Verwerkersovereenkomst
Verwerkersovereenkomst
Versie 1.0 (Nederlands)
21 januari 2018
De inhoud van deze overeenkomst komt overeen met de “AVG-proof” Standaard Model Verwerkersovereenkomst van de Nederlandse brancheorganisatie “Data Driven Marketing Association” (DDMA), waarin de belangen van zowel de adverteerders (“Verwerkingsverantwoordelijken”) als de dienstverleners (“Verwerkers”) zijn behartigd.
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 1 van 12
Partijen:
1. U als klant en/of partner van Spotler Nederland B.V., specifiek en volledig benoemd op het tekenblad waarmee deze overeenkomst wordt afgesloten, hierna te noemen “Verwerkingsverantwoordelijke”;
en
2. de besloten vennootschap Spotler Nederland B.V., statutair gevestigd te Zoetermeer en kantoorhoudende te (2719 DA) Zoetermeer, aan de Boris Pasternaklaan 16, in deze vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxxxx, hierna te noemen “Verwerker”.
sluiten deze overeenkomst middels het onderteken door Verwerkingsverantwoordelijke van het ”Tekenblad Versie V1.0 NL” (“Tekenblad-Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf”) welke onafscheidelijk onderdeel uitmaakt van deze overeenkomst.
Overwegingen:
I. Verwerkingsverantwoordelijke heeft met Verwerker een of meer overeenkomsten gesloten tot het leveren van diverse diensten door Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke of zal een dergelijke overeenkomst sluiten. Deze overeenkomst of deze overeenkomsten gezamenlijk wordt of worden hierna als “de Hoofdovereenkomst” aangeduid.
II. Verwerker zal bij het uitvoeren van de Hoofdovereenkomst gegevens verwerken waarvoor Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is en blijft. Tot die gegevens behoren persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(EU 2016/679), hierna de “AVG”.
III. Partijen willen, gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 AVG, de voorwaarden van de verwerking van deze persoonsgegevens in deze overeenkomst vastleggen.
Overeenkomst:
1 Toepassingsgebied
1.1 Deze overeenkomst is van toepassing voor zover bij het leveren van de diensten onder de Hoofdovereenkomst een of meer verwerkingen plaatsvinden die zijn opgenomen in Bijlage 1.
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 2 van 12
1.2 De verwerkingen van Bijlage 1 die bij het leveren van de diensten plaatsvinden worden hierna: “de Verwerkingen” genoemd. De persoonsgegevens die daarbij worden verwerkt: “de Persoonsgegevens”.
1.3 Met betrekking tot de Verwerkingen is Verwerkingsverantwoordelijke de verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker de verwerker. De natuurlijke personen die onder de Hoofdovereenkomst feitelijk gebruik maken van de diensten van Verwerker en, eventueel, hun vertegenwoordigers, worden hierna ook als ”de Eindgebruikers” aangeduid.
1.4 Alle begrippen in deze overeenkomst hebben de betekenis die daar in de AVG aan wordt gegeven.
1.5 Indien meer en andere persoonsgegevens in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt of indien anders wordt verwerkt dan in dit artikel omschreven, geldt deze overeenkomst zoveel mogelijk ook voor die verwerkingen.
1.6 De bijlagen maken onderdeel uit van deze overeenkomst. Het gaat om:
Bijlage 1 de Verwerkingen, de Persoonsgegevens en de bewaartermijnen;
Bijlage 2 de subverwerkers en/of categorieën van subverwerkers die Verwerkingsverantwoordelijke goedkeurt.
2 Onderwerp
2.1 Verwerkingsverantwoordelijke heeft en houdt volledige zeggenschap over de Persoonsgegevens. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke de Persoonsgegevens niet zelf verwerkt met gebruikmaking van de systemen van Verwerker, verwerkt Verwerker uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke, onder meer met betrekking tot de eventuele doorgifte van Persoonsgegevens naar derde partijen buiten de Europese Unie. De Hoofdovereenkomst geldt als een generieke instructie ter zake.
