Contract
1 ALGEMENE VOORWAARDEN DUO-ADMINISTRATIES
Artikel 1 - Algemeen
In de algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Opdrachtgever: de partij die de opdracht geeft.
2. Opdrachtnemer: DUO-Administraties.
3. Opdracht/overeenkomst: de overeenkomst van opdracht, waarbij Opdrachtnemer zich jegens Opdrachtgever verbindt om bepaalde werkzaamheden te verrichten.
4. Werkzaamheden: Alle door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever uit te voeren werkzaamheden, waartoe opdracht is gegeven en die door Opdrachtnemer zijn aanvaard alsmede alle daaruit voor opdrachten voortvloeiende werkzaamheden.
Artikel 2 - Toepasselijkheid
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever, waaronder alle aanbiedingen, offertes, opdrachten, rechtsbetrekkingen en overeenkomsten, hoe ook genaamd. Deze algemene voorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing op alle vervolgopdrachten.
2. De toepassing van Algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt door Opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand gewezen.
3. In het geval deze algemene voorwaarden en de opdrachtbevestiging onderling tegenstrijdige voorwaarden bevatten, gelden de in de opdrachtbevestiging opgenomen voorwaarden.
4. Opdrachtnemer sluit iedere aansprakelijkheid uit voor schade die ontstaat ten gevolg van het voldoen door Opdrachtnemer aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de gedrags- en beroepsregels.
Artikel 3 - Totstandkoming van de overeenkomst
1. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Opdrachtgever akkoord is gegaan met de offerte. De offerte is gebaseerd op de ten tijde daarvan door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verstrekte informatie. De bevestiging wordt geacht de overeenkomst juist en volledig weer te geven.
2. Indien de Opdracht mondeling is verstrekt, dan wel indien de offerte (nog) niet getekend retour is ontvangen, wordt de Opdracht geacht te zijn tot stand gekomen onder toepasselijkheid van deze Algemene voorwaarden op het moment dat Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever met de uitvoering van de Opdracht is gestart.
Artikel 4 - Terbeschikkingstelling van informatie door de Opdrachtgever
1. Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke Opdrachtnemer overeenkomstig
zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen. Opdrachtnemer bepaalt wat onder gewenste vorm, gewenste wijze en tijdig dient te worden verstaan.
2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan de Opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn.
3. In het geval van opdrachten tot controle van financiële verantwoording zal Opdrachtgever Opdrachtnemer op de hoogte brengen van alle overige informatie die voor de uitvoering of voltooiing van de opdracht relevant is.
4. Opdrachtgever dient ervoor zorg te dragen dat Opdrachtnemer onverwijld wordt geïnformeerd over feiten en omstandigheden die voor een concrete uitvoering van de werkzaamheden van belang kunnen zijn.
5. Opdrachtnemer heeft het recht om de uitvoering van de opdracht op te schorten tot het moment dat Opdrachtgever aan de in de voorgaande leden genoemde verplichtingen heeft voldaan.
6. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor de door Opdrachtgever geleden schade voortvloeiende uit het door de Opdrachtgever dan wel derden, niet tijdig informeren over of achterhouden van feiten en omstandigheden, die voor een correcte uitvoering van de werkzaamheden van belang kunnen zijn, en het geven van een verkeerde voorstelling van zaken
7. Indien en voor zover Opdrachtgever zulks verzoekt, worden de ter beschikking gestelde originele bescheiden aan deze geretourneerd.
8. De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende extra kosten en extra honorarium, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet Behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden, zijn voor rekening van Opdrachtgever.
9. Opdrachtgever is verplicht Opdrachtnemer onmiddellijk te informeren over een eventueel faillissement, schuldsanering, surseance van betaling of beslag op substantieel deel van het vermogen van Opdrachtgever.
Artikel 5 - Uitvoering van de opdracht
1. Opdrachtnemer zal zich naar beste kunnen inspannen de werkzaamheden uit te voeren overeenkomstig de met Opdrachtgever schriftelijk vastgelegde afspraken en procedures; Opdrachtnemer kan evenwel niet instaan voor het bereiken van enig beoogd resultaat.
