AKKOORD INZAKE DE GEZAMENLIJKE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

IN HET KADER VAN DE AANVRAGEN VOOR EEN VISUM KORT VERBLIJF EN LANG VERBLIJF

Dit akkoord wordt afgesloten tussen de hieronder aangeduide personen.

1. De Minister bevoegd voor de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering, in haar hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die uitgevoerd wordt door de Algemene Directie Dienst Vreemdelingenzaken, in het kader van de wetgeving betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen;

2. De Minister van Buitenlandse Zaken, in zijn hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die uitgevoerd wordt door de Directie-generaal Consulaire Zaken van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, in het kader van de wetgeving betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

1. VOORWOORD:

De partijen moeten de doeleinden en de middelen voor een verwerking van persoonsgegevens die geregeld wordt door de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (hierna « AVG ») en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens gezamenlijk bepalen.

De partijen zullen de gezamenlijke verantwoordelijken zijn voor de verwerking van persoonsgegevens, in de zin van artikel 26 van de AVG. Dit akkoord heeft tot doel de voorwaarden te bepalen waaronder ze deze verwerking zullen uitvoeren.

2. OVEREENSTEMMING VAN DE VERWERKING MET DE AVG:

Voor de verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in dit akkoord, verbinden de partijen zich ertoe om zich strikt te houden aan de AVG, die in alle omstandigheden, niettegenstaande andersluidende bepalingen, van toepassing zal zijn.

3. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN HET KADER VAN EEN AANVRAAG VOOR EEN VISUM KORT VERBLIJF:

3.1. Rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens:

De persoonsgegevens die in het kader van een aanvraag voor een visum kort verblijf verzameld worden, zijn niet enkel noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting waartoe zowel de Dienst Vreemdelingenzaken als de Directie-generaal Consulaire Zaken gehouden zijn, maar ook, in het algemeen, voor de uitvoering van een opdracht van openbaar belang of kaderend in de uitoefening van het openbaar gezag waarover ze beschikken, namelijk de toepassing van de Belgische en Europese migratiewetgeving. In dat verband zijn de belangrijkste teksten:

1. verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening);

2. verordening (EG) nr. 810/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode (Visumcode) ;

3. verordening (EU) 2018/1806 van het Europees Parlement en de Raad van 14 november 2018 tot vaststelling van de lijst van derde landen waarvan de onderdanen bij overschrijding van de buitengrenzen in het bezit moeten zijn van een visum en de lijst van derde landen waarvan de onderdanen van die plicht zijn vrijgesteld (codificatie);

4. wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen;

5. koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

3.2. Kenmerken van de verwerking van persoonsgegevens:

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken bepalen de kenmerken als volgt:

3.2.1. Categorieën van betrokken personen:

De betrokken personen zijn de onderdanen van derde landen die een aanvraag voor een visum kort verblijf indienen bij de Belgische diplomatieke en consulaire posten1.

3.2.2. Soort persoonsgegevens die verwerkt worden:

De volgende persoonsgegevens worden bij de aanvrager verzameld2 :

a. naam: familienaam, geboortenaam, vroegere familiena(a)m(en);

b. voorna(a)m(en)

c. datum, plaats en land van geboorte;

d. nationaliteit: huidige nationaliteit, nationaliteit bij geboorte;

e. geslacht;

f. burgerlijke staat: alleenstaand, gehuwd, gescheiden van tafel en bed, gescheiden, weduwnaar (weduwe), overige;

g. naam, voorna(a)m(en), adres en nationaliteit van de persoon die over het ouderlijk gezag beschikt of van de wettelijke voogd;

h. nationaal identiteitsnummer;

i. soort reisdocument: gewoon paspoort, diplomatiek paspoort, dienstpaspoort, officieel paspoort, speciaal paspoort, ander reisdocument + nummer, datum van afgifte, vervaldatum en autoriteit die het reisdocument afgeeft;

j. thuisadres, e-mailadres, telefoonnummer;

k. verblijf in een ander land dan het land van de huidige nationaliteit en nummer en vervaldatum van de machtiging tot verblijf;

l. huidig beroep;

m. naam, adres en telefoonnummer van de werkgever of adres van de onderwijsinstelling;

n. hoofddoel(en) van de reis: toerisme, zaken, bezoek aan familie of vrienden, cultuur, sport, officieel bezoek, medische redenen, studie, doorreis (luchthaventransit), overige:

o. lidsta(a)t(en) van bestemming;

1 Verordening (EU) 2018/1806 van het Europees Parlement en de Raad van 14 november 2018 tot vaststelling van de lijst van derde landen waarvan de onderdanen bij overschrijding van de buitengrenzen in het bezit moeten zijn van een visum en de lijst van derde landen waarvan de onderdanen van die plicht zijn vrijgesteld (codificatie);

2 Bijlage I van de verordening (EG) nr. 810/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode (Visumcode) ;

p. lidstaat van eerste binnenkomst;

q. aantal verlangde binnenkomsten: één binnenkomst, twee binnenkomsten, meervoudige binnenkomsten;

r. duur van beoogd verblijf of doorreis;

s. geldigheidsduur van de eventuele Schengenvisa, afgegeven in de afgelopen drie maanden;

t. vingerafdrukken;

u. foto van de aanvrager;

v. gegevens met betrekking tot de eventuele inreisvergunning voor het land dat het einddoel van de reis is: autoriteit van afgifte, geldigheidsduur;

w. beoogde datum van aankomst in en vertrek uit de Schengenruimte;

x. naam en voorna(a)m(en) van gasthe(e)r(en) in de lidstaat of lidstaten of naam van een hotel of hotels of tijdelijk(e) adres(sen) in de lidstaat of lidstaten + adres en e-mailadres, telefoon en fax;

y. naam, adres, telefoon en fax van de uitnodigende organisatie of onderneming + naam, voornaam, adres, telefoon, fax en e-mailadres van de contactpersoon bij de onderneming of de organisatie;

z. informatie met betrekking tot de middelen voor de financiering van de reiskosten en de kosten van levensonderhoud;

aa. persoonsgegevens van het gezinslid dat een burger van de Europese Unie, de EER of de Zwitserse Confederatie is;

bb. familieband met een onderdaan van de Europese Unie, de EER of de Zwitserse Confederatie; cc. plaats en datum van de indiening van de aanvraag voor een visum kort verblijf;

dd. handtekening van de aanvrager of van de persoon die over het ouderlijk gezag beschikt of van de wettelijke voogd;

ee. nummer van de aanvraag voor een visum kort verblijf;

ff. informatie met betrekking tot de reisziekteverzekering die onderschreven werd.

Wat de bewijsstukken betreft: zie met name artikel 14 en bijlage II van de verordening (EG) nr. 810/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode (Visumcode).

