overeenkomst

• Wijziging van de overeenkomst

• Beëindiging van de overeenkomst

3.1 BIJLAGE 3C: VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMST PPL WAARBIJ DE PROJECTVERANTWOORDELIJKE NIET DE

BEHERENDE PARTNER IS, WEL MEE XXXXXXXXXXX XX XX XXXX-XXXXXXXX XXX XX XXX VIA DE BEHERENDE PARTNER VERLOOPT

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

Samenwerkingsovereenkomst voor het partner light traject [naam traject indien beschikbaar] in het kader van het project [naam project]

Tussen:

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

…

Hierna te noemen “de projectpartner(s) light”

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

Hierna te noemen “de projectverantwoordelijke”

ARTIKEL 1: BESCHRIJVING PROJECTPARTNER LIGHTTRAJECT

Indien er een aanvraag van het projectpartner light traject bestaat:

De aanvraag van het projectpartner light traject maakt integraal deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst.

Of, indien er geen aanvraag van het partner light project bestaat:

• Inhoud van het partner light traject

• Periode waarin de projectpartner light subsidiabele kosten kan maken (de looptijd van het partner light traject)

• Kostenplan: dit kan ook als bijlage van de PPL-overeenkomst worden opgenomen. Zie achteraan voor een uitgebreid voorbeeld.

• Financieringsplan:

NAAM

TYPE

REGIO

ORGANISATIE

EFRO

Europa

Eigen bijdrage

publiek/ privaat

Vlaanderen/ Nederland/ Andere

Gemeente/ Ministerie/ Provincie/ Andere

publiek/ privaat

Vlaanderen/ Nederland/ Andere

Gemeente/ Ministerie/ Provincie/ Andere

ARTIKEL 2: FINANCIEEL BEHEER

De projectpartners light laden hun projectkosten binnen vijf maanden na de betaaldatum op in het e-loket van het Interreg Vlaanderen-Nederland-programma.

De projectverantwoordelijke controleert het e-loket minimaal één keer per maand op nieuw opgeladen projectkosten en declareert deze kosten binnen zes maanden na de betaaldatum bij het programma. Hierbij heeft de beherende partner de plicht om de projectverantwoordelijke te vragen kosten te weigeren waarvoor verplichte bewijslast ontbreekt, de link met het project onduidelijk is, of wanneer het projectpartner lighttraject niet conform de beschrijving ervan wordt uitgevoerd.

Noot: als voor de partner(s) light specifieke declaratiemomenten zijn afgesproken, kunnen

deze hier vermeld worden.

De beherende projectpartner ontvangt de EFRO-steun van de projectverantwoordelijke en stort het deel bestemd voor de (respectievelijke) projectpartner(s) light – zoals bepaald door de certificeringsautoriteit – zo spoedig mogelijk en integraal door aan de (respectievelijke) projectpartner(s) light.

ARTIKEL 3: INHOUDELIJKE UITVOERING

De projectpartners light voeren het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid uit conform de beschrijving van het partner light traject.

De projectpartners light leveren op vraag van de beherende projectpartner input voor inhoudelijke voortgangs- en eindrapportages.

ARTIKEL 4: GEDELEGEERDE VERPLICHTINGEN

De projectpartners light houden bij de uitvoering van hun projectactiviteiten rekening met de verantwoordelijkheden die volgen uit het ‘Programmareglement Interreg Vlaanderen-

Nederland 2014-2020’. Daarbij verdienen de navolgende verplichtingen expliciet de aandacht:

a. Verplichtingen aangaande voorlichting en communicatie, zoals vastgelegd in bijlage XII van EU-verordening 1303/2013 en artikels 3 tot en met 5 van EU-uitvoeringsverordening 821/2014;

b. Verplichtingen aangaande aanbesteding en gunning, conform de aanbestedingsregels van de Belgische wet overheidsopdrachten of Nederlandse aanbestedingswet, en/of aangaande marktconformiteit;

c. Verplichtingen aangaande de projectadministratie, het voeren van een gescheiden projectboekhouding en de minimale bewaartermijn van de complete projectadministratie;

d. De verplichting om medewerking te verlenen aan evaluatieonderzoeken, audits en controles van het project door de programma-autoriteiten, de Europese Commissie en/ of door hen aangewezen derden.