2. Indien Opdrachtnemer bij de uitvoering voor rekening van Opdrachtgever derden wenst in te schakelen, zal hij daartoe slechts overgaan met goedkeuring van Opdrachtgever.
2 ALGEMENE VOORWAARDEN DUO-ADMINISTRATIES
3. Opdrachtnemer kan meer werkzaamheden verrichten en aan Opdrachtgever in rekening brengen dan daartoe is verstrekt, indien Opdrachtgever hiervoor toestemming heeft verleend.
4. De opdracht wordt uitgevoerd met inachtneming van de toepasselijke regelgeving en hetgeen bij of krachtens de wet wordt geëist. Opdrachtgever verleent telkens en volledig medewerking aan de verplichtingen die hieruit voor Opdrachtnemer voortvloeien.
5. In het geval Opdrachtnemer op verzoek of met voorafgaande instemming van Opdrachtgever werkzaamheden of andere prestaties verricht die buiten de inhoud en omvang van de werkzaamheden vallen, zullen deze werkzaamheden of prestaties door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer worden vergoed volgens de gebruikelijke tarieven van Opdrachtnemer. In dat geval aanvaardt Opdrachtgever dat het overeengekomen tijdstip of verwachte tijdstip van voltooiing van de werkzaamheden de wederzijdse verantwoordelijkheden van Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen worden beïnvloed.
6. Opdrachtnemer is niet verplicht om mondelinge of schriftelijke adviezen, rapporten of uitkomsten van de werkzaamheden behorend bij de verstrekte opdracht, te actualiseren naar aanleiding van gebeurtenissen die zich na de levering van de definitieve versie van het advies, het rapport of de uitkomsten hebben voorgedaan.
7. De door Opdrachtnemer als onderdeel van de werkzaamheden gegeven adviezen, meningen, verwachtingen, voorspellingen en aanbevelingen kunnen onder geen voorwaarde of omstandigheid worden opgevat als een garantie ter zake van toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden.
8. Indien Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever een voorbeeldberekening, een voorbeeldpolis, een voorbeeldovereenkomst, een model of anderszins een voorbeeld getoond of verstrekt heeft, dan wordt het vermoed slechts als aanduiding te zijn verstrekt zonder dat de zaak daaraan behoefde te beantwoorden, tenzij uitdrukkelijk wordt overeengekomen dat de zaak daarmee zal overeenstemmen.
9. De Opdrachtgever is gehouden het geleverde, zoals documenten, overzichten, e-mails, spreadsheets, berekeningen, declaraties, facturen of andere zaken die bij de overeenkomst horen, op het moment van levering, doch in ieder geval binnen zo kort mogelijke termijn, te (doen) onderzoeken. De Opdrachtgever onderzoekt daarbij of kwaliteit en kwantiteit van het geleverde overeenstemmen met de overeenkomst, althans voldoet aan de eisen die daaraan in het normale (handels-)verkeer gelden.
Artikel 6 - Geheimhouding
1. Opdrachtnemer is, tenzij hij een wettelijke of beroepsplicht tot bekendmaking heeft, verplicht tot geheimhouding tegenover derden.
2. Opdrachtnemer is niet gerechtigd de informatie die aan hem door Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen. Hierop wordt echter een uitzondering gemaakt in het geval Opdrachtnemer voor zichzelf optreedt in een tucht, civiele of strafprocedure waarbij deze stukken van belang kunnen zijn.
3. Tenzij daartoe door Opdrachtnemer voorafgaande schriftelijke toestemming is verleend, zal Opdrachtgever de inhoud van rapporten, adviezen of andere al of niet schriftelijke uitingen van Opdrachtnemer, die niet zijn opgesteld of gedaan met de strekking derden van de daarin neergelegde informatie te voorzien, niet openbaar maken. De Opdrachtgever zal er tevens voor zorgdragen dat derden niet van de in de vorige zin bedoelde inhoud kennis kunnen nemen.
