Inkoopstrategie aanbesteding inspectie auto gemeente Woudenberg
VERTROUWELIJK
Inkoopstrategie aanbesteding inspectie auto gemeente Woudenberg
Inhoudsopgave
2
3
3
3
4.3 Beoordeling van de aanbiedingen 5
5
6. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)
5
7. Opdrachtgever en mandatering
6
8. Het inkoop/aanbestedingsteam
6
7
7
Datum: 29 september 2021
1. Algemeen
De gemeentelijke vrachtwagen is inmiddels ruim 20 jaar oud en nu echt aan vervanging toe.
De huidige vrachtwagen met autolaadkraan en de dagelijkse werkzaamheden die met behulp van deze combinatie uitgevoerd worden zijn in de loop van de jaren afgenomen en om die reden is het niet meer efficiënt en rendabel om dit werktuig 1 op 1 te gaan vervangen.
De vrachtwagen wordt op dit moment ingezet voor de volgende werkzaamheden:
• Aanvullen van de wegbermen.
• Gladheidbestrijding buitenwegen en het laden van zout.
• Ophaalrondes grof tuinafval van inwoners in april en oktober.
• Het leeg halen van de groenbakken van de volkstuinen.
• Plantsoenafval/ bermmaaisel/slootafval opladen en overladen.
• Inzet bij velling van zware bomen
• Transport archiefpapier gemeentehuis/ De Nieuwe Schans naar gemeentewerf
• Inzet bij Calamiteiten (o.a. vuurwerkstapels jaarwisseling en opruimen stormschades e.d..
• Plaatsen van afzettingen en bouwhekken.
• Verwijderen/plaatsen speeltoestellen een aanvullen van valondergronden.
• Op Milieustraat (over)laden verkleinen van zwaar en groot aangeboden afval.
• Het aan- en afvoeren van grond en groenafval afkomstig van de gemeentelijke begraafplaats
• Plaatsen/ verwijderen straatmeubilair en bebording
• Plaatsen/verwijderen en ledigen bladkorven.
• Transport/ aanvullen/uitknijpen van grond en zand.
• Inzet bij planten van bomen en kleine omvormingen van perken
Om in de toekomst op een efficiëntere manier met geld en middelen om te gaan is een afweging gemaakt of het niet beter is om naar alternatieve oplossingen te kijken in plaats van de vrachtwagen 1 op 1 te vervangen. Hieruit is naar voren gekomen dat er meer rendement gehaald kan worden door het aanschaffen van verschillend (ander) materiaal waarmee dezelfde werkzaamheden verricht kunnen worden zoals nu met de vrachtwagen worden gedaan (met name laden en transporten) en mogelijk zelfs meer.
Voorgesteld wordt om de vrachtwagen niet op 1 op 1 te vervangen, maar in plaats daarvan de volgende zaken aan te schaffen:
- een 4x4 wheel bestelbus
- een aanhanger dubbelassig voor achter de bestelbus
- een midikraan met diverse toebehoren voor allerhande werkzaamheden en een kieper voor achter midikraan.
- Een inspectie auto
Teneinde te komen tot de selectie van een (nieuwe) leverancier dient een offerte traject gestart te worden. Gemeente Woudenberg is aanbestedingsplichtig en derhalve dient een aanbestedingstraject opgestart te worden.
De drie beschreven onderdelen kunnen niet alle drie door eenzelfde partij geleverd worden en betreffen daarom verschillende opdrachten. Per opdracht is een separate inkoopstrategie opgesteld.
Deze inkoopstrategie betreft de inspectie auto.
Voorafgaand aan het aanbestedingsproces is door het inkoopteam voorliggende inkoopstrategie opgesteld. Via deze inkoopstrategie worden alle mogelijkheden (kwalitatief en kwantitatief) weergegeven hetgeen resulteert in een aantal te maken strategische keuzes.
2. Scope van deze opdracht
2.1 Omvang van de opdracht en looptijd overeenkomst
De scope van de opdracht voor deze inkoopstrategie betreft de inkoop van een inspectie auto en zal de huidige servicewagen (Peugeot) vervangen.
Besloten is om deze auto op korte termijn te vervangen. Gezien de aanschafwaarde en de beschikbare middelen is besloten om voor een tweedehands voertuig te gaan.
3. Begroting / Raming
In de begroting is een totaalbedrag opgenomen van € 250.000,- voor de vervanging van de vrachtwagen.
Op basis van vrijblijvende oriënterende gesprekken met verschillende partijen in de regio kan worden geconstateerd dat de kosten voor de aanschaf van een inspectie auto uitkomen op ongeveer € 10.000,- (excl. BTW, inclusief BPM).
4. Inkoopprocedure
Het verbeteren van de toegang voor het MKB1 is een van de doelstellingen van de Aanbestedingswet. Daarom is in artikel 1.52 van de AW2012 het zogenaamde samenvoeg verbod opgenomen.
