Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en Cultuurconnect vzw 2024-2025
VR 2023 2212 DOC.1844/2
Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en Cultuurconnect vzw 2024-2025
Tussen
de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering in de persoon van de xxxx Xxx Xxxxxx, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management
en
Cultuurconnect vzw, vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxxx, voorzitter en Xxxxx Xxxx, IT directeur en waarnemend algemeen directeur,
wordt overeengekomen wat hierna volgt:
TITEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN EN BELEIDSKADER
Artikel 1 Voorwerp
Deze beheersovereenkomst regelt de voorwaarden en de modaliteiten betreffende de subsidiëring van Cultuurconnect vzw door de Vlaamse Gemeenschap.
Artikel 2 Duur
De overeenkomst gaat in op 1 januari 2024 en loopt tot en met 31 december 2025. Artikel 3 Wettelijk en reglementair kader
Deze overeenkomst kadert in de uitvoering van artikelen 3, 6, 8 en 10 van het decreet van 23 juni 2023 tot structurele subsidiëring van kernorganisaties om de digitale transformatie van de cultuursector aan te sturen (hierna: ‘decreet digitale transformatie’)..
TITEL 2 VERPLICHTINGEN EN VERBINTENISSEN VAN CULTUURCONNECT VZW
Art. 4. Wijze van uitvoering
Cultuurconnect vzw verbindt zich ertoe de opdrachten vermeld in artikelen 3 en 6 van het decreet tot structurele subsidiëring van kernorganisaties om de digitale transformatie van de cultuursector aan te sturen als volgt uit te voeren.
Cultuurconnect vzw ondersteunt cultuurorganisaties, met de klemtoon op openbare bibliotheken en cultuur- en gemeenschapscentra bij hun digitale transformatie en draagt op die manier bij aan de ontwikkeling van een toekomstgerichte cultuurpraktijk.
Om deze strategische doelstelling uit te voeren:
1° zet Cultuurconnect vzw kennisbevorderende trajecten uit;
2° zet Cultuurconnect vzw in op innovatie via proefprojecten in samenwerking met cultuurprofessionals;
3° schaalt Cultuurconnect vzw succesvolle proefprojecten op tot bovenlokale diensten waarop andere cultuurorganisaties kunnen intekenen;
4° zorgt Cultuurconnect vzw voor een kwalitatieve exploitatie van de digitale bibliotheek en de via proefprojecten bekomen bovenlokale dienstverlening in een coöperatief beslissings- en beheersmodel met deelnemende cultuurorganisaties.
Cultuurconnect vzw stimuleert de digitale transformatie van de cultuursector en geeft actief mee vorm aan het programma Digitale Transformatie.
Artikel 5 Strategische en operationele doelstellingen
Cultuurconnect vzw ontwikkelt initiatieven met het oog op een aantal strategische doelstellingen (SD) en operationele doelstellingen (OD). Voor de verdere invulling, zie pp. 37-81 van het meerjarenplan dat als bijlage bij deze beheersovereenkomst gaat.
SD 1 Cultuurconnect ontzorgt de openbare bibliotheken met de ontwikkeling en het beheer van een gedeelde digitale infrastructuur, die inzet op een betere en rijkere cultuurparticipatie van het publiek.
- OD 1.1. Beheer en doorontwikkeling van een gedeelde digitale basisinfrastructuur (shared services)
- OD 1.2. Cultuurconnect zorgt voor de ontwikkeling en het centrale beheer van een digitaal collectie-aanbod
- OD 1.3. Cultuurconnect zorgt voor de ontwikkeling en het centrale beheer van een aanbod belevings- en inspiratiediensten.
- OD 1.4. Cultuurconnect zet in op permanente innovatie gericht op de (door)ontwikkeling van nieuwe diensten voor nieuwe noden bij de bibliotheken.