4. Opdrachtnemer is gerechtigd de na bewerking verkregen cijfermatige uitkomsten aan te wenden voor statistische of vergelijkbare doeleinden, mits die uitkomsten niet tot individuele Opdrachtgevers te herleiden zijn.
5. Opdrachtnemer zal zijn verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan door hem ingeschakelde derden.
Artikel 7 - Intellectuele eigendom
1. Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot producten (van de geest) welke hij gebruikt of heeft gebruikt en/of ontwikkelt of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de opdracht van Opdrachtgever, voor zover deze uit de wet voortvloeien. Alle intellectuele eigendomsrechten en auteursrechten die ontstaan tijdens, of voortvloeien uit, de uitvoering van de opdracht komen toe aan Opdrachtnemer.
2. Het is Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden producten, waaronder mede begrepen computerprogramma's, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, rapporten, verslagen, plannen, (model)contracten, logo´s, tekeningen, data, product of bedrijfsnaam, teksten en beelden van Opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, openbaren of exploiteren.
3. Het is Opdrachtgever niet toegestaan hulpmiddelen van die producten aan derden ter hand te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden van Opdrachtnemer.
4. De Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden met betrekking tot rechten van intellectuele eigendom op door de klant
3 ALGEMENE VOORWAARDEN DUO-ADMINISTRATIES
verstrekte materialen of gegevens, die bij de uitvoering van de overeenkomst worden gebruikt. Indien de Opdrachtnemer aan Opdrachtgever informatiedragers, elektronische bestanden, e-- mails, of software etc. verstrekt, garandeert de Opdrachtnemer dat deze vrij zijn van virussen en defecten.
Artikel 8 – Prijzen en betaling
1. Alle prijzen zijn in Euro’s (€) exclusief omzetbelasting (BTW) en andere heffingen welke van overheidswege worden opgelegd
2. Alle facturen zullen door de Opdrachtgever worden betaald overeenkomstig de op de factuur vermelde betalingscondities. Bij gebreke van specifieke condities zal de Opdrachtgever binnen 14 (veertien) dagen na factuurdatum betalen, tenzij er sprake is van een machtiging waarbij lid 5 van toepassing is.
3. Het recht van de Opdrachtgever om vorderingen op Opdrachtnemer te verrekenen wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
4. De Opdrachtgever kan slechts aan Opdrachtnemer bevrijdend betalen. Rechtstreekse betalingen aan werknemers van Opdrachtnemer rechtvaardigt xxxxxx enige verrekening of opschorting van de betalingsverplichting jegens Opdrachtnemer.
5. De Opdrachtgever verleent Opdrachtnemer tot wederopzegging machtiging tot het automatisch afschrijven van de facturen van Opdrachtnemer van zijn/haar bankrekening. Bedragen zullen binnen zeven dagen na het verzenden van een factuur afgeschreven worden. Intrekking van de machtiging dient schriftelijk te geschieden. Indien intrekking ertoe leidt dat nog niet alle facturen zijn voldaan, dient de Opdrachtgever er zelf zorg voor te dragen dat nog openstaande bedragen binnen de factuurtermijn worden voldaan.
6. Eventuele overeengekomen betalingskortingen of bonussen zijn eenmalig, Kunnen enkel vereffend worden bij betaling van de betreffende factuur, en geven geen recht op toekomstige kortingen, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.
7. Iedere door de Opdrachtgever gedane betaling geschiedt steeds ter afdoening van alle verschuldigde rente en kosten en vervolgens van die opeisbare facturen die het langst openstaan, ook indien Opdrachtgever vermeldt dat voldoening betrekking heeft op een latere factuur.
8. Na het verstrijken van de betalingstermijn is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is over het opeisbare bedrag de wettelijke rente voor handelstransacties conform artikel 6:119a BW verschuldigd.
9. Indien tot (buiten)gerechtelijke incasso wordt overgegaan is de Opdrachtgever aan Opdrachtnemer buitengerechtelijke kosten verschuldigd ter hoogte van de maximale wettelijk toegestane percentages en bedragen zoals vermeld
in artikel 2 lid 1 van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van 1 juli. De Gerechtelijke kosten zijn niet beperkt tot de te liquideren proceskosten doch zullen integraal voor rekening van de Opdrachtgever zijn, indien deze in overwegende mate in het ongelijk wordt gesteld.