Verschillende opdrachten dienen niet onnodig samengevoegd te worden omdat hierdoor een situatie kan ontstaan dat er slechts één (1) partij kan voldoen aan de uitvraag.
Voor dit project geldt dat er niet is samengevoegd.
1Definitie MKB volgens de Europese Commissie per 1 januari 2005 overeenkomstig onderstaande tabel:
2 Artikel 1.5 AW2012:
1. Een aanbestedende dienst of speciale-sectorbedrijf voegt opdrachten niet onnodig samen. Alvorens samenvoeging plaatsvindt, wordt in ieder geval acht geslagen op:
a. de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf;
b. de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst, het speciale-sectorbedrijf en de ondernemer;
c. de mate van samenhang van de opdrachten.
2. Indien samenvoeging van opdrachten plaatsvindt, wordt dit door de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.
3. Een aanbestedende dienst of een speciale-sectorbedrijf deelt een opdracht op in meerdere percelen, tenzij hij dit niet passend acht, in welk geval de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf dit motiveert in de aanbestedingsstukken.
De totale (commerciële) contractwaarde van dit project betreft naar verwachting € 60.000,- (ex BTW) (zie hoofdstuk 3 begroting / raming). Deze waarde ligt conform de Gids Proportionaliteit3 en de AW2012 onder de Europese drempelwaarde van 214.000 euro (ex btw)4.
Indien de totale geraamde waarde de Europese drempelwaarde overstijgt dient te allen tijde Europees (openbaar of niet-openbaar) te worden aanbesteed.
Onder de grens voor Europees aanbesteden bestaan in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures. Zowel boven als onder de drempel is het van belang dat een procedure wordt gekozen, die aansluit bij het onderwerp van de betreffende aanbesteding, afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiële inschrijvers opereren. Dat is niet te kwantificeren in een vast bedrag. Bedragen kunnen echter wel nuttig zijn om te bepalen in welke richting kan worden gedacht. Ter indicatie is in de Gids Proportionaliteit een tabel opgenomen waarbij een richting wordt aangegeven wanneer, welke procedure gehanteerd zou kunnen worden. Zie figuur 1 voor deze indicaties.
Figuur 1: Indicatie keuze procedure gerelateerd aan opdrachtwaarde.
Op basis van het beoogde totaalbedrag van de opdracht van, naar verwachting, € 10.000,- (ex btw) kan worden geconcludeerd dat voor de wijze van aanbesteden de enkelvoudig onderhandse procedure (‘1 op 1’) het meest voor de hand ligt.
Bij een enkelvoudig onderhandse procedure nodigt de gemeente zelf één inschrijver uit om een offerte in te dienen. Deze inschrijver dienen op objectieve gronden uitgekozen te worden. Voordeel van deze procedure is dat de gemeente zelf, gemotiveerd, kan kiezen wélke inschrijver uitgenodigd wordt.
Conclusie procedure
Op basis van het beoogde totaalbedrag van de opdracht van, naar verwachting, € 10.000,- betekent dat voor dit project een enkelvoudig onderhandse procedure het meest geschikt is.
Advies:
3 In de AMvB (Aanbestedingsbesluit) bij de Aanbestedingswet 2012 is de Gids proportionaliteit als verplicht te volgen ric aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor me
Geadviseerd wordt om te kiezen voor een Enkelvoudig onderhandse procedure.
onderhandse procedures.
htsnoer ervoudig
In de Gids Proportionaliteit worden adviezen en voorschriften gegeven voor het gehele inkoopproces, van voorfase tot aan contractvoorwaarden, dus bijvoorbeeld over keuze procedure naar aanleiding van de totale geraamde waarde van de opdracht, geschiktheidseisen en zekerheidsstelling.
4 Vastgestelde drempelwaarde voor 2020 en 2021.
4.3 Beoordeling van de aanbiedingen
In verband met enkelvoudig onderhandse procedure is een beoordelingen van meerdere biedingen niet van toepassing. De gemeente kiest zelf op voorhand welke partij het meest geschikt is voor de opdracht
5. Leveranciersselectie
Aangezien dit project een aanschaf van een tweedehands voertuig betreft is de gemeente afhankelijk van het aanbod op dit moment. Er kan dus niet direct 1 partij aangewezen worden omdat nu nog niet helder is of ook geleverd kan worden.
Daarom worden hierbij drie partijen aangegeven welke in aanmerking komen. Dit zijn de firma Versteeg Buurman, Garage Frietema of Garage Te Grotenhuis.
Motivering: In het inkoopbeleid is de volgende passage opgenomen: “De gemeente wil middels haar inkoopbeleid het lokaal ondernemersklimaat stimuleren. Hierbij is in het bijzonder aandacht voor het Midden en Klein Bedrijf (MKB). Voor zover juridisch mogelijk zullen (overheids-) opdrachten van de Gemeente (dan ook) worden gegund aan lokale ondernemers uit de gemeente Woudenberg. Zij moeten dan wel concreet hebben aangetoond geschikt en marktconform te zijn voor (uitvoering van) de betreffende (overheids-) opdracht”.