3.2.3. Doeleinden van de verwerking:

De verzamelde persoonsgegevens worden voor de volgende doeleinden verwerkt:

a. overgaan tot de identificatie van de aanvrager;

b. de behandeling van de door de aanvrager ingediende aanvraag voor een visum kort verblijf verzekeren;

c. controle van de voorwaarden waaraan moet worden voldaan door de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming wenst aan te gaan en controle van diens solvabiliteit3 ;

d. de toegang van de aanvrager tot het Schengengebied en het grondgebied van het Koninkrijk België controleren;

e. de opvolging van het verblijf van de aanvrager op het grondgebied van het Koninkrijk België verzekeren, met inbegrip van zijn eventuele vasthouding en verwijdering van het grondgebied;

f. zorgen voor de verdediging van de Belgische Staat voor de gerechten waarbij de aanvrager een beroep kan indienen tegen de beslissingen die door de Dienst Vreemdelingenzaken jegens hem genomen zijn;

g. de recuperatie verzekeren van de sociale bijstand die door de Openbare centra voor maatschappelijk welzijn werd toegekend aan de aanvrager evenals van de kosten van

3Bijlage 3bis van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

gezondheidszorgen, verblijf en verwijdering van de aanvrager bij de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming4 ondertekend heeft;

h. het visuminformatiesysteem (hierna « VIS ») van informatie voorzien5.

3.2.4. Middelen voor de verwerking:6

a. INDIENING VAN DE VISUMAANVRAAG EN VERZAMELING VAN DE PERSOONSGEGEVENS:

Naargelang het geval kunnen de visumaanvragen worden ingediend bij een Belgische diplomatieke of consulaire post in het buitenland of bij een externe dienstverlener die in het kader van een openbare aanbesteding door de Directie-generaal Consulaire Zaken is aangeduid.

De in punt 3.1.3 bedoelde persoonsgegevens worden rechtstreeks bij de betrokken persoon (visumaanvrager) verzameld, door middel van het aanvraagformulier voor een visum kort verblijf. Dit formulier wordt elektronisch (door middel van de « Visa On Web »-applicatie7) of in papieren vorm ingevuld.

Na het genoemde formulier te hebben ingevuld biedt de betrokken persoon zich bij de Belgische diplomatieke of consulaire post of bij de aangeduide externe dienstverlener aan, of maakt een afspraak met hen. Indien er een afspraak wordt gemaakt kan dit door middel van de « e-appointement »- applicatie worden gedaan8.

b. AFNAME VAN BIOMETRISCHE GEGEVENS:9

Indien de aanvraag via een door de Directie-generaal Consulaire Zaken aangeduide externe dienstverlener wordt ingediend neemt deze dienstverlener de biometrische gegevens (foto en vingerafdrukken) van de aanvrager af door middel van zijn applicatie en zijn materiaal. Deze biometrische gegevens (en de andere persoonsgegevens) worden vervolgens in « Visanet » geregistreerd.

Indien de aanvraag echter bij een Belgische diplomatieke of consulaire post wordt ingediend, worden de genoemde biometrische gegevens rechtstreeks afgenomen en in « Visanet » geregistreerd.

c. BEHANDELING VAN DE VISUMAANVRAAG:

Alle persoonsgegevens die door de Belgische diplomatieke of consulaire posten of door de externe dienstverleners worden verzameld worden in « Visanet » geregistreerd en naar de Dienst Vreemdelingenzaken doorgestuurd. Bij de Dienst Vreemdelingenzaken worden deze gegevens geregistreerd, maar slechts een deel van deze gegevens is via « Evibel » toegankelijk.

4Bijlage 3bis van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

5 Verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening).

6 Zie het schema dat als bijlage aan dit akkoord is toegevoegd.

7 Het is mogelijk dat de namen van de nationale applicaties (« Visa On Web », « Visanet », « Evibel » « e-appointement ») nog zullen veranderen. Een dergelijke wijziging leidt niet tot de herziening van dit protocol.

8 De « e-appointement »-applicatie is verbonden met « Visa On Web » en de persoonsgegevens die in « Visa On Web » worden ingevoerd worden automatisch opgenomen in « e-appointement ».

9 Artikel 9 van de verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening)

Naargelang het geval wordt de visumaanvraag door de Belgische diplomatieke of consulaire posten of door de Dienst Vreemdelingenzaken behandeld.10

Tijdens deze verzending naar de Dienst Vreemdelingenzaken worden de volgende persoonsgegevens eveneens in het visuminformatiesysteem (« VIS ») geregistreerd : 11 nummer van de aanvraag, achternaam, achternaam bij de geboorte [vroegere familienaam/-namen], voornaam, geslacht, datum en plaats van geboorte, huidige nationaliteit en nationaliteit bij de geboorte, soort en nummer van het reisdocument, de autoriteit die het heeft afgegeven, de datum van afgifte van het document en de datum waarop de geldigheidstermijn ervan verstrijkt, plaats en datum van de aanvraag, soort visum dat wordt aangevraagd, gegevens over de persoon die een uitnodiging heeft verstrekt en/of die verplicht is de kosten van het levensonderhoud van de aanvrager tijdens het verblijf te betalen, hoofdreisdoel en voorgenomen duur van het verblijf, doel van de reis, voorgenomen datum van aankomst en van vertrek, voorgenomen grens van eerste binnenkomst of doorreisroute, verblijfplaats, huidig beroep en werkgever (voor studenten: naam van de onderwijsinstelling), in geval van minderjarigen: achternaam en voornamen van de vader en de moeder van de aanvrager, foto en vingerafdrukken.

Met het oog op het onderzoek van de aanvraag en het nemen van de beslissingen die er betrekking op hebben, moeten de Dienst Vreemdelingenzaken en/of de Belgische diplomatieke of consulaire posten het « VIS » raadplegen. Te dien einde kunnen ze de volgende persoonsgegevens gebruiken: het nummer van de aanvraag, achternaam bij de geboorte, voorna(a)m(en), geslacht, datum, plaats en land van geboorte, soort en nummer van het reisdocument, de autoriteit die het heeft afgegeven en de datum van afgifte van het document en de datum waarop de geldigheidstermijn ervan verstrijkt, achternaam, voornaam, adres van de natuurlijke persoon of naam, adres van het bedrijf of de organisatie dat of die uitnodigt en /of de kosten van het levensonderhoud tijdens het verblijf ten laste neemt, vingerafdrukken, nummer van de visumsticker en datum van afgifte van elk afgegeven visum.

Indien de opzoeking aantoont dat het « VIS » gegevens over de aanvrager bevat hebben ze toegang tot de dossiers van de (daaraan gekoppelde) aanvragen.12

De persoonsgegevens die door de andere lidstaten ingevoerd worden en tijdens deze raadpleging uit het « VIS » opgevraagd worden, kunnen in « Evibel » geregistreerd worden, indien dit in een individueel geval noodzakelijk is, overeenkomstig het doel van het « VIS ».13

Tijdens de behandeling van een visumaanvraag kunnen de Belgische diplomatieke of consulaire posten en/of de Dienst Vreemdelingenzaken verplicht worden om de centrale autoriteiten van andere lidstaten voorafgaand te raadplegen.14 Deze raadpleging wordt door middel van « VISMAIL 2 » uitgevoerd.15 « VISMAIL 1 » zal eveneens door de Belgische diplomatieke of consulaire posten en/of de Dienst Vreemdelingenzaken moeten worden gebruikt, om aan de autoriteiten die met de visa belast zijn te vragen om reisdocumenten of andere documenten ter staving van de visumaanvraag te

10 Ministerieel besluit van 22 juni 2009 houdende delegatie van bevoegdheid van de Minister die bevoegd is voor de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen inzake toegang tot het grondgebied en kort verblijf.