2.2 De Verwerkingen geschieden uitsluitend in het kader van de Hoofdovereenkomst. Verwerker verwerkt Persoonsgegevens niet anders dan in de Hoofdovereenkomst voorzien. Met name gebruikt de Verwerker de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden.
2.3 Verwerker verricht de Verwerkingen op behoorlijke en zorgvuldige wijze.
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 3 van 12
3 Beveiligingsmaatregelen
3.1 Verwerker neemt alle technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die op grond van de AVG en in het bijzonder op grond van artikel 32 AVG van haar worden geëist.
3.2 Verwerker draagt ervoor zorg dat personen, niet beperkt tot werknemers, die bij Verwerker deelnemen aan de Verwerkingen zijn gebonden aan een geheimhoudingsverplichting ter zake van de Persoonsgegevens.
4 Datalekken & Privacy Impact Assessment
4.1 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte stellen van iedere “inbreuk in verband met persoonsgegevens” als bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG. Zo’n inbreuk wordt hierna: ”Datalek” genoemd.
4.2 Verwerker verschaft Verwerkingsverantwoordelijke tijdig alle informatie die zij bezit en die nodig is om aan de verplichtingen uit artikel 33 AVG te voldoen. Verwerker verschaft de betreffende informatie overigens zo snel mogelijk in een door Verwerker te bepalen gangbaar formaat.
Dit houdt in dat Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke over een Datalek onverwijld op de hoogte brengt indien het duidelijk is dat dat Datalek waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Datalekken waarbij duidelijk is dat die geen risico inhouden voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen kan Verwerker ook onverwijld melden maar ook op een later tijdstip mits dit zonder onredelijke vertraging geschiedt. Indien er ruimte is voor twijfel omtrent de vraag of het al dan niet waarschijnlijk is dat een Datalek een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, meldt Verwerker het Datalek altijd onverwijld aan de Verwerkingsverantwoordelijke.
4.3 Het is uitsluitend aan Verwerkingsverantwoordelijke te bepalen of een bij Verwerker geconstateerd Datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan betreffende betrokkenen.
4.4 Verwerker verleent de Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover redelijkerwijs mogelijk en rekening houdend met de aard van de verwerkingen en de stand van de techniek, bijstand bij het voldoen aan de verplichtingen uit artikel 35 en 36 AVG.
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 4 van 12
5 Inschakeling subverwerkers
5.1 Verwerker is niet gerechtigd bij de Verwerking een derde als subverwerker in te schakelen zonder voorafgaande toestemming van de Verwerkersverantwoordelijke. Die toestemming kan ook betrekking hebben op categorieën van subverwerkers. In dat geval informeert de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk over toevoegingen of vervangingen van door hem ingeschakelde subverwerkers. De Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen 30 dagen daarna bezwaar maken tegen een specifieke subverwerker die Verwerker inschakelt. In dat geval kan Verwerker eventuele hogere kosten van de oorspronkelijke subverwerker bij Verwerkersverantwoordelijke in rekening brengen.
5.2 Indien Verwerkingsverantwoordelijke zijn toestemming geeft, draagt Verwerker ervoor zorg dat de betreffende derde een overeenkomst sluit waarin hij zich tenminste houdt aan dezelfde wettelijke verplichtingen en de eventuele aanvullende verplichtingen uit deze overeenkomst als die Verwerker heeft. Indien een subverwerker de aanvullende verplichtingen uit deze overeenkomst niet wenst te accepteren, kan Verwerkingsverantwoordelijke beslissen om voor de betreffende verwerkingen Verwerker van die aanvullende verplichtingen ontheffen opdat Verwerker toch de subverwerkingsovereenkomst kan sluiten.