ARTIKEL 5: INTELLECTUELE EIGENDOM

Intellectuele eigendom dat reeds voor het project bij één van de projectpartners light bestaat (achtergrondkennis), is steeds beschermd.

Indien tijdens de uitvoering van het projectpartner light traject potentiële intellectuele eigendom ontstaat (voorgrondkennis), dan hoort dit toe aan alle betrokken projectpartners.

ARTIKEL 6: MACHTIGING E-LOKET

De projectpartners light verzekeren dat alle medewerkers van hun organisatie die toegang hebben tot het e-loket in het kader van het project, gemachtigd zijn om hun organisatie hierin rechtsgeldig te vertegenwoordigen.

ARTIKEL 7: BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG

Door het ondertekenen bevestigen de beherende partner, de projectpartners light en de projectverantwoordelijke dat:

• de beschrijving van het projectpartner light traject juist en volledig is en gebruikt mag worden voor publicatie;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is;

• de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering);

• ze het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland 2014-2020’ hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat;

• zij het projectpartner light reglement dat van toepassing is, hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.

ARTIKEL 8: SLOTBEPALINGEN

Deze overeenkomst vangt aan op het moment van ondertekening en eindigt vijf jaar na afloop van de projectperiode.

Wijzigingen van deze overeenkomst kunnen slechts doorgevoerd worden indien alle partijen onderling en schriftelijk akkoord zijn.

Deze overeenkomst wordt beheerst door het [Belgisch/Nederlands] recht. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank in [plaats].

Deze overeenkomst werd opgemaakt in [aantal exemplaren] te [plaats]op [datum] Voor akkoord namens de betrokkenen:

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

…

4. VERSIE D

VOOR VOLGENDE SITUATIE:

• de beherende projectpartner is niet de projectverantwoordelijke;

• de projectverantwoordelijke moet de samenwerkingsovereenkomst met de projectpartner(s) light niet mee ondertekenen (zie hoger); en

• de projectpartner(s) light ontvangt de EFRO-middelen rechtstreeks van de projectverantwoordelijke

1. GEGEVENS VAN HET PPL-TRAJECT

• Naam van het project van Interreg Vlaanderen-Nederland, waaronder de PPL-constructie valt

• Naam/adres/rechtsgeldig vertegenwoordiger van de beherende projectpartner en van de projectpartner(s) light

• De inhoud van het traject

• Het kostenplan van de project partner(s) light

• Financieringsplan met steunintensiteit zoals vastgelegd in het PPL-reglement

• De periode waarin de PPL subsidiabele kosten kan maken (de “looptijd van het PPL- traject”)

2. FINANCIEEL BEHEER

• 2 vaste paragrafen:

• Wijze waarop goed en duidelijk financieel beheer wordt vormgegeven. Hierbij kan aan volgende aspecten gedacht worden:

• Afspraken tussen de beherende partner en PPL die het mogelijk maken om te voldoen aan de verplichting om kosten binnen de zes maanden na betaaldatum te

declareren:

• PPL dient declaratielijnen tijdig op te laden in het e-loket

• Projectverantwoordelijke dient tijdig goedkeuring te hechten aan gedeclareerde lijnen in het e-loket. De beherende partner ziet hierop toe. Hierbij heeft de beherende partner de plicht om de PV te vragen om kosten te weigeren waarvoor verplichte bewijslast ontbreekt, de link met het PPL-traject onduidelijk is of wanneer het PPL-traject niet conform de beschrijving ervan wordt uitgevoerd.

3. WIJZE WAAROP HET PROJECT INHOUDELIJK WORDT UITGEVOERD. HIERBIJ KAN AAN VOLGENDE ASPECTEN GEDACHT WORDEN:

• Afspraak dat de PPL(‘s) het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid zullen uitvoeren conform de beschrijving van het PPL-traject

• Aanlevering input voor inhoudelijke voortgang- en eindrapportage door de PPL(‘s) aan de beherende partner of PV

4. DOORVERTALING VERANTWOORDELIJKHEDEN BEHERENDE PROJECTPARTNER. NIET NALEVING VAN DE REGELGEVING KAN LEIDEN TOT HET NIET SUBSIDIABEL ZIJN VAN BEPAALDE KOSTEN. HET IS AANGEWEZEN DAT DE BEHERENDE PROJECTPARTNER ZIJN VERANTWOORDELIJKHEID HIEROMTRENT DOORVERTAALT NAAR DE PPL. HIERBIJ KAN AAN VOLGENDE ASPECTEN GEDACHT WORDEN:

• Promotie en voorlichting

• Aanbesteding en gunning

• Nakomen verplichtingen rond projectadministratie m.b.t. afgescheiden projectboekhouding en minimale bewaartermijn

• Medewerking verlenen bij controles: controles op plaats toestaan en informatie aanleveren die opgevraagd wordt in het kader van een controle.