11 Artikelen 5, 8 en 9 van de verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening).

12 Artikel 15 van de verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening) 13Artikel 30, paragraaf 1, van de verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening). Dienstnota van de Directeur-generaal van de Dienst Vreemdelingenzaken van 15 maart 2017 betreffende het opslaan van resultaten van een InqVis-bevraging in het Evibeldossier.

14 Artikel 17, paragraaf 2, van de Overeenkomst ter uitvoering van het tussen de regeringen van de staten van de Benelux Economische Unie, de Bondsrepubliek Duitsland en de Franse Republiek op 14 juni 1985 te Schengen gesloten akkoord betreffende de geleidelijke afschaffing van de controles aan de gemeenschappelijke grenzen.". Artikel 4, paragrafen 5 en 22, van de verordening (EG) 810/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode (visumcode).

15Artikel 16, paragrafen 1 en 2, van de verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS- verordening). Beschikking van de Commissie van 5 mei 2009 tot vaststelling van maatregelen voor de tenuitvoerlegging van het raadplegingsmechanisme en de andere procedures bedoeld in artikel 16 van Verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening)

sturen.16 « VISMAIL 1 » zal het ook mogelijk maken om boodschappen te sturen in het kader van de consulaire samenwerking, boodschappen waarin vermeld wordt dat de gegevens die in het « VIS » verwerkt worden niet correct zijn of dat gegevens in strijd met de verordening die er betrekking op heeft, in het « VIS » verwerkt worden en boodschappen waarin vermeld wordt dat een aanvrager de nationaliteit van een lidstaat verworven heeft.

d. BESLISSING MET BETREKKING TOT DE VISUMAANVRAAG :

Wanneer de beslissing met betrekking tot de visumaanvraag door een diplomatieke of consulaire post wordt genomen, wordt de beslissing in « Visanet » geregistreerd en naar de Dienst Vreemdelingenzaken gestuurd. Wanneer ze door de Dienst Vreemdelingenzaken wordt genomen wordt ze zowel in « Evibel » als in « Visanet » geregistreerd, zodat de bevoegde diplomatieke of consulaire post ervan op de hoogte wordt gebracht.

Indien de aanvraag bij een externe dienstverlener werd ingediend wordt de informatie met betrekking tot het nemen van een beslissing (en niet tot de inhoud) ook in de door de externe dienstverlener ontwikkelde applicatie geregistreerd.

In functie van de beslissing die met betrekking tot de visumaanvraag genomen wordt, worden de volgende persoonsgegevens in het « VIS » geregistreerd :17

▪ beslissing die het visum toekent: statusinformatie waaruit blijkt dat het visum is afgegeven, autoriteit die het visum heeft afgegeven, plaats en datum van de beslissing om het visum af te geven, soort visum, nummer van de visumsticker, grondgebied waarop de houder van het visum zich mag ophouden, begin- en einddatum van de geldigheidsduur van het visum, aantal toegestane binnenkomsten op het grondgebied waarvoor het visum geldig is, de op grond van het visum toegestane verblijfsduur, informatie waaruit blijkt dat het visum op een afzonderlijk blad is afgegeven ;

▪ beslissing die de behandeling van de visumaanvraag afbreekt: statusinformatie waaruit blijkt dat de behandeling van de aanvraag afgebroken is, naam en locatie van de autoriteit die de behandeling van de aanvraag heeft afgebroken, plaats en datum van de beslissing om de behandeling van de aanvraag af te breken, lidstaat die bevoegd is de aanvraag te behandelen;

▪ beslissing om het visum te weigeren: statusinformatie waaruit blijkt dat het visum geweigerd is, naam en locatie van de autoriteit die het visum geweigerd heeft, plaats en datum van de beslissing om het visum te weigeren, redenen voor de weigering van het visum ;

▪ beslissing tot nietigverklaring, intrekking of verkorting van de geldigheidsduur van het visum: statusinformatie waaruit blijkt dat het visum nietig verklaard of ingetrokken is of dat de geldigheidsduur ervan is verkort, naam en locatie van de autoriteit die het visum nietig heeft verklaard of heeft ingetrokken, dan wel de geldigheidsduur ervan heeft verkort, plaats en datum van de beslissing, nieuwe datum waarop de geldigheidsduur van het visum verstrijkt, redenen voor de nietigverklaring, intrekking of verkorting van de geldigheidsduur van het visum;

▪ beslissing tot verlenging van het visum: statusinformatie waaruit blijkt dat het visum verlengd is, naam en locatie van de autoriteit die het visum verlengd heeft, plaats en datum van de beslissing, nummer van de visumsticker, begin- en einddatum van de verlenging, termijn waarmee de toegestane verblijfsduur is verlengd, grondgebied waarop de houder van het

16Artikel 16, paragrafen 1 en 2, van de verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS- verordening).

17 Artikelen 5, 10, 11, 12, 13 en 14 van de verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS- verordening).

visum zich mag ophouden, soort visum dat is verlengd, redenen voor het verlengen van het visum.

Deze registratie in het « VIS » wordt, enerzijds, door middel van « Evibel » of « Visanet »18 en, anderzijds, door middel van « Message Broker » uitgevoerd.

De Belgische diplomatieke of consulaire posten en/of de Dienst Vreemdelingenzaken brengen de centrale autoriteiten van andere lidstaten ook op de hoogte van de afgifte van visa aan onderdanen van derde landen of bepaalde categorieën van deze onderdanen.19 Dit wordt door middel van

« VISMAIL 2 » gedaan.20

De inlichtingen met betrekking tot het feit dat een visumaanvrager de voorwaarden voor de toekenning van zijn visum niet respecteert worden ingevoerd in een centrale databank die in

« VisaNet » geïntegreerd is en door de Directie-generaal Consulaire Zaken beheerd wordt. Naast de inlichtingen betreffende het niet respecteren van de voorwaarden voor de toekenning van zijn visum, bevat deze databank de naam, voornaam en geboortedatum van de betrokken aanvrager. De databank wordt op basis van de informatie die door de Dienst Vreemdelingenzaken doorgegeven wordt, door de Directie-generaal Consulaire Zaken van informatie voorzien.

Deze databank wordt, net zoals het « VIS », systematisch geraadpleegd wanneer een visumaanvraag wordt ingediend.

e. KENNISGEVING VAN DE BESLISSING :

De betrokken persoon wordt, naargelang het geval, door de Belgische diplomatieke of consulaire post of door de externe dienstverlener geïnformeerd over het feit dat er een beslissing werd genomen met betrekking tot zijn visumaanvraag, en dit door middel van verschillende communicatiemiddelen: telefoon, SMS, e-mail, enz.

Bovendien betekent de Belgische diplomatieke of consulaire post of de externe dienstverlener21 deze beslissing aan de betrokkene.