5.3 Ingeval de toestemming betrekking heeft op een bepaalde soort derden, licht Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke in over de door hem ingeschakelde subverwerkers. Verwerkingsverantwoordelijke kan dan bezwaar maken tegen toevoegingen of vervangingen met betrekking tot de subverwerkers van Verwerker.
5.4 Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij toestemming voor het inschakelen van de in
Bijlage 2 opgenomen subverwerkers en/of categorieën van subverwerkers.
6 Geheimhoudingsplicht
6.1 Verwerker houdt de Persoonsgegevens geheim. Verwerker draagt ervoor zorg dat de Persoonsgegevens niet direct of indirect ter beschikking komen van derden. Onder derden wordt ook het personeel van Verwerker begrepen voor zover het niet noodzakelijk is dat zij kennis nemen van de Persoonsgegevens. Dit gebod geldt niet indien in deze overeenkomst anders is bepaald en/of voor zover een wettelijk voorschrift of vonnis tot enige bekendmaking verplicht.
6.2 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte stellen van ieder verzoek van een ander dan de betrokkenen tot kennisneming, verstrekking of andere vorm van
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 5 van 12
opvragen en mededeling van de Persoonsgegevens, in strijd met de in dit artikel opgenomen geheimhoudingsplicht tenzij de wet dat verbiedt. Verzoeken van betrokkenen geeft Verwerker door aan Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker verwijst betrokkenen naar Verwerkersverantwoordelijke.
7 Bewaartermijnen en wissen
7.1 Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het bepalen van de bewaartermijnen met betrekking tot de Persoonsgegevens. Voor zover Persoonsgegevens onder controle van de Verwerkingsverantwoordelijke zijn (bijvoorbeeld in het geval van hosting diensten) wist hij die zelf tijdig.
7.2 Verwerker zal de Persoonsgegevens binnen dertig dagen na het einde van de Hoofdovereenkomst wissen of, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, aan deze overdragen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen van Verwerker, dan wel indien Verwerkingsverantwoordelijke verzoekt Persoonsgegevens langer te bewaren en Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke over de kosten en overige voorwaarden van dat langere bewaren overeenstemming bereiken, dit laatste onverminderd de verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke de wettelijke bewaartermijnen in acht te nemen. Een eventuele overdracht aan de Verwerkingsverantwoordelijke geschiedt op kosten van de Verwerkingsverantwoordelijke.
7.3 Verwerker zal op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke verklaren dat het wissen in het voorgaande lid bedoeld heeft plaatsgevonden. Verwerkingsverantwoordelijke kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of dat inderdaad is gebeurd. Artikel 10 van deze overeenkomst is van toepassing op die controle. Verwerker zal voor zover nodig alle subverwerkers die betrokken zijn bij de verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Hoofdovereenkomst en zal hen instrueren te handelen zoals hierin bepaald is.
7.4 Tenzij partijen anders afspreken, draagt Verwerkingsverantwoordelijke zelf zorg voor een back up van de Persoonsgegevens.
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 6 van 12
8 Rechten van betrokkenen
8.1 Indien Verwerkingsverantwoordelijke zelf toegang heeft tot de Persoonsgegevens voldoet hij zelf aan alle verzoeken van de betrokkenen met betrekking tot de Persoonsgegevens. Verwerker zal eventueel door Verwerker ontvangen verzoeken onverwijld aan Verwerkingsverantwoordelijke doorgeven.