5. AFSPRAKEN ROND INTELLECTUEEL EIGENDOM

• Evt. bepaling rond confidentialiteit

• Afspraken rond intellectuele eigendom die voor het project bestaat en in het kader van het project wordt gebruikt (achtergrondkennis)

• Afspraken rond intellectueel eigendom dat tijdens de projectuitvoering ontstaat (voorgrondkennis)

6. MACHTIGING VOOR E-LOKET (Letterlijk over te nemen paragraaf)

7. BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG (Letterlijk over te nemen paragraaf)

Door het ondertekenen bevestigen de projectpartner(s) light en de beherende partner dat:

• de beschrijving van het PPL-traject juist en volledig is en gebruikt mag worden voor publicatie;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is5;

• de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering);

• zij het projectpartner light reglement dat van toepassing is, hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.

8. ALGEMEEN

• Duur van de overeenkomst

• Wijziging van de overeenkomst

• Beëindiging van de overeenkomst

4.1 BIJLAGE 3D: VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMST PPL WAARBIJ DE BEHERENDE PARTNER NIET DE

PROJECTVERANTWOORDELIJKE IS, DE PV NIET MEE ONDERTEKENT EN DE EFRO-MIDDELEN AAN DE PPL RECHTSTREEKS VAN BIJ DE PV KOMEN

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

Samenwerkingsovereenkomst voor het partner light traject [naam traject indien beschikbaar] in het kader van het project [naam project]

Tussen:

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

…

Hierna te noemen “de projectpartners light”

ARTIKEL 1: BESCHRIJVING PROJECTPARTNER LIGHTTRAJECT

Indien er een aanvraag van het projectpartner light traject bestaat:

De aanvraag van het projectpartner light traject maakt integraal deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst.

Of, indien er geen aanvraag van het partner light project bestaat:

• Inhoud van het partner light traject

• Periode waarin de projectpartner light subsidiabele kosten kan maken (de looptijd van het partner light traject)

• Kostenplan: dit kan ook als bijlage van de PPL-overeenkomst worden opgenomen. Zie achteraan voor een uitgebreid voorbeeld.

• Financieringsplan:

NAAM

TYPE

REGIO

ORGANISATIE

EFRO

Europa

Eigen bijdrage

publiek/ privaat

Vlaanderen/ Nederland/ Andere

Gemeente/ Ministerie/ Provincie/ Andere

publiek/ privaat

Vlaanderen/ Nederland/ Andere

Gemeente/ Ministerie/ Provincie/ Andere

ARTIKEL 2: FINANCIEEL BEHEER

De projectpartners light laden hun projectkosten binnen vijf maanden na de betaaldatum op in het e-loket van het Interreg Vlaanderen-Nederland-programma.

Noot: als voor de partner(s) light specifieke declaratiemomenten zijn afgesproken, kunnen deze hier vermeld worden.

ARTIKEL 3: INHOUDELIJKE UITVOERING

De projectpartners light voeren het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid uit conform de beschrijving van het partner light traject.

De projectpartners light leveren op vraag van de beherende projectpartner input voor inhoudelijke voortgangs- en eindrapportages.