10. Opdrachtnemer is in alle gevallen gerechtigd aangeboden of overeengekomen prijzen en tarieven door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de Opdrachtgever aan te passen. Indien de Opdrachtgever niet akkoord wenst te gaan met een door Opdrachtnemer kenbaar gemaakte aanpassing van de prijzen en tarieven, is de Opdrachtgever gerechtigd binnen veertien dagen van de in dit artikel bedoelde kennisgeving de overeenkomst schriftelijk op te zeggen dan wel de overeenkomst te annuleren. Opzegging op grond van prijswijziging kan slechts plaatsvinden tegen de datum van ingang van de wijziging. Wijzigingen of indexering van de lonen of heffingen van overheidswege waaronder de loonbelasting en sociale premies zijn geen wijziging in de zin van dit artikel en kunnen steeds worden doorgevoerd.
11. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om - ook tijdens de uitvoering van een opdracht, indien de financiële positie of het betalingsgedrag van Opdrachtgever daartoe naar het oordeel van Opdrachtnemer aanleiding geeft - van Opdrachtgever gehele of gedeeltelijke vooruitbetaling en/of het stellen van zekerheid te verlangen, bij gebreke waarvan Opdrachtnemer gerechtigd is de nakoming van zijn verplichtingen op te schorten .
12. In geval van liquidatie, faillissement, WSNP of surseance van betaling van de Opdrachtgever zijn de facturen van Opdrachtnemer onmiddellijk opeisbaar.
Artikel 9 - Reclames
1. Reclames met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag dienen schriftelijk binnen 30 dagen na de verzenddatum van de stukken of informatie waarover Opdrachtgever reclameert, dan wel binnen 30 dagen na de ontdekking van het gebrek indien Opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, aan Opdrachtnemer te worden kenbaar gemaakt.
2. Reclames als in het eerste lid bedoeld, schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.
3. In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft Opdrachtnemer de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van door Opdrachtgever reeds betaald honorarium.
4 ALGEMENE VOORWAARDEN DUO-ADMINISTRATIES
Artikel 10 - Termijnen
1. Termijnen waarbinnen de werkzaamheden dienen te zijn voltooid zijn slecht fatale termijnen indien zulks schriftelijk is overeengekomen.
2. Indien Opdrachtgever een vooruitbetaling verschuldigd is of hij voor de uitvoering van de Opdracht benodigde gegevens en informatie ter beschikking dient te stellen, dan gaat de termijn waarbinnen de werkzaamheden dienen te worden afgerond niet eerder in dan dat de betaling geheel door Opdrachtgever is ontvangen, respectievelijk de gegevens en informatie geheel aan Opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld.
3. De overeenkomst kan - tenzij vaststaat dat uitvoering blijvend onmogelijk is - door Opdrachtgever niet wegens termijnoverschrijding worden ontbonden, dan nadat Opdrachtgever, na ommekomst van de overeengekomen termijn, Opdrachtnemer een redelijke termijn heeft aangezegd om de opdracht alsnog (geheel) uit te voeren en Opdrachtnemer ook dan de opdracht niet geheel uitvoert binnen de aangezegde termijn.
Artikel 11 - Opzegging
1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen te allen tijde, met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand, de overeenkomst tussentijds opzeggen.
2. Opzegging dient schriftelijk aan de Opdrachtgever te worden medegedeeld.
3. Indien de opdracht tussentijds wordt opgezegd, is Opdrachtgever gehouden tot betaling van de declaraties en kosten voor de tot dan toe verrichte werkzaamheden en kosten die voortvloeien uit eventuele annulering van ingeschakelde derden. Deze betalingsverplichtingen van Opdrachtgever worden op het moment van beëindiging van de opdracht direct en volledig opeisbaar.
Artikel 12 - Aansprakelijkheid
1. Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij handelend zoals van een (zorgvuldige) Opdrachtgever kan worden verwacht .