3.2.5. Categorieën van ontvangers:

De persoonsgegevens die bij de aanvrager verzameld worden en door de Dienst Vreemdelingenzaken en de Directie-generaal Consulaire Zaken verwerkt worden, kunnen aan de volgende categorieën van ontvangers doorgegeven worden:

a. de Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland, om de aanvrager te identificeren en de behandeling van zijn aanvraag voor een visum kort verblijf (« visum C ») te verzekeren;

b. de externe dienstverleners op wie de Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx een beroep doet voor de indiening van de aanvragen voor een visum kort verblijf (« visum C »);

18 In functie van het feit of de aanvraag voor een visum kort verblijf door de Belgische diplomatieke of consulaire post of de Dienst Vreemdelingenzaken wordt behandeld.

19 Artikel 17, paragraaf 2, van de Overeenkomst ter uitvoering van het tussen de regeringen van de staten van de Benelux Economische Unie, de Bondsrepubliek Duitsland en de Franse Republiek op 14 juni 1985 te Schengen gesloten akkoord betreffende de geleidelijke afschaffing van de controles aan de gemeenschappelijke grenzen. Artikel 4, paragrafen 5 en 31, van de verordening (EG) 810/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode (visumcode).

20 Artikel 16, paragraaf 3, van de verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening). Beschikking van de Commissie van 5 mei 2009 tot vaststelling van maatregelen voor de tenuitvoerlegging van het raadplegingsmechanisme en de andere procedures bedoeld in artikel 16 van Verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening) 21 De externe dienstverlener is nooit op de hoogte van de inhoud van de genomen beslissing.

c. de autoriteiten die belast zijn met de controle aan de buitengrenzen van het Schengengebied, om de aanvrager (de houder van het visum kort verblijf) te identificeren en zijn toegang tot het Schengengebied en/of het grondgebied van het Koninkrijk België te controleren;

d. de Belgische gemeenten, om de aanvrager (de houder van het visum kort verblijf) te identificeren, zijn toegang tot het Schengengebied en/of het grondgebied van het Koninkrijk België te controleren en zijn verblijf op te volgen (met inbegrip van zijn eventuele verwijdering van het grondgebied van het Koninkrijk);

e. de door de Dienst Vreemdelingenzaken aangeduide advocaten, om te zorgen voor de verdediging van de Dienst Vreemdelingenzaken voor de gerechten waar de aanvrager een beroep kan instellen tegen de beslissingen die door de Dienst Vreemdelingenzaken jegens hem zijn genomen;

x. xx Xxxx voor Vreemdelingenbetwistingen en de Raad van State, om te zorgen voor de verdediging van de Dienst Vreemdelingenzaken voor de gerechten waar de aanvrager een beroep kan instellen tegen de beslissingen die door de Dienst Vreemdelingenzaken jegens hem zijn genomen ;

g. de centrale autoriteiten van de andere lidstaten, teneinde de door deze andere lidstaten voorziene verplichting te respecteren om hen op voorhand raadplegen, indien het gaat om aanvragen die worden ingediend door onderdanen van bepaalde derde landen of door bepaalde categorieën van deze onderdanen22 en/of om hen informatie te verstrekken over de visa die aan onderdanen van bepaalde derde landen of aan bepaalde categorieën van deze onderdanen worden afgegeven23 ;

h. de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de Programmatorische overheidsdienst maatschappelijke integratie, om de recuperatie van de aan de aanvrager toegekende sociale bijstand bij de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming ondertekend heeft te verzekeren;

i. De Federale Overheidsdienst Financiën, zodat men zich er, enerzijds, van kan verzekeren dat de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming24 van de aanvrager ondertekend heeft solvabel is, en men zich, anderzijds, kan verzekeren van de « gedwongen » recuperatie van de kosten van gezondheidszorgen, verblijf en verwijdering bij de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming ondertekend heeft25 ;

x. xx xxxxxxxxxx van de sociale zekerheid, zodat men zich ervan kan verzekeren dat de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming26 van de aanvrager ondertekend heeft solvabel is.

3.2.6. Duur van bewaring van de gegevens:

a. Duur van bewaring van de gegevens in het « VIS » :

De persoonsgegevens die in het « VIS » geregistreerd worden, worden voor ten hoogste vijf jaar bewaard, en dit onverminderd een vervroegde en onmiddellijke verwijdering van deze gegevens, indien de betrokken persoon de nationaliteit van een lidstaat van de Europese Unie verkrijgt of indien de beslissing tot weigering van een visum door een rechter is vernietigd, voor zover deze beslissing definitief is geworden.27

22 Artikel 22 van de verordening (EG) 810/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode (visumcode).

23 Artikel 31 van de verordening (EG) 810/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode (visumcode).

24Bijlage 3bis van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

25Bijlage 3bis van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

26Bijlage 3bis van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

27 Artikelen 23 en 25 van de verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening).

b. Xxxx xxx xxxxxxxx van de gegevens in de nationale databanken:

De biometrische gegevens die tijdens een aanvraag voor een visum kort verblijf worden geregistreerd, worden gedurende tien jaar bewaard.28 De andere persoonsgegevens die tijdens een dergelijke aanvraag worden geregistreerd worden gedurende vijfenzeventig jaar bewaard, overeenkomstig de instructies die door het Rijksarchief gegeven worden. Na deze termijn van vijfenzeventig jaar worden de gegevens aan het Rijksarchief overgedragen of, na toestemming van de algemeen Rijksarchivaris, vernietigd.

c. Duur van bewaring van de gegevens door de externe dienstverleners:

De persoonsgegevens die door de externe dienstverleners verzameld worden, worden door deze dienstverleners tot de afsluiting van de visumaanvraagprocedure of totdat ze van de diplomatieke of consulaire post feedback ontvangen over de visumaanvraag, bewaard.

3.3. Respectieve rollen en respectieve verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijken :

3.3.1. Indiening van de aanvraag:

De verwerkingen van persoonsgegevens die tijdens de indiening van een visumaanvraag uitgevoerd worden, vinden onder de verantwoordelijkheid van de Directie-generaal Consulaire Zaken plaats, en dit ongeacht het feit of de aanvraag bij een Belgische diplomatieke of consulaire post of bij een externe dienstverlener wordt ingediend.

De in punt 5.1 bedoelde « brochure » die de betrokken personen informeert over de rechten die door de AVG29 en de VIS-verordening30 aan hen worden verleend, wordt echter door de Dienst Vreemdelingenzaken opgesteld. Deze informatie wordt aan de betrokken personen meegedeeld wanneer hun visumaanvraag in « Visa On Web » wordt ingediend.

De externe dienstverleners zijn exclusieve onderaannemers31 van de Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx. Bijgevolg is de Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx als enige verantwoordelijk voor het respecteren van de in artikel 28 van de AVG voorziene verplichtingen.

« Visa On Web », « e-appointment » en « Visanet » worden door de Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx ontwikkeld en de Directie-generaal zorgt voor hun onderhoud. Bijgevolg is ze ervoor verantwoordelijk dat ze in overeenstemming zijn met de AVG.