ARTIKEL 4: GEDELEGEERDE VERPLICHTINGEN

De projectpartners light houden bij de uitvoering van hun projectactiviteiten rekening met de verantwoordelijkheden die volgen uit het ‘Programmareglement Interreg Vlaanderen-

Nederland 2014-2020’. Daarbij verdienen de navolgende verplichtingen expliciet de aandacht:

a. Verplichtingen aangaande voorlichting en communicatie, zoals vastgelegd in bijlage XII van EU-verordening 1303/2013 en artikels 3 tot en met 5 van EU-uitvoeringsverordening 821/2014;

b. Verplichtingen aangaande aanbesteding en gunning, conform de aanbestedingsregels van de Belgische wet overheidsopdrachten of Nederlandse aanbestedingswet, en/of aangaande marktconformiteit;

c. Verplichtingen aangaande de projectadministratie, het voeren van een gescheiden projectboekhouding en de minimale bewaartermijn van de complete projectadministratie;

d. De verplichting om medewerking te verlenen aan evaluatieonderzoeken, audits en controles van het project door de programma-autoriteiten, de Europese Commissie en/ of door hen aangewezen derden.

ARTIKEL 5: INTELLECTUELE EIGENDOM

Intellectuele eigendom dat reeds voor het project bij één van de projectpartners light bestaat (achtergrondkennis), is steeds beschermd.

Indien tijdens de uitvoering van het projectpartner light traject potentiële intellectuele eigendom ontstaat (voorgrondkennis), dan hoort dit toe aan alle betrokken projectpartners.

ARTIKEL 6: MACHTIGING E-LOKET

ARTIKEL 7: BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG

Door het ondertekenen bevestigen de beherende partner, de projectpartners light en de projectverantwoordelijke dat:

• de beschrijving van het projectpartner light traject juist en volledig is en gebruikt mag worden voor publicatie;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is;

• de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering);

• ze het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland 2014-2020’ hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat;

• zij het projectpartner light reglement dat van toepassing is, hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.

ARTIKEL 8: SLOTBEPALINGEN

Deze overeenkomst vangt aan op het moment van ondertekening en eindigt vijf jaar na afloop van de projectperiode.

Wijzigingen van deze overeenkomst kunnen slechts doorgevoerd worden indien alle partijen onderling en schriftelijk akkoord zijn.

Deze overeenkomst wordt beheerst door het [Belgisch/Nederlands] recht. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank in [plaats].

Deze overeenkomst werd opgemaakt in [aantal exemplaren] te [plaats] op [datum] Voor akkoord namens de betrokkenen:

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

5. VERSIE E

VOOR VOLGENDE SITUATIE:

• de beherende projectpartner is niet de projectverantwoordelijke;

• de projectverantwoordelijke moet de samenwerkingsovereenkomst met de projectpartner(s) light niet mee ondertekenen (zie hoger); en

• de projectpartner(s) light ontvangt de EFRO-middelen via de beherende partner

1. GEGEVENS VAN HET PPL-TRAJECT

• Naam van het project van Interreg Vlaanderen-Nederland, waaronder de PPL-constructie valt

• Naam/adres/rechtsgeldig vertegenwoordiger van de beherende projectpartner en van de projectpartner(s) light

• De inhoud van het traject

• Het kostenplan van de PPL

• Financieringsplan met steunintensiteit zoals vastgelegd in het PPL-reglement

• De periode waarin de PPL subsidiabele kosten kan maken (de “looptijd van het PPL- traject”)

2. FINANCIEEL BEHEER

• 2 vaste paragrafen:

• Wijze waarop goed en duidelijk financieel beheer wordt vormgegeven. Hierbij kan aan volgende aspecten gedacht worden:

• Afspraken tussen de beherende partner en PPL die het mogelijk maken om te voldoen aan de verplichting om kosten binnen de zes maanden na betaaldatum te declareren:

• PPL dient declaratielijnen tijdig op te laden in het e-loket

• Projectverantwoordelijke dient tijdig goedkeuring te hechten aan gedeclareerde lijnen in het e-loket. De beherende partner ziet hierop toe. Hierbij heeft de beherende partner de plicht om de PV te vragen om kosten te weigeren waarvoor verplichte bewijslast ontbreekt, de link met het PPL-traject onduidelijk is, of wanneer het PPL-traject niet conform de beschrijving ervan wordt uitgevoerd.