2. Iedere buiten contractuele aansprakelijkheid van Opdrachtnemer en/of zijn medewerker(s) of werknemers en/of bij de uitvoering voor rekening van Opdrachtgever ingeschakelde derden is beperkt tot de hoogte van de laatste factuur, of indien het een enkele opdracht betreft, de hoogte van het bedrag van de desbetreffende opdracht. In geen geval is de aansprakelijkheid hoger dan hetgeen in het desbetreffende geval onder de verzekering van de Opdrachtnemer wordt uitgekeerd.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor enige gevolgschade, bedrijfsschade of indirecte schade (waaronder, maar niet beperkt tot gederfde winst,
gemiste besparingen) die het gevolg is van het niet, niet tijdig of niet deugdelijk presteren door Opdrachtnemer.
4. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor vorderingen van derden (waaronder ook maatregelen door of vanwege de Belastingdienst) wegens schade die veroorzaakt is, doordat de Opdrachtgever aan Opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij Opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds, dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van Opdrachtnemer.
5. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat Opdrachtnemer is uit gegaan van door de Opdrachtgever verstrekte onjuiste, onvolledige of ontijdige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor Opdrachtnemer kenbaar behoorde te zijn.
6. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit fouten in door Opdrachtnemer gebruikte software of computerprogramma, of door schade ontstaan door (technische) storingen en/of het niet, of niet goed functioneren van (elektronische en/of data) verbindingen of de kwaliteit hiervan, ongeacht of deze door Opdrachtnemer of door derden is gerealiseerd.
7. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor welke schade dan ook die voortvloeit uit de omstandigheid dat door de Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verzonden (e-mail)berichten Opdrachtnemer niet hebben bereikt, of visa versa.
8. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door opzet, roekeloosheid, (grove) onachtzaamheid of (grove) nalatigheid van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden.
9. De Opdrachtgever heeft slechts recht op schadevergoeding indien de schade zo snel mogelijk nadat het is voorgevallen aan Opdrachtnemer bekend is gemaakt.
Artikel 13 - Vervaltermijn
1. Voor zover in deze algemene voorwaarden niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van Opdrachtgever uit welke hoofde ook jegens Opdrachtnemer in verband met het verrichten van werkzaamheden door Opdrachtnemer, in ieder geval na één jaar na het moment waarop Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.
2. In afwijking van de wettelijke verjaringstermijnen, bedraagt de verjaringstermijn van alle vorderingen en verweren jegens Opdrachtgever en de door de Opdrachtgever bij de uitvoering van een overeenkomst Betrokken derden, één jaar.
5 ALGEMENE VOORWAARDEN DUO-ADMINISTRATIES
Artikel 14 - Verwerkersovereenkomst
Om ervoor te zorgen dat Opdrachtgever (verantwoordelijke) voldoet aan de verplichting onder de AVG (GDPR) een Verwerkersovereenkomst te gebruiken is op al onze dienstverlening deze Verwerkersovereenkomst van toepassing.
Deze overeenkomst maakt deel uit van iedere overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer en regelt de geheimhouding en verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Opdrachtnemer, hierna ook te noemen: ‘de verwerker’, levert diensten van administratieve en boekhoudkundige aard aan de Opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke) in welk kader direct of via documenteninvoer gegevens (waaronder persoonsgegevens) worden verwerkt. Deze persoonsgegevens worden door Opdrachtgever vertrouwelijk behandeld.
Verwerking
1. Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend op de manier die wij met u hebben afgesproken in de onderliggende opdracht. Dit verwerken doen wij niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze onderliggende opdracht. De verwerking vindt plaats volgens uw schriftelijke instructies, tenzij wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht zijn om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke transactie” moet worden gedaan in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)). Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de AVG stellen wij u daarvan onmiddellijk in kennis.