SD 2 Cultuurconnect ontzorgt de gesubsidieerde podiumhuizen met de ontwikkeling en het beheer van een gedeelde digitale infrastructuur, die inzet op een betere en rijkere cultuurparticipatie van het publiek.
- OD 2.1. Ontwikkeling en beheer van een gedeelde digitale basisinfrastructuur (shared services)
- OD 2.2. Cultuurconnect zorgt voor de ontwikkeling en het centrale beheer van een digitaal podiumaanbod
- OD 2.3. Cultuurconnect zorgt voor de ontwikkeling en het centrale beheer van een aanbod belevings- en inspiratiediensten.
- OD 2.4. Cultuurconnect zet in op permanente innovatie gericht op de ontwikkeling van nieuwe diensten voor nieuwe noden bij de podiumhuizen.
SD 3 Cultuurconnect zet in op de verhoging van de digitale maturiteit en de innovatiekracht van de brede cultuursector.
- OD 3.1. Cultuurconnect bereidt de oprichting voor van een kennis- en innovatiecentrum cultuur (KICC)
- OD 3.2. Cultuurconnect organiseert enkele strategisch gekozen opleidingen
SD 4 Cultuurconnect werkt actief mee aan de opmaak en de implementatie van het programma Digitale Transformatie.
- OD 4.1. Cultuurconnect levert een actieve bijdrage aan het tot stand komen van het (ontwerp)programma en de uitvoering ervan
- OD 4.2. Cultuurconnect draagt actief bij aan de operationalisering van de principes van de
visienota (data, architectuur, ethiek, …) en integreert die in haar werking
- OD 4.3. Cultuurconnect bouwt actief internationale netwerken uit en engageert zich als actieve partner bij de indiening van ten minste één project binnen een Europees of internationaal subsidieprogramma
TITEL 3 VERBINTENISSEN VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
Artikel 6 Werkingssubsidie
§1. De Vlaamse Gemeenschap verbindt zich ertoe, binnen de perken van de daartoe in de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap ingeschreven kredieten, voor het jaar 2024 een subsidie van 5.228.314,69 euro en voor het jaar 2025 een subsidie van 7.019.120 euro ter beschikking te stellen van Cultuurconnect vzw, voor de werkingskosten en voor het realiseren van de opdrachten, zoals omschreven in artikel 4 en de doelstellingen zoals omschreven in het goedgekeurde meerjarenplan.
§2. Gezien de voorwaardelijkheid van de uitvoering van het project ‘Digitaal Podium’ wordt in het jaar 2024 505.810,40 euro van de toegekende subsidie voorlopig geblokkeerd, dit wordt uitbetaald na een positieve beslissing van de Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur, die genomen wordt op basis van de evaluatie van dit project. Deze beslissing bevat ook de wijze van uitbetaling. Indien de Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur beslist om het project ‘Digitaal Podium’ niet verder te zetten, kan hij beslissen om deze som, en de som voorzien in het bestedingsplan voor het jaar 2025 voor het project ‘Digitaal Podium’ te herbestemmen.
Het overige subsidiebedrag (4.722.504,29 euro) voor het jaar 2024 wordt als volgt uitbetaald: 45% vanaf 1 februari 2024;
45% na een positief advies van het monitoringcomité dat de bestedingsgraad opvolgt van de projecten die in het bestedingsplan opgenomen zijn (zie § 4). Indien het monitoringcomité een negatief advies geeft, kan de Vlaamse minister bevoegd voor de cultuur beslissen om wat van de in het bestedingsplan voorziene bestedingen niet is uitgegeven of niet in een lopende aanbestedingsprocedure of contractueel is vastgelegd, niet uit te betalen en te herbestemmen. Indien deze beslissing impact heeft op de mogelijkheid om het bestedingsplan in 2025 uit te voeren, dan zal dat in overleg met de overheid geactualiseerd worden;
10% saldo na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.