3. WIJZE WAAROP HET PROJECT INHOUDELIJK WORDT UITGEVOERD. HIERBIJ KAN AAN VOLGENDE ASPECTEN GEDACHT WORDEN:

• Afspraak dat de PPL(‘s) het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid zullen uitvoeren conform de beschrijving van het PPL-traject

• Aanlevering input voor inhoudelijke voortgang- en eindrapportage door de PPL(‘s) aan de beherende partner of PV

4. DOORVERTALING VERANTWOORDELIJKHEDEN BEHERENDE PROJECTPARTNER. NIET NALEVING VAN DE REGELGEVING KAN LEIDEN TOT HET NIET SUBSIDIABEL ZIJN VAN BEPAALDE KOSTEN. HET IS AANGEWEZEN DAT DE BEHERENDE PROJECTPARTNER ZIJN VERANTWOORDELIJKHEID HIEROMTRENT DOOR VERTAALT NAAR DE PPL. HIERBIJ KAN AAN VOLGENDE ASPECTEN GEDACHT WORDEN:

• Promotie en voorlichting

• Aanbesteding en gunning

• Nakomen verplichtingen rond projectadministratie m.b.t. afgescheiden projectboekhouding en minimale bewaartermijn

• Medewerking verlenen bij controles: controles op plaats toestaan en informatie aanleveren die opgevraagd wordt in het kader van een controle.

5. AFSPRAKEN ROND INTELLECTUEEL EIGENDOM

• Evt. bepaling rond confidentialiteit

• Afspraken rond intellectuele eigendom die voor het project bestaat en in het kader van het project wordt gebruikt (achtergrondkennis)

• Afspraken rond intellectueel eigendom dat tijdens de projectuitvoering ontstaat (voorgrondkennis)

6. MACHTIGING VOOR E-LOKET (Letterlijk over te nemen paragraaf)

7. BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG (letterlijk over te nemen paragraaf)

Door het ondertekenen bevestigen de projectpartner(s) light en de beherende partner dat:

• De beschrijving van het PPL-traject juist en volledig is en gebruikt mag worden voor publicatie;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is6;

• de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering);

• zij het projectpartner light reglement dat van toepassing is, hebben gelezen en zich akkoord verklaart met de bepalingen hierin vervat.

8. ALGEMEEN

• Duur van de overeenkomst

• Wijziging van de overeenkomst

• Beëindiging van de overeenkomst

5.1 BIJLAGE 3E: VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMST PPL WAARBIJ DE BEHERENDE PARTNER NIET DE

PROJECTVERANTWOORDELIJKE IS, DE PV NIET MEE XXXXXXXXXXX XX XX XXXX-XXXXXXXX XXX XX XXX VIA DE BEHERENDE PARTNER VERLOPEN

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

Samenwerkingsovereenkomst voor het partner light traject [naam traject indien beschikbaar]

in het kader van het project [naam project]

Tussen:

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

…

Hierna te noemen “de projectpartners light”

ARTIKEL 1: BESCHRIJVING PROJECTPARTNER LIGHTTRAJECT

Indien er een aanvraag van het projectpartner light traject bestaat:

De aanvraag van het projectpartner light traject maakt integraal deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst.

Of, indien er geen aanvraag van het partner light project bestaat:

• Inhoud van het partner light traject

• Periode waarin de projectpartner light subsidiabele kosten kan maken (de looptijd van het partner light traject)

• Kostenplan: dit kan ook als bijlage van de PPL-overeenkomst worden opgenomen. Zie achteraan voor een uitgebreid voorbeeld.

• Financieringsplan:

NAAM

TYPE

REGIO

ORGANISATIE

EFRO

Europa

Eigen bijdrage

publiek/ privaat

Vlaanderen/ Nederland/ Andere

Gemeente/ Ministerie/ Provincie/ Andere

publiek/ privaat

Vlaanderen/ Nederland/ Andere

Gemeente/ Ministerie/ Provincie/ Andere

ARTIKEL 2: FINANCIEEL BEHEER

De projectpartners light laden hun projectkosten binnen vijf maanden na de betaaldatum op in het e-loket van het Interreg Vlaanderen-Nederland-programma.

Noot: als voor de partner(s) light specifieke declaratiemomenten zijn afgesproken, kunnen deze hier vermeld worden.

ARTIKEL 3: INHOUDELIJKE UITVOERING

De projectpartners light voeren het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid uit conform de beschrijving van het partner light traject.

De projectpartners light leveren op vraag van de beherende projectpartner input voor inhoudelijke voortgangs- en eindrapportages.