2. De verwerking vindt plaats onder uw verantwoordelijkheid. Wij hebben geen zeggenschap over het doel en de middelen van de verwerking en nemen geen beslissingen over zaken als het gebruik van persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor u verwerkte persoonsgegevens en het verstrekken van persoonsgegevens aan derden. U moet er zelf voor zorgen dat u het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens duidelijk heeft vastgesteld. De zeggenschap over de persoonsgegevens berust nooit bij ons. Als wij een zelfstandige verplichting mochten hebben op basis van wettelijke voorschriften dan leven wij deze verplichtingen na.
3. U bent wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient u vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het verwerken
van de persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat wij voldoen aan de op ons als verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens en de afspraken die wij hebben gemaakt in deze overeenkomst.
4. Voor zover mogelijk verlenen wij u bijstand bij het vervullen van uw verplichtingen op verzoeken om uitoefening van rechten van betrokkenen af te handelen. Als wij (rechtstreeks) verzoeken ontvangen van betrokkene(n) om uitoefening van hun rechten (bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens), dan zenden wij deze verzoeken door naar u. U handelt deze verzoeken zelf af, waarbij wij u natuurlijk behulpzaam kunnen zijn als wij in het kader van de onderliggende opdracht toegang hebben tot deze persoonsgegevens.
5. Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij wij hierover met u andere afspraken hebben gemaakt. Deze afspraken leggen wij dan gezamenlijk schriftelijk of per e-mail vast.
6. Als wij een verzoek krijgen om persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan doen wij dit alleen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Bovendien beoordelen wij eerst of wij van mening zijn dat het verzoek bindend is, of dat wij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moeten voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stellen wij u op de hoogte van het verzoek. Wij proberen dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor u mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de persoonsgegevens in te stellen. Als wij u op de hoogte mogen stellen dan zullen wij ook met u overleggen over de wijze waarop en welke gegevens wij ter beschikking zullen stellen.
7. U geeft ons hierbij uitdrukkelijk toestemming om in voorkomende gevallen gegevens per mail met u uit te wisselen. Te samen met u zijn wij overeengekomen dat voor het versturen van gegevensbestanden met bijzondere persoonsgegevens of persoonsgegevens van gevoelige aard, daar waar technisch mogelijk, een e- mail met wachtwoord beveiligde bijlage een afdoende technische en organisatorische maatregel is. Voor grote datasets wordt bij voorkeur en in overleg een alternatieve oplossing gezocht.
8. Wij verstrekken periodiek vaktechnische informatie aan onze klanten waaronder bijvoorbeeld een nieuwsbrief. U geeft hierbij uitdrukkelijk toestemming om u deze informatie toe te zenden. Indien u geen prijs stelt op toezending van vaktechnische informatie, zullen wij de toezending op eerste verzoek staken.
6 ALGEMENE VOORWAARDEN DUO-ADMINISTRATIES
Beveiligingsmaatregelen
1. Wij hebben een aantal beveiligingsmaatregelen genomen. Op verzoek zullen wij deze maatregelen aan u verstrekken. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen.
2. U heeft zich goed geïnformeerd over de beveiligingsmaatregelen die wij hebben genomen en bent van mening dat deze maatregelen een beveiligingsniveau hebben dat past bij de aard van de persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking.
3. Wij informeren U als een van de beveiligingsmaatregelen substantieel wijzigt.
4. Wij bieden passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen. Als u de wijze waarop wij de beveiligingsmaatregelen naleven wilt laten inspecteren, dan kunt u hiertoe een verzoek aan ons doen. Wij zullen hierover gezamenlijk met u afspraken maken. De kosten van een inspectie zijn voor uw rekening. U stelt aan ons een kopie van het inspectierapport ter beschikking.
Datalek
1. Als er sprake is van een datalek dan stellen wij u daarvan op de hoogte. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt, of zo snel mogelijk nadat wij daarover door onze sub- verwerkers zijn geïnformeerd. Wij zullen u daarbij voorzien van de informatie die u redelijkerwijs nodig heeft om - indien nodig - een juiste en volledige melding te doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel de betrokkene(n) in het kader van de meldplicht datalekken c.q. zenden wij de melding van onze sub-verwerker aan u door. Ook van de door ons, of onze sub-verwerkers, naar aanleiding van het datalek genomen maatregelen houden wij u op de hoogte.