8.2 Alleen voor zover het in het voorgaande lid bedoelde niet mogelijk is, zal Verwerker zijn volledige en tijdige medewerking verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke om:
(i) na goedkeuring van en in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke betrokkenen toegang te laten krijgen tot de hun betreffende Persoonsgegevens,
(ii) Persoonsgegevens te verwijderen of te corrigeren,
(iii) aan te tonen dat Persoonsgegevens verwijderd of gecorrigeerd zijn indien zij incorrect zijn (of, ingeval Verwerkingsverantwoordelijke het er niet mee eens is dat de Persoonsgegevens incorrect zijn, het feit vast te leggen dat de betrokkene zijn Persoonsgegevens als incorrect beschouwt)
(iv) de betreffende Persoonsgegevens aan Verwerkingsverantwoordelijke dan wel aan een door de Verwerkingsverantwoordelijke aangewezen derde te verstrekken in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en
(v) Verwerkingsverantwoordelijke anderszins in de gelegenheid te stellen om aan zijn verplichtingen onder de AVG of aan andere toepasselijke wetgeving op het gebied van verwerking van de Persoonsgegevens te voldoen.
8.3 De kosten van en eisen aan de in het voorgaande lid genoemde medewerking stellen partijen gezamenlijk vast. Zonder een afspraak daaromtrent zijn de kosten voor de Verwerkingsverantwoordelijke.
9 Aansprakelijkheid
9.1 Verwerkingsverantwoordelijke draagt, onder meer, de verantwoordelijkheid en is uit dien hoofde volledig aansprakelijk voor (het gestelde doel van) de Verwerkingen, het gebruik en de inhoud van de Persoonsgegevens, de verstrekking aan derden, de duur van de opslag van de Persoonsgegevens, de wijze van verwerking en de daartoe gehanteerde middelen.
9.2 Verwerker is jegens Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk zoals bepaald in de Hoofdovereenkomst.
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 7 van 12
10 Controle
10.1 Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de naleving van de bepalingen van deze overeenkomst eenmaal per jaar op eigen kosten te controleren of deze te laten controleren door een onafhankelijke registeraccountant of registerinformaticus.
10.2 Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat wordt voldaan aan de verplichtingen in artikel 28 AVG. Indien de door de Verantwoordelijke ingeschakelde derde een instructie geeft die naar mening van de Verwerker inbreuk oplevert op de AVG dan stelt de Verwerker de Verantwoordelijke daarvan onmiddellijk in kennis.
10.3 Het onderzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal zich altijd beperken tot de systemen van Verwerker die voor de Verwerkingen worden gebruikt. Verwerkingsverantwoordelijke zal de bij de controle gevonden informatie geheim houden en alleen gebruiken om de naleving door Verwerker van de verplichtingen uit deze overeenkomst te controleren en de informatie of delen daarvan zo snel als kan wissen. Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat eventuele ingeschakelde derden deze verplichtingen ook op zich nemen.
11 Overige bepalingen
11.1 Wijzigingen van deze overeenkomst zijn uitsluitend geldig indien deze tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen.
11.2 Partijen zullen deze overeenkomst aanpassen aan gewijzigde of aangevulde regelgeving, aanvullende instructies van de relevante autoriteiten en voortschrijdend inzicht in de toepassing van de AVG (bijvoorbeeld door, maar niet beperkt tot, jurisprudentie of rapporten), de introductie van standaardbepalingen en/of andere gebeurtenissen of inzichten die een dergelijke aanpassing nodig maken.
11.3 Deze overeenkomst duurt zolang de Hoofdovereenkomst duurt. De bepalingen van deze overeenkomst blijven gelden voor zover nodig voor de afwikkeling van deze overeenkomst en voor zover die bedoeld zijn het einde van deze overeenkomst te overleven. Tot die laatste categorie bepalingen behoren onder meer, zonder daartoe te zijn beperkt, de bepalingen omtrent geheimhouding en geschillen.
11.4 Deze overeenkomst prevaleert boven alle overige overeenkomsten tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker.
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 8 van 12
11.5 Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
11.6 Partijen zullen hun geschillen verband houdende met deze overeenkomst uitsluitend voorleggen aan de Rechtbank Amsterdam.
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 9 van 12
Bijlage 1
Verwerkingen van persoonsgegevens en bewaartermijnen
Deze bijlage is onderdeel van de “Verwerkersovereenkomst v1.0” (Nederlands).