ARTIKEL 4: GEDELEGEERDE VERPLICHTINGEN

De projectpartners light houden bij de uitvoering van hun projectactiviteiten rekening met de verantwoordelijkheden die volgen uit het ‘Programmareglement Interreg Vlaanderen-

Nederland 2014-2020’. Daarbij verdienen de navolgende verplichtingen expliciet de aandacht:

a. Verplichtingen aangaande voorlichting en communicatie, zoals vastgelegd in bijlage XII van EU-verordening 1303/2013 en artikels 3 tot en met 5 van EU-uitvoeringsverordening 821/2014;

b. Verplichtingen aangaande aanbesteding en gunning, conform de aanbestedingsregels van de Belgische wet overheidsopdrachten of Nederlandse aanbestedingswet, en/of aangaande marktconformiteit;

c. Verplichtingen aangaande de projectadministratie, het voeren van een gescheiden projectboekhouding en de minimale bewaartermijn van de complete projectadministratie;

d. De verplichting om medewerking te verlenen aan evaluatieonderzoeken, audits en controles van het project door de programma-autoriteiten, de Europese Commissie en/ of door hen aangewezen derden.

ARTIKEL 5: INTELLECTUELE EIGENDOM

Intellectuele eigendom dat reeds voor het project bij één van de projectpartners light bestaat (achtergrondkennis), is steeds beschermd.

Indien tijdens de uitvoering van het projectpartner light traject potentiële intellectuele eigendom ontstaat (voorgrondkennis), dan hoort dit toe aan alle betrokken projectpartners.

ARTIKEL 6: MACHTIGING E-LOKET

ARTIKEL 7: BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG

Door het ondertekenen bevestigen de beherende partner, de projectpartners light en de projectverantwoordelijke dat:

• de beschrijving van het projectpartner light traject juist en volledig is en gebruikt mag worden voor publicatie;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is;

• de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering);

• ze het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland 2014-2020’ hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat;

• zij het projectpartner light reglement dat van toepassing is, hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.

ARTIKEL 8: SLOTBEPALINGEN

Deze overeenkomst vangt aan op het moment van ondertekening en eindigt vijf jaar na afloop van de projectperiode.

Wijzigingen van deze overeenkomst kunnen slechts doorgevoerd worden indien alle partijen onderling en schriftelijk akkoord zijn.

Deze overeenkomst wordt beheerst door het [Belgisch/Nederlands] recht. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank in [plaats].

Deze overeenkomst werd opgemaakt in [aantal exemplaren] te [plaats] op [datum] Voor akkoord namens de betrokkenen:

[naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

KOSTENPLAN [NAAM PROJECTPARTNER LIGHT]
Omschrijving kosten	Type	Project- manage- ment	Commu- nicatie	(naam WP3)	(naam WP4)	(naam WP5)	(naam WP6)	(naam WP7	Absoluut bedrag

1. Personeel
[SUT per functie / forfaitair: 20%]	SUT/ forfait								0,00
	SUT								0,00
	SUT								0,00
Subtotaal		0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00

2. Overhead
[forfait 15%]	forfait	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00
Subtotaal		0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00

3. Reis- en verblijfskosten
									0,00
									0,00
Subtotaal		0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00

4. Expertise en diensten
									0,00
									0,00
Subtotaal		0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00

5. Uitrusting
								0,00
								0,00
Subtotaal	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00

Totale kosten	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00
Inkomsten
Subsidia- bele kosten	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00

6. Infrastructuur en bouwwerken

0,00

Subtotaal

0,00

VERKLARENDE NOTEN

1 zie leidraad voor het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst projectverantwoordelijke en projectpartner(s)

2, 3, 4, 5, 6 De definitie van onderneming in moeilijkheden (OIM) is opgenomen in Art. 2, lid 18 van de Algemene groepsvrijstellingsverordening en bepaalt in algemene lijnen dat het eigen vermogen niet minder mag bedragen dan 50% van het geplaatst kapitaal.

Op xxx.xxxxxxxxxx.xx is een toets OIM beschikbaar.

MEER INFO?

Interreg Vlaanderen-Nederland

Lozanagebouw (4de verdieping) Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000 X-0000 Xxxxxxxxx

x00 (0)0 000 00 00

xxxx@xxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxx.xx

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

Document Metadata

Table of Contents

LEIDRAAD VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN PROJECTPARTNER LIGHT SAMENWERKINGS- OVEREENKOMST

Document Metadata