3.3.2. Afnemen van biometrische gegevens:

Deze verwerking van persoonsgegevens vindt onder de verantwoordelijkheid van de Directie-generaal Consulaire Zaken plaats en dit ongeacht het feit of de biometrische gegevens bij een Belgische diplomatieke of consulaire post of een externe dienstverlener worden afgenomen.

28Koninklijk besluit van 21 april 2007 houdende vaststelling van de termijn gedurende welke de biometrische gegevens, die in het kader van artikel 30bis van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen werden afgenomen, dienen bewaard te worden.

29 Artikelen 12 tot 14 van de algemene verordening gegevensbescherming.

30 Artikel 37 van de verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening) 31 Artikel 4,8) van de algemene verordening gegevensbescherming.

De vingerafdrukken die tijdens een aanvraag voor een visum kort verblijf verzameld worden, worden in het « VIS » geregistreerd. De verzending van deze vingerafdrukken naar de « Message Broker », met name met het oog op hun registratie in het « VIS », vindt onder de verantwoordelijkheid van de Directie-generaal Consulaire Zaken plaats. De Dienst Vreemdelingenzaken is verantwoordelijk voor de rest van de operatie (vanuit de « Message Broker » tot het « VIS » en/of « Evibel »).

Algemene overwegingen met betrekking tot de « Message Broker » :

De « Message Broker » bestaat uit de volgende producten : « Biztalk » en « Sentinet ». De Dienst Vreemdelingenzaken heeft het beheer van deze « Message Broker » aan de Directie ICT van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken toevertrouwd. Deze Directie ICT is de exclusieve onderaannemer van de Dienst Vreemdelingenzaken. Bijgevolg is de Dienst Vreemdelingenzaken als enige verantwoordelijk voor het respecteren van de in artikel 28 van de AVG voorziene verplichtingen.

3.3.3. Behandeling van de visumaanvraag:

Tot de « Message Broker » vindt de verzending van de persoonsgegevens naar de Dienst Vreemdelingenzaken onder de verantwoordelijkheid van de Directie-generaal Consulaire Zaken plaats. De verzending van de persoonsgegevens naar de Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx vindt daarentegen enkel onder de verantwoordelijkheid van de Dienst Vreemdelingenzaken plaats.

De verzending van de persoonsgegevens naar het « VIS » vindt onder de verantwoordelijkheid van de Directie-generaal Consulaire Zaken of de Dienst Vreemdelingenzaken plaats, in functie van de autoriteit die tot de verzending overgaat. De verantwoordelijkheid van de Directie-generaal Consulaire Zaken is beperkt tot de verzending van de genoemde gegevens tot de « Message Broker ».

Het gebruik van het « VIS » voor het behandelen van de aanvragen en het nemen van de beslissingen die er betrekking op hebben evenals voor de voorafgaande raadpleging van de centrale autoriteiten van andere lidstaten vindt onder de verantwoordelijkheid van de Dienst Vreemdelingenzaken of de Directie-generaal Consulaire Zaken plaats, al naargelang de aanvraag door de Dienst Vreemdelingenzaken dan wel door de Belgische diplomatieke of consulaire posten behandeld wordt.

De registratie van de uit het « VIS » gehaalde persoonsgegevens in « Evibel » vindt enkel onder de verantwoordelijkheid van de Dienst Vreemdelingenzaken plaats.

3.3.4. Beslissing met betrekking tot de visumaanvraag :

De verwerkingen van persoonsgegevens die tijdens het nemen van een beslissing uitgevoerd worden, vinden onder de verantwoordelijkheid van de Dienst Vreemdelingenzaken of de Directie-generaal Consulaire Zaken plaats, naargelang de beslissing door de Dienst Vreemdelingenzaken dan wel door de Belgische diplomatieke of consulaire posten wordt genomen.

De Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx is als enige verantwoordelijk voor de registratie van de informatie met betrekking tot het nemen van een beslissing (en niet de inhoud van de beslissing) in de applicatie die ontwikkeld werd door de externe dienstverleners.

3.3.5. Kennisgeving van de beslissing :

De Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx is als enige verantwoordelijk voor de verwerkingen van persoonsgegevens die in het kader van de kennisgeving van de beslissing aan de betrokken persoon uitgevoerd worden.

4. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN HET KADER VAN EEN AANVRAAG VOOR LANG VERBLIJF, MET UITZONDERING VAN EEN AANVRAAG VOOR EEN GECOMBINEERDE VERGUNNING32 :

4.1. Rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens:

De persoonsgegevens die in het kader van een aanvraag voor een visum lang verblijf verzameld worden, zijn niet enkel noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting waartoe zowel de Dienst Vreemdelingenzaken als de Directie-generaal Consulaire Zaken gehouden zijn, maar ook, in het algemeen, voor de uitvoering van een opdracht van openbaar belang of kaderend in de uitoefening van het openbaar gezag waarover ze beschikken, namelijk de toepassing van de Belgische migratiewetgeving. In dat verband zijn de belangrijkste teksten:

1. wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen;

2. koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

4.2. Kenmerken van de verwerking van persoonsgegevens:

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken bepalen de kenmerken als volgt:

4.2.1. Categorieën van betrokken personen:

De betrokken personen zijn de onderdanen van derde landen die een aanvraag voor een visum lang verblijf indienen bij de Belgische diplomatieke en consulaire posten.

4.2.2. Soort persoonsgegevens die verwerkt worden:

De volgende persoonsgegevens worden bij de aanvrager verzameld33 :

a. achternaam en voorna(a)m(en)

b. datum, plaats en land van geboorte;

c. nationaliteit;

d. geslacht;

e. burgerlijke staat: alleenstaand, gehuwd, wettelijk samenwonend, gescheiden van tafel en bed, gescheiden, weduwnaar (weduwe), overige;

f. huidig beroep;

g. adres;

h. telefoonnummer;

i. e-mailadres;

j. soort reisdocument: gewoon paspoort, diplomatiek paspoort, dienstpaspoort, officieel paspoort, speciaal paspoort, ander reisdocument + nummer, datum van afgifte, vervaldatum en autoriteit die het reisdocument afgeeft;

k. achternaam, voorna(a)m(en), nationaliteit, adres, telefoonummer en mailadres van de persoon die het ouderlijk gezag of de voogdij over de minderjarige aanvrager uitoefent;

l. foto van de aanvrager;

m. vingerafdrukken van de aanvrager34 ;

32 De verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van een aanvraag voor een gecombineerde vergunning maken het voorwerp uit van een specifiek protocol.

33 Het gaat om de gegevens die vermeld worden op het formulier voor een « aanvraag van een visum D voor België (nationaal visum lang verblijf) ».