I. De Persoonsgegevens die partijen verwachten te verwerken:
o Unieke referenties(s) (bijvoorbeeld klantnummer)
o Voorletters, voornaam, tussenvoegsel, achternaam
o Straat, huisnummer, postcode, woonplaats, land
o Bedrijfsnaam, bedrijfsonderdeel, afdeling
o Telefoonnummer(s)
o E-mailadres
o Geboortedatum
o Geslacht
o Functie / beroep
o Typeringen (bijvoorbeeld klant, prospect, bezoeker)
o Achtergrond, (lifestyle-) kenmerken (bijvoorbeeld gezinssamenstelling, opleiding, woonsituatie)
o Interesses, voorkeuren, categorieën (bijvoorbeeld taal, sport, vakgebied)
o Gegevens met betrekking tot transacties / donaties / aankoopgeschiedenis / betalingen
o Permissies (opt-ins)
o Interacties (bijvoorbeeld open- en klikgedrag)
Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt uiteindelijk zelf welke persoonsgegevens er worden verwerkt binnen de diensten uit de Hoofdovereenkomst. Een actueel overzicht van persoonsgegevens is door Verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde te raadplegen na inloggen in het eigen account van de geleverde software van Verwerker.
II. Het gebruik (= wijze(n) van verwerking) van de Persoonsgegevens en de doeleinden van en de middelen voor de verwerking:
De persoonsgegevens hebben betrekking op de natuurlijke personen (betrokkenen) die:
• een relatie hebben met Verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot: klanten, leden, bezoekers, leads, prospects, donateurs, gasten, medewerkers, consumenten, burgers);
• en/of zich hebben ingeschreven voor communicatie-uitingen van Verwerkingsverantwoordelijke.
De doeleinden van de verwerkingen van persoonsgegevens worden bepaald door Verwerkingsverantwoordelijke. Voorbeelden van doeleinden zijn, maar beperken zich niet tot: marketing (-communicatie), onderzoek, wettelijke verplichtingen, klantenwerving, uitvoering overeenkomst met betrokkenen.
De verwerkingen worden door Verwerkingsverantwoordelijke of betrokkene zelfstandig uitgevoerd met gebruikmaking van de systemen van Verwerker, tenzij anders overeen gekomen. Voorbeelden van verwerkingen zijn, maar beperken zich niet tot: verzamelen,
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 10 van 12
vastleggen, ordenen, segmenteren, filteren, structureren, opslaan, mailen (bijvoorbeeld per e-mail of SMS), bijwerken of wijzigen, synchroniseren, verrijken, analyseren, opvragen, raadplegen, gebruiken, delen, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen.
III. De gebruiks- en bewaartermijnen van de (verschillende soorten) Persoonsgegevens:
Verwerker zal de Persoonsgegevens binnen dertig dagen na het einde van de Hoofdovereenkomst wissen (zoals genoemd in art. 7.2 van deze overeenkomst). Daarnaast worden persoonsgegevens verwijderd indien Verwerkingsverantwoordelijke het recht op vergetelheid van betrokkene ten uitvoer brengt.
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 11 van 12
Bijlage 2
Categorieën van subverwerkers
Deze bijlage is onderdeel van de “Verwerkersovereenkomst v1.0” (Nederlands).
In deze bijlage staat een overzicht van categorieën van subverwerkers zoals genoemd in art. 5.4
van deze overeenkomst.
Verwerker kan, afhankelijk van de te leveren diensten, bij de Verwerking gebruik maken van de volgende categorieën van subverwerkers:
• SMS-provider
• Support software
• Cloud provider
Een toelichting op deze categorieën, inclusief de bijbehorende specifieke subverwerkers, is door Verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde te raadplegen na inloggen in het eigen account van de geleverde software van Verwerker.
Verwerkersovereenkomst-Spotler-v1.0-NL.pdf 12 van 12