Alle drie de partijen zijn lokaal (Woudenberg) of regionaal.
Advies:
Geadviseerd wordt om een van de geselecteerde partijen uit te nodigen om een aanbieding te doen zoals aangegeven in hoofdstuk 5.
6.
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)
De gemeente Woudenberg heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft er naar zoveel mogelijk duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces.
Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Indien deze, voor desbetreffende inkoop, gedefinieerd zijn (zie de MVI criteria tool: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xx) dan dienen deze criteria te worden gehanteerd teneinde ‘100%’ duurzaam in te kopen.
Voor dit project is het criteriadocument dienstauto’s van toepassing.
Daarnaast kan rekening gehouden worden met duurzaamheid in het inkoopproces. Zo zal communicatie zoveel mogelijk digitaal plaatsvinden en zullen de offertes via een digitaal medium verlopen waardoor inschrijvers geen hardcopy versie (doorgaans in meervoud) van hun inschrijvingen dienen in te leveren en deze ook niet hoeven te bezorgen.
Advies:
Geadviseerd wordt om tenminste de gestelde eisen zoals aangegeven in de MVI criteria tool op te nemen, mits niet conflicterend met bepaalde uitgangspunten in het Programma van Eisen en tevens voldoende rekening te houden met duurzaamheid in het inkoopproces.
Social return
Het opnemen van Social Return als eis is een mogelijkheid om marktpartijen te bewegen invulling te geven aan dit onderwerp. Een percentage van 5% is gangbaar om op te nemen als contracteis. Uitgangspunt is wel dat een Social return eis bij opdrachten voor leveringen in beginsel niet proportioneel is. De reden daarvoor is de lage arbeidscomponent.
Belangrijke voorwaarden voor een succesvolle invulling van Social Return is dat het hele proces hieromheen voldoende intern en extern geborgd moet zijn. Met name intern in de organisatie moet er iemand verantwoordelijk zijn voor de coördinatie en afhandeling van deze contracteis. Er dient een aanspreekpunt te zijn voor de marktpartij waarmee deze zijn invulling van Social Return vorm kan geven. Borging in de vorm van rapportages dienen op orde te zijn om een nuttige en duurzame invulling te kunnen geven aan dit onderwerp.
Advies:
Geadviseerd wordt om Social Return niet als eis op te nemen in de aanbesteding.
7.
Opdrachtgever en mandatering
Na akkoord op de inkoopstrategie zal het aanbestedingsproces gestart worden en zullen de aanbestedingsdocumenten gepubliceerd worden. Vervolgens zal het gehele aanbestedingsproces plaatsvinden.
8. Het inkoop/aanbestedingsteam
Het aanbestedingsteam is een multidisciplinair team wat uit verschillende disciplines bestaat:
Gemeente Woudenberg
- Xxxxxx Xxxxxx Teamleider buitendienst
- Ben van den Hoven Beleidsmedewerker verkeer en vervoer
9. Mijlpalen / besluitvorming
In dit proces zijn de onderstaande besluitvormingsmomenten te benoemen:
Inkoopstrategie aanleveren aan College | Oktober 2021 |
Goedkeuring inkoopstrategie door College | Oktober 2021 |
Inkoopstrategie aanleveren aan Raad | Oktober / November 2021 |
Goedkeuring inkoopstrategie / raadsvoorstel door Raad | November 2021 |
Goedkeuring bestek / programma van eisen door gemandateerde | November / December 2021 |
Publiceren / versturen aanbestedingsdocument / PvE | December 2021 / Januari 2022 |
Sluitingsdatum stellen aanvullende vragen (NvI) | Aansluitend |
Verzenden Nota van Inlichtingen | Aansluitend |
Sluitingsdatum mogelijkheid tot aanbieden offertes | Aansluitend |
Beoordeling kwaliteit | Aansluitend |
Opstellen intern gunningsadvies en schrijven afwijzingsbrieven | Aansluitend |
10. Samenvatting
Wij verzoeken u aan de hand van bovenstaande in te stemmen met het volgende:
Advies:
1. Geadviseerd wordt om te kiezen voor een Enkelvoudig onderhandse procedure.
2. Geadviseerd wordt om de geselecteerde partij uit te nodigen om een aanbieding te doen zoals aangegeven in hoofdstuk 5.
3. Geadviseerd wordt om voldoende rekening te houden met duurzaamheid in het inkoopproces.
4. Geadviseerd wordt om Social Return niet als eis op te nemen in de aanbesteding.
Handtekening voor akkoord;
Naam:
……………………………………………………………………………………………
Functie:
……………………………………………………………………………………………
Gemeente: Woudenberg