34Artikel 30bis van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

n. doel van het verblijf in België : werk; [aard van de activiteit (werknemer in loondienst, zelfstandige, Europese blauwe kaart, onderzoeker die over een gastovereenkomst beschikt, uitgenodigde onderzoeker/professor, ondernemingsstage, bedienaar van een eredienst, au pair, andere), gegevens van de werkgever, van de gastinstelling of van de gastorganisatie (naam, ondernemingsnummer/KBO, e-mailadres)] – gezinshereniging [familieband met de begeleide of vervoegde persoon, persoonsgegevens met betrekking tot de begeleide of vervoegde persoon (achternaam, voornaam, identificatienummer in het rijksregister, geboortedatum, nationaliteit, adres] – studies [soort studies (hogere studies in een openbare instelling of privé-instelling , voorbereidend jaar op het hoger onderwijs, stage in het kader van studies die in het buitenland gevolgd worden, uitwisseling van studenten, beurs, andere), gegevens met betrekking tot de gastinstelling (naam, ondernemingsnummer/KBO, e- mailadres)] – andere reden [humanitair, voogdij, rentenier, « vakantiewerk »-programma, langdurig ingezetene in een andere lidstaat, machtiging om terug te keren, andere] ;

o. datum en plaats van indiening van de aanvraag;

p. nummer van de aanvraag voor een visum lang verblijf;

q. naam van de persoon die voor het dossier verantwoordelijk is;

r. handtekening van de aanvrager of van de persoon die over het ouderlijk gezag beschikt of van de wettelijke voogd;

4.2.3. Doeleinden van de verwerking:

De verzamelde persoonsgegevens worden met name voor de volgende doeleinden verwerkt:

a. overgaan tot de identificatie van de aanvrager;

b. de behandeling van de door de aanvrager ingediende aanvraag voor een visum lang verblijf verzekeren;

c. de solvabiliteit van de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming ondertekend heeft, controleren35 ;

d. de toegang van de aanvrager tot het Schengengebied en het grondgebied van het Koninkrijk België controleren;

e. de opvolging van het verblijf van de aanvrager op het grondgebied van het Koninkrijk België verzekeren, met inbegrip van zijn eventuele vasthouding en verwijdering van het grondgebied;

g. de recuperatie verzekeren van de sociale bijstand die door de Openbare centra voor maatschappelijk welzijn werd toegekend aan de aanvrager en van de kosten van gezondheidszorgen, verblijf en verwijdering van de aanvrager bij de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming36 ondertekend heeft;

h. opsporen, vaststellen en opvolgen van de strafrechtelijke en administratieve inbreuken die zijn bepaald in de wetgeving over de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen en in de wetgeving over de tewerkstelling van buitenlandse werknemers;

i. zich ervan verzekeren dat de bijdrage die tot doel heeft de administratieve kosten in verband met het behandelen van de ingediende verblijfsaanvraag te dekken betaald is.

35 Bijlage 32 van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen

36 Bijlage 32 van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen

4.2.4. Middelen voor de verwerking:

a. INDIENING VAN DE VISUMAANVRAAG EN VERZAMELING VAN DE PERSOONSGEGEVENS:

De in punt 3.1.3 bedoelde persoonsgegevens worden rechtstreeks bij de betrokken persoon (visumaanvrager) verzameld, door middel van het aanvraagformulier voor een visum lang verblijf. Dit formulier wordt elektronisch (door middel van de « Visa On Web »-applicatie) of in papieren vorm ingevuld.

Na het genoemde formulier te hebben ingevuld biedt de betrokken persoon zich bij de Belgische diplomatieke of consulaire post of bij de aangeduide externe dienstverlener aan of maakt een afspraak met hen. Indien er een afspraak wordt gemaakt kan dit door middel van de « e-appointment »- applicatie worden gedaan37.

b. AFNAME VAN BIOMETRISCHE GEGEVENS:38

Indien de aanvraag via een door de Directie-generaal Consulaire Zaken aangeduide externe dienstverlener wordt ingediend, neemt deze dienstverlener de biometrische gegevens (foto en vingerafdrukken) van de aanvrager af door middel van zijn applicatie en zijn materiaal. Deze biometrische gegevens (en de andere persoonsgegevens) worden vervolgens in « Visanet » geregistreerd.

Indien de aanvraag echter bij een Belgische diplomatieke of consulaire post wordt ingediend, worden de genoemde biometrische gegevens rechtstreeks afgenomen en in « Visanet » geregistreerd.

c. BEHANDELING VAN DE VISUMAANVRAAG:

Alle persoonsgegevens die door de Belgische diplomatieke of consulaire posten of door de externe dienstverleners worden verzameld, worden in « Visanet » geregistreerd en voor de verwerking van de visumaanvraag naar de Dienst Vreemdelingenzaken doorgestuurd. Bij de Dienst Vreemdelingenzaken worden deze gegevens in « Evibel » geregistreerd.

Naargelang het geval wordt de visumaanvraag door de Belgische diplomatieke of consulaire posten of door de Dienst Vreemdelingenzaken behandeld.

Indien de visumaanvraag door de Dienst Vreemdelingenzaken wordt behandeld, stuurt de Belgische diplomatieke of consulaire post het papieren dossier, per diplomatieke post of per mail, naar de Dienst Vreemdelingenzaken. Dit papieren dossier wordt door de Dienst Vreemdelingenzaken gescand en in

« Evibel » geregistreerd.

d. BESLISSING MET BETREKKING TOT DE VISUMAANVRAAG :

Wanneer de beslissing met betrekking tot de visumaanvraag door een diplomatieke of consulaire post wordt genomen, wordt de beslissing in « Visanet » geregistreerd en naar de Dienst

37 De « e-appointment »-applicatie is verbonden met « Visa On Web » en de persoonsgegevens die in « Visa On Web » worden ingevoerd worden automatisch opgenomen in « e-appointement ».

38Artikel 30bis van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

Vreemdelingenzaken gestuurd. Daar wordt ze in « Evibel » geregistreerd. Wanneer ze door de Dienst Vreemdelingenzaken wordt genomen, wordt ze zowel in « Evibel » als in « Visanet » geregistreerd, zodat de bevoegde diplomatieke of consulaire post ervan op de hoogte wordt gebracht.

Indien de aanvraag bij een externe dienstverlener werd ingediend, wordt de informatie met betrekking tot de beslissing ook in de door de externe dienstverlener ontwikkelde applicatie geregistreerd.

e. KENNISGEVING VAN DE BESLISSING :

Bovendien betekent de Belgische diplomatieke of consulaire post of de externe dienstverlener39 deze beslissing aan de betrokkene.

4.2.5. Categorieën van ontvangers:

De persoonsgegevens die bij de aanvrager verzameld worden en door de Dienst Vreemdelingenzaken en de Directie-generaal Consulaire Zaken verwerkt worden, kunnen, met name, aan de volgende categorieën van ontvangers doorgegeven worden:

a. de Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland, om de aanvrager te identificeren en de behandeling van zijn aanvraag voor een visum lang verblijf te verzekeren;

b. de dienstverleners op wie de Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx een beroep doet voor de indiening van de aanvragen voor een visum lang verblijf;

c. de autoriteiten die belast zijn met de controle aan de buitengrenzen van het Schengengebied, om de aanvrager (de houder van het visum lang verblijf) te identificeren en zijn toegang tot het Schengengebied en/of het grondgebied van het Koninkrijk België te controleren;

d. de Belgische gemeenten, om de aanvrager (de houder van het visum lang verblijf) te identificeren, zijn toegang tot het Schengengebied en/of het grondgebied van het Koninkrijk België te controleren en zijn verblijf op te volgen (met inbegrip van zijn eventuele verwijdering van het grondgebied van het Koninkrijk);

e. de door de Dienst Vreemdelingenzaken aangeduide advocaten, om te zorgen voor de verdediging van de Belgische Staat voor de gerechten waar de aanvrager een beroep kan instellen tegen de beslissingen die door de Dienst Vreemdelingenzaken jegens hem zijn genomen;

x. xx Xxxx voor Vreemdelingenbetwistingen, de Raad van State, de Raadkamer, de Kamer van inbeschuldigingstelling, om te zorgen voor de verdediging van de Belgische Staat voor de gerechten waar de aanvrager een beroep kan instellen tegen de beslissingen die door de Dienst Vreemdelingenzaken jegens hem zijn genomen;

g. de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de Programmatorische overheidsdienst maatschappelijke integratie, om de recuperatie van de aan de aanvrager toegekende sociale bijstand bij de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming ondertekend heeft te verzekeren;

h. de Federale Overheidsdienst Financiën, zodat men zich er, enerzijds, van kan verzekeren dat de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming40 ondertekend heeft solvabel is, en men zich, anderzijds, kan verzekeren van de « gedwongen » recuperatie van de kosten van

39 De externe dienstverlener is nooit op de hoogte van de inhoud van de genomen beslissing.

40Bijlage 3bis van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

gezondheidszorgen, verblijf en verwijdering van de aanvrager bij de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming ondertekend heeft41 ;

i. de instanties van de sociale zekerheid, om zich te vergewissen van de solvabiliteit van de persoon die een verbintenis tot tenlasteneming onderschreven heeft42, om zich ervan te vergewissen dat de voorwaarden met betrekking tot het beschikken over, enerzijds, toereikende bestaansmiddelen om niet ten laste te zijn of te worden van het sociale bijstandsstelsel van het Rijk, en, anderzijds, een ziektekostenverzekering die alle risico's op het grondgebied van het Rijk dekt, vervuld worden;

j. de Federale Overheidsdienst Economie, Middenstand en Energie, de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, het Waals Gewest, het Vlaams Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Duitstalige Gemeenschap, om zich ervan te vergewissen dat de aanvrager over de noodzakelijke machtigingen beschikt om op het grondgebied van het Rijk te werken (of dat hij daarvan vrijgesteld is) ;

x. de onderwijsinstellingen en de onderzoeksorganismen, om zich ervan te vergewissen dat de aanvrager wel degelijk als student bij hen is ingeschreven;

l. het openbaar ministerie (parket van de procureur des Konings), om zijn advies over de waarachtigheid van de verwantschaps- of huwelijksband te bekomen.

4.2.6. Duur van bewaring van de gegevens:

a. Xxxx xxx xxxxxxxx van de gegevens door de Dienst Vreemdelingenzaken en door de Directie- generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx in hun databank:

De biometrische gegevens die tijdens een visumaanvraag worden geregistreerd, worden gedurende tien jaar bewaard.43 De andere persoonsgegevens die tijdens een dergelijke aanvraag worden geregistreerd, worden gedurende vijfenzeventig jaar bewaard, overeenkomstig de instructies die door het Rijksarchief gegeven worden. Na deze termijn van vijfenzeventig jaar worden de gegevens aan het Rijksarchief overgedragen of, na toestemming van de algemeen Rijksarchivaris, vernietigd.

b. Duur van bewaring van de gegevens door de externe dienstverleners:

De persoonsgegevens die door de externe dienstverleners verzameld worden, worden door deze dienstverleners bewaard tot de afsluiting van de visumaanvraagprocedure of totdat ze van de diplomatieke of consulaire post feedback ontvangen over de visumaanvraag.

4.3. Respectieve rollen en respectieve verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijken

4.3.1. Indiening van de visumaanvraag:

Het aanvraagformulier voor een visum lang verblijf wordt echter door de Dienst Vreemdelingenzaken opgesteld.

41Bijlage 3bis van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

42Bijlage 3bis van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

43Koninklijk besluit van 21 april 2007 houdende vaststelling van de termijn gedurende welke de biometrische gegevens, die in het kader van artikel 30bis van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen werden afgenomen, dienen bewaard te worden.

De externe dienstverleners zijn exclusieve onderaannemers44 van de Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx. Bijgevolg is de Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx als enige verantwoordelijk voor het respecteren van de in artikel 28 van de AVG voorziene verplichtingen.

4.3.2. Afname van biometrische gegevens:

Deze verwerking van persoonsgegevens vindt onder de verantwoordelijkheid van de Directie-generaal Consulaire Zaken plaats, en dit ongeacht het feit of de biometrische gegevens bij een Belgische diplomatieke of consulaire post of een externe dienstverlener worden afgenomen.

De vingerafdrukken die tijdens een aanvraag voor een visum lang verblijf worden verzameld, worden echter in een « AFIS »-databank45 verzameld. De Dienst Vreemdelingenzaken zorgt voor de ontwikkeling en het onderhoud van deze databank. Bijgevolg moet de Dienst Vreemdelingenzaken ervoor zorgen dat de databank in overeenstemming is met de AVG.

4.3.3. Behandeling van de visumaanvraag:

4.3.4. Beslissing met betrekking tot de visumaanvraag :

De verwerkingen van persoonsgegevens die tijdens het nemen van een beslissing uitgevoerd worden, vinden onder de verantwoordelijkheid van de Dienst Vreemdelingenzaken of de Directie-generaal Consulaire Zaken plaats, al naargelang de beslissing door de Dienst Vreemdelingenzaken dan wel door de Belgische diplomatieke of consulaire posten wordt genomen.

4.3.5. Kennisgeving van de beslissing :

5. VERHOUDING MET DE BETROKKEN PERSONEN: 5.1. INFORMATIE VAN DE BETROKKEN PERSONEN :

44 Artikel 4,8) van de algemene verordening gegevensbescherming.

45 Automated Fingerprint Identification System/Automatisch vingerafdrukidentificatiesysteem.

De betrokkene zal de vereiste informatie op het moment van de verzameling van de persoonsgegevens ontvangen wanneer die bij betrokkene verzameld wordt, of binnen de vereiste termijnen, wanneer ze niet bij betrokkene verzameld wordt, en dit overeenkomstig de artikelen 12 tot 14 van de AVG en artikel 37 van de VIS-verordening46.

De partijen komen overeen dat deze informatie volgens de volgende regels zal worden verstrekt:

a. aanvraag visum kort verblijf : bij wijze van aanvulling van de inlichtingen op het aanvraagformulier voor een visum kort verblijf47. Deze informatie zal door middel van een specifieke « brochure », die door de Dienst Vreemdelingenzaken wordt opgesteld, aan de betrokken personen verstrekt worden. Deze informatie wordt aan de betrokken personen meegedeeld wanneer hun visumaanvraag in « Visa On Web » wordt ingediend.

b. aanvraag visum lang verblijf : deze informatie werd in het aanvraagformulier voor een visum lang verblijf geïntegreerd.