2. De melding van datalekken aan de autoriteit persoonsgegevens en (eventueel) betrokkene(n) is altijd uw eigen verantwoordelijkheid.
3. Het (bij)houden van een register van datalekken is altijd uw eigen verantwoordelijkheid.
Geheimhoudingsplicht
1. Wij houden de van u verkregen persoonsgegevens geheim en verplichten eventuele sub-verwerkers ook tot geheimhouding. Administratiekantoren nemen met betrekking tot de aan hen toevertrouwde persoonsgegevens geheimhouding in acht.
Aansprakelijkheid
1. U staat ervoor in dat de verwerking van persoonsgegevens op basis van deze overeenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van betrokkene(n).
2. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door u niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. U vrijwaart ons ook voor aanspraken van derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan ons worden opgelegd ten gevolge van uw handelen.
3. De in de onderliggende opdracht en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van onze aansprakelijkheid is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze overeenkomst, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze overeenkomst en /of de onderliggende opdracht nimmer tot overschrijding van de beperking kan leiden.
Beëindiging en teruggave/ vernietiging persoonsgegevens
1. Als de onderliggende opdracht wordt beëindigd dan zullen wij de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens aan u terug overdragen of – als u ons daarom verzoekt – vernietigen. Wij zullen uitsluitend een kopie van de persoonsgegevens bewaren als wij hiertoe op grond van wet- of (beroeps)regelgeving verplicht zijn.
2. De kosten van het verzamelen en overdragen van persoonsgegevens bij het eindigen van de onderliggende opdracht zijn voor uw rekening. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de persoonsgegevens. Als u daarom vraagt dan geven wij u vooraf een kosteninschatting.
Slotbepalingen
1. Op uw verzoek stellen wij u alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in deze overeenkomst neergelegde verplichtingen aan te tonen. Wij maken audits mogelijk, waaronder inspecties, door u of een door u gemachtigde controleur en dragen eraan bij. De kosten van dergelijke verzoeken, audits of inspecties zijn voor uw rekening. Ook eventuele audits bij onze sub- verwerkers zijn voor uw rekening.
2. Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.
7 ALGEMENE VOORWAARDEN DUO-ADMINISTRATIES
3. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze overeenkomst.
4. Deze overeenkomst is hoger in rang dan andere door ons met u gesloten overeenkomsten. Als u algemene voorwaarden gebruikt dan zijn deze niet van toepassing op deze overeenkomst. De bepalingen uit deze overeenkomst gaan boven de bepalingen in onze algemene voorwaarden, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen.
5. Als één of meerdere bepalingen in deze overeenkomst niet geldig blijken te zijn, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere bepalingen in deze overeenkomst. Wij treden dan met u in overleg om gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen. Deze bepaling zal zoveel als mogelijk in de geest zijn van de ongeldige bepaling, maar dan uiteraard zo vormgegeven dat de bepaling wel geldig is.
Artikel 15 - Elektronische communicatie
1. Gedurende de uitvoering van de opdracht kunnen Opdrachtgever en Opdrachtnemer door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren
2. Aan het gebruik van elektronische communicatie c.q. middelen kleven risico’s, waarvan Opdrachtgever en Opdrachtnemer zich bewust zijn.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder – maar niet beperkt tot – schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en het niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld.
4. In geval van twijfel omtrent de inhoud of verzending van elektronisch communicatie zijn de data-- uittreksels uit de computersystemen van Opdrachtnemer bepalend en leveren dwingend bewijs op, tenzij Opdrachtgever tegenbewijs levert.
Artikel 16 - Vindplaats
1. De algemene voorwaarden kunnen worden geraadpleegd en gedownload via de website van Opdrachtnemer: xxx.xxx-xxxxxxxxxxxxxx.xx
Artikel 17 - Toepasselijk recht en forumkeuze
1. Op alle overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen die verband houden met overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Opdrachtnemer zijn woonplaats heeft, tenzij een andere rechter dwingendrechtelijk van toepassing is.