§3. Het subsidiebedrag voor het jaar 2025 (7.019.120 euro, eventueel verminderd met de subsidie
van 325.073, 70 euro voor het project ‘Digitaal Podium’) wordt als volgt uitbetaald:
45% vanaf 1 februari 2024;
45% na een positief advies van het monitoring comité dat de bestedingsgraad opvolgt van de projecten die in het bestedingsplan opgenomen zijn (zie § 4). Indien het monitoringcomité
een negatief advies geeft, kan de Vlaamse minister bevoegd voor de cultuur beslissen om wat van de in het bestedingsplan voorziene bestedingen niet is uitgegeven of niet in een lopende aanbestedingsprocedure of contractueel is vastgelegd, niet uit te betalen en te herbestemmen; 10% saldo na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.
§4. Het monitoringcomité spreekt zich uit over de voortgang en de prognoses voor de afbouw van de reserves. Het monitoringcomité kan waar nodig bijsturingen uitwerken teneinde de vooropgestelde objectieven te halen, welke aan het Bestuursorgaan van Cultuurconnect ter goedkeuring worden voorgelegd. Het monitoringcomité stelt op 31 oktober 2024 en 31 oktober 2025 vast of 75% van de in dat jaar in het bestedingsplan voorziene bestedingen uitgegeven, in een lopende aanbestedingsprocedure of contractueel vastgelegd zijn en kan op die basis advies geven aan de Vlaamse minister bevoegd voor de cultuur over de uitbetaling van het geheel of
een deel van de tweede schijf van 45% zoals beschreven in § 2 en 3. Het monitoringcomité is als volgt samengesteld: een adviseur van de Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur, een adviseur van de Vlaamse minister, bevoegd voor het budgettair beleid, de vertegenwoordiger bij Cultuurconnect van de Vlaamse Gemeenschap, aangeduid door de Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur (zie artikel 9), een bestuurder van Cultuurconnect, een directielid van Cultuurconnect. Het departement neemt in deze context de rol van technisch expert op.
§5. Voor het jaar 2025 zal de Vlaamse Gemeenschap, binnen de perken van de daartoe in de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap ingeschreven kredieten, de subsidie aanpassen aan de tijdens de begrotingsronde gehanteerde index.
§6. De Vlaamse Gemeenschap kan tijdens de looptijd van deze overeenkomst bijkomende opdrachten geven aan Cultuurconnect vzw. Deze bijkomende opdrachten worden beschreven in een addendum dat wordt gevoegd bij deze overeenkomst.
TITEL 4 VERANTWOORDING EN TOEZICHT
Artikel 7 Verantwoording
Met het oog op controle van deze beheersovereenkomst en op de aanwending van de middelen die de Vlaamse Gemeenschap beschikbaar stelt dient Cultuurconnect vzw uiterlijk op 31 maart een functioneel en financieel verslag in.
Artikel 8 Toezicht door de betrokken overheid
§ 1 De administratie overlegt met Cultuurconnect vzw op regelmatige tijdstippen over de uitvoering van de beheersovereenkomst.
§ 2. Als uit het toezicht ernstige tekortkomingen blijken, kan de Vlaamse Regering een of meerdere maatregelen opleggen zoals opgenomen in artikel 12 van het decreet digitale transformatie.
Artikel 9. Benoeming van een vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap, aangeduid door de Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur
Er wordt een vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap benoemd die de vergaderingen van het bestuursorgaan met raadgevende stem bijwoont. Deze vertegenwoordiger wordt aangeduid door de Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur.
De vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap heeft als taak om de uitvoering van deze beheersovereenkomst op te volgen. De vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap kan hierover aan het bestuursorgaan alle opmerkingen maken die deze nodig acht.
De vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap wordt tijdig op alle vergaderingen van het bestuursorgaan van de organisatie uitgenodigd.
De vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap kan alleen ontzet worden uit zijn functie door de betrokken Vlaamse minister. De vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap blijft zijn functie waarnemen tot de Vlaamse Regering in vervanging voorziet.