5.2. Uitoefening van de rechten van de betrokken personen – verantwoordelijkheid :

De personen wier persoonsgegevens verwerkt worden, kunnen de rechten uit hoofde van de AVG met betrekking tot en jegens de verwerkingsverantwoordelijken uitoefenen. Dit geldt ook voor de rechten uit hoofde van de VIS-verordening.48

De verwerkingsverantwoordelijken verlenen elkaar wederzijdse bijstand in het kader van de uitoefening van de rechten die aan de betrokken personen worden toegekend. Deze bijstand wordt verleend zodra een van de verwerkingsverantwoordelijken daarom vraagt.

5.3. Contactpunt voor de betrokkenen:

De partijen duiden het volgende contactpunt aan voor betrokkenen wier persoonsgegevens verwerkt worden:

a. indien betrokkene zich in het buitenland bevindt: de Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx, en meer in het bijzonder haar functionaris voor gegevensbescherming (« DPO ») ;

b. indien betrokkene zich in België bevindt: de Dienst Vreemdelingenzaken, en meer in het bijzonder zijn functionaris voor gegevensbescherming (« DPO »).

5.4. Terbeschikkingstelling aan de betrokkenen:

Dit akkoord zal op de website van de Dienst Vreemdelingenzaken en die van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking ter beschikking worden gesteld aan betrokkenen.

6. VEILIGHEIDSMAATREGELEN:

Overeenkomstig de artikelen 32 tot 34 van de AVG moeten de Directie-generaal Consulaire Zaken en de Dienst Vreemdelingenzaken de persoonsgegevens die in het kader van de visumaanvragen verwerkt worden, beschermen tegen alle inbreuken die, onopzettelijk of opzettelijk, kunnen leiden tot het

46 Verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening).

47 Bijlage I van de verordening (EG) nr. 810/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode (Visumcode).

48 Verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening).

verlies, de vernietiging, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang tot deze gegevens.

De veiligheidsmaatregelen die moeten worden genomen bestaan met name uit:

x. xx xxxxxx van een gedocumenteerd en gevalideerd informatieveiligheidsbeleid, toegankelijk voor de betrokken medewerkers;

b. de opstelling van een driejaarlijks actieplan voor informatieveiligheid49 dat als doel heeft het veiligheidsniveau van de gegevens te verhogen, door naar relevante normen, zoals de ISO 27001-, 27002-, 27004-, 27005- en 27008-normen, te verwijzen;

c. de aanwijzing van een informatieveiligheidsadviseur;50

d. de aanwijzing van een functionaris voor gegevensbescherming (« DPO »); 51

e. gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen;52

f. de uitvoering, indien er sprake is van een gezamenlijke behoefte, van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (« DPIA »);53

g. het sensibiliseren en informeren van de medewerkers met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, de risico’s die zich voordoen bij de verwerking, het beleid en de rol van de medewerkers.

De partijen houden de documenten met betrekking tot de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen die zijn ingesteld in het kader van de verwerkingen van persoonsgegevens, zoals bedoeld in dit protocol, voor elkaar ter beschikking. Ze brengen elkaar op de hoogte van de belangrijkste wijzigingen die aan deze documenten worden aangebracht.

6.1. Inbreuken in verband met de persoonsgegevens :

Indien de Dienst Vreemdelingenzaken of de Directie-generaal Consulaire Zaken op de hoogte is van een inbreuk in verband met verwerkte persoonsgegevens die een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen brengt deze dienst de gegevensbeschermingsautoriteit daarvan zo snel mogelijk, en uiterlijk tweeënzeventig uur nadat hij er kennis van heeft genomen, op de hoogte.54

De partij die van een dergelijke inbreuk op de hoogte is, brengt bovendien de andere partij, meer bepaald haar DPO, wiens gegevens in het onderstaande punt 7 vermeld worden, daar zo snel mogelijk van op de hoogte.

Indien de inbreuk een impact heeft op de beschikbaarheid van de informatiesystemen en/of communicatiesystemen informeert de partij die daarvan op de hoogte is tevens de informaticadienst van de andere partij. De gegevens van de respectievelijke informaticadiensten worden hieronder vermeld:

a. Informaticadienst van de Dienst Vreemdelingenzaken:

b. Informaticadienst van de Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx:

6.2. AUDIT:

De partijen organiseren periodiek audits met betrekking tot de verwerkingen van persoonsgegevens en de informatiesystemen waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Deze audits worden door de « DPO's »

49 Artikel 7 van het koninklijk besluit van 17 maart 2013 betreffende de veiligheidsadviseurs ingevoerd door de wet van 15 augustus 2012 houdende oprichting en organisatie van een federale dienstenintegrator.

50 Koninklijk besluit van 17 maart 2013 betreffende de veiligheidsadviseurs ingevoerd door de wet van 15 augustus 2012 houdende oprichting en organisatie van een federale dienstenintegrator.

51 Artikel 37 en volgende van de AVG.

52 Artikel 25 van de AVG.

53 Artikel 35 van de AVG.

54 Artikel 33 van de AVG.

of in samenwerking met hen uitgevoerd. Naast het feit dat de partijen elkaar helpen bij de uitvoering van deze audits kunnen ze overeenkomen om deze audits gezamenlijk uit te voeren, volgens de door hen bepaalde regels.

Indien de resultaten van de audit elementen naar voor brengen betreffende de verwerkingen van persoonsgegevens en/of de informatiesystemen waarvoor de andere partij verantwoordelijk is, wordt de andere partij daarvan op de hoogte gebracht door de partij die de audit heeft laten uitvoeren.

7. GEGEVENS VAN DE FUNCTIONARISSEN VOOR GEGEVENSBESCHERMING (« DPO ») :

a. Dit zijn de gegevens van de functionaris voor gegevensbescherming van de Dienst Vreemdelingenzaken:

Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Dienst Vreemdelingenzaken Xxxxxxxxxxx, 00

1000 Brussel

E-mail: dpo.dvzoe[at]xxx.xxxx.xx Telefoon: + 32 2 793 80 00

b. Dit zijn de gegevens van de functionaris voor gegevensbescherming van de Directie-generaal Xxxxxxxxxx Xxxxx:

Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Directie-generaal Consulaire Zaken

Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00

1000 Brussel

E-mail : xxxxxx.fourman[at]xxxxxxxx.xxx.xx Telefoon: + 32 2 501 34 46

8. XXXX, EVALUATIE EN HERZIENING:

Dit akkoord zal gedurende de volledige duur van de verwerking van de persoonsgegevens waarvan sprake, van kracht zijn. Het akkoord zal deze gezamenlijke verwerking te allen tijde, ook na afloop ervan, regelen.

Dit protocol zal na een termijn van één jaar het voorwerp uitmaken van een evaluatie. In geval van belangrijke reglementaire, technische of organisatorische wijzigingen of wijzigingen die betrekking hebben op de processen, zal er ook een evaluatie plaatsvinden. Bovendien kan er een evaluatie worden uitgevoerd op verzoek van één van de partijen.

Het protocol zal, indien nodig, in functie van de resultaten van deze evaluaties worden aangepast.

Gedaan te Brussel,

De Minister van Asiel en Migratie,

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Xxxxxx XX XXXXX

Xxxxxx XXXXXXXX.

Document Metadata

Table of Contents

AKKOORD INZAKE DE GEZAMENLIJKE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Document Metadata