De organisatie is ervan op de hoogte dat alle beslissingen genomen door de organisatie die afwijken van deze beheersovereenkomst, binnen een redelijke termijn door de
vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap dienen te worden gemeld met een kopie aan de bevoegde administratie. Als de vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap vaststelt dat een beslissing door het bestuursorgaan wordt genomen die afwijkt van de afspraken in deze beheersovereenkomst, kan hij eventueel ook de uitvoering van deze beslissing tijdelijk laten opschorten. De Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur, nodigt dan binnen de twintig werkdagen de organisatie uit voor een overleg over deze beslissing.
Er zal bovendien op geregelde tijdstippen overleg worden gepleegd tussen de betrokken partijen en de vertegenwoordiger van de Vlaamse Gemeenschap over de uitvoering van deze beheersovereenkomst.
Artikel 10 Indicatoren
Cultuurconnect realiseert in het eerste jaar van deze beheersovereenkomst een nulmeting met betrekking tot onderstaande indicatoren. De rapportering over de voortgang wordt opgenomen in de jaarlijkse verantwoording.
a) het aantal Vlaamse en Brusselse openbare bibliotheken, lokale cultuur- en gemeenschapscentra en podiumhuizen dat door de Vlaamse Gemeenschap gesubsidieerd wordt en dat door het digitale instrumentarium van Cultuurconnect ondersteund wordt;
b) het aantal personen dat met het digitale instrumentarium dat Cultuurconnect aanbiedt aan Vlaamse en Brusselse openbare bibliotheken, lokale cultuur- en gemeenschapscentra en podiumhuizen en dat door de Vlaamse Gemeenschap wordt gesubsidieerd, gestimuleerd wordt in cultuurparticipatie;
Artikel 11 Reservevorming
Voor de aanleg van reserves gelden de bepalingen van artikel 72 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019. Dit artikel bepaalt:
§ 1. Maximaal 20% van het op jaarbasis toegewezen subsidiebedrag kan worden aangewend voor de aanleg van reserves.
De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van de laatst gesubsidieerde werkingsperiode bedragen.
Na motivering kan in een decreet of reglementaire bepaling worden afgeweken van het eerste en het tweede lid.
§ 2. Reserves die ten laste van subsidies aangelegd zijn conform paragraaf 1, mogen alleen worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie is toegekend.
§ 3. Reserves die ten laste van de subsidie zijn aangelegd, worden teruggevorderd op het einde of bij de vervroegde stopzetting van de gesubsidieerde activiteit.
Artikel 12 Uitbetaling van de werkingssubsidie
Voor de uitbetaling van de subsidie gelden de bepalingen van artikel 8 van het besluit van de Vlaamse Regering van 8 september 2023 tot uitvoering van het decreet van 23 juni 2023 tot structurele subsidiëring van kernorganisaties om de digitale transformatie van de cultuursector aan te sturen.
Artikel 13. Opgebouwde reserves van Cultuurconnect vzw
Beide partijen erkennen dat op datum van 31 december 2022 een bedrag van 8.873.754 euro op de passiefzijde van de balans van Cultuurconnect vzw een oorsprong vindt in de overgedragen winst, bestemde fondsen en andere reserves (sociaal passief) en kapitaalsubsidies.
Dit bedrag moet worden ingezet voor de realisatie van doelstellingen zoals opgenomen in deze overeenkomst of de addenda die worden toegevoegd aan deze overeenkomst. Cultuurconnect vzw verbindt zich ertoe deze opgebouwde reserves tijdens de looptijd van deze overeenkomst op een coherente manier af te bouwen tot een aanvaardbaar bedrag. Het bestedingsplan dat Cultuurconnect hiervoor samen met de meerjarenplanning indiende (zie pp. 99-117) maakt onderdeel uit van deze beheersovereenkomst. Dit bestedingsplan kan in overleg met de administratie jaarlijks bijgestuurd worden, de Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur, keurt eventuele wijzigingen aan dit bestedingsplan goed.
Om dat doel te kunnen bereiken wordt het bedrag dat zijn oorsprong vindt in de kapitaalsubsidie (op datum van 31 december 2022 betreft het € 1.561.809,10) onttrokken aan de rubriek “Kapitaalsubsidies” en ondergebracht bij het “Overgedragen Resultaat” op de balans van Cultuurconnect. Op die manier komt dit bedrag zonder oormerking ter beschikking voor de totaliteit van de werking en de uitgaven van Cultuurconnect.
De projecten die op basis van dit bestedingsplan worden vormgegeven, worden afgestemd met het programma Digitale Transformatie.
De verdere ontwikkeling van Digitaal Podium is afhankelijk van de evaluatie van de pilootfase en een positieve beslissing hieromtrent van de Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur. De uitbetaling van 505.810,40 euro subsidie in het jaar 2024 en 325.073,70 euro subsidie in het jaar 2025 voor de uitvoering van het project ‘Digitaal Podium’ is onder voorbehoud van een positieve evaluatie.
Cultuurconnect vzw rapporteert jaarlijks over de besteding van de opgebouwde reserves in het afgelopen jaar. Deze rapportering wordt opgenomen in de jaarlijkse verantwoording.
TITEL 5 SLOTBEPALINGEN
Artikel 14 Communicatie, gebruik van het Nederlands en samenwerking met samenwerkingsverbanden van lokale overheden
§ 1. Cultuurconnect vzw dient het logo van de Vlaamse overheid te gebruiken op alle externe communicatiemiddelen (publicaties, brochures, banners op evenementen,…). De standaardlogo’s, en de wijzen waarop deze moeten worden aangebracht, bevinden zich op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxx/xx/xxxx-xxx/xxxx..
§ 2. Cultuurconnect erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
§ 3. Indien Cultuurconnect in het kader van de uitvoering van de opdrachten onder artikel 4, samenwerkt met samenwerkingsverbanden van lokale overheden, treft zij de nodige voorbereidingen opdat dit vanaf 1 januari 2027 uitsluitend samenwerkingsverbanden zijn die georganiseerd zijn in overeenstemming met de principes van regioconform samenwerken, vermeld in artikel 6 van het Regiodecreet van 3 februari 2023.
In afwijking van het eerste lid, kan Cultuurconnect samenwerken met samenwerkingsverbanden van lokale overheden die niet georganiseerd zijn in
overeenstemming met de principes van regioconform samenwerken, vermeld in artikel 6 van het Regiodecreet van 3 februari 2023, wanneer deze samenwerkingsverbanden een uitzondering hebben verkregen met het oog op de vervulling van taken in het kader van het Bovenlokaalcultuurdecreet van 15 juni 2018 of zijn opvolger, of van het Cultureelerfgoeddecreet van 23 december 2021.
Artikel 15 Aanpassing van de beheersovereenkomst
§ 1. De partijen verbinden zich ertoe de beheersovereenkomst te goeder trouw uit te voeren.
§ 2. Op initiatief van één van de partijen en na formeel akkoord van alle partijen kunnen bepalingen van deze overeenkomst aangepast worden. Deze wijzigingen worden neergeschreven in een addendum, die onlosmakelijk deel uitmaakt van onderhavige beheersovereenkomst.
-
§3. Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin Cultuurconnect vzw actief is, hetzij in de beleidsopties en deze wijzigingen de opdracht van Cultuurconnect vzw dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan deze overeenkomst op vraag van één van de ondertekenende partijen opnieuw onderhandeld worden.
Opgemaakt te Brussel. Elke partij erkent een exemplaar te hebben ontvangen.
Voor Cultuurconnect vzw,
Xxxxxx Xxxxxxx Voorzitter
Xxxxx Xxxx
IT directeur en waarnemend algemeen directeur
Voor de Vlaamse Gemeenschap,
Xxx XXXXXX
